Manajemen Proyek Perangkat Lunak

advertisement
Manajemen Proyek
Perangkat Lunak
Pelaksanaan Proyek
Teknik Informatika S1
IST AKPRIND Yogyakarta
INTENSITAS KEGIATAN KELOMPOK PROSES
PROSES
MELAKSANAKAN
INTENSITAS
KEGIATAN
PROSES
MERENCANAKAN
PROSES
MEMULAI
AWAL
FASE
PROSES
MENGAKHIRI
PROSES
MENGAWASI
WAKTU
AKHIR
FASE
MELAKSANAKAN PROYEK

Mengambil tindakan yang diperlukan untuk
menjamin kegiatan yang ada dalam rencana
proyek terlaksana tuntas

Dalam fase ini terjadi pembuatan produk proyek
Proses-proses dalam
Pelaksanaan Rencana Proyek
1.
2.
3.
4.
5.
Melaksanakan Rencana Manajemen Proyek:
 Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek
Melaksanakan Rencana Mutu:
 Menjalankan penjaminan mutu
Melaksanakan Rencana SDM
 Menunjuk anggota tim proyek
 Membangun tim
Melaksanakan Rencana Komunikasi:
 Mendistribusikan informasi
Melaksanakan Rencana Pembelian dan
Penerimaan serta Rencana Kontrak
 Meminta penawaran dari penjual
 Memilih penjual
Manajemen Integrasi dalam
Pelaksanaan Proyek
Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek
1. Penyusunan
Project
Charter
PROSES PERENCANAAN
PROSES
PELAKSANAAN
PROSES
PENGAWASAN
2. Penyusunan
pernyataan
cakupan awal
PROSES MEMULAI
3. Penyusunan
rencana
manajm proy
4. Pengarahan
& pengelolaan
pelaks proy
5 Monitoring &
Pengawsan
Pekerj proy
PROSES PENUTUPAN
6. Pengendalian
perubahan
terintegrasi
7. Penutupan
proyek
Proses
MENGARAHKAN DAN MENGELOLA
PELAKSANAAN PROYEK

Melaksanakan pekerjaan yang telah ditetapkan dalam
rencana manajemen proyek, untuk memenuhi
persyaratan sebagaimana dimuat dalam cakupan proyek.

Proses ini termasuk dalam bidang pengetahuan:
Manajemen integrasi proyek
Masukan
MENGARAHKAN DAN MENGELOLA
PELAKSANAAN PROYEK
1. Rencana manajemen proyek


2.
Masukan terpenting adalah: bagian-bagian dari rencana
manajemen (rencana-rencana manajemen cakupan, resiko,
pembelian, dll)
Basis (baselines) pengukuran kinerja
Hal-hal yang telah disetujui:



Tindakan preventif
Tindakan korektif
Permintaan perubahan
3. Perbaikan yang telah disetujui dan divalidasi
4. Prosedur administrasi akhir
Piranti & Teknik
MENGARAHKAN DAN MENGELOLA
PELAKSANAAN PROYEK
1.
Metodologi dalam manajemen proyek
2.
Sistem Informasi manajemen proyek
Hasil
MENGARAHKAN DAN MENGELOLA
PELAKSANAAN PROYEK
1. Hasil kerja yang akan diserahkan (deliverables)
2. Permintaan perubahan
Bisa berupa permintaan perluasan cakupan; modifikasi
biaya; estimasi jadwal, dll
3. Hal-hal yang telah diimplementasikan:




Permintaan perubahan
Tindakan korektif
Tindakan preventif
Perbaikan kesalahan
4. Informasi kinerja, seperti kemajuan pekerjaan,
serahan yang sudah selesai, pemenuhan standar mutu,
estimasi selesainya kegiatan, dsb
MANAJEMEN MUTU dalam
PELAKSANAAN PROYEK
Proses-proses dalam manajemen mutu
proyek
1
Perencanakan
mutu
PROSES
PELAKSANAAN
PROSES MONITORING &
PENGAWASAN
PROSES PERENCANAAN
2
Pelaksanaan
penjaminan mutu
3
Pelaksanaan
pengawasan mutu
PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU
Perencanaan
mutu
Mengidentifikasi standar mutu yg relevan dengan
proyek dan menentukan bagaimana memenuhi standar
mutu
Pelaksanaan
penjaminan
mutu
Melaksanakan rencana mutu, serta kegiatan
sistematik yang menjamin proyek melaksa-nakan
semua proses yang diperlukan untuk memenuhi
persyaratan yg telah ditetapkan
Memantau hasil-hasil spesifik proyek
 Menentukan penyimpangannya thd standar
 Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak
memuaskan

Pelaksanaan
pengawasan
mutu
Proses
PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

Penjaminan mutu adalah pelaksanaan kegiatan mutu
yang sistematik sebagaimana telah direncanakan guna
menjamin proyek akan melakukan semua proses yang
diperlukan untuk memenuhi persyaratan.

Penjaminan mutu berdasar pada peningkatan
berkelanjutan.
Masukan
PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
1.
Rencana manajemen mutu
2.
Metrik mutu
3.
Rencana peningkatan proses
4.
Informasi kinerja
5.
Quality baseline
6.
Berbagai pelaksanaan sesuai prosedur mutu
Pelaksanaan penjaminan mutu
Rencana manajemen mutu
 Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan
diimplementasikan oleh tim manajemen proyek
 Formal maupun non formal
Definisi-definisi operasional (metrik mutu)
 Penjelasan istilah
 Cara mengukur untuk pengawasan mutu
Hasil pengukuran dalam pengendalian mutu
 Rekaman pengujian dan pengukuran mutu
 Format harus memudahkan menganalisa
Piranti & Teknik
PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU
1. Analisis biaya-manfaat
2. Benchmarking
3. Rancangan eksperimen
4. Audit mutu
5. Analisis proses
6. Piranti perencanaan dan pengendalian mutu
Pelaksanaan penjaminan mutu
Analisis biaya-manfaat
Persyaratan mutu terpenuhi  pengulangan kerja
minimal  biaya turun, produktifitas meningkat,
kepuasan stakeholder meningkat
Benchmarking
Memperbandingkan praktek / rencana proyek dengan
proyek-proyek sejenis untuk mendapatkan ide
perbaikan dan menetapkan standar
Pelaksanaan penjaminan mutu
Rancangan eksperimen

Untuk menentukan variable yang paling berpengaruh
terhadap hasil proyek
Audit mutu

Penilaian secara terstruktur terhadap kegiatan
manajemen mutu

Terjadwal ataupun tidak

Sasaran: mendapatkan hal-hal yg dapat meningkatkan
mutu proyek
Keluaran
PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU

Perubahan yang diminta

Tindakan korektif yang direkomendasikan

Perbaruan dari:

Aset proses organisasi dan rencana manajemen proyek

Rencana manajemen mutu
CONTOH PENJAMINAN MUTU
(sumber: Schwalbe, 2004)
2. KELAYAKAN
3. PERENCANAAN
PROYEK
4. KEBUTUHAN
TERINCI
7. ARSITEKTUR
TERINCI
5. SELEKSI
PRODUK
8. MEMBANGUN
LINGKUNGAN
OPERASI
6. RANCANGAN
SISTEM
9. RANCANGAN
BASISDATA FISIK
PENGEMBANGAN
iteratif
1. MEMULAI PROYEK
10. RANCANGAN
2. A
PER UNIT
11. PENGKODEAN
12. PENGUJIAN
PER UNIT
13. UJI INTEGRASI
14. UJI SISTEM
15. UJI PENERIMAAN
PENGGUNA
16. IMPLEMENTASI
10. RANCANGAN
PER UNIT
17. PASCA
IMPLEMENTASI
KEGIATAN
PENGUJIAN
MANAJEMEN SDM dalam
PELAKSANAAN PROYEK
Proses-proses dalam manajemen SDM proyek
1
Merencanakan
SDM proyek
PROSES
PERENCANAAN
2
Penerimaan anggota
tim proyek
PROSES
PELAKSANAAN
3
Membangun
tim proyek
PROSES
MONITORING & PENGAWASAN
4
Pengelolaan
Tim proyek
Proses
PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
Pengertian umum:
Mendapatkan staf dan memberikan tugas dalam proyek
MASUKAN pada kegiatan akuisisi staf:
1. Faktor-faktor lingkungan organisasi
2. Aset proses organisasi
3. Peran dan tanggung jawab
4. Bagan organisasi proyek
5. Rencana manajemen penjabatan (staffing)
Masukan
PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
Faktor lingkungan dalam organisasi





Pengalaman sebelumnya
Interest (minat) SDM
Karakteristik SDM
Ketersediaan SDM
Biaya
Masukan
PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
Aset proses organisasi
Panduan
 Kebijakan
 Prosedur
yang ada dalam organisasi

Rencana manajemen penjabatan, yang memuat:
Akuisisi staf, jadwal, kriteria penghentian kerja,
kebutuhan pelatihan, penghargaan.
Piranti & Teknik
PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
1. Negosiasi
Menjamin proyek mendapatkan SDM yang sesuai kebutuhan,
kompetensi maupun dari sisi waktu
2. Penugasan awal (pre assignment): Terjadi bila:


Proyek sudah harus menggunakan nama personil tsb di
proposal
Proyek datang dari dalam organisasi, dan penunjukan sudah
ada di project charter
3. Akuisisi
4. Virtual team
Hasil
PENERIMAAN ANGGOTA TIM PROYEK
1. Penunjukan staf baru
2. Sumberdaya tersedia
3. Rencana manajemen SDM yang terbaru
Proses
MEMBANGUN TIM PROYEK
Pengertian umum:
Meningkatkan kompetensi dan interaksi
anggota tim untuk memajukan kinerja
proyek
Fase pertumbuhan tim proyek
1.
Tim baru terbentuk: komunikasi antar anggota tim
sering kali penuh basa-basi.
2.
Tim mulai bekerja: perbedaan pendapat mulai
nampak, masing-masing anggota sering
memperlihatkan arogansinya berkaitan dengan
pengalaman dan pengetahuannya. Manajer proyek
perlu lebih mengarahkan dengan tegas dan
mengambil keputusan dengan cepat untuk
menghindari menajamnya konflik
Keadaan yang berlarut larut dari fase sebelumnya dapat
menyebabkan konflik yang cukup tajam.

Tim menemukan bentuk kerjasama yang baik, tujuan tim
mulai dapat mengungguli tujuan / kepentingan pribadi.
Manajer proyek mulai dapat agak menurunkan tingkat
pengarahannya.

Tim bekerja sama dengan sangat baik, kekurangan satu
anggota akan ditutup oleh yang lain. Komunikasi sangat
lancar, dengan dasar tujuan bersama.

Proyek selesai, tim dibubarkan.
Masukan
MEMBANGUN TIM PROYEK
1.
2.
3.
Penunjukkan staf proyek
Rencana manajemen staf
Ketersediaan sumber daya
Piranti & Teknik
MEMBANGUN TIM PROYEK
1. Ketrampilan manajemen, terutama soft skill
2. Kegiatan team building
3. Ketrampilan manajemen secara umum
4. Sistem imbalan dan penghargaan
5. Penempatan
6. Pelatihan

Ketrampilan manajemen secara umum
(kepemimpinan, memotivasi, berkomunikasi baik,
pengambilan keputusan cepat, dll)

Kegiatan team building


Kegiatan didalam ataupun diluar kantor yang mengasah kerja
sama
Sistem imbalan dan penghargaan

Aturan harus jelas utk setiap pemberian imbalan & penghargaan

Penempatan


Lokasi kerja yang berdekatan, mudah berhubungan sangat
mempercepat terwujudnya kerja sama yang baik
Pelatihan

Formal / informal

Kelas / diluar kelas

Langsung / e_learning
Hasil
MEMBANGUN TIM PROYEK
HASIL membangun tim proyek dilihat dari hasil
asesmen kinerja tim, yang menunjukkan:
1.Kinerja meningkat



Ketrampilan perorangan
Kerja tim
Kiat baru dalam melaksanakan kegiatan proyek
2.Kompetensi meningkat
3.Laju pengunduran diri berkurang
PELAKSANAAN
MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK
Proses-proses dalam manajemen
Komunikasi proyek
KLP PROSES
PERENCANAAN
KLP PROSES
PELAKSANAAN
KLP PROSES
MONITORING &
PENGAWASAN
1
Perencanaan
komunikasi
2
Pendistribusian
informasi
3
Pelaporan
kinerja
4
Mengelola
stakeholder
Proses
DISTRIBUSI INFORMASI
Pengertian umum:
Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
informasi bagi stakeholder dengan tepat waktu
Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu
memperhatikan MASUKAN antara lain:
Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa tabel semacam
analisis komunikasi, tetapi disajikan urut tanggal)
Piranti & Teknik
DISTRIBUSI INFORMASI
1. Ketrampilan berkomunikasi
2. Sistem pengambilan (retrieve) informasi
3. Metode-metode distribusi informasi
4. Proses-proses sesuai pengalaman
1 Ketrampilan berkomunikasi
Pengirim informasi punya tanggung jawab tentang:
 Kejelasan
 Tidak membingungkan
 Lengkap
Penerima informasi punya tanggung jawab dalam:
 Memastikan bahwa informasi difahami dg benar
2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang
memfasilitasi penggunaan informasi secara bersama.
Contoh: sistem file manual; basisdata teks; P/L
manajemen proyek; sistem penyimpanan gambar
3. Sistem distribusi informasi, misalnya:







Pertemuan/rapat;
Distribusi dokumen fisik;
Akses ke basisdata lewat jaringan;
Fax;
E-mail;
Voice mail;
Video conferencing
Hasil
DISTRIBUSI INFORMASI
1. Aset proses organisasional, berupa:






Pengalaman
Rekaman proyek
Laporan proyek
Presentasi
Umpan balik dari stakeholder
Informasi untuk stakeholder
2. Permintaan perubahan : Permintaan ini yang
mendasari perubahan rencana komunikasi
PELAKSANAAN
MANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK
Proses-proses dalam
Manajemen Pembelian Proyek
1 Perencanaan
pembelian &
penerimaan
KLP PROSES
PERENCANAAN
2
Perencanaan
kontrak
KLP PROSES
PELAKSANAAN
3
Penawaran
4
Seleksi
KLP PROSES
MONITORING & PENGAWASAN
KLP PROSES
PENUTUPAN PROYEK
5
Administrasi
kontrak
6
Penutupan
(akhir) kontrak
Proses
PENAWARAN
 Penawaran menyangkut mendapatkan informasi
berupa penawaran dan usulan dari pemasok
prospektif yang memuat bagaimana kebutuhan
proyek dapat dipenuhi.
 Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar.
Masukan
PENAWARAN
1. Aset proses organisasional: Contoh: Daftar
pemasok prospektif dan yang pernah lolos seleksi
beserta prestasinya. Ini merupakan calon yang akan
dikirimi penawaran
2. Rencana manajemen pembelian: menjelaskan
bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat a.l.
tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen standar
proposal/penawaran; teknik evaluasi; jadwal
pembelian; dll
3. Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender)
yang memuat ketentuan mengikuti pelelangan;
Format permintaan penawaran harga.
Piranti & Teknik
PENAWARAN
1. Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon
pemasok yang berhak memasukkan penawaran
2. Advertensi
3. Menyusun daftar pemasok yang memenuhi
syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang
dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan dulu.
Hasil
PENAWARAN
1. Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi:
Pemasok inilah yang berhak memasukkan penawaran
2. Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh
proyek dan diserahkan pada penawar yang berhak.
Memuat Kerangka Acuan Kerja (TOR=term of
reference) dan Rencana Kerja dan Syarat. Dokumen
ini menjadi acuan penulisan proposal
3. Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok,
disusun sesuai ketentuan dalam dokumen pembelian.
Proses
SELEKSI

Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan:





penerimaan penawaran atau proposal, dan
penerapan kriteria evaluasi untuk memilih penawar.
Umumnya proses ini tidak langsung selesai:
HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya terkecil,
misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang.
PROPOSAL:
 Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang masing-masing
dievaluasi terpisah.
 Untuk barang yang sifatnya kritis, ada baiknya dipilih dua sumber.
Masukan
SELEKSI
1. Aset proses organisasional : memuat
2.
3.
4.
5.
6.
7.
kebijakan umum dalam evaluasi proposal
Rencana manajemen pembelian
Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh
produk pemasok, masukan dari perusahaan yang
pernah menggunakan, dll
Paket dokumen pembelian: pada paket ini
dimuat kriteria evaluasi
Proposal.
Daftar pemasok yang masuk kualifikasi
Rencana manajemen proyek: Berisi a.l.
rencana-rencana parsial yang sudah dibuat
Piranti & Teknik
SELEKSI
1. Sistem pembobotan: masing-masing komponen
yang dinilai diberi bobot sesuai pentingnya
komponen tersebut
2. Estimasi-estimasi yang independen, seperti
HPS (harga perkiraan sendiri)
3. Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal
tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak
dipenuhi akan menggagalkan pemasok
4. Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam
penyusunan kontrak antara proyek dengan pemasok
Piranti & Teknik
SELEKSI
5. Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini
menggunakan kinerja pemasok di masa lalu, seperti
dalam hal mutu, jadwal penyerahan pekerjaan,
ketaatan terhadap kontrak, dll
6. Pertimbangan ahli
7. Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai
teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif maupun
dikombinasikan dengan subyektif sesuai pendapat
ahli.
Hasil
SELEKSI
1. Pemasok terpilih
2. Kontrak
3. Rencana manajemen kontrak,
 memuat: kegiatan-kegiatan administrasi
kontrak selama masa kontrak
4. Ketersediaan sumber daya
5. Rencana manajemen pembelian (terevisi)
6. Permintaan perubahan
Kontrak:
Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat:










Judul
SOW
Jadwal
Periode pelaporan
Kinerja
Peran & tanggung jawab
Harga & pembayaran
Penyesuaian thd inflasi
Kriteria penerimaan
Jaminan
Dukungan thd produk










Batas pertanggung jawaban
Nilai kontrak
Nilai tanggungan
Penalti
Insentif
Asuransi
Performance bonds
Persetujuan ttg subkontraktor
Penanganan perubahan
Mekanisme penyelesaian
masalah.
Download