PDCA dan 8 PRINSIP MANAGEMENT

PDCA
dan
8 PRINSIP MANAGEMENT
Sistem manajemen
Sikap mental
Produktifitas
90 + 10 = 200
90 + 0 = 45
P
D
A
C
WAKTU
Paradigma Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Feedback
PROFIT
Cost
Quality
Cost
Delivery
Services
Care
Morale
Revenue
Sales volume
Repeat order
Word of mouth
Market share
Company image
Customer
Satisfaction
VISION
MISSION
SHARED VALUES
LEADERSHIP
System
Competence
Accountability
Communication
Commitment
CHANGE OF BEHAVIOUR
(Perubahan perilaku karyawan)
Passion
DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN
1. FOKUS PELANGGAN
2. KEPEMIMPINAN
3. DUKUNGAN (PARTISIPASI) KARYAWAN
4. PENDEKATAN PROSES
5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN
6. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
7. PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING
MENGUNTUNGKAN
1. Fokus Pelanggan
• Organisasi tergantung pada pelanggan,
mereka harus :
Memahami harapan dan kebutuhan
pelanggan
Merencanakan dan memenuhi kebutuhan
dan mencoba untuk melebihi harapan
kebutuhan saat sekarang dan yang akan
datang
1. Fokus Pelanggan
Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan :
• Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar
• Meningkatkan efektivitas
• Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan
transaksi
• Butir 5.1 Komitmen Manajemen
• Butir 5.2 Fokus Pelanggan
• Butir 5.5.2 Wakil Manajemen
• Butir 5.6.2 Tinjauan Masukan
Butir ISO 9001:2000
5.6.3 Tinjauan Keluaran
6.1 Penyediaan sumber daya
7.2 Proses yang berhubungan dengan
pelanggan
7.5.4 Barang Milik Pelanggan
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.3. Analisis Data
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
8.5.2. Tindakan Koreksi
2. Kepemimpinan
• Manajemen Puncak harus :
Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran
mutu untuk memberi arah dan maksud
organisasi.
Menciptakan suatu lingkungan di mana
staf dapat dilibatkan dalam mencapai
sasaran yang harus dikemudikan olehnya
dan melibatkan setiap orang.
1. Fokus Pelanggan
• Organisasi tergantung pada pelanggan,
mereka harus
• Memahami harapan dan kebutuhan
pelanggan
• Merencanakan dan memenuhi kebutuhan
dan mencoba untuk melebihi harapan
kebutuhan saat sekarang dan yang akan
datang
1. Fokus Pelanggan
Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan :
• Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar
• Meningkatkan efektivitas
• Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan
transaksi
• Butir 5.1 Komitmen Manajemen
• Butir 5.2 Fokus Pelanggan
• Butir 5.5.2 Wakil Manajemen
• Butir 5.6.2 Tinjauan Masukan
Butir ISO 9001:2000
5.6.3 Tinjauan Keluaran
6.1 Penyediaan sumber daya
7.2 Proses yang berhubungan dengan
pelanggan
7.5.4 Barang Milik Pelanggan
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
8.3. Analisis Data
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
8.5.2. Tindakan Koreksi
2. Kepemimpinan
• Manajemen Puncak harus
• Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran
mutu untuk memberi arah dan maksud
organisasi.
• Menciptakan suatu lingkungan di mana
staf dapat dilibatkan dalam mencapai
sasaran yang harus dikemudikan olehnya
dan melibatkan setiap orang.
2. Kepemimpinan
Manfaat menerapkan Kepemimpinan:
• Seluruh anggota akan memahami dan
termotivasi menuju sasaran dan tujuan
organisasi
• Aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan
diterapkan dalam satu kesatuan cara
• Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara
tingkat-tingkat dalam organisasi
• Butir 5 Tanggung jawab manajemen
• Butir 6 Pengelolaan Sumber Daya
• Butir 8.4 Perbaikan
3. Dukungan Karyawan
DUKUNGAN KARYAWAN ini dimulai dengan
• komunikasi dengan pelanggan dan mengirim informasi
ini kepada semua orang yang terkait dengan memenuhi
persyaratan pelanggan.
• Orang-orang pada semua tingkat perlu untuk dilibatkan
dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan dapatnya
terlibat penuh mereka mendapatkan kemampuannya
untuk digunakan demi kepentingan organisasi, diri
mereka, rekan sekerja dan pelanggan.
• Komunikasi antar pihak harus dituliskan dan proses
produksi atau jasa harus diselenggarakan sesuai
dengan instruksi tertulisnya.
3.Dukungan Karyawan
Manfaat penerapan Dukungan Karyawan :
• Karyawan dalam organisasi menjadi termotivasi,
memberikan komitmen dan terlibat
• Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas
dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi
• Karyawan menjadi bertanggung jawab terhadap
kinerja mereka
• Karyawan menjadi giat berpartisipasi dalam
perbaikan berkesinambungan
Butir ISO 9001:2000
•
•
•
•
•
•
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
5.5.2 Komunikasi internal
6.4 Lingkungan kerja
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
8.5.2 Tindakan Koreksi
8.5.3 Tindakan Pencegahan
4. Pendekatan Proses
• Suatu hasil yang diinginkan dicapai lebih
secara efisien ketika aktivitas dan sumber
daya yang terkait diatur sebagai sebuah
proses. Proses Pendekatan harus
dipusatkan pada pengendalian masukan
ke dalam proses dan pencegahan
ketidaksesuaian.
4.Pendekatan Proses
Manfaat penerapan Pendekatan Proses:
• Efektivitas penggunaan sumber-sumber daya
• Waktu siklus produksi lebih pendek
• Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan
dapat diperkirakan
• Kesempatan perbaikan menjadi prioritas dan
terfokus
Butir ISO 9001:2000
• 4.1 Persyaratan umum
•
•
•
•
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
6.1 Penyediaan sumber daya
7
Realisasi produk
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
4. Pendekatan Proses
• Pasal-pasal terkait dalam standar ISO
9001 untuk persyaratan umum yang
menuntut identifikasi , urutan dan interaksi
memproses untuk diidentifikasi,
persyaratan dokumentasi, wakil
manajemen, desain, perencanaan untuk
perwujudan produk, pengesahan proses
dan monitoring dan mengukur proses
5. Sistem pendekatan terhadap manajemen
• Pemasok produk atau jasa harus merencanakan
bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan
pelanggan. Rencana harus meliputi semua
aktivitas berkenaan dengan mutu dari hubungan
awal pelanggan untuk penyerahan dan
monitoring kepuasan pelanggan.
Mengidentifikasi, pemahaman dan mengelola
proses saling berhubungan ini, sebagai sebuah
sistem, berperan untuk mencapai sasaran yang
efektif dan efisien. Pengendalian atas mata
rantai dan interface proses yang terlibat adalah
penting untuk manajemen yang baik.
• .
5. Pendekatan Sistem terhadap
Manajemen
• Manfaat penerapan :
• Integrasi dan kesesuaian proses-proses
• Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada
proses-proses kunci
• Memberikan kepercayaan kepada pihak yang
berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas
dan efisiensi dari organisasi
• Butir 4. Sistem manajemen mutu
• Butir 5. Tanggung jawab manajemen
Butir ISO 9001:2001
• 6. Pengelolaan sumber daya
• 7. Realisasi Produk
• 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
5.Pendekatan Sistem terhadap
Manajemen
• Pasal-pasal dari ISO 9001 yang
menggambarkan sistem pendekatan system
untuk manajemen adalah persyaratan umum
4.1, dalam persyaratan dokumentasi, manual
mutu, perencanaan sistem manajemen mutu,
pengendalian dokumen dan arsip, komunikasi
internal, tinjauan ulang manajemen,
perencanaan realisasi produk, identifikasi dan
mampu telusur, pemeliharaan produk dan
perbaikan berkesinambungan
6. Perbaikan berkesinambungan
• Ini harus diarahkan pada semua orang sebagaimana tak
seorangpun dan sistem yang sempurna. Kita harus belajar dari
kesalahan dan permasalahan dan secara terus menerus
meningkatkan sistem kita. Kita harus mengadopsi ukuran
pencegahan seperti pelatihan dan audit ke preempt masalah.
Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja
perusahaan harus jadi sasaran permanent.
• Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001:2000 adalah pasal 4.1
persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, komitmen
manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil manajemen,
pengawasan intern, analisa data, tindakan pencegahan dan
mengoreksi dan improvement.
6.Perbaikan berkesinambungan
• Manfaat penerapan :
• Meningkatkan keunggulan kinerja melalui
perbaikan kemampuan organisasi
• Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas perbaikan
pada semua tingkat terhadap tujuan strategik
organisasi
• Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap
kesempatan yang ada
• 4.1; 5.1; 5.3; 5.5.3; 5.6; 6.1;8.1;8.4
Butir dalam ISO 9001:2000
•
•
•
•
•
•
•
•
4.1 Persyaratan Umum
5.1 Komitmen Manajemen
5.3 Kebijakan mutu
5.5.3 Wakil Manajemen
5.6 Tinjauan manajemen
6.1 Penyediaan sumber daya
8.1 Umum
8.4 Perbaikan
6.Perbaikan berkesinambungan
• Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai
adalah, sasaran mutu, system manajemen
mutu, perencanaan, wakil manajemen
mutu, komunikasi internal, tinjauan
manajemen, pengendalian alat pengukur
dan monitoring kepuasan pelanggan, audit
internal dan peningkatan
berkesinambungan
7. Pendekatan Fakta dalam membuat
keputusan
• Keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi.
Informasi dan data bersama-sama sistem dengan komunikasinya
harus dibuat. Informasi harus dikumpulkan dalam suatu yang tidak
bias dan dimana mungkin bermakna satu. Jalur komunikasi yang
jelas adalah penting.
• Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu,
system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu,
komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat
pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan
peningkatan berkesinambungan.
7. Pendekatan Faktual dalam
pengambilan keputusan
• Manfaat penerapan :
• Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang
akurat
• Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas
dari keputusan melalui referensi terhadap catatancatatan faktual
• Meningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta
mengubah opini dan keputusan
• 5.7 Tinjuan Manajemen
• 8. Pengukuran, analisis dan perbaikan
8. Hubungan Pemasok yang saling
menguntungkan
• Pelanggan dan Pemasok adalah
tergantung pada hubungan satu sama lain
yang saling menguntungkan akan
menghasilkan keuntungan pada semua
pihak, seperti peningkatan mutu.
Hubungan ini mulai dengan komunikasi
yang jelas dan dibangun pada konsistensi
tujuan dan kepercayaan.
8. Hubungan pemasok yang saling
menguntungkan
• Manfaat penerapan :
• Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan
nilai bagi kedua pihak
• Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan
bersama untuk menanggapi perubahan pasar
atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan
• Mengoptimumkan biaya dan penggunaan
sumber-sumber daya
• Butir 7.4 Pengadaan
Model sistem manajemen mutu
berdasarkan proses
•
•
•
•
•
•
5 bagian utama :
Sistem manajemen mutu
Tanggung jawab manajemen
Manajemen sumber daya
Realisasi produk
Analisis, pengukuran dan perbaikan
PT INDAH KARYA (Persero)
KONSULTAN ENJINERING & MANAJEMEN
Standard ISO 9001:2000
PENDAHULUAN
Gambar 1 - Model Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Proses
Perbaikan berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu
Tanggung jawab
Manajemen
Pelanggan
Pengukuran,
Analisis dan
Perbaikan
Manajemen
Sumber Daya
Persyaratan
Masukan
Pelanggan
Realisasi
Produk
Keluaran
Produk
Kegiatan penambahan nilai
Aliran Informasi
Kepuasan