Komunikasi dan Pemberian Informasi

a1la4
Standar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
Austindo Nusantara Jaya Agri Group
Jefso! Novriddo Saragin
LiceNe & Pernit St.fi
Su.ipto
Lictr$ & Pemil Meagcr
Maridirr
D em,l AffiiN Dimror
I Cl
N
Srandar operasionat Prosedur
KomuniLasi dan Pemberian Informasi
DAFTAR ISI
Hal.
Daftar Isi
I
Riwalat Dokumen
t
Definisi
3
Ruang Litrgkup .......
5
Tujuan ...,.,......,....
5
Metode.,....,..,.,,....
5
Komunikasi dan Pemberian Informasi Internal..,.....,.............
5
Komudkasi dan Pemberian Informasi Eksternal....,..............
I
Komunikasi dan Pemberian Informasi Rahasia
Kepada Internal dan EksternaI.............,....,.,.
Penyampaian Inforrnasi Rahasia
11
.....,,,....
11
Metode Penyampaian Informasi Rahasia kepada Interual ,.....,..
11.
,,,....
t2
N{etode Penyampaian Informssi Rahasia kepada Eksternal
Kerahrsiaan Pemberi lll.fortu
sil
Whistleblo$er
13
Dokumentasi
13
Tindak Lanjut ..,,....
l3
Lampiran:
Lamp.
l:
Form
Ko
unikasi
da
Pemberian I[formasi Internal
Lamp. 2: Buku log Komunikasi dan Pemberian hformasi Eksternal
Lamp.3: Buku log Komunikasi datr Pemberian lnformasi Internal
Lamp. ,l: Form Daftar Stakeholder
ti
Riwayat Dokumen SOP
Komunikasi dan Pcmberian
Informasi
No.
Rev
0
Alasan Rev.
Penyempumaan SOP
1
Komu.iikasi dan
Pemberian Inforrtasi
Tgl. Rev.
Hal Edisil
Rev.
Uraian
Perubahan iudul SoP
Perubahan Ruang Lingkup SOP
denqan Pemberian Informasi
Inforrnasi Rahasia
25 N{aret
2013
Pembaharuall kete1ltuan
2
Pembahaauatr
25
ketentuan Angka
Desember
12 51
2t'14
Edisi,Rev
0l /01
meojadi
Edisi Rev
0I/02
Edisi/Rev
3
Pembahanan
ketentuan Angka
4253
I Juli
2015
0y02
menjadi
Edisi Rev
01/03
Staleholdet Meeti g
pada ketentuan angka
4.2.5.3 Te tang
Komunikasi dan Pemberian
Informasi Dua Pihak
(Internal dan Ekstemal)
Pembahamar ketentuan
mengenai pembahaauan,/rpddle
Dafr^r Stakehalder
pada ketentran angka
,1 2.5.3 Tentang
KomLlnikasi dan Pemberian
Informasi Dua Pihak
(lnternal dan Eksteroal)
Edisr',&ev
1
Penambahan Klausul
Aogka 6.
I
01/03
Penarnbahan Klausril Angka 6.
September
2015
menjadi
EdisirRev
0t /04
Telrtang Kerahasiaan Pemberi
Infotfl asi I Wh i s t I e b I ov e r
tQ
4Nt
l.
Standar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
Definisi
1.1. Komunikasi
Komunikasi adalah serargkaian kegiatan ya[g dilahftan untuk menyampaikan
pesa! dadatau infomasi denga.n suatu proses/cara telteffu, yatg melibatkal dua
orang atau lebih pada suatu konteks tertentu. mempunyai pengaruh tertentu, serta
memiliki kesempatan untuk melakukan .espon balik.
1.2.
Inlormasi
Irfoimasi adalah segala be[tuk data ya[g berliubulgan de[gan Petusaluarl ta[pa
terkecuali" temasuk namun tidak terbatas pada data lisai dar/atau teftilis dalarn
beltuk dokumo hadratpy d,al,lata.u sorcopl. aplikasi dariatao sofn,are yaji'g
lerkait detrgal kegiatan operasional Perxsahaan, yang dapat disampsikan kepada
Karyawan atau pihak ketiga lairmya:
1-3. Komunikasi
Internal
Ko
unikasi il1temal adalah komrdkasi dua arah yang dilakukan dalam ruang
hngliup iltemal Penrsahaan untuk menyampaikan pesan da atau informasi dengan
maksud untuk mendapatkan respon dan talggapan yang dikehendah. \4edia
Komunikasi intemal terdiri dari majalah intemal Perusahaan, laporan iangsung
karyawan, penyampaian langsung kepada karyarvar pada waktu apel pagi, training,
dl1.
t.4. Komudkrsi trksternal
Komuikasi Ekstemal adalah komunikasi dua arah yang dilakukan oleh Perusaiaan
dengan pihak-pihak diluar lingliup Perusahaan untuk menyanpaikan pesan dan/atau
infomasi dengan mak$d mendapatkan respoD dan tanggapan yatrg dikellendaki.
Pihak-pilak Ekstemal tersebut adalah termastk namun tidak terbatas pada badan
pe&erintahan, lembaga swadaya, media, masya.ralat dan pihak pihak lain diluar
Perusalraan yang rnerupakan pa ft ne r P e1\sa7'6;a1'r,-
1,5. Informasi Intemal
Informasi Intemal adalah segala infomasi yang berhubungan dengan Perusahaan
tanpa terkecuali, yaog akan diberitahukatr kepada karyatlan Perusahaaq ternasuk
na1nul1 tidak terbatas pada inJonnasi lisal dan/atau teftulis dalam bentuk dokumen
da atau data 1zng berjsi iofonnasi milik Pemsalaal;
/t
tc
4ryJ
Statrdar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
1.6. lnformasi Eksternal
lnfomasi Ekstemal adalah segala informasi yang berhubungan dengan Perusahaan
tanpa terkecuali, temastk oamLrn tidak te6atas pada infonnasi lisatr dan/atau
tertulis dalam beltuk dokumen daoratau data r-ang beiisi informasi milik
Perusaluan, yang akan diberitahukan kepada piluk-pihak ketiga lainnya diluar
Perusahaan, temasuk namrm tidali terbatas pada badan pemerintahan, lembaga
s\ladaya, media, masyarakat yang merupakan pdrlflel Pelxsahaan;
1.7. Inlormasi
Rahasia
Infomasi Rahasia adalah segala informasi yang berhubungan dengan Perusalraan
tanpa terkecuali, temasuk namun tidak terbatas pada infommsi lisa! dan/atau
tertulis dalam benhlk dokumen dan/atau data yang bedsi informasi milik
Perusahaan. yang dianggap penting dan tidak dapat dibagikan kepada selLruh pihak,
karena sifat dan lingsinya yarg dianggap beruelgaruh besar terhadap kelangsungan
bisnis dan kebijakan PeflBahaan, temasuli narnun tidak terbatas pada infolnasi
yalg memiliki tinglat kera$.anan serta berpotensi besar unftrk lneDimb ikan
perselisihal baik secara intemal maupun ekstemal, infonnasi terkait dengan
kepersonaliaan, legalitas dan dokrunen-dokunen korporasi;
1.8. Media Komunikasi
I{edia komu kasi adalah samna kommilasi yang di$makan oleh Pemsahaan
dalam melaksanakan kegiatal komunikasi intemal dan ekstemal. Adaputr media
koounikasi yatg dapat digtuukall antara laip, tgnBasuk mmlu tidak terbatas pada:
koran, ma.jalah, TV. radio. dll.
1.9.
Top M.rnagemeht
Tap Mafiageme l adalal pilak-pihak yang ditunjuk oleh Perusahaan unhrk
meneftukan apakah suatu i]fo1masi dikategorikao sebagai lnfommsi Rahasla,
Infomasi Intemal maupun Infonnasi Ekstemal; Pihak yang dihajut Perusahaan
adalah Direlirlr pada masing-masing wilayah operasional Perusahaan;
l.l0
Stukeholder
Stakeholdq adalah setiap individu dan/atau kelompok yang berada didalam
darL/atau diluar Perusahaan yarg mempunyai peran dan pengaruh dalam
keberlangsungan dan perkembangan Perusahaa[.
ft
I
//
I
2.
C
Afri
standar operrsiotral Prosedur
komunikasi dan Pemberian loformasi
Ruadg l-ingkup
Ruang lingkup Prosedur ini adalah meliputi seluruh kegiatan kolnMikasi dan pemberian
infolmasi yang teiadi dalam kegiatan operasiolral Pemsahaan, tanpa terkecuali, baik yallg
sil'atnya rahasia atau umum, yang dilakukan darl/atau diberitahukan dalam tuang lingkup
intelnal Penisahaatr ma,tpul kepada pihak ketiga lainoya diluar lhgkup pamsahaan,
termasuk namun tidak terbatas pada informasi lisan dan/atau tulisan dalam bentuk
dolunen da[/atau data yaog berisi infonnasi yatrg berhubungan detrgan Perusahaan.
Ruang lingkup Prosedur
ini jrga meliputi
setiap karyawa, Perusahaan yang
bertanggu.igiarab dalam pemberian sejumlah infonnasi. baik )-ang sifamya raltasia
lnauplur umum, kepada karyawan manpun pihat ketiga laimya, seta karyawar
Pensahaa, dadatau pihak ketiga yang telah memperoleh iltformasi mengenai
Pel1tsahaan. SOP iri berlaku uotuk semua anak perusahaatr yang ada di Group ANJ Agrr
Tujuan
Tujufin Piosedur Komunikasi da, Pemberian lnformasi adalah untuk menetapkafl sistem
komunikasi dua amh dan menetapkan tata cara penyiunpaian dan penyaringan infonnasl
yalrg disampaikao oleh Pemsahaan. baik kepada karyawan maupun kepada piluk ketiga
lainnya. agar semua infomasi yang terkait dengan selu.uh aspek kegiatao Perusahatu.
tennasuk namrm tida& terbatas pada kegiata[ sosial kemasyaratatan, Ketenagakerjaa ,
LingkmgaD dan Kesehatan dal1 Keselamaran Kerja (K3.]. dapat diketahui oleh karya\tan.
pengunjung sefia pihak ketiga ]ainnya atau ekstemal, serta seca& simultm Pe.usahaan
memperoleh ioformasi dan laporan yang komprehemif dari karyalvan, pengunjung sefta
pihak ketiga lai lya atau ekstemal4. Metode
,1.1. Komurikasi dan Pemberian lnrormasi Internal
4.1.1. Umum
Perusahaan dalam pelaksa]laa! aktifitas dan operasionalnya, baik di pab.ik
maupun di kebun, akan senartiasa mengkomurrikasikar sehiruh prosedur yang
telah ditetapkan oleh Pemsahaao, rermasuk namun tidak te$atas pada
prosedur mengenai sosial kemasyaulatan, ketenagakerjaan, lingkungan serta
K3, dimana prosedur ini dibuat untuli diterapkan serta diinfomasikal kepada
selumh karyawan Perusahaau sehingga dalam pelaksalaaiuya akarr menjadi
efektif.
Secara langsmg, Karyawa, juga memperoleh sa&na unttik meryampaikan
informasi dan laporannya kepada Perusaltaan.
it
\(llrHDokmcn !sOP-l&-o1
Standar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian lnformasi
Edisi/
Rtvisi
al
lu
j"r. L6,aru
4.1.2 Pengembangan
da Pembe an Infornasi lntemal bersifat dua arah. terbuka
dan jujur dalam segala hal, serta pelyediaan infonnasiiya dilakukan
secma berkesinambungan dan tetap disesuaikan dengan aktifitas
4.1.2.1 Komunitasi
Perusahaan.
4.1.2.2 Perusahaal menyadari bahwa karyawan adalah sumber (tama infotmasi
yang beri.Talitas sena komprehensif
.1.1.2.3 Perusahaan
melgerti bah*a unsur utama dalam penempan komunikasi
adalah mendengarkan informasi sebalyal<-batyakn],a dengall sedapat
mungkin saling bertatap mr*a, dan dilanjutkan dengal adanya mekanisme
be.tanya dan jawabal yang sesuai dan tepat.
ifonnasi intqmal, Penlsahaall
juga menyediakan training dan pengemllangar kornunikasi untuk
4.1.2.4 Sebagai salah satu sarafla penyaopaian
karyawa:r, manajer dan supervisor, yang bertujuan untuk meninglotka[
teklnik dan aktilitas komunikasi. Penisahaan juga
mengembangkan metode komunikasi yang
berusaha
efekii
4.1.2.5 Sasaran dari komunikasi dan penyampaian informasi adalah:
.
r
.
meningkatkan pengenian pilrak-pihak terkair, rerhadap rencara dan
kepuftrsan serts arah kebijakan bisnis penrahaatr;
menjarniD karyawan dapal menyalurkan infonnasi yang lepat.
komprehensif dan sesuai kewenangannya, sefia mendapat infonnasi
yang dibutuhkani
mefldorcng keterlibatan karyawan dalam seluruh aspek kegiatan
Penlsahaaq temusrik namun tidak terbatas pada keterlibata[ pada
kegiatan sosial kernasyzuakatan, aktifitas ketenagaliedaan, hngkungan
dan K3.
4.1.J
Penerapan
4.1,3,1 Komunikasi
dan Pemberi!tr Informasi
Perusahaatr kepada
Krrrawan:
4.1.3,1,1 Komunikasi dan Pembedan hformasi Intemal Perusahaan kepada
Karya$u dapat dilakukal dalam beberapa cara sepeni:
o Penyediaan MSDS, kebijakan yang terkait dengan aspek
kegiatan Perusahaa!. tenlasuk namun tidak terbatas pada
kebijakao lingkungan dan K3 yang te.parnpangjelas pada aleal
/t
I
O t
Afri
Standar operasiotral Prosedur
Komunikasi tlan Pemberian lnformasi
o
o
o
1.1.3.t.2
yang gampang terjangkau oleh Kalyavr'an pada setiap aktifitas
opemsionalnya;
PenggruBan label;
Training;
Infonnasi tett js melalui: brosur. poster, sparduk d11.
File MSDS teredia dan dipelihara oleh EHS officer. Setiap
kar],awao yal1g berhubungan dengao MSDS j.,ga
be.tanggungjawab untuk memperbaharui dao mendistribusikan
MSDS tersebut di arca yang dibutuhkan. N4SDS tersedia rmtuk
karyarvan pada area kerjanya.
,{.1.3.1.3
Penyele[ggaraan training diiakukan unnrk karyawan,
dai
semua
karyawan haros rnendapatka[ penge(ian mengenai sistem
kebjjakan Petusahaan, temlasuk namun tidak terbatas pada sistem
kebijakan sosial kemasyarakatarL Sistem Manajernen Linglorngan
dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
4.1.3.2
Komunikasi
dan
Perusahaan:
,1.1,3.2.1 Komuikasi
Pemberian Informasi Karyalvatr kepada
dan Pemberian lnfonnasi Karyarvan kepada
Pemsahaan dapat dilakukan dengan menyampaikan Laporan lisan
Daupun tefulis langsung kepada PenNahaan:
4.1.3,2.2 Komluikasi
dan
Pemberian
kfonnasi Karyawan
kepada
Perusahaan melalui laporan teftulis dapat dilakukan oleh karya$an
dengan mengisi form Komunjlasi dan Pembeda lnfoimasi
Irtefial. (Lampiran l)
1,1.3.2,3 iluman Resources Oficer (HRO) Perusahaan pada Inasing-masing
$ilayah Operasioaal mempakan karyawan yang ditu[juk oleti
petusahaal dao mernpunyai tanggu[g jawab menedlna Laporan
dari karyawan terkait ketenagake{ aan:
4.1.3,2,4 Seluruh informasi terbaru terkait detgan kegiatall sosial
kernasyamkatan, ketemgakerjaa. kegiatan pengelolaan
Jingkungan dan K3 yang diterima oleh PetLsahaan dalam
KomMrikasi dan Pemberian Infonnasi htemal \\ajib diterina,
dicatat dan diberikail 11omor o]eh Human Resources Ofit:er yang
direkam dalam suatu buhl log Komunikasi dan Pemberian
Infoflnasi lntemal;
t//
Ci
Afi i
I
Standar operasional Prosedur
xomuniuasi dan Pemberian Informasi
,1.2 Komunikasi dan Pemb€risn Informasi Eksternal
4.2.1 Umum
4.2.1.1 Komihnen Perusahaan terhadap penerapan Sistem Nlanajemen Klnlitas.
yang terdiri dari. temasuk narnul tidak terbatas pada, sisteo manajemeu
sosiai kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, Lingliungan dan K3, yar1g
merupakatr faklor peating untuk medngletkan citra dan reputasi
Perusahaan.
4.2.1.2 sasaran pe ingkatan
cifia dar reputasi Perusahaan deltgarl
penerapan
malajemen kualitas. tennasuk namufl tidak terbatas pada sistem sosiai
kemasyarakatan. Ketenagake aan, Ljngkimgan dan K3 merupakan saralu
ultuk mencapai target dan sasaran Petusahaan.
,1.2.2 Komunikasi dan Pemberian Informasi Ekst€mal melalui Media
4.2.2.1 Komunikasi dengan rnedia mempunyai dampak yang penti g terhadap
bisnis Perusahaan. Kornurikasi dengan media menLpakan samna untuk
medngkarl(an citra Perusahaan terutama kegiatan yang berkaitafl dengan
sosial kemasyarakatan, Ketenagakeriaan, Lingkungan dan K3.
jqjur dengan media merupakan kebijakan
Perusahaan, terutama unhlk urempromosikal dan meningkatkan citra
4,2.2.2 Komudliasi yang terbuka dan
Perusahaan- Hubungan yang baik dengan media perhr dipelihara.
4.2.2.3 lkter al Relation Oficer Per.J,saha;an merupaLan karyawan yang ditunjuk
oleh perusahaan dan mempunyai tanggmg .jawab untuk berhuburgan
dengan media secara langsung.
4.2,3 Kornurikasi dan Pemberian Informasi
dengan Pihak Pcmerintah
4.2.3.1 Komuaikasi dan hubungan dengan badan pemerintah mempuryai darnpak
yang pentfug terhadap bisnis Petusahaan. Komrurikasi dengan badan
pemerintah dapat membantu Perusahaan untuk mendapatlan irformasi
yang terbaru terkait dengai kebtakatr Perusahaan, termasuk namun tidak
teoatas pada kebijakar sosial kemasyarakatan. ketenaga.kerjaan.
pengelolaar lilgku[gan dan K3 ;
4,23.2 Extemal Relanon Olficer adalah karyawan yang mempulyai tanggulg
jawab untut berhubungan daD memberikan informasi kepada pihak
Pemerintah. Dalam hal hfomasi yang dibutuhka[ pihak ekstenul lerkalt
dengan ketenagakerjaa[ , tnaka frtenldl Relatiofi O]Jicer bersama-sanu
de\gai Human Resott'ccs o./icar akan menerima Pihak Ekstemal tersebut
serta menenrna infomasi yallg disampaika.tl kepada Petusahaan;
/i
tQ
4NJ
Sta odar Operasiooal
Proredur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4.2.11 Komutrikasi dan Pemberian lnformasi dengan Pihak Luar (Eksternal)
,1.2.,1.1 Komunikasi denga[ berbagai pihal teitang kegiatan (-b," Management
,Sliler7 mempNyai dampak yarg penting terlMdap citra Perusaha.n dal1
dapat meningkatkan bisnis Pensahaan di nasyarakat.
4.2.4.2 Komunikasi dua amh yang terbuka danjqjur dengan pihak lua.lDempakan
kebijakan Perusahaan, tetutama untuk mempromosikan citra Petusahaar
tefiadap kebtakan Perusahaan, temasuk namuo tidak terbatas pada
kebijarkan sosial kemasyarakatan, Ketenagakerjaan, lingtungan dan K3.
Hubungan yang baik delgan pihak luar perlu dipeliham.
4.2.5 Penerapan
dan Pemberian Informasi Perusahaan kepada Pihak
Eksternal
Komunikasi dan Pemberian lBionnasi Perusa.luan densan Pihak Ekstemal
ddpardi Iakrkan dalam beberapa cara.epefli:
. Penyediaan kebijakan Pemsaluan yang te$ampang jelas pada areal
4.2.5.1 Komunikasi
umum;
.
4.2.5.2
lnfomasi tefiulis melalui: brosur, poster, spanduk dll.
Komunikasi dan Pemberian lnformasi Pihak Eksternal kepada
Perusahaan
4,2.5.2.1 Komunikasi dan Pemberian Informasi Ekstemal Pihak Ekstemal
kepada Perusahaan difasilitasi dengan penerimaan kunjungan tamu
dari pihak luar/pemeritah. Pada kunjungan tersebut juga, apabila
ditanyakan, dapar djjelaska[ tentang akifitas Peilsahaan yang
be ublutgarl dengaa sosial kemasya.rakatan, Ketenagakedaanlingkunga{ dan K3i
4.2-5.2.2
Pada saat kunjungar, pihak luan'peme.intah dirniffa untuk mengisi
buku tamu yang tersedia di pos .\'dcrnt. P1l7ak seatity juga
mernberikan tarda pengenal bertulis 'l,lr,ol kepada tamu
dimaksud:
iur
.1.2,5.2.3 Dalam hal ta.mu dari
atau pemerfutah akan mengadakal
kunjungan keddam lingkungan pabik maka petugas atall staff
EHS akan uremberlkan penjelasan (komudkasi) sekilas rnengenai
hal-hal yang berhubungan dengan linglarngan dan K3 .
tr
IC
standar operasional Prosedur
dan Pemberian Informasi
4fr i *ot"t*si
,1.2.5.2.4 Dalam hal tamu dari luar atau peneriffah akan menyampaikan
ak Reso'tlrces
infonnasi terkait deDgan ketenagakerjaan. Daka
Olrcer akan bersama-sama dengan lixtefiltll AflAt Olicet dalalrj.
menenma dan membedka infonnasi yang berkaitan dengan
H
kobijakan Pcrusahaal:
4.2.5.2.5 Seluruh informasi terban terkait dengan kegiatan sosial
kemasyarakatan, keteoagakerjaan. kegiatan pengelolaan
lingkungatr dan K3 yang ditedma oleh Perusahaan dalam
Komunikasi Ekstemal wajib direrioa, dicatal da[ diberikan nomor
oleh Lxtemal Relation Oflicer yaJ,g diekam dalam suatu bukn log
Komunikasi Ekstemal;
4,2.5.2.6 Extenlal AlJbir
O./Jicer Perusahaan paala masing-masing rvilayah
merupakan
kalvau,an yaig dituDjuk oleh perusalraa
Operasional
dan mempunyai tanggung jawab menerima Laporan dari pihak
ketjga;
i1.2.5.3
Komunikasi dan Pemberian lnformasi Dua Pihak (lnternal dan
Eksternal)
Dalarn Komunikasi dan Pemberian Informasi Dua Pihak. kedua belah
pjhak (tntemal dan Esktemal) salhg berkomunikasi dan memberikan
infomasi dalaN satu forurn be$ama yang dis€but de[gan Slakeholdat
\leetihg.
fieropakan suatu media dan wadah berupa forun
^4ceting
yang memberikan
kesenpatan kepada para stakeholder dan Perusahaan
lllltuk dlddt bersama dal1 saling memberikm saran/masul(an, situasi
darl,'atau kondisi' hendala terkii yang dihadapi, kitik. targgapan, serta
pertanyaatr-pemyataan terkait dengan keberlangsungan dan perkembaogan
Stekeholder
Penrsahaan.
Stakeholder Perusahaall adalah sesuai dengan Daftar Stakeholder yaig
terdapat dalam Forur Daftar Slakaholdet ya,ng menjadi laurpiran dalaln
SOP ti (I-aDpirm 4). External Affairs Olfic?r bertanggungiawab untuk
memperbaharui/meflgrp.itte Daftar Stakehddel sekurang-Luanglya 1
(satu) tahun sekali di setiap awal tatrun. PembalDruaD Dafrat Stakeholder
dilakukan detrgan cara monperoleh ilformasi langsung kepada masingmasing {nsur,liraferol,lef terkait.
/77
'{o
4Nl
Sla ndar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
Iixtemdl Atfab O/icer betanggungjarvab untuk meng.lioordinasikan
pelaksanaa[ Stakcholder Meeting. Stdkehaldet Meel,r€ akad diadakan
paihg sedikit 2 (dua) kali dalam pedode 1 (satu) tahn kalerder.
Pilrak"pihak yang ikut serta dalaln Sldkehalder Meelirg adalah pihak
management Pemsahaan dar., slakeholder Pentsallaan. Adapun.\'/dtel,oldel
Perusahaan antara lain instansi Peme ntah Kabupaten, irsla1tsi pemerintah
Desa, dewan adat desa (apabila ada dan diakui oleh Desa) dan inslansi oon
pemerintah di wilayah operasiona.l Perusahaao, yang berhubungan dan
menriliki peran dalarn keberlangsurgan kegiatan opemsiotral Perusahaat.
Exlernal AlJAir
olfcel
berkewajiban mengirimlan sruat ufldal1gan
pelaksanaan Stakeholder l.feetihg kepada seluruh undangan StakeholLler
Meeling.
Agendrmateri yang disampaikan dan/atau dibahas dala.rl. Stdkeholller
Meeting a]],tarzlai
a. Permasalahadisu sosial yang sedang terjadi di Perusahaan;
b. Sosialisasi kebiiakan bam oleh Pousahaan;
c. Peryarntaiarr aspim dwi Srtkch,'ldrt
'i
Exlemal 4llair
Olcel
berkewajiban membuat daflar hadir dan lotu]en
Stakeholder Meeting-Notnlensi Stakeholdet Meelfig yang telah dibuat
aleh Ert(mal Allait Ofti.er akan didistribqsikan ke seluruh drpafieuen di
intemal Perusa.haan.
5.
Komudkasi dan Pemberian Informasi Rahasia kepada lnternat dan Ekstemal
5.1 Penyampaian lnformasi Rahasia
Komuoikasi dua arah yang terbuka dan jujur merupakan kebijakan dari Perusahaan
terhadap data kinerja PenLsalman, termasuk namul tidak te$atas pada data legalitas,
sosial kemasyarakarat, ketenagake{aan. kineda lingkungan dal1 L3, yang memmrt
penilaian Perusahaan adalah bersifat rahasia sel1a memiliki potensi yang dapat
tuetugikan Perusahaan jr'ka disebarluaskan, sehingga dikateSorikan sebagai
Infonnasi Rahasia, maLa. penyampaian infonnasi tersebut, baik kepada Ekstemal
maupun Intemal tidak dapat disa pajkal se.cara langsimg oleh Hrman Resources
Officer ata$ Extemal Alfdir Oficer sebelum meldapatkan persetuduan terlebih
d,ahul]J oleh
nd dge er,
Perusahaan.
I ,1,
to
4!lJ
Slandar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informasi
Te*ait
,{anaa Re,\olrces Officet ata\ f:xtefial A/J.tit
berkewajiban untuk mengkomunikasikan seluruh informasi terkait )ang
diperoleh baik dari Intemal firaupun Ekstemal kepadl Getlelal Ma ager tr,asiagmasing wilayah operasional.
dengan infomasi rahasia ini,
frlcel
5.2 Metode Penyampaian Informasi Rahasia kepada Interntl;
Penyampaian Infonnasi Rahasia merupakan wewenang dai Genercl Mdnager pada
masing-masing wilayah operasional, yang hanya dapat dilakukan, dengan ketentuan
bahwa telah adanya persetujuan dari Top Ma agement untLtk dapat dikommikasikao
baik secara parsial maupun
selu
hn.va, kepada sebagian atau
seluuh karyawa[.
lnfomasi Rahasia kepada Intemal dapat disampaikan delgan Metode, antara larni
5,2,1 Tertulis
Genelal l\,Idnailer. setelah me dapatkm konfinnasi dari Top MandEenent.
akan segem menyampaikan lnformasi Rahasia melalui e-mail dan surat tertulis
kepada pribadi (karyawan) yang ditujrl kemudiar ditembuskan kepada Top
Matulgefie /'.
5.2.2 Lisan
Generul Managet. setelah mendapatkan koDfirmasi dari Top ldndgefient,
akarr segera menyampaikan Infomtasi Rahasia secara lisan, yang dilakukan
dengan berhadapan langsung dengan pribadi (karlawan) yang dituju;
5,3 Metode Penyaqpaian Informasi Rahasia kepada Ekster-nat;
Penyampaiar Infolmasi Rahasia mempakan wewenang dai Generul Manager pada
rnasing-masiI1g wilayah operasional. yang hanya dapat dilakukaq dengan ketentuan
bahwa telah adalya persetujua[ dari 'lbp Management $ntnk dapat dikomonikasikan
baik secara parsial maupun seluruhnya. kepada pifuk ekstemal
Intbnnasi Rahasia Ekstemal dapat disaapaika dengan Metode, antara lain:
5.3.1 Tertulis
(ienerul Manager, setelah mendapatkan konfintasi dad Top M.nagement,
akan segera menyampailan lntbmasi Rahasia melahi e-mail dan surat tertuiis
kepada pihak Ekstemal, kemudian ditembuskT\kepadaZbp
Ma
dgentetlt;
5.3.2 Lisan
General Manager, setelah raendapatkan konfiamasi dad 7bp Ma dgement,
akan segera menyampaikafl Infonnasi Rahasia secara lisan, yang dilakulian
dengan berhadapan lang$mg dengan pihak Ekstemal;
/w
'//
tQ
Statrdar Operasional Prosedtrr
Komunikasi dan Pemberian Informasi
4ryJ
6.
ELli,i,
R.r,i
Kerahasiaan Pembei lnlofinrasil Whittlehlottet
Perusalaan menjami[ dengan penuh. kerahasiaan atas identitas pembed
informasi/lthistlebbwer yang menyampaikan komulilasi dan informasi kepada
Penisahaan, baik yang bersifat rahasia dan,/atau bukan rahasia, yang dilakukan sesuxi
dengan Metode Koinunikasi dan Pemberian Informasi Irtemal dal1 Ekstemal seperi yturg
diatur dalam SOP ini
7. Dokumentasi
7,1. Daftar hadir dan notulen rapat
(metggunakan
ram
yang telah ditentukan oleh
masiog-masing Penlsahaan.).
7,2. Materi preseltasi atau diskusi (materi presentasi dan diskusi sesuai
dengafl
kebutuha[).
Foto kegiafan (dalarJ]. format I'tuinit1g Rep.r/t yang telall tersedia).
7.,1. Buku log Komunitasi dan Pemberian Infomasi Ekstemal. (Lampiran 2)
7.5. Buku log Komudkasi dalt Pemberian lnfonnasi Intemal (Lampiran 3)
7.3.
lanjut
8.1. Hasil notulen
8. Tindak
rapat disampaikal kepada pesefia, dalam bentuk lisan, tu]isan (poster.
seleba&n.) ataupun media lain.
Exlemdl Reldtion Olrcer- membuatkan laporan dan rencana keda untrk
menindaklanjuti hasil dari petemuan dan kmjulgaD da.i Pihak Ekstemal. Dalao
hal terdapat proposal datr atau pe.mohonaa keikutsertaan Perusaluan yang diperoieh
dari Pihat Ekstemal,
$'Laka
Extefiol Relation Olli.pr dalam waktu ssla$bat-
lambahya 3 (tiga) hari sejak Proposal da]r atau Pemohonal teBebut diterima, harus
telah menindaklanjutinya dengan menyampaikan informasi tersebut kepada Geneml
Manager dan rrlelra1 Relalio Mandget ya g membawahi masing-masing wilayah
operasioral;
8,2, Dalam tempo selambat-lambamya 3 (tiga) bulan setelal me[yampaikan itlfonnasi
dari Pilak Ekstemal kepada management. Fktemal llelation OJficer belum j:uga
mendapatkar tanggapan dai mandgelnefit, fiaka Lxlemtrl Relation Ofrcer aecab
langsung akam meoyatakan bahwa proposal dan atau pemohonan keikutseftaan
Pe$sahaan tel sebut dltolali oleh Perusahaan:
8.3. Extenal Relation Oficq be ang$mg javab untllk mengkomunikasika.n kepada
Piiak Ekstemal te*ait perihal penolakan ilar/atau penerimaan proposal dat atau
pemohonan keikutseftaan Penlsalad tersebut, dengan baik secam lisan maupun
tellulis, serta melahrkan update status teNebut didalam Log Book Komunikasi dan
Pemberiar ltfomasi Ekstemal ;
//f
,]
I
4Nt
Slaodar Operasional Prosedur
Komunikasi dan Pemberian Informrsi
8.4. Human Resources Oficer membuatkafl laporar dan reocana keda untuk
menhdaklanjuti hasil dari laporal maupun irfofinasi Iltemal yang diterimanya dari
karyawan Perusahaat. Terhadap hal-hal dan/aJau laporan yang membutuhkan
kontramasi dari maDagement, $aka
dn Resoulees C)frcel dalam waktu
selambat lanbataya 3 (tiga) hari sejak Lagya]1 t6rsebr{ diteima, harus telah
morindakla[jutin]" dengEn menyampaikan infomasi tersebut kepada Gel1e1"l
Manager dan Human Resource s Manager yang membawahi masing-masing wila]"h
operasional;
Ht
8,5. Humdn
fficer
wajib mergrydate Log Book Komrmikasi dan Pembgrian
Infonnasi Idemal atas status temkhir infomasi htemal Perusahaan;
Resources
"t/
.i
Lamp, 1. Form Komunikasi dan Pemberirtr Informasi Interoal
I
FRM - SOP lEA 02
-
01
Form Komunikasi
dan Pemberian Itrformasi Internal
4Nt
Dari:
i.
2.
3.
Nama
JzbatE:,(ettel
Wilayah Kerja
i<epada:
PT
lnformasrkeluhan ),ans disampallanl
*) F.orfi lit
]s
altullinsfii|isi
E
teloh.liisi
a$t
disanpaikan,rElolui
k
ak
ssrc y*tgd^atio*a&diertupk&lor
Disampaikan oteh,
//
Lamp. 2. Buku log Komunikasi dan Pemberian lnfomasi Ekstemal
Buku Log
Komllnikasi dan Pemberian Informasi Eksternal
Mohat dxMEriko,,
apakah
Perh'intm tl ft/dtat Pembedo h{or
6i
DiNet
jui ota T
tah
Disetujti
Lamp. 3. Buku log Komudkasi dan Pelnt erian lnformasi Internal
Buku Log
Komunikasi dan Pemberian Informisi Internal
ru
Mohot, disa,rqdkoa apakoh
Penni
adtt lan/ar.u
Pe lefian Infonutl DisetljBi otw
Ttda* Dise,
jul
La$p.
4. Daftat' Stakeholdet
tQ
4Nt
Daftlr Stakeholdet
PT
(update (bulan) (tahunl)
i/