03-perencanaan proyek

MANAJEMEN PROYEK
PERANGKAT LUNAK
Program Pendidikan Vokasi
Universitas Brawijaya
Tahun 2011
Pertemuan 3
MEMULAI PROYEK
KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN
PROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PELAKSANAAN PROYEK
PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
WAKTU
3
9 BIDANG PENGETAHUAN
YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)
KEBUTUHAN
&
HARAPAN
MANAJM
CAKUPAN
PROYEK
MANAJM
WAKTU
PROYEK
MANAJM
BIAYA
PROYEK
MANAJM
MUTU
PROYEK
PIRANTI
&
TEKNIK
PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
STAKEHOLDER
MANAJM
SDM
PROYEK
MANAJM
KOMUNIKASI
PROYEK
MANAJM
RESIKO
PROYEK
BERHASIL
MANAJM
PEMBELIAN
PROYEK
4
BAHASAN
1.
2.
3.
Project Charter
Kick-off meeting
Persiapan perencanaan
5
Proses-proses
dlm manajemen integrasi proyek
1. Penyusunan
Project
Charter
2. Penyusunan
pernyataan
cakupan awal
3. Penyusunan
rencana
manajm proy
KLP PROSES
PELAKSANAAN
KLP PROSES
PENGAWASAN
KLP PROSES
PENUTUPAN
KLP PROSES
MEMULAI
KLP PROSES
PERENCANAAN
4. Pengarahan
& pengelolaan
pelaks proy
5 Monitoring &
Pengawsan
Pekerj proy
6. Pengendalian
perubahan
terintegrasi
7. Penutupan
proyek
6
PROJECT CHARTER


Project charter adalah dokumen yang secara resmi
menyatakan kewenangan sebuah proyek.
Draft project charter disusun oleh manajer proyek
dan disepakati oleh anggota tim proyek sebelum
diajukan kepada sponsor.
7
PROJECT CHARTER (lanj)



Project charter ditandatangani oleh anggota tim
sebagai tanda komitmen anggota tim pada
kegiatan proyek.
Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain
(klien / calon pengguna), maka mereka juga
diminta menanda-tangani.
Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak, maka
kontrak ini dapat berlaku sebagai project charter
bagi pelaksana pekerjaan yang dikontrakkan
8
PROJECT CHARTER
NAMA PROYEK: ………………
MULAI
: ………………
SELESAI: …………
INFORMASI ANGGARAN:
(Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya)
MANAJER PROYEK:
(Sebutkan nama lengkap, dan alamat e-mailnya)
SASARAN PROYEK:
(Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur)
PENDEKATAN:
(Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk melaksanakan
itu)
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM
NAMA
PERAN
POSISI
NAMA 1
SPONSOR
DIR. PEMASARAN
NAMA 2
MANAJER PROYEK
MANAJER T.I.
NAMA 3
ANGGOTA TIM
BAG. T.I
NAMA 4
ANGGOTA TIM
BAG. T.I
NAMA 5
ANGGOTA TIM
BAG. T.I
NAMA 6
ANGGOTA TIM
BAG. T.I
NAMA 7
TENAGA AHLI
MEWAKILI PENGGUNA
NAMA 8
TENAGA AHLI
MEWAKILI PENGGUNA
CARA KONTAK
E-MAIL; TELP; DLL
xx.bl.ac.id
(Schwalbe,Information Technology Project Management, 4thed, Thomson, 2006)
10
KICK-OFF MEETING
Kickoff meeting adalah pertemuan pertama, yang
dihadiri oleh semua pemangku kepentingan
(stakeholder) utama untuk mendiskusikan:
 Tujuan
/ sasaran
 Rencana secara umum
 Hal-hal lain yang dipandang penting untuk disepakati
11
PERSIAPAN PERENCANAAN

Sebelum menyusun rencana yang lengkap, hal-hal
yang sangat mendasar perlu dipersiapkan dulu, yaitu:
Cakupan proyek
 Jadwal proyek
 Standar mutu (kualitas)
 Estimasi anggaran biaya proyek
(CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality)


Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat:
Daftar resiko & Rencana komunikasi
12
CAKUPAN AWAL PROYEK

Karakteristik & batasan proyek dan produknya

Metode penerimaan

Pengendalian cakupan
13
TUGAS 3
Buatlah Project Charter sesuai topik kelompok
14
Pertemuan 3
PERENCANAAN PROYEK
PROSES-PROSES
DALAM PERENCANAAN PROYEK
BID. PENGETAHUAN
PROSES
INTEGRASI MNJ. PROY
1. MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK
MNJ. CAKUPAN PROYEK
1. PERENCANAAN CAKUPAN
2. PENDEFINISIAN CAKUPAN
3. MEMBUAT WORK BREAKDOWN STRUCTURE
MNJ. WAKTU PROYEK
1.
2.
3.
4.
5.
MNJ. BIAYA PROYEK
1. PENGESTIMASIAN BIAYA
2. PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA
MNJ. MUTU PROYEK
1. PERENCANAAN MUTU
PENDEFINISIAN KEGIATAN
PENGURUTAN KEGIATAN
PENGESTIMASIAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA
PENENTUAN DURASI
PENYUSUNAN JADWAL
16
PROSES-PROSES
DALAM PERENCANAAN PROYEK
BID. PENGETAHUAN
PROSES
MNJ. S.D.M. PROYEK
1. PERENCANAAN S.D.M.
MNJ. KOMUNIKASI
PROYEK
1. PERENCANAAN KOMUNIKASI
MNJ. RESIKO PROYEK
1.
2.
3.
4.
5.
MNJ. PEMBELIAN
PROYEK
1. PERENCANAAN PEMBELIAN DAN PENERIMAAN
2. PERENCANAAN KONTRAK
PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO
PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO
ANALISIS KUALITATIF RESIK
ANALISIS KUANTITATIF RESIKO
PENENTUAN TANGGAPAN RESIKO
17
PROSES PERENCANAAN DALAM
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
1. Penyusunan
Project
Charter
2. Penyusunan
pernyataan
cakupan awal
3. Penyusunan
rencana
manajm proyek
KELOMPOK PROSES
PENGAWASAN
KELOMPOK PROSES
PENUTUPAN
KELOMPOK PROSES
MEMULAI
KELOMPOK PROSES
PERENCANAAN
4. Pengarahan
& pengelolaan
pelaks proyek
KELOMPOK PROSES
5. Monitoring &
Pengawasan
Pekerj proyek
6. Pengendalian
perubahan
terintegrasi
PELAKSANAAN
7. Penutupan
proyek
18
BAHASAN

Rencana manajemen proyek

Isi rencana manajemen proyek

Contoh isi rencana manajemen proyek
19
RENCANA MANAJEMEN PROYEK




Merupakan dokumen resmi proyek yang diacu
dalam pelaksanaan, pengawasan, dan penutupan
proyek, yang menjamin proyek mencapai
sasarannya bila diikuti dengan baik
Disetujui oleh pemberi kerja
Diberikan kepada pihak-pihak yang dicantumkan
dalam rencana manajemen komunikasi
Dilengkapi dengan rincian pendukungnya
20
KEGUNAAN
RENCANA MANAJEMEN PROYEK






Sebagai pedoman pelaksanaan, pengawasan dan
penutupan proyek
Mendokumentasi asumsi-asumsi yang dijadikan dasar
dalam perencanaan
Mendokumentasi keputusan penting dan
pertimbangannya
Memfasilitasi komunikasi diantara stakeholder
Mendefinisikan pemeriksaan (review) manajemen dalam
hal: isi, cakupan, waktu
Sebagai dasar (baseline) untuk menilai kinerja dalam
kegiatan pengawasan proyek
21
MENYUSUN
RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Kegiatan ini mendokumentasikan tindakan yang
diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan,
mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua
rencana parsial ke dalam satu rencana manajemen
proyek
(contoh rencana parsial adalah: rencana cakupan,
rencana anggaran, dsb)

Proses penyusunan rencana manajemen proyek
berlangsung iteratif
22
MASUKAN DALAM PENYUSUNAN
RENCANA MANAJEMEN PROYEK
1.
2.
3.
4.
Pernyataan awal cakupan proyek, a.l memuat
sasaran proyek, sasaran produk, kriteria
penerimaan produk, dll
Proses-proses manajemen proyek
Faktor lingkungan proyek, baik dari perusahaan
maupun di luar perusahaan. Misal, budaya &
struktur organisasi, standar industri, standar
perusahaan, dll
Aset proses organisasi, seperti prosedur dan
aturan perusahaan
23
Penyusunan Rencana Manajemen
Proyek
Penyusunan rencana manajemen proyek
menggunakan

metodologi manajemen proyek,

sistem informasi manajemen proyek, dan

pertimbangan-pertimbangan ahli
24
ISI
RENCANA MANAJEMEN PROYEK
25
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
MENURUT PMBOK
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Rencana mnj. cakupan proyek
Rencana mnj. jadwal
Rencana mnj. biaya
Rencana mnj. mutu
Rencana perbaikan proses
Rencana mnj. SDM
Rencana mnj. komunikasi
Rencana mnj. resiko
Rencana mnj. pembelian
TERMASUK
(MINIMAL):
 Daftar milestones
 Kalender




sumberdaya
Baseline jadwal
Baseline biaya
Baseline mutu
Register resiko
26
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
•
•
•
•
•
•
Halaman sampul
Halaman revisi
Kata pengantar
Daftar isi
Daftar gambar
Daftar tabel
1.
2.
3.
4.
5.
Pendahuluan
Organisasi proyek
Proses manajerial
Proses teknis
Paket pekerjaan, jadwal,
dan anggaran
Tambahan (bila perlu)
• Index
• Lampiran
27
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB PENDAHULUAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Identitas proyek
Latar belakang, sasaran proyek
Sponsor
Serahan proyek (hasil proyek)
Evaluasi rencana manajemen proyek
Referensi
Istilah dan singkatan
28
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
1.
2.
3.
4.
MUATAN BAB ORGANISASI
PROYEK
Model proses
Struktur organisasional
Batasan dan antarmuka organisasional
Tanggung jawab proyek
29
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB PROSES MANAJERIAL
1.
2.
3.
4.
5.
Sasaran dan prioritas manajemen
Asumsi, ketergantungan dan kendala
Mekanisme monitoring dan pengawasan
Manajemen resiko
Perencanaan staf
30
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
MUATAN BAB PROSES TEKNIS
1. Metode, piranti dan teknik
2. Dokumentasi perangkat lunak
3. Fungsi-fungsi pendukung proyek
31
ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK
(IEEE 1058.1:1987 )
1.
2.
3.
4.
5.
MUATAN BAB PAKET KERJA,
JADWAL DAN ANGGARAN
Paket kerja
Ketergantungan
Kebutuhan sumber daya
Alokasi anggaran dan sumberdaya
(ikhtisar, rincian, dan anggaran lain)
Jadwal (ikhtisar, rincian, dan jadwal lain)
32
Contoh: Isi Rencana proyek (Schwalbe)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Project charter
Rencana cakupan
Rencana biaya
Jadwal kegiatan
Rencana manaj. mutu
Rencana manaj. resiko
Rencana keterlibatan
stakeholder
8. Rencana komunikasi
9. Baseline biaya & waktu
10. Proses manaj. komunikasi
11. Proses pengendalian
perubahan
12. Rencana manajemen
perubahan organisasional
13. Proses manajemen penerimaan
produk
14. Isyu kenaikan dan
manajemennya
15. Rencana pelatihan
16. Rencana implementasi dan
transisi produk proyek
33
SEKIAN
34