prosedur pengendalian dokumen dan data

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA
Tanggal Berlaku:
Kode Dokumen:
1. Tujuan
:
-
-
-
Memastikan agar setiap dokumen dan data yang berkaitan
dengan sistem mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak yang
berwenang sebelum digunakan.
Memastikan agar setiap dokumen dan data yang berkaitan
dengan sistem mutu serta perubahannya tersedia pada pihak
yang membutuhkannya.
Menjaminkan bahwa dokumen dan data yang kadaluarsa
tidak digunakan lagi.
Menjaminkan bahwa penggandaan dan pengarsipan
dokumen tersebut di atas dikendalikan oleh petugas yang
telah ditentukan
2. Ruang Lingkup
:
Seluruh dokumen yang dipakai sebagai pedoman kerja
di STIKes Mahardika Cirebon.
3. Definisi
:
Data dosen adalah data yang menyangkut pribadi dosen perorangan
(misalnya keluarga, riwayat pendidikan formal/informal, data
mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat). Data kinerja
akademis adalah data yang berhubungan dengan semua kegiatan
akademik binus, misalnya perkuliahan, penelitian, pelayanan dan
evaluasi mahasiswa dan dosen.
4. Referensi
:
Prosedur Tinjauan Manajemen
5. Prosedur
:
5.1. Persetujuan dan Penerbitan Dokumen Sistem Mutu
5.1.1.
5.1.2.
5.1.3.
5.1.4.
5.1.5.
5.1.6.
5.2.
QAC mencatat setiap jenis dokumen sistem mutu dalam Daftar Koordinator
Pengandali Dokumen. QAC bertanggungjawan atas penomoran/ pengkodean
dokumen sistem mutu.
Setiap dokumen sistem mutu yang akan dikendalikan, harus ditandatangani
oleh personil yang berwenang langsung pada halaman akhir dokumen.
Setelah dokumen sistem mutu disahkan, QAC mencatat setiap jenis dan judul/
nama dokumen sistem mutu.
Setiap dokumen sistem mutu akan didistribusikan oleh QAC.
QAC harus menyimpan dokumen induk sistem mutu yang tidak diberi cap
”SALINAN TERKENDALI”.
Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang
terkait dengan dokumen tersebut.
Perubahan Dokumen Sistem Mutu
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
Usulan perubahan dokumen sistem mutu harus disampaikan kepada QAC.
Usulan tersebut dapat ditulis dalam usulan perubahan dokumen.
QAC beserta dekan dan jurusan terkait sudah harus mendiskusikan usulan
perubahan dokumen dalam waktu 6 (enam) hari sejak tanggal usulan
perubahan diterima. QAC memutuskan usulan perubahan dokumen tersebut
ditolak atau diterima.
Bila QAC memutuskan perlu adanya rapat tinjauan manajemen untuk
membahas usulan perubahan dokumen, maka QAC bertanggungjawab
mencatat usulan perubahan dokumen tersebut dalam Agenda Rapat. Rapat
Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan untuk membahas usulan perubahan
dokumen tersebut dapat bersifat ad-hoc, tergantung tingkat kepentingannya.
5.2.4.
5.2.5.
5.2.6.
5.2.7.
Hasil pembahasan usulan perubahan dokumen sistem mutu dalam rapat
tinjauan manajemen dicatat oleh QAC dalam notulen RTM, dan digunakan
sebagai dasar tindak lanjut usulan perubahan dokumen sistem mutu.
Ringkasan hasil pembahasan usulan perubahan dokumen sistem mutu juga
dicatat oleh QAC dalam usulan perubahan dokumen yang terkait.
QAC harus mencatat ringkasan setiap perubahan yang terjadi pada
masing – masing prosedur dalam sejarah revisi dan dilampirkan pada setiap
dokumen induk sistem mutu.
Setiap dokumen sistem mutu baru hasil revisi, harus ditandatangani kembali
oleh personil yang berwenang. Setelah disahkan dokumen sistem mutu
didistribusikan kembali oleh QAC seperti prosedur semula.
Dokumen lama yang sudah tidak berlaku, dipindahkan ke direktori salinan
kadaluarsa. QAC bertugas mengarsipkan dokumen induk sistem mutu yang
telah mengalami perubahan dan diberi cap “ SALINAN KADALUARSA”.
Disiapkan oleh,
Diperiksa oleh,
(Personil yang ditunjuk)
(Atasan langsung)
Disahkan oleh,
( Ketua )