BAB III ANALISIS SISTEM

37
BAB III
ANALISIS SISTEM
3.1
Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Suatu studi dari
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau
memperbaiki
kekurangan
dari
sistem
yang
telah
ada.
Suatu
kegiatan
mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran
proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan
model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data. Umumnya
adalah memandang, pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan
Sistem informasi secara fisik dan konseptual.
Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari
kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan
sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Dalam
analisis sistem ini penulis akan menjelaskan deskripsi masalah serta deskripsi yang
sedang berjalan dan analisis kelemahan dan kebutuhan sistem yang dijelaskan secara
umum. Untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan pada
37
38
Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral SANFORD Dengan Menggunakan
Metode Rata – Rata Pada Distributor PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang.
Permasalahan terdapat Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral SANFORD
yang masih menggunakan sistem manual, sedangkan data yang diolah sangat banyak
sehingga pengolahan data dinilai masih kurang efektif dan efisien. Melihat dari
permasalahan tersebut, melatarbelakangi untuk menghasilkan solusi alternative
dengan membuat suatu sistem informasi guna membantu menghasilkan Sistem
Informasi Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral SANFORD Dengan
Menggunakan Metode
Rata-Rata Pada Distributor PT Inja Wiratama Langgeng
Tanjungpinang yang dapat diakses secara akurat, efektif dan efisien.
3.2
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Tahap Analisis Prosedur sangat berperan dan berpengaruh pada tahap
berikutnya, yaitu proses perbaikan sistem lama atau desain (merancang) sistem yang
sama
sekali
baru.
Ketidakcermatan
atau
ketidaklengkapan
analisis
dapat
mengakibatkan suatu sistem yang membingungkan dan tidak memuaskan bagi
pengguna (user) , bahkan tidak memenuhi keinginan pengguna.
Sasaran yang akan dicapai pada tahap ini adalah untuk mengetahui kerja dari
sistem yang ada, sekaligus mencari kekurangan yang belum terdeteksi pada saat
mendefinisikan masalah, sehingga selanjutnya dapat dilakukan evaluasi dan
38
39
menberikan masukan untuk pemecahan sebagai dasar untuk tahap desain
(perancangan).
PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang distributor air mineral SANFORD, mekanisme kerja yang
dilakukan terhadap pengamanan seluruh dokumen masih bersifat manual dimana
data-data transaksi seperti penentuan harga jual dilakukan secara manual yaitu dicatat
dengan menggunakan tulisan tangan pada sejumlah buku yang sesuai dengan
kegiatannya. Dengan sistem pengolahan data yang masih manual ini dirasakan cukup
merepotkan dan memakan waktu untuk mencari data tertentu apabila suatu saat datadata ini diperlukan.
1. Tujuan Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Tujuan dari analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu :
a. Memahami sistem yang sedang berjalan.
b. Mencari dan menentukan kelemahan pada tahap analisis masalah.
c. Menentukan keluhan sistem.
2. Metode yang dapat dipakai untuk menentukan besarnya nilai persediaan ada
beberapa macam. Nilai persediaan mempunyai pengaruh yang sangat besar
terhadap penyusunan laporan keuangan baik dalam neraca maupun laporan
perhitungan laba rugi. Nilai persedian yang tercantum dalam neraca menunjukkan
nilai kekayaan yang berdasarkan prinsip hati-hati menghendaki nilai mana yang
terendah. Sedangkan nilai persediaan untuk kepentingan perhitungan laba rugi
39
40
dihadapkan kepada kepentingan penentuan laba yang diperoleh perusahaan. Salah
satu metode didalam penilaian persediaan adalah dengan menggunakan metode
rata-rata. Metode rata-rata adalah suatu metode penilaian persediaan yang didasari
atas harga rata-rata dalam periode yang bersangkutan. Besar kecilnya nilai
persediaan yang masih ada dan harga pokok barang yang dijual, dipengaruhi oleh
metode yang dipakai dalam metode rata-rata. Contoh sebagai berikut ;
Perusahaan PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang memiliki persediaan awal
100 Dus, dengan biaya tiap dus nya adalah 900, Kemudian PT Inja Wiratama
Langgeng Tanjungpinang melakukan pemesanan sebesar 100 dus dengan biaya
Rp.1200,-. Beberapa hari kemudian melakukan pemesan kembali sebesar 100 Dus
dengan biaya Rp.1100,-. Kemudian PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang
melakukan pendistribusian sebanyak 2 hari berturut-turut sebesar 100 dus.
Berapakah besaran harga pokok pada hari ke 5
Diketahui
1. Persediaan Awal
: 100 Dus
@ Rp 900,-
2. Permintaan
: 100 Dus
@ Rp1200,-
3. Permintaan
: 100 Dus
@ Rp1100,-
4. Distibusi atau dipakai
: 100 Dus
5. Distribusi atau dipakai
: 100 Dus
40
41
Penghitungan harga pokok penjualan dan nilai persediaan dengan Rumus ;
Persediaan Awal (pa) = jumlah persediaan(p0) x biaya
Persediaan lanjutan (pb) = (jumlah persediaan (p1) x biaya) + pa
(p1 +p0)
Persediaan lanjutan (pc) = (jumlah persediaan (p2) x biaya) + pb
(p0+p1+p2)
sampai pada transaksi ke 5
Tabel 3.1 Contoh Soal Laporan Nilai Persediaan
No.
Didapat
Dipakai
1
2
3
4
5
100 Dus x
@Rp1200,- =
Rp120.000,100 Dus x
@Rp1100 =
Rp110.000,100 Dus x
@Rp1066,- =
Rp106.600,100 Dus x
@Rp1066,- =
Rp106.600,-
Sisa
Biaya
100 Dus x @ Rp 900,- =
Rp 90.000,200 Dus x @Rp1050 ,- =
Rp210.000,-
Rp 900,-
300 Dus x @c =
Rp319.800,-
Rp1050 ,-
200 Dus x @Rp1066,- =
Rp213.200,-
Rp1066,-
100 Dus x @Rp1066,- =
Rp106.600,-
Rp1066,-
Rp1050 ,-
Sehingga persediaan akhir setelah transaksi ke-5 adalah sebesar 100 Dus x @
Rp.1066 atau sebesar Rp.106.600,Dibawah ini adalah prosedur permintaan air meniral yang berhubungan dengan
Produsen, Bagian Administrasi Keuangan, bagian Gudang, Pimpinan.
41
42
1. Bagian Gudang memberikan Surat permintaan air mineral kepada bagian
administrasi keuangan.
2. Bagian Administrasi keuangan menerima surat permintaan tersebut dan membuat
surat pesanan untuk di sampaikan kepada produsen dengan terlebih dahulu
pimpinan untuk di tanda tangani.
3. Pimpinan melakukan penandatanganan terhadap surat pesanan lalu menyerahkan
kepada produsen
4. Produsen mengecek ketersediaan stok barang yang di pesan, dan kemudian
produsen membuat surat jalan dari surat pesanan yang masuk yang akan di
serahkan kepada Bagian Gudang
5. Surat Jalan akan diserahkan kepada bagian administrasi keuangan untuk di
lakukan pembayaran dan pembuatan kwitansi yang akan di tanda tangani oleh
pimpinan.
6. Dari kwitansi yang telah di tanda tangani oleh pimpinan akan di buatkan laporan
pembelian oleh bagian administrasi keuangan yang akan diserahkan kepada
pimpinan.
Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap
berjalan berikut :
42
permintaan air mineral yang sedang
43
PROSEDUR PERMINTAAN AIR MINERAL
BAGIAN GUDANG
BAGIAN ADM
KEUANGAN
SURAT
PERMINTAAN
BARANG
SURAT
PERMINTAAN
BARANG
PIMPINAN
PRODUSEN
SURAT PESANAN
CETAK
SURAT
PESANAN
SURAT PESANAN
TANDA
TANGAN SP
SURAT PESANAN
CEK STOK
SURAT PESANAN
SURAT PESANAN
BUAT SURAT
JALAN
SURAT
JALAN
SURAT JALAN
CEK
KELENGKAPAN
SURAT JALAN
TIDAK
SURAT JALAN
YA
TANDA TANGAN
SURAT JALAN
SURAT JALAN
PEMBAYARAN
PEMBUATAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
TANDA TANGAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
CETAK LAPORAN
PERMINTAAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
LAPORAN
PERMINTAAN
LAPORAN
PERMINTAAN
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Permintaan Air Mineral
43
44
Dibawah ini adalah prosedur pendistribusian Air Mineral SANFORD PT Inja
Wiratama Langgeng Tanjungpinang yang berhubungan dengan Pelanggan, Bagian
Pemasaran Bagian Administrasi Keuangan, bagian, Pimpinan.
1. Pelanggan memberikan Surat permintaan Air Mineral kepada bagian Pemasaran.
2. Bagian Distribusi Memeriksa stok apakah barang yang di minta ada atau tidak,
jika stoknya tidak ada, maka permintaan akan di kembalikan. jika stok ya ada,
maka bagian pemasaran akan menyerahkan surat permintaan kepada bagian
administrasi keuangan.
3. Bagian Administrasi Keuangan akan membuat kwitansi dan surat jalan, yang akan
di berikan kepada pelanggan dan kemudian di buatkan laporan pendistribusian
yang akan di serahkan kepada pimpinan.
4. Pimpinan menerima laporan pendistribusian dari bagian Administrasi Keuangan.
Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap pendistribusian air mineral yang sedang
berjalan berikut :
44
45
PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN AIR MINERAL
PELANGGAN
BAGIAN
DISTRIBUSI
SURAT
PERMINTAAN
SURAT
PERMINTAAN
BAGIAN ADM. KEUANGAN
PIMPINAN
SURAT
PERMINTAAN
SURAT
PERMINTAAN
TIDAK
CEK STOK
CATAT SURAT
PERMINTAAN
YA
SURAT
PERMINTAAN
BARANG
SURAT
PERMINTAAN
BUAT KWITANSI
DAN SURAT
JALAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
KWITANSI
PEMBAYARAN
SURAT JALAN
SURAT JALAN
BUAT LAPORAN
LAPORAN
PENJUALAN
LAPORAN
PENJUALAN
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pendistribusian Air Mineral
45
46
3.3. Analisis Kelemahan Sistem
Berdasarkan gambar prosedur diatas maka untuk pencapaian informasi yang
cepat, akurat dan efektif masih terdapat kekurangan yang menyebabkan informasi
mengenai pengolahan data terhadap pendistribusian Air Mineral SANFORD PT Inja
Wiratama Langgeng Tanjungpinang di tidak diketahui dengan cepat. Adapun
kelemahannya yaitu :
1. Dalam proses pendistribusian Air Mineral Sanford PT Inja Wiratama Langgeng
Tanjungpinang masih menggunakan pencatatan secara manual, sehingga perkiraan
data persediaan belum akurat.
2. Sistem pengolahan data yang sedang berjalan masih menggunakan dokumendokumen (arsip), sehingga memerlukan ketelitian yang tinggi dan waktu yang
lama.
3. Dalam pembuatan laporan yang akan diberikan kepada Pimpinan atau bagian lain
memerlukan waktu yang lama.
3.4
Analisis Kebutuhan
Dalam pengolahan data pada PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang yang
dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung
berjalannya sistem, diantaranya :
1. Aplikasi yang dibuat diharapkan dapat memenuhi semua kebutuhan manajemen
untuk merumuskan Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral SANFORD
46
47
dengan Menggunakan Metode
Rata-Rata di PT Inja Wiratama Langgeng
Tanjungpinang
2. Dapat menjamin bahwa data tersebut akurat.
3. Membutuhkan Pengguna untuk mengoperasikan sistem yang dibuat.
4. Aplikasi tersebut bersifat dinamis dalam segi penampilan dan mudah dipakai.
Keempat analisis kebutuhan sistem diperoleh dari lapangan dan juga didapat
dari beberapa wawancara dari pengguna user khususnya user yang langsung
berhadapan dengan aplikasi tersebut nantinya. Salah satunya tentang masalah
kemampuan Aplikasi ini dalam memecahkan permasalahan. Dalam hal ini user
mengkehendaki aplikasi yang mampu menangani semua permasalahan dalam
memberikan berbagai macam pelayanan kepada para pelanggan ataupun pihak
Pimpinan. Akan tetapi tentu saja aplikasi tersebut tidak akan selalu sempurna,
dikarenakan keterbatasan kemampuan, waktu, peralatan, dalam perancangan aplikasi
yang memang harus diakui masih awal dalam hal yang demikian. Suatu aplikasi yang
dibuat yang diperlukan adalah hasil akhir yang dapat memuaskan user, baik itu
berupa desain aplikasi yang digunakan maupun report yang dihasilkan.
3.5
Analisis Dokumen
Bentuk-bentuk dokumen yang akan dihasilkan oleh bagian pelayanan dari
aplikasi sistem informasi di PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang antara lain :
47
48
1. Penentuan Jumlah Pemintaan air mineral kepada Produsen
Fungsi
: untuk mengetahui jumlah permintaan air mineral
Sumber
: air mineral
Rangkap
: 2 (Dua).
Item
: Jenis kemasan air mineral, Satuan, Harga
3.6
Analisis PIECES 1
Menurut Hanif AL Fatta (2007 : 88) “untuk mengetahui kelemahan yang
terdapat dalam dapat dilakukan dengan menggunakan analisis PIECES (Performance,
Information, Economy, Control, Eficiency, dan Services)”. Analisis kelemahan ini
diperlukan untuk memetakan masalah-masalah yang ada pada sistem yang berjalan
saat ini, mencari inti pokok dari permasalahan, dan diharapkan mampu memberikan
solusi yang baik bagi PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang
3.6.1. Analisis Kinerja (Performance)
Analisis kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan
cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi
(throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Jumlah produksi
(throughput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama waktu tertentu.
1
Hanif AL Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem ( Yogyakarta,2007,Andi), hal 88
48
49
Waktu tanggap (response time) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi
dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
Tabel 3.2 Analisis Kinerja
Sistem Lama
Banyak menghabiskan
untuk
menentukan
permintaan
Rencana Sistem Baru
waktu Lebih menghemat waktu.
jumlah
3.6.2.Analisis Informasi (Information)
Dalam penyajian informasi, sering terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi
kesalahan, informasi yang dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dapat dijadikan
sebagai dasar pengambilan keputusan. Penyampaian informasi yang disajikan harus
relevan, akurat dan tepat waktu agar pelanggan tidak kesulitan terhadap stok yang
ada.
Tabel 3.3 Analisis Informasi
Sistem Lama
Rencana Sistem baru
Tingkat keakuratan data kurang, Tingkat keakuratan data lebih terjamin.
karena masih menggunakan perkiraan
dan asumsi pikiran.
49
50
3.6.3.Analisis Ekonomi (Economy)
Analisis ekonomi adalah senantiasa berhubungan dengan keberadaan anggaran
instansi atau biaya, analisis ekonomi bersifat mempelajari dan menerapkan tentang
biaya dan manfaatnya. Pengolahan informasi membutuhkan waktu yang cukup lama
sehingga menimbulkan peningkatan biaya operasi. Dengan ini diharapkan
pengembangan sistem dapat memberikan banyak manfaat serta ketidakefisienan
biaya yang terjadi bisa di minimalisir sekecil mungkin.
Tabel 3.4 Analisis ekonomi
Sistem Lama
Rencana Sistem baru
Kelalaian dalam perhitungan penentuan
Jumlah permintaan sehingga dapat
mengurangi
biaya
penyimpanan
meningkat menyebakan pendapatan
berkurang
Dengan menggunakan system baru,
dinilai dapat mengurangi kelalaian
dalam
memperkirakan
jumlah
pesanan.
Kesalahan pencatatan transaksi yang Perhitungan dilakukan dengan sistem,
sering terjadi mengeluarkan banyak guna meminimalkan pemborosan
biaya dan waktu untuk menghitung dan biaya dan waktu.
mencatat ulang.
3.6.4.Analisis Kendali (Control)
Sistem informasi yang baik harus mampu menjaga keamanan data yang ada,
baik kerahasiaan data dan menjamin data tersebut tidak rusak. Sistem yang baru harus
menyediakan fasilitas back up data, terutama data yang sangat penting dan rahasia
50
51
bagi perusahaan dan disimpan dalam bentuk data yang dapat dimanipulasi , agar saat
ingin melakukan perubahan , pihak admin atau pimpinan tidak perlu membuat data
baru.
Tabel 3.5 Analisis Pengendalian
Sistem Lama
Rencana Sistem Baru
Memerlukan waktu lama untuk Lebih mudah untuk mengontrol,
dapat mengontrol kesalahan dan mengo-reksi kesalahan informasi.
mengoreksi informasi.
Pengontrolan dan pengoreksian hanya
dibutuhkan waktu yang lebih singkat
dari sistem lama.
3.6.5.Analisis Efisiensi (Efficiency)
Sebuah sistem dapat dikatakan efisien jika sistem tersebut
mampu
memberdayakan pemakaian sumber daya dan mendapatkan fungsi maksimal untuk
sistem yang baru. Sumber daya tersebut meliputi manusia, waktu, uang, peralatan dan
keterlambatan dalam pengolahan data. Dengan adanya sistem baru , diharapkan
adanya peningkatan pada masalah efisiensi waktu dan manusia (tenaga).
51
52
Tabel 3.6 Analisis Efisiensi
Sistem Lama
Rencana Sistem Baru
Membutuhkan waktu, tata ruang, sumber Data
di
input
secara
daya yang banyak untuk mengatasi terkomputerisasi sehingga efisien
pengolahan data perusahaan, sehingga dan menghemat waktu.
dapat mengakibatkan keterlambatan dari
pengolahan data yang masih manual
tersebut.
3.6.6.Analisis Pelayanan (Service)
Memberikan pelayanan yang baik terhadap pelanggan adalah langkah awal
yang akan memberikan keuntungan dalam peningkatan penjualan produk (barang
atau jasa).
Tabel 3.7 Analisis Pelayanan
Sistem Lama
Rencana Sistem Baru
Tidak adanya data pelanggan yang Adanya data pelanggan sehingga
tersedia sehingga terlalu lama untuk pendistribusian bisa cepat di karenakan
melakukan
pendisrtibusian
dikarenakan
pencarian
data
pelanggan
3.7
Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Evaluasi sistem disini pada perubahan penetuan harga secara manual. Karena
penentuan harga masih dilakukan dengan cara manual sehingga belum adanya
52
53
penentuan harga yang akurat oleh karena itu, harus diganti menjadi sistem
komputerisasi yang lebih efisien. Hal ini penting karena sistem penentuan harga harus
cepat, tepat dan akurat karena berpengaruh pada kinerja PT Inja Wiratama Langgeng
Tanjungpinang
Dari Sistem Informasi Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral yang dibuat
secara komputerisasi dan menggunakan metode, maka dapat melihat dan mengetahui
jumlah permintaan, pendistribusian dan Penghitungan Nilai Persediaan yang lebih
ekonomis. Kesimpulannya adalah Sistem Informasi Penghitungan Nilai Persediaan
Air Mineral di PT Inja Wiratama Langgeng Tanjungpinang masih terdapat beberapa
kekurangan dan belum akurat yang menyebabkan data kurang efisien dan efektif
dalam perhitungan besarnya nilai persediaan air mineral.
53