sim outsourcing - Ahmad Fariz Viali
advertisement
Mata Kuliah :Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS) OUTSOURCING PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Studi kasus: Outsourcing Amadeus IT Group pada penrapan Passenger Services Systems (PSS) “Amadeus Altéa” PT.Garuda Indonesia Tbk Oleh: Ahmad Fariz Viali P056132081.51 MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014 DAFTAR ISI DAFTAR ISI .............................................................................................................. 2 BAB I ......................................................................................................................... 3 1.1. Latar Belakang .................................................................................................... 3 1.2. Tujuan ................................................................................................................. 4 BAB II ....................................................................................................................... 5 2.1. Sistem Informasi ................................................................................................. 5 2.2. Definisi Outsourcing ........................................................................................... 7 BAB III .................................................................................................................... 10 3.1. Outsourcing ....................................................................................................... 10 3.2. Kasus Outsourcing SI pada PT.Garuda Indonesia ............................................ 15 BAB IV .................................................................................................................... 17 Kesimpulan .............................................................................................................. 17 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 18 R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi adalah suatu system yang terintegrasi secara professional untuk menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, serta membantu kegiatan operasional perusahaan. Didalam system informasi tersebut, terdapat orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisir secara baik. Sistem informasi merupakan salah satu alat (tool) yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan.Organisasi (perusahaan) dan sistem informasi memerlukan kontribusi, komitmen dan kepedulian untuk mendapatkan potensi yang sesungguhnya. Efektifitas dan efisiensi dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informas. Pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis organisasi menyebabkan perkembangan sistem informasi yang begitu pesat. Perencanaan dan pengembangan sistem informasi merupakan sistem informasi utama dari manajemen sistem informasi, penggunaan sistem informasi akan memberikan competitive advantage bagi perusahaan karena lebih mampu menangkap fenomena pasar dan keinginan pelanggan. Perusahaan harus mengimplementasikan sistem informasi jika tidak berharap untuk tersisih dari persaingan (Mc Leod dalam Kustono 2011). Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia. Tanpa darah, manusia tidak akan dapat melanjutkan kehidupannya. Hal ini berlaku juga di dalam sebuah perusahaan, bagaimana peran informasi yang sangat besar dalam mendukung kelangsungan perusahaan. Akibat ketiadaan atau kekurangan informasi dalam waktu tertentu, perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengelola dan mengontrol sumber daya secara terpadu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan bersaing dengan para pesaingnya. Penerapan sistem informasi dalam perusahaan dibuat untuk memberikan informasi yang bersifat holistik dari sudut padang perusahaan sehingga dapat dijadikan sebagai salah satu sumber daya perusahaan yang dapat digunakan secara langsung oleh jajaran eksekutif dan karyawan. Dengan dukungan sistem informasi yang handal diharapkan dapat memenuhi harapan akan peningkatkan komunikasi, dapat melakukan identifikasi trend historis lebih tepat, peningkatan efisiensi dan efektivitas perusahaan, rentang pengawasan yang lebih baik dan dukungan lebih besar untuk pengambilan keputusan manajemen dalam perusahaan. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 3 Untuk dapat bersaing dalam keunggulan kompetitif kita harus memiliki sistem informasi yang baik dan berguna bagi persahaan, sistem informasi itu sebenarnya bisa menjadi pedang bermata 2, kita bisa mendapatkan keuntungan dari sistem informasi tersebut, atau jika kita tidak tepat dalah segala perencanaan dan implementasi sistem informasi yang digunakan dapat tidak berguna. Tetapi ada solusi untuk dapat mengurangi risiko seperti itu, yaitu dengan oursourcing. Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh. Perusahaan biasanya ingin melakukan ini karena perusahaan tidak usah ikut pusing dalam penerapan sistem informasinya. Dalam outsourcing itu sendiri perusahaan hanya meminta sistem informasi apa yang perusahaan inginkan, lalu pihak ketiga itulah yang akan melakukan pengembangan sistem informasi pada perusahaan. Walaupun sebenarnya outsourcing ini membutuhkan dana yang sangat besar, tetapi perusahaan justru mendapatkan resiko yang kecil, sehingga kemungkinan adanya kegagalan sistem informasi itu tidak ada. 1.2. Tujuan Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah : Mengetahui penjelasan mengenai kelebihan dan kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing serta penerapannya di PT.Garuda Indonesia. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 4 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Sistem sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan karena sangat menunjang terhadap kinerja perusahaan, baik yang berskala kecil maupun besar.Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005:1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkanm suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu.Dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.Informasi juga berarti kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Andri Kristanto, 2007:7). Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen (Wikipedia, 2013). Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah kmpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sedangkan Hall (2001) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2004) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam pengertian ini, istilah sistem informasi ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 5 mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2004) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Berikut penjelasan komponen-komponen Sistem Informasi . Perangkat keras komputer : CPU, storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data. 1. Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dan lain-lain). 2. Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 3. Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistem. 4. Personil : yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem. Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu Mendukung proses bisnis dan operasional Mendukung pengambilan keputusan Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Gambar 1. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: (O’Brien, 2004). Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2005) adalah: a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 6 c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yangmembentuk jaringan Menurut Obrien (2009) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management Support Sistem (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing Sistem), PCS (Process Control Sistem), ECS (Enterprise Collaboration Sistem). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information Sistem), DSS (Decision Support Sistem) dan EIS (Executive Information Sistem). Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. 2.2. Definisi Outsourcing Terdapat berbagai definisi mengenai outsourcing saat ini. Definisi outsourcing menurut Suwondo (2003) yang dikutip oleh Dani (2010) adalah “pendelegasian operasi dan manajemen operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsourcing).”. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) yang kembali dikutip oleh Dani (2010) definisi outsourcing adalah “penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia”. Sedangkan definisi lain menurut Pfannenstein dan Tsai (2004) yang dikutip oleh Diah (2008) outsourcing adalah “memindahkan pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang tertentu”. Dari semua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan outsourcing maka terdapat pekerjaan yang diserahkan kepada pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Umumnya pekerjaan yang di-outsourcing-kan adalah pekerjaan yang sifatnya sebagai penunjang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan tenaga kerja internal organisasi dapat fokus untuk melaksanakan pekerjaan intinya (core business). Menurut Dani, (2010) outsourcing mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 7 Strategi outsourcing IT didefinisikan sebagai pelayanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa kepada perusahaan klien (Klepper 1995), atau tindakan mendelegasikan sebagian atau keseluruhan dari teknologi perusahaan kepada pihak eksternal diluar perusahaan (Altinkemer, et al. 1994), atau OutsourcingIT adalah fenomena di mana sebuah organisasi (klien) menyerahkan properti atau pengambilan keputusan tentang infrastruktur IT pada organisasi eksternal (vendor) (Loh dan Venkatraman 1992). Jenis Outsourcing Terdapat dua jenis pendekatan outsourcing, yaitu dengan menggunakan paying agent (labor suplly) dan full agent (full outsource). 1. Paying agent adalah perusahaan outsource yang menyediakan tenaga kerja saja, 2. Full agent selain menyediakan tenaga kerja dan juga mempunyai fasilitas produksi sendiri. Dalam full agent ini yang akan dikerjakan lebih jelas karena semua karyawan, peralatan, tempat, pengawas semua menjadi tanggung jawab perusahaan outsource tersebut. Dari kedua jenis perusahaan tersebut yang lebih banyak dipraktekkan di Indonesia adalah yang pertama. Artinya perusahaan outsource hanya menyediakan tenaga kerja dan mengurusi SDM serta administrasinya saja sedang tempat, pengawas dan semua alat produksi berada di perusahaan pengguna. Sebagai contoh perusahan call center, perusahaan tersebut mendapat bayaran misalnya Rp. 1000 per panggilan. Selanjutnya semua menjadi tanggung jawab perusahaan outsource tersebut mulai dari penyediaan tempat, peralatan, karyawan dan lain – lain. Dasar Hukum Outsourcing Dasar hukum outsourcing adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan di Indonesia yaitu pada pasal 64 yang berbunyi “Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa Pekerja/Buruh yang dibuat secara tertulis”. Berdasarkan ketentuan pasal di atas, outsourcing dibagi menjadi dua jenis: 1. Pemborongan pekerjaan yaitu pengalihan suatu pekerjaan kepada vendor outsourcing, dimana vendor bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan yang dialihkan beserta hal-hal yang bersifat teknis (pengaturan oerasional) maupun hal-hal yang bersifat non-teknis (administrasi kepegawaian). Pekerjaan yang dialihkan adalah pekerjaan yang bisa diukur volumenya, dan fee yang dikenakan oleh vendor adalah rupiah per satuan kerja (Rp/m2, Rp/kg, dsb.). Contoh: pemborongan pekerjaan cleaning service, jasa pembasmian hama, jasa katering, dsb. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 8 2. Penyediaan jasa Pekerja/Buruh yaitu pengalihan suatu posisi kepada vendor outsourcing, dimana vendor menempatkan karyawannya untuk mengisi posisi tersebut. Vendor hanya bertanggung jawab terhadap manajemen karyawan tersebut serta hal-hal yang bersifat non-teknis lainnya, sedangkan hal-hal teknis menjadi tanggung jawab perusahaan selaku pengguna dari karyawan vendor. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 9 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Outsourcing pada sistem informasi Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati. Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna / pemesan – user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan outsourcing) agar ia dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business) Biar lebih kompetitif tujuannya. Karena itu, pekerjaan yang di-outsourcing-kan bukanlah pekerjaan yang berhubungan langsung dengan inti bisnis perusahaan, melainkan pekerjaan penunjang (staff level ke bawah), meski terkadang ada juga posisi manajerial yang di-outsourcing-kan, namun tetap saja hanya untuk pekerjaan dalam tenggat waktu tertentu seperti proyek. Dengan ‘membagi tugas’ kepada perusahaan lain itu, perusahaan pengguna outsourcing merasa mendapatkan keuntungan dari ‘kerjasama’ tersebut, karena ia tidak perlu pusing-pusing memikirkan dan mengurus pekerjaanpekerjaan penunjang sehingga bisa fokus dalam bisnis operasional perusahaan Potensi keuntungan dari outsourcing adalah memperoleh kesempatan mengatur organisasi yang lebih fleksibel untuk melakukan core activity-nya. Perusahaan peng-outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Keputusan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, dewasa ini, tak selalu dikarenakan ketidakmampuan melakukannya sendiri. Pertimbangan biaya memang selalu dijadikan alasan, termasuk aturan ketenaga kerjaan tetapi nilai strategisnya juga tak kurang menjadi perhatian yang sangat penting. Dengan penyerahan pekerjaan ke pihak lain, yang tentu lebih profesional dalam melakukannya, diharapkan akan diperoleh suatu dukungan yang lebih baik. Sementara, perusahaan peng- outsource pekerjaan itu dapat lebih berkonsentrasi pada inti bisnis yang dijalankan, sehingga berpeluang menjadi lebih kompetitif. Begitu pula, outsourcing TI kini telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan besar, meski tak tertutup kemungkinan dilakukan oleh perusahaan kecil. Karena, secara prinsip, outsourcing merupakan penyerahan suatu pekerjaan kepada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu dan, biasanya, untuk jangka waktu tertentu pula. Tak jarang, outsourcing yang dijalin dengan baik, berubah menjadi suatu bentuk kemitraan strategis jangka panjang yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Namun, dalam mengikat bentuk kerjasama outsourcing itu, perusahaan peng-outsource perlu secara sungguh-sungguh memilih pekerjaan apa R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 10 saja yang layak dan perlu di outsource, berapa besar biaya yang harus dikeluarkan untuk itu, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dan bagaimana kompetensi pelaksananya. Bagaimana keuntungannya bagi perusahaan, baik dilihat dari segi nilai kompetitif bisnis, pengembangan kompetensi, peningkatan produktivitas SDM dan daya saing perusahaan. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun. Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan mengenai jenis-jenis outsourcing. Menurut Tauban (2007) yang dikutip oleh Mia jenis-jenis outsourcing terdiri dari : Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel, hardware dan software. Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware. De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki perusahaan IT diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan outsourcepada perusahaan IT miliknya. Keuntungan dan Kelemahan outsourcing Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain (Jogiyanto, 2003). 1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcerdapat dibagi beberapa perusahaan. 2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. 3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut. 4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcermempunyainya. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 11 5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer. 6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. 7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. 8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saatsaat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya. 9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya: 1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama. 2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada dioutsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. 3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya 4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut. 5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. 6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. Kondisi tersebut diperkuat dengan alasan yang dikemukakan oleh O’Brian (2007) mengenai 10 pertimbangan alasan perusahaan memilih outsourcing sebagai berikut: 1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasioanal. Pemilihan outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 12 2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi. 3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya. 4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan. 5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidak tersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi. 6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai. 7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal. 8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan pertumbuhan modal usaha. 9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor. 10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat. Untuk mengurangi resiko perusahaan yang diakibatkan karena vendor yang tidak bonafide dan tidak mempunyai itikad baik, O Brian (2007) menyarankan agar perusahaan memperhatikan 10 faktor dalam memilih vendor sistem informasi yaitu sebagai berikut: 1. Komitmen terhadap kualitas, yaitu aplikasi sistem informasi yang dihasilkan oleh vendor harus mempunyai berkualitas bagus dan dapat dilakukan pengembangan, dapat diandalkan oleh perusahaan, mudah dipelajari dan dapat digunakan oleh pengguna. 2. Harga yang compatible, yaitu harga yang sesuai untuk sistem informasi yang berkualitas yang diinginkan oleh perusahaan. 3. Reputasi vendor yang baik akan mempengarui perusahaan dalam memilih pengembang. Semakin berpengalaman vendor dan mempunyai reputasi yang baik, maka kecenderungan perusahan memilih semakin tinggi. 4. Fleksibilitas syarat kontrak, yaitu perusahaan akan cenderung memelih vendor yang tidak kaku terhadap syarat-syarat kontrak dalam mengembangkan sistem informasinya sehingga hasil aplikasi yang diharapkan dapat optimal sesuai kebutuhan pengguna. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 13 5. Lingkup sumber daya vendor yang ahli dalam bidang IT dan sistem informasi. 6. Kemampuan menambahan nilai lebih/ value yang diterima oleh perusahaan dari penerapan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh vendor. 7. Kesesuaian atau kesepahaman terhadap nilai-nilai kultural antara perusahaan dan vendor yang hendak mengembangkan sistem informasi perusahaan. Dengan kesesuaian ini diharapkan vendor memahami spirit dalam perusahaan dan penerapan sistem informasi tidak akan bertentangan dengan hal tersebut. 8. Hubungan yang berkelanjutan, yaitu perusahaan mengharapkan hubungan berkelanjutan kaitannya dengan maintanance sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor. 9. Lokasi menjadi salah satu pertimbangan dalam menentukan vendor, misalnya kedekatan lokasi perusahaan dan kantor vendor sehingga dapat mempermudah komunikasi. Dalam bukunya O’Brian (2007) juga memberikan tips-tips terhadap 10 faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai kesuksesan pelaksanaan outsourcing, yaitu sebagai berikut: 1. Memahami tujuan perusahaan dan sasaran yang hendak dicapainya. 2. Pengalihdayaan tersebut mempunyai visi dan rencana strategis yang jelas sehingga tidak menghamburkan anggaran karena salah sasaran. 3. Pemilihan vendor yang tepat. 4. Hubungan yang baik antara vendor dan perusahaan tidak saja pada saat proyek pengembangan tetapi juga untuk selanjutnya, hal ini berkaitan dengan maintanance sistem informasinya. 5. Kontrak kerja antara vendor dan perusahaan yang terstruktur, sehingga jelas pembagian antara hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh masing-masing pihak. 6. Keterbukaan informasi antara vendor dan perusahaan, terutama dalam hal perencanaan sistem informasi. Misalnya perusahaan mengemukakan kebutuhan informasi yang dibutuhkan, dan vendor melakukan disain sistem informasi yang tepat terhadap kebutuhan tersebut. 7. Dukungan dan keterlibatan dari jajaran eksekutif perusahaan dalam pengembangan sistem informasi. 8. Memperhatikan terhadap isu atau masalah yang berkembang pada saat proses pembuatan SI, sehingga dalam pengembangan sistem informasi juga dapat menyesuaikan dengan kondisi perusahaan yang berkembang. 9. Ketersediaan pendanaan yang dialokasikan khusus untuk pengembangan sistem informasi, sehingga dapat dihindarkan terjadinya kekurangan dana pada masa pembangunan SI. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 14 10. Menggunakan tenaga ahli yang berpengalaman untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan Untuk dapat menerapkan outsourcing, diperlukan juga langkah-langkah lain yang harus dilakukan oleh perusahaan. Langkah-langkah ini dinyatakan perlu apabila perusahaan ingin mendapatkan perusahaan outsourcing yang baik dan tentunya menguntungkan perusahaan. Gambar. Langkah-langkah penerapan Outsourcing 3.2. Kasus Outsourcing Sistem Informasi pada PT.Garuda Indonesia PT Garuda Indonesia (Persero) Tbk akan menggunakan sistem layanan penumpang Passenger Services Systems (PSS) “Amadeus Altéa”. Hal ini terungkap saat maskapai plat merah ini menggandeng Amadeus IT Group, S.A perusahaan penyedia solusi IT tercanggih untuk dunia travel dan industri pariwisata. Kerjasama ini merupakan salah satu upaya Garuda Indonesia dalam meningkatkan layanan bagi pengguna jasa, serta sejalan dengan pelaksanaan program pengembangan perusahaan – Quantum Leap Program. Kerjasama ini juga sebagai upaya persiapan Garuda untuk bergabung dengan aliansi global “SkyTeam”. Implementasi sistem “Amadeus Altéa” di Garuda ini merupakan salah satu langkah besar Garuda dalam program transformasi bisnis yang sedang dilaksanakan. Seiring dengan pengembangan armada, perluasan jaringan/rute, dan peningkatan jumlah penumpang maka memperkuat infrastruktur IT dan penggunaan teknologi mutakhir merupakan satu hal yang harus dilakukan Garuda. Implementasi sistem “Amadeus Altea” ini juga sebagai upaya persiapan atas rencana bergabungnya Garuda dengan SkyTeam. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 15 Garuda telah menjadi salah satu maskapai besar di Asia Pasifik yang menggunakan Amadeus Altea. Sistem ini akan memungkinkan Garuda untuk meningkatkan sistem layanan penumpangnya antara lain sistem reservasi, checkin, penanganan penumpang di bandara, serta otomatisasi dari berbagai sistem yang ada. Sistem ini akan mendukung Garuda untuk semakin siap bergabung dengan aliansi global SkyTeam” Aplikasi sistem “Amadeus Altéa” ini akan menggantikan sistem reservasi Garuda saat ini (ARGA) yang sudah digunakan sejak tahun 1990. Rencana pelaksanaan implementasi sistem ini nantinya akan melalui beberapa fase dan berlangsung selama 18-24 bulan. Proses ini juga akan meliputi pelatihan-pelatihan bagi staf-staf yang akan menangani reservasi, pengintegrasian lebih dari 36 sistem, dan migrasi data untuk lebih dari 12 juta pembukuan yang ada. Sistem Amadeus Altéa merupakan system layanan penumpang “Passenger Services Systems (PSS)”- milik Amadeus dengan sistem IT mutakhir yang mengedepankan fleksibilitas, efisiensi dan dapat diupgrade dengan cepat dan mudah. Sistem ini terdiri dari beberapa program yang terintegrasi secara penuh seperti program pembukuan/reservasi (domestik maupun internasional), data inventori, Altéa Departure Control System sistem yang digunakan dalam proses check-in, pengaturan bagasi (weight & balance system), data ketersediaan tempat duduk, pengaturan tempat duduk, jadwal penerbangan, hingga profil penumpang dan frequent flyers. Sistem ini juga merupakan platform sistem yang digunakan oleh maskapai-maskapai penerbangan di aliansi global “Sky Team”, sehingga sistem Garuda akan terhubung (connected) dengan maskapai penerbangan anggota SkyTeam lainnya seperti KLM, Air France, TAROM, Air Europa, Czech Airlines, MEA dan lain - lain. Melalui sistem “Amadeus Altéa” ini, sesama anggota global alliance akan dapat saling berbagi informasi/data mengenai ketersediaan tempat duduk, tarif, pembukuan, layanan ground handling, through check-in hingga layanan frequent flyers dari tiap-tiap maskapai . Gambar. PSS system ilustration R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 16 BAB IV KESIMPULAN Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan insourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (insourcing dan outsourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal. Untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan pendekatan outsourcing, perusahaan harus memperhatikan 10 kunci sukses outsourcing oleh O’Brian sebelum menentukan dan menerapkannya dalam perusahaan. Selain itu kehatihatian dalam memilih dan menentukan vendor juga merupakan salah satu faktor yang mendorong kesuksesan pelaksanaan outsourcing. Oleh karena itu dalam pemilihan vendor juga harus diperhatikan dengan seksama seperti memperhatikan faktor reputasi vendorm, harga, ketentuan kontrak yang fleksibel bagi perusahaan, kesinambungan hubungan dan kemampuan value added oleh vendor kepada perusahaan. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Outsourcing dalam kasus PT.Garuda Indonesia, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan meningkatan pelayanan dan kepuasan pelanggan yang menikmati layanan ini. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 17 DAFTAR PUSTAKA http://en.wikipedia.org/wiki/Insourcing http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing http://www.tribunnews.com/bisnis/2012/04/20/amadeus-altea-layananpenumpang-terbaru-garuda-indonesia http://gate.garuda-indonesia.com/content/about http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapanoutsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/ Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. R-51SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 18
