standar operasi prosedur

STANDAR OPERASI PROSEDUR
PEDOMAN KOMUNIKASI DAN KONSULTASI S E R T A PENANGANAN KONFLIK
PT. Harapan Barito Sejahtera
No
KOMPONEN
URAIAN
Lingkup dan Tujuan
Men^bangun \angkah komunikasi yang
efektif dengan para Pemangku
Kepentingan secara internal maupun
ekstemal dilokasi Pabrik Pengolahan
dan Lokasi Perkebunan yang berlaku
untuk senrtua karyawan pabrik
pengolahan dan perkebunan HBS,
mengadopsi kearifan budaya lokat
sehrngga drharapkan dapat
mendekatkan diri kepada masyarakat
melalui upaya Preemtif dan Preventif.
1
•rtrl^rti4-
rinnrmf^w^
LCIi\aiL uciiycti
2
Peranan dan
Tanggung jawab
DURASI
r»t\t\
1 I I O I - I I C l ) ,
oiJu .
- Aspek-aspek sosial dan lingkungan
dan dampak;
- Kinerja sosial dan lingkungan;
-HSE.
a. Setiap manajer pabrik dan
perkebunan bertanggung jawab
atas, hal-hal:
Komunikasikan pada masalah
sosial, HSE dan lingkungan ke
Kantor Pusat (Sustainabifity
Manager) dan plhak benn^enang
yang relevan.
Berkomunikasi dengan karyawan
mengenai hal-hal yang berkaitan
dengan kinerja sosial, HSE dan
lingkungan.
Menerima semua komunikasi yang
terkait dengan isu-isu sosial, HSE
dan lingkungan dari karyawan dan
stakeholder eksternal. Manajer
adalah untuk meninjau informasi
yang diterima dan menanggapi jika
perlu
b. The Sustainabillty Manager /
Corporate Office di Kantor Pusat
bertanggung jawab atas, hal-hai:
-
Membantu pabrik dan Manajer
Lapangan pada isu-isu sosial, HSE
dan lingkungan
Metaporkan kepada manajemen
HBS pada kinerja sosial, HSE dan
lingkungan.
Komunikasi dengan media pada
isu-isu sosial, HSE dan lingkungan
dan kinerja.
PEDOMAN KOMUNIKASI DAN KONSULTASI S E R T A PENANGANAN KONFLIK
PT. Harapan Barito Sejahtera
Prosedur
Pelaksanaan
a. Komunikasi Intemal
Penjsahaan memberikan ruang
komunikasi dua arah antara
manajemen dan karyawan untuk
pelaksanaan yang efektif dan efisien
dari Prinsip dan Kriteria RSPO, dimana
Komunikasi internal dilakukan untuk
hat-hal:
-
-
-
Menginfomnasikan pada kebijakan
dan pra^ek
perusahaan;
Permintaan (dan tanggapan) untuk
informasi atau pengaduan yang
terkait dengan, kinerja lingkungan
dan sosial HSE
Setiap permintaan untuk informasi
tentang kebijakan dan kinerja
sosial, HSE dan lingkungan harus
dicatat dalam Daftar Enquiry dan
ditlndaklanjuti dalam waktu 7 hari
kerja;
Setiap keluhan (Isu-isu sosial, HSE
dan lingkungan) juga harus dicatat
dalam Daftar Enquiry dan
merespon dengan mengikuti HBS
itu Keluhan Prosedur. Temuan
harus disampaikan kepada yang
bersangkutan dan catatan
disimpan.
Metode yang dapat dilakukan untuk
komunikasi intemal meliputi:
Muster;
Rapat = dengan staf / dengan
perwakrfan pekerfa;
Pemberitahuan Dewan dan poste;r
HSE dan kampanye Lingkungan;
Pemeriksaan;
Saran box;
E-mail;
Memo.
b. Komunikasi Eksternal
Perusahaan memberikan juga
ruang komunikasi antara
manajemen perusahaan
dengan para pemangku
kepentingan untuk pelaksanaan
yang efektif dan efisien dari
Prinsip dan Kriteria RSPO,
dimana Komunikasi Eksternal
dilakukan untuk hat-hal:
STANDAR OPERASI PROSEDUR
PEDOMAN KOMUNIKASI DAN KONSULTASI S E R T A PENANGANAN KONFLIK
PT. Harapan Barito Sejahtera
-
-
Menginformasikan pada kebijakan
dan praktek perusahaan
Permintaan (dan tanggapan) untuk
informasi atau pengaduan yang
terkait dengan, kinerja lingl^ungan
dan sosial HSE.
Setiap permintaan untuk informasi
tentang kebijakan dan kinerja sosial
dan lingkungan harus dicatat dalam
Daftar Enquiry dan ditindaklanjuti
dalam waktu 7 hah kerja.
Setiap keluhan (isu-isu sosial dan
lingkungan) juga harus dicatat
dalam Daftar Enquiry dan
merespon dengan mengikuti HBS
itu Prosedur Keluhan. The
Sustainabillty Manager di Kantor
Pusat akan membantu pada
berurusar^ dengan isu-isu ini.
Temuan harus disampaikan kepada
yang bersangkutan dan catatan
disimpan.
c. Modus untuk komunikasi ekstemal,
meliputi:
•
Pertemuan dengan pemangku
kepentingan ekstemaf;
•
Mediasi;
•
Telepon/Fax;
•
E-mail atau Surat.
4
Pelatihan
5
Pengarsipan
6
Kontak
Ditujukan untuk Para Pimpinan,
Manager dan Staff di pabhk dan
perkebunan yang harus dilatih dengan
menggunakan pedoman ini
Daftar Minute Of Meeting staf, penvakilan pekerja
Komunikasi dengan
pemangku kepentingan
ekstemal - e-mail, fax dan
1
suratLaporan Investigasi
Pengaduan
Tanggapan tertulis kepada
stakeholder
Catatan pelatihan
Dokumentasi Pengaduan
Divisi Corporate Affairs
<