8_Prosedur Komunikasi

PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
MENYETUJUI :
Nama
PEMBUAT
ATASAN
MR
DIREKTUR
Saripudin, S.Pd, MT
Dr. H. Munir,M.IT
Yudi Wahyudi, S.Pd., M.T.
Dr. H. Munir,M.IT.
Direktur
MR
Direktur
01.11.2010
01.11. 2011
01.11. 2011
Jabatan
Ttd.
Tanggal
01.11.2010
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
1.0 TUJUAN
Prosedur Komunikasi bertujuan untuk memastikan bahwa informasi tentang Kebijakan
Direktorat baik mengenai mutu maupun sistem manajemen lainnya dikomunikasikan dengan
efektif, baik secara internal maupun eksternal di lingkungan Direktorat Teknologi Informasi
dan Komunikasi Universitas Pendidikan Indonesia (DIT TIK UPI).
2.0 RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan di lingkungan DIT TIK UPI dengan ruang lingkup komunikasi internal
dan komunikasi eksternal.
3.0 DEFINISI
3.1 Komunikasi Internal
Adalah proses menerima dan menyebarkan informasi antar berbagai unit dan fungsi di
lingkungan DIT TIK UPI.
3.2 Komunikasi Eksternal
Adalah proses menerima, mendokumentasikan, dan menjawab komunikasi dari semua
unsur masyarakat termasuk konsumen, media, pemerintah, lingkungan, dan lain-lain di
luar DIT TIK UPI.
4.0 REFERENSI
4.1 DIT TIK/PM – 8.2/01 : Prosedur Survei Kepuasan Konsumen
4.2 DIT TIK/PM – 7.2.3/03 : Prosedur Penanganan Keluhan Konsumen
4.3 DIT TIK/PM – 8.3/01 : Prosedur Catatan Penyimpangan Proses
5.0 KETENTUAN UMUM
5.1 MR atau Bagian Layanan Konsumen bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan
secara efektif informasi mutu baik internal maupun eksternal.
5.2 MR atau Bagian Layanan Konsumen bertanggung jawab dalam menjawab
pertanyaan/komentar dari pihak luar (eksternal) mengenai mutu setelah konsultasi
dengan Direktur.
5.3 Semua pegawai berkewajiban untuk mengkomunikasikan isu-isu mutu, masalah, atau
ide-ide mutu kepada MR.
1/8
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
6.0 URAIAN PROSEDUR
6.1 Komunikasi Internal
6.1.1 . Berbagai komunikasi internal mengenai informasi-informasi mutu yang berkaitan
dengan Sistem Manajemen Mutu DIT TIK UPI atau bahasan-bahasan mutu lain
yang umum akan diteruskan mulai dari pembuat/yang melaporkan (originator)
sampai kepada MR.
6.1.2 Jika ada beberapa tindakan yang perlu ditindaklanjuti, MR akan menyelesaikannya
dengan originator.
6.1.3 Apabila permasalahan sudah ditangani, MR kemudian dapat memutuskan apakah
perlu untuk menyebarkan informasi tersebut. Penyebaran informasi ini harus
mengikuti ketentuan sebagai berikut :
6.1.3.1 Jika informasi tersebut dianggap tidak memiliki pengaruh pada Sistem
Manajemen Mutu yang ada, MR atau wakil yang diangkatnya dapat
memutuskan dokumen dan file tersebut disimpan dalam file komunikasi
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
tanpa sirkulasi/distribusi lebih
lanjut.
6.1.3.2 Jika informasi yang diterima dianggap memiliki pengaruh pada Sistem
Manajemen Mutu yang ada, MR atau wakil yang diangkatnya dapat
memutuskan perlunya proses penyebaran informasi tersebut untuk
lingkup internal maupun untuk lingkup eksternal, untuk selanjutnya
dapat mengikuti klausul seperti butir 6.1.4 s.d. 6.2.2.
6.1.4
Informasi-informasi mutu dikomunikasikan oleh manajemen DIT TIK UPI kepada
para pegawai secara aktif melalui beberapa cara seperti di bawah ini:
1. Papan pengumuman
5. Pertemuan karyawan
2. Poster/spanduk
6. Pelatihan karyawan
3. E-mail
7. Memo Intern
4. Brosur/Leaflet
8. Telepon/Hand Phone
2/8
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
6.2 Komunikasi Eksternal
6.2.1 Penanganan keluhan/pertanyaan/permintaan dari pihak Eksternal.
6.2.1.1 MR
atau
Bagian
Layanan
Konsumen
akan
menerima
pertanyaan/permintaan/keluhan dari luar dan menyampaikan-nya kepada
MR secara tertulis. Jika informasi yang diterima berupa fax, surat, e-mail,
akan disampaikan kepada MR dengan lembar disposisinya.
6.2.1.2 Mengacu pada pedoman yang telah ada sebelumnya pada manajemen
DIT TIK, MR atau Bagian Layanan Konsumen dapat memutuskan apakah
permohonan/permintaan tersebut dapat disetujui atau tidak.
6.2.1.3 MR atau Bagian Layanan Konsumen akan memutuskan personil yang akan
memecahkan/ menyelesaikan masalah tersebut serta memberikan
jawaban kepada pihak eksternal terkait.
6.2.1.4 Jika personil yang ditunjuk tidak dapat memutuskan, MR atau Bagian
Layanan Konsumen akan mengambil alih pemecahannya.
6.2.1.5 Jika MR atau Bagian Layanan Konsumen ternyata juga tidak dapat
memecahkannya, MR atau Bagian Layanan Konsumen dapat mengajukan
permasalahan pada Rapat Tinjauan Manajemen (DIT TIK/PM-5.6/01) atau
MR atau Bagian Layanan Konsumen dapat meminta rapat khusus dengan
Direktur atau Kepala Divisi.
6.2.1.6 Dalam rapat tersebut akan diputuskan bagian yang harus mengumpulkan
data dan analisis untuk kemudian disampaikan kepada rapat manajemen.
Oleh MR dan Manajemen data tersebut dipakai untuk mereview hal/
permasalahan yang diterima. Hasilnya akan disampaikan oleh MR atau
Bagian Layanan Konsumen kepada pihak eksternal yang mengajukan.
6.2.2 Menyampaikan Informasi Mutu kepada pihak Eksternal
MR atau Bagian Layanan Konsumen yang ditunjuk menyampaikan Kebijakan Mutu
atau hal-hal yang menyangkut penawaran jasa/produk, promosi, kebijakan
pelayanan, informasi dari manajemen serta isu-isu mutu lain kepada pihak luar
melalui:
1. Surat/Faksimile;
2. Briefing/pertemuan khusus;
3/8
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
3. E – Mail;
4. Papan pengumuman;
5. Poster/spanduk;
6. Telepon/Hand Phone;
7. Dll.
6.2.3 Semua komunikasi eksternal atau surat-surat harus didokumentasikan dan
disimpan oleh MR melalui PPD.
4/8
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
6.3
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
Alur Prosedur Komunikasi Eksternal & Internal
Konsumen
LAYANAN KONSUMEN
(Internal/Eksternal
(LK)
MULAI
Menyampaikan
keluhan dan
atau
permasalahan
Menerima
informasi
mutu
MR
Menerima
keluhan
Konsumen
Menerima
permasalaha
n
Dari LK
Mengidentifikasi masalah
Menyampaikan
informasi mutu
kepada
Konsumen
Memberi
keputusan
(menolak/
menerima)
Mengolah
data
permasalaha
n mjd
informasi
SELESAI
Menunjuk
personil yg
akan
menyelesaika
n masalah
Mendokumen
-tasikan data/
informasi di
PPD
Menyampaikan
permasalahan
dlm rpt
manajemen
kpd MR
Menyampaikan
informasi mutu
kepada
Konsumen
5/8
PPD
Mendokumentasikan
data/informasi
yg berasal dari
pihak
Konsumen
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
7.0 PENGECUALIAN
Tidak ada.
8.0 REKAMAN
8.1
Notulen rapat;
8.2
Bukti pengumuman;
8.3
File e-mail;
8.4
Bukti hasil pelatihan;
8.5
Bukti memo;
8.6
Bukti poster/leaflet.
9.0 LAMPIRAN
9.1
Notulen rapat;
9.2
Memo.
6/8
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
Lampiran 9.1
DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : [email protected]
Nomor : DIT-TIK/FM-7.2.3/01
Format Notulen Rapat
No. Hari/Tgl Waktu
Unit
Pelaksana
Tempat
7/8
Agenda/Acara
Catatan
Hasil Rapat
Td tangan
Pimp. Rapat
PROSEDUR
No. Dokumen : DIT TIK/PM-7.2.3/01
No. Revisi
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
DIREKTORAT TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung
KOMUNIKASI
Tgl. Berlaku
: 00
: 01 November 2010
Lampiran 9.2
DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222
Fax. (022) 2005320, E-mail : [email protected]
Nomor : DIT-TIK/FM-7.2.3/02
MEMO
Tanggal
: …………………………………
Kepada Yth.
: …………………………………
Isi Memo:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Pembuat Memo,
……………………………
NIP
8/8