TAHAP PERENCANAAN SDM - Pendidikan Ekonomi

PERGESERAN DALAM MANAJEMEN SDM
Fungsi Tradisional SDM
Berfokus pada administrasi
Reaktif
Terpisah dan terisolir dari misi
perusahaan
Berfokus pada produksi
Fungsi organisasi berdasarkan
kewenangan secara garis
vertikal
Manusia sebagai biaya
Munculnya Praktik SDM
Berfokus pada strategi
Proaktif
Bagian kunci dari misi
organisasi
Berfokus pada pelayanan
Proses dasar organisasi
* Umumnya berdasarkan
tanggung jawab horizontal
* Tim Corporate yang terdiri
para ahli
Manusia sebagai investasi
DELAPAN TANTANGAN (CHALLENGES)YANG
DIHADAPI SDM DI ERA KOMPETITIF
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Globalisasi (globalization)
Persaingan jaringan bisnis dan pelayanan SDM
Upaya menciptakan keuntungan melalui
pertumbuhan dan efisiensi biaya
Konsentrasi ke kapabilitas
Perubahan dan beberapa perubahan
Teknologi (technology)
Ketahanan , daya tarik, pengukuran dan
Kompetensi serta modal
Perubahan bukan hanya transformasi
PERENCANAAN SDM
•
1.
2.
3.
Untuk merancang dan mengembangkan
perencanaan SDM yang efektif menurut
Manzini (1996), ada 3 tipe perencanaan yang
saling terkait dan merupakan satu kesatuan
sistem perencanaan tunggal :
Strategic planning, yang bertujuan untuk
mempertahankan kelangsungan organisasi
dalam lingkungan persaingan
Operational planning, yang menunjukkan
demand terhadap SDM
Human resources planning, yang digunakan
untuk memprediksi kualitas kebutuhan SDM
dalam jangka pendek dan jangka panjang
yang menggabungkan program
pengembangan dan kebijakasanaan SDM
PENGERTIAN PERENCANAAN SDM
1. George Milkovich dan Paul C. Nystrom menyatakan
bahwa perencanaan SDM merupakan proses
peramalan, pengembangan, pengimplementasian,
dan pengontrolan yang menjamin perusahaan
mempunyai kesesuaian jumlah pegawai,
penempatan pegawai secara benar, waktu yang
tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat.
PENGERTIAN PERENCANAAN SDM (1)
2.
3.
Mondy dan Noe (1995) mendifinisikan
perencanaan SDM sebagai proses yang
secara sistematis mengkaji keadaan SDM
untuk memastikan bahwa jumlah dan
kualitas dengan ketrampilan yang tepat
akan tersedia pada saat dibutuhkan.
Eric Vetter dan Schuler dan Walker,
mendefinisikan perencanaan SDM sebagai
proses manajemen dalam menentukan
pergerakan SDM perusahaan dari posisinya
saat ini menuju posisi yang diinginkan di
masa depan.
Dari konsep tsb, perencanaan SDM
dipandang sebagai proses liniar, dengan
menggunakan data dan proses masa lalu
(short-term) sebagai pedoman
perencanaan di masa depan (long-term)
PRINSIP PERENCANAAN SDM
• Perencanaan SDM didasarkan pada prinsip-prinsip :
a. Prinsip pengintegrasian perencanaan SDM dengan
strategi divisi lainnya, yang sesuai dengan strategi
perusahaan
b. Manajemen senior harus memberikan kepemimpinan
yang menekankan pentingnya pengembangan
perusahaan dengan melibatkan seluruh divisi dalam
perusahaan
PRINSIP PERENCANAAN SDM (1)
C. Dalam perusahaan yang lebih
besar,unit pusat perencanaan SDM,
yang bertanggung jawab kepada
manajemen senior dapat didirikan
D. Jangka waktu perencanaan perlu
didefinisikan
E. Ruang lingkup dan rincian tentang
perencanaan SDM harus ditentukan
F. Perencanaan SDM harus
didasarkan atas informasi yang
paling komprehensif dan akurat.
TUJUAN PERENCANAAN SDM
•
Tujuan perencanaan SDM
menurut Veithzal Rivai (2009)
adalah untuk :
a) Menentukan kualitas dan
kuantitas karyawan yang akan
mengisi semua jabatan dalam
perusahaan
b) Menjamin tersedianya tenaga
kerja masa kini maupun masa
depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang
mengerjakannya
c) Menghindari terjadinya
mismanajemen dan tumpang
tindih dalam pelaksanaan
tugas
TUJUAN PERENCANAAN SDM (1)
d.
e.
f.
g.
h.
Mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)
sehingga produktivitas kerja meningkat
Menghindari dari kekurangan dan atau kelebihan karyawan
Menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan,
seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,
pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan,
Menjadi pedoman dalam pelaksanaan mutasi (vertikal atau
horizontal) dan pension karyawan
Menjadi dasar dalam penilaian karyawan.
TUJUAN KHUSUS PERENCANAAN SDM
1. Menyeimbangkan antara biaya penempatan dan
pemanfaatan karyawan
2. Menentukan kebutuhan rekrutmen
3. Menentukan kebutuhan pelatihan
4. Pengembangan manajemen
5. Hubungan karyawan dan industri
PROSES PERENCANAAN SDM
• Proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan
besar yaitu tahapan peramalan kebutuhan SDM
(need forcasting) dan perencanaan program
(programe planning)
• Menurut French , perkiraan kebutuhan adalah
proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan
organisasi dimasa yang akan datang.
PROSES PERENCANAAN SDM (1)
•
1.
2.
•
Menurut James Walker, perencanaan
program meliputi :
Manajemen Kinerja adalah standar
kinerja,kualitas kerja, kinerja kerja, dan
kompensasi
Manajemen karier terkait dengan
rekrutmen, seleksi, suksesi manajemen,
pengembangan kinerja, pelatihan,
pendidikan
Suksesi manajemen merupakan proses
antisipasi kebutuhan managerial staffinf di
masay ang akan datang serta
pembuatan perencanaan untuk
pengembangannya, sehingga mampu
mengantisipasi kebutuhan masa depan
dan menyesuaikan dengan kebutuhan
organisasi
TAHAP PERENCANAAN SDM
1.
Tahap Peramalan Kebutuhan SDM di
Masa Depan.
Need forcasting secara garis besar
terbagi atas 4 kelompok :
a. Eksternal dan internal yang meliputi
pertumbuhan ekonomi dan kondisi sosial
politik, undang-undang dan peraturan
ketenagakerjaan, penduduk dan
pertumbuhan angkatan kerja, suplai
tenaga kerja, transformasi pengetahuan
dan teknonolgi (eksternal),kapasitas
produksi,kemampuan keuangan
perusahaan, fokus invasi perusahaan,
program efisiensi dan efektivitas tenaga
kerja, ketersediaan berbagai peralatan
dan perlengkapan,mesin-mesin
produksi, penerapan strategi (internal).
TAHAP PERENCANAAN SDM (1)
b. Persyaratan SDM di masa depan, antara
lain : organisasi dan rancangan
pekerjaan, perencanaan anggaran,
kebijakasanaan manajemen dan filosofi
organisasi, sistem dan teknologi dalam
organisasi , tujuan dan rencana
organisasi
c. Ketersediaan SDM dimasa mendatang
yang dapat diprediksi melalui
inventarisasi bakat karyawan yang ada
(talent management), prakiraan
pengurangan pegawai, prakiraan
perpindahan dan pengembangan, dan
pengaruh pasca program SDM
d. Prakiraan kebutuhan SDM
TAHAP PERENCANAAN SDM (2)
2.
Perencanaan Program (Programe Planning)
Rancangan dan rencana program meliputi 2 hal:
2.1. Manajemen Kinerja yang meliputi 3 hal pokok yaitu :
(a) Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian
seperti aktivitas kerja, hubungan kerja,tanggung
jawab kerja, standar kerja,alur delegasi wewenang
dan jabatan, kualitas kerja, iklim organisasi, dll
(b) Penilaian kinerja yang terdiri perencanaan kinerja,
tujuan kinerja, bimbingan, evaluasi kinerja, alat dan
model analisis kinerja
(c) Struktur imbalan seperti kompensasi dan pembagian
keuntungan.
TAHAP PERENCANAAN SDM (3)
2.2. Manajemen Karier meliputi empat hal utama :
(a) Sistem dan kebijakan perusahaan yang meliputi dari
analisis jabatan, rekrutmen, seleksi dan penempatan,
promosi dan transfer, pengembangan, pendidikan,
serta pemberhentian atau pensiun
(b) Suksesi Manajemen yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi,peta suksesi kepemimpinan, rencana
penggantian, dan perjalanan kemajuan karier
(c) Kesempatan berkarier yang meliputi syarat jabatan,
pola karier dan komunikasi karier
(d) Rencana karier individu yang terdiri atas analisis diri
sendiri, rencana karier perorangan dan rencana aksi
pengembangan perorangan
TAHAPAN PROSES PERENCANAAN MENURUT SCHULER
Ada empat tahapan penting :
a) Gathering, Analyzing, and
Forecasting Supply and Demand data
Pada tahap ini dilakukan sejumlah aktivitas untuk mengumpulkan,
menginvestigasi, menganalisis, dan
memprediksi kebutuhan data untuk
menetapkan supply and demand.
Sumber data bisa dari lingkungan
internal ataupun eksternal yang digali
dari pengalaman masa lalu,
pengamatan di masa kini, dan prediksi
kebutuhan masa depan.
LANJUTAN
b). Establishing Human Resource Objectives
and Policies.
Penetapan tujuan dan kebijakan SDM
harus berlandaskan tujuan dan kebijakan
corporate yang jelas agar dapat
mengantisipasi pengembangan
organisasional dalam memproses
perubahan global.
Tujuan utama adalah penetapan kebijakan
dalam perencanaan SDM adalah
merancang kebutuhan jumlah dan
kualifikasi pegawai yang handal dan
memiliki kompetensi profesional untuk
mendukung tercapainya sasaran corporate
LANJUTAN
c) Human Resources Programming
Pada tahap ini dirancang mekanisme dan prosedur
manajemen SDM yang dapat diimplementasikan
dengan baik terutama dalam rangka meningkatkan
daya tawar bagi rekrutmen calon pegawai yang
qualified.
Kegiatannya meliputi penyusunan program yang
berkaitan dengan hal-hal berikut : program
pengadaan pegawai baru (mulai dari proses
rekrutmen, seleksi, induksi atau orientasi, sampai ke
penempatan), program perancangan sistem
kompensasi, program pemberdayaan secara optimal,
LANJUTAN
program pengembangan (melalui pendidikan,
pelatihan, promosi, perencanaan karier, dll),
program pemeliharaan (perawatan) bagi
pegawai yang produktif, program konseling bagi
pegawai yang mengalami stress atau tekanan
mental atau gangguan psikologis lainnya, dan
program persiapan pensiun (preretirement
counseling) sampai ke realisasi terjadinya
pemutusan hubungan kerja (PHK), baik
disebabkan oleh tibanya saat pensiun maupun
karena alasan-alasan lain.
LANJUTAN
d) Human Resource-Planning-Control and
Evaluation.
Pada tahap ini kegiatan lebih difokuskan
untuk mengawasi dan mengevaluasi
implementasi program-program
manajemen SDM yang sedang berjalan
agar tetap berada di jalur yang sudah
ditetapkan (on the right track).
Evaluasi dapat digunakan sebagai basis
feedforward, khususnya untuk menyusun
perencanaan selanjutnya di masa yang
akan datang. Misalnya dalam rangka
membuat kebijakan terkait dengan
alternatif perlunya rekrutmen pegawai
baru,promosi bagi yang berprestasi
(outstanding performance), dll
PERMASALAHAN DALAM PERENCANAAN SDM
Menurut Rothwell persoalan yang dihadapi dalam
perencanaan SDM terutama dalam pengembangan
dan implementasinya berdasarkan manajemen
strategi ada 4 permasalahan sbb :
1.
Perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa
tidak bermanfaat karena adanya perubahan pada
lingkungan eksternal organisasi,meskipun nampak
adanya peningkatan kebutuhan bagi perencanaan
LANJUTAN
2.
Realitas dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan
dan strategi yang ditentukan oleh keterlibatan interes
group yang memiliki power
3.
Kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat
manajemen dan ketrampilan serta kemampuan
manajer yang memiliki preferensi bagi adaptasi
pragmatik di luar konseptualisasi,dan rasa
ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan,
yang disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya
pengertian manajemen lini, dan kurangnya rencana
korporasi
LANJUTAN
4.
Pendekatan teoritik konseptual yang
dilakukan dalam pengujian kematangan
perencanaan SDM sangat idealistis dan
preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita
organisasi dan cara manajer mengatasi
masalah-masalah spesifik.
Permasalahan merupakan resiko yang
perlu diantisipasi dengan kemampuan
fleksibilitas perusahaan dan manajemen
pemegang wewenang. Setiap manajer
dituntut untuk menyiapkan langkahlangkah antisipasi secara cermat
perkembangan yang terjadi,dengan
menerapkan analisis SWOT (strength,
weekness, opportunity, anda traits)
TEKNIK PERAMALAN DALAM PERENCANAAN SDM
1.
Menurut Handoko upaya untuk
memperkirakan kebutuhan SDM di masa
mendatang dapat dilakukan dengan
teknik forecasting. Ada beberapa teknik
forecasting yang dapat digunakan:
Teknik Delphi
Teknik ini menggunakan keahlian
sekelompok orang (biasanya manajer).
Para perencana di departemen SDM
dalam hal ini berfungsi sebagai
penengah, menyimpulkan berbagai
pendapat dan melaporkan kesimpulankesimpulan dari pendapat-pendapat
sekelompok orang tsb kepada ahli.
Laporan dikaji ulang dengan survai
ulang (biasanya 4 sampai 5 kali survai
sudah cukup).
LANJUTAN
2.
EKSTRAPOLASI
Teknik ini mendasarkan diri pada tingkat
perubahan atau kecenderungan pada
masa lalu untuk membuat proyeksi di masa
yang akan datang. Teknik ini mempunyai
keabsahan (Validitasi) yang tinggi bila
menggunakan Cateris Paribus. Artinya faktorfaktor lain diamsusikan tidak berubah
merupakan kelemahan dari teknik ini.
Perencanaan SDM jangka panjang teknik ini
tidak berlaku.
Contoh : bila rata-rata 2 karyawan diterima
setiap bulan dibagian produksi selama 2
tahun yang lalu,maka berarti ada 24
karyawan yang akan diterima oleh bagian
produksi untuk 1 tahun mendatang. Asumsi
teknik ini adalah penyebab permintaan
sama dari waktu ke waktu
LANJUTAN
3.
INDEKSASI
Indeksasi adalah teknik estimasi kebutuhan SDM di
masa yang akan datang dengan menandai tingkat
perkembangan karyawan dengan indeks.
Contoh klasik teknik ini : rasio antara karyawan produksi
dengan hasil penjualan. Para perencana bisa
menyimpulkan bahwa setiap Rp. 10 juta kenaikan
penjualan,departemen produksi memerlukan satu
tambahan karyawan baru, teknik ini mengasumsikan
penyebab-penyebab permintaan tetap sama dari
waktu ke waktu.
LANJUTAN
4.
Analisis Statistik
Teknik ini digunakan untuk perencanaan SDM jangka
panjang. Teknik ini lebih rumit dari indeksasi maupun
ekstrapolasi, namun hasil akhirnya lebih akurat untuk
jangka panjang karena teknik ini mempertimbangkan
perubahan bergesernya tuntutan terhadap
kebutuhan SDM. Analisis statistik yang digunakan
adalah regresi dan korelasi.
LANJUTAN
ROTHWELL menawarkan suatu teknik perencanaan SDM
yang meliputi tahap :
a) Investigasi baik pada lingkungan eksternal, internal,
organisasional
b) Forecasting atau peramalan atas ketersediaan supply
dan demand SDM saat ini dan masa depan
c) Perencanaan bagi rekrutmen, pelatihan, promosi dll
d) Dengan angka yang besar untuk seluruh bagian
organisasi
LANJUTAN
a) Utilasi, yang ditujukan bagi manpower dan kemudian
membeikan feedback bagi proses awal.
Sementara ini pendekatan yang digunakan adalah
dengan action driven, yang memudahkan organisasi
untuk memfokuskan bagian tertentu dengan lebih
akurat atau skill-need, daripada melakukan numerik
SISTEM PERENCANAAN SDM
Menurut Stanton and Kane, tujuan dari
pengolahan sistem perencanaan SDM
adalah memastikan bahwa seluruh
kegiatan dan aktivitas perencanaan SDM
berjalan dengan tepat dan sesuai dengan
yang diharapkan.
1.
Berbagai persyaratan untuk
pengintegrasian perencanaan SDM yaitu :
Penganalisaan lingkungan eksternal
organisasi dan strategi keseluruhan untuk
menentukan kemungkinan menerapkan
perencanaan strategi terpusat dan
berjangka panjang untuk organisasi
LANJUTAN
2.
3.
Perlu komitmen pengembangan rencana dari manajer
untuk menggunakan perencanaan sumber daya
manusia strategic. Hal ini dapat dilakukan apabila
perencanaan strategis jangka panjang sesuai dengan
lingkungan.
Manajemen puncak perlu mengakui bahwa masalah
SDM pantas mendapat prioritas sama dengan
masalah yang lebih tradisional, seperti modal,
peralatan dsb, sebelum pendekatan terintegrasi
penuh dapat diterima.
LANJUTAN
4.
5.
6.
7.
Organisasi harus menyediakan staf, waktu dan sumber
daya lain untuk menyusun, menerapkan dan memonitor
rencana SDM
Perlu pengembangan sistem informasi SDM
Dimanapun fungsi perencanaan SDM dilokasikan perlu
bekerja sama dengan fungsi perencanaan SDM
Fungsi perencanaan SDM perlu mempertahankan
hubungan yang erat dengan aspek-aspek lain dari
fungsi manajemen SDM sehingga kebijakan-kebijakan
dan aktivitas-aktivitas dalam bidang seperti : perekrutan,
seleksi dan penilaian staf, pelatihan dan
pengembangan SDM, pengembangan karier,
pembayaran dan tunjangan yang mendukung
pencapaian tujuan rencana SDM
MENURUT MANZINI TERDAPAT TIGA TIPE
PERENCANAAN YANG SALING TERKAIT DAN
MERUPAKAN SATU KESATUAN SISTEM PERENCANAAN
TUNGAL
1.
2.
3.
STRATEGIC PLANNING : yang bertujuan untuk
memperahankan kelangsungan organisasi dalam
lingkungan persaingan.
OPERATIONAL PLANNING : yang menunjukkan demand
terhadap SDM
HUMAN RESOURCES : yang digunakan untuk
memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan SDM
dalam jangka pendek dan jangka panjang yang
menggabungkan program pengembangan dan
kebijaksanaan SDM
IMPLEMENTASI SISTEM PERENCANAAN SDM
NURSANTI mengemukakan teknik perencanaan SDM
berikut dapat diimplementasikan dalam proses
rekrutmen dan perencanaan karier:
1. Rekrutmen Identifikasi
Kemungkinan ketidakcocokan antara supply dan
demand serta penyesuaian melalui rekrutmen,
sebelumnya dilihat sebagai alasan perencanaan
manpower tradisional.
LANJUTAN
2. Perencanaan Karier
Hal ini membutuhkan pengertian proses-proses yang
diintegrasikan pada karakteristik individual dan preferensi
dengan implikasi pada budaya organisasi, nilai dan gaya,
strategi bisnis dan panduan, struktur organisasi dan
perubahan, sistem reward, penelitian dan sistem
pengembangan, syarat penilaian dan sistem promosi.
LANJUTAN
3. Evaluasi Perencanaan SDM
Perencanaan SDM dapat digunakan
sebagai indikator kesesuaian antara
supply dan demand bagi sejumlah
orang-orang yang ada dalam
organisasi dngan ketrampilan yang
sesuai : perencanaan SDM juga
berguna sebagai early warning
perusahaan terhadap implikasi
strategis bisnis bagi pengembangan
SDM dengan melakukan audit
terhadap SDM