bab iii pesan bisnis

BAB III
MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa mampu:
1. Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis.
2. Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan
dan membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut.
3. Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiens
4. Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan
media yang paling tepat untuk mengirim pesan
PROSES MENULIS PESAN BISNIS


Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan,
pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak
lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan
dengan organisasi kita.
Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah
dalam proses menulis yaitu:
1.
Menulis pesan bisnis,
3. Menyelesaikan pesan
Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai
macam pesan, seperti; pesan positif, pesan negatif, pesn
persuasif, pesan lisan, pesan pekerjaan. (Bovee & Thill.
2009:125)
2.

Merencanakan pesan bisnis,
PROSES PERENCANAAN PESAN
BISNIS
 Perencanaan pesan bisnis adalah proses penetapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan
sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.
 Mengapa perlu perencanaan?
 Purwanto (2006:69) proses perencanaan
meliputi kegiatan;
1.
2.
3.
4.
Menentukan tujuan
Menganalisis audiens
Menentukan ide pokok
Menyeleksi saluran dan media
Merencanakan sebuah pesan diawali dengan merumuskan
tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan
pengirim dan penerima.
 Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;
1. Memberikan informasi (memberi tahu) tentang

segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis
kepada pihak lain.
2. Melakukan persuasi (membujuk) kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan
direspon sebagaimana dikehendaki.
3. Melakukan kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara
seseorang dengan pihak lain

Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu
apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa
yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah
mereka menerima pesan.
Partisipasi Komunikan
Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan
Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator
Kolaborasi
Tinggi
Persuasi
Sedang
Rendah
Informasi
Rendah
Sedang
Tinggi
Kendali Komunikator
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)

Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis
dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat
menjawab lima pertanyaan;
Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat
dari pesan yang akan dikirimkan?
2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?
5. Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi
Anda?
(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan
untuk mengirimkannya)
1.

Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan
seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn
komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.

Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan
memprediksi reaksinya terhadap pesan
Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;





Mengembangkan profil audiens
Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Memuaskan kebutuhan motivasional audiens
Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens
adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei
Cara Mengembangkan Profil
Audiens

Menentukan ukuran dan komposisi audiens


Mengenali audiens utama


Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Menentukan tingkat pemahaman audiens


besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan
menentukan bentuk dan format penulisan pesan
Memprediksi kemampuan serap audiens
Memperkirakan reaksi audiens

Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis
perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg
memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.
Memenuhi Kebutuhan Informasi

Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu
memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
1.
2.
3.
4.
5.
Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan
segera penuhi
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan
informasi tambahan yang relevan perlu diberikan
Berikan semua informasi yang diperlukan
Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya
Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi
audiens dan berikan perhatian khusus.
Contoh Kasus
Yth. Ibu Sisca
Saya baru saja kembali dari liburan yang menyenangkan di
Semarang. Akan tetapi pag ini saya menyadari bahwa
sepatu kulit warna hitam kesayangan saya hilang. Karena
saya memakai sepatu tersebut di Semarang, saya kira saya
meninggalkan sepatu saya di Pandanaran Hotel. Tolong
periksa apakah sepatu saya ada di kantor “tempat barangbarang hilang” dan tolong beritahu saya apabila Anda telah
menemukan sepatu saya yang hilang tersebut.
–
–
–
–
–
Apa yang hilang?
Siapa yang kehilangan?
Kapan tinggal di Hotel Pandanaran?
Dimana? Kamar no berapa?
Bagaimana cara memberitahu?
Memenuhi Kebutuhan Motivasional
Audiens


Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerjasama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens.
Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka
cara yang dapat dilakukan.
1.
Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat
diterima oleh audiens.

2.
Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia
sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakannya pada pertimbangan logika.
Menggunakan pendekatan emosional audiens.

Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih
diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga,
suka, benci, dan lain-lain
 Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik
yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga
dapat diterima oleh audiens.
 Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan
komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok
persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan
diperoleh bila kegiatan dilakukan.
 Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
 Menggali Ilham (brainstorming),
 Petunjuk atasan
 Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi
berulang-ulang
Ide-ide dapat disampaikan lewat dua
saluran yaitu saluran lisan dan tertulis.
 Saluran mana yang digunakan tergantung
pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan
harapan audiensnya
 Masing-masing saluran memiliki beberapa
jenis media yang dapat dipilh seperti;
surat, surat elektronik, telepon, faximile,
buletin.

Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
 Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
 Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
 Tidak membutuhkan catatan permanen
 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
dan ekonomis
 Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Kelebihan dan Kelemahan
Komunikasi Lisan
Kelebihan




Menyediakan umpan balik
dengan segera
Memungkinkan terjadinya
kenyamanan berinteraksi
Meliputi berbagai isyarat
nonverbal
Memungkinkan mengekspresikan emosi dibalik
pesan
Kelemahan



Tidak menyediakan rekaman komunikasi yg dapat
dibuktikan tanpa alat
perekam
Mengurangi kendali
komunikator pada pesan
Seringkali mengabai kan
kemungkinan memperbaiki
atau mengedit pesan
SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS
Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:
 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung
 Pesan terperinci dan kompleks
 Memerlukan perencanaan yang seksama
 Memerlukan catatan yg permanen
 Penerima dalam jumlah yang banyak
 Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara
geografis
 Ingin meminimalkan distorsi.
KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
KOMUNIKASI TERTULIS
Kelemahan
Kelebihan
Memungkinkan membuat
rencana dan mengendalikan pesan.
 Meningggalkan bukti yg
dapat diverifikasi
 Meminimalkan distorsi
pesan
 Dapat menjangkau penerima yang secara geografis jauh.





Membutuhkan waktu
untuk umpan balik
Kekurangan isyarat nonverbal
Membutuhkan keterampilan
khusus dlam menyiapkan,
dan memproduksinya
Membutuhkan banyak
sumberdaya utk membuat
dan mendistribusikannya
MEDIA





SALURAN LISAN
Percakapan tatap
muka (pidato,rapat ,
dll)
Telepon
Audio, TV, komputer
Teleconference
Video conference







SALURAN TERTULIS
Surat, memo, laporan
selebaran, proposal
E-mail
Telepon (SMS)
Komputer
Faks
Telegram
Pos biasa dan khusus
Pertimbangan dalam Pemilihan Media






Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan
media untuk; menyampaikan pesan,
menfasilitasi umpan balik.
Formalitas sebuah pesan
Keterbatasn media
Tujuan pengirim
Urgensi dan biaya
Preferensi /harapan penerima
Gambar : Kekayaan media
Termasuk: catatan,
memo, surat, e-mail
dan IM
Lebih
“kurus”
Dokumen Dokumen
tidak
yang
beralamat beralamat
Termasuk: pamflet,
buletin, dan laporan
standar
Termasuk: percakapan,
rapat,presentasi,
videoconference
Telepon
dan e-mail
Bertatap
muka
Termasuk: voice mail
dan teleconference
Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)
Lebih
kaya
TUGAS
Buatlah perencanaan pesan bisnis
 Apa temanya

1.
2.
3.
4.

Rumuskan tujuannya
Siapa dan analisis audiensnya
Tentukan ide pokoknya
Rencanakan saluran dan media yang akan
digunakan dan alasan mengapa saluran dan media
tersebut yang dipilih.
Dikumpulkan Senin, 17 Maret 2014