manajemen unit kerja rm, menjaga mutu rm dan statistik rs

MANAJEMEN UNIT KERJA RM,
MENJAGA MUTU RM DAN STATISTIK RS
Oleh :
Warsi Maryati, A.Md.RMIK., S.KM
MANAJEMEN UNIT KERJA RM
• Lingkup Pembahasan :
• Penerapan Prinsip Ergonomi dalam Mendesain
Sarana Prasarana dan Ruang Kerja Rekam Medis
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja Rekam
Medis
• Perhitungan Jumlah Sarana dan Prasaran Rekam
Medis
Penerapan Prinsip Ergonomi dalam Mendesain
Sarana Prasarana dan Ruang Kerja Rekam Medis
•
•
•
•
•
Desain Tempat Pendaftaran
Desain Unit Rekam Medis
Desain Ruang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Desain Sarana Prasarana Rekam Medis
- Meja, Kursi, Rak, dll
Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja
Rekam Medis
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja Rekam
Medis
• Metode :
• FTE (Full Time Equivalent)
• WISN (Work Load Staffing Needs)
• Standar Ketenagaan Minimal
• Rasio SDM Kes dengan jumlah penduduk
• Analisis Beban Kerja Kesehatan
Perhitungan Jumlah Sarana dan Prasarana
Rekam Medis
• Perhitungan jumlah kebutuhan loket pendaftaran
dan ruang rekam medis
• Perhitungan jumlah kebutuhan rak dokumen rekam
medis
• Perhitungan jumlah kebutuhan formulir rekam medis
Kebutuhan ruang di URM
Loket pendaftaran
Ruang kerja
Ruang penyimpanan RM
SANGAT
PENTG
Ruang tamu
Ruang rapat
PENTING
KURANG PENTING
Gudang
Dapur
Kamar mandi
KEBUTUHAN RUANG
a.
Loket Pendaftaran
Kebutuhan loket = Jumlah pasien (total) x t
Jam kerja loket
t = waktu di loket/pasien
b. Ruang Kerja
Jumlah petugas terbanyak berdasarkan shift (pagi)+peralatan
Shift Kerja:
Pagi >>>
Siang >>
Malam >
c.
Ruang Penyimpanan RM  UU atau Ketentuan yg Berlaku (5 th)
d. Ruang lain-lain: gudang, dapur, toilet dll
KEBUTUHAN LOKET PENDAFTARAN
LATIHAN KASUS:
1. Jumlah pasien RJB
2. Jumlah pasien RJL
3. Jumlah pasien RI
TOTAL
4. Lama loket buka
: 14 orang / hari.
: 45 orang / hari.
: 9 orang / hari. +
68 orang
: 14 jam (07.00 wib – 21.00 wib)
JAWAB:
Lama penyelesaian 1 RM di loket
Pasien RJB
= 105 “
Pasien RJL
= 95 “ +
200”/60’
= 3,33’ per 1 RM = 3’/1 RM.
Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per jam = 60’/ 3’ / 1 RM = 20 RM/jam.
Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per 14 jam= (20 RM/jamx14 jam).
= 280 RM/14 jam.
Jumlah loket yang dibutuhkan
= 68 pasien/hari x (1 loket)
280 RM/14 jam
= 0,24 loket = 1 loket.
LOKET BUKA
LUAS LOKET
Diketahui
Peralatan yang terdapat di loket.
1. Meja loket
(2,4 m x 0,5 m)
= 1,2 m2
2. Meja komputer
(0,5 m x 0,5 m)
= 0, 25 m2
3. Kursi moveable
(0,5 m x 0,5 m)
= 0,25 m2 +
TOTAL
1,7 m2
Space ruangan (60 % x 1,7 m2 )
= 1,02 m2
Luas loket (1,7 m2 + 1,02 m2)
= 2,72 m2  3 m2
 60% adalah persentase jarak lalu lalang maupun jarak antara satu alat dengan
alat lainnya yang dibutuhkan dalam suatu ruangan.
LUAS RUANG KERJA
Identifikasi jenis ruang
1. Ruang Manajer
2. Ruang staf (jumlah)
Identifikasi peralatan yang digunakan
1. Meja
2. Kursi
3. Filing Kabinet dll
LUAS RUANG KERJA
1. Ruang Manajer URM.
Peralatan yang dibutuhkan di ruang Manajer URM
a. Meja 1 biro (1,55 m x 0,6 m)
b. Filing kabinet (0,4 m x 0,6 m)
c. 3 buah kursi movable (0,5 m x 0,5 m)
d. 1 unit komputer + meja (1,03 m x 0,6 m)
space ruangan (60 % x 2,538 m2)
luas ruang kerja (2,538 m2 + 1,5228 m2)
2. Ruang Staf URM.
Peralatan yang dibutuhkan di ruang kerja staf:
a. 3 buah meja ½ biro (1,2 m x 0,6 m)
b. 2 buah filing kabinet (0,4 m x 0,6 m)
c. 1 buah rak terbuka untuk sortir (0,38 m x 0,38 m)
d. 3 buah kursi movable (0,5 m x 0,5 m)
e. 1 buah mesin tik listrik + meja (0,6 m x 0,6 m)
f. 1 unit komputer + print + meja (1,03 m x 0,6 m)
space ruangan (60 % x 5 m2)
luas ruangan kerja (5 m2 + 3 m2)
=
=
=
=
0,93 m2
0,24 m2
0,75 m2
0,618 m2 +
2,538 m2
= 1,5228 m2
= 4,0608 m2  4 m2
=
=
=
=
=
=
2,16 m2
0,48 m2
0,14 m2
0,75 m2
0,36 m2
0,618 m2 +
4,508 m2  5 m2
= 3 m2
= 8 m2
LUAS RUANG PENYIMPANAN RM
Kebutuhan rak filing RM
1. Ukuran RM
2. Jenis statis atau moveable=roll-o-pact
3. Ukuran rak  daya tampung RM
4. Jumlah RM  periode tertentu
Luas ruangan
1 unit ROP
1 unit ROP, terdiri dari:
• 3 sub rak ke samping @100 cm
• 7 sub rak ke atas-bawah
1
2
3
4
Kapasitas 1 unit ROP  tebal 1 RM +0,5cm
5
6
7
1
2
3
= {7 x (100/ 0,5)} x 3 = 4.200 RM
KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN (5 TH)
Jumlah RM dalam jangka waktu 5 tahun
Daya tampung RM  rak filing
CONTOH KASUS
1. JUMLAH RM DALAM 5 TAHUN “RS A”
= {(TAHUN x jumlah HARI setahun x pasien RJB) + pasien RJL}
= {(5 tahun x 365 hari x 14 orang) + 45 orang}
= (25.550 + 45 orang) = 25.595 RM/5 tahun.
2. KEBUTUHAN ROP
1 unit ROP kapasitas 4.200 RM  25.595/4.200=6,1  maka
dalam 5 tahun butuh  6 unit ROP
KEBUTUHAN LUAS RUANG
PENYIMPANAN
• Tergantung jenis Rak penyimpanan
yang digunakan (ROP atau rak statis)
Langkah-langkah:
1. Hitung kebutuhan jumlah rak
2. Hitung kebutuhan luas setiap 1 unit rak
3. Hasil perhitungan luas 1 unit rak x jumlah unit rak yang diperlukan,
lalu tambahkan dengan lebar gang yang diperlukan (mis: 60-90 cm)
4. Total kebutuhan luas ruang ditambah 60%
CONTOH
• Kebutuhan 6 unit ROP
• Luas 1 unit ROP = 3 x 100cm x 37 cm = 1,1 m2
• Luas 6 unit ROP = (6 x 1,1 m2) + 0,8 m2= 7,4
m2
• Kebutuhan luas 6 unit ROP = 7,4 m2 + 60%
(7,4) = 7,4+4,4= 11,84 m2  12 m2
TOPIK TERBARU
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Rak Dokumen Rekam
Medis Inaktif
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Loket Pendaftaran
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Formulir Rekam
Medis
• Mendesain Rak Dokumen Rekam Medis
MENJAGA MUTU REKAM MEDIS
•
•
•
•
•
Lingkup Pembahasan :
Analisis Kuantitatif Dokumen Rekam Medis
Analisis Kualitatif Dokumen Rekam Medis
Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis
Akreditasi Rumah Sakit dan Puskesmas
Analisis Kuantitatif Dokumen Rekam Medis
•
•
•
•
Identifikasi
Pelaporan
Autentifikasi
Pencatatan
KOMPONEN 1.
Identifikasi Pasien
1.
Minimal setiap lembar berkas mempunyai Nama
dan No.Rekam Medis pasien.
2. Bila ada lembaran yang tanpa identitas harus di
review untuk menentukan milik siapa lembaran
tersebut. Dalam hal ini secara Concurrent Analysis
lebih baik sebab lebih cepat mengetahui
identitasnya daripada Retrospective Analysis.
KOMPONEN 2.
Adanya semua laporan/ Catatan yang penting (Review of
Necessary Report)
Contoh: Lembar Riwayat pasien, Pemeriksaan Fisik, Catatan
Perkembangan, Observasi klinik, Ringkasan Penyakit.
Lembaran tertentu kadang kala ada tergantung kasus pasien.
Contoh: Laporan operasi, anestesi, Hasil PA.
Penting ada tanggal dan jam pencatatan, sebab ada kaitannya
dengan peraturan pengisian.
!!! Sebuah laporan tidak ditemukan karena memang tindakan tidak
dilakukan, maka hal ini tidak dianggap sebagai suatu defisiensi
KOMPONEN 3.
Review Autentikasi
1.
Tanda tangan, Cap/ stempel , dan inisial yang dapat
diidentifikasi dalam Rekam Medis, atau kode
seseorang untuk komputerisasi.
2. Ada titel/ gelar profesional (Dokter, Perawat )
3. Bila ditulis oleh dokter jaga atau mahasiswa: !! maka
ada tanda tangan sipenulis di tambah countersign oleh
supervisor “telah direview dan dilaksanakan atas
instruksi dari ……… atau telah diperiksa oleh ……………..
Nama, tt/ paraf dan gelar
KOMPONEN 4.
Review Pencatatan
Cara pengisian:
• Tidak ada penghapusan,
• setiap coretan disertai dengan paraf,
• penggunaan singkatan dan istilah baku
24
Analisis Kualitatif Dokumen Rekam Medis
a. Review kelengkapan dan kekonsistensian diagnosa
b. Review kekonsistensian pencatatan diagnosa
c. Review pencatatan hal-hal yang dilakukan saat
perawatan dan pengobatan
d. Review adanya informed consent yg seharusnya ada
e. Review cara/ praktek pencatatan
f. Review hal-hal yang berpotensi menyebabkan
tuntutan ganti rugi
a. Review kelengkapan
dan kekonsistensian diagnosa
• Diagnosa saat masuk (admitting diagnosis)
-> alasan masuk rawat
• Diagnosa tambahan (additional diagnosis)
• Differensial diagnosis
• Preoperative diagnosis
• Postoperative diagnosis
• Phatological diagnosis  dari hasil PA
• Clinical diagnosis (penyebab sakit etiologi/kel fungsi)
• Diagnosa akhir ( diagnosa klinis) dan prosedur
• Diagnosa utama (principal diagnosis)
• Diagnosa kedua ( Secondary diagnosis)
b.Review Kekonsistensian Pencatatan
• Konsistensi
merupakan
suatu
penyesuaian/
kecocokan antara 1 bagian dengan bagian lain dan
dengan seluruh bagian.
• Diagnosa : dari awal s/d akhir harus konsisten
• Pencatatan harus mencerminkan perkembangan
informasi mengenai kondisi pasien.
• Fasilitas Pelayanan Rawat Jalan harus konsisten
untuk berbagai untuk maslah yg sama.
• Hasil Operasi, hasil pemeriksaan PA, hasil
pemeriksaan diagnostik lainnya dan Surat
Pernyataan Tindakan harus konsisten. Perbedaan
yang ada akan melihatkan Rekam Medis yang
buruk.
• 3 hal yang harus konsisten: Cat.perkembangan ,
instruksi dokter, catatan obat.
c. Pencatatan hal-hal yang dilakukan saat
perawatan & pengobatan
• Rekam Medis menjelaskan keadaan pasien selama
dirawat, dan harus menyimpan seluruh hasil
pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah
dilakukan kepada pasien
• Contoh: Hasil test Normal, pasien dalam keadaan baik,
pasien telah diberi penjelasan dan petunjuk. Semua
hal di atas harus ada catatan yang melihatkan kondisi
tesebut dalam Rekam Medis. Alasan-alasan yang
merupakan petunjuk dari setiap keputusan baik untuk
melakukan suatu tindakan ataupun tidak melakukan
tindakan.
d. Review Pencatatan Informed Consent
• Surat Pernyataan dari pasien untuk suatu pengobatan
harus digambarkan secara hati-hati
• Dokter harus didorong tidak hanya sekedar memenuhi
peraturan seperti menjelaskan efek samping obat
yang mungkin timbul. Jika perlu ditambahkan dalam
surat pernyataan.
e. Review Praktek Pencatatan
 Waktu pencatatan harus ada
 Mudah dibaca: tulisan harus bagus, tinta yang
dipakai harus tahan lama, penulisan dilakukan
dengan hati-hati dan lengkap.
 Menggunakan Singkatan yang umum: harus dapat
dibaca , jelas, terus terang
 Tidak menulis komentar/ hal-hal yang tidak ada
kaitan dengan pengobatan pasien.
f. Review hal-hal yang berpotensi
menyebabkan tuntutan ganti rugi
• Rekam Medis harus mempunyai semua catatan
mengenai kejadian yang dapat menyebabkan/
berpotensi tuntutan kepada institusi pelayanan
kesehatan/ pemberi pelayanan sendiri, baik oleh
pasien maupun oleh pihak ketiga
Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis
• Kelengkapan pengisian Rekam medis 24 jam setelah
selesai pelayanan
• Kelengkapan Informed Concent setelah
mendapatkan informasi yang jelas
• Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan
rawat jalan
• Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan
rawat inap
Akreditasi
•
•
•
•
Akreditasi Puskesmas
Akreditasi Rumah Sakit
Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS)
Joint Commision International (JCI)
TOPIK Terbaru
•
•
•
•
Akreditasi di Rumah Sakit dan Puskesmas
Standar Operasional Prosedur
Analisis Kualitatif
Standar Pelayanan Minimal
STATISTIK RS
Indikator Rawat Jalan
•
•
•
•
•
•
Rerata kunjungan per hari
Rerata kunjungan baru per hari
Rasio kunjungan baru dengan total kunjungan
Persentase pelayanan spesialis
Rasio pasien RJ dengan jumlah penduduk
Rasio kunjungan dengan jumlah perawat
Indikator Rawat Inap
•
•
•
•
•
•
•
•
•
BOR (Bed Ocupancy Rate)
avLOS (Average Length of Stay)
TOI (Turn Over Interval)
GDR (Gross Death Rate)
NDR (Net Death Rate)
Persentase kematian < 48 jam
Nosokomial Infection Rate
Rasio hari perawatan dengan perawat RI
Rasio pasien rawat inap dengan jumlah penduduk
Indikator Gawat Darurat
•
•
•
•
•
Rerata paseien GD per hari
Rasio kasus bedah di UGD
Rasio kasus non bedah di UGD
Rasio kasus kebidanan di UGD
Rasio kasus GD yang dirujuk
Indikator Pelayanan ICU/ICCU
• Rerata pasien insentif per hari
• Rasio pasien rujukan ICU/ICCU
• Angka kematian ICU/ICCU
Indikator Laboratorium
•
•
•
•
Rerata jumlah pemeriksaan per hari
Persentase pemeriksaan rutin
Persentase pemeriksaan dari luar RS
Persentase pemeriksaan yang tidak ditemui adanya
kelainan (diluar rujukan langsung)
• Rasio pemakaian bahan pemeriksaan
Indikator Farmasi
• Pesentase resep yang dilayani terhadap resep RS
• Persentase item tersedia terhadap item obat dalam
formularium
Indikator Pelayanan OK
•
•
•
•
Rerata operasi per hari
Persentase operasi darurat
LOS post operasi
LOS pre operasi
Indikator Radiologi
• Rerata pemeriksaan radiologi per hari
• Persentase pemeriksaan thorax
• Persentase pemeriksaan yang tidak ditemui adanya
kelainan (diluar rujukan langsung)
• Persentase pemeriksaan dari luar RS
• Rasio pemakaian bahan pemeriksaan
Indikator Rujukan
• Persentase pasien dirujuk
• Persentase pasien rujukan
• Rasio pasien asuransi kesehatan dengan total pasien
Indikator Perinatologi
•
•
•
•
•
Rasio kelahiran hidup <2500 gr dengan jumlah kelahiran
Rasio kelahiran hidup ≥2500 gr dengan jumlah kelahiran
Rasio kelahiran mati dengan jumlah kelahiran
Rasio kematian neonatal dengan jumlah kelahiran
Rasio kematian asphyxia dengan jumlah kematian
perinatal
• Rasio kematian ISPA dengan jumlah kematian perinatal
• Rasio kematian diare dengan jumlah kematian perinatal
Indikator Kebidanan
• Rasio persalinan normal dengan total persalinan
• Rasio persalinan dengan komplikasi dengan total
persalinan
• Rasio sectio caesarea dengan total persalinan
• Rasio abortus dengan total persalinan
• Rasio perdarahan sebelum persalinan dengan total
persalinan
• Rasio perdarahan sesudah persalinan dengan total
persalinan
• Rasio preeklamsia dengan total persalinan
• Rasio eklamsia dengan total persalinan
Indikator Pelayanan Penunjang Non Medis
•
•
•
•
•
•
•
•
Ambulance Service
Jumlah pelayanan ambulance
Index cost
Lundry
Rasio jumlah cucian dengan pasien RI
Index cost
Gizi
Persentase penyediaan makanan khusus
Indikator Evaluasi Mutu Pelayanan
•
•
•
•
•
•
•
•
GDR (Gross Death Rate)
NDR (Net Death Rate)
Angka kematian ICU/ICCU
Nosokomial Infection Rate
Post Operation Infection Rate
Post Operation Death Rate
Anestesi Death Rate
Normal Tissue Removal Rate
Indikator Finansial
•
•
•
•
•
•
Rasio pendapatan RJ/RI
Cost Recovery
Rasio pendapatan farmasi
Rasio pendapatan pelayanan dokter ahli
Rasio pendapatan RO
Rasio pendapatan VIP dengan rawat inap
Indikator Kepuasan Pelanggan Eksternal
• Rasio kunjungan ulang
• Rasio kunjungan pasien baru
TERIMA KASIH