pengelolaan dana hibah yayasan tifa

PANDUAN
PENGELOLAAN DANA HIBAH (SUBGRANT)
Pesantren for Peace (PfP):
Program untuk Mendukung Peran Pesantren dalam
Mempromosikan HAM dan Penyelesaian Konflik secara Damai
Setelah pesantren penerima dana hibah menanda-tangani perjanjian kerjasama, maka
kedua belah pihak terikat dalam hak dan kewajiban sebagaimana tertuang dalam
perjanjian kerjasama.
Ketentuan Pengelolaan Dana Hibah
1. Setiap
bukti
yang
dilampirkan
harus bukti
asli
dan
pengelompokan
bukti
pengeluaran harus sesuai dengan urutan pos pengeluaran seperti dalam budget
yang disepakati pada perjanjian kerjasama. Bila dalam 1 (satu) bukti pengeluaran
memuat
pengeluaran
beberapa
pos
maka
bukti
dapat
digandakan
untuk
mempermudah pengelompokan dan ditandai dengan pewarna (stabilo) untuk
membedakan.
2. Pengeluaran yang disetujui oleh Tim Manajemen PfP terhitung sesuai periode
jangka waktu perjanjian kerjasama. Pengeluaran di luar periode jangka waktu
perjanjian kerjasama menjadi tanggungan Penerima dana hibah (kecuali ada
perjanjian lain).
3. Penerima dana hibah tidak diperkenankan memberikan honorarium/insentif
kepada Tim Manajemen PfP yang diasumsikan memiliki kepentingan dalam
keuangan,
dalam proses terjadinya pengeluaran dana hibah atau transaksi
kontrak, atau mempengaruhi dalam pengambilan keputusan penerimaan proposal.
4. Penerima dana hibah tidak dapat menerima honorarium ganda pada kegiatan yang
sama, misalnya menerima honorarium sebagai panitia pelaksana program sekaligus
juga menerima honorarium sebagai pembicara/moderator/dll.
5. Perubahan kegiatan, dimana kegiatan yang akan dilaksanakan berbeda dari yang
diusulkan semula, hanya boleh terjadi atas persetujuan Tim Manajemen PfP
dengan cara mengirimkan surat tertulis tentang permintaan perubahan kegiatan.
Tanpa adanya permintaan dan persetujuan perubahan kegiatan maka Tim
Manajemen PfP tetap mengacu pada perjanjian kerjasama awal dan setiap
perubahan menjadi tanggung jawab Penerima dana.
1
6. Perubahan anggaran tidak dapat dilakukan jika menambah total anggaran yang
tertuang
dalam
perjanjian
kerjasama.
Dengan
mempertimbangkan
aspek
fleksibilitas maka dimungkinkan adanya subsidi silang pada item anggaran dari
masing-masing item anggaran kegiatan dan berkoordinasi dengan Tim Manajemen
PfP.
7. Penggunaan sisa anggaran (bila ada) dapat digunakan untuk kebutuhan setelah
kegiatan selesai apabila memungkinkan dengan berkonsultasi kepada bendahara
PfP.
8. Tim Manajemen PfP tidak menerima pengeluaran di luar item anggaran yang telah
disetujui dalam kontrak kerjasama yang telah disepakati tanpa ada komunikasi
dengan Tim Manajemen PfP.
Pelaporan Keuangan
Berikut cara praktis pembuatan laporan keuangan:
1. Format pelaporan wajib mengikuti format laporan yang ada.
2. Pengisian pelaporan dimulai dari pembukuan bank dan pembukuan kas.
Rincian pengeluaran sesuai dengan urutan tanggal transaksi dimasukkan dalam form
format laporan keuangan (lihat contoh format laporan keuangan).
3. Setelah pelaporan pembukuan bank dan kas selesai dibuat maka dilanjutkan dengan
memasukan seluruh pengeluaran kas ke Anggaran vs Pengeluaran. Maksudnya,
anggaran yang telah disepakati dalam perjanjian kerjasama dimasukkan ke dalam
Kolom Anggaran yang telah disetujui
dan pengeluaran riil dimasukan ke dalam
Kolom Pengeluaran sesuai dengan bukti yang ada (lihat contoh format laporan
keuangan).
4. Seluruh bukti pengeluaran bank dan kas dilampirkan dengan dokumen yang asli,
contoh: rekening koran, kuitansi, tanda terima honor, bon, absensi, dan lain
sebagainya.
5. Setiap laporan keuangan wajib ditanda-tangani oleh ketua dan bendahara pelaksana
kegiatan.
6. Setiap transaksi di atas 5 (lima) juta rupiah harus melalui transfer via bank.
Bukti-bukti yang dilampirkan
1. KESEKRETARIATAN
1.1
ATK

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi) dari
penjual berstempel asli.
1.2
PENGGANDAAN MATERI

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi) dari
2
penjual berstempel asli.
1.3
BIAYA KOMUNIKASI

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran dari POS atau
perusahaan jasa ekspedisi.

Pembelian Pulsa Handphone harus menyertakan bukti pembayaran dari
penjual berstempel asli.

1.4
Surat pernyataan penggunaan biaya komunikasi (form disediakan).
TRANSPORT PELAKSANA PROGRAM

Tanda terima dengan 2 (dua) tanda tangan (penerima dan bendahara).
Tanda terima tersebut harus menerangkan rute dari mana-kemana dan
tujuannya apa disertai tanggal yang lengkap (form disediakan).
1.5
SEWA RUANGAN ACARA

Kontrak sewa menyewa.

Bukti pembayaran dari penyewa.

Daftar pembanding (minimal 3 tempat) apabila penyewaaan yang bernilai
lebih dari Rp. 10.000.000,-. Bila tidak memungkinkan memperoleh surat
penawaran
maka
konfirmasi
per
telepon
dapat
dilakukan
dengan
mencantumkan nama, alamat, no telepon penjual dan tanggal konfirmasi.
Kemudian mengisi form pembanding (form disediakan).
1.6
DOKUMENTASI

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran dari penjual
berstempel asli.
1.7
SEMINAR KIT

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran dari penjual
berstempel asli.
2. PERALATAN
2.1 PEMBELIAN

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi) dari
penjual berstempel asli.
2.2 SEWA (komputer, printer, LCD)

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi)
berstempel asli.
3. PAKET PERTEMUAN (akomodasi, konsumsi)

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi) dari hotel/tempat
penyelenggaraan/catering berstempel asli.

Kontrak dengan pihak hotel/tempat penyelenggaraan.

Daftar hadir panitia, pembicara & peserta (form disediakan).
3
4. TRANSPORTASI LUAR KOTA
4.1 TRANSPORTASI UDARA

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi) dari travel
biro.

Tiket asli.

Boarding pass.

Airport tax (pajak bandara).
4.2 TRANSPORTASI DARAT

Tiket asli.

Untuk sewa menyewa kendaraan: kontrak/surat perjanjian sewa-menyewa
kendaraan
dan
bukti
penagihan
(invoice)
dan
pembayaran
yang
mencantumkan nama, alamat dan nomor telepon pemilik kendaraan.
4.3 TRANSPORTASI LAUT

Tiket asli.
5. TRANSPORT PESERTA

Daftar tanda terima (form disediakan).

Daftar hadir/absensi (form disediakan).
6. PUBLIKASI (spanduk, backdrop, poster, stiker, dan lain-lain)

Bukti penagihan (invoice/bon) dan bukti pembayaran (kwitansi) berstempel
asli.
7. HONORARIUM

Untuk penerima honorarium wajib dilengkapi dengan bukti pembayaran
honorarium dengan form yang telah disediakan
diisi selengkap
mungkin dengan melampirkan Curriculum Vitae (CV) dan
surat
pernyataan kesediaan.
Setiap transaksi dengan pihak ketiga diatas Rp. 500.000,- harus menggunakan
materai.
Untuk nominal Rp. 500.000,- sampai dengan Rp.1.000.000,- menggunakan materai
3000. Sedangkan diatas Rp. 1.000.000,- menggunakan materai 6000.
4