bab vii korespondensi dalam perdagangan

BAB VII
Korespondensi Dalam Perdagangan Internasional
BAB VII
KORESPONDENSI DALAM
PERDAGANGAN INTERNASIONAL
Tujuan Instruksional Khusus:
Setelah menyelesaikan perkuliahan dengan Pokok Bahasan Korespondensi dalam Perdagangan
Internasional, Mahasiswa akan dapat menjelaskan pentingnya korespondensi dalam perdagangan
internasional, serta mengetahui hal-hal apa saja yang harus ada dalam suatu kontrak dengan benar.
7.1. Komunikasi Bisnis Ekspor Impor
Pembicaraan bisnis antara eksportir dan importir yang pada umumnya berasal dari dua negara yang
berbeda, tentunya memerlukan penggunaan bahasa yang sama-sama di mengerti keduanya. Bahasa
yang paling sering dipakai dalam perdagangan internasional adalah bahasa Inggris, meskipun tidak
tertutup kemungkinan pembicaraan bisnis berlangsung dalam bahasa Jerman, Perancis dan Spanyol
(terutama untuk wilayah Amerika Latin).
a. Cara Korespondensi
Transaksi perdagangan ekspor impor pada umumnya dilakukan melalui 2 cara, yaitu:
1) Melalui korespondensi atau surat menyurat
2) Melalui negosiasi tatap muka (face to face negotiation)
Cara apapun yang dipilih, korespondensi tetap dibutuhkan karena tanpa korespondensi,
baik melalui media surat biasa, teleks, faksimile, E-mail, perdagangan internasional tidak
mungkin dapat dilakukan.
b. Kop Surat sebagai Sarana Promosi
Korespondensi merupakan sarana terpenting dalam komunikasi antara pengusaha yang
bergerak dalam perdagangan ekspor impor. Setiap surat resmi yang dikeluarkan sebuah
perusahaan tentu perlu secara jelas memperlihatkan ciri perusahaan yang bersangkutan.
Dalam hal ini, kop surat memegang peranan penting.
Pada dasarnya kop surat mempunyai peranan ganda, disatu sisi sebagai cara
menyampaikan informasi dan pesan tertentu dari suatu perusahaan atau organisasi ke pihak
luar, disisi lain berfungsi sebagai promosi.
Kop surat yang bagus dan menarik akan memberi kesan pertama yang baik, yang akan
membawa pada penilaian integritas dan bonafiditas yang baik pula. Integritas dan
bonafiditas ini sangat penting karena integritas yang baik dan bonafiditas yang tinggi akan
menghasilkan kepercayaan, dan kepercayaan ini adalah faktor utama suksesnya jalinan
perdagangan internasional.
Kop surat yang bagus menunjukkan:
1) Citra perusahaan yang baik
2) Reputasi perusahaan yang baik
3) Kepercayaan terhadap perusahaan tinggi.
c. Etika Korespondensi
1) Isi Surat, meliputi:
a) Pesan yang akan disampaikan harus jelas
b) Data dan informasi yang dikemukakan harus tepat
48
BAB VII
Korespondensi Dalam Perdagangan Internasional
c) Tata bahasa yang baik dan benar
d) Penggunaan kata-kata harus singkat dan padat
2) Bahasa yang jelas dan benar
Kata-kata yang dipakai harus memenuhi syarat sbb:
a) Jelas, terutama ejaannya
b) Tidak mempunyai arti ganda sehingga membingungkan pembacanya
c) Tata bahasa yang runtut dan tidak mengulang-ulang kata yang sama
3) Baca sekali lagi
Sebelum menandatangani surat sebaiknya dibaca berulang-ulang untuk menghindari
timbulnya kesalahan.
4) Ketik dan tata dengan rapih
Surat disamping mencerminkan citra perusahaan juga mencerminkan kepribadian kita
sebagai pimpinan perusahaan. Oleh sebab itu ketikan harus rapih dan memberi kesan
bahwa penulis surat itu seorang yang teliti, bersih, dan efisien. Oleh sebab itu, hindari
adanya hapusan dan coretan dalam surat tersebut.
5) Lay-out surat
Lay out suatu surat bisnis biasanya terdiri dari:
a) Ruang referensi, yang berisikan:
• Tempat dan tanggal surat
• Nomor referensi surat
• Perihal isi surat
b) Ruang nama dan alamat pelanggan:
• Nama orang yang dituju
• Nama perusahaan
• Alamat jalan dan nomor rumah
• Nama kota
• Nama negara
c) Kalimat pembuka
d) Isi surat
e) Kalimat penutup
f) Nama pengirim
g) Tanda tangan pengirim
h) Jabatan penandatangan
6) Balas segera
Usahakan untuk segera membalas setiap surat yang diterima. Bila permintaan importir
belum dapat diberikan maka harus diinformasikan bahwa surat mereka sudah diterima,
dan kini sedang dalam proses pengumpulan informasi untuk dapat menjawab
permintaan mereka.
7.2. Contoh Korespondensi Bisnis
a. Surat Perkenalan (introduction letter)
Dengan letter of introduction ini diharapkan calon pembeli akan menanggapinya dengan
membalas surat eksportir yang berisi permintaan penawaran harga dari komoditi yang
diperkenalkan.
b. Surat Permintaan Penawaran (Inquiry)
Surat permintaan penawaran harga dalam perdagangan internasional disebut dengan Letter
of Inquiry for a quatation.
c. Surat Penawaran (Offer Sheet)
49
BAB VII
Korespondensi Dalam Perdagangan Internasional
Setelah menerima inquiry, eksportir akan membuat jawaban dengan mengirimkan offer
sheet (surat penawaran harga).
d. Surat Pesanan (Order Sheet)
Importir yang tertarik dengan produk yang kita tawarkan akan mengirimkan surat pesanan
(order sheet) yang disebut juga Purchase Order (PO).
7.3. Studi Kasus
Bila terjadi kasus seperti dibawah ini, bagaimana cara Saudara menyelesaikannya melalui
korespondensi?
a. Bila Kapal tak kunjung datang
Seorang eksportir kayu gelondongan (log) mengadakan kontrak ekspor kayu gelondongan
dengan sebuah perusahaan Jepang atas dasar harga dan penyerahan F.O.B pelabuhan muat
Banjarmasin.
Kayu telah ditebang dan di tumpuk di “log-pond” di pelabuhan Banjarmasin, siap dimuat
keatas kapal sesuai dengan waktu pengapalan (shipment date) yang disepakati dalam
kontrak.
Pembayaran dengan L/C yang dapat dicairkan dengan penyerahan dokumen kepada
advising bank cq. Negotiating bank. Salah satu dokumen yang harus diserahkan adalah
B/L.
Pada saat yang ditunggu-tunggu ternyata kapal tak kunjung datang sehingga kayu tidak
dapat dimuat. B/L tidak mungkin diperoleh oleh eksportir, dan L/C tidak mungkin cair
karena tidak ada B/L. Akhirnya eksportir tidak dapat menerima pembayaran.
Dalam kasus ini timbul berbagai masalah:
1) Bagaimana caranya eksportir bisa menerima pembayaran?
2) Siapa yang harus memikul biaya tambahan yang timbul atas kayu gelondongan yang
sudah di tumpuk di Log Pond tersebut?
3) Siapa yang harus memikul resiko kerugian, kerusakan, dan pencurian atas kayu
tersebut?
4) Karena L/C tidak dapat dicairkan, apakah eksportir kehilangan haknya untuk
memperoleh pembayaran dari kayu tersebut?
b. Bagaimana solusi terbaik dari kasus ini?
DAFTAR PUSTAKA:
1. Amir, MS. 2005. Letter of Credit. PPM. Jakarta.
2. Amir, MS. 2004. Korespondensi Bisnis Ekspor Impor. PPM. Jakarta.
3. Amir, MS. 2000. Seluk Beluk dan Teknik Perdagangan Luar Negeri. PT. Pustaka Binaman
Pressindo. Jakarta.
4. Amir, MS. 1999. Ekspor Impor: Teori dan Penerapannya. PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Jakarta
50