materi 6

Developing Productive
Communication Skills & Developing
Communication Skills
www.rajapresentasi.com
1
Rangkaian Keberhasilan
Nilai,
kepercayaan.
dan pikiran kita
Apa yang kita
ucapkan dan
lakukan
Self-fulfilling
prophecy
(Pencapaian
keberhasilan
sesuai
keinginan kita)
Hasil
www.rajapresentasi.com
2
Kita berkomunikasi untuk …
•
Memperoleh informasi
•
Memberikan motivasi
•
Membuat janji
•
Memberi nasihat
•
Menjual
•
Mengucapkan selamat
•
Menipu
•
Dll
www.rajapresentasi.com
3
Definisi Komunikasi
•“Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau
kegiatan penyampaian pesan atau informasi
tentang pikiran atau perasaan” (Roben.J.G).
•“Komunikasi
adalah
sebagai
pemindahan
informasi dan pengertian dari satu orang ke orang
lain” (Davis, 1981).
•“Komunikasi
adalah
berusaha
untuk
mengadakan persamaan dengan orang lain”
(Schram,W)
www.rajapresentasi.com
4
Verbal, vokal dan visual
Verbal :
Pesan yang kita
kirimkan
Komunikasi
Vokal :
Suara yang kita
sampaikan
Visual :
Bahasa tubuh kita
www.rajapresentasi.com
5
Penelitian menyatakan 70%
kesalahan di dunia kerja adalah
hasil dari komunikasi yang buruk…..
www.rajapresentasi.com
6
Penyebab Sulitnya Komunikasi:
•
Kurangnya informasi dan pengetahuan
•
Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan
jelas
•
Tidak mendengarkan
•
Tidak memahami secara penuh dan gagal dalam
bertanya
www.rajapresentasi.com
7
Penyebab Sulitnya Komunikasi :
•
Tidak memahami apa yang diperlukan orang
lain
•
Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambil
kesimpulan
•
Bad mood
•
Gagal mencari alternatif
www.rajapresentasi.com
8
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..
•
Hilangnya bisnis
•
Kesalahan, pemborosan
•
Penurunan produktivitas
•
Lemahnya koordinasi dan kooperasi
•
Merusak citra perseorangan atau perusahaan
•
Frustasi, permusuhan
www.rajapresentasi.com
9
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..
•
Ketidakpuasan terhadap orang lain
•
Penurunan semangat juang
•
Hilangnya semangat kelompok
•
Tingginya pergantian karyawan
•
Konflik dan perbedaan pendapat
•
Jatuhnya kepercayaan dan harga diri
•
Hilangnya persahabatan
www.rajapresentasi.com
10
Beberapa Filter Komunikasi
•
Memberikan judgement yang terburu-buru
•
Kurangnya perhatian
•
Stereotype
•
Lemahnya kemampuan mendengarkan
•
Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan
kita
www.rajapresentasi.com
11
Prinsip Dasar Komunikasi
Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi
Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali
menentukan hasil komunikasi
Cara kita menyampaikan pesan selalu
berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu
diterima dan dipahami
www.rajapresentasi.com
12
Prinsip Dasar Komunikasi
Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang
diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan
Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita
harus memberikan sebaik yang kita terima
www.rajapresentasi.com
13
Trilogi Komunikasi
Mutual
respect
Menerima
informasi
dengan baik
www.rajapresentasi.com
Memberikan
informasi
dengan baik
14
Memberikan Informasi dengan Baik
Ketika memberikan informasi………
•
Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan
nyata
•
Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual
•
Berikan ilustrasi yang mudah dipahami
•
Gunakan “bahasa” yang digunakan orang lain
www.rajapresentasi.com
15
Komunikasi yang Asertive
Secara verbal,
orang-orang
yang asertif :
www.rajapresentasi.com
•
Membuat pernyataan yang jujur, jelas,
singkat, dan langsung
•
Menggunakan pernyataan”Saya” : Saya
senang, Saya hargai, Saya pikir
•
Membedakan antara fakta dan
pendapat
•
Menanyakan, jangan bercerita
•
Menawarkan usulan yang baik, bukan
menasehati dan memerintah
16
Komunikasi yang Asertive
Secara verbal,
orang-orang
yang asertif :
www.rajapresentasi.com
•
Memberikan kritik yang membangun, tidak
mencela, tidak berasumsi, dan tidak
‘mengharuskan’
•
Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui
nasehat dan perasaan orang lain
•
Menghargai hak-hak orang lain seperti
menghargai hak-haknya sendiri
•
Saling membangun respek jika ada
perbedaan pendapat
17
Komunikasi yang Asertive
Secara Non
Verbal, orangorang yang
asertif:
www.rajapresentasi.com
•
Membuat kontak mata yang sesuai
•
Duduk atau berdiri dengan mantap dan
tegak lurus dengan nyaman
•
Mengisyaratkan secara terbuka untuk
mendukung komentar mereka
•
Berbicara dengan jelas, mantap, dan
nada suara yang tegas
18
Komunikasi yang Asertive
Secara Non
Verbal, orangorang yang
asertif :
www.rajapresentasi.com
•
Mempertahankan keterbukaan, tegas,
ekspresi wajah yang relaks, tersenyum
apabila senang, mengerutkan dahi jika
marah
•
Berkata dengan tegas, dengan ritme
yang teratur, serta menekankan kata
kunci yang ingin mendapat perhatian
19
Atur bahasa tubuh anda
•
Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka
•
Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang
lain
•
Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan
ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkan
penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan
penekanan.
www.rajapresentasi.com
20
Atur bahasa tubuh anda
•
Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkan
untuk membesarkan hati pembicara; tingkatkan kontak mata
untuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untuk
melembutkan penekanan
•
Respon secara tepat dengan mendasarkan respon anda
pada apa yang baru saja dikatakan orang lain
•
Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka
komunikasi dengan lebih mudah.
www.rajapresentasi.com
21
Active Listening
Active
Listening
Memberikan perhatian penuh terhadap
pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya
untuk memahami pokok-pokok penting dari
pembicara.
Termasuk memberikan perhatian penuh
kepada mereka dan gunakan kata-kata
pendorong seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”.
Hal ini juga termasuk pernyataan secara nonverbal seperti mengangguk, tersenyum, dan
bahasa tubuh lainnya.
www.rajapresentasi.com
22
5 Active Listening Skills
•
Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang
pembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri
•
Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikan
emosi atau perasaan atau terlihat emosional (tersinggung,
marah, bersemangat), sampaikan empati anda dan
besarkan hati pembicara untuk melanjutkannya.
•
Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang telah
disampaikan pembicara
www.rajapresentasi.com
23
5 Active Listening Skills
•
Synthesizing: padukan beberapa pemikiran dari
pembicara menjadi satu tema atau pemikiran.
•
Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda berada
pada posisi pembicara
www.rajapresentasi.com
24
Untuk mendengarkan lebih efektif…..
Perhatikan penampilan fisik – bahasa tubuh yang tepat akan
membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong
pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepada
kita
Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara,
dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkan
dulu, baru melakukan penilaian
Teliti pengucapan secara verbal – makna, kejelasan, teliti
lebih lanjut, rangkum pemahaman anda
www.rajapresentasi.com
25
Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik
•
Menyela
•
Terlalu cepat mengambil kesimpulan
•
Menyelesaikan kalimat orang lain
•
Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok
pembicaraan
•
Kurang memperhatikan bahasa tubuh
•
Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan
•
Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback
www.rajapresentasi.com
26
Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif
•
Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan
mengambil nuansa pembicaraan
•
Mengajukan pertanyaan
•
Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan
pemikirannya
•
Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka
katakan sebelum memberikan opini
•
Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi
www.rajapresentasi.com
27
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)
•
Dengarkan, jangan melawan
Menerima
•
Tetap tenang dan atur nafas
feedback
•
Biarkan bahasa tubuh anda
memperlihatkan penerimaan anda
•
Ajukan pertanyaan untuk memastikan
bahwa anda telah memahaminya
•
Jangan terlalu sensitif, melindungi diri
sendiri atau angkuh
www.rajapresentasi.com
28
Developing
High Performance
Leadership Skills
www.rajapresentasi.com
29
DEFINISI
Kepemimpinan (leadership) adalah suatu proses
mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan
UNSUR-UNSUR KEPEMIMPINAN :
1. Pemimpin / Atasan
Mempunyai wewenang untuk memimpin
Mendelegasikan tugas
2. Anggota / Subordinate / Bawahan
Membantu pemimpin sesuai tugasnya
3. Misi – Tujuan – Target
Direalisasi sesuai landasan budaya/filosofi organisasi
www.rajapresentasi.com
30
Beberapa pemahaman tentang
kepemimpinan
• Kebanyakan orang berpikir menjadi
pemimpin sangat menyenangkan,
kemana-mana dilayani, dihormati dan
disegani
• Pemimpin tidak bisa berdiri sendiri
• Kepemimpinan itu adalah suatu
keterampilan
• Pemimpin masa depan harus dipersiapkan
dari awal
www.rajapresentasi.com
31
KEPEMIMPINAN YANG
EFEKTIF
1. MAMPU MEMUTUSKAN/MEMECAHKAN
MASALAH
2. MAMPU MERENCANAKAN/MENETAPKAN
PRIORITAS
3. MAMPU MEMOTIVASI
4. MAMPU BERKOMUNIKASI
5. MAMPU MELAKUKAN PRESENTASI/PIDATO
6. MAMPU MENGAJAR/MENTRANSFER
PENGETAHUAN
7. MAMPU MENANGANI KOMFLIK
8. MAMPU MEMBIMBING
www.rajapresentasi.com
32
Karakteristik pribadi pemimpin
1. Memiliki kecerdasan cukup tinggi
2. Memiliki kecakapan berkomunikasi
3. Memiliki kecakapan mendidik
4. Emosi terkendali
5. Memiliki motivasi berprestasi
6. Memiliki kepercayaan diri
7. Memiliki target
www.rajapresentasi.com
33
Cara memotivasi bawahan
1. Tegurlah tapi jangan kasar
2. Pekalah terhadap manusia
3. Bijaksana terhadap hal-hal sensitif dibawah ini :




Jangan remehkan seorang bawahan
Jangan kritik bawahan didepan orang lain
Sekali-kali beri perhatian penuh bawahan
Jangan mementingkan diri sendiri dan bawahan
berpikir demikian
www.rajapresentasi.com
34
 Jangan memunculkan anak emas
 Selalu berusahalah mengembangkan bawahan
 Mengertilah hal-hal kecil namun sangat menyentuh
bawahan Jangan membanggakan diri di hadapan
bawahan
 Jangan racuni iklim kerja yang sudah baik karena
adanya seorang bawahan yang bermasalah
 Jangan terombang-ambing dalam mengambil
keputusan
www.rajapresentasi.com
35
www.rajapresentasi.com
36
Kisah Mc’Donald
• Tahun 1937-an, masyarakat Amerika mulai gandrung dengan
mobil, kakak beradik Dik & Mor berinovasi dengan membuka
kedai khusus yang bisa memesan dari mobil. Bisnis meraih
sukses besar.
• Menu andalan adalah hot-dog, gorengan (french fries), burger,
roti sandwich, coca cola dan aneka salad. Bisnis ini meledak,
bahkan antrian semakin panjang hingga keluar pintu.
• Inovasi dilakukan yaitu dengan menghapus pesanan dari mobill,
fokus pada walk-up customer, mengurangi daftar menu, fokus
pada hamburger. Perubahan menjadi berita di media, dan
mereka mendapatkan iklan gratis.
• Tahun 1955, usaha mereka stuck, omsetnya tetap, dan banyak
pendatang-pendatang baru yang meniru. Akhirnya usaha itu
mengalami kemunduran.
www.rajapresentasi.com
37
Kisah Mc’Donald
• Adalah Ray Kroc yang menuangkan semua konsep yang ada di
kedua kepala kakak beradik itu ke dalam sebuah manual tertulis
McDonald’s system. Manual itu dibeli dan ia pun mendapat hak
untuk memperluas bisnis McDonald’s dengan konsep franchise!
• Dalam tempo 4 tahun, Ray Kroc berhasil membuka 100 cabang
Mc Donald’s tanpa modal sama sekali. Semuanya dibiayai oleh
para franchise.
www.rajapresentasi.com
38
Apakah yang
membuat
usaha Dik &
Mor stagnant
?
www.rajapresentasi.com
Apa yang
membuat Ray
Korc berhasil
?
Itulah
kepemimpinan.
Tanpa
kepemimpinan,
entrepreneurship
akan terhenti,
stagnant. Dengan
kepemimpinan
usaha akan tumbuh
menjadi besar dan
luas.
39
Tanpa Kepemimpinan, Mimpi Anda Akan
Terbelenggu
• Dengan bekerja keras,
kesungguhan dan
kejujuran mencapai skor
8.
• Kalau bekerja 2x lebih
keras, skor yang diperoleh
≠ 10 karena Anda sudah
letih, sudah kebanyakan
bekerja. Skor tertinggi
Anda 8,5.
Sukses Tanpa Kepemimpnan
Efektivitas usaha
terbatas!!
Source: Maxwell (1993)
www.rajapresentasi.com
40
Tanpa Kepemimpinan, Mimpi Anda Akan
Terbelenggu
•
•
Sukses Dengan Kepemimpnan
Bekerja dengan leadership
bukan semata-mata
entrepreneurship, diawali
dengan melakukan
pendelegasian dan mulai
menggunakan orang lain
sebagai staf.
Leadership skor sekarang
melonjak dari 1 menjadi 7.
Efektivitas berubah menjadi
7 x 8 = 56. ini berarti
meningkat dari 8 ke 56 atau
melonjak 600%
Source: Maxwell (1993)
www.rajapresentasi.com
41
Teori
Kepemimpinan Awal
• Teori kepemimpinan awal berfokus pada pemimpin (teori
ciri) dan cara pemimpin berinteraksi dengan anggota
kelompok
(teori
perilaku).
Enam
ciri
terkait
kepemimpinan yang efektif.
Dorongan
Kehendak
untuk
memimpin
Kejujuran dan
Integritas
Kecerdasan
Kepercayaan
Diri
Pengetahuan
terkait
pekerjaan
www.rajapresentasi.com
42
Teori
Kepemimpinan Awal
Gaya
Demokratis
• Gaya Demokratis:
melibatkan
bawahan,
delegasi
wewenang,
mendorong
partisipasi
www.rajapresentasi.com
Gaya
Otokratis
• Gaya otokratis:
mendiktekan
metode kerja,
membatasi
partisipasi
Gaya Laissez
Faire
• Gaya Laissez
Faire:
memberikan
kebebasan pada
kelompok untuk
membuat
keputusan
43
Pendekatan Kepemimpinan Model
Terkini
Kepemimpinan
Transformasional
Transaksional
www.rajapresentasi.com
• Pemimpin transaksional: pemimpin
yang membimbing atau memotivasi
pengikutnya menuju sasaran yang
ditetapkan dengan memperjelas atau
persyaratan tugas
• Pemimpin transformasional: pemimpin
yang memberi inspirasi untuk bertindak
melebihi kepentingan pribadi demi
organisasi
44
Pendekatan Kepemimpinan Model
Terkini
Kepemimpinan
Kharismatis
Visioner
www.rajapresentasi.com
• Pemimpin kharismatis:
pemimpin yang antusias, dan percaya
diri yang kepribadian dan tindakannya
mempengaruhi orang untuk berperilaku
dengan cara tertentu.
• Pemimpin visioner:
pemimpin yang melampaui karisma
karena kemampuannya menciptakan
dan menyatakan visi yang realistis,
layak
dipercaya,
dan
menarik
mengenai masa depan .
45
Pendekatan Kepemimpinan Model
Terkini
Kepemimpinan
www.rajapresentasi.com
• Pertama, pemimpin tim adalah
penghubung dengan pihak luar,
• Kedua, pemimpin tim adalah
penyelesai masalah.
• Ketiga, pemimpin adalah
manajer konflik.
• Dan keempat, pemimpin tim
adalah pembina.
46
Perilaku Pemimpin Yang Efektif
• Memberikan contoh kepada para karyawan
• Menciptakan suatu tatanan nilai dan keyakinan bagi
para karyawan dan dengan bergairah mengejarnya
• Memfokuskan upaya para karyawan terhadap
tujuan yang menantang dan terus mengarahkan
mereka kepada tujuan tersebut
• Menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan
karyawan untuk mencapai tujuan mereka
• Menghargai dan mendukung para karyawan
• Berkomunikasi dengan para karyawan
www.rajapresentasi.com
47
Perilaku Pemimpin Yang Efektif
•
•
•
•
•
Menghargai keragaman para pekerja.
Merayakan keberhasilan para pekerja
Mendorong kreativitas di antara para pekerja
Mempertahankan selera humor
Menatap terus masa depan
www.rajapresentasi.com
48
Apakah perbedaan seorang bos
dengan seorang pemimpin ?
www.rajapresentasi.com
49
• Seorang bos lebih memaksakan kehendaknya kepada
bawahan;
Tetapi seorang pemimpin mengilhami para bawahan,
• Seorang bos mengandalkan kekuasaannya;
Tetapi seorang pemimpin mengandalkan kerjasama.
• Seorang bos menimbulkan ketakutan;
Tetapi seorang pemimpin memancarkan kasih sayang.
• Seorang bos mengatakan ‘aku’;
Tetapi seorang pemimpin mengatakan ‘kita’.
• Seorang bos menunjukkan siapa yang bersalah;
Tetapi seorang pemimpin menunjukkan apa yang salah.
• Seorang bos tahu bagaimana sesuatu dikerjakan’
Tetapi seorang pemimpin tahu bagaimana mengerjakannya.
• Seorang bos menuntut rasa hormat;
Tetapi seorang pemimpin membangkitkan rasa hormat;
• Seorang bos membuat pekerjaan menjemukan. Tetapi
seorang pemimpin membuat pekerjaan menarik
www.rajapresentasi.com
50