06 PROSEDUR MUTU SISTEM TINJAUAN MANAJEMEN

PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
TINJAUAN MANAJEMEN (02)
1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan Tinjauan (kaji ulang) Manajemen, untuk
memastikan bahwa sistem mutu telah dijalankan dengan baik.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pelaksanaan Tinjauan Manajemen pada seluruh Bagian/Unit Kerja di
lingkungan Universitas Nusa Cendana, mulai dari menyiapkan resume data bahan Tinjauan
Manajemen, membuat undangan,
menganalisa dan menetapkan rencana tindakan sampai
dengan membuat Minutes of Meeting dan pendistribusian ke pihak terkait.
3. DEFINISI
Tinjauan Manajemen adalah kegiatan pertemuan yang dilaksanakan secara berkala yang
membahas temuan masalah yang terkait dengan penerapan sistem penjaminan mutu dalam
kurun waktu tertentu serta mengkaji tindak lanjut perbaikan
4. REFERENSI
4.1. Manual Mutu UNIVERSITAS NUSA CENDANA
4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti
4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul “Management Review”
5. DISTRIBUSI
5.1. Pimpinan universitas
5.2. Pimpinan fakultas
5.3. Pimpinan unit
5.4. Pimpinan prodi
5.5. Quality Assurance Center (QAC) – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)
5.6. Dosen
5.7. Tata Usaha (TU) fakultas
5.8. TU prodi
6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1. Agenda pertemuan Tinjauan Manajemen mencakup tentang:
a. Hasil Tinjauan Manajemen sebelumnya
b. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya
c. Hasil audit (internal dan eksternal)
Halaman 1 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
TINJAUAN MANAJEMEN (02)
d. Evaluasi dosen
e. Keluhan mahasiswa
f. Umpan balik stekeholder
g. PTPP Status
h. Laporan penyimpangan PTPP
i. Kinerja proses dan kesesuaian hasil kerja
j. Status tindakan preventative dan tindakan corrective
k. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
l. Kemajuan pekerjaan
m. Saran-saran untuk perbaikan
n. Pencapaian Sasaran Mutu
o. Informasi-informasi lain yang diperlukan
6.2. QAC harus mendistibusikan agenda Tinjauan Manajemen kepada seluruh peserta rapat
paling lambat 5 hari sebelum pelaksanaan tinjauan manajemen
6.3. Peserta Rapat Tinjauan Manajemen terdiri atas: pimpinan universitas, pimpinan fakultas,
pimpinan unit, QAC-KaPMP, dan pimpinan prodi
6.4. Inventarisasi masalah diserahkan ke QAC 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan Tinjauan
Manajemen
6.5. Setiap Tinjauan Manajemen harus dibuatkan Minutes of Meeting dan didistribusikan ke
semua pihak yang berkepentingan
6.2. Ketentuan Khusus
Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam
dokumen mutu tersendiri.
6.3. Prosedur
6.3.1. Pada awal tahun QAC membuat jadwal Rapat Tinjauan Manajemen, yang terdiri atas:
rapat bulanan dan Rapat Tinjauan Manajemen setiap 6 bulan
6.3.1.1. Jadwal tahunan didistribusikan kepada seluruh peserta rapat untuk mendapat
persetujuan; jadwal tahunan ditandatangani oleh Rektor
6.3.2. Pada setiap kali akan melakukan rapat, QAC memberikan undangan dan agenda rapat
kepada peserta rapat paling lambat 1 minggu sebelum rapat
Halaman 2 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
TINJAUAN MANAJEMEN (02)
6.3.3. Para calon peserta rapat yang telah menerima undangan menyiapkan materi rapat
yang akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen
6.3.3.1. Peserta rapat terdiri atas: pimpinan universitas, pimpinan unit, pimpinan prodi, dan
QAC selaku pengundang
6.3.4. Peserta rapat menyampaikan materi rapat yang telah disiapkan ke forum Rapat
Tinjauan Manajemen, antara lain:
6.3.4.1. Rektor, menyampaikan kesesuaian Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
6.3.4.2. QAC, menyampaikan:
a. Resume singkat mengenai perkembangan dari sistem penjaminan mutu yang telah
dilaksanakan dengan mengacu dari hasil audit internal, jumlah dan jenis keluhan
pelanggan yang masuk, PTPP Status yang diterbitkan serta hal-hal yang dianggap
relevan
b. Hasil audit internal
c. Tindakan koreksi atau pencegahan
d. Umpan balik dari stakeholder
e. Usulan dokumen baru/revisi yang diterima
f. Follow up dari rencana tindakan dari Rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya
6.3.4.3. Untuk pimpinan fakultas, unit, dan prodi menyampaikan:
a. Pencapaian kinerja dan Sasaran Mutu dan alasan-alasan terhadap kinerja yang
tidak tercapai
b. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta dampaknya terhadap Sasaran Mutu
di bagiannya
c. Hasil analisa dan penetapan tindakan perbaikan maupun pencegahan yang
diperlukan
d. Rekomendasi peningkatan proses
e. Kebutuhan sumber daya
f. Kebutuhan pelatihan
6.3.4.4. Keluaran Rapat Tinjauan Manajemen dapat berupa:
a. Rencana peningkatan efektifitas sistem penjaminan mutu
b. Rencana peningkatan mutu jasa pelayanan yang berhubungan dengan persyaratan
atau keinginan pelanggan
c. Persetujuan kebutuhan sumber daya dan pelatihan
Halaman 3 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
TINJAUAN MANAJEMEN (02)
6.3.5. QAC mendistribusikan notulen Rapat Tinjauan Manajemen ke peserta rapat
6.3.5.1. Notulen Rapat Tinjauan Manajemen dibuat dan ditandatangani QAC
6.3.5.2. Apabila action plan membutuhkan tindakan koreksi maka QAC dapat mengeluarkan
CPAR/ Permintaan Tindakan Koreksi/Pencegahan kepada pemimpin unit terkait
6.3.6. Manajemen unit terkait melaksanakan tindakan perbaikan/pencegahan sesuai hasil
Rapat Tinjauan Manajemen
6.3.7. QAC memantau pelaksanaan dan efektifitas action plan pimpinan unit terkait
Halaman 4 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
TINJAUAN MANAJEMEN (02)
6.4. Alur Kerja
QAC membuat jadwal Rapat
Tinjauan Manajemen, yang
terdiri atas: rapat bulanan dan
Rapat Tinjauan Manajemen
setiap 6 bulan
Pada setiap kali akan
melakukan rapat, QAC
memberikan undangan dan
agenda rapat kepada peserta
rapat
Para calon peserta rapat yang
telah menerima undangan
menyiapkan materi rapat yang
akan dibahas dalam Rapat
Tinjauan Manajemen
Peserta rapat menyampaikan
materi rapat yang telah
disiapkan ke forum Rapat
Tinjauan Manajemen
QAC mendistribusikan notulen
Rapat Tinjauan Manajemen ke
peserta rapat
Manajemen unit terkait
melaksanakan tindakan
perbaikan/pencegahan sesuai
hasil Rapat Tinjauan
Manajemen
QAC memantau pelaksanaan
dan efektifitas action plan
pimpinan unit terkait
Manajemen
Pimp. Univ.
QAC
Pimpinan
Unit
Pimpinan
Fakultas
Kegiatan
Pimpinan
Prodi
Unit
Awal tahun
akademik
1
2
2
2
2
3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
2
5
5
6
6
6
Dokumen
Jadwal Rapat
Maks. 1
minggu
sebelum
rapat
Akhir rapat
5
5
Waktu
Notulen Rapat
5
6
6
7
7
7
7
7
7. ARSIP
7.1. Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (CPAR)
7.2. Undangan Pertemuan
7.3. Daftar Hadir
7.4. Notulen Rapat/Risalah Rapat Tinjauan Manajemen
Halaman 5 dari 6
PROSEDUR MUTU SISTEM
Universitas Nusa Cendana
TINJAUAN MANAJEMEN (02)
8. LAMPIRAN
8.1. Formulir Undangan Pertemuan
8.2. Formulir Daftar Hadir
8.3. Formulir Notulen Rapat
8.4. Formulir Monitoring Hasil Pelaksanaan Rapat
Disahkan oleh:
Diperiksa oleh:
Dipersiapkan oleh:
Halaman 6 dari 6
Halaman 7 dari 6