PRINSIP-PRINSIP DAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Edisi Awal, Januari 2005
Revisi 1, Mei 2007
PRINSIP-PRINSIP
SISTEM MANAJEMEN MUTU
SESUAI ISO-9000
Ir. Darwin Kadarisman,MS
DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PENDAHULUAN
PENDEKATAN MELALUI SISTEM MANAJEMEN MUTU
MENDORONG PERUSAHAAN :
1. Menganalisis persyaratan pelanggan (fokus kepada pelanggan)
2. Menentukan dan menspesifikasikan semua proses yang berkontribusi
terhadap pencapaian mutu produk
3. Memelihara agar seluruh proses selalu terkendali
4. Menyusun kerangka kerja untuk perbaikan berkesinambungan agar
pelanggan selalu puas
5. Memberikan keyakinan dan jaminan untuk selalu konsisten dalam
memenuhi persyaratan mutu dengan melakukan audit internal dan review
manajemen
SISTEM MANAJEMEN MUTU
ISO-9000
PERTAMA
: 1987
REVISI I
: 1994
REVISI II
: 2000 (ada perubahan mendasar)
REVISI III
: 2008 ( hanya untuk ISO – 9001)
ISO-9000 versi 2000
( REVISI II )
● ISO-9000 : - Pokok-pokok sistem manajemen mutu
- Terminologi
● ISO-9001 : - Persyaratan sistem manajemen mutu
● ISO-9004 : - Panduan aplikasi ISO-9001
Beberapa Standar Yang Mendukung
ISO-9000
ISO – 19011 (2002) : Pedoman audit sistem manajemen mutu
dan lingkungan
ISO – 10005 (1995) : Pedoman untuk rencana mutu
ISO – 10006 (1997) : Pedoman mutu dalam manajemen proyek
ISO – 10007 (1995) : Pedoman untuk susunan manajemen
ISO – 10013 (1995) : Pedoman untuk menyusun pedoman mutu
ISO – 10014 (1998) : Pedoman untuk pengelolaan ekonomi mutu
ISO – 10015
: Pedoman pelatihan
SMM ISO-9000
EDISI 2000
ISO
ISO
ISO
9000
9004
9001
Konsep
dan kosa
kata
Pedoman
penerapan
SMM
Persyaratan SMM
PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN MUTU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fokus kepada pelanggan
Kepemimpinan
Keterlibatan karyawan
Pendekatan proses
Pendekatan sistem dalam manajemen
Perbaikan kontinyu
Pendekatan faktual dlm pengambilan keputusan
Hubungan pemasok dgn manfaat bersama
1. Fokus kepada pelanggan
Perusahaan tergantung pelanggannya, oleh karena itu harus
memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan dimasa mendatang,
memenuhi persyaratan dan berupaya melebihi harapan pelanggan
Manfaat Kunci :
● Meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar melalui respon
lentur dan cepat terhadap peluang pasar
● Meningkatkan efektivitas penggunaan sumberdaya
● Meningkatkan loyalitas pelanggan untuk pembelian berulang
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan pelanggan
• Memastikan bahwa tujuan perusahaan berkaitan dengan kebutuhan
dan harapan pelanggan
• Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh
perusahaan
• Mengukur kepuasan pelanggan dan melakukan tindak lanjut
terhadap hasil
• Mengelola hubungan dengan pelanggan secara sistematis
• Memastikan pendekatan berimbang antara kepuasan pelanggan
dengan pihak berkepentingan lainnya
2. Kepemimpinan
Para pimpinan membangun kasatuan tujuan dan arah perusahaan.
Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar
semua karyawan terlibat penuh dalam pencapaian tujuan perusahaan
Manfaat Kunci :
● Karyawan akan memahami dan termotivasi terhadap tujuan
perusahaan
● Kegiatan-kegiatan dilakukan, diluruskan dan dievaluasi dalam
suatu kesatuan cara
● Miskomunikasi antar tingkatan organisasi, minimal
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
•
•
•
•
Mempertimbangkan kebutuhan seluruh pihak yang berkepentingan
Menyusun suatu visi perusahaan yang jelas di masa depan
Menyusun tujuan dan sasaran yang menantang
Menyusun dan menerapkan “shared values”, keadilan dan etika
pada seluruh tingkatan organisasi
• Membangun “rasa percaya” dan menghilangkan “rasar takut”
karyawan
• Menyiapkan karyawan dengan sumber daya yang diperlukan,
pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab, dan
akuntabilitas
• Memberi semangat, dorongan dan pengakuan terhadap kontribusi
karyawan
3. Keterlibatan Karyawan
Karyawan pada seluruh tingkat adalah inti suatu perusahaan.
Keterlibatan mereka secara penuh memungkinkan kemampuannya
dapat digunakan untuk kemajuan perusahaan.
Manfaat Kunci :
● Motivasi, komitmen dan keterlibatan karyawan pada perusahaan
● Inovasi dan kreativitas dalam pencapaian tujuan organisasi
● Karyawan akan akuntabel untuk kinerjanya
● Karyawan berkeinginan berpartisipasi dan berkolaborasi terhadap
perbaikan berkelanjutan
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Memahami pentingnya kontribusi dan peranan karyawan bagi
perusahaan
• Mengidentifikasi hambatan kinerjanya
• Membangun rasa memiliki masalah dan tanggung jawab
mengatasinya
• Mengevaluasi kinerjanya dibandingkan sasaran kinerja individu
• Secara aktif mencari peluang meningkatkan kompetensi,
pengetahuan dan pengalaman
• Secara sadar bertukar pengetahuan dan pengalaman
• Secara terbuka mendiskusikan masalah dan isu
4. Pendekatan Proses
Suatu hasil yang diinginkan akan dicapai lebih efisien jika kegiatan
dan sumberdaya yang berkaitan dikelola sebagai suatu proses.
Manfaat Kunci :
● Biaya lebih murah dan waktu lebih singkat melalui penggunaan
sumberdaya yang efektif
● Hasil lebih baik, konsisten dan dapat diprediksi
● Peluang perbaikan lebih terfokus dan diprioritaskan
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Secara sistematis menetapkan aktivitas yang penting untuk
memperoleh hasil yang diinginkan
• Membangun tanggung jawab dan akuntabilitas untuk mengelola
aktivitas kunci
• Menganalisis dan mengukur kemampuan aktivitas kunci
• Identifikasi hubungan aktivitas-aktivitas kunci di dalam atau antar
fungsi perusahaan
• Fokus terhadap faktor-faktor sumberdaya, metoda, dan bahan
yang akan memperbaiki aktivitas kunci
5. Pendekatan Sistem
Identifikasi, pemahaman dan pengelolaan proses-proses yang saling
berkaitan sebagai suatu sistem akan berkontribusi terhadap
efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan.
Manfaat Kunci :
● Integrasi dan pengaturan proses-proses yang akan memberikan
hasil terbaik
● Kemampuan untuk memfokuskan upaya pada proses kunci
● Memberikan keyakinan kepada pihak berkepentingan tentang
konsistensi, efektivitas dan efisiensi perusahaan
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Mengstrukturkan suatu sistem untuk mencapai tujuan perusahaan
dengan cara paling efisien dan efektif
• Memahami saling ketergantungan antara proses dalam sistem
tersebut
• Pendekatan terstruktur yang mengharmonikan dan
mengintegrasikan berbagai proses
• Memberikan pemahaman lebih baik mengenai peranan dan
tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan bersama
sehingga mengurangi hambatan lintas fungsional
• Memahami kemampuan perusahaan dan pengetahui hambatan
sumberdaya sebelum melakukan tindakan
6. Perbaikan Berkesinambungan
Perbaikan berkesinambungan kinerja keseluruhan perusahaan harus
menjadi tujuan permanen perusahaan.
Manfaat Kunci :
● Peningkatan kinerja melalui perbaikan kemampuan perusahan
● Pelurusan kegiatan-kegiatan perbaikan pada seluruh tingkat
terhadap strategi perusahaan
● Kelenturan untuk kecepatan reaksi terhadap peluang
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Penjabaran pendekatan perusahaan secara luas dan konsisten
terhadap perbaikan berkesinambungan kinerja perusahaan
• Menyiapkan karyawan dengan pelatihan tentang metoda dan
perangkat perbaikan berkesinambungan
• Melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap produk, proses
dan sistem
• Menyusun sasaran sebagai pedoman dan melakukan pengukuran
untuk mengetahui pencapaian perbaikan
• Pengakuan dan pernyataan terhadap perbaikan
7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta
Pengambilan keputusan yang efektif didasarkan kepada analisis data
dan informasi.
Manfaat Kunci :
● Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas
keputusan sebelumnya melalui referensi catatan faktual
● Meningkatkan kemampuan me-review, mengelola opini dan
mengambil keputusan
● Meluasnya informasi tentang keputusan yang diambil
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Memastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan andal
(reliable)
• Membuat data mudah diakses bagi yang memerlukan
• Menganalisis data dan informasi dengan metoda yang sahih
• Membuat keputusan dan mengambil tindakan berdasarkan analisis
faktor seimbang dengan intuisi dan pengalaman
8. Hubungan Saling menguntungkan
Dengan Pemasok
Suatu perusahaan dan pemasok saling tergantung. Suatu hubungan
dengan prinsip manfaat bersama memperkuat kemampuan keduanya
untuk menciptakan nilai tambah.
Manfaat Kunci :
● Meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan
nilai tambah
● Fleksibiltas dan kecepatan respon bersama terhadap perubahan
pasar serta kebutuhan dan harapan pelanggan
● Optimisasi biaya dan sumberdaya
Upaya-upaya (program) yang dapat
dilakukan :
• Membangun hubungan yang seimbang antara jangka pendek dan
jangka panjang
• Menyatakan keahlian dan sumberdaya bersama mitra (pemasok)
• Identifikasi dan seleksi pemasok kunci
• Komunikasi terbuka dan jelas
• Berbagi nformasi dan rencana masa depan
• Membangun aktifitas pengembangan dan perbaikan bersama
• Memberi semangat, dorongan dan pengakuan perbaikan dan
prestasi yang dicapai pemasok
terima kasih