4.3 Tata Kelola Layanan TIK

BAB 4
ORGANISASI DAN TATA KELOLA TIK UNHAS
4.1 Model Tata Kelola dan Proses TIK
Sebagai acuan model tata kelola TIK yang perlu diterapkan di UNHAS
dapat mengikuti model tata kelola seperti yang pada Gambar 4.1.
Visi TIK
Misi TIK
Strategi TIK
Struktur TIK
Prinsip TIK
Arsitektur TIK
Infrastruktur TIK
Kebutuhan
Aplikasi
Investasi &
Penentuan
Prioritas
Program TIK
Perencanaan &
Pengorganisasian TIK
Pengadaan &
Implementasi TIK
Layanan & Dukungan
TIK
Pengawasan TIK
Kebijakan
Standar
Prosedur
Gambar 4.1 Model Tata Kelola TIK
Model Gambar 4.1 dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Rumusan Visi, Misi, dan Strategi TIK harus sesuai dengan Visi, Misi, dan
Renstra UNHAS dan akan menjadi landasan penting dalam setiap aktivitas
TIK UNHAS.
b) Struktur TIK merupakan penjabaran dari rumusan Visi, Misi, dan Strategi
TIK yang akan mengatur keterlibatan dan peran masing-masing bidang
TIK. Struktur TIK ini meliputi:
43
 Prinsip TIK, yaitu menegaskan peranan TIK pada suatu organisasi.
 Arsitektur TIK, yaitu mendefinisikan standar-standar TIK yang akan
diimplementasikan dan dilegalisasi dalam keputusan-keputusan tentang
kebijakan
pengaturan
data,
kebijakan
mengenai
aplikasi
yang
dibutuhkan, dan juga arsitektur integrasi data keseluruhan.
 Infrastruktur TIK, yaitu menentukan bagian dan pelayanan yang akan
diberikan dan sebaiknya ada koordinasi yang dilakukan secara
tersentral. Untuk layanan TIK di buat dengan model bisa di-share
sehingga dapat melayani semua elemen organisasi.
 Kebutuhan Aplikasi, yaitu menentukan kebutuhan UNHAS berkaitan
dengan penggunaan dan pemanfaatan TIK. Kebutuhan ini dikaitkan
dengan business requirements untuk menentukan apakah akan
dilakukan pembelian atau dikembangkan secara internal.
 Investasi TIK dan Penentuan Prioritas, yaitu menentukan prioritas
barang yang akan dibeli/dikembangkan dan berapa biaya yang akan
dikeluarkan,
termasuk
persetujuan
proyek/program
dan
teknis
justifikasinya.
c) Program TIK merupakan skema di lapisan operasional yang sesuai dengan
struktur tata kelola TIK dan mengarah pada pencapaian Visi dan Misi TIK
dengan melaksanakan strategi TIK yang telah dibuat. Program TIK
dituangkan dalam kebijakan umum TIK yang kemudian dari kebijakan
umum di buat standar tata kelola TIK masing-masing program dan dibuat
peta perjalanan dari setiap kebijakan umum. Untuk mengarahkan dan
mengoptimalkan dalam pelaksanaannya, standar tersebut akan didukung
oleh prosedur operasional. Selanjutnya, apabila mengacu pada perspektif
COBIT dalam pengelolaan TIK perlu dilakukan berbagai proses TIK sesuai
dengan masing-masing tahap seperti bisa dilihat pada Tabel 4.1.
44
Tabel 4.1 Tahapan Proses TIK Menurut Acuan COBIT
Perencanaan dan
Pengadaan dan
Layanan dan
Organisasi TIK
Implementasi TIK
Dukungan TIK
Rencana Strategis
TIK
Identifikasi solusi
otomatisasi TIK
Arsitektur Informasi
Pemeliharaan
aplikasi
Arah Teknologi
Pemeliharaan
infrastruktur TIK
Organisasi TIK dan
Tata Kelola TIK
Investasi TIK
Mengembangkan
dan memelihara
prosedur
Instalasi sistem
Komunikasi dan Arah
Manajemen
Mengatur
perubahan
Pengelolaan SDM
Kesesuaian dengan
Kebutuhan Eksternal
Penilaian Resiko
Manajemen Proyek
Manajemen Kualitas
Data & Aplikasi
Mengidentifikasi
dan mengatur level
layanan
Mengatur layanan
(baik pihak ke-3
ataupun internal)
Mengatur kinerja
dan kapasitas
Memastikan
layanan
berkelanjutan
Memastikan
keamanan sistem
Identifikasi dan
alokasi
biaya/sumber daya
Edukasi dan
pelatihanan
penguna
Mengatur
konfigurasi
Mengatur masalah
dan kejadian luar
biasa
Mengatur data
Mengatur fasilitas
Pengawasan TIK
Pengawasan
terhadap proses
Mengukur
pengendalian
internal
Pengawasan &
pengendalian
internal
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Proses evaluasi
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Proses evaluasi &
audit yang konsisten
Mengatur
operasional
4.2 Organisasi TIK UNHAS
Seiring dengan perkembangan UNHAS dan proses bisnis yang semakin
kompleks, organisasi pengelola TIK UNHAS dituntut untuk lebih fokus dan
fleksibel dalam setiap aktivitasnya. Dan mengingat peranan TIK yang semakin
dominan dalam mendukung keseluruhan aktivitas organisasi, maka organisasi
TIK selain harus memiliki posisi yang lebih kuat dalam universitas juga harus
memiliki mekanisme dan struktur operasional yang lebih jelas di antara unitunit lain dalam organisasi.
45
Gambar 4.2 adalah usulan bentuk struktur organisasi TIK untuk
menginisiasi,
mengkoordinasi
dan
mengawasi
pengembangan
dan
implementasi TIK di UNHAS.
Kepala
Organisasi TIK
Kepala Bagian
Layanan Aplikasi
Kepala Bagian
Layanan Master Data
Kepala Bagian
Solusi TIK
Kepala Bagian
Operasional
Kepala Bagian
Tata Kelola Internal
Gambar 4.2 Struktur Organisasi TIK yang Diusulkan
Penjelasan masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
 Kepala Organisasi TIK
Dalam era informasi saat ini, level pimpinan organisasi TIK dalam sebuah
universitas seharusnya menempati tingkatan yang strategis karena
aktivitas dan program-program kerja TIK akan berdampak langsung bagi
langkah-langkah strategis keseluruhan organisasi.
Guna mendukung pelaksanaan strategi dan seluruh program kerja TIK,
maka kepala organisasi TIK akan didukung beberapa posisi sebagai
berikut :
 Kepala Bagian Layanan Aplikasi
Posisi ini memiliki tanggung jawab mengelola koordinasi dengan unit-unit
universitas yang lain terutama berkaitan dengan manajemen jasa dan
kualitas atas layanan aplikasi TIK.
 Kepala Bagian Layanan Pengelolaan Master Data
Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh gudang data
universitas.
 Kepala Bagian Solusi TIK
Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan Arsitektur TIK, strategi dan
keamanan, serta pengembangan aplikasi yang dibutuhkan oleh seluruh
unit universitas.
46
 Kepala Bagian Operasional
Posisi ini bertanggung jawab atas operasional seluruh perangkat TIK
termasuk Data Center, jaringan data & komunikasi, disaster recovery &
security, helpdesk dan lain sebagainya.
 Kepala Bagian Tata Kelola Internal
Posisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan kebijakan TIK, SOP dan
pengembangan kompetensi SDM.
4.3 Tata Kelola Layanan TIK
Sebagai
acuan
pola
koordinasi
antara
organisasi
TIK
dengan
manajemen universitas dan unit-unit universitas yang lainnya. Dalam Gambar
4.3 dan Gambar 4.4 disajikan suatu pola pengembangan dan pengelolaan
TIK.
Dalam konsep ini organisasi TIK menjadi sentral pengembangan dan
pengelolaan TIK dalam universitas, sementara unit-unit lain sifatnya hanya
menggunakan
jasa
dari
organisasi
TIK
untuk
setiap
kebutuhan
pengembangan dan implementasi TIK. Di sisi lain, organisasi TIK tidak harus
selalu melakukan dukungan jasa secara mandiri kepada unit-unit yang
membutuhkan layanan TIK, melainkan dapat meminta pihak eksternal untuk
menyediakan layanan yang dibutuhkan masing-masing unit universitas.
2. Mendefinisikan kebutuhan jasa
c
Unit Pelaksana
Administrasi
c
Unit Pelaksana
Akademik
c
Unit Pendukung
Universitas
1. Penyusun Kebijakan
3. Menentukan kebutuhan grup
Vendor Produk
Vendor Jaringan
Organisasi TIK
5. Mengundang partisipasi
4. Menyusun RFP
Universitas
Vendor Jasa
6. Kesepakatan syarat dan ketentuan
Gambar 4.3 Proses Pengembangan TIK
47
2. Mencatat transaksi
c
Unit Pelaksana
Administrasi
c
Unit Pelaksana
Akademik
2. Mengelola layanan
Vendor Produk
Vendor Jaringan
Vendor Jasa
c
Unit Pendukung
Universitas
4. Pembayaran transaksi
1. Menyediakan solusi
Organisasi TIK
5. Mengelola transfer
pricing
Universitas
6. Membayar atas jasa
yang diterima
Gambar 4.4 Proses Pengelolaan TIK
48