Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

Pengelolaan Proyek Sistem
Informasi
Manajemen Sumber Daya Proyek
Outline
Sumber Daya Proyek
 Tim Proyek dan Organisasi

◦ Stakeholder
◦ Organisasi Proyek
Sumber Daya Proyek

Pada sebuah proyek diperlukan adanya
sumber daya manusia, peralatan kerja, dan
fasilitas yang dikenal dengan istilah
resource
Sumber Daya Proyek

Pada proyek SI ada 3 kategori utama dari
sumber daya:
◦ Manusia
◦ Komponen perangkat lunak
◦ Lingkungan pengembangan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang
tiap sumber daya:
◦
◦
◦
◦
Deskripsi sumber daya
Pernyataan ketersediaan
Waktu ketika sumber daya diperlukan
Durasi waktu ketika sumber daya dipakai
Sumber Daya Proyek

Sumber Daya Manusia
◦ Jumlah
 Jumlah orang yang diperlukan untuk sebuah proyek
◦ Keahlian
 Tim dapat berkonsultasi dengan spesialis ketika
dibutuhkan
◦ Lokasi
 Tim mungkin terpisah secara geografis di beberapa
lokasi yang berbeda
Sumber Daya Proyek

Sumber Daya Perangkat Lunak
◦ Component-based software engineering
menekankan kemampuan pakai ulang, yaitu
penciptaan dan penggunaan kembali blok
bangunan perangkat lunak
◦ Blok bangunan semacam itu, sering disebut
komponen
Sumber Daya Proyek

Sumber Daya Perangkat Lunak
◦ Menurut E. M. Bennatan dalam Software
Project Management, ada 4 kategori yang
perlu dipertimbangkan:




Off-the-shelf components
Full-experience components
Partial-experience components
New components
Sumber Daya Proyek

Sumber Daya Lingkungan
◦ Lingkungan yang mendukung proyek perangkat
lunak, yang disebut juga Software Engineering
environment (SEE), menggabungkan perangkat
lunak dan perangkat keras
 Perangkat keras menyediakan platform yang mendukung
tools yang diperlukan untuk menghasilkan produkproduk kerja yang merupakan hasil praktik rekayasa
perangkat lunak yang baik
 Ketika suatu sistem berbasis komputer direkayasa, tim
perangkat lunak mungkin membutuhkan akses ke elemen
perangkat yang dikembangkan oleh tim rekayasa yang
lain
Sumber Daya Proyek
Tim Proyek dan Organisasi

Peran perencanaan dalam suatu proyek sangatlah
penting, segala sesuatu harus dimulai dari rencana dan
disepakati bersama antara para stakeholder yang terlibat
dalam proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Stakeholder

Manajer Senior
◦ yang mendefinisikan isu-isu bisnis yang sering memiliki pengaruh
signifikan pada proyek

Manajer Proyek
◦ yang harus merencanakan, memotivasi mengatur, dan mengontrol
para praktisi yang melakukan proyek

Praktisi
◦ yang memberikan ketrampilan teknis yang diperlukan tim (analis
sistem, desainer sistem, programmer)

Pelanggan
◦ yang menentukan kebutuhan perangkat lunak yang akan
direkayasa dan pemangku kepentingan lain yang memiliki
kepentingan terhadap hasil proyek

Pengguna Akhir
◦ yang berinteraksi dengan sistem setelah sistem tersebut
dikeluarkan untuk digunakan
Tim Proyek dan Organisasi –
Stakeholder

Manajer Proyek (Pimpinan Proyek)
◦ Adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan
untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan harian
pengelolaan proyek untuk kepentingan proyek
◦ Keahlian seorang manajer proyek:
 Keahlian personal, kepemimpinan, komunikasi, negosiasi,
mendengarkan, membangun tim
 Keahlian teknis, manajemen konfigurasi, manajemen data,
manajemen informasi, strategi, keamanan jaringan dan
lain-lain
 Keahlian manajemen
 Keahlian menangani situasi, fleksibel, keras dan tegas bila
diperlukan, kreatif
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Organisasi proyek adalah organisasi yang
disusun berdasarkan adanya sebuah
proyek, bila proyek tersebut sudah selesai
maka organisasi pun dibubarkan
 Bentuk-bentuk organisasi yang terkenal:

◦ Organisasi proyek fungsional
◦ Organisasi proyek murni
◦ Organisasi proyek matriks
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Fungsional
◦ Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan
menurut fungsinya, memiliki struktur dengan
konsep otoritas dan hierarki vertikal
◦ Manajer tingkat atas yang berada dalam fungsi
tersebut akan diberikan wewenang untuk
mengkoordinir proyek
 Jika suatu proyek merupakan proyek pengembangan yang
melibatkan penerapan teknologi baru, maka dikelola
dibawah divisi produksi
 Jika berupa peluncuran produk baru ke pasar maka
proyek layak dikelola dibawah divisi pemasaran
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Fungsional
◦ Bila proyek melibatkan beberapa unit fungsional
maka manajemen perlu menciptakan koordinasi
antar unit yang bisa mengintegrasikan aliran kerja
tanpa merubah struktur yang ada yaitu dengan
menambahkan jabatan pimpinan
proyek/koordinator proyek
◦ Koordinator proyek
 mengkoordinasikan pekerjaan yang berhubungan dengan
proyek
 tidak mempunyai otoritas secara vertikal
 tetapi menangani keputusan-keputusan tentang
anggaran, jadwal dan performansi proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Fungsional
Kelebihan
Kelemahan
Fleksibilitas tinggi dalam
penggunaan staf/karyawan
Klien tidak menjadi perhatian
utama
Staf dapat ditugaskan di
banyak proyek
Cenderung berorientasi pada
aktivitas yang sesuai fungsinya
(tidak problem-oriented)
Dapat dikelompokkan dalam
satu grup untuk berbagi
pengetahuan/pengalaman
dalam pemecahan teknis
Tidak ada individu yang diberi
tanggung jawab penuh untuk
mengurus proyek
Memiliki jalur-jalur karir bagi
keahlian tertentu
Motivasi cenderung lemah
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Murni
◦ Struktur organisasi proyek ini merupakan
bagian tersendiri dari organisasi fungsional
perusahaan, dimana manjer mempunyai
otoritas penuh terhadap proyek
◦ Proyek menjadi organisasi tersendiri dengan
staf teknis tersendiri, administrasi proyek
terpisah dari ikatan organisasi induk,
mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan
atau kegagalan secara periodik tentang proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Murni
Kelebihan
Manajer proyek memiliki
wewenang penuh
Kelemahan
Mungkin terjadi duplikasi
sumber daya
Anggota tim proyek
Kemungkinan terjadi
bertanggung jawab secara
penumpukan sumber daya
langsung pada manajer proyek yang berlebihan
Pengambilan keputusan dapat
dilakukan dengan cepat
Biaya cenderung tinggi
Adanya dukungan menyeluruh Ada masalah keberlangsungan
terhadap proyek
SDM setelah proyek selesai
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Matriks
◦ Struktur organisasi proyek ini biasanya
gabungan dari organisasi proyek murni dan
fungsional, manfaatkan ahli berbagai disiplin
ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional
sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak
mengganggu proses pelaksanaan proyek serta
organisasi fungsional perusahaan
◦ Organisasi matrik adalah organisasi proyek
murni yang melekat pada divisi fungsional
dalam organisasi induk
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Matriks
◦ Alokasi sumberdaya bisa dilakukan dengan
melihat proyek mana yang lebih diprioritaskan
dan bagaimana sumberdaya yang dibutuhkan
tersedia
◦ Ada kemungkinan antara manajer proyek
saling berebut sumberdaya tertentu yang
sangat diperlukan
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Organisasi Proyek Matriks
Kelebihan
Kelemahan
Mudah mendapat staf potensial
yang dibutuhkan dari tiap unit
Ada kemungkinan proyek
terbengkalai karena perintah
dari dua manajer
Tidak terjadi duplikasi sumber
daya
Dapat menimbulkan persaingan
antar manajer proyek
Tidak timbul masalah
keberlangsungan SDM bila
proyek telah selesai
Melanggar prinsip utama dari
manajemen yakni unity of
command
Konsisten dengan kebijakan dan Pada proyek yang dikelola satu
prosedur dari perusahaan induk unit fungsional, divisi yang
bersangkutan yang memegang
keputusan
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993)
mengindentifikasi 7 faktor yang berpengaruh
dalam pemilihan struktur organisasi
manajemen proyek yaitu:
◦
◦
◦
◦
Ukuran proyek
Kebijakan strategis
Kebutuhan terhadap inovasi
Kebutuhan terhadap intergrasi (departemen yang
terlibat)
◦ Kompleksitas lingkungan
◦ Batasan waktu dan anggaran
◦ Stabilitas permintaan sumber daya
Tim Proyek dan Organisasi –
Organisasi Proyek

Fungsional
◦ Skala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional,
sedikit resiko, kepastian tinggi, faktor biaya dan waktu
bukan hal kritis

Proyek Murni
◦ Skala menengah dan besar dengan kompleksitas tinggi,
jumlah proyek sedikit, memerlukan tenaga ahli dengan
perhatian penuh, beresiko tinggi, penuh ketidakpastian,
biaya dan waktu merupakan hal kritis

Matriks
◦ Sejumlah proyek dikerjakan bersamaan, sumber daya
fungsional digunakan secara part-time, beresiko tinggi,
penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal
kritis