aktivitas komunikasi pt. perusahaan pelayaran equinox dalam
advertisement
AKTIVITAS KOMUNIKASI PT. PERUSAHAAN PELAYARAN EQUINOX DALAM MENSOSIALISASIKAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN KEPADA KARYAWAN SKRIPSI Disusun Oleh : Nama : Andriana Nurmalasanti NIM : 4420411 – 032 Jurusan : Public Relations FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008 FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCUBUANA Nama : Andriana Nurmalasanti Judul : Aktivitas Komunikasi PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam Mensosialisasikan Kebijakan Perusahaan kepada Karyawan ABSTRAKSI Sosialisasi Kebijakan Perusahaan merupakan hal yang rutin dilakukan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam rangka memelihara mutu perusahaan untuk mencapai visi dan misi perusahaan serta menjaga kredibilitas perusahaan di dunia persaingan global. Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana aktivitas komunikasi yang dijalankan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada karyawan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas-aktivitas komunikasi di dalam PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan kepada karyawan. Dari tinjauan pustaka yang dikumpulkan, peneliti mengambil satu teori komunikasi dari Everett M. Rogers, dimana pengertian komunikasi menurut beliau adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. Teori komunikasi tersebut kemudian digabungkan dengan pengertian aktivitas yang berarti aktif melakukan kegiatan. Disini peneliti akan menjabarkan apa saja aktivitas komunikasi di PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada karyawan. Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif, sedangkan metode penelitian yang digunakan adalah deskiptif kualitatif. Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara yang mendalam terhadap key informan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kebijakan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dirancang oleh Top Management bersama dengan Kepala Departemen terkait untuk kemudian disahkan melalui ditandatanganinya kebijakan perusahaan oleh CEO. Kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan dilakukan oleh QHSE Manager dan evaluasi yang dilakukan adalah dengandilaksanakannya audit internal maupun eksternal di kantor maupun di kapal, serta dengan dilakukan ketika QHSE Manager melakukan kunjungan ke atas kapal. Pemahaman karyawan di kantor maupun dikapal akan kebijakan perusahaan cukup baik, menandakan bahwa kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan yang dilakukan cukup berhasil. iv DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI...................................................................... i TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI ....................................................................... ii PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI............................................................... iii ABSTRAKSI ............................................................................................................. iv KATA PENGANTAR.................................................................................................v DAFTAR ISI............................................................................................................. vii BAB I – PENDAHULUAN.........................................................................................1 1.1 Latar Belakang Penelitian ...............................................................................1 1.2 Rumusan Permasalahan ..................................................................................6 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................................6 1.4 Signifikansi Penelitian ....................................................................................6 1.4.1 Signifikansi Akademis .......................................................................6 1.4.2 Signifikansi Praktis ............................................................................7 BAB II – TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................8 2.1 Komunikasi .....................................................................................................8 2.1.1 Tujuan Komunikasi ...........................................................................9 2.2 Aktivitas Komunikasi ...................................................................................13 2.3 Komunikasi Organisasi.................................................................................14 2.4 2.3.1 Arus Komunikasi.............................................................................17 2.3.2 Komunikasi Eksternal .....................................................................23 Public Relations ............................................................................................24 2.4.1 Fungsi dan Peran Public Relations..................................................26 vii 2.5 Sosialisasi......................................................................................................27 BAB III – METODOLOGI ......................................................................................29 3.1 Sifat Penelitian ..............................................................................................29 3.2 Metode Penelitian .........................................................................................29 3.3 Teknik Pengumpulan Data............................................................................30 3.3.1 Data Primer......................................................................................30 3.3.2 Data Sekunder .................................................................................30 3.4 Nara Sumber atau Key Informan...................................................................31 3.5 Definisi Konsep dan Fokus Penelitian..........................................................33 3.6 3.5.1 Definisi Konsep ...............................................................................33 3.5.2 Fokus Penelitian ..............................................................................34 Teknik Analisa Data .....................................................................................36 BAB IV – HASIL PENELITIAN DAN ANALISA DATA ....................................37 4.1. Gambaran Objek Penelitian ..........................................................................37 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX37 4.1.2. Jasa-jasa PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX .............................38 4.1.3. Manajemen Pengawakan .................................................................39 4.1.4. Faktor Manusia dalam Dunia Pelayaran..........................................40 4.1.5. EQUINOX – Keagenan ...................................................................40 4.1.6. EQUINOX – QHSE ........................................................................41 4.1.7. Kebijakan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX...........................42 4.1.8. Bagan Organisasi PT. Perusahaan Pelayaran EQUNOX ................51 4.1.9. Tugas dan TanggungJawab .............................................................52 viii 4.2. Hasil Penelitian .............................................................................................57 4.2.1. Sumber ..............................................................................................57 4.2.1.1. Perencanaan oleh Sumber .................................................57 4.2.1.2. Implementasi oleh sumber .................................................58 4.2.1.3. Evaluasi oleh Sumber .......................................................62 4.2.2. Ide (Pesan) ........................................................................................63 4.2.2.1. Perencanaan / Perancangan dan Implementasi Pesan ........64 4.2.3. Penerima ...........................................................................................67 4.2.3.1. Implementasi Sosialisasi Kebijakan Perusahaan Kepada Karyawan ...........................................................................68 4.2.3.2. Pemahaman Karyawan terhadap Kebijakan Perusahaan ...69 4.3. Pembahasan...................................................................................................71 BAB V – KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................75 5.1. Kesimpulan dan Saran.....................................................................................75 5.2. Saran................................................................................................................76 5.2.1. Saran Akademis ................................................................................76 5.2.2. Saran Praktis .....................................................................................76 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN BIODATA PENULIS ix BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian Komunikasi merupakan hal yang mendasar yang diperlukan oleh setiap makhluk hidup Sejak lahir, kita tidak dapat hidup sendiri untuk mempertahankan hidup. Dengan komunikasi, manusia dapat menjalin hubungan dengan manusia lain. Manusia diciptakan lengkap dengan akal budinya, agar dapat mengembangkan kemampuannya guna mempertahankan hidup. Namun pada kenyataannya manusia tidak dapat hidup seorang diri, ia memerlukan orang lain untuk mendampinginya. Untuk membaurkan manusia satu dengan manusia yang lain diperlukan kegiatan komunikasi. Kita perlu dan harus berkomunikasi dengan orang lain, untuk memenuhi kebutuhan biologis kita seperti makan dan minum, dan memenuhi kebutuhan psikologis kita seperti sukses dan kebahagian. Dengan berkomunikasi, diharapkan manusia dapat mengerti satu sama lain. Everett M. Rogers dan Lawrence Kincaid1 menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi antara satu sama lain, yang pada gilirannya terjadi saling pengertian yang mendalam. Komunikasi mau ataupun tidak mau pasti melibatkan lebih dari satu orang, yaitu minimal diri kita sendiri dengan orang lain, oleh karena itu dalam 1 Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi (2004), 6 1 2 berkomunikasi hendaknyalah kita selalu menyadari hal tersebut, sehingga tidak menimbulkan salah persepsi atas komunikasi yang terjadi. Manusia membutuhkan manusia lain dalam memenuhi kebutuhan atau tujuan mereka masing-masing. Sebagai contoh yang paling dekat dengan kita, dalam suatu organisasi atau perusahaan, diperlukan manusia yang mampu memimpin dan dapat dipimpin. Seperti seorang pimpinan perusahaan yang memiliki karyawan untuk menjalankan perusahaannya begitu juga sebaliknya. Fungsi pemilik perusahaan dan karyawannya ini saling melengkapi satu sama lain, dan diperlukan suatu kerjasama yang baik diantara keduanya untuk mencapai tujuan yang disepakati bersama. Organisasi terdiri dari sekumpulan manusia, karena itu diperlukan kegiatan komunikasi didalamnya, guna menggerakkan organisasi tersebut sehingga tercapai tujuan bersama. Pengiriman dan penerimaan pesan dalam suatu organisasi, baik formal maupun informal organisasi, dapat dikatakan sebagai komunikasi organisasi. Pengertian komunikasi organisasi ini dikemukakan oleh Joseph Devito dalam bukunya berjudul Human Communication2. Komunikasi merupakan bagian utama dalam suatu organisasi, tanpa komunikasi tidak ada organisasi.3 Komunikasi harus diakui sebagai tanggung jawab dan fungsi yang sangat penting, dan karena itu komunikasi merupakan bagian dari struktur organisasi yang formal.4 Tanpa adanya komunikasi maka akan terjadi kekacauan dalam organisasi, karena apa yang diinginkan perusahaan tidak dapat di mengerti oleh sekumpulan individu yang lain dan hasil yang diinginkan tidak dapat diwujudkan dengan maksimal. 2 Soemirat, Ardianto, Sumirar, Komunikasi Organisasional (1999), 13 Ibid, 14 4 Moekijat, Teori Komunikasi, (1993), 50 3 3 Setiap perusahaan memiliki tujuan organisasi yang berbeda-beda dan untuk mewujudkannya, maka perusahaan akan meneluarkan kebijakan-kebijakan pada para karyawannya guna mencapai tujuan perusahaan. Setiap perusahaan akan memiliki dua kebijakan yang nantinya akan diterapkan dalam perusahaannya, yaitu kebijakan pemerintah dan kebijakan perusahaan itu sendiri. Maksud dari kebijakan pemerintah disini adalah kebijakan yang harus dipatuhi suatu pimpinan perusahaan dalam mengatur perusahaannya, seperti misalnya kebijakan Jamsostek, Cuti Hamil, Cuti Haid, dll. Sedangkan untuk kebijakan perusahaan adalah kebijakan yang dikeluarkan oleh perusahaannya guna mencapai tujuan bersama dari perusahaan. Kebijakan yang dikeluarkan oleh perusahaan, diharapkan dapat dipahami dan dilaksanakan oleh karyawan dengan baik. Namun, terkadang pesan dari kebijakankebijakan itu tidak dapat ditangkap oleh para karyawan dengan baik sehingga menjadikan komunikasi yang terjadi kurang efektif. Sebuah kebijakan yang hanya dipasang dalam papan pengumuman belum merupakan suatu komunikasi. Akan tetapi apabila kebijakan tersebut dibaca, di mengerti dan di tanggapi, maka kebijakan tersebut dapat dikatakan komunikasi. Suatu komunikasi dikatakan efektif, hanya apabila suatu gagasan dapat berpindah dari benak seseorang ke benak orang lain. Suatu perusahaan harus dapat berkomunikasi dengan karyawannya, karena itu merupakan kunci utama dalam suatu organisasi. Suatu perusahaan yang jarang berkomunikasi dengan para karyawannya, akan mengakibatkan kesalahpahaman yang sangat fatal. Tanpa adanya komunikasi yang mendekatkan perusahaan dengan karyawan, juga akan menimbulkan desas desus yang nantinya akan merugikan perusahaan. Komunikasi yang dilakukan pimpinan perusahaan untuk bertukar informasi dengan para karyawan, dapat disebut juga dengan komunikasi internal. 4 Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh pimpinan dan mengusahakan agar pimpinan mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh karyawannya. Komunikasi dari pimpinan kepada karyawan dalam sebuah perusahaan yang cukup besar harus melalui beberapa tahap otoritas. Dan dalam proses penyampaiannya, makna dari suatu pesan seringkali disalahartikan. Proses sosialisasi yang baik sangat diperlukan dalam proses penyampaian kebijakan ini, untuk menghindari kejadian pihak manajemen dan pekerja yang seringkali menginterpretasi suatu komunikasi bukan dalam arti yang dimaksudkan oleh pimpinan. Beberapa pimpinan perusahaan tidak bersedia mensosialisasikan kebijakan dan kegiatannya secara jelas. Pihak manajemen juga enggan memberikan sosialisasi kepada para pekerja mengenai informasi perusahaan yang dianggap kurang penting atau yang akan mempengaruhi kepentingannya atau bertentangan dengan pendapatnya sendiri. Karena itu peneliti tertarik untuk melihat bagaimana aktivitas komunikasi suatu perusahaan dalam mensosialisasikan suatu kebijakan sehingga kebijakan itu dapat diterima dengan baik oleh karyawan. PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayaran, berbasis di Jakarta dengan jumlah karyawan + 60 orang. Perusahaan ini terbagi menjadi dari dua bagian yaitu Core Business dan Business Support. Core Business yaitu departemen-departemen inti yang bersifat operasional, yaitu Departemen Agency, Ship Management, Crewing. Sedangkan Business Support yaitu departemen-departemen pendukung yang bersifat administratif, yaitu Departemen QHSE (Quality, Health, Safety & Environment), Finance, HR & GA (Human Resources & General Affairs). 5 Adapun kebijakan-kebijakan yang terdapat di PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX yaitu seperti terdapat dalam QHSE (Quality, Health, Safety, Environment) Management System meliputi antara lain: Kebijakan Mutu; Kebijakan Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan; Kebijakan Obat-obatan dan Minuman keras; Kebijakan Keamanan; Kebijakan Penghematan Energi. Pada PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, terdapat beberapa aktivitas komunikasi yang dilakukan dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan, diantaranya : - Melalui pertemuan-pertemuan, dimana beberapa orang atau seluruh karyawan berkumpul dalam suatu ruangan untuk diberikan informasi tentang adanya kebijakan baru. - Melalui media pesan e-mail dimana salah seorang karyawan yang berwenang mengirimkan informasi tentang kebijakan baru atau perubahan/ pembaharuan dari kebijakan yang telah ada sebelumnya melalui e-mail kepada seluruh karyawan perusahaan. - Melalui orang per-orang, biasanya terjadi ketika terdapat penerimaan karyawan baru (baik karyawan kantor maupun awak kapal) dimana setiap karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan akan diberikan pemahaman secara global tentang perusahaan, serta sosialisasi terhadap kebijakan-kebijakan yang terdapat dalam perusahaan. Peneliti tertarik dengan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX sebagai objek penelitian dikarenakan perusahaan pelayaran yang sedang berkembang ini memiliki banyak sekali staff kapal yang sifatnya bekerja secara temporary dan di kemudian hari dapat bekerja kembali pada tempat dan posisi yang sama. Selain itu, pada beberapa department di tempat para karyawan bekerja, terbagi-bagi menjadi beberapa lantai 6 dalam satu gedung, yaitu basement, lantai dasar, lantai 4 dan lantai 5. Karena itu peneliti ingin mengetahui lebih lanjut tentang aktivitas komunikasi dalam perusahaan ini dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaannya untuk staff yang bekerja di atas kapal yang sebegitu banyaknya juga staff di kantor. Peneliti menilai apabila karyawan yang bekerja dalam lingkungan perusahaan saja kurang memahami kebijakan dalam perusahaan tersebut, lantas bagaimana karyawan akan dapat bekerja sejalan dengan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. 1.2. Rumusan Permasalahan Rumusan permasalahan dalam penelitian ini adalah, bagaimana aktivitas komunikasi yang dijalankan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan kepada karyawan ? 1.3. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui aktivitas-aktivitas komunikasi di dalam oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan. 1.4. Signifikansi Penelitian 1.4.1. Signifikansi Akademis Signifikansi penelitian dari sisi akademis yaitu sebagai pemaparan dan penjabaran dari aktivitas komunikasi, serta pemahaman dalam hal mensosialisasikan suatu kebijakan dalam perusahaan. 7 1.4.2. Signifikansi Praktis Manfaat praktis dari penelitian ini, diharapkan agar hasil dari penelitian ini dapat 1. Berguna bagi PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX sebagai bahan evaluasi terhadap aktivitas komunikasi yang telah dijalankan selama ini. 2. Sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan kegiatan sosialisasi terhadap kebijakan perusahaan di masa yang akan datang. BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Manusia merupakan makhluk sosial yang tidak dapat hidup sendirian, karena setiap makhluk hidup diciptakan untuk melakukan tugasnya masing-masing, dimana tugas-tugas mereka akan saling melengkapi satu sama lain. Manusia memerlukan suatu penghubung agar bisa bergabung dengan makhluk hidup yang lain, untuk itulah fungsi dari komunikasi diperlukan. Dengan adanya komunikasi maka manusia dapat menyampaikan setiap kebutuhan-kebutuhannya pada orang lain. Ada beragam definisi komunikasi menurut beberapa ahli komunikasi, diantaranya menurut Everett M Rogers, seorang pakar Sosiologi Pedesaan di Amerika, Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.5 Definisi ini kemudian dikembangkan oleh Rogers bersama D. Lawrence Kincaid (1981) sehingga melahirkan suatu definisi baru yang menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. Rogers mencoba menspesifikasikan hakikat suatu hubungan dengan adanya perubahan sikap dan tingkah laku serta kebersamaan dalam menciptakan saling pengertian dari orang-orang yang ikut serta dalam suatu proses komunikasi. 5 Cangara, Hafied, Pengantar Ilmu Komunikasi (2004), 19 8 9 Sebuah definisi yang dibuat oleh kelompok sarjana komunikasi yang mengkhususkan diri pada studi komunikasi antarmanusia (Human Communication) bahwa : Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan (1) membangun hubungan antarsesama manusia (2) melalui pertukaran informasi (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku (4) serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu. Shanon dan Weaver berpendapat bahwa komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh-mempengaruhi satu sama lainnya, disengaja atau tidak disengaja. Bernard Berelson dan Gary A. Steiner, seperti dikutip oleh Deddy Mulyana dalam publikasinya “Ilmu Komunikasi – Suatu Pengantar” mengasosiasikan komunikasi sebagai suatu transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol-simbol – kata-kata dan gambar, figur, grafik dan sebagainya. Tindakan atau proses transmisi itulah yang biasanya disebut komunikasi. 6 Sedangkan menurut Theodore M. Newcomb, setiap tindakan komunikasi dipandang sebagai suatu transmisi informasi terdiri dari rangsanganrangsangan yang diskriminatif, dari sumber kepada penerima. 2.1.1 Tujuan Komunikasi Inti masalah komunikasi dalam pekerjaan adalah reaksi individu-individu terhadap ide-ide dan pendapat-pendapat orang lain. Apapun tujuan komunikasi, hasilnya sangat dipengaruhi oleh kesediaan menerima dari pendengar atau penerima pesan. Dalam komunikasi, seperti halnya dalam semua aspek hubungan sosial atau 6 Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi – Suatu Pengantar (2002), 62 10 hubungan antar perseorangan, emphaty pengirim pesan sangat penting. Pengirim akan lebih sukses dalam menjelaskan pesannya apabila ia menggunakan emphaty, artinya dapat menempatkan dirinya pada tempat penerima pesan. Dalam kedudukan demikian, pengirim pesan dapat memperkirakan reaksi penerima secara efektif.7 Seseorang berkomunikasi dengan orang lain pasti memiliki tujuan masingmasing. Peneliti mengambil teori mengenai tujuan dari komunikasi dengan mengutip teori komunikasi yang dipaparkan oleh Udai Parcek, yang menyatakan tujuan komunikasi adalah :8 1. Memberikan Informasi Yakni pengiriman informasi dari sumber kepada orang lain atau sekelompok yang dapat berupa kebijakan organisasi, peraturan, perkembangan organisasi dan sebagainya. 2. Umpan Balik (Feed Back) Berguna untuk mengeahun prestasi kerja karyawan dan memperoleh langkanlangkah perbaikan yang diperlukan sekalian memberikan motivasi kepada pihak organisasi untuk mengembangkan rencana-rencana yang menantang dan realistik. 3. Pengendalian Mengontrol setiap pelaksanaan program agar sesuai dengan rencana yang telah ditentukan dan untuk memenuhi sasaran yang tepat dalam pelaksanaan serta menghindari adanya kesenjangan informasi. 7 8 Moekijat (1993), Teori Komunikasi (1993), 47 Soemirat, Ardianto, Suminar Komunikasi Organisasional (1999), 24 11 4. Pengaruh Komunikasi bertujuan untuk mempengaruhi orang lain. Seorang manajer berkomunikasi dengan karyawannya untuk menciptakan suasana yang baik, sikap yang benar, dan hubungan yang menyenangkan. 5. Pemecahan Masalah Komunikasi antara pihak pimpinan dan karyawan bertujuan untuk menemukan penyelesaian terhadap masalah yang dihadapi. 6. Pengambilan Keputusan Memerlukan berbagai sistem komunikasi, misalnya pertukaran informasi, pendapat, dan pemikirann alternatif pemecahan masalah. 7. Mempermudah Perubahan Komunikasi antar karyawan dapat membantu kesulitan perubahan terhadap tindakan perbaikan dalam organisasi. 8. Pembentukan Kelompok Komunikasi merupakan sarana pelicin agar kelompok dapat berfungsi dengan baik. Jika komunikasi terputus, maka kesatuan akan hancur. Dalam perselisihan yang berat, hubungan baik hanya dapat dikembalikan melalui proses komunikasi yang berkelanjutan. Dalam hal ini, komunikasi merupakan ungkapan perasaan, perhatian, dan dukungan sangat penting. 12 9. Menjaga Pintu Sebagai penyaring informasi baik yang datang dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi, sehingga informasi yang berkembang senantiasa relevan dengan kepentingan dan kebutuhan informasi. Gordon I. Zimmerman et al, juga membagi tujuan komunikasi menjadi dua kategori besar, yaitu : 1. Manusia berkomunikasi untuk meyelesaikan tugas-tugas yang penting bagi kebutuhan kita. 2. Manusia berkomunikasi untuk menciptakan dan memupuk hubungan dengan orang lain. Karena itulah mengapa manusia perlu untuk berkomunikasi. Dan dengan komunikasi kita melakukan pertukaran informasi yang kita perlukan.9 Sejalan dengan tujuan komunikasi dalam organisasi, komunikasi berperan terhadap munculnya partisipasi anggota, karena partisipasi timbul melalui adanya komunikasi. Dan pada gilirannya akan tumbuh kerjasama guna mencapai tujuan organisasi karena kerjasama tidak mungkin timbul dengan sendirinya. Charles Cooley menyatakan betapa pentingnya kerja sama. Menurutnya kerjasama akan timbul bila seseorang menyadari bahwa mereka memiliki kepentingan-kepentingan yang sama dan saat pengendalian diri terhadap diri sendiri untuk memenuhi kepentingan tersebut 9 Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi (2000), 4 13 juga melalui kerjasama. Kesadaran akan adanya organisasi merupakan fakta penting dalam kerjasama. 10 Komunikasi dalam organisasi umumnya dikemas dalam bentuk lambang verbal yang kemudian disampaikan melalui bahasa lisan atau tulisan. Selain itu, perlu pula disadari bahwa ciri-ciri utama komunikasi organisasi yaitu adanya faktor-faktor struktural dalam organisasi yang mengharuskan anggotanya bertindak sesuai dengan peranan yang diharapkan kepadanya. Ketika seseorang terlibat dalam kegiatan berkomunikasi, maka kita akan menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :11 - Penciptaan pesan, atau lebih tepatnya, penciptaan pertunjukan. - Penafsiran pesan, atau penafsiran pertunjukan. Komunikasi sangat penting bagi manusia dalam menjalankan kehidupannya bersama manusia lainnya, dan komunikasi itu sendiri akan dilakukan apabila manusia memiliki tujuannya tersendiri untuk memenuhi kebutuhan sendiri. 2.2 Aktivitas Komunikasi Aktivitas adalah melakukan suatu kegiatan tertentu secara aktif. Aktivitas menunjukkan adanya kebutuhan untuk aktif bekerja atau melakukan kegiatankegiatan tertentu.12 Lawan aktivitas adalah non-aktivitas yang artinya tidak melakukan aktivitas apapun. Dalam penelitian ini, pengertian aktivitas lebih 10 Soemirat, Ardianto, Suminar, Komunikasi Organisasional (1999), 24 Pace and Faules, Komunikasi Organisasi – Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (2001), 26 12 Haditono, S.R., dkk, Psikologi Perkembangan Pengantar dalam Berbagai Bagiannya (1994). Yogyakarta: Gadjah Mada University 11 14 cenderung pada kegiatan komunikasi yang dilakukan dalam sosialisasi kebijakan perusahaan. Teori aktivitas beranggapan bahwa aktivitas sosial merupakan esensi kehidupan manusia. Sebegitu pentingnya aktivitas sosial sehingga banyak sedikitnya aktivitas sosial tersebut ikut menentukan apakah seseorang dapat bahagia atau tidak. Dari uraian singkat diatas, peneliti menyimpulkan pengertian aktivitas komunikasi yaitu suatu kegiatan yang merupakan proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. 2.3 Komunikasi Organisasi Secara fungsional, komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.13 Komunikasi organisasi terjadi kapanpun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukan. Komunikasi organisasi dipandang dari perspektif interpretif (subyektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi.14 Proses interaksi tersebut tidak mencerminkan organisasi; ia adalah organisasi. Komunikasi organisasi 13 14 Pace and Faules, Komunikasi Organisasi – Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (2001), 31 Ibid, 31 15 adalah “perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi.lebih jelasnya, komunikasi organisasi adalah proses penciptaanmakna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah organisasi. Sifat terpenting komunikasi organisasi adalah penciptaan pesan, penafsiran, dan penanganan kegiatan anggota organisasi. 15 Bagaimana komunikasi berlangsung dalam organisasi dan apa maknanya tergantung kepada konsepsi seseorang mengenai organisasi. Apabila organisasi dianggap sebagai struktur atau wadah yang telah ada sebelumnya, maka komunikasi dapat dianggap sebagai “suatu substansi nyata yang mengalir ke atas, ke bawah, dan ke samping dalam suatu wadah”. Dalam pandangan itu, komunikasi berfungsi mencapai tujuan daru sistem organisasi. Fungsi-fungsi komunikasi lebih khusus meliputi pesan-pesan mengenai pekerjaan, pemeliharaan, motivasi, integrasi dan inovasi. Komunikasi mendukung struktur organisasi dan adaptasinya dengan lingkungan. Bila organisasi merupakan suatu pemroses informasi besar, maka maksud proses komunikasi adalah untuk memperoleh informasi yang tepat bagi orang yang tepat pada saat yang tepat. Berdasarkan perspektif ini, komunikasi organisasi dapat dilihat sebagai “proses mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan komunikasi yang memungkinkan organisasi berfungsi”. Ketika organisasi dianggap sebagai orang-orang yang berinteraksi danmemberi makna kepada interaksi tersebut, komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi alih-alih sekadar fungsi pemelhara organisasi. Komunikasi 15 Ibid, 34 16 tidak sekadar melayani organisasi; ia adalah organisasi. Komunikasi adalah penting bagi eksistensi organisasi dan berperan lebih banyak daripada sekadar melaksanakan rencana-rencana organisasi. Dalam beberapa rencana, komunikasi diteorisasikan untuk memberi pandangan atas perilaku organisasi yang penting (misalnya adaptasi) dan bagi kaum subyektivis, komunikasi adalah perilaku penting. Joseph de Vito dalam bukunya “Human Communication” menyatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan pesan di dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun informal organisasi. Kemudian bila memperhatikan arti kata komunikasi dan organisasi, maka komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi antara orang-orang yang berada di dalam organisasi dengan publik luar, dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Komunikasi merupakan bahan utama dalam organisasi. Tanpa komunikasi, maka tidak ada organisasi.16 Didukung oleh teori-teori mengenai komunikasi organisasi, maka peneliti memberikan pengertian komunikasi organisasi sebagai proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan di dalam sekumpulan individu-individu. Organisasi itu sendiri yaitu merupakan sekumpulan individu-individu yang bekerja didalamnya untuk mencapai tujuan bersama untuk mencapai tujuan bersama, karena itu untuk mengatur kumpulan individu itu diperlukan suatu peraturan dari organisasi sehingga akan tercapai tujuan bersama. Peraturan-peraturan itu dapat disebut sebagai kebijakan dari suatu perusahaan atau organisasi. 16 Soemirat, Ardianto, Suminar, komunikasi Organisasional (1999), 1.3 17 Kaum objektivis memperlakukan organisasi terutama sebagai sebuah unit. Artinya, mempelajari organisasi adalah mempelajari organisasi keseluruhan. Organisasi adalah suatu entitas yang berfungsi dengan cara-cara tertentu.17 Kaum subjektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian (organizing behaviour). Berdasar definisi ini, pengetahuanmengenai organisasi harus diperoleh dengan melihat perilaku-perilaku khusus tersebut dan apa makna perilaku-perilaku itu bagi mereka yang melakukannya. 2.3.1 Arus Komunikasi Komunikasi dapat dibedakan menurut arus informasinya : 2.3.1.1 Komunikasi Internal Komunikasi yang berlangsung antara orang-orang yang berada dalam organisasi. Di dalam organisasi terdapat jenjang kepangkata dan kekuasaan yang berbeda-beda. Berdasarkan alur komunikasi yang terjadi dalam organisasi, maka komunikasi internal terbagi dalam tiga jenis jalur, yaitu : 1. Komunikasi Vertikal 2. Komunikasi Horizontal 3. Komunikasi Diagonal 17 Pace & Faules, Komunikasi Organisasi – Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan (2001), 17 18 Komunikasi vertikal adalah arah arus komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication).18 2.3.1.1.1 Komunikasi Vertikal Atas-Bawah (Downward Communication) Komunikasi atas-bawah adalah komunikasi di antara pimpinan untuk menyampaikan pesan kepada bawahan. Komunikasi atas-bawah memiliki fungsi yaitu : 1. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja, bentuknya perintah, arahan, penerangan, manual kerja, uraian tugas. 2. Penjelasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan. 3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku. 4. Penyampaian informasi mengenai bagaimana penampilan pekerja (bukan hanya dalam arti penampilan fisik) tetapi juga termasuk kemampuan menjalankan pekerjaan dan memperlilhatkan daya tahan dalam keberhasilan kerja. Dapat pula sebagai pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. 5. Pemberian informasi mengenai bagaimana mengembangkan misi perusahaan, informasi yang mengalir dari atas ke bawah atau informasi dari atasan kepada bawahan dapat dilakukan melalui beberapa metode, yaitu : 18 Soemirat, Ardianto, Suminar, komunikasi Organisasional (1999), 215-216 19 a. Oral atau lisan b. Written atau tulisan c. Pictorial atau skema, atau bagan d. Kombinasi oral-written-pictorial.19 2.3.1.1.2 Komunikasi Vertikal Bawah-Atas (Upward Communication) Komunikasi bawah-atas adalah arus informasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan. Komunikasi ini juga memiliki beberapa fungsi, yakni: 1. Penyampaian informasi mengenai pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. 2. Penyampaian informasi mengenai pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. 3. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. Komunikasi dari bawahan ke atasan ini memiliki nilai penting bagi keberhasilan organisasi, yaitu : 1. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan bagi pemimpin organisasi atau supervisor. 2. Memungkinkan supervisor mengetahui apakah bawahannya siap mendapatkan informasi dari atasan dan bagaimana bawahan menerima apa yang disampaikan oleh atasan. 19 Soemirat, Ardianto, Suminar, komunikasi Organisasional (1999), 216-217 20 3. Memungkinkan supervisor mengetahui apa yang mengganggu berlangsungnya kegiatan informasi. 4. Membudayakan penghargaan dan loyalitas terhadap organisasi dengan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengajukan pertanyaan, saran, dan ide mengenai organisasinya. 5. Membantu supervisor mengetahui apakah bawahan dapat memakai pula fungsi dari bawaan kepada atasan tersebut. 6. Membantu bawahan mengatasai permasalahan pekerjaannya dan memperkuat kemampuan dalam bekerja. Mendapatkan informasi melalui komunikasi ini tidaklah mudah. Arah informasi ini sangat kompleks dan memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk membangunnya. Disamping sangat sedikit manajer yang mengetahui bagaimana memperoleh informasi dari bawahan, kesulitannya lebih dikarenakan status prestise dari pimpinan dan karyawan yang berbeda. Sharma (1979) mengemukakan alasannya mengenai betapa sulitnya memperoleh arah informasi bawah-atas ini, yaitu : 1. Kecenderungan dari pekerja menyimpan pikirannya. Banyak pekerja merasakan mendapatkan kesulitan bila berbicara keras/ lancang kepada atasan, dan akhirnya mereka memilih setuju dengan atasan. 2. Perasaan pekerja bahwa atasan tidak tertarik dengan masalahnya 3. Kurangnya penghargaan bagi karyawan yang menggunakan Upward Communication. 21 4. Perasaan pekerja bahwa atasan tidak mempunyai akses dan kurang responsive. 2.3.1.1.3 Komunikasi Horizontal Komunikasi yang terjadi secara horizontal merupakan arus informasi yang terjadi secara mendatar atau sejajar diantara para pekerja dalam satu unit. Adapun tujuan dari arah arus informasi ini antara lain : 1. Mengkoordinasikan pekerjaan tugas 2. Bertukar informasi dalam rencana kegiatan 3. Mengatasi masalah 4. Mendapatkan pemahaman bersama 5. Memusyawarahkan negosiasi dan menengahi perbedaan 6. Membangun dukungan interpersonal Metode yang bisa dilakukan dalam komunikasi horizontal adalah : 1. Rapat komite 2. Interaksi informasi selama istirahat 3. Percakapan telepon 4. Memo dan catatan yang umum dilakukan diantara pekerja 5. Aktivitas sosial 22 6. Lingkaran kualitas, adalah kelompok pekerja yang secara sukarela berbagi dalam kelompok tanggung jawab. Dalam pelaksanaannya atus informasi horizontal juga memiliki kendala atau hambatan seperti : 1. Diantara para pekerja sendiri yang idealnya saling bekerjasama ternyata ada yang saling curiga atau tidak ada kepercayaan 2. Pertimbangan mengenai mobilitas ke atas, artinya pertimbangan akibat dari hubungan atau komunikasi yang dilakukann secara horizontal ini apakah tidak berdampak pada penilaian atasan kepada dirinya. 3. Kompetisi sebagai sumber masalah tidak adanya komunikasi diantara pekerja. 20 2.3.1.1.4 Komunikasi Diagonal Komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi diantara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian. Pada kebanyakan organisasi akan muncul kebutuhan dari para pekerja untuk saling bertukar informasi secara lintas batas fungsional dengan pekerja dari bagian lain. Diantara mereka yang bertukar informasi jelas tidak ada garis kewenangan untuk memerintah atau bertanggung jawab sehingga komunikasi yang berlangsung berdasarkan hanya penyampaian ide atau kemampuan menjual ide.21 20 21 Soemirat, Ardianto, Suminar, komunikasi Organisasional (1999), 220-221 Ibid, 221 23 2.3.2 Komunikasi Eksternal Komunikasi diantara orang-orang yang berada di dalam dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi yang besar, tugas melakukan komunikasi eksternal dilakukan oleh bagian humas (Hubungan Masyarakat), tetapi pada organisasi kecil tugas seperti ini dilakukan oleh pimpinan organisasi secara tersendiri yang berlangsung melalui dua jalur secara timbal balik dari organisasi kepada khalayak diluar maupun khalayak dari khalayak luar kepada organisasi. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak bersifat informatif yakni untuk menyampaikan informasi mengenai organisasi sehingga khalayak luar well informed. Tujuan utama dilaksanakan komunikasi eksternal adalah : 1. Untuk membina dan memelihara hubungan baik. 2. Untuk menciptakan opini publik yang menguntungkan. 3. Untuk memelihara dan menjaga citra organisasi agar tetap positif. Sedangkan komunikasi dari publik luar kepada organisasi merupakan proses umpan balik (feedback) dari hasil kegiatan komunikasi organisasi yang dilakukan. Umpan balik merupakan satu hal yang baik dan penting untuk melihat respon khalayak luar organisasi. 22 22 Ibid, 224 24 2.4 Public Relations (PR) Frank Jeffkins dalam bukunya “Public Relations” mendefinisikan pengertian PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan specific yang berlandaskan pada saling pengertian. Sedangkan definisi lain menurut (British) Institute of Public Relations (IPR), PR adalah keseluruhan upaya untuk dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.23 Pertemuan asosiasi-asosiasi Prseluruh dunia di Mexico City pada bulan Agustus 1978 menghasilkan pernyataan mengenai definisi PR sebagai berikut : “Praktik PR adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya.24 Kegiatan PR pada hakikatnya merupakan bagian dari teknik kegiatan berkomunikasi dengan ciri khan komunikasi dua arah antara lembaga atau organisasi yang diwakilinya dengan publiknya atau sebaliknya.25 Jeffkins, Frank, Public Relations (2004), 9 Ibid, 10 25 Ruslan, Rosady, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations (2002), 19 23 24 25 Hal yang teramat penting bagi seorang PR Officer adalah harus mahir dalam berkomunikasi agar tujuan bisa dicapai secara efisien dan efektivitas komunikasinya dengan sasaran khalayak dapat menjamin opini publik dengan baik. Empat hal pokok yang harus diingat oleh seorang PR yaitu sebagai berikut :26 1. Khalayak atau publik tersebut adalah manusia, jadi mereka tidak pernahbebas dari berbagai pengaruh, sementara pesan yang kita sampaikan itu harus bersaing dengan pihak lain. 2. Manusia cenderung suka memperhatikan, mengamati, membaca atau mendengar pada saat komunikasi itu berlangsung. Pada akhirnya mereka menilai, apakah yang dirasakan itu sesuai dengan kebutuhan atau sikap mereka. 3. Media massa akan memberikan efek atau dampak yang bervariasi dan beragam terhadap khalayaknya yang beragam pula. 4. Media massa memberikan efek keserempakan (stimultancity effect) yang berpengaruh terhadap pembentukan opini publik secara langung dan gamblang. Hubungan antara sesama pegawai pada suatu organisasi tidak sepenuhnya sama dengan hubungan-hubungan organisasi. Hubungan organisasi lebih menekankan pada besar-kecilnya gaji dan sebagai kondisi atau fasilitas kerja. Namun antara 26 Ibid, 18 26 keduanya terdapat hubungan yang erat, mengingat hubungan organisasi ini juga sangat dipengaruhi oleh efektif-tidaknya komunikasi di kalangan para pegawai.27 Tingkat efektivitas PR internal itu sendiri sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok, yaitu : a. Keterbukaan pihak manajemen. b. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai. c. Keberadaan seorang Manajer Komunikasi (Manajer PR) yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, namun juga didukung oleh sumber daya teknis yang modern. Adapun media dan teknik-teknik kegiatan PR internal yaitu diantaranya Jurnal internal, Papan pengumuman, Kaset, video dan CCTV, Stasiun radio, Jasa penyampaian berita dan ide lewat telepon, Kotak saran, Rangsangan berbicara, Siaran umum (public address broadcast), Obrolan langsung, Dewan dan komite pekerja, presentasi video atau slide, lieratur pengenalan, konferensi staff dan pertemuan dinas, kunjungan oleh pihak manajemen, kunjungan staf, acara-acara kekeluargaan, pameran atau peragaan klub-klub sosial. 2.4.1 Fungsi dan Peran Public Relations Aktivitas public relations sehari-hari adalah menyelengarakan komunikasi timbal balik (two way communications) antara perusahaan atau suatu lembaga dengan pihak public yang bertujuan untuk menciptakan suatu saling pengertian dan dukungan 27 Jefkins, Frank, Public Relations (2002), 195 27 bagi tercapainya suatu tujuan tertentu, kebijakan, kegiatan produksi barang atau pelayanan jasa, dan sebagainya demi kemajuan perusahaan atau citra positif bagi lembaga yang bersangkutan. 28 Dalam konsepnya, seorang PR Officer ketika menjalankan tugas dan operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator maupun organisator, menurut Onong dalam bukunya “Hubungan Masyarakat – Suatu Komunikologis” adalah sebagai berikut : a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal c. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. d. melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. e. Operasionalisasi dan organiasi PR adalah bagaimana menbina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya. 2.5 Sosialisasi Peter Berger (1978) mendefinisikan sosialisasi sebagai “a process by which a child learns to be a participant member of society” -- suatu proses melalui mana seorang anak belajar menjadi seorang anggota yang berpartisipasi dalam 28 Ruslan, Rosady, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations (2002), 1 28 masyarakat29. Berkaitan dengan pendapat ahli tersebut, pengertian sosialisasi diatas sehubungan dengan konteks penelitian ini dapat disimpulkan yaitu bagaimana proses pengenalan suatu hal dimana dimulai ketika kita pertama kali menjalani suatu pekerjaan tertentu. Sosialisasi merupakan suatu proses yang berlangsung sepanjang hidup manusia. Dalam kaitan ini para ahli berbicara mengenai bentuk-bentuk proses sosialisasi.30 Dikemukakan oleh Light Et al31, bahwa setelah sosialisasi dini Berger dan Luckman (1967) mendefinisikan sosialisasi primer (primary socialization) kita akan menjumpai sosialisasi sekunder (secondary socialization). Berger dan Luckmann mendefinisikan sosialisasi primer sebagai sosialisasi pertama yang dijalani individu semasa kecil, melalui mana ia menjadi anggota masyarakat, sedangkan sosialisasi sekunder mereka definisikan sebagai proses berikutnya yang memperkenalkan individu yang telah disosialisasi ke dalam sektor baru dari dunia objektif masyarakatnya.32 Dari pendapat Berger dan Luckmann tersebut, peneliti mengasumsikan sosialisasi dalam penulisan ini merupakan sosialisasi sekunder, dimana proses ini bukan merupakan sosialisasi dini yang didapatkan pada masa kanak-kanak, dimana sosialisasi yang di maksud disini yaitu sosialisasi terhadap kebijakan perusahaan. 29 Dhakidae, Daniel, Humanisme Sosiologi (1985), 116 Sunarto, Kamanto, Pengantar Sosiologi Ed 2 (2000) 31 31 Light, Donald, Suzzane Keller dan Craig Calthoun Sociology 5th Ed (1989) 130 32 Berger, Peter L. dan Thomas Luckmann The Social Construction of Reality: A Treatise in the Sociology of Knowledge (1967), 130 30 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Sifat Penelitian Sifat dari penelitian yang digunakan oleh peneliti disini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dimana akan dijabarkan aktivitas-aktivitas komunikasi yang dilakukan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan kepada karyawan. Alasan peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif adalah karena dalam penelitian ini data yang dikumpulkan berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka-angka.33 Dan semua data yang dikumpulkan berkemungkinan menjadi kunci terhadap apa yang sedang diteliti. Dengan demikian laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan data untuk memberi gambaran penyajian laporan tersebut. Data yang diambil berasal dari wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi dan dokumen resmi lainnya. 3.2. Metode Penelitian Metode penelitian yang akan digunakan peneliti adalah metode deskriptif kualitatif. Melalui metode ini, peneliti akan menjabarkan saja apa-apa dan bagaimana aktivitas komunikasi yang terjadi di dalam PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. 33 Moleong, Lexy J, Metodologi Penelitian Kualitatif (2002), 6 29 30 Pemilihan metode deskriptif kualitatif oleh peneliti dikarenakan pemdekatan ini dinilai paling sesuai dengan penjabaran aktivitas-aktivitas komunikasi pada PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan. Adapun pihak yang mensosialisasikan kebijakan seperti dimaksud dalam topik penelitian yaitu departemen QHSE, dimana PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX juga menjalankan salah satu fungsi PR yaitu menciptakan suatu komunikasi dua arah untuk mencapai tujuan perusahaan. 3.3. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dan informasi dalam penelitian ini dilakukan dengan dua cara, yaitu : 3.3.1. Data Primer Data primer diperoleh melalui observasi lapangan dan wawancara (indepth interview) langsung kepada narasumber (key informan), yakni individu-individu yang merupakan sumber informasi yang potensial berkaitan dengan kegiatan sosialisasi kebijakan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. 3.3.2. Data Sekunder Data sekunder yang dipergunakan oleh peneliti yaitu antara lain buku-buku, jurnal, arsip, internet dan berbagai literatur yang diterbitkan dari organisasi-organisasi yang terkait dengan topik pembahasan obyek penelitian. 31 3.4. Nara Sumber atau Key Informan Nara sumber atau Key Informan merupakan bagian dari unit analisis, yakni individu bila informasi yang dibutuhkan dari seseorang hanya pendapat pribadi; dan non-individu, bila informasi yang dibutuhkan dari seseorang untuk mewakili kelompok atau organisasi tertentu. Adapun nara sumber yang akan di wawancarai peneliti yaitu : 1. Mr. Trygve Norman – Chief Executive Officer (CEO) Sebagai CEO, Mr. Trygve Norman bertanggung jawab penuh terhadap keberlangsungan daily operation pada perusahaan pelayaran EQUINOX. 2. Capt. Manoj R. Varrier – Manager of Quality, Health, Safety & Environment (QHSE) QHSE Departemen adalah salah satu departemen di Perusahaan Pelayaran EQUINOX yang diberikan wewenang dan tanggung jawab terhadap policy perusahaan yang berkaitan dengan operasional baik di dalam kantor maupun di atas kapal dimana unsur keselamatan adalah yang diutamakan. Beberapa policy yang proses sosialisasinya menjadi tanggung jawab QHSE Manager adalah terbatas pada: - Quality Policy - Health, Safety & Environmental Policy - Drug & Alcohol (D&A) Policy - Security Policy - Energy Conservation Policy 32 3. Ibu Eli Aviati Aryani – Crewing Manager Sebagai Crewing Manager, Ibu Eli bertanggung jawab penuh atas awak yang dipekerjakan di atas kapal yang bertugas pada kapal-kapal milik / di bawah manajemen Perusahaan Pelayaran EQUINOX. Selain manajemen Perusahaan Pelayaran EQUINOX, beberapa principal juga mensyaratkan para awak kapal memahami dan mengimplementasikan kebijakan-kebijakan perusahaan mereka. 4. Ibu Reynawati Sachliana Nasution – Director of Human Resources & General Affairs Department HR&GA Departemen dibawah pimpinan ibu Reyna dan atas dasar keputusan bersama dengan manajemen, menentukan dan merumuskan total keseluruhan hal-hal yang menjadi kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan kepegawaian. 5. Bapak Suha Rahardja – Commercial Staff Commercial Staff di PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX sangat sering melakukan tugas luar kantor, baik di dalam kota maupun luar kota. Tak jarang beliau ketinggalan beberapa berita tentang perusahaan, jika beliau tidak rajinrajin meng-upload dari rekan di departemennya, maka bisa jadi beliau ketinggalan berita-berita penting di perusahaan. 6. Aceng Suhendar – Crew Staff Crew Staff merupakan salah satu karyawan yang bekerja di atas kapal-kapal milik ataupun yang dimanage oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, dimana untuk dapat bekerja di atas kapal akan melalui proses perecruitan yang lebih intensive karena diperlukan latar belakang pendidikan khusus serta 33 pelatihan-pelatihan dasar tertentu yang tentunya berbeda dengan karyawan yang bekerja di kantor. 3.5. Definisi Konsep dan Fokus Penelitian 3.5.1. Definisi Konsep Konsep merupakan unsur penelitian yang terpenting yang bersifat abstrak. Konsep adalah abstraksi yang dibentuk dengan mengeneralisasikan hal-hal yang khusus agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dalam pengertian. Untuk itu diperlukan batasan-batasan konsep dari judul penelitian seperti tersebut di bawah ini : 1. Aktivitas Komunikasi Aktivitas komunikasi adalah melakukan suatu kegiatan yang merupakan suatu proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. “Ide” dimaksudkan dalam penulisan ini adalah kebijakan perusahaan, sedangkan “Sumber” adalah PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, dan “Penerima” adalah Karyawan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX 2. PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX merupakan salah satu perusahaan pelayaran di jakarta dimana operasionalnya difokuskan kepada kepemilikan kapal (khususnya kapal tanker), operasional kapal 34 dan manajemennya baik secara penuh maupun per sub-bagian. Dalam operasionalnya, perusahaan ini mengacu kepada peraturan-peraturan nasional maupun internasional sehingga terdapat berbagai kebijakan yang timbul sebagai efek dari berbagai standar yang menjadi acuan perusahaan ini. 3. Sosialisasi Merupakan suatu kegiatan proses pembelajaran, perkenalan oleh suatu individu terhadap sesuatu yang baru dimana dalam hal ini adalah kebijakan dari PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. 3.5.2. Fokus Penelitian Fokus penelitian dari penulisan ini adalah jalur aktivitas komunikasi yang berlangsung dalam kegiatan sosialisasi kebijakan dari PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX kepada karyawannya sebagai berikut : 1. Sumber Yang dimaksud dengan sumber dalam penelitian ini adalah PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, dimana PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX melakukan penyebaran informasi kepada karyawannya guna mencapai tujuan perusahaan. Guna mencapai tujuan perusahaan tersebut, PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX melakukan beberapa tahapan yaitu : - Perencanaan, dimana dalam tahap ini perusahaan melakukan perencanaan terhadap proses komunikasi yang akan dilakukan dalam mensosialisasikan suatu kebijakan di 35 perusahaannya, apakah melalui pertemuan, ataukah melalui pesan e-mail dan sebagainya. - Implementasi, yaitu bagaimana sosialisasi kebijakan tersebut dijalankan, tentunya sesuai dengan keadaan dan kondisi perusahaan saat itu. - Evaluasi, bagaimana proses diatas membuahkan hasil yang seperti yang diharapkan. 2. Pesan Ide merupakan pesan yang disampaikan yaitu kebijakan perusahaan yang dalam penelitian ini lebih dikhususkan, yaitu QHSE Management System. Sebelum suatu kebijakan disosialisasikan kepada karyawan, beberapa hal di bawah ini harus diperhatikan oleh perusahaan : - Perencanaan – perencanaan yang matang akan suatu kebijakan sebelum kebijakan tersebut disosialisasikan akan menghasilkan suatu kebijakan yang dapat dipertanggungjawabkan. - Implementasi. Setelah suatu kebijakan disetujui maka kebijakan tersebut telah siap untuk disosialisasikan kepada karyawan. Dalam penelitian ini, peneliti membatasi kebijakan yang berkaitan dengan QHSE. 36 3. Penerima Penerima dalam penelitian ini dimaksudkan seluruh karyawan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. - Implementasi sosialisasi kebijakan perusahaan kepada karyawan. - 3.6. Pemahaman karyawan terhadap kebijakan perusahaan. Teknik Analisa Data Peneliti menggunakan teknik analisa kualitatif, yaitu penelitian yang memiliki fokus kompleks yang luas bersifat subyektif dan menyeluruh, yang memiliki basis pengetahuan yang kuat, dan menggunakan komunikasi, observasi dan elemen dasar kata-kata untuk mengembangkan atau membangun teori. Data diperoleh dari wawancara dengan nara sumber, dimana hasil wawancara akan dideskripsikan dan dijabarkan melalui pendekatan kualitatif yang sesuai dengan tujuan penulisan untuk mengetahui aktivitas komunikasi yang dilakukan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan. 37 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Objek Penelitian Berdasarkan data-data yang diperoleh dari Human Resources & General Affairs dan QHSE Departemen PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX maka diperoleh gambaran dari perusahaan tersebut. 4.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Perusahaan Pelayaran EQUINOX Sejarah PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX yaitu kembali ke tahun 1983, ketika pendiri dan Pimpinan Eksekutif, Mr. Tim Cottew, yang dibentuk satu pengusaha kapal Indonesia yang untuk bertumbuh untuk menjadi bagian dari suatu perusahaan pelayanan publik yang utama. Pada tahun 2001 aktivitas dari PT. Samudra Petrindo Asia diambil alih oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, yang dibentuk di Jakarta, Indonesia, pada tahun 2002, Equinox dengan tingkat pengalaman yang tinggi untuk aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pelayaran di Indonesia Asia. Equinox sudah dengan sukses menerapkan suatu Sistem Manajemen secara total yang mengintegrasikan standard-standard ISM Code, ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999 dan DNV’s CMO-2005. Hal ini menjadikan EQUINOX sebagai perusahaan pertama di Indonesia yang mencapai integrasi ke lima standard ini dan juga salah satu di antara yang sangat sedikit perusahaan di Asia Pacific. 38 EQUINOX – Satu untuk seluruh kebutuhan pelayaran anda. 4.1.2. Jasa-Jasa PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX Keutamaan jasa EQUINOX termasuk bermacam aktivitas termasuk; ‐ Tramper dan Liner Agency Services Domestic, yang didukung oleh Port Captains yang berpengalaman. ‐ International Agency Services melalui hubungan nya dengan Inchcape Shipping Services (ISS), Shipping Agency independent yang paling besar di seluruh dunia. ‐ Manajemen Kapal (Teknis) ‐ Manajemen Pengawakan dan Agen Pengawakan ‐ Pendukung Teknis dan jasa ‐ Konsultasi QHSE 39 Suatu keseluruhan jasa pengawasan kepelautan yang termasuk berbagai rencana-rencana pengawasan, pemeriksaan-pemeriksaan dan survei-survei disediakan kepada para pemilik dan pengelola. EQUINOX mempunyai pengalaman di dalam aktivitas yang berikut : o Mengatur, Mengoperasikan dan/atau Pengawakan berbagai jenis-jenis dari kapal-kapal, termasuk tetapi tidak terbatas pada, Tipe-tipe & ukuran-ukuran dari kapal tangki minyak tanah, FPSO danFSO, Gas dan Chemical Tankers, General Cargo, Curah dan Ro Ro kapal-kapal, o PMS dalam berbagai komputer mendasarkan sistem termasuk AMOS, o Kapal-kapal baru, pengawasan konversi Galangan dan kapal, Surveys, Vettings dan Inspections; o Inspeksi-inspeksi Pra-pembelian. 4.1.3. o Manajemen Pengawakan 'Awak kapal' EQUINOX, para pelaut yang berpengalaman terhadap bermacammacam kapal milik dan kapal-kapal pihak ketiga. Satu pool pengawakan atas pelaut-pelaut internasional dan indonesia yang terlatih dibawah standard mutu atas DNV’s Crew Manning Offices. o Awak kapal equinox direkrut didasarkan pada kriteria-kriteria yang jelas setelah beberapa tes dan wawancara. Kriteria-kriteria untuk pemilihan termasuk pengalaman, latar belakang, pendidikan, dan hasil dari Computer Based Tests (CBT) atas pengetahuan, keterampilan dan kemampuan bahasa inggris. o Program pelatihan perusahaan itu termasuk bekerja dengan lembaga; institusi yang bersertifikat di darat maupun di atas kapal. Pelatihan dapat juga dibuat untuk menyesuaikan kebutuhan pemilik. 40 o Kebangsaan-kebangsaan mewakili di dalam pool EQUINOX termasuk kebangsaan Indonesia, Kroasia, India dan Birma. 4.1.4. o Faktor Manusia di dalam dunia pelayaran EQUINOX memahami bahwa Faktor Manusia adalah suatu unsur yang penting di dalam penyelesaian yang sukses dari sebuah bisnis pelayaran. o Kapal terbaik yang di manage oleh operator terbaik tidak dapat menjamin operasional kapal berhasil apabila kapal tersebut diawaki oleh awak kapal yang tidak berkualitas. o Menyediakan awak kapal berkualitas dengan sikap yang benar dan memelihara peringkat tertinggi adalah suatu tantangan yang utama di pasar pelayaran belakangan ini. 4.1.5. o EQUINOX - Keagenan Merupakan salah satu dari operasional Port Agency yang terkemuka di Indonesia, Equinox menyediakan suatu keseluruhan jasa Port Agency kepada pemilik-pemilik dan pencarter-pencarter, menangani lebih dari (sekedar) 600 kapal tiap tahun. o Reputasi layanan keagenan sudah terbangun dalam, dapat diandalkan, perubahan haluan yang cepat, perhatian kepada hal-hal yang bersifat detil dan keefektifan biaya. o Sebagai anggota Inchcape Shipping Services – ISS Global Network – ISS EQUINOX mampu menangani semua kebutuhan pada pelabuhan untuk semua jenis dari kapal-kapal di dalam bagian mana pun dari Indonesia. 41 4.1.6. 4.1.6.1 EQUINOX - QHSE Lingkup Sistem QHSE PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX mencakup proses- proses sebagaimana diuraikan didalam Proses Bisnis Perusahaan termasuk operasioperasi berikut ini: − Manajemen Awak Kapal − Keagenan Awak Kapal − Manajemen Tehnik − Manajemen Keselamatan − Keagenan Pelabuhan − Kea Tangki 4.1.6.2 Aplikasi Lapangan Sistem QHSE terdiri atas semua kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan pelayanan jasa pelayaran termasuk pengoperasian yang aman untuk kapal dan pencegahan pencemaran. 4.1.6.3 Referensi Standar-standar berikut ini relevan dengan pengertian dan implementasi kebijakan dan prosedur yang tercakup didalam Sistem QHSE PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. ISM-Code Aturan Manajemen Keselamatan Internasinal (ISM-Code) untuk Pengoperasian Kapal yang Aman dan Pencegahan Polusi Persyaratan Crew Manning Offices – DNV Standar Crew Manning Office (CMO) - DNV 42 Konvensi Internasional untuk Keselamatan Jiwa di Laut SOLAS Konvensi Internasional untuk Pencegahan Polusi dari Kapal MARPOL STCW Konvensi Internasional atas Standar Pelatihan, Sertifikasi dan Dinas Jaga untuk Pelaut ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan ISO 14001:2004 Sistem Manajemen Lingkungan – Spesifikasi dengan petunjuk untuk penggunaannya OHSAS 18001:1999 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja – Spesifikasi 4.1.7. Kebijakan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX Kebijakan QHSE ditandatangani oleh CEO. Untuk mencapai tujuan jangka panjang perusahaan BOD akan mengembangkan Kebijakan QHSE. Kebijakan QHSE dikembangkan untuk mengakomodasi: 1. Rencana Bisnis PP EQUINOX 2. Persyaratan ISO 9001:2000, ISO 14001-2004 dan OHSAS 18001:1999 3. Masukan lain Kebijakan QHSE akan dikomunikasikan ke semua karyawan dan semua orang yang bekerja atas nama perusahaan, Departemen QHSE akan bertanggung jawab untuk memastikan terselenggaranya komunikasi ini. Kebijakan QHSE harus dimengerti dan dilaksanakan oleh semua karyawan PP EQUINOX. 43 Kebijakan QHSE akan didokumentasikan dan dikontrol oleh Departemen QHSE. Dalam hal pihak luar memerlukan copy Kebijakan QHSE, HOD Departemen QHSE akan menerbitkan copy tidak terkontrol dari Kebijakan QHSE. Dewan Direktur dan semua HOD akan meninjau ulang kesesuaiannya dan merubah Kebijakan QHSE jika perlu pada setiap akhir tahun. Proses peninjauan ulang akan dilakukan selama Pertemuan Manajemen Peninjauan Ulang. Jika peninjauan ulang dilaksanakan, perwakilan karyawan akan dilibatkan untuk memastikan bahwa perubahannya sudah dikonsultasikan dan dikomunikasikan. 4.1.7.1 KEBIJAKAN MUTU PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX mendasarkan keberadaannya atas filsafah memaksimalkan nilai pemegang saham dengan memberikan pelayanan yang berkualitas dan dapat diandalkan secara terus menerus melampaui kebutuhan dan harapan semua pelanggannya, sementara beroperasi benar-benar dalam parameter keselamatan. Perusahaan mengincar selalu menjadi pilihan utama pelanggannya dengan : ¾ Pengembangan dan inovasi yang obyektif di seluruh Organisasi, ¾ Pemahaman perubahan kebutuhan dan harapan dari pelanggannya, ¾ Pengaturan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan itu melalui pengembangan terus-menerus dari sistem mutunya, ¾ Memastikan pengoperasian dan pelayanan dengan biaya optimum PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX secara total bertekad untuk mencapai standar tertinggi di semua tingkat operasinya. Penekanan khusus diberikan bagi penyediaan lingkungan kerja yang aman dan pengaplikasian kebiasaan kerja aman secara bertaat azas untuk memastikan. 44 ¾ keselamatan jiwa, ¾ keselamatan merata, ¾ keselamatan harta dan kekayaan, ¾ perlindungan dan peningkatan lingkungan. PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX mengarah untuk menyelenggarakan bisnisnya dengan tingkat perilaku yang tertinggi dan memastikan pemenuhan hukum aturan dan peraturan yang mengatur yang berlaku dan bertekad untuk mencegah ketidak-pemenuhan, dengan segera mengidentifikasi dan membetulkan setiap situasi demikian. PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX yakin bahwa penting untuk bertindak dengan jujur dalam semua aktivitasnya dan memperlakukan semua pegawainya dan pelanggannya dengan cara adil dan terhormat. Perilaku yang etis dalam semua hal setiap waktu, terlepas dari keadaannya dianggap sangat utama. Sikap ini memerlukan partisipasi aktif dan tekad terus-menerus dari semua pegawainya yang diharapkan terikat dengan standar kesehatan, keselamatan yang tinggi dan perlindungan lingkungan, berbakti untuk standar tertinggi dari praktek bisnis yang etis dan bertanggung jawab, jujur dapat dipercaya serta anggota tim yang teliti. Untuk mendukung standar kerja dan keselamatan yang tinggi ini, suatu Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan yang terdokumentasi yang memenuhi persyaratan ISM Code, standar DNV’s Crew Manning Offices, ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999 diimplementasikan dan dioperasikan secara konsisten. Sistem ini didesain bagi peningkatan berkesinambungan yang disadur untuk kebutuhan dan harapan langganan dan perubahan aturan, peraturan dan legislasi. 45 Merupakan kewajiban dan mengikat terhadap semua pegawai untuk memenuhi kebijakan ini, semua kebijakan, prosedur dan instruksi lain yang diberikan dari tahun ke tahun. Mutu dan Keselamatan adalah kewajiban setiap orang yang bekerja untuk dan atas nama PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. 4.1.7.2 KEBIJAKAN KESEHATAN, KESELAMATAN DAN LINGKUNGAN PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX menempatkan Kesehatan, Keselamatan dan Perlindungan Lingkungan pada prioritas tertinggi yang merupakan yang utama untuk keberhasilan menyeluruh dari Perusahaan. Personil perusahaan pada semua tinggat, baik yang di darat maupun yang di kapal perusahaan harus sepenuhnya bertekad, mampu dan termotifasi untuk memenuhi tujuan : • Melaksanakan praktek-praktek yang selamat dalam pengoperasian kapal dan lingkungan kerja yang aman • Membuat penjagaan terhadap semua risiko yang diketahui • Secara berkesinambungan meningkatkan keterampilan Manajemen Keselamatan personil darat dan personil kapal, termasuk persiapan untuk keadaan darurat dan tekad latihan simulasi secara beraturan dalam mengantisipasi keadaan darurat yang berkaitan dengan pengoperasian dan ancaman terhadap lingkungan • perlindungan dan peningkatan lingkungan Untuk memenuhi persyaratan ini, PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX telah merangkum persyaratan ISM Code, ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:1999 dalam Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan dan 46 Lingkungan. Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan didisain untuk memastikan Perusahaan : • Memenuhi aturan dan peraturan wajib • Mempertimbangkan semua kodifikasi yang dapat diterapkan, garis panduan dan standar yang direkomendasikan oleh IMO, pemerintah, biro klasifikasi dan organisasi industri maritim Kesehatan, Keselamatan dan perlindungan Lingkungan merupakan kepentingan bersama dan tidak punya tingkatan. Sampai disini, manajemen bertekad untuk membuat semua personil mempunyai kesadaran tentang keselamatan yang lebih besar dan menggalakkan semuanya untuk secara aktif teribat dalam mengidentifikasi semua resiko yang mungkin, mengimplementasikan aksi perbaikan dan secara berkesinambungan memonitor semua bidang lingkungan kerjannya untuk memastikan kondisi mutu/keselamatan yang efektif yang berlangsung. Belajar adalah perjalanan tak ada ujung ke jalan prima serta pendidikan dan latihan yang efektif adalah fondasi bisnis Perusahaan dan budaya keselamatannya. Begitu standar kita meningkat, sasaran dan target akan ditetapkan yang harus diperjuangkan semua personil untuk mencapainya. 4.1.7.3 KEBIJAKAN NARKOBA DAN ALKOHOL PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, mengenali narkoba dan alkohol itu dapat merusak kemampuan untuk melaksanakan tugas-tugas di suatu dengan cara yang aman, kebijakan sudah mengadopsi bahwa tidak ada pelaut, dengan jabatan apapun akan melayari kapal, mengoperasikan peralatan nya atau melaksanakan tugas yang ditugaskan pada setiap waktu selagi terpengaruh oleh narkoba atau alkohol. 47 Para pelaut menemukan untuk berada di pelanggaran dari kebijakan ini haruslah dengan segera bebas dari tugas. Tak layak bekerja karena pemakaian narkoba atau alkohol memberi alasan untuk menghentikan ketenaga-kerjaan. Di dalam dukungan tentangnya kebijakan obat/racun dan alkohol perusahaan sudah menetapkan arahan-arahan yang berikut: Di semua penggunaan kapal yang diatur dari alkohol adalah dilarang keras. Semua perusahaan mengatur kapal-kapal adalah untuk dipertimbangkan "kapal-kapal putih" dan segala hal dari alkohol harus tidak digunakan. Perusahaan melarang penggunaan oleh sesiapapun di atas kapal tentang segala unsur pokok yang digambarkan sebagai narkotika dan tidak sah. Narkoba digunakan untuk pertimbangan medis dengan bukti cukup dengan ketentuan bahwa yang diizinkan yang diperkenalkan kepada Nahkoda; Ia diberikan ijin dan setiap kondisikondisi yang ia tetapkan diikuti secara hati-hati Perusahaan mengendalikan pengadaan dan penggunaan dari semua persediaan medis dan menentukan pengobatan-pengobatan di atas kapal kapal-kapal yg diatur. Distribusi atau penjualan dari minuman beralkohol di tanah dan bangunan Company oleh siapapun tidak diizinkan. Tidak ada orang di bawah pengaruh dari alkohol atau narkoba diizinkan untuk menumpang suatu kapal yg diatur oleh perusahaan. Perusahaan itu boleh, dari waktu ke waktu, melakukan pencarian narkoba dan/atau alkohol tanpa pemberitahuan di kapal-kapal yang diatur. Pengujian Alkohol dan obat/racun secara acak kepada semua awak kapal, Officer dan rating diterapkan onboard semua kapal yang diatur. Perusahaan akan mengambil tindakan disipliner, termasuk pemecatan/ pembubaran, melawan terhadap sesiapapun di atas kapal kapal: 48 - Mengkonsumsi unsur pokok yang dilarang pada setiap waktu. - Melaksanakan tugas-tugas di bawah pengaruh dari narkoba atau alkohol. - Tertangkap dalam benda pribadi atau ditemukan untuk telah membawa di dalam kapal suatu alkohol yang diatur atau setiap unsur pokok yang dilarang. - Ditemukan memiliki suatu jejak yang positif di dalam setiap pengetesan acak atas indikasi konsumsi obat/racun, kecuali jika pemberitahuan lebih dahulu telah diberikan kepada Nahkoda. - Perusahaan itu boleh jika diperlukan karyawan untuk melakukan evaluasi medis, atau ujian obat/racun dan alkohol, di mana dicurigai ada pengaruh narkoba atau alkohol. - Jika Nahkoda itu harus diuji, Chief Officer yang disaksikan oleh Chief Engineer, diberikan hak autorisasi Kebijakan ini berlaku bagi semua kapal yang diatur oleh Company dan semua karyawan mempunyai tanggung jawab kepada Company, karyawan rekan mereka dan publik itu untuk mematuhi kebijakan ini. Kesetiaan pada kebijakan ini diperlakukan sebagai suatu aturan untuk karyawan. Perusahaan memerlukan semua staf yang berlayar di laut menandatangani suatu Deklarasi Persetujuan dari sebelum melaksanakan tugas. kebijakan ini sebelum berangkat ke kapal dan 49 4.1.7.4 KEBIJAKAN KEAMANAN PERUSAHAAN PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX menetapkan, melaksanakan, memelihara dan memperbaiki, keamanan mengukur dan prosedur di atas semua kapal nya, untuk memastikan keselamatan, keamanan dan perlindungan personil, properti dan lingkungan termasuk: o Personil atas kapal-kapal milik perusahaan dan di dalam perusahaan; o Orang lain yang bisa terpengaruh, secara langsung atau secara tidak langsung, oleh aktivitas yang manapun dari perusahaan atau kapal-kapal nya; o Kapal-kapal milik perusahaan dan permesinan dan peralatan mereka; dan o Kapal lain / Boat dan fasilitas pelabuhan, yang dapat berinteraksi dengan kapal. Untuk menuju ke arah ini : 1. Perusahaan dan kapal-kapal nya akan memastikan pemenuhan penuh dengan o Relevan keamanan berhubungan dengan kode-kode SOLAS dan ISPS dan o Setiap persyaratan-persyaratan / bimbingan dari Flag Administration dan / atau Contracting Government terkait. 2. Manajemen perusahaan itu akan memastikan bahwa - Nahkoda mempunyai otoritas penolakan dan tanggung jawab untuk membuat keputusan-keputusan berkenaan dengan keselamatan dan keamanan kapal itu dan untuk meminta bantuan dari Company, Flag Administration dan setiap Pemerintah Terkait atau Pengawas Pelabuhan bila diperlukan; dan - Company Security Officer (CSO), Nahkoda dan Ship Security Officer (SSO) diberi penumpu yang perlu untuk memenuhi tugas-tugas dan tanggung-jawab mereka sesuai SOLAS Bagian XI-2 dan Kode ISPS . 50 4.1.7.5 KEBIJAKAN PELESTARIAN ENERGI Kebijakan Pelestarian Energi berada di dalam keseluruhan Kebijakan Lingkungan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX : • Untuk memenuhi persyaratan perusahaan di dalam hubungannya dengan kebijakan perusahaan • Untuk mencapai kinerja optimal dalam pengoperasian mesin • Untuk mendorong kepemimpinan proaktif pada semua tingkat • Untuk meningkatkan kesadaran penghematan energi di antara seluruh anggota kru dan staf kantor • Untuk mengurangi pemborosan energi dan mengelola biaya kapal dan kantor secara efektif. 51 4.1.8. Bagan Organisasi PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX Berikut adalah bagan organisasi dari PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX : Board of Director Chief Executive Officer Secretary QHSE Manager (QHSE MR DPA QHSE Staff Sr. Manager Business Dev & Commercial Crewing Manager Ship Management Manager Finance Manager Agency Manager Administration Manager Secret Sr. Technical Superintend Crewing Sect. Head Asst. Supdt Crewin g Purchaser Crewing Staff Field Clerk CR Suport Clerk Recrt. Staff Port Agency Sect Head Disbursement Staff Agency Support Clerk Acct. Spv ISO Tank Port Captain Document Clerk ProtectiveAgcy Staff Document Clerk Marketing ISO Tank . Staff Treasury Sect Head Acct.& Tax Sect Head ISO Tank Sect Commercial Staff Acct. Staff Acc Staff IT Sect head HR & GA Sect Head Tax Spv Treasury Spv HRD Spv GA Spv IT Spv Tax Staff Cashier HRD Staff GA Staff IT Staff 52 4.1.9. Tugas dan Tanggung Jawab Pada section ini peneliti hanya akan menjabarkan tugas dan tanggung jawab dari sebagian nara sumber yaitu sebagai berikut : 4.1.9.1 Tugas dan Tanggung Jawab CHIEF EXECUTIVE OFFICER Bertanggung jawab kepada BOD untuk : UMUM Keamanan dan efektifitas sistem manajemen PT. Equinox termasuk kapal-kapal dan karyawannya baik yang ada di darat maupun di atas kapal. TUGAS UTAMA 1. Bertanggung jawab terhadap operasi harian perusahaan dengan penekanan pada pengembangan bisnis. 2. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan Keselamatan Perusahaan dengan menyediakan sumber daya yang memadai. 3. Mencari peluang pertumbuhan yang potensial dan Manajer-manajer dan berkembangnya usaha baru. 4. sebagai Ketua ’Rapat Tinjauan Manajemean’ 5. Mengadakan pertemuan dengan meninjau keseluruhan operasional dan usulan-usulan untuk kemajuan. 53 6. Tugas-tugas lainnya yang bersifat administrasi dan hukum (Director) 7. Menjamin implementasi yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. 8. Mengawasi pemeriksaan yang efektif dan implementasi dari tindakan koreksi terhadap seluruh ketidaksesuaian, komplain dari pelanggan, kecelakaan dan kejadian berbahaya. 9. Berhubungan dengan Mitra usaha dan Penyewa. 10. Melakukan koordinai dengan Kepala-kepala Divisi untuk perbaikan-perbaikan terhadap keseluruhan performa perusahaan. 11. 4.1.9.2 Anggota Tim Tanggap Darurat Perusahaan Tugas dan Tanggung Jawab QHSE MANAGER Bertanggung jawab kepada Chief Executive Officer untuk masalah yang mempengaruhi jaminan mutu Keselamatan Perlindungan Lingkungan. Bertanggung jawab kepada CEO melalui COO untuk pengoperasian harian departemen QHSE. UMUM Menjamin keberhasilan penerapan dari sistem Manajemen QHSE dan memastikan kesesuaian sistem perusahaan dengan ’Code’ dan ’Standard’ yang ada. 54 TUGAS UTAMA 1. Mengontrol Audit QHSE. 2. Memonitor keluhan pelanggan untuk meningkatkan standar mutu yang ada. 3. Mengorganisir pelatihan dalam manajemen QHSE. 4. Memantau ketidaksesuaian yang terjadi dan memastikan bahwa tindakan perbaikan/pencegahan telah diselesaikan. 5. Berhubungan dengan Badan Penilai. 6. Memantau hasil penilaian terhadap sub kontraktor dan menangani “Daftar Pemasok Yang Disetujui”. 7. Memastikan kontrol semua dokumentasi QHSE. 8. Memastikan dilaporkannya dan disidiknya kecelakaan dan kondisi darurat yang terjadi. 9. Mengorganisir dan menghadiri Rapat Tinjau ulang Manajemen. 10. Memantau aspek-aspek keselamatan dan pencegahan polusi armada dan memastikan bahwa semua kecelakaan dan kejadian yang berisiko dilaporkan dan diselidiki. 11. Menjaga salinan utama dari semua dokumen yang berhubungan dengan QHSE dan daftar catatan perubahanya. 12. Mengidentifikasi/ mengenali pelatihan yang dibutuhkan sesuai kebutuhan dari Sistem Management QHSE. 13. Anggota dari Tim Tanggap Darurat Perusahaan. 55 14. Menjamin sistem manajemen QHSE ditetapkan, diterapkan dan dipelihara dalam ketersesuaiannya dengan persyaratan standard internasional yang terkait. accordance 15. Pelaporan kepada manajemen puncak terhadap performa sistem manajemen QHSE untuk ditinjau, termasuk rekomendasi untuk perbaikan 4.1.9.3 Tugas dan Tanggung Jawab CREWING MANAGER Bertanggung jawab kepada Chief Executive Officer untuk : UMUM Memastikan agar kapal milik perusahaan & kapal mitra usaha diawaki oleh orang yang berpengalaman, bersertifikat dan berbadan sehat sesuai dengan persyaratan Nasional & Internasional. TUGAS UTAMA 1. Mengontrol penerimaan/wawancara calon ABK. 2. Memantau semua peraturan pengawakan. 3. Mengorganisir pelatihan seperti yang disyaratkan dan badan pelatihan sumber daya serta memelihara daftar pusat pelatihan yang dialami dan memonitor kinerja mereka. 4. Memantau evaluasi awak kapal dan kebutuhan akan pelatihan. 5. Berhubungan dengan semua kepala departemen berkenaan dengan kinerja awak kapal. 6. Mempersiapkan dan memantau anggaran belanja (budget) departemen Crewing. 56 7. Menghadiri Rapat Tinjauan Manajemen. 8. Memeriksa daftar gaji karyawan. 9. Meninjau ulang dan memantau status CBA's dan CAA termasuk hubungan dengan serikat negara dan Mitra Usaha. 10. Bertanggung jawab untuk pengimplementasikan kebijakan dan prosedur perusahaan di seksi pengawakan. 11. Anggota dari Tim Tanggap Darurat Perusahaan. 12. Menginterview dan memutuskan mengenai penerimaan perwira kapal dan taruna, kandidat, untuk posisi perwira senior diputuskan oleh SMM dan Technical Superintendent. 13. Mengawasi program pelatihan taruna. 14. Dalam keadaan darurat, dengan segera Crewing Manager harus menyediakan crew list yang berkaitan dan list Keluarga dekat yang dapat dihubungi. 57 4.2. Hasil Penelitian 4.2.1. Sumber Peneliti mengacu kepada kerangka pemikiran dalam konsep aktivitas komunikasi dan sebagaimana peneliti telah memfokuskan penelitian yaitu aktivitas komunikasi pada PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada karyawan, maka hasil penelitian akan mencakup tiga unsur dalam suatu komunikasi yaitu sumber, ide (pesan) dan penerima. Dalam tahapan komunikator sendiri, peneliti juga memfokuskan lagi tahapan ini menjadi dua bagian yaitu perencanaan dan implementasi 4.2.1.1. Perencanaan oleh Sumber Sumber dimaksudkan dalam peneliti disini adalah PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. Dalam perusahaan ini, yang bertanggung jawab untuk kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan adalah CEO, bekerjasama dengan QHSE Departemen untuk pelaksanaan. CEO atas nama manajemen bersama-sama dengan QHSE Manager merumuskan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan QHSE. QHSE Manajer adalah seseorang yang senior dan memiliki pengetahuan yang mendalam tentang QHSE dan CEO telah mempercayakan persoalan QHSE termasuk kebijakan perusahaan untuk ditangani langsung oleh QHSE Manager. QHSE Manager mempersiapkan program atau jadwal untuk sosialisasi kebijakan perusahaan, dan ketika ada kebijakan baru atau revisi dari kebijakan yang sudah ada, maka akan di buat juga jadwal untuk sosialisasi kebijakan perusahaan, 58 diluar jadwal yang telah dibuat diatas, seperti dikatakan oleh Capt. Manoj dalam berikut : “program sosialisasi reguler sudah ada dan setiap ada kebijakan baru, program dan jadwal sosialisasi dibuat setelah kebijakan tersebut difinalized dan di tandatangani. Rutinnya satu tahun sekali kita melaksanakan ”Manual Review Meeting”, dimana terdapat kebijakan perusahaan didalamnya. Setelah meeting tersebut, seluruh kebijakan perusahaan akan diperbaharui dan ditandatangani kembali oleh CEO untuk menandakan bahwa kebijakan perusahaan adalah yang terkini. Sesudah kebijakan baru ini dibuat, baik terdapat perubahan dalam isi kebijakan tersebut, maupun tidak terdapat perubahan, QHSE Departemen akan melakukan sosialisasi terhadap kebijakan perusahaan tersebut. Proses tersebut dilaksanakan setiap tahun.”34 Peneliti mengasumsikan perencanaan terhadap kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan terbatas apabila terdapat perubahan dalam kebijakan perusahaan, selebihnya sosialisasi kebijakan perusahaan dilaksanakan rutin satu kali dalam setahun. 4.2.1.2. Implementasi oleh Sumber Perusahaan menyampaikan kebijakan perusahaan melalui sosialisasi, dan diharapkan melalui sosialisasi tersebut seluruh karyawan dapat memahami kebijakankebijakan perusahaan, seperti kutipan wawancara di bawah ini : “Melalui sosialisasi, tentunya diperlukan upaya yang lebih supaya seluruh karyawan dapat memahami kebijakan-kebijakan perusahaan, oleh karena ini kami, manajemen sangat concern terhadap hal ini dan sosialisasi kebijakan perusahaan adalah suatu sarana untuk menimbulkan pemahaman tersebut diantara karyawan perusahaan, tidak hanya sosialisasi kebijakan perusahaan, namun juga secara menyeluruh dilakukan sosialisasi management system yang biasanya dilakukan oleh departemen QHSE, dimana kebijakan perusahaan adalah bagian dari management system. Selain itu, copy dari kebijakan-kebijakan tersebut juga terpampang pada beberapa ruang umum yang strategis, seperti ruang meeting, ruangan saya (tentu saja yang ini bukan ruangan umum, namun paling tidak semua tamu atau karyawan yang datang ke ruangan saya dapat membaca kebijakan perusahaan), di pintu 34 Wawancara dengan Capt. Manoj R. Varrier, QHSE Manager, pada tanggal 6 Agustus 2008 59 masuk menuju area crewing department, dimana banyak crew kapal keluar dan masuk melalui jalan itu.”35 Selain dengan pertemuan-pertemuan, sosialisasi juga dilakukan antara lain dengan menempatkan kebijakan perusahaan pada lokasi-lokasi strategis di kantor, misal di ruang meeting, di dekat pintu masuk, juga di atas kapal misal di ruang meeting. Walaupun kebijakan perusahaan ditandatangani oleh CEO, namun sosialisasi Kebijakan Perusahaan yang berkaitan dengan QHSE dilakukan secara langsung oleh QHSE Departemen di bawah pengawasan dari CEO, seperti dikatakan oleh Bapak Trygve Norman ketika peneliti menanyakan apakah CEO turun langsung ke lapangan dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan : ”Tidak terlalu, saya telah mempercayakan QHSE department untuk kegiatan ini, namun tidak jarang saya hadir dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan ini sekedar ingin tahu seberapa besar antusiasme karyawan dalam pemahaman kebijakan perusahaan.”36 Dalam perusahaan terdapat departemen HR&GA, yang menangani segala hal yang berkaitan dengan masalah karyawan, peneliti tertarik untuk mengetahui sejauh mana peran HR&GA Director dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan ini : “Untuk kebijakan perusahaan yan bersifat kepegawaian itu memang merupakan tugas dan tanggung-jawab saya sebagai HR & GA Director, namun jika kebijakan perusahaan yang dimaksud adalah yang berkaitan dengan QHSE, maka itu menjadi tanggung jawab QHSE Departemen.”37 35 Wawancara dengan Mr. Trygve Norman, pada tanggal 7 Agustus 2008 Wawancara dengan Bapak Trygve Norman, pada tanggal 7 Agustus 2008 37 Wawancara dengan Ibu Reynawati Sachliana, pada tanggal 11 Agustus 2008 36 60 Peran HR&GA Director terhadap kebijakan perusahaan hanya sebatas kebijakan yang menyangkut kepegawaian, seperti dijelaskan lebih lanjut dalam kutipan berikut : “HR & GA tidak turut berperan dalam kebijakan perusahaan yang terkait dengan QHSE, namun apabila QHSE departemen mengalami kendala dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan tersebut kepada salah seorang atau sekelompok karyawan misalnya, HR&GA tentu saja akan ikut bertanggung-jawab dalam menangani kendala tersebut. Peranan saya untuk kebijakan perusahaan yang terkait kepegawaian bersifat penuh ya dalam arti saya yang bertanggung jawab mulai mencari informasi tentang regulasi kepegawaian terkini dan bagaimana mengaplikasikan regulasi tersebut ke dalam perusahaan dengan melihat dan mempertimbangkan kondisi perusahaan pada saat itu. Misalnya pemerintah mengumumkan adanya hari libur nasional atau penambahan hari cuti bersama, kita tetap harus menuruti ketetapan pemerinta tersebut, namun disesuaikan dengan operasional di PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX yang memiliki klien di seluruh dunia dimana dapat dipastikan bahwa hari tersebut bukan merupakan holiday buat mereka, maka untuk hal ini HR & GA departemen mengeluarkan kebijakan libur dengan syarat dalam satu departemen tidak boleh kosong, harus ada satu atau dua orang yang duduk piket, untuk mengantisipasi kemungkinan permintaan / pekerjaan mendadak dari klien.”38 PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX juga harus melakukan sosialisasi kebijakan perusahaan kepada karyawan di atas kapal, karena karyawandi atas kapal pun merupakan bagian dari manajemen PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. Untuk karyawan di atas kapal, implementasi dari sosialisasi kebijakan karyawan juga merupakan tanggung jawab dari Crewing Manager sebagai orang yang berhubungan langsung dengan karyawan kapal bersama-sama dengan QHSE Manager, seperti dikatakan oleh Crewing Manager di bawah ini : “Peran Crewing Manager dalam sosialisasi kebijakan perusahaan yaitu sebatas sosialisasi terhadap crew kapal, namun itupun tetap ada andil Departemen QHSE 38 Wawancara dengan Ibu Reynawati Sachliana, pada tanggal 11 Agustus 2008 61 dalam pelaksanaananya, misalnya ketika akan mulai bekerja di atas kapal, setiap crew kapal harus bertemu dengan manajer/ staff QHSE (tergantung level dari crew kapal). Manajer/ Staff QHSE akan memberikan penjelasan singkat tentang sistem manajemen perusahaan serta secara specific tentang kebijakan perusahaan dan crew kapal diminta menandatangani suatu form kebijakan yang isinya bahwa orang tersebut telah membaca dan mengerti kebijakan perusahaan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX.”39 Crewing Manager memang juga bertanggung jawab dalam sosialisasi kebijakan perusahaan terhadap karyawan di atas kapal, dan QHSE Manager juga turut andil dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan tersebut jika dibutuhkan. Perusahaan mempunyai sistem khusus dalam sosialisasi terhadap karyawan di atas kapal, yaitu dengan penandatangan kebijakan perusahaan dalam satu form baku yang sebelumnya telah disiapkan oleh perusahaan oleh masing-masing karyawan di atas kapal sebelum karyawan tersebut mulai bekerja di atas kapal. Hal ini sedikit berbeda dengan sosialisasi kebijakan perusahaan pada karyawan kantor, dimana sosialisasi kebijakan perusahaan dilakukan dengan pertemuan-pertemuan. Di atas kapal, impleentasi dari sosialisasi kebijakan perusahaan pun masih dilakukan oleh seluruh staff kapal, diketuai oleh Nahkoda di atas kapal, atau oleh QHSE Manager / Personil kantor lain yang sedang melakukan inspeksi di atas kapal. Berikut yang dikatakan oleh QHSE Manager tentang sosialisasi kebijakan perusahaan di atas kapal, apakah juga menjadi tanggung jawab QHSE Departemen : “Ya, sosialisasi kebijakan perusahaan di atas kapal juga merupakan tanggung jawab QHSE Departemen, namun dalam pelaksanaannya dapat juga dilakukan oleh Nahkoda di atas kapal. Perusahaan sudah mempunyai sistem yang cukup baik yang bisa memudahkan kita dalam bekerja. Jadi, Nahkoda kapal dapat memimpin sosialisasi kebijakan perusahaan dan melaporkan hasil dari kegiatan sosialisasi tersebut ke kantor. Biasanya, secara rutin kebijakan perusahaan di bahas dalam monthly meeting mereka, karena kebijakan perusahaan merupakan salah satu agenda 39 Wawancara dengan Ibu Eli Aviati, pada tanggal 12 Agustus 2008 62 yang dibahas pada setiap meeting. Kecuali kebetulan kita sedang melakukan inspeksi atau kunjungan ke atas kapal, nah.. pada kesempatan-kesempatan seperti itu personil juga memanfaatkan untuk melakukan sosialisasi terhadap kebijakan perusahaan.”40 4.2.1.3. Evaluasi oleh Sumber Dari wawancara dengan CEO, diketahui bahwa evaluasi tentang pemahaman karyawan akan kebijakan perusahaan dilakukan oleh pihak ketiga, yaitu eksternal auditor, seperti di bawah ini : “Saya tidak melakukan evaluasi secara langsung terhadap proses sosialisasi kebijakannya, namun setiap tahun, minimal satu kali dalam setahun kita mengundang esternal party untuk mengaudit sistem management kita, dimana dari sana akan ketahuan bagaimana sistem di EQUINOX berjalan, apakah semua sudah berjalan sesuai dengan sistem atau apakah sistem kurang sempurna sehingga diperlukan perbaikan dan lain sebagainya. Dan kebijakan perusahaan merupakan salah satu dari sistem management yang juga termasuk diaudit dalam event diatas, jadi menurut saya apabila terdapat penilaian yang minus dari audit result, maka saya dapat mempertanyakan apakah dari manajemen sistemnya yang kurang, atau dari proses penyampaian dan sosialisasi terhadap manajemen sistem tersebut yang kurang sehingga pemahaman karyawan terhadap sistem manajemen tersebut kurang tepat, atau memang masalah terletak pada human-nya dalam arti pada karyawan itu sendiri.”41 Eksternal auditor tidak hanya memverifikasi tentang pemahaman kebijakan perusahaan secara specific, namun pemahaman karyawan akan QHSE Management System serta pengaplikasiannya ke dalam pekerjaann sehari-hari. Sampai saat peneliti mewancarai CEO, beliau beranggapan bahwa seluruh karyawan memiliki pemahaman yang baik akan kebijakan perusahaan, sebab hasil dari audit eksternal yang disebutkan diatas selalu memuaskan. 40 41 Wawancara dengan Capt. Manoj, pada tanggal 6 Agustus 2008 Wawancara dengan Bapak Trygve Norman, pada tanggal 7 Agustus 2008 63 “Audit eksternal belum pernah membuahkan hasil yang tidak memuaskan, jadi so far saya percaya bahwa sistem manajemen di perusahaan ini telah berjalan dengan baik dan begitu pula dengan pemahaman karyawan akan sistem manajemen termasuk kebijakan-kebijakan perusahaan di dalamnya, juga saya nilai baik.” 4.2.2. Ide (Pesan) Membicarakan pesan dalam proses komunikasi, kita tidak bisa melepaskan diri dari apa yang disebut simbol dan kode, karena pesan yang dikirim komunikator kepada penerimaterdiri atas rangkaian simbol dan kode.42 Simbol adalah lambang yang memiliki suatu obyek, sedangkan kode adalah seperangkat simbol yang telah disusun secara sistematis dan teratur sehingga memiliki arti. Sebuah simbol yang tidak memiliki arti bukanlah kode. Kata David K. Berlo (1960).43 Kode terbagi menjadi kode verbal dan kode nonverbal. Kode verbal dalam pemakaiannya menggunaka bahasa. Bahasa memiliki banyak fungsi, namun sekurang-kurangnya ada tiga fungsi yang erat hubungannya dalam menciptakan komunikasi yang efektif. Ketiga fungsi tersebut adalah : 1. Untuk mempelajari tentang dunia di sekeliling kita 2. Untuk membina hubungan yang baik di antara sesama manusia 3. Untuk menciptakan ikatan-ikatan dalam kehidupan manusia Manusia dalam berkomunikasi selain memakai kode verbal (bahasa) juga memakai kode nonverbal. Kode nonverbal biasa disebut dengan bahasa isyarat atau bahasa diam (silent language). 42 43 Cangara, Hafied, Pengantar Ilmu Komunikasi (2004), hal 93 Pengantar Ilmu Komunikasi, hal 95 64 Pesan yang dimaksud peneliti dalam hal ini adalah kebijakan dari PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. Sebagaimana telah di jelaskan dalam paragraf sebelumnya, kebijakan dalam perusahaan ini ditandatangani oleh CEO. Hal-hal tentang persiapan kebijakan perusahaan dari rancangan hingga menjadi kebijakan di ulas pada paragraf berikut. 4.2.2.1. Perencanaan atau Perancangan dan Implementasi Pesan Sebelum kebijakan di tandatangani dan dipublikasikan kepada karyawan melalui kegiatan sosialisasi, manajemen melakukan perencanaan kebijakan itu sendiri. Kebijakan tidak dibuat begitu saja menurut keinginan seseorang atau sekelompok orang, namun kebijakan dibuat dengan maksud-maksud tertentu dan dengan ketentuan-ketentuan khusus. Berikut pernyataan CEO dalam menjawab pertanyaan peneliti tentang hal-hal apa saja yang menjadi dasar untuk menciptakan suatu kebijakan perusahaan : “Yang menjadi dasar untuk penciptaan suatu kebijakan yaitu bagaimana visi dan misi perusahaan, kita perlu mengetahui dengan jelas ingin kemana perusahaan ini dan bagaimana potensi yang ada di dalam perusahaan ini, baik potensi sumber daya manusia maupun potensi-potensi yang lain yang terdapat disini. Selain visi dan misi perusahaan, kita juga memperhatikan bagaimana trend di bisnis pelayaran dan yang paling tak kalah pentingnya adalah updates tentang regulasiregulasi di bidang pelayaran dan regulasi-regulasi dari berbagai negara dimana terdapat kapal-kapal PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX berbendera negara tersebut, sehingga kebijakan perusahaan tetap sejalan dengan regulasi nasional dan internasional dimana hal ini akan memudahkan operasional perusahaan yang akan berdampak pada terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.”44 Sedangkan Visi dan Misi dari PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX menurut CEO, yaitu : 44 Wawancara dengan Mr. Trygve Norman, pada tanggal 7 Agustus 2008 65 “Secara garis besar, Visi EQUINOX yaitu memberikan pelayanan yang berkualitas dan dapat diandalkan secara terus menerus melampaui kebutuhan dan harapan semua customer dengan menanamkan ‘keselamatan’ sebagai faktor utama dalam setiap operasional kita.selain keselamatan, faktor lingkungan juga menjadihal yang utama. Sedangkan Misi EQUINOX yaitu melakukan setiap kegiatannya dengan memberikan pelayanan yang berkualitas dan dapat diandalkan secara terus menerus melampaui kebutuhan dan harapan semua customer.”45 Seperti dikatakan oleh CEO, selain visi dan misi yang tak kalah pentingnya juga updates mengenai regulasi-regulasi dalam bisnis pelayaran, sehubungan dengan hal tersebut, berikut dikatakan oleh QHSE Manager ketika peneliti menanyakan apakah QHSE Manager ikut berperan dalam merumuskan kebijakan perusahaan : “Ya, saya banyak memberikan masukan kepada manajemen sebagai bahan untuk pembuatan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan QHSE, yang sesuai dengan regulasi-regulasi yang berlaku maupun aturan-aturan baru yang mungkin saja manajemen belum sempat membaca, namun manajemen yang menentukan apakah usulan tersebut layak untuk dijadikan kebijakan perusahaan atau tidak karena manajemen pasti mempunyai berbagai pertimbangan dalam menciptakan atau merubah kebijakan perusahaan. Apabila usulan-usulan tersebut kemudian tidak diluluskan untuk dirumuskan sebagai kebijakan perusahaan, tetap kita sampaikan kepada karyawan namun hanya sebagai informasi tambahan saja, karena bagaimanapun, mungkin saja informasi ini dapat berguna di kemudian hari.”46 Dan peranan QHSE Departemen tersebut seperti dikatan oleh QHSE Manager : “Peran QHSE Departemen dalam penentuan dan pembentukan suatu kebijakan perusahaan, seperti telah dikemukakan pada point 1 di atas, QHSE sebatas memberi usulan/ informasi kepada manajemen, dengan kata lain mengumpulkan serta menyampaikan kepada manajemen informasi yang terkait berita-berita terkini tentang QHSE, tentang regulasi-regulasi dan aturan-aturan baru terkait dengan QHSE.”47 45 Wawancara dengan Mr. Trygve Norman, pada tanggal 7 Agustus 2008 Wawancara dengan Capt. Manoj, pada tanggal 6 Agustus 2008 47 Wawancara dengan Capt. Manoj, pada tanggal 6 Agustus 2008 46 66 Lebih jauh lagi, QHSE Manager mengatakan bahwa menurut beliau terdapat standar khusus dalam pembentukan suatu kebijakan perusahaan, berikut kutipan pernyataan beliau : “Ya, kebijakan perusahaan haruslah disesuaikan dengan regulasi-regulasi yang berlaku sehingga tidak memicu kendala di masa yang akan datang. Disamping itu, kebijakan perusahaan merupakan commitment perusahaan dan perusahaan melalui kebijakan perusahaan ini meminta agar para staff juga berkomitmen untuk menjalankan kegiatan sehari-hari mengacu pada kebijakankebijakan tersebut.”48 QHSE Manager memiliki pengalaman dan pengetahuan yang lebih fokus dan lebih dalam tentang hal-hal yang dibutuhkan untuk perumusan kebijakan perusahaan berkaitan dengan QHSE seperti updates tentang regulasi-regulasi pelayaran, trend bisnis pelayaran belakangan ini, sehingga masukan-masukan dari beliau mungkin akan sangat berguna dalam merumuskan kebijakan perusahaan. Keputusan akhir tetap pada level top manajemen, apakah masukan dari QHSE Manager akan digunakan dalam kebijakan perusahaan atau tidak, menurut wawancara yang dilakukan, tidak jarang masukan dari QHSE Manager diterima dan dijadikan kebijakan perusahaan. 48 Wawancara dengan Capt. Manoj, pada tanggal 6 Agustus 2008 67 Selain QHSE Manager, peneliti juga menanyakan hal sama kepada Crewing manager, tentang apakah Crewing Manager ikut berperan dalam perumusan kebijakan perusahaan, berikutkutipan jawaban beliau : “Tidak. Kebijakan perusahaan ditentukan oleh manajemen. Setelah diapprove dan disahkan oleh manajemen, CEO menemui departemen heads untuk memberikan gambaran serta penjelasan lebih detail tentang kebijakan perusahaan yang terkini. Namun tidak menutup kemungkinan Crewing Manager untuk memberikan masukan kepada manajemen yang nantinya apabila memang diperlukan dapat dijadikan pertimbangan untuk kebijakan perusahaan.”49 Peran Crewing Manager sebatas sosialisasi kebijakan perusahaan kepada karyawan di atas kapal dan perumusan kebijakan sepenuhnya dilakukan oleh manajemen dengan masukan dan ide-ide dari QHSE Manager. 4.2.3. Penerima Penerima dimaksudkan peneliti dalam penulisan ini yaitu seluruh karyawan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, baik karyawan di kantor maupun karyawan di atas kapal. Kebijakan perusahaan harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. Peneliti melakukan wawancara kepada karyawan di kantor juga kepada karyawan kapal pada saat karyawan tersebut dalam masa off dari pekerjaan. 49 Wawancara dengan Ibu Eli Aviati, pada tanggal 12 Agustus 2008 68 4.2.3.1. Implementasi Sosialisasi Kebijakan Perusahaan kepada Karyawan Dari wawancara dengan salah seorang karyawan kantor, diketahui bahwa kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan cukup baik, berikut penuturan Commercial Staff tentang hal tersebut : “Program sosialisasi kebijakan perusahaan menurut saya sudah sangat bagus, namun untuk sosialisasi melalui email saya rasa kurang efektif karena kurangnya interaksi sehingga jika terdapat pertanyaan dari karyawan tidak bisa langsung disampaikan kepada QHSE Departemen.”50 Sosialisasi melalui e-mail dianggap membatasi jarak, walaupun kelihatanya cara ini lebih simple, tidak banyak menghabiskan waktu, cukup dengan satu “klik” dan pesan tersampaikan secara serentak ke banyak penerima, namun dianggap kurang efektif oleh Commercial Staff karena kurangnya interaksi, terlebih jika terdapat ketidakmengertian dari isi pesan yang disampaikan. Lain halnya dengan sosialisasi kebijakan perusahaan terhadap karyawan di atas kapal, dimana dilakukan terhadap satu persatu orang ketika akan memulai bekerja di atas kapal, berikut jawaban salah seorang Crew Staff ketika peneliti menanyakan bagaimana sosialisasi kebijakan perusahaan terhadap Crew Staff : “Sesudah kita diinformasikan bahwa kita diterima bekerja di atas kapal PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, setelah menandatanngani kontrak kita akan disosialisasikan dengan berbagai prosedur bekerja di atas kapal salah satunya yaitu kebijakan perusahaan yang saya tandatangani setelah saya membaca nya sebagai bukti bahwa saya telah membaca dan mengerti isi kebijakan perusahaan. Hal ini juga merupakan keharusan bagi kami yang baru bergabung di atas kapal untuk membaca manual perusahaan termasuk didalamnya kebijakan perusahaan dalam waktu 48 jam sejak mulai bekerja, sehingga memudahkan kita juga dalam 50 Wawancara dengan bapak Suha Rahardja, pada tanggal 8 Agustus 2008 69 bekerja karena semua tentang prosedur pekerjaan kita diatas kapal juga tercakup dalam manual perusahaan tersebut.”51 4.2.3.2. Pemahaman Karyawan terhadap kebijakan perusahaan Dari wawancara dengan salah seorang karyawan di atas kapal, diketahui bahwa kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan cukup baik dan pesan yang disampaikan, yaitu kebijakan itu sendiri tidak terlalu mudah untuk dimengerti, meskipun Crewl Staff masih dapat mengerti intisari dari pesan yang disampaikan melalui kebijakan perusahaan tersebut. Berikut yang disampaikan oleh Crew Staff tentang hal tersebut : “Saya merasa penyampaian sosialisasi kebijakan cukup mudah dimengerti, terbukti dengan timbulnya pemahaman diri saya akan kebijakan perusahaan, dan terdapat perbedaan dari sebelum mengikuti program sosialisasi kebijakan perusahaan dengan sesudah mengikuti program sosialisasi. Jika dibaca dengan serius sebenarnya kebijakan tersebut dapat dipahami dengan mudah, namun karena kebijakan tersebut terlalu panjang membuat kami-kami yang membaca merasa boring duluan, terlebih kebijakan perusahaan yang paling sering di display di berbagai tempat adalah yang dalam versi bahasa inggris, karena memang crew yang bekerja di atas kapal terdiri dari multi nasionalisme. Kebijakan dalam bahasa inggris tersebut menambah rasa enggan untuk terus-terus membaca kebijakan perusahaan, oleh karena itu program sosialisasi manajemen sistem sangat membantu kami karena kami mendapatkan informasi mengenai inti dari kebijakan perusahaan.”52 Crew Staff tersebut menganggap kebijakan perusahaan yang dibuat dalam versi bahasa inggris agak sulit dimengerti, dan kebetulan yang di display di berbagai tempat adalah kebijakan versi bahasa inggris, jika ingin versi bahasa indonesia, dapat membuka company manual versi bahasa indonesia. Memang kebijakan versi bahasa indonesia tidak digunakan karena working language di perusahaan ini adalah bahasa 51 52 Wawancara dengan Bapak Aceng Suhendar, pada tanggal 9Agustus 2008 Wawancara dengan Bapak Aceng Suhendar, pada tanggal 9 Agustus 2008 70 inggris disebabkan karyawan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX yang multinasional. Lain halnya dengan pendapat salah seorang karyawan di kantor yang dapat memahami dengan baik kebijakan perusahaan, serta memiliki inisiatif untuk kembali membuka company manual apabila ada yang kurang dimengerti, berikut kutipan wawancaranya : “walaupun saya tidak hafal kata perkata, namun saya paham apa yang menjadi kebijakan perusahaan dan apabila ada yang menanyakan kepada saya, saya bisa menjelaskan dengan kata-kata saya sendiri apa kebijakan perusahaan ini. Dan apabila pun saya lupa, saya dapat dengan mudah mengakses kebijakan perusahaan tersebut dalam manual perusahaan – QHSE Policy Manual,. Selain itu, pada ruangan meeting juga dapat ditemui kebijakan perusahaan, jadi saya tidak memiliki alasan yang kuat untuk tidak memahami kebijakan perusahaan.”53 Selain itu Commercial Staff juga menganggap penyampaian kebijakan perusahaan ini mudah dipahami sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik. “Penyampaian kebijakan perusahaan cukup mudah dimengerti dan di pahami, namun apabila terjadi ketidak mengertian saya pasti akan tanyakan langsung pada manajer / staff di departemen QHSE pada saat berlangsungnya kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan.”54 Untuk mengetahui apakah kebijakan dapat dimengerti dengan baik oleh karyawan perusahaan, evaluasi dilakukan melalui inspeksi-inspeksi internal maupun eksternal, seperti dikatakan oleh Crew Staff di bawah ini : “Tidak ada evaluasi khusus tentang pemahaman staff kapal terhadap kebijakan perusahaan, namun di dalam safety meeting di atas kapal, Captain sering mempertanyakan kita-kita yang baru bergabung di atas kapal tentang kebijakan perusahaan tersebut, selain itu juga menanyakan apakah kita sudah membaca dan 53 54 Wawancara dengan Bapak Suha Rahardja, pada tanggal 8 Agustus 2008 Wawancara dengan Bapak Suha Rahardja, pada tanggal 8 Agustus 2008 71 memahami manual perusahaan, jika belum maka Captain akan meminta kita membaca lebih banyak manual perusahaan tersebut dan dilain waktu akan menanyakan hal yang sama. Evaluasi juga dapat terjadi dalam inspeksi-inspeksi, baik dari internal perusahaan ketika mengunjungi kapal, maupun dari pihak eksternal, seperti eksternal auditor.”55 4.3. Pembahasan Dari hasil penelitian peneliti, diketahui bahwa aktivitas komunikasi PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan merupakan serangkaian proses yang melibatkan berbagai pihak dalam satu organisasi. Tahap perencanaan merupakan tahap paling awal, dimana kebijakan perusahaan di rencanakan, di rancang dan kemudian di diskusikan dengan departemen yang relevan. Perusahaan sangat mengapresiasi setiap masukan dari departemen terkait dalam hal ini QHSE Departemen karena dianggap memiliki pengetahuan dan pemahaman yang lebih detail dan mendalam tentang regualasi-regulasi yang terkini serta trend-trend bisnis yang sedang berkembang dalam beberapa waktu terakhir. CEO yang merupakan perwakilan dari Top Management bertanggung jawab terhadap overall operasional perusahaan, namun untuk hal-hal yang berkaitan dengan sosialisasi kebijakan perusahaan QHSE Manager yang bertanggung jawab dalam implementasinya, sementara apabila dilakukan evaluasi oleh pihak ketiga, maka CEO akan juga membaca laporannya. Sejauh ini peneliti menilai CEO puas dengan hasil eksternal audit yang menandakan bahwa sosialisasi kebijakan perusahaan telah berjalan baik dan membuahkan hasil yang baik juga, yaitu pemahaman kebijakan perusahaan yang baik dan benar oleh karyawan. 55 Wawancara dengan Bapak Aceng Suhendar, pada tanggal 9 Agustus 2008 72 Dari penjelasan CEO, PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX percaya bahwa ada keterkaitan antara hasil dari eksternal audit dengan pemahaman karyawan akan kebijakan perusahaan, buktinya CEO tidak meragukan karyawan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX memiliki pemahaman yang baik akan kebijakan perusahaan dikarenakan melihat laporan dari hasil eksternal audit yang juga selalu baik. Implementasi sosialisasi kebijakan itu sendiri dilakukan apabila sebuah kebijakan telah di cetak dan disahkan oleh manajemen dengan ditandatanganinya kebijakan perusahaan tersebut oleh manajemen. Dalam hal implementasi, CEO menyerahkan tanggung jawab ini kepada QHSE Departemen untuk melaksanakannya secara langsung. Sosialisasi kebijakan perusahaan tidak selalu dilakukan terjadwal dengan rutin, namun mengikuti alurnya sendiri. Sosialisasi kebijakan dilakukan setiap ada perubahan terhadap kebijakan perusahaan, atau setiap diciptakannya kebijakan baru. Jadwal rutin sosialisasi kebijakan biasanya dilakukan satu kali dalam satu tahun, yaitu setelah dilakukan management review meeting yang dihadiri oleh top management dengan manager dari tiap-tiap departemen, dimana dalam management review meeting agenda terdapat agenda review company manual dan kebijakan perusahaan merupakan bagian dari company manual. Atau dalam waktu yang terpisah, perusahaan juga secara rutin melaksanakan manual review meeting yang lebih specific membahas company manual dan apabila terdapat perubahan atau penambahan dari tiap departemen yang terkait. Untuk karyawan kantor, sosialisasi kebijakan perusahaan dilakukan dengan mengadakan pertemuan dalam satu ruang meeting, namun tidak semua karyawan hadir dalam satu waktu, melainkan dijadwalkan untuk groups yang waktunya 73 fleksible, disesuaikan agar tidak mengganggu daily operational masing-masing karyawan. Sosialisasi kebijakan perusahaan terhadap karyawan di atas kapal dilakukan setiap kali hendak bekerja di atas kapal dengan menandatangani satu form yang berisikan semua kebijakan perusahaan. Penandatanganan form tersebut adalah sebagai bukti bahwa karyawan tersebut telah memahami kebijakan perusahaan. Hal seperti itu juga berlaku di kantor, setiap terdapat karyawan baru, maka wajib untuk dilakukan ‘Induction to QHSE Management System’ yang berisikan pengenalan karyawan tersebut akan perusahaan secara general, kebijakan-kebijakan yang ada di perusahaan sampai dengan detail job description dari posisi yang akan dijalaninya. Sosialisasi kebijakan perusahaan juga dilakukan dengan cara membaca company manual, dimana diharapkan setiap terjadi revisi terhadap isi dari company manual, setiap karyawan harus membaca dan menandatangani bagian depan dari company manual ini. Sama halnya dengan karyawan di atas kapal, harus menandatangani company manual setiap 48 jam setelah mulai bekerja di atas kapal dan setiap kali terdapat revisi dari company manual. Selain dari hal-hal yang disebutkan diatas, perusahaan juga menempatkan beberapa buah kebijakan perusahaan dalam bingkai foto yang di pasang pada beberapa lokasi yang strategis seperti ruang meeting dan ruangan-ruangan para top management. Menurut hasil wawancara peneliti dengan karyawan kantor maupun karyawan di kapal, diketahui bahwa sosialisasi kebijakan perusahaan yang diterapkan oleh perusahaan sangat bermanfaat untuk pemahaman kebijakan dengan lebih 74 mendalam, dan ketika peneliti menanyakan tentang pemahaman karyawan tersebut akan kebijakan perusahaan, karyawan mengaku mengerti tentang kebijakan perusahaan tersebut. 75 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini peneliti akan menguraikan kesimpulan yang merupakan rangkaian dalam proses penelitian mulai dari hasil penelitian dan saran-saran. 5.1 Kesimpulan Aktivitas komunikasi yang diungkapkan dalam penelitian ini meliputi : perencanaan, implementasi dan evaluasi sosialisasi kebijakan perusahaan oleh PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, perencanaan (perancangan) pesan dan implementasi bagaimana suatu pesan yang tak lain adalah kebijakan perusahaan itu sendiri dapat disebar ke seluruh karyawan, proses yang bagaimana yang harus dilalui serta bagaimana implementasi dalam mensosialisasikan kebijakan tersebut kepada karyawan serta bagaiman pemahaman karyawan terhadap kebijakan perusahaan tersebut. Kesimpulan peneliti terhadap penelitian ini berdasarkan wawancara yang dilakukan sejak tanggal 6 – 12 Agustus 2008 bahwa aktivitas komunikasi PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan berjalan yaitu dimulai dengan perencanaan pembuatan kebijakan yang dilakukan oleh CEO dengan beberapa orang kepala departemen yang terkait, seperti QHSE Manager untuk merumuskan kebijakan perusahaan. Setelah itu dilakukan pengesahan kebijakan dengan penandatanganan kebijakan perusahaan oleh CEO. Lalu dibuat jadwal untuk sosialisasi kebijakan perusahaan kemudian dilaksanakan sosialisasi kebijakan perusahaan kepada karyawan. Selain itu ada juga berbagai opsi untuk karyawan lebih 76 memahami secara mendalam kebijakan perusahaan, antara lain dengan mengadakan pertemuan-pertemuan, pemasangan kebijakan perusahaan pada beberapa lokasi strategis di kantor maupun di kapal, briefing tentang kebijakan perusahaan sebelum seorang karyawan memulai kontrak kerja di perusahaan, serta tersedianya kebijakan di dalam company manual yang dimiliki oleh masing-masing departemen. Apabila masih terdapat karyawan yang memiliki pemahaman yang kurang tentang kebijakan perusahaan, maka besar kemungkinan bahwa itu adalah dari dalam diri karyawan yang memiliki keengganan untuk familiar dengan kebijakan perusahaan. 5.2 Saran 5.2.1 Saran Akademis Diharapkan hasil penelitian ini dapat menambah wawasan Akademis dibidang Aktivitas Komunikasi khususnya dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan, sehingga dapat menjadi studi literatur dalam penelitian selanjutnya. 5.2.2 Saran Praktis Saran dari peneliti untuk PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, agar program sosialisasi kebijakan perusahaan diperhatikan lebih detail dengan menambah jadwal sosialisasi. Selain itu, pemahaman karyawan untuk lebih dipertajam, ditelusuri apakah tiap-tiap karyawan sudah benar-benar memahami seluruh kebijakan perusahaan karena hal ini berkaitan dengan kinerja karyawan dalam pencapaian target dalam bekerja. DAFTAR PUSTAKA Berger, Peter L. dan Thomas Luckmann The Social Construction of Reality: A Treatise in the Sociology of Knowledge, 1967 _____________. Invitation to a Sociology: A Humanistic Perspective. Harmondsworth, Midlesex: Penguin Books. (Terj Dhakidae, Daniel, Humanisme Sosiologi) Penerbit: Inti Sarana Aksara, 1985 Effendy, Uchjana, Onong, Ilmu Komunikasi – Teori dan Praktek. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 1992. Iriantara, Yosal, Media Relations : Konsep, Pendekatan dan Praktek. Bandung: PT Simbiosa Rekatama Media, 2005 Jefkins, Frank, Public Relations. Jakarta: PT. Erlangga, 2002 Light, Donald, Suzzane Keller dan Craig Calthoun, Sociology. 5th Ed, 1989 Mulyana, Deddy, Ilmu Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2000 Moekijat, Teori Komunikasi. Bandung: Mandar Maju,1993 Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2002 Pace, R. Wayne ; Faules, Don F, Komunikasi Organisasi – Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2001 Ruslan, Rosady, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada, 1999 ______________, Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada, 2004 ______________, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada, 2002 Soemirat, Soleh. Ardianto, Elvinaro. Ratna Suminar, Organisasional. Jakarta: Universitas Terbuka, 1999 Yenny. Komunikasi Sunarto, Kamanto. Pengantar Sosiologi. Ed 2. Jakarta: Lembaga Demografi Fakultas Ekonomi, 2000 Wiryanto, Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT. Grasindo, 2004 DAFTAR PERTANYAAN UNTUK WAWANCARA DENGAN CHIEF EXECUTIVE OFFICER (Bapak Trygve Norman) PERENCANAAN 1. Apakah Visi dan Misi Perusahaan ? Jawab : Secara garis besar, Visi EQUINOX yaitu memberikan pelayanan yang berkualitas dan dapat diandalkan secara terus menerus melampaui kebutuhan dan harapan semua customer dengan menanamkan ‘keselamatan’ sebagai faktor utama dalam setiap operasional kita.selain keselamatan, faktor lingkungan juga menjadihal yang utama. Sedangkan Misi EQUINOX yaitu melakukan setiap kegiatannya dengan memberikan pelayanan yang berkualitas dan dapat diandalkan secara terus menerus melampaui kebutuhan dan harapan semua customer. 2. Bagaimana bapak melihat perusahaan ini 10 tahun ke depan ? Jawab : Saya memprediksi EQUINOX 10 tahun ke depan sudah sangat berbeda dengan sekarang, Ekspansi perusahaan ke beberapa daerah di Indonesia tidak hanya Jakarta sedang direncanakan.. EQUINOX akan membuka cabang lagi di beberapa kota di Indonesia untuk dapat lebih memenuhi kebutuhan customer.. Yang sudah di depan mata saja kita akan membuka beberapa kantor cabang di pulau jawa dan kalimantan.... tidak menutup kemungkinan juga kita akan membuka cabang di pulau-pulau yang lain seperti sumatera dan sulawesi, itu masih rencana jangka panjang. 3. Apakah selama ini perusahaan telah berjalan menuju Visi dan Misi yang telah dibentuk ? Jawab : Ya, saya melihat nya seperti itu, 4. Dalam perjalanannya menuju ke visi dan misi tersebut, apakah dilakukan monitoring sehingga setiap aktivitas di perusahaan tetap konsisten terhadap visi dan misi nya ? Jawab : Tentu saja, dan saya rasa di tiap departemen pasti terdapat monitoring dari masingmasing department head, mengenai apakah itu sesuai dengan visi dan misi perusahaan, saya bisa pastikan setiap aktivitas di EQUINOX sejalan dengan visi dan misi perusahaan. 5. Siapa saja yang menjadi target konsumen PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX ? Jawab : Konsumen-konsumen yang di bidik oleh EQUINOX yaitu, major oil companies di Indonesia maupun di luar Indonesia, perusahaan-perusahaan pelayaran di luar Indonesia yang membutuhkan partner bisnis di Indonesia juga merupakan target konsumen perusahaan, dimana kita dapat menjadi partner yang trusted and reliable dengan memberikan service yang memuaskan terhadap customer dan menciptakan working relationship yang dapat menguntungkan kedua belah pihak. 6. Bolehkah kami mengetahui hal-hal apa saja yang menjadi dasar untuk menciptakan suatu kebijakan perusahaan ? Jawab : Yang menjadi dasar untuk penciptaan suatu kebijakan yaitu bagaimana visi dan misi perusahaan, kita perlu mengetahui dengan jelas ingin kemana perusahaan ini dan bagaimana potensi yang ada di dalam perusahaan ini, baik potensi sumber daya manusia maupun potensi-potensi yang lain yang terdapat disini. Selain visi dan misi perusahaan, kita juga memperhatikan bagaimana trend di bisnis pelayaran dan yang paling tak kalah pentingnya adalah updates tentang regulasi-regulasi di bidang pelayaran dan regulasi-regulasi dari berbagai negara dimana terdapat kapal-kapal PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX berbendera negara tersebut, sehingga kebijakan perusahaan tetap sejalan dengan regulasi nasional dan internasional dimana hal ini akan memudahkan operasional perusahaan yang akan berdampak pada terciptanya suasana kerja yang menyenangkan. IMPLEMENTASI 7. Bagaimana kebijakan perusahaan tersebut disampaikan kepada karyawan ? Jawab : Melalui sosialisasi, tentunya diperlukan upaya yang lebih supaya seluruh karyawan dapat memahami kebijakan-kebijakan perusahaan, oleh karena ini kami, manajemen sangat concern terhadap hal ini dan sosialisasi kebijakan perusahaan adalah suatu sarana untuk menimbulkan pemahaman tersebut diantara karyawan perusahaan, tidak hanya sosialisasi kebijakan perusahaan, namun juga secara menyeluruh dilakukan sosialisasi management system yang biasanya dilakukan oleh departemen QHSE, dimana kebijakan perusahaan adalah bagian dari management system. Selain itu, copy dari kebijakan-kebijakan tersebut juga terpampang pada beberapa ruang umum yang strategis, seperti ruang meeting, ruangan saya (tentu saja yang ini bukan ruangan umum, namun paling tidak semua tamu atau karyawan yang datang ke ruangan saya dapat membaca kebijakan perusahaan), di pintu masuk menuju area crewing department, dimana banyak crew kapal keluar dan masuk melalui jalan itu. 8. Apakah bapak ikut turun langsung dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan ? Jawab : Tidak terlalu, saya telah mempercayakan QHSE department untuk kegiatan ini, namun tidak jarang saya hadir dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan ini sekedar ingin tahu seberapa besar antusiasme karyawan dalam pemahaman kebijakan perusahaan. 9. Menurut pandangan Bapak, bagaimana sosialisasi kebijakan berjalan sekarang ini ? Jawab : Program sosialisasi perusahaan saya kira berjalan cukup baik, bahkan sangat baik, saya lihat karyawan juga dapat menerima dengan baik apa yang disampaikan dalam sosialisasi kebijakan perusahaan yang dilakukan pada saat sosialisasi QHSE management system. 10. Apakah bapak yakin bahwa seluruh karyawan telah memiliki pemahaman yang benar akan kebijakan perusahaan dan dapat bekerja sejalan dengan kebijakan perusahaan tersebut ? Jawab : Ya, saya yakin. Paling tidak satu tahun sekali PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX mengundang badan sertifikasi internasional untuk melakukan eksternal audit terhadap sistem manajemen quality, health, safety dan environment dan karena audit yang sifatnya pemeriksaan mendalam dan detail tentang sistem dan cara kerja seseorang pada suatu bagian, dari sana akan terlihat apabila karyawan kurang memahami kebijakan perusahaan. Namun, so far tidak ada laporan yang mengkhawatirkan, semuanya berjalan lancar-lancar saja. Tiap personil terlihat telah memahami kebijakan perusahaan dan memahami pekerjaannya dengan baik sehingga memperlancar operasional pekerjaan sehari-hari. EVALUASI 11. Bagaimana perusahaan, khususnya Bapak melakukan evaluasi terhadap proses sosialisasi kebijakan perusahaan yang selama ini dijalankan ? Jawab : Saya tidak melakukan evaluasi secara langsung terhadap proses sosialisasi kebijakannya, namun setiap tahun, minimal satu kali dalam setahun kita mengundang esternal party untuk mengaudit sistem management kita, dimana dari sana akan ketahuan bagaimana sistem di EQUINOX berjalan, apakah semua sudah berjalan sesuai dengan sistem atau apakah sistem kurang sempurna sehingga diperlukan perbaikan dan lain sebagainya. Dan kebijakan perusahaan merupakan salah satu dari sistem management yang juga termasuk diaudit dalam event diatas, jadi menurut saya apabila terdapat penilaian yang minus dari audit result, maka saya dapat mempertanyakan apakah dari manajemen sistemnya yang kurang, atau dari proses penyampaian dan sosialisasi terhadap manajemen sistem tersebut yang kurang sehingga pemahaman karyawan terhadap sistem manajemen tersebut kurang tepat, atau memang masalah terletak pada human-nya dalam arti pada karyawan itu sendiri. 12. Lalu sejauh ini bagaimana hasil dari audit ekternal tersebut ? Jawab : Audit eksternal belum pernah membuahkan hasil yang tidak memuaskan, jadi so far saya percaya bahwa sistem manajemen di perusahaan ini telah berjalan dengan baik dan begitu pula dengan pemahaman karyawan akan sistem manajemen termasuk kebijakan-kebijakan perusahaan di dalamnya, juga saya nilai baik. DAFTAR PERTANYAAN UNTUK WAWANCARA DENGAN QHSE MANAGER (Capt. Manoj Rappal Varrier) 1. Apakah Bapak ikut berperan dalam merumuskan kebijakan perusahaan ? Jawab : Ya, saya banyak memberikan masukan kepada manajemen sebagai bahan untuk pembuatan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan QHSE, yang sesuai dengan regulasi-regulasi yang berlaku maupun aturan-aturan baru yang mungkin saja manajemen belum sempat membaca, namun manajemen yang menentukan apakah usulan tersebut layak untuk dijadikan kebijakan perusahaan atau tidak karena manajemen pasti mempunyai berbagai pertimbangan dalam menciptakan atau merubah kebijakan perusahaan. Apabila usulan-usulan tersebut kemudian tidak diluluskan untuk dirumuskan sebagai kebijakan perusahaan, tetap kita sampaikan kepada karyawan namun hanya sebagai informasi tambahan saja, karena bagaimanapun, mungkin saja informasi ini dapat berguna di kemudian hari. 2. Bagaimanakah peran QHSE Departemen dalam penentuan atau pembentukan suatu kebijakan perusahaan yang terkait dengan QHSE ? Jawab : Peran QHSE Departemen dalam penentuan dan pembentukan suatu kebijakan perusahaan, seperti telah dikemukakan pada point 1 di atas, QHSE sebatas memberi usulan/ informasi kepada manajemen, dengan kata lain mengumpulkan serta menyampaikan kepada manajemen informasi yang terkait berita-berita terkini tentang QHSE, tentang regulasi-regulasi dan aturan-aturan baru terkait dengan QHSE. 3. Apakah ada standar khusus dalam pembentukan suatu kebijakan perusahaan Jawab : Ya, kebijakan perusahaan haruslah disesuaikan dengan regulasi-regulasi yang berlaku sehingga tidak memicu kendala di masa yang akan datang. Disamping itu, kebijakan perusahaan merupakan commitment perusahaan dan perusahaan melalui kebijakan perusahaan ini meminta agar para staff juga berkomitmen untuk menjalankan kegiatan sehari-hari mengacu pada kebijakankebijakan tersebut. 4. Apabila suatu kebijakan sudah siap untuk dipublikasikan dari departemen QHSE, adakah langkah-langkah yang harus ditempuh sebelum mensosialisasikan kebijakan tersebut kepada karyawan ? Jawab : Kebijakan yang siap untuk dipublikasikan sebelumnya harus dengan approval dari manajemen, diwakili oleh CEO. Di dalam pernyataan kebijakan tersebut, harus dibubuhi tandatangan CEO. Setalah hal tersebut finalized, setelah kebijakan perusahaan yang telah ditandatangani oleh CEO tersebut siap, baru QHSE departemen mempersiapkan untuk melakukan sosialisasi kebijakan perusahaan. Pertama-tama kita membuat program sosialisasi, departemen-departemen yang akan disosialisasi kemudian dijadwalkan untuk suatu pertemuan. Selama ini tidak memungkinkan untuk memanggil satu departemen penuh dalam satu waktu untuk meeting sosialisasi kebijakan perusahaan, oleh karena itu di atur sedemikian rupa agar sosialisasi dapat dihadiri oleh ½ atau 1/3 dari tiap departemen dalam satu sesi, dan ½ atau 1/3 lainnya pada sesi selanjutnya dan begitu sampai seterusnya. Selain itu, kita juga mendisplay semua kebijakan perusahaan pada setiap ruangan meeting dan di tempat-tempat strategis dimana orang banyak lalui dan diharapkan membaca. Semua kebijakan perusahaan ditandatangani oleh CEO sebagai pertanda bahwa ini adalah komiten perusahaan yang harus kita patuhi bersama. 5. Apakah Bapak memiliki program atau rencana sosialisasi kebijakan perusahaan (baik kebijakan yang baru ataupun yang sudah ada yang bersifat refreshment) ? Jawab : Ya, seperti saya jelaskan sebelumnya, program sosialisasi reguler sudah ada dan setiap ada kebijakan baru, program dan jadwal sosialisasi dibuat setelah kebijakan tersebut difinalized dan di tandatangani. Rutinnya satu tahun sekali kita melaksanakan ”Manual Review Meeting”, dimana terdapat kebijakan perusahaan didalamnya. Setelah meeting tersebut, seluruh kebijakan perusahaan akan diperbaharui dan ditandatangani kembali oleh CEO untuk menandakan bahwa kebijakan perusahaan adalah yang terkini. Sesudah kebijakan baru ini dibuat, baik terdapat perubahan dalam isi kebijakan tersebut, maupun tidak terdapat perubahan, QHSE Departemen akan melakukan sosialisasi terhadap kebijakan perusahaan tersebut. Proses tersebut dilaksanakan setiap tahun. Untuk karyawan kantor, selain mengadakan pertemuan dengan departemen lain untuk sosialisasi tatap muka, juga pemajangan kebijakan-kebijakan perusahaan pada ruang-ruang meeting dan beberapa tempat strategis lain. untuk karyawan yang baru join dengan perusahaan, kita memiliki sistem induction to QHSE management system, dengan menerangkan terhadap karyawan baru tersebut secara general manajemen sistem perusahaan serta lebih khusus lagi tentang kebijakan-kebijakan perusahaan. Untuk crew kapal, dibuat satu form dimana setiap crew kapal yang akan bekerja di atas kapal-kapal EQUINOX untuk dibaca kemudian di tanda tangani, sebagai bukti bahwa crew tersebut telah membaca dan mengerti isi kebijakan perusahaan. Apabila crew tersebut ingin lebih mendalami lagi ketika telah mulai bekerja di atas kapal, dapat membuka company’s manual karena semua policy QHSE termasuk dalam company’s manual. 6. Bagaimana dengan sosialisasi kebijakan perusahaan di atas kapal ? Apakah juga merupakan tanggung jawab dari QHSE Manager ? Jawab : Ya, sosialisasi kebijakan perusahaan di atas kapal juga merupakan tanggung jawab QHSE Departemen, namun dalam pelaksanaannya dapat juga dilakukan oleh Nahkoda di atas kapal. Perusahaan sudah mempunyai sistem yang cukup baik yang bisa memudahkan kita dalam bekerja. Jadi, Nahkoda kapal dapat memimpin sosialisasi kebijakan perusahaan dan melaporkan hasil dari kegiatan sosialisasi tersebut ke kantor. Biasanya, secara rutin kebijakan perusahaan di bahas dalam monthly meeting mereka, karena kebijakan perusahaan merupakan salah satu agenda yang dibahas pada setiap meeting. Kecuali kebetulan kita sedang melakukan inspeksi atau kunjungan ke atas kapal, nah.. pada kesempatan-kesempatan seperti itu personil juga memanfaatkan untuk melakukan sosialisasi terhadap kebijakan perusahaan. DAFTAR PERTANYAAN UNTUK WAWANCARA DENGAN CREWING MANAGER (Ibu Eli Aviati Aryani) 1. Sejauh mana peran Crewing Departemen dalam sosialisasi kebijakan perusahaan ini ? Jawab : Peran Crewing Manager dalam sosialisasi kebijakan perusahaan yaitu sebatas sosialisasi terhadap crew kapal, namun itupun tetap ada andil Departemen QHSE dalam pelaksanaananya, misalnya ketika akan mulai bekerja di atas kapal, setiap crew kapal harus bertemu dengan manajer/ staff QHSE (tergantung level dari crew kapal). Manajer/ Staff QHSE akan memberikan penjelasan singkat tentang sistem manajemen perusahaan serta secara specific tentang kebijakan perusahaan dan crew kapal diminta menandatangani suatu form kebijakan yang isinya bahwa orang tersebut telah membaca dan mengerti kebijakan perusahaan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX. 2. Apakah Crewing Departemen juga terlibat dalam perumusan kebijakan perusahaan ? Jawab : Tidak. Kebijakan perusahaan ditentukan oleh manajemen. Setelah diapprove dan disahkan oleh manajemen, CEO menemui departemen heads untuk memberikan gambaran serta penjelasan lebih detail tentang kebijakan perusahaan yang terkini. Namun tidak menutup kemungkinan Crewing Manager untuk memberikan masukan kepada manajemen yang nantinya apabila memang diperlukan dapat dijadikan pertimbangan untuk kebijakan perusahaan. 3. Dalam keseharian bekerja apakah Ibu melihat dampak positif apabila seorang karyawan yang telah mengerti dengan benar dan menjalankan pekerjaannya sesuai dengan kebijakan perusahaan ? Jawab : Tentu saja, apabila crew kapal telah mengerti dengan benar apa yang menjadi kebijakan perusahaan, secara otomatis pekerjaan pun akan lancar, semisal kebijakan obat-obatan terlarang dan alkohol berbeda-beda pada tiap perusahaan pelayaran, pada perusahaan asing di luar negeri mungkin masih diperbolehkan mengkonsumsi minuman beralkohol dalam kadar tertentu, namun kebijakan PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX tidak memperbolehkan sedikitpun konsumsi muniman beralkohol di atas kapal. 4. Menyambung pertanyaan sebelumnya, apabila ternyata salah seorang karyawan kedapatan kurang memahami kebijakan perusahaan, apakah terdapat perbedaan dalam cara bekerja mereka ? Jawab : Mungkin tidak secara langsung atau sekali melihat seseorang yang bekerja di atas kapal dapat menilai seseorang tersebut memahami dengan benar kebijakan perusahaan, namun dari perilaku sehari-hari dan dari cara melakukan pekerjaan, dalam kurun waktu yang tidak terlalu lama perusahaan akan tahu bawa seseorang (crew kapal) memahami dengan benar atau tidak kebijakan perusahaan. Misalnya, seseorang yang mengerti kebijakan perusahaan dengan pemahaman yang benar tidak akan mengkonsumsi minuman beralkohol selama berada dalam situasi kontrak kerja dan berada di atas kapal PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, walaupun di kapal tempat ia bekerja sebelumnya memperbolehkan konsumsi minuman beralkohol selama bekerja di atas kapal. 5. Apakah perusahaan memberlakukan sistem punishment apabila ternyata seorang karyawan (khususnya karyawan di atas kapal) melanggar kebijakan perusahaan ? Jawab : Dilihat dari casenya, apabila dampak dari pelanggarannnya menimbulkan kekacauan atau kerugian atau segala sesuatu yang bersifat tidak baik, maka perusahaan memberlakukan sistem punishment. Punishment bisa berupa teguran, teguran tertulis dari atasan di atas kapal, teguran tertulis dari pihak kantor namun apabila masih terus berlanjut, maka akan dilakukan pemutusan kontrak kerja terhadap crew kapal yang lalai tersebut. DAFTAR PERTANYAAN UNTUK WAWANCARA DENGAN HR & GA DIRECTOR (Ibu Reynawati Sachliana Nasution) 1. Apakah departemen HR&GA turut berperan dalam kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan ? Jawab : Untuk kebijakan perusahaan yan bersifat kepegawaian itu memang merupakan tugas dan tanggung-jawab saya sebagai HR & GA Director, namun jika kebijakan perusahaan yang dimaksud adalah yang berkaitan dengan QHSE, maka itu menjadi tanggung jawab QHSE Departemen. 2. Jika ya, bisakah ibu jelaskan bagaimana dan sejauh manakah peranan tersebut ? Jawab : Peranan saya untuk kebijakan perusahaan yang terkait kepegawaian bersifat penuh ya dalam arti saya yang bertanggung jawab mulai mencari informasi tentang regulasi kepegawaian terkini dan bagaimana mengaplikasikan regulasi tersebut ke dalam perusahaan dengan melihat dan mempertimbangkan kondisi perusahaan pada saat itu. Misalnya pemerintah mengumumkan adanya hari libur nasional atau penambahan hari cuti bersama, kita tetap harus menuruti ketetapan pemerinta tersebut, namun disesuaikan dengan operasional di PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX yang memiliki klien di seluruh dunia dimana dapat dipastikan bahwa hari tersebut bukan merupakan holiday buat mereka, maka untuk hal ini HR & GA departemen mengeluarkan kebijakan libur dengan syarat dalam satu departemen tidak boleh kosong, harus ada satu atau dua orang yang duduk piket, untuk mengantisipasi kemungkinan permintaan / pekerjaan mendadak dari klien. 3. Tentang kebijakan yang terkait dengan QHSE, apakah juga ada peranan departemen HR&GA ? Jawab : HR & GA tidak turut berperan dalam kebijakan perusahaan yang terkait dengan QHSE, namun apabila QHSE departemen mengalami kendala dalam mensosialisasikan kebijakan perusahaan tersebut kepada salah seorang atau sekelompok karyawan misalnya, HR&GA tentu saja akan ikut bertanggung-jawab dalam menangani kendala tersebut. 4. Sepengetahuan Ibu sebagai HR&GA Director, apakah terdapat kekurangan dalam sosialisasi kebijakan perusahaan yang selama ini di jalankan ? Jawab : Kekurangan dalam sosialisasi kebijakan perusahaan saya rasa tidak ada ya.... Bahkan kami HR&GA Departemen merasa tertolong dengan adanya sistem “Induction to QHSE Management System” untuk setiap karyawan baru, hal ini mempermudah HR&GA dalam kegiatan sosialisasi. Juga, dikarenakan semua yang berkaitan dengan pekerjaan daily operational sudah tercantum dalam QHSE Management System, hal ini juga menjadi poin plus untuk QHSE dari kami karena memudahkan seseorang baru untuk dapat bersosialisasi dengan pekerjaan barunya. DAFTAR PERTANYAAN UNTUK WAWANCARA DENGAN COMMERCIAL STAFF (Bapak Suha Rahardja) 1. Apakah bapak mengetahui dengan jelas seluruh kebijakan-kebijakan di perusahaan ini ? Jawab : Ya, walaupun saya tidak hafal kata perkata, namun saya paham apa yang menjadi kebijakan perusahaan dan apabila ada yang menanyakan kepada saya, saya bisa menjelaskan dengan kata-kata saya sendiri apa kebijakan perusahaan ini. Dan apabila pun saya lupa, saya dapat dengan mudah mengakses kebijakan perusahaan tersebut dalam manual perusahaan – QHSE Policy Manual,. Selain itu, pada ruangan meeting juga dapat ditemui kebijakan perusahaan, jadi saya tidak memiliki alasan yang kuat untuk tidak memahami kebijakan perusahaan. 2. Bagaimana dengan kebijakan perusahaan itu sendiri, apakah Bapak memiliki masukan untuk disampaikan kepada pihak manajemen ? Jawab : Tidak ada masukan yang berarti, hanya saja, kalau bisa kebijakan perusahaan tidak terlalu panjang dan dibuat dengan kata-kata yang mudah dipahami sehingga kita yang membaca tidak bosan dengan terlalu panjangnya dan dapat mengerti kebijakan perusahaan tersebut dengan beberapa kali bahkan dengan sekali membaca saja. 3. Menurut Bapak, bagaimana program sosialisasi kebijakan perusahaan yang selama ini dijalankan perusahaan ? Jawab : Program sosialisasi kebijakan perusahaan menurut saya sudah sangat bagus, namun untuk sosialisasi melalui email saya rasa kurang efektif karena kurangnya interaksi sehingga jika terdapat pertanyaan dari karyawan tidak bisa langsung disampaikan kepada QHSE Departemen. 4. apakah Bapak merasa alokasi waktu yang disediakan untuk sosialisasi kebijakan perusahaan ini sudah cukup atau bagaimana ? Jawab : Saya merasa tidak ada masalah dalam alokasi waktu yang diterapkan dalam sosialisasi manajemen sistem dimana didalamnya terdapat kebijakan perusahaan, saya rasa waktu yang selama ini diterapkan sudah bagus, tidak terlalu lama namun juga tidak terlalu cepat. Kalau berlama-lama untuk satu kegiatan malah akan membuat karyawan lain cepat bosan, tapi yang selama ini terjadi menurut saya malah cenderung singkat, namun tepat. Jika ada beberapa pertanyaan dari karyawan, baru sosialisasi terkesan agak lama namun tidak membosankan karena penjelasan memang tentang apa yang kita ingin ketahui lebih detail. 5. Apakah Bapak merasa penyampaian kebijakan perusahaan tersebut cukup mudah di mengerti atau mudah di pahami ? Jawab : Ya, penyampaian kebijakan perusahaan cukup mudah dimengerti dan di pahami, namun apabila terjadi ketidak mengertian saya pasti akan tanyakan langsung pada manajer / staff di departemen QHSE pada saat berlangsungnya kegiatan sosialisasi kebijakan perusahaan. DAFTAR PERTANYAAN UNTUK WAWANCARA DENGAN CREW STAFF (Bapak Aceng Suhendar) 1. Bagaimana sosialisasi kebijakan perusahaan dilakukan kepada bapak sebagai staff kapal ? Jawab : Sesudah kita diinformasikan bahwa kita diterima bekerja di atas kapal PT. Perusahaan Pelayaran EQUINOX, setelah menandatanngani kontrak kita akan disosialisasikan dengan berbagai prosedur bekerja di atas kapal salah satunya yaitu kebijakan perusahaan yang saya tandatangani setelah saya membaca nya sebagai bukti bahwa saya telah membaca dan mengerti isi kebijakan perusahaan. Hal ini juga merupakan keharusan bagi kami yang baru bergabung di atas kapal untuk membaca manual perusahaan termasuk didalamnya kebijakan perusahaan dalam waktu 48 jam sejak mulai bekerja, sehingga memudahkan kita juga dalam bekerja karena semua tentang prosedur pekerjaan kita diatas kapal juga tercakup dalam manual perusahaan tersebut. 2. Bagaimana pemahaman Bapak terhadap kebijakan perusahaan ini ? Jawab : Jika saya diminta untuk menceritakan kembali apa yang menjadi kebijakan perusahaan saya tidak bisa menjelaskannya secara persis seperti yang dituliskan disana dimana terdapat tandatangan Mr. Trygve Norman, namun saya tahu bahwa perusahaan memiliki 5 kebijakan perusahaan, yaitu kebijakan mutu; kebijakan kesehatan, keselamatan dan lingkungan; kebijakan konsumsi alkohol dan obat- obatan terlarang; kebijakan keamanan dan kebijakan pelestarian lingkungan. 3. Apakah kebijakan perusahaan tersebut dapat dengan mudah dipahami ? Jawab : Jika dibaca dengan serius sebenarnya kebijakan tersebut dapat dipahami dengan mudah, namun karena kebijakan tersebut terlalu panjang membuat kami-kami yang membaca merasa boring duluan, terlebih kebijakan perusahaan yang paling sering di display di berbagai tempat adalah yang dalam versi bahasa inggris, karena memang crew yang bekerja di atas kapal terdiri dari multi nasionalisme. Kebijakan dalam bahasa inggris tersebut menambah rasa enggan untuk terus-terus membaca kebijakan perusahaan, oleh karena itu program sosialisasi manajemen sistem sangat membantu kami karena kami mendapatkan informasi mengenai inti dari kebijakan perusahaan 4. Apakah Bapak merasa cara penyampaian sosialisasi kebijakan perusahaan yang dilakukan selama ini mudah dimengerti ? Jawab : Ya, saya merasa penyampaian sosialisasi kebijakan cukup mudah dimengerti, terbukti dengan timbulnya pemahaman diri saya akan kebijakan perusahaan, dan terdapat perbedaan dari sebelum mengikuti program sosialisasi kebijakan perusahaan dengan sesudah mengikuti program sosialisasi. 5. Apakah ada evaluasi terhadap pengetahuan atau pemahaman staff kapal akan kebijakan perusahaan ? Jawab : Tidak ada evaluasi khusus tentang pemahaman staff kapal terhadap kebijakan perusahaan, namun di dalam safety meeting di atas kapal, Captain sering mempertanyakan kita-kita yang baru bergabung di atas kapal tentang kebijakan perusahaan tersebut, selain itu juga menanyakan apakah kita sudah membaca dan memahami manual perusahaan, jika belum maka Captain akan meminta kita membaca lebih banyak manual perusahaan tersebut dan dilain waktu akan menanyakan hal yang sama. Evaluasi juga dapat terjadi dalam inspeksi-inspeksi, baik dari internal perusahaan ketika mengunjungi kapal, maupun dari pihak eksternal, seperti eksternal auditor. 6. Bapak sendiri secara pribadi, apakah dalam bekerja sudah menanamkan kebijakankebijakan perusahaan dalam menjalankan kegiatan / pekerjaan sehari-hari ? Jawab : Ya, itu sudah secara otomatis, apabila dalam kita bekerja di atas kapal kita selalu memperhatikan company prosedur dan sesuai dengan apa yang tertulis dalam manual perusahaan, secara otomatis apa yang kita kerjakan akan sesuai dengan kebijakan perusahaan. 7. Apakah sosialisasi kebijakan juga dilakukan di atas kapal atau hanya di dalam kantor sebelum Bapak bekerja di atas kapal ? Jawab : Pertama-tama sosialisi dilakukan di kantor sebelum kita mulai bekerja di atas kapal, setelah sampai 2 hari berada di atas kapal, kita diminta dengan sendirinya sudah familiar dengan seluruh manual perusahaan, termasuk didalamnya kebijakan perusahaan. Beberapa waktu setelahnya Captain akan menanyakan apakah ada yang ingin ditanyakan mengenai manual perusahaan tersebut, apabila ada maka Captain akan menjelaskan dengan lebih detail lagi namun jika tidak ada pertanyaan dianggap kita telah mengerti semua isi manual perusahaan termasuk kebijakan perusahaan tersebut. Apabila Captain kesulitan menjawab pertanyaan dari Crew, maka Captain akan meng-kontak kantor untuk mendapatkan jawaban yang lebih jelas atau menunggu sampai ada internal inspektor atau internal auditor berkunjung keatas kapal, dimana dalam waktu 3 bulan pasti ada satu kali kunjungan kantor ke kapal. 8. Menurut Bapak, apakah perlu dilakukan sosialisasi lanjutan atas kebijakan perusahaan di atas kapal ? Jawab : Sangat perlu, karena sering saya menemui rekan yang sebenarnya ada yang kurang dimengerti dan ingin bertanya kepada Captain, namun ada perasaan takut atau malu entah takut dikira kurang bisa, takut penilaian berkurang, takut salary berkurang (hehe...) atau ada ketakutan atau rasa malu yang lain, jadi apabila di atas kapal kembali dilakukan sosialisasi kebijakan perusahaan saya rasa itu ide yang bagus sekali, karena kita sudah mempunyai gambaran sebelumnya tentang kebijakan perusahaan, dibanding pada waktu pertama kali dilakukan sosialisasi yaitu ketika kita baru akan mulai bekerja di atas kapal, selain itu kita juga sudah mulai bekerja sehingga lebih memiliki pandangan yang luas tentang apa yang dibahas dalam sosialisasi di atas kapal.
