presentasi MATERI ISO

DELTA CONSULTANT
Disampaikan oleh :
Interpretasi Bidang Pendidikan Melalui IWA 2
Kresno Budiyono
1
JADUAL PELATIHAN
Day 1
Day 2
09.30-12.00
Opening, quality
concept , Quality
Assurance & ISO 90001
08.00-10.00
Developing quality
documentation
12.00-13.00
Break
10.00-10.15
Break
13.00-15.00
ISO 9001:2008
requirement
10.15-12.00
Group Presentation
15.00-.15.30
Break
12.00-13.00
Break
13.00-15.00
ISO 9001:2008
requirement
13.00-15.00
Implementing &
certification process
15.00-.15.30
Break
15.00-15.30
Conclusions & Action
Plan
15.30-17.00
ISO 9001:2008
requirement
15.30-15.40
Closing
2
National Education
Department
Republic of Indonesia
Pengertian Penjaminan Mutu
Pendidikan Tinggi
Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi
adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu
pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan
berkelanjutan, sehingga stakeholders mahasiswa, orang
tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang,
serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh
kepuasan
3
MANAJEMEN
KEPEMIMPINAN
ORGANISASI SEHAT
LULUSAN
KOMPETEN
(SCL)
Produktif
(KBK)
PROSES
INPUT JAMINAN
KUALITAS
INPUT
RELEVAN
Efisien
OUTPUT
JAMINAN
KUALITAS
OUTPUT
JAMINAN
KUALITAS
PROSES
PERBAIKAN TERUS MENERUS
4
Kesimpulan :



Mutu perguruan tinggi yang menilai adalah masyarakat
atas terpenuhinya: societal, industrial, and professional
needs, kepuasan layanan pendidikan, dan kepuasaan
pengguna lulusannya.
Gatra akademis otonomi perguruan tinggi adalah
kebebasan menentukan pilihan program studi, kompetensi
lulusannya, kurikulum, sesuai dengan visi, misi, dan
kemampuan penyelenggaraannya agar mutu yang
diinginkan dapat tercapai.
Gatra akademis otonomi perguruan tinggi dan mutu
perguruan tinggi juga menyatu dengan akuntabilitas
penyelenggaraan pendidikan karena masyarakat
menetapkan persyaratan mutu hasil didik dan terlibat
dalam menyusun kurikulum.
5
6
Apa itu IWA 2 ?




Panduan bagi organisasi pendidikan dan sejenisnya untuk
implementasi sistem manajemen mutu yang efektif dalam
hubungannya dengan dan berdasarkan ISO 9001:2008.
Didokumentasikan sebagai petunjuk untuk organisasi
pendidikan.
Menjalankan dan perbaikan berkesinambungan pendidikan
kepada pelajar.
Tidak untuk keperluan sertifikasi atau keperluan kontrak.
7
Perbedaan ISO 9001 &
IWA 2
 ISO 9001:2000, Persyaratan Standar Internasional
untuk Sistem Manajemen Mutu
 8 Prinsip Manajemen
 Generik, dapat diaplikasikan dalam berbagai bentuk organisasi
 IWA 2, Pedoman Internasional
Peningkatan Pelayanan Pendidikan
untuk
Proses
 8 Prinsip Manajemen seperti ISO 9001
 4 Prinsip Tambahan
8
The Quality management Principles
in Education Service Organizations
(8 Prinsip Manajemen) + 4 Tambahan
IWA 2:2007
ISO 9001:2008








Fokus Pelanggan
Kepemimpinan
Keterlibatan Personel
Pendekatan proses
Pendekatan Sistem ke
Manajemen
Perbaikan
berkesinambungan
Pendekatan Fakta
Kerjasama dengan mitra
4 Prinsip Tambahan




Menambah velue pelajar
Fokus pada nilai sosial
Kecerdasan dan
Kecakapan
Otonomi
9
Struktur ISO 9001/ IWA 2
10
11
Sistem Manajemen Mutu

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8 Klausul :
Lingkup
Acuan Normatif
Istilah dan Definisi
Sistem Manajemen Mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Manajemen Sumber Daya
Realisasi Produk atau Jasa
Pengukuran, Analisa dan
Perbaikan
8 Klausul :
1. Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu
dalam Organisasi Pendidikan
5. Tanggung Jawab Manajemen
dalam Organisasi Pendidikan
6. Manajemen Sumber Daya
dalam Organisasi Pendidikan
7. Realisasi Layanan Pendidikan
8. Pengukuran, Analisa dan
Perbaikan dalam Organisasi
pendidikan
+ 2 Lampiran

12
Sistem Manajemen Mutu
Tambahan 2 Lampiran :
1.
2.
Lampiran A Penilaian sendiri untuk organisasi pendidikan (self
assessment)
Lampiran B Contoh Untuk Pendidikan
B. 1 Proses
B. 2 Pengukuran
B. 3 Rekaman
B. 4 Alat (Tools)
13
1. Ruang Lingkup

Seluruh Fungsi/ Bagian/
Departemen pada
Organisasi



Pengendalian
persyaratanpersyaratan ISO 9001 :
2008 khususnya pada
klausul 7 yaitu Realisasi
Produk

Pedoman penerapan sistem
manajemen mutu dalam
organisasi pendidikan.
Tidak menambahkan,
merubah, dan memodifikasi
persyaratan ISO 2001 : 9008
Tidak diperuntukkan untuk
kontrak, untuk pengecekkan
kesesuaian atau alat untuk
sertifikasi.
14
2. Acuan Normatif

ISO 2001 : 9001
Requirement

ISO 18001 : 2005

ISO 14001

ISO 18001


ISO 2005: 2005 QMS –
Fundamentals and
Vocabulary
ISO 9001 : 2008
Requirements
15
3. Istilah Dan Definisi
►
►
Organisasi = Perusahaan
►
Subkontraktor = Supplier
Organisasi Pendidikan
(Organisasi yang menyediakan
layanan pendidikan baik yang
dapat berdiri sendiri atau menjadi
bagian dari organisasi)
►
Penyedia Pendidikan
(Orang yang menyampaikan
pendidikan antara lain berprofesi
sebagai guru, pengajar, trainer,
Doktor, Profesor)
16
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan Umum
4.2 Persyaratan Dokumen
4.2.1 Umum
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
4.1 Pedoman Umum
4.2 Dokumentasi
4.2.1 Umum
4.2.2 Pedoman Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
17
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1 Persyaratan Umum

Ditetapkan-DokumentasiImplementasi-Pelihara

Perbaikan berkelanjutan

Proses-Identifikasi-Urutan &
Interaksi

Sumber Daya diperhatikan

Pengawasan-Pengukuran &
Analisis
Proses Subkontraktor
dikendalikan
4.1 Pedoman Umum







Identifikasi proses yang terkait
dengan:
Perencanaan Pendidikan
Pengembangan Kurikulum
Penyampaian Pendidikan
Evaluasi proses pendidikan
Proses didalam organisasi
pendidikan dapat dilihat dalam
lampiran B.1
Kesesuaian persyaratan yang
diaplikasikan terhadap
perundang-undangan, peraturan,
dan persyaratan akreditasi
18
4. Sistem Manajemen Mutu
4.2 Persyaratan Dokumen
4.2.1 Umum
• Kebijakan Mutu dan Sasaran
Mutu
• Pedoman Mutu
• Prosedur yang disyaratkan
standar
• Dokumen yang diperlukan
organisasi
• Catatan / Rekaman
4.2 Dokumentasi
4.2.1 Umum
• Manual Mutu untuk organisasi
pendidikan mencakup:
• Istilah dan definisi
• Undang-undang & Peraturan
• Program Akreditasi
• Layanan Pendukung
19
4. Sistem Manajemen Mutu
4.2.2 Pedoman Mutu

Dokumentasi SMM tergantung
ukuran dan jenis dan
kompleksitas

Media dokumentasi (hard dan
soft copy)

Deskripsi Pedoman Mutu






4.2.2 Pedoman Mutu


Menggambarkan lingkup dan interaksi
pendidikan dengan proses pendukung
Termasuk rujukan untuk prosedur
yang digunakan dan kriteria lain
berdasarkan SMM
Ruang lingkup & pengecualian
Kebijakan & Sasaran Mutu
Peta proses
Profil organisasi & struktur organisasi
Tanggung jawab & wewenang
Acuan prosedur
20
4. Sistem Manajemen Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen







Persetujuan dan Pengesahan
Dokumen
Peninjauan/ Revisi Dokumen
Identifikasi Status
Tersedia, Dapat Dibaca, Dikenali
Identifikasi Dokumen Eksternal
Pengendalian Distribusi Dokumen
Pengendalian Dokumen
Kadaluarsa
4.2.3 Pedoman Mutu



Pengendalian dokumen eksternal,
peraturan yang relevan,
perundang-undangan, peraturan,
surat edaran pemerintah,
akreditasi, perhatian pihak yang
terkait
Pengelolaan dan pengendalian
dokumen legal siswa
Pemeriksaan kecukupan
persyaratan dalam kegiatan
pendidikan
21
4. Sistem Manajemen Mutu
4.2.4 Pengendalian Rekaman
Identifikasi Nomor Dokumen
Sistem Penyimpanan
Masa Simpan Dokumen
Pemusnahan Dokumen
4.2.4 Pengendalian Rekaman
Pengendalian setiap tahapan
pendidikan
Menetapkan masa simpan
dan pemusnahan sesuai
dengan peraturan
perundang-undangan
Siswa dan rekaman
pembelajaran yang termasuk
dalam petunjuk perlindungan
pribadi tercantum dalam
lampiran B.3 disimpan oleh
organisasi pendidikan
Rekaman yang harus
tersedia lihat Lampiran B.3
22
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1
5.2
5.3
5.4
Komitmen Manajemen
Fokus pada Pelanggan
Kebijakan Mutu
Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
5.4.2 Perencanaan SMM
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
& Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab
Wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3 Komunikasi Internal
5.6 Tinjauan Manajemen
5.1
5.2
5.3
5.4
Komitmen Manajemen
Fokus pada Pelanggan
Kebijakan Mutu
Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
5.4.2 Perencanaan SMM
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
& Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab
Wewenang
5.5.2 Wakil Manajemen
5.5.3 Komunikasi Internal
5.6 Tinjauan Manajemen
23
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen Puncak harus:

Mengkomunikasikan
persyaratan pelanggan

Memenuhi undangundang yang berlaku

Menetapkan kebijakan
mutu

Menetapkan Sasaran
Mutu

Melakukan Tinjauan
Manajemen

Penyediaan Sumber Daya

Perbaikan Berkelanjutan
5.1 Komitmen Manajemen
Manajemen Puncak harus:

Mengidentifikasikan
layanan pendidikan

Memenuhi kebutuhan dan
harapan siswa

Perencanaan strategi
organisasi pendidikan
sesuai tujuan jangka
panjang

Mendorong pemakaian
cara praktis
24
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.2 Fokus Pada Pelanggan

Persyaratan pelanggan
harus DITENTUKAN dan
DIPENUHI untuk
meningkatkan KEPUASAN
PELANGGAN

Tertera pada klausul
7.2.1, 7.2.3, 8.2.1
5.2 Fokus Pada Pelanggan

Persyaratan siswa harus
DITENTUKAN dan
DIPENUHI untuk
meningkatkan KEPUASAN
antara lain KEBUTUHAN
DAN HARAPAN SISWA
serta PERSYARATAN
KURIKULUM
25
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.3 Kebijakan Mutu

Sesuai dengan tujuan
organisasi

Komitmen untuk memenuhi
persyaratan

Dikomunikasikan dan
dimengerti

Disahkan dan disetujui oleh
Manajemen Puncak
5.3 Kebijakan Mutu

Konsisten dengan standar
profesional pendidikan,
peraturan pemerintah dan
perundang-undangan,
persyaratan akreditasi dan
kebijakan lainnya
26
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu

Ditetapkan di tingkat fungsi

Spesifik (S)

Terukur (M)

Dapat dicapai (A)

Realistis (R)

Ada batas waktu (T)

Konsisten dengan Kebijakan
Mutu
5.4 Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu

Terukur dan terintegrasi
dalam sasaran umum
organisasi pendidikan,
spesifikasi layanan
pendidikan termasuk
pengukuran kinerja
(Lampiran B.2)
27
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.4 Perencanaan
5.4.2 Perencanaan SMM
Dibuktikan dengan
Perencanaan Mutu agar
organisasi tetap
KONSISTEN terhadap:

Persyaratan sistem Mutu

Persyaratan Pelanggan
dan Mutu Produk

Pengendalian perubahan
proses
5.4 Perencanaan
5.4.2 Perencanaan SMM

Termasuk aktivitas dan
sumber daya yang
diperlukan untuk
memastikan efektifitas
SMM dalam pencapaian
sasaran
28
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab &
Wewenang
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang
dan Komunikasi
5.5.1 Tanggung Jawab &
Wewenang



Ditetapkan
Dikomunikasikan dalam
organisasi
5.5.2 Wakil Manajemen




SMM ditetapkan dan dipelihara
Melaporkan kinerja SMM ke
Manajemen Puncak
Memastikan kesadaran tentang
Persyaratan Pelanggan
Hubungan dengan pihak
pelanggan
Termasuk tanggung jawab dan
wewenang yang didelegasikan ke
area fungsional personal yang
terlibat
5.5.2 Wakil Manajemen
 Mengkomunikasikan dengan
siswa dan pihak terkait yang
lain mengenai SMM
29
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.6 Tinjauan Manajemen (TM)
5.6.1 Umum


5.6 Tinjauan Manajemen (TM)

Dilakukan periode tertentu
Rekaman TM dipelihara
5.6.2 Masukan Tinjauan






Hasil audit & TM lalu
Umpan balik pelanggan
Kinerja proses
Kesesuaian produk
Status tindakan perbaikan dan
pencegahan
Perubahan SMM dan saran
perbaikan
Kompleksitas dan tingkat
kekritisan dalam layanan
organisasi pendidikan dan
pendukung merupakan faktor
yang signifikan untuk
kepentingan penentuan frekuensi
tinjauan
5.6.2 Masukan Tinjauan






Jadwal tinjauan berkala pelajaran
Hasil evaluasi
Kepuasan siswa
Kriteria penilaian
Penyusunan tinjauan ketika
kurikulum baru dibuat
Dokumentasi perbaikan dan
30
desain
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.6.3 Keluaran Tinjauan





Keputusan dan Tindakan
Perbaikan Efektivitas SMM dan Proses
Perbaikan produk terkait persyaratan
pelanggan
Sumber Daya yang diperlukan
Dikomunikasikan kepada semua personel
31
6. Manajemen Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran &
Pelatihan
6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan Kerja
6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
6.2.2 Kemampuan, Kesadaran &
Pelatihan
6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan Kerja
32
6. Manajemen Sumber Daya
6.1 Penyediaan Sumber Daya

Menerapkan dan memelihara
SMM

Meningkatkan kepuasan
pelanggan
6.2 Sumber Daya Manusia
6.2.1 Umum
Personel harus KOMPETEN
sesuai dengan:

Pendidikan

Pelatihan

Keterampilan & pengalaman
6.1 Penyediaan Sumber Daya
Organisasi hendaknya:





Menentukan masukan informasi untuk
menyusun sumberdaya yang
dibutuhkan
Menjalankan rencana jangka pendek,
sedang dan panjang
Melakukan verifikasi dan tugas
penilaian
Menyediakan sumber daya untuk
komunikasi efektif (staf pengajar, staf
administrasi, pegawai, siswa)
Menyediakan sumber daya untuk
memastikan kebutuhan siswa
terpenuhi
33
6. Manajemen Sumber Daya
6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, &
Kesadaran

Menentukan kompetensi
personal

Menyediakan pelatihan

Menilai efektifitas pelatihan

Memastikan tugas dan peran
karyawan

Memelihara rekaman sesuai
Pendidikan, Pelatihan dan
Pengalaman
6.2.2 Kompetensi, Pelatihan, &
Kesadaran

Organisasi hendaknya
melakukan aktivitas yang
sistimatika yaitu
membandingkan kebutuhan
kompetensi terhadap
persyaratan kurikulum
(Lampiran B.1)
34
6. Manajemen Sumber Daya
6.3 Prasarana

Menetapkan , Menyediakan, dan
memelihara prasarana

Prasarana tersebut adalah:

Gedung, ruang kerja

Peralatan proses (Komputer)

Pendukung (Transportasi &
Komunikasi)
6.3 Prasarana





Mengidentifikasi prasarana khusus,
fasilitas, lingkungan, dan peralatan
yang mendukung proses belajar
mengajar seperti: kelas, lab,
workshop, perpustakaan, taman,
kantin, fasilitas kesehatan, ruang
komputer
Menentukan tanggung jawab dan
wewenang untuk melakukan:
Penawaran, pembelian, penerimaan
Penyimpanan, penjaminan, instalasi
Pemakaian dan pemeliharaan
35
6. Manajemen Sumber Daya
6.4 Lingkungan Kerja

Menetapkan dan mengelola
lingkungan kerja

Lingkungan kerja tersebut
adalah:

Kebersihan dan keamanan

Kebisingan, pencahayaan

Polusi, getaran, suhu

Lokasi kerja

Interaksi sosial
6.4 Lingkungan Kerja

Penyediaan layanan
pendidikan termasuk
membuat dan memelihara
kondisi yang kondusif untuk
lingkungan belajar yang
memenuhi persyaratan siswa

Menyediakan bukti penilaian
berkala lingkungan kerja

Hasil dari penilaian nantinya
akan dibahas dalam TM dan
menjadi bagian perbaikan
berkelanjutan
36
7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan
7.3 Perencanaan & Pengembangan
7.4 Pembelian
7.5 Produksi dan penyediaan jasa
7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan
& Pengukuran
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.1 Perencanaan realisasi
7.2 Proses yang berhubungan dengan
siswa
7.3 Perencanaan & Pengembangan
Dalam Organisasi Pendidikan
7.4 Pembelian
7.5 Penyediaan Pelayanan Pendidikan
7.6 Pengendalian Peralatan Pemantauan
& Pengukuran
37
7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
Organisasi harus menetapkan :

Sasaran mutu & persayratan
produk

Proses, Dokumen, dan Sumber
Daya yang spesifik

Kegiatan Verifikasi, Validasi,
Pemantauan, Inspeksi, dan
Pengujian Produk

Bukti Rekaman Proses dan
Produk dipelihara

Rencana Mutu sebagai Acuan
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.1 Perencanaan realisasi
Organisasi pendidikan:

Rencana pada tingkatan yang
berbeda pada layanan
pendidikan

Proses realisasi (mengubah
kurikulum dalam prilaku siswa)
dalam Lamp B.1

Proses pembelajaran terkendali

Metode pengontrolan harus
menjadi bagian dalam tinjauan
manajemen
38
7. Realisasi
Produk
7.2 Proses yang berkaitan dengan
pelanggan:
7.2.1 Penentuan persyaratan yang
berkaitan dengan produk
Organisasi harus menetapkan:
 Persyaratan pelanggan, pengiriman
dan pasca pengiriman
 Persyaratan yang tidak ditentukan
pelanggan, tetapi untuk penggunaan
tertentu
 Persyaratan lain yang ditentukan oleh
organisasi
7. Realisasi
Layanan
Pendidikan
7.2 Proses yang berhubungan dengan
siswa
7.2.1 Penentuan persyaratan yang
berhubungan dengan layanan
pendidikan
Organisasi menyediakan layanan
pendidikan dengan ciri-ciri tidak
tersentuh, tidak dapat disimpan maka
ketika terjadi proses belajar
mengajar, harapan siswa adalah:
 Aman dan fasilitas bersih
 Komnikasi dua arah
 Setiap orang diperlakukan dengan
hormat
 Aktivitas dilakukan oleh personel
39
dengan kualifikasi cukup
7. Realisasi Produk
7.2.2 Tinjauan persyaratan terkait
dengan produk
Organisasi harus menetapkan:

Persyaratan produk ditentukan

Persyaratan yang berbeda
diselesaikan

Mampu memenuhi persyaratan
yang ditentukan

Persyaratan yang tidak
ditentukan pelanggan, tetapi
untuk penggunaan tertentu

Contoh:



Bukti rekaman (Kontrak, spesifikasi,
shopdrawing)
Konfirmasi/ approval jika persyaratan
tidak tertulis
Perubahan persyaratan pastikan
dokumen diubah dan disetujui
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.2.2 Tinjauan persyaratan yang
berhubungan dengan pendidikan

Persyaratan dinyatakan

Rekaman harus disimpan, lihat
rekaman B.3

Persyaratan diwujudkan untuk
memenuhi harapan

Persyaratan yang spesifik dari
siswa

Memenuhi persyaratan
perundang-undangan
40
7. Realisasi Produk
7.2.3 Komunikasi Pelanggan
Organisasi harus menetapkan

Informasi produk

Pertanyaan

Pesanan

Penanganan kontrak

Perubahan kontrak

Umpan balik pelanggan

Keluhan pelanggan
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.2.3 Komunikasi Pelanggan




Informasi mata pelajaran
Rencana belajar, termasuk
kurikulum
Umpan balik siswa
Keluhan siswa
41
7. Realisasi Produk
7. 3 Perencanaan dan
pengembangan
7.3.1 Perencanaan desain dan
pengembangan
Organisasi harus menetapkan :

Tahapan proses

Tinjau ulang, validasi dan
verivikasi

Tanggung jawab & wewenang

Rekaman desain &
pengembangan harus dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3 Perencanaan dan
pengembangan organisasi
pendidikan
7.3.1 Perencanaan

Desain pengendalian pendidikan
harus sesuai tujuan layanan
pendidikan

Tinjprosedur memastikan materi
pelajaran sesuai persyaratan

Kalibrasi peralatan yang dipakai
dalam pembelajaran

Penilaian potensi atau
ketercapaian dan efektivitasnya
42
7. Realisasi Produk
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.2 Masukan desain dan
7. 3.2 Masukan desain
pengembangan

Mengidentifikasi input untuk
Organisasi harus menetapkan :
mendesain kurikulum

Persyaratan fungsi dan proses

Menyimpan rekaman, lihat lamp.

Peraturan dan perundangan
B.3

Informasi dari desain
sebelumnya

Persyaratan lainnya

Rekaman desain &
pengembangan harus dipelihara
43
7. Realisasi Produk
7. 3.3 Keluaran desain dan
pengembangan :

Memenuhi persyaratan
masukan

Informasi untuk pembelian,
produksi, dan penyediaan jasa
mengacu pada kriteria
keberterimaan produk

Menentukan karakterisitik
produk untuk pemakaian yang
benar dan aman
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.3 Keluaran desain

Termasuk skill dan pengetahuan
yang diperlukan

Strategi pembelajaran

Penilaian kinerja

Lihat Lamp. B.3
44
7. Realisasi Produk
7. 3.4 Tinjauan desain dan
pengembangan

Evaluasi kemampuan

Identifikasi masalah dan
tindakan yang diperlukan

Tinjauan dari berbagai ilmu

Rekaman harus dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.4 Tinjauan desain

Tinjauan hasil terhadap
persyaratan yang berhubungan
dengan siswa dari setiap
tahapan

Dipakai untuk disain pelajaran

Didasarkan atas pengalaman dan
informasi yang sesuai
45
7. Realisasi Produk
7. 3.5 Verifikasi desain dan pengembangan
 Pemastian desain keluaran memenuhi
persyaratan masukan
 Rekaman hasil verifikasi dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.5 Verifikasi
 Dilakukan secara internal oleh
spesialis
 Dilakuan secara eksternal oleh pihak
independen
 Output sesuai input
 Lihat lamp. B.3
46
7. Realisasi Produk
7. 3.6 Validasi desain dan pengembangan

Memastikan produk memenuhi
persyaratan penerapan dan
penggunaan

Bila perlu, validasi diselesaikan
sebelum pemakaian produk

Rekaman dan tindakan hasil validasi
harus dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.6 Validasi

Dilihat dari hasil kurikulum dan
silabus

Metode validasi dengan cara
melakukan tes secara kecil (pilot test)
dan sertfikasi
47
7. Realisasi Produk
7. 3.7 Pengendalian perubahan desain
dan pengembangan

Identifikasi, tinjau ulang, verifikasi dan
validasi

Evaluasi dampak perubahan desain
dan pengembangan

Rekaman harus dipelihara
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 3.7 Pengendalian perubahan

Termasuk evaluasi efek dari
masuknya kurikulum baru
48
7. Realisasi Produk
7. 4 Pembelian
7.4.1 Proses pembelian
Organisasi harus memastikan:

Produk yang dibeli sesuai spesifikasi

Pemilihan supplier

Pengendalian supplier

Evaluasi kemampuan supplier (harga, mutu,
pengiriman, jaminan)

Proses pembelian harus sesuai dengan peraturan dan
persyaratan perundang-undangan

Rekaman harus dipelihara
49
7. Realisasi Produk
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 4.2 Informasi pembelian



Persyaratan persetujuan produk, prosedur,
proses pemilihan
Persyaratan kualifikasi personel (apabila
diperlukan)
Persyaratan sistem manajemen mutu
50
7. Realisasi Produk
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. 4.3 Verifikasi produk yang dibeli



Inspeksi kedatangan produk yang dibeli
Bila perlu dilakukan verifikasi atau tes dan metode percobaan
di tempat supplier
Rekaman harus dipelihara
51
7. Realisasi Produk
7.5.2 Validasi proses produksi dan
pelayanan
Validasi dilakukan bila keluaran tidak
dapat diverifikasi kecuali setelah
diserahkan :
 Kriteria peninjauan dan
persetujuan proses
 Persetujuan peralatan dan
kualifikasi personel
 Pemakaian metode dan prosedur
tertentu
 Persyaratan rekaman
 Validasi ulang
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.5.2 Validasi proses
Validasi dilakukan bila keluaran
tidak
dapat diverifikasi kecuali setelah
diserahkan
52
7. Realisasi
Produk
7. Realisasi
Layanan
Pendidikan
7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur
Identifikasi dan Mampu Telusur
dilakukan bila keluaran tidak
dapat diverifikasi kecuali setelah
diserahkan :
 Identifikasi status produk
 Pengendalian rekaman dipelihara
7.5.3 Idetifikasi dan Mampu Telusur
Identifikasi dan Mampu Telusur
mencakup :
 Kurikulum
 Nomor induk siswa
 Jadwal pelajaran
 Buku pegangan, buku pelajaran
 Peralatan laboratorium
 Hasil penelitian
 dll
53
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7. Realisasi Produk
7.5.4 Barang milik pelanggan
Organisasi harus:

Mengidentifikasi dan memelihara

Mencatat dan melaporkan
kerusakan dan kehilangan

Mencakup pula hak intelektual
7.5.4 Barang milik pelanggan

Barang milik pelanggan, termasuk
ijazah, raport, hasil penelitian, buku
kerja/ lembar kerja, software, dan
fasilitas yang dititipkan di organisasi
54
7. Realisasi Produk
7.6 Pengendalian peralatan
pemantauan dan pengukuran
Pengendalian peralatan mencakup:
7. Realisasi Layanan
Pendidikan
7.6 Pengendalian peralatan
pemantauan dan pengukuran






identifikasi peralatan
Kalibrasi/ verifikasi per jangka
waktu tertentu
Penyetelan/ penyettingan
Identifikasi status kalibrasi
Perlindungan dari kerusakan dan
penurunan mutu



Menetapkan test/ penilaian yang
valid untuk pendidikan
Memastikan test yang aman dan
valid
Pemantauan dilakukan selama
pengajaran untuk memastikan
kesesuaian dengan rencana
belajar, kurikulum dan program
pendidikan
Jika ditemukan alat penilaian
tidak valid maka harus
diperbaiki, lihat lampiran B.3
55
7. Realisasi Produk
7.5..5 Pemeliharaan produk
7.5.5 Pemeliharaan
Organisasi harus memelihara
kesesuaian produk selamaproses
internal sampai pengiriman yang
mencakup:
 Identifikasi
 Penanganan dan pengemasan
 Penyimpanan
 perlindungan



Pemeliharaan dokumen akademik
seperti kurikulum, silabus, program
komputer
Termasuk laboratorium
Termasuk juga untuk siswa yang
tinggal di asrama perlu disediakan
fasilitas kesehatan, konseling,
keamanan, akomodasi dan
trasnportasi
56
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.2.2 Internal Audit
8.2.3 Pemantauan-Pengukuran
Proses
8.2.4 Pemantauan-Pengukuran
Produk
8.3 Produk yang tidak sesuai
8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
8.5.2 Tindakan Perbaikan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
8.1 Umum
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pembelajar
8.2.2 Internal Audit
8.2.3 Pemantauan-Pengukuran
Proses
8.2.4 Pemantauan-Pengukuran
Layanan Pendidikan
8.3 Produk yang tidak standar
8.4 Analisis Data
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
8.5.2 Tindakan Perbaikan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
57
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.1 Umum
Pemantauan, Pengukuran, Analisis
dan Proses Peningkatan Mutu
dilakukan untuk:

Kesesuaian Produk

Memastikan Kesesuaian SMM

Memastikan Terus Menerus
SMM
8.1 Umum

Hasil pemantauan digunakan
untuk mengidentifikasikan area
peningkatan SMM dan proses
pendidikan, lihat lampiran B.1
58
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Organisasi harus memperoleh
informasi persepsi pelanggan
mengenai pemenuhan persyaratan.
Metode informasi Kepuasan
Pelanggan:
 Komplain/ keluhan
 Analisis data
 Survei/ kuisioner
 Komunikasi langsung (wawancara)
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pembelajar
 Menetapkan presepsi siswa tentang
layanan pendidikan
 Data kepuasan siswa didukung oleh
data yang obyektif (statistik)
 Diskusikan dengan siswa sesuai
dengan kepuasan persepsi, lihat
lampiran B.3
59
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.2.2 Internal Audit

Prosedur Audit Internal

Ruanglingkup, jenis & frekwensi
audit

Program/ rencana audit internal

Pelatihan auditor/ kualifikasi
auditor

Wewenang auditor dan auditee

Laporan audit

Rekaman audit
8.2.2 Internal Audit

Menilai kinerja SMM dan proses
pendidikan

Membuktikan penggunaan
metode untuk proses pendidikan
, lihat lampiran B.1

Umpan balik untuk
mengidentifikasi kebutuhan
tindakan perbaikan dan
pencegahan, lihat lampiran B.4
60
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses

Pemantauan & Pengukuran Proses
SMM

Jika hasil yang direncanakan tidak
tercapai, dilakukan tindakan
perbaikan terhadap persyaratan
8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses

Menggunakan alat evaluasi spesifik

Metode yang digunakan untuk
mengukur kinerja dan efektivitas
proses, lampiran B.1 & B.3
61
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan
8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk

Verifikasi persyaratan/ karakteristik produk

Dilakukan pada tahapan yang sesuai

Bukti kesesuaian dengan spesifikaasi

Produk tidak boleh dilepas sebelum
verifikasi

Persetujuan personel yang berwenang
8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk

Untuk seluruh type pendidikan. Penilaian
digunakan untuk mengukur perkembangan
ketercapaian persyaratan kurikulum

Penilaian kinerja penyedia pendidikan juga
dilakuan sebagai bagian dari layanan
pendidikan

Rekaman dipelihara
62
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai
 Prosedur pengembalian produk tidak
sesuai
 Identifikasi dan Pengendalian Produk
NC
 Personel yang bertanggung jawab
 Bukti rekaman
 Penanganan Produk NC melalui:
- mengurangi ketidak sesuaian
- konsesi dengan pelanggan
- pencegahan pemakaian material
diluar spesifikasi
8.3 Pengendalian Produk Tidak Standar
 ProsAlternatif untuk memperbaiki
ketidak sesuaian
 Untuk proses, lihat lampiran B.1
 Simpan hasil laporannya, lihat
lampiran B.3
63
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.4 Analisis Data
Organisasi harus menganalisis:

Kesesuaian persyaratan produk

Kepuasan pelanggan

Karakteristik dan kecenderungan
proses/ produk

Pemasok/ supplier

Penaganan produk NC
8.4 Analisis Data

Variabel yang dianalisis seperti
indikator kinerja, catatan
pencapaian, kepausan siswa,
analisis kecenderungan siswa
masuk yang semuanya melalui
teknik statistik

Lihat lampiran B.4
64
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
Organisasi harus meningkatkan :

Kebijakan mutu

Sasaran mutu

Hasil audit

Analisis data

Tindakan Perbaikan & Pencegahan

Tinjauan Manajemen
8.5 Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berkelanjutan

Mendorong personel untuk
mengidentifikasi dan menetapkan
perbaikan langkah perbaikan

Proses perbaikan termasuk penanganan
komplain. Saran, komentar dari siswa
65
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Berkelanjutan
8.5.2 Tindakan Perbaikan
Prosedur tindakan perbaikan untuk:

Peninjauan ketidak sesuaian

Keluhan pelanggan

Penyebab ketidak sesuaian

Ketidak sesuaian berulang

Penetapan dan penerapan tindakan

Bukti rekaman tindakan

Tinjauan bukti tindakan
8.5.2 Tindakan Perbaikan:

Mengimplementasikan tindakan
koreksi berdasarkan analisis ketidak
sesuaian, lhat lampiran B.1 dan B.2
66
8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Berkelanjutan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Prosedur tindakan pencegahan untuk:

Penentuan ketidak sesuaian
potensi dan penyebabnya

Evaluasi kebutuhan untuk
mencegah ketidak sesuaian

Penetapan dan penerapan tindakan

Bukti rekaman tindakan

Tinjauan bukti tindakan
8.5.3 Tindakan Pencegahan

Mengimplementasikan tindakan
pencegahan berdasarkan analisis
ketidaksesesuaian potensial, lihat
lampiran B. 2

Hasil pembelajaran harus ditinjau
dan dikomunikasikan ke seluruh
bagian organisasi, lihat lampiran
B.3
67
68
Hirarki Dokumen
Manual
Mutu
Menyatakan filosofi/ kebijakan
Perusahaan terhadap mutu
Menyatakan bagaimana menerapkan
Kebijakan sistem manajemen mutu
Prosedur Mutu
Menyatakan langkah-langkah/
Instruksi untuk produk, mesin
atau pekerjaan tertentu
Instruksi Kerja, Dokumen Teknis, Standar, Dll
Merupakan bukti
dari penerapan
sistem
Catatan Mutu
69
70
Proses Dokumentasi SMM
Dokumentasi
yang sudah ada
Persyaratan
ISO 9001/ IWA
2
Kebutuhan
internal
Tuntutan/
kebutuhan
Eksternal
Menunjuk Koordinator & Tim Pembuat Dokumentasi
Menilai/ membandiingkan dokumen yang sudah ada
dengan kebutuhan standar & pelaksanaan internal
Analisa proses dan keterkaitan
Menentukan skala prioritas, pembagian tugas dan penjadwalan
Manual Mutu
Prosedur & instruksi kerja
Form & Rekaman
Pembuatan draf dokumen
Sirkulasi draft dokumen untuk mendapatkan umpan balik
Perbaikan dan pengesahan serta pelatihan
Penerapan dan pengendalian
71
Implementasi, Sertifkasi dan
Pemeliharaan Sistem
Manajemen Mutu
72
Implementasi dan Pemeliharaan
Sistem Manajemen Mutu
•
Langkah Implementasi ISO 9001:2008
•
Masalah-masalah yang sering dihadapi
dalam Penerapan ISO 9001
•
Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem
Mutu yang berkesinambungan
73
Program Implementasi ISO 9001: 2008
Persiapan
Dokumentasi
Implementasi
Audit
Sertifikasi
Program Peningkatan Mutu
ORGANISASI
74
Tahapan Implementasi ISO 9001
Persiapan:

Komitmen dari manajemen puncak

Ikut pelatihan/briefing ISO 9001:2008

Tetapkan ruang lingkup penerapan

Tetapkan rencana proyek termasuk Steering Committee
(komite Pengarah) dan Working Committee (Komite
Kerja).

Pelatihan ISO 9001:2008 untuk Working Committee

Tetapkan Kebijakan Mutu

Promosi 8 Prinsip Manajemen Mutu
75
Tahapan Implementasi ISO 9001
Dokumentasi:

Lakukan Penjabaran Kebijakan (Policy Deployment)
termasuk Program Peningkatan Mutu

Lakukan pemetaan proses

Identifikasi dan tetapkan dokumentasi

•
yang baru
•
modifikasi (peluang improvement)
Desain dan pengembangan dokumentasi
76
Tahapan Implementasi ISO 9001
Implementasi:

Komunikasikan ke seluruh karyawan (kebijakan,
sasaran, prosedur yang baru, program peningkatan, dll)

Penerapan ISO 9001:2008 termasuk Program
Peningkatan Mutu

Pantau dan tinjau penerapan

Tindakan dan revisi dokumentasi (bila diperlukan)
77
Tahapan Implementasi ISO 9001
Audit:

Pelatihan untuk auditor internal

Lakukan audit internal

Lakukan tinjauan manajemen untuk melihat efektivitas
sistem manajemen mutu

Jalankan tindakan koreksi
78
Tahapan Implementasi ISO 9001
Sertifikasi:

Hubungi badan sertifikasi

Diskusikan ruang lingkup penerapan “permissible
exclusion” (bila ada)

Desk audit oleh badan sertifikasi

Site assessment oleh badan sertifikasi

Surveillance audit (tiap 6 bulan/1 tahun)

Resertifikasi (tiap 3 tahun)
79
80
Masalah-masalah yang sering dihadapi dalam
Penerapan ISO 9000

Kurangnya pemahaman akan aktivitas dan prinsip Sistem
Manajemen Mutu

Kurangnya pemahaman akan persyaratan ISO 9001

Kesulitan dalam dokumentasi

Kesulitan dalam mengatasi masalah dari dokumentasi ke
implementasi/penerapan

Kurangnya kerjasama antar staf senior

Kurangnya komitmen dari Manajemen

Mutu bukanlah prioritas utama dalam aktivitas kerja sehari-hari

Kurangnya sumber daya untuk penerapan dan pemeliharaan
sistem mutu
81
Masalah yang dialami dalam Pemeliharaan
ISO 9000

Menjaga dokumen sistem mutu tetap up-to date

Menambah kerja administrasi (paperwork)

Kesulitan memelihara audit internal yang efektif

Pekerja sering tidak mengikuti prosedur yang
sudah tertulis jika sedang bekerja di bawah
tekanan (beban kerja bertambah)
82
Pemeliharaan dan Peningkatan Sistem Mutu
yang berkesinambungan
Melalui :

Perencanaan audit mutu internal

Mengambil tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian

Menindaklanjuti tindakan perbaikan dalam jangka waktu
yang sudah disepakati

Peningkatan yang berkesinambungan melalui audit mutu
internal

Melaporkan masalah mutu yang belum terselesaikan
dalam tinjauan manajemen dan diikuti dengan tindakan
perbaikan
83
Hatur Nuhun
Matur Nuwun
Merci bien
Arigatoo
Thank You
Matur se Kelangkong
Syukron
Kheili Mamnun
Danke
Tsie-Tsie
Kamsia
84