PUSLIT METALURGI DAN MATERIAL PROSEDUR No. Dok PR

PROSEDUR
P U S L I T
METALURGI
DAN
MATERIAL
PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN
PENUNJUKKAN LANGSUNG
No. Dok PR-7.4.1-1
Ed 2 rev. 0
Tgl 5 Januari 2015
Hal 1 dari 4
1. Lingkup
Prosedur ini mencakup pengadaan barang/jasa untuk mendukung semua kegiatan yang
bersifat pengadaan pembelian langsung, sejak pengajuan oleh pemohon hingga evaluasi
pengadaan barang/jasa.
2. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa
yang dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Acuan
 SNI ISO 9001 pasal 7.4
 Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
4. Istilah dan Definisi
 Pengadaan barang/jasa adalah semua aktifitas atau kegiatan pengadaan barang/jasa yang
dibutuhkan untuk mendukung keberhasilan dan terlaksananya seluruh kegiatan yang ada
di lingkungan Puslit Metalurgi dan Material – LIPI
 Rekanan adalah perusahaan penyedia barang/jasa
 Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara
menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa
5. Penanggungjawab
• Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
6. Langkah
(1) Pemohon mengajukan permintaan barang/jasa dengan menggunakan FR-7.4.1-1 :
Permohonan Barang/Jasa, yang disetujui oleh Kepala Bagian yang bersangkutan, Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kepala Bagian Tata
Usaha Pusat Penelitian Metalurgi dan Material - LIPI, kepada Sub Bagian Umum
(2) Pejabat Pengadaan/Bagian Pengadaan membuat daftar permintaan barang/jasa yang
disetujui yang diserahkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang
didokumentasikan pada DP-7.4.1-1-1 : Permintaan Barang/Jasa Yang Disetujui dengan
Penunjukkan Langsung
(3) Bagian Pengadaan meminta PPK menentukan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dari
permintaan barang/jasa yang direkam dalam DP-7.4.1-1-2 : Berita Acara Penetapan HPS
Barang/Jasa Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
(4) Bagian Pengadaan membuat undangan pra-pengadaan langsung kepada beberapa
Disiapkan oleh :
Diperiksa Oleh :
Disetujui Oleh :
PROSEDUR
P U S L I T
METALURGI
DAN
MATERIAL
PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN
PENUNJUKKAN LANGSUNG
No. Dok PR-7.4.1-1
Ed 2 rev. 0
Tgl 5 Januari 2015
Hal 2 dari 4
rekanan yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-3 : Undangan Pra-Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
(5) Bagian Pengadaan melakukan proses penjelasan pengadaan barang/jasa penunjukkan
langsung/Aanwijzing kepada rekanan yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-4 :
Berita Acara Penjelasan Pekerjaan ( Aanwijzing ) Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
(6) Selanjutnya Bagian Pengadaan menerima dan mendokumentasikan Dokumen dan Surat
Penawaran Harga (SPH) dari rekanan dalam DP-7.4.1-1-5 : Berita Acara Penerimaan
Dokumen dan Surat Penawaran Harga (SPH) Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
(7) Bagian Pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi dan
penawaran harga dari rekanan yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-6 : Berita Acara
Evaluasi Dokumen dan Surat Penawaran Harga (SPH) Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
(8) Bagian Pengadaan mengundang rekanan untuk melakukan klarifikasi dan negosiasi
harga yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-7 : Undangan untuk Klarifikasi Harga
Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
(9) Setelah melakukan negosiasi harga dengan rekanan yang didokumentasikan dalam DP7.4.1-1-8 : Berita Acara Negosiasi Harga Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung,
Bagian Pengadaan memutuskan dan membuat Hasil Negosiasi Pengadaan Langsung
yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-9 : Berita Acara Hasil Negosiasi Pengadaan
dengan Penunjukkan Langsung
(10) Berdasarkan hasil negosiasi dengan rekanan, Bagian pengadaan mengajukan beberapa
calon pemenang kepada PPK yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-10 : Penetapan
Calon Pemenang Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
(11) PPK mengumumkan pemenang pengadaan langsung yang di dokumentasikan dalam
DP-7.4.1-1-11 : Berita Acara Penetapan Pemenang Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung, yang selanjutnya diterbitkannya Surat Perintah Kerja yang didokumentasikan
dalam DP-7.4.1-1-12 : Surat Perintah Kerja (SPK) Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
(12) Bagian Pengadaan mengeluarkan Surat Pesanan untuk rekanan yang menjadi pemenang
yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-13 : Surat Pesanan Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
(13) Pada saat rekanan menyerahkan barang pesanan, Petugas Penerima Hasil
Pekerjaan/Gudang melakukan pengujian/pemeriksaan/verifikasi terhadap barang/jasa
yang dating dan didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-14 : Berita Acara
Pemeriksaan/Pengujian Barang/Jasa Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung,
selanjutnya dilakukan serah terima barang/jasa yang didokumentasikan dalam DP7.4.1-15 : Berita Acara Serah terima Barang/Jasa Dari Rekanan Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
Disiapkan oleh :
Diperiksa Oleh :
Disetujui Oleh :
PROSEDUR
P U S L I T
METALURGI
DAN
MATERIAL
PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN
PENUNJUKKAN LANGSUNG
No. Dok PR-7.4.1-1
Ed 2 rev. 0
Tgl 5 Januari 2015
Hal 3 dari 4
(14) PPK melakukan proses pembayaran yang didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-16 :
Berita Acara Proses Pembayaran Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung , yang
ditindak lanjuti dengan menerbitkan Surat Permohonan Pembayaran Langsung yang
didokumentasikan dalam DP-7.4.1-1-17 : Surat Permohonan Pembayaran Langsung
(SPP-LS) Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
(15) Bagian Pengadaan melakukan evaluasi proses pengadaan Barang/Jasa yang telah
dilakukan dan didokumentasikan pada DP-7.4.1-2 : Evaluasi Proses Pengadaan
Barang/Jasa, yang di dalamnya termasuk evaluasi rekanan
7. Dokumen Terkait
•
•
•
•
FR-7.4.1-1
DP-7.4.1-2
DP-7.4.1-1-1
DP-7.4.1-1-2
•
•
DP-7.4.1-1-3
DP-7.4.1-1-4
•
DP-7.4.1-1-5
•
DP-7.4.1-1-6
•
DP-7.4.1-1-7
•
DP-7.4.1-1-8
•
•
•
DP-7.4.1-1-9
DP-7.4.1-1-10
DP-7.4.1-1-11
•
•
•
DP-7.4.1-1-12
DP-7.4.1-1-13
DP-7.4.1-1-14
•
DP-7.4.1-1-15
•
DP-7.4.1-1-16
•
DP-7.4.1-1-17
Disiapkan oleh :
: Permohonan Barang/Jasa
: Evaluasi Proses Pengadaan Barang/Jasa
: Permintaan Barang/Jasa Yang Disetujui dengan Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Penetapan HPS Barang/Jasa Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
: Undangan Pra-Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing) Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Penerimaan Dokumen dan Surat Penawaran Harga (SPH)
Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Evaluasi Dokumen dan Surat Penawaran Harga (SPH) Pengadaan
dengan Penunjukkan Langsung
: Undangan untuk Klarifikasi Harga Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
: Berita Acara Negosiasi Harga Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
: Berita Acara Hasil Negosiasi Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
: Penetapan Calon Pemenang Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Penetapan Pemenang Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
: Surat Perintah Kerja (SPK) Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
: Surat Pesanan Pengadaan dengan Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Pemeriksaan/Pengujian Barang/Jasa Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Serah terima Barang/Jasa Dari Rekanan Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
: Berita Acara Proses Pembayaran Pengadaan dengan Penunjukkan
Langsung
: Surat Permohonan Pembayaran Langsung (SPP-LS) Pengadaan dengan
Penunjukkan Langsung
Diperiksa Oleh :
Disetujui Oleh :
PROSEDUR
P U S L I T
METALURGI
DAN
MATERIAL
No. Dok PR-7.4.1-1
Ed 2 rev. 0
PENGADAAN BARANG/JASA DENGAN
PENUNJUKKAN LANGSUNG
Tgl 5 Januari 2015
Hal 4 dari 4
Diagram Alir
Mulai
X
1. User
Mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan
11. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Mengadakan Evaluasi terhadap dokumen prakualifikasi
dan SPH
2. Atasan Langsung
Menetapkan barang/jasa yang dibutuhkan
12. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Melakukan klarifikasi dan negosiasi harga
3. User
Mengajukan permintaan pembelian & spesifikasi barang/
jasa ke Bagian Persediaan/Gudang
13. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Menerbitkan Berita Acara Hasil Negosiasi Pengadaan
Langsung (BAHPL)
4. Bagian Persediaan/Gudang
Menerima dan memeriksa kesesuaian pengajuan dari user
dengan RKA-KL dan selanjutnya disetujui
14. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Menetapkan Calon Pemenang untuk Pengadaan langsung
5. PPK
Menerima permohonan yang telah disetujui oleh Bagian
Persediaan/Gudang
6. PPK
Mengajukan permintaan proses pengadaan barang/jasa ke
Bagian Pengadaan barang/jasa
15. PPK
Menetapkan Pemenang Pengadaan Langsung dan
menerbitkan SPK
16. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Menerbitkan Surat Pesanan kepada rekanan yang menjadi
pemenang
17. Petugas Penerima Hasil Pekerjaan
Melakukan pemeriksaan/pengujian barang/jasa dari
rekanan
7. PPK
Menerbitkan Berita Acara Penetapan HPS
18. Rekanan
Menerbitkan BAST
8. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Membuat Undangan Pengadaan Langsung kepada rekanan
9. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Mengadakan Penjelasan Pekerjaan/Aanwijzing kepada
rekanan
10. Bagian Pengadaan Barang/Jasa
Menerima Pemasukan SPH dari Rekanan
19. PPK
Menerbitkan Berita Acara Proses Pembayaran, kuitansi,
Faktur Barang, Surat Jalan
20. PPK
Menerbitkan SPP LS
21. Bagian Keuangan
Verifikasi dan Pembayaran
X
Y
Y
22. Bagian Persediaan/Gudang
Melakukan Inventarisasi Asset dan menyerahkan kepada
user
23. User
Menerima barang/jasa sesuai dengan permohonan
selesai
Disiapkan oleh :
Diperiksa Oleh :
Disetujui Oleh :