16 Oktober 2013 Pra krisis dan manajemen isu Identifikasi krisis

16 Oktober 2013
-
Pra krisis dan manajemen isu
Identifikasi krisis
Menentukan crisis management team dan spoke person
Serta menyusun corporate communication plan
Dengan jumlah krisis yang tidak terhitung di masa lalu, perusahaan mulai menyadari
pentingnya membuat perencanaan krisis, sebelum krisis sebenarnya terjadi.
Perencanaan krisis dapat dilakukan dengan membentuk tim yang bertanggung jawab
dalam mengelola krisis. Masing-masing orang di dalam tim memiliki tanggung jawab
spesifik dan tugas yang jelas.
Perencanaan krisis yang baik akan mempunyai petunjuk spesifik yang jelas
bagaimana cara mengelola krisis berikut langkah-langkahnya. Perencanaan krisis seperti
membuat suatu petunjuk untuk pembangunan model pesawat terbang. Tanpa
petunjuk, tidak mungkin memasang model kapal terbang dengan semestinya. Cara
apapun yang ditempuh, perencanaan krisis PR adalah gagasan luar biasa bagi
perusahaan mana pun.
Saat krisis sudah meledak atau tidak dapat dihindari dampaknya terhadap perusahaan,
kontinuitas rencana bisnis adalah meminimalkan gangguan dan kerusakan. Perusahaan
harus melibatkan orang-orang yang dapat mengidentifikasi fungsi dan proses yang
sangat penting bagi kelangsungan bisnis.
Esensi manajemen krisis adalah upaya untuk menekan faktor ketidakpastian dan
faktor resiko hingga tingkat yang paling rendah
Manajemen krisis membedakan situasi krisis menjadi pra-krisis dan krisis. Situasi prakrisis adalah situasi masih tenang dan stabil, tanpa tanda-tanda akan terjadinya krisis.
Situasi krisis dirinci dalam tahap-tahap prodimal, akut, kronik, dan pengakhiran
(resolution). Pada tahap prodimal, hadir tanda-tanda. Pada tahap akut terjadi kerusakan
(damage), pada tahap kronik krisis akan berlanjut lebih parah dan pada tahap
pengakhiran, krisis berakhir/teratasi.
Suatu organisasi sebaiknya memiliki seorang PR yang memiliki keahlian dalam
menangani setiap isu yang beredar agar tidak menjelma menjadi krisis. Tugas PR adalah
mengantisipasi, menganalisis, menginterpretasikan opini publik, sikap dan isu-isu yang
mungkin memberi pengaruh (baik atau buruk).
Manajemen isu sebagai sebuah alat yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk
mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai isu yang muncul ke permukaan
serta bereaksi terhadap berbagai isu tersebut sebelum isu-isu tersebut diketahui oleh
masyarakat luas.
Pengendalian dan pengelolaan isu serta krisis menjadi sebuah bidang khusus yang
harus ditangani PR. Pada saat isu beredar, reputasi perusahaan berada dalam taruhan.
Reaksi manajemen isu yang efektif didasarkan pada bagian mengidentifikasi isu di awal
perkembangannya dan memberikan reaksi yang terorganisasi dalam upaya menangani
isu yang beredar di wilayah publik. Yang harus diingat adalah bahwa mengelola isu
seharusnya tidak dianggap sebagai kegiatan yang defensif. Sifat manajemen isu
sejatinya adalah proaktif, antisipatoris, dan terencana. Dirancang untuk memengaruhi
perkembangan sebuah isu, sebelum isu tersebut berkembang ke tahap serius yang
membutuhkan manajemen krisis.
Manajemen isu membantu perusahaan untuk berkompetisi dan menyesuaikan diri
terhadap perubahan, situasi, peristiwa yang terjadi. Hal ini dimungkinkan jika
perusahaan menerapkan kebijakan terbuka. Kebijakan ini akan membantu perusahaan
dalam mengidentifikasi dinamika lingkungan dan harapan publik atas perusahaan.
Berikut adalah tabel isi dari perencanaan krisis
Pendahuluan
Definisi
dan
proses
eskalasi krisis
Struktur tim manajemen
krisis
Daftar nama anggota TMK
Cara mengatur respon
media dalam situasi krisis
Cara mengatasi krisis
lanjutan
Manajemen
informasi
dalam krisis
Fasilitas
dan
perlengkapan
Daftar kontak/database
stakeholder perusahaan
di luar jam kerja
1.
2.
3.
4.
5.
Definisi singkat mengenai tujuan, ruang lingkup dan
kesesuaian crisis plan dengan bisnis perusahaan
Penjelasan mengenai tingkat krisis yang berbeda dalam
setiap proses eskalasi dan pemicu timbulnya krisis
Penjelasan mengenai struktur tim manajemen krisis
(TMK); komposisi, peranan dan tanggung jawab tim secara
garis besar
Meliputi peranan ketua/ pemimpin TMK, teknisis atau
operasional, coorporate affairs, sumber daya manusia
(SDM), hukum, hubungan konsumen dan administrasi
Pedoman praktik terbaik
Pedoman pesan kunci
Memberikan pengarahan pada juru bicara perusahaan
Mempersiapkan dan mengatur jalannya konferensi pers
Menyiapkan draft (pro forma) pernyataan pemilik
perusahaan
Pedoman praktik terbaik
Pedoman cara memprioritaskan, mengatur dan
memberikan informasi dalam situasi krisis
Fasilitas dan perlengkapan untuk digunakan oleh setiap
tim
Memperbarui data secara teratur dan mudah untuk
diakses
KRISIS SEBAGAI SEBUAH TANTANGAN KEPEMIMPINAN
Krisis dapat menyerang perusahaan dalam berbagai bentuk, seperti serangan teroris,
kecelakaan kerja, product recall atau bencana alam. Manajemen krisis berkaitan erat
dengan public relation dimana citra dan harga diri perusahaan dipertaruhkan.
Krisis ekonomi sebelas tahun lalu merupakan seleksi alam bagi perusahaan dan
pengusaha Indonesia. Beberapa perusahaan bisa bangkit lagi, namun sebagian yang lain
masih terpuruk hingga kini. Beberapa yang bangkit adalah mereka yang sebelumnya terkena
dampak paling parah dari krisis yang terjadi. Tak pelak kepemimpinan adalah faktor yang
paling berpengaruh untuk mengembalikan reputasi perusahaan.
Secara institusional, seoang pemimpin harus segera bertindak saat menghadapi krisis
manajemen. Cara yang dapat dilakukan, antara lain melakukan antisipasi, persiapan dan
meredakan kemungkinan krisis yang akan terjadi.
Untuk memastikan mekanisme manajemen krisis berjalan dengan efektif, maka dukungan
dan keterlibatan pimpinan mutlak dibutuhkan
BAGAN LEADERSHIP FRAMEWORK
Draft crisis management policy
-
Leadership commitment
Generic guidelines for action
crisis management team
-
Analyze & plan for crisis
Clarify roles & responsibilities
Communication strategy
-
infrastructure
connecting
stakeholder
partnership
-
Critical resources
Timely help
Ensure preparadnes
-
Training programmes
Mock drills
a. Langkah pertama yang harus diambil oleh pimpinan adalah menyusun tujuan crisis
managemen plan yang dibuat berdasarkan filosofi dan nilai perusahaan. Kepemimpinan
yang baik harus bisa membantu top management dalam menyusun kebijakan
manajemen krisis dengan mendefinisikan level-level krisis yang terjadi dalam
perusahaan. Hal ini menunjukkan komitmen pimpinan terhadap penyelesaian krisis
b. Langkah kedua dalam proses manajemen krisis adalah mengidentifikasi segala
kemungkinan yang menyebabkan terjadinya krisis di dalam perusahaan. Peran
pemimpin dalam tahap ini adalah memperkuat tim manajemen krisis untuk mempelajari
dan menganalisis berbagai variabel yang memengaruhi, seperti tingkatan pertumbuhan
industri, perubahan dunia bisnis, tekanan pasar dll
c. Langkah selanjutnya adalah memastikan strategi komunikasi berjalan secara efektif.
Dengan begitu diharapkan terciptanya komunikasi yang konsisten, baik di dalam
perusahaan (internal) dan dengan stakeholders atau mitra (eksternal)
Membangun hubungan yang baik dengan stakeholders merupakan salah satu peran
penting pemimpin. Melalui hubungan baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam
menghadapi krisis yang terjadi. Pemimpin pada level tertentu harus memastikan bahwa karyawan
sudah mendapatkan pendidikan dan pelatihan untuk menghadapi manajemen krisis. Kesiapan
karyawan dan perusahaan dalam menghadapi krisisharus dipantau dari waktu ke waktu melalui
simulasi-simulasi krisis.
TUGAS MAKALAH
Membuat suatu perencanaan dalam satu kasus dengan menggunakan strategi
komunikasi, bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan dalam perusahaan berdasarkan
informasi diatas.
Dikumpulkan dalam bentuk soft file ke [email protected] sebelum tanggal 23 Oktober
2013.
Terimakasih atas perhatiannya..
SELAMAT BEKERJA & GOOD LUCK 