SIM Materi 2.

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Di dalam suatu perusahaan bagian manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar
pengambilan keputusan mereka. Sitem informasi mempunyai peranan yang penting dalam
menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan manajemen dan
keputusan manajemen itu membutuhkan suatu informasi yang berbeda-beda pula. Oleh karena
itu untuk dapat menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka kita
sebagai pengembang informasi harus terlebih dahulu memahami dan mengetahui kegiatan yang
dilakukan oleh manajemen dalam setiap pengambilan keputusannya.
1
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Tipe Informasi
Sistem informasi sekarang peranannya tdk hanya sebagai pengumpul data dan
mengolahnya menjadi informasi berupa laporan2 keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yg
lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2 perencanaan,
alokasi2 sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan2 dari sistem informasi
memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan2 yg terjadi didalam
organisasi untuk menjadi bukti yg berguna didalam menentukan tindakan yg diambil. Sistem
informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :
1. Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information)
Informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab
pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personilpersonilnya.
2. Informasi Pengarahan perhatian (attention directing information)
Membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg
menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk
melihat penyimpangan2 yg terjadi.
3. Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information)
Informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan
permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan
yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh
manajemen tingkat atas.
2
2.2. Karakteristik Informasi
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen
membutuhkan informasi yg berguna. Untuk tiap2 tingkatan manajemen dengan kegiatan yg
berbeda-beda, dibutuhkan informasi yg berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain:
1. Kepadatan Informasi
Untuk
manajemen
tingkat
bawah,
karakteristik
informasinya
adalah
terperinci(detail) dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi.
Sedang untuk manajemen yg lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik
informasi yg semakin tersaring(terfilter), lebih ringkas dan padat.
2. Luas Informasi
Manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu,
krn digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer
tingkat tinggi, karakteristik inf yg semakin luas, karena manajemen atas berhubungan
dengan masalah yg luas.
3. Frekuensi informasi
Manajemen tingkat bawah frekuensi inf yg diterimanya adalah rutin, krn
digunakan oleh manajer bawah yg mempunyai tugas yg terstruktur dgn pola yg berulang2
dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin
atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan
keputusan tdk terstruktur yg pola dan waktunya tdk jelas.
4. Waktu Informasi
Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan
oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah
terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf
prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa
depan.
5. Akses Informasi
Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat
disediakan oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan
demikian akses inf tdk dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk
3
level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer2 tingkat atas
perlu disediakan akses on line untuk mengambil inf kapan pun mereka membutuhkan.
6. Sumber Informasi
Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal
perusahaan, maka manajer2 tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data yg bersumber
dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada
masalah perencanaan strategik yg berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, shg
membutuhkan inf dgn data yg bersumber pd eksternal perusahaan.
2.3. Peran Manajemen
Informasi adalah sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk kelangsungan
perkembangannya. Sehingga jika sebuah perusahaan kekurangan informasi atau bahkan
informasi itu terlalu banyak maka dapat mengakibatkan perusahaannya akan mengalami
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan yang strategis
akan sangat terganggu dan pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dalam
lingkungan pesaingnya.
Pada sebuah perusahaan juga tentunya mengadakan beberapa pekerjaan yang bisa
menunjang bisnisnya, misal saja mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah setiap
harinya, daftar gaji yang harus disiapkan, penjualan dan pembelian atas perkiraan yang harus
dibutuhkan. Semua contoh itu pastinya akan mengolah data-data yang diperlukan, dalam hal ini
komputer akan memudahkan manusia dalam bekerja untuk mengolah data. Namun, dengan
adanya sebuah sistem informasi akan lebih mempermudah pengolahan tersebut, tentunya dengan
menggunakan sistem informasi manajemen yang tidak hanya bisa mengolah data, namun juga
dapat memberikan informasi kepada pihak manajemen secara mudah dan fleksibel, dan juga bagi
pengambil keputusan.
Dilihat dari pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum yang dikenal
oleh orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integreted) untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam
sebuah bisnis (organisasi), maka menurut O'Brein (2009) dapat disimpulkan bahwa peran SIM
dalam operasional perusahaan ada tiga, antara lain :
4
1. Menunjang kegiatan bisnis operasional
2. Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan
3. Menunjang keungulan srtategi kompetitif organisasi/perusahaan
Ketiga peran tersebut biasanya digambarkan dalam bentuk piramida seperti gambar dibawah ini .
1. Menunjang Kegiatan Bisnis Operasional
Peranan SIM untuk menunjang kegiatan bisnis operasional dapat dibagi lagi menjadi
beberapa proses lagi , antara lain :
a. Transaction Processing System (TPS)
Dalam proses TPS ini berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data
dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik. TPS ini digunakan untuk mencatat
dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan perubahan
persediaan/inventori. Dan pada proses TPS ini akan menghasilkan beberapa informasi produk
untuk penggunakan internal dan eksternal, contoh :
1) Pembuatan pernyataan konsumen
2) Cek gaji karyawan
3) Kuintasi penjualan
4) Order pembelian
5) Formulir pajak
5
6) Rekening keuangan
b. Process Control System (PCS)
Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses
operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control system
(PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh
komputer. Sebagai contoh kilang minyak petroleum dan asslemby lines dari pabrik-pabrik yang
otomatis menggunakan sistem ini.
c. Office Automation System (OAS)
Tugas dari proses OAS adalah :
1) Mengumpulkan data dan informasi
2) Memproses data dan informasi
3) Mengirim data dan informasi
Data dan informasi tersebut akan berproses dalam bentuk komunikasi kantor elektronik.
Contohnya :
1) Word processing dari Office Automation (OA)
2) Surat Elektronik
3) Teleconferencing
2. Menunjang Manajemen Dalam Mengambil Keputusan
Dalam pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem informasi manajemen akan
dilakukan oleh pihak top manajemen. Ada beberapa tipe dalam sistem pengambilan keputusan
tersebut, antara lain :
a. Laporan spesifikasi dan rencana awal untuk para manajer dikerjakan oleh information
reporting system (sistem pelaporan informasi)
Contoh : Pembiayaan tahunan, laporan keuangan bulanan atau tahunan
6
b. Dukungan ad hoc dan interaktif untuk pengambilan keputusan oleh manajer dikerjakan
oleh decision support systems (sistem pendukung keputusan)
Contoh : opsi bantuan di kuis ones to be a milionuer “audience”
c. Informasi kritikal untuk manajemen atas ditetapkan oleh executive information system
(sistem informasi eksekutif)
Contoh : Keputusan membuka cabang perusahaan atau pendirian prodi baru di universitas
d. Nasehat pakar untuk pengambilan keputusan operasional atau manajerial ditetapkan oleh
expert system (sistem pakar) dan knowledge-based information system (sistem informasi
berbasis pengetahuan lainnya)
Contoh : Penerapan kuisioner di perusahaan untuk mendukung keputusan rencana atau
bahkan perbaikan system di perusahaan
e. Dukungan langsung dan terus untuk aplikasi operasional dan manajerial dari end users
ditetapkan oleh end user computing System
Contoh : pengambilan data dari database oleh end user untuk patokan pengambilan
keputusan.
f. Aplikasi operasional dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis ditetapkan oleh
business function information System
Contoh : pembuatan laporan keuangan dengan memanfaatkan software aplikasi.
g. Produk dan layanan jasa yang bersaing untuk mencapai keuntungan strategis ditetapkan
oleh strategic information System
Contoh : Membuat strategi pengembangan produk dan jasa
3. Menunjang Keunggulan Strategi Kompetitif Perusahaan
Dalam sebuah persaingan, strategi sangatlah dibutuhkan untuk memberikan keunggulan
perusahaan dalam persaingan bisnis, tentunya dengan memperhatikan faktor biaya, mutu, dan
kecepatan proses. Strategi bisnis inilah yang akan menjadi pusat untuk mengendalikan strategi
organisasi dan strategi informasi. Dan dengan mendapatkan keunggulan kompetitif dalam
persaingan bisnis, maka akan membawa perusahaan tersebut dengan mudah mengendalikan
pasar dan meraih keuntungan usaha.
7
Beberapa kekuatan persiangan yang dapat dilawan dengan membangun strategi kompetitif ,
antara lain :
a. Persaingan dari para pesaing yang berada di industri yang sama
b. Ancaman dari perusahaan baru
c. Ancaman dari produk pengganti
d. Kekuatan tawar-menawar dari konsumen
e. Kekuatan tawar-menawar dari pemasok
Ada juga beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan bisnis,
antara lain :
a. Cost leadership (keunggulan biaya) : menjadi produsen produk atau jasa dengan biaya
rendah
Contoh : menurunkan harga jual produk atau jasa agar lebih menarik banya konsumen.
b. Product differentiation (perbedaan produk) : mengembangkan cara untuk menghasilkan
produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing
Contoh : dapat dilihat dari tempat penjualan dan kemasan produk. Jam tangan yang dijual
di supermarket atau mall akan lebih menarik dan mempunyai nilai jual yang tinggi
dibandingkan dengan jam tangan yang dijual di pasar atau di emperan (kaki lima).
c. Innvation (menemukan cara baru untuk menjalankan usaha) : yang termasuk dalam
pengembangan ini adalah pengembangan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing
Contoh : pengembangan produk mie instant yang berbeda dengan perusahaan mie instant
yang lainnya, misalnya Indofood yang memproduksi mie goring cabe ijo, yang belum
pernah dikeluarkan oleh mie instan lainnya.
Salah satu contoh dalam peranan stategi kompetitif adalah dalam sebuah perusahaan yang ingin
mengubah seluruh datanya menjadi basisdata dengan alat penghubung standar (seperti web
browser) sehingga memungkinkan informasi dapat dikomunikasi dengan para sekutu-sekutu
bisnis dan pelanggannya. Basisdata yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui web browser
mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis. Dan tentunya dengan strategi ini
dapat mempermudah pekerjaan dan dapat meningkatkan mutu usaha kerja perusahaan tersebut.
8
2.4. Tahapan Pengambilan Keputusan
Proses pengambilan keputusan memiliki berapa tahap :
Tahap 1 : Pemahaman dan Perumusan Masalah. Para manager sering menghadapi kenyataan
bahwa masalah yang sebenarnya sulit dikemukaan atau bahkan sering hanya mengidentifikasikan
masalah, bukan penyebab dasar. Para manager dapat mengidentifi8kasi masaklah dengan
beberapa cara. Pertama, manager secara sistematis menguji hubungan sebab-akibat. Kedua
manager mencari penyimpangan atau perubahan dari yang noirmal.
Tahap 2 : Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Setelah manajer menemukan dan
merumuskan masalah, manajer harus memutuskan langkah-langkah selanjutnya. Manajer
pertama kali harus menentukan data-data apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang
tepat dan kemudiaan mendapatkan informasi tersebut.
Tahap 3 : Pegembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima alternatif
keputusan pertama yang feasibel sering menghindarkan manager dari pencapaian penyelesaian
yang terbaik untuk masalah manajer.Pengembangan sejumlah alternatif memungkinkan manajer
menolak kecnderungan untuk membuat keputusan terlalu cepat dan membuat keputusan yang
efektif. Manager harus memilih suatu alternatif yang cukup baik, walaupun bukan esuatu yang
sempurna atau ideal.
Tahap 4 : Evaluasi Alternatif-Alternatif. Setelah manajer mengembangkan sekumpulan
alternatif, mansger harus mengevaluasi sekumpulan alternati, manager harus mengevaluasi untuk
menilai efektifitas etiap alternatif.
Tahap 5 : Pemilihan Alternatif Terbaik. Pembuatan keputusan merupakan hasil evaluasi berbagai
alternatif. Alternatif terpilih akan didasarkan pada jumlah informasi bagi manager dan
ketidaksempurnaan kebijakan manajer.
Tahap 6: Implementasi Keputusan . Setelah alternatif terbaik dipilih, para manager harus
membuat rencana untuk mengatasi berbagai permasalahan dam masalah yang mungkin dijumpai
dalam penerapan keputusan. Dalam hal ini, manager perlu memperhatikan berbagai resiko dan
ketidakpastian sebagai konsekuensi dibuatnya suatu keputusan. Disamping itu, pada
tahapimplementasi keputusan manager juga perlu menetapkan prosedur laporan kemajuaan
9
periodik dan memnpersiapkan tindakan korektif bila masalah baru muncul dalam pembuatan
kjeputusan, serta merancang peringatan dini untuk menghadapi berbagai kemungkinan.
Tahap 7: Evaluasi Hasil-Hasil. Keputusan. Implementasi keputusan harus selalu dimonitor.
Manajer harus meangevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan
memberikan hasil yang diinginkan.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka.
Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan inf untuk manajemen
setiap tingkatan. Tiap2 kegiatan dan keputusan manajemen yg berbeda. Oleh karena itu utk dpt
menyediakan informasi yg relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system
informasi hrs memahami terlebih dahulu kegiatan yg dilakukan oleh manajemen dan tipe
keputusannya.
10
DAFTAR PUSTAKA
1. http://shesaskia.blogspot.co.id/2010/10/konsep-dasar-pengambilankeputusan.html
2. http://alliemron.blogspot.co.id/2012/05/tipe-informasi.html
3. http://kulpulan-materi.blogspot.co.id/2012/11/peran-manajemen.html
11