project integration management
advertisement
4. PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT • Project integration management adalah kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan. • Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung. Kebanyakan manajer proyek terlaku berfokus pada hal-hal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan. KUNCI SUKSES DARI INTEGRASI MANAJEMEN PROYEK • Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lainnya di seluruh siklus hidup proyek • Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan melihat "gambaran besar" dan ingin fokus pada terlalu banyak detail. • Integrasi manajemen proyek bukanlah hal yang sama seperti integrasi perangkat lunak PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT SUMMARY 4 PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT PROCESSES 4.1 DEVELOP PROJECT CHARTER • Project Charter merupakan sebuah dokumen proyek yang mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, dan stakeholder dalam sebuah proyek. • Project Charter digunakan sebagai gambaran pertama mengenai peran dan tanggung jawab pelaku dalam proyek, menguraikan tujuan dari proyek, mengindentifikasi stakeholder utama, menentukan batasan proyek, dan manager proyek, peran serta tiap stakeholder dalam proyek, dan memberikan gambaran awal mengenai estimasi biaya proyek. • Informasi yang terkandung dalam Project Charter: 1. 2. 3. 4. 5. Nama Proyek Masa Berlaku proyek Nama Manajer Proyek beserta informasinya Ringkasan jadwal proyek Ringkasan budget proyek PROJECT CHARTER ACTIVITY Inputs • Project statement of work • Business case • Agreements • Enterprise environmental factors • Organizational process assets Tools & Techniques • Expert judgment • Facilitation techniques Outputs • Project charter 4.1.1 DEVELOP PROJECT CHARTER: INPUTS 4.1.1.1 STATEMENT OF WORK • Statement of Work merupakan penjelasan resmi tertulis dari persyaratan minimum yang akan dilakukan oleh kontraktor (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat oleh kontraktor). • Adapun yang terdapat dalam Project statement of Works: 1. Business Need Kebutuhan bisnis organisasi dapat didasarkan pada permintaan pasar, kemajuan teknologi, persyaratan hukum, peraturan pemerintah, atau pertimbangan lingkungan. Biasanya, kebutuhan bisnis dan analisis biaya manfaat yang terkandung dalam kasus bisnis untuk membenarkan proyek. 2. Product scope description Hasil deskripsi ruang lingkup mendokumentasikan karakteristik produk, layanan, atau hasil bahwa proyek tersebut akan dilakukan untuk membuat. Deskripsi juga harus mendokumentasikan hubungan antara produk, jasa, atau hasil yang diciptakan dan business need dari proyek yang akan ditangani. 3. Strategic plan Strategic plan mendokumentasikan strategi visi organisasi, tujuan, dan sasaran dan mungkin berisi pernyataan misi tingkat tinggi. Semua proyek harus diselaraskan dengan rencana strategis organisasi. Penyelarasan strategic plan memastikan bahwa setiap proyek berkontribusi terhadap keseluruhan keberatan yang disampaikan dari organisasi. 4.1.1.2 BUSINESS CASE Dokumen ini berisi tentang informasi yang dibutuhkan dilihat dari segi bisnis untuk menentukan apakah project terkait akan sebanding hasilnya dengan investasi yang dibutuhkan. Business case dibuat sebagai hasil dari hal-hal dibawah ini: 1. Kebutuhan pasar, misalnya sebuah perusahaan mobil membuat sebuah mobil hemat bahan bakar karena bahan bakar semakin langka dan mahal. 2. Kebutuhan organisasi, misalnya sebuah perusahaan pelatihan membuat pelatihan dengan materi baru untuk meningkatkan keuntungan. 3. Permintaan pelanggan, misalnya sebuah perusahaan listrik membuat generator baru di kawan industri baru. 4. Kemajuan teknologi, misalnya sebuah perusahaan laptop membangun laptop yang lebih cepat, lebih murah, setelah teknologi yang dibutuhkan tercapai. 5. Legalisasi, misalnya sebuah perusahaan cat membangun proyek untuk memberikan panduan untuk mengatasi material beracun. 6. Dampak ekologi, misalnya sebuah perusahaan membangun sebuah proyek untuk mengurangi dampak ekologi 4.1.1.3 AGREEMENTS Agreements merupakan kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai suatu proyek yang disetujui oleh mereka dengan segala hal terkait hak dan kewajiban antar pihak serta alokasi risiko diatur dalam kontrak. Isi yang terdapat pada kontrak : 1. Agreement (Surat Perjanjian) • Pekerjaan yang akan dikerjakan • Waktu penyelesaian yang diperlukan • Nilai kontrak • Ketentuan mengenai pembayaran, dan daftar dokumen lain yang menyusun kelengkapan kontrak. 2. Condition of the Contract (Syarat-syarat Kontrak) • General conditions (syarat-syarat umum kontrak) yang berisi ketentuan yang diberikan oleh pemilik kepada kontraktor sebelum tender dimulai. • Special condition (syarat-syarat khusus kontrak) yang berisi ketentuan tambahan dalam kontrak AGREEMENTS 3. Contract Plan (Perencanaan Kontrak) Berupa gambar yang memperlihatkan lokasi, dimensi dan detil pekerjaan yang harus dilaksanakan. 4. Spesification (Spesifikasi) Keterangan tertulis yang memberikan informasi detil mengenai material, peralatan dan cara pengerjaan yang tidak tercantum dalam gambar. 4.1.1.4 ENTERPRISE ENVIRONMENTAL FACTORS Adalah yang termasuk struktur organisasi ataupun budaya organisasi. Enterprise environmental factors terdiri dari 2 faktor, yaitu faktor internal dan external, yaitu: • Budaya organisasi • Infrastuktur perusahaan • Company work authorization system • Government rules, guidelines, regulations • Stake holders, suppliers, distributors, and consumers 4.1.1.5 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS Organizational process assets adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus untuk dan digunakan oleh organisasi yang melaksanakan proyek. Organizational process asset dapat mempengaruhi proses Develop Project Charter, namun tidak terbatas pada: • Standar proses organisasi, kebijakan dan penjabaran proses, • Template atau pola, dan • Informasi historis dan pelajaran yang diperoleh dari pengetahuan dasar. 4.1.2 DEVELOP PROJECT CHARTER: TOOLS AND TECHNIQUES 4.1.2.1 • Expert Judgment Expert judgement sering digunakan untuk menilai input yang digunakan untuk mengembangkan project charter. Expert judgement diterapkan untuk semua rincian teknis dan manajemen selama proses berlangsung. 4.1.2.2 • Facilitation Techniques Facilitation techniques memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan mengarah kepada pengembangan project charter. 4.1.3 DEVELOP PROJECT CHARTER: OUTPUTS 4.1.3.1 PROJECT CHARTER PROJECT CHARTER ADALAH DOKUMEN YANG DIKELUARKAN OLEH PEMRAKARSA PROYEK ATAU SPONSOR YANG SECARA RESMI MENGESAHKAN KEBERADAAN PROYEK DAN MEMBERIOTORITAS KEPADA MANAJER PROYEK UNTUK MENERAPKAN SUMBER DAYA ORGANISASI UNTUK KEGIATAN PROYEK. 4.2 DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLAN • Project management plan adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. • Manfaat utama dari proses ini adalah adanya dokumen utama yang menjelaskan dasar dari semua pekerjaan proyek. • Project management plan dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan proyek dan menilai status proyek. • Elemen-elemen Umum dalam Project Plans : 1. 2. 3. 4. Gambaran Umum mengenai proyek Deskripsi bagaimana proyek diorganisir Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek Inputs • Project charter • Output from other processes • Enterprise environmental factors • Organizational process assets Tools & Techniques • Expert judgment • Facilitation techniques Outputs • Project management plan 4.2.1 DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLAN: INPUTS 4.2.1.1 PROJECT CHARTER(PIAGAM PROYEK) Piagam Proyek adalah proses pengembangan sebuah dokumen yang secara resmi mengesahkan sebuah proyek dan mendokumentasikan persyaratan awal yang memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan. Dokumen formal yang dibutuhkan dalam proyek, seperti : • • • • • • Tujuan proyek Deskripsi proyek Persyaratan proyek Resiko proyek Jadwal pelaksanaan proyek Anggaran proyek 4.2.1.2 OUTPUTS FROM OTHER PROCESS(KELUARAN DARI PROSES PERENCANAAN LAIN) Hasil keseluruhan dari proses perencanaan ini terintegrasi dengan pembuatan perencanaan manajemen proyek. 4.2.1.3 ENTERPRISE ENVIRONMENTAL FACTORS Faktor lingkungan perusahaan mengacu pada faktor lingkungan baik internal maupun ek sternal yang mengelilingi atau mempengaruhi keberhasilan proyek, meliputi: 1. Standar Pemerintah atau industri. 2. Sistem informasi manajemen proyek (penjadwalan, konfigurasi sistem) 3. Struktur organisasi dan budaya 4. Infrastruktur proyek 5. Administrasi proyek 6. Toleransi risiko Stakeholder 4.2.1.4 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS Organisasi proses aset mencakup semua aset atau proses terkait yang terlibat dalam proyek yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Aturan yang berlaku pada proyek Prosedur / Instruksi kerja Sistem keuangan Informasi / pengetahuan tentang proyek File / Dokumen proyek yang pernah ada sebelumnya Template rencana manajemen Proyek Mengubah prosedur pengendalian Konfigurasi manajemen pengetahuan Risiko prosedur pengendalian Proses pengukuran Database Pelajaran Database 4.2.2 DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLAN: TOOLS AND TECHNIQUES 4.2.2.1 EXPERT JUDGMENT Pendapat dari orang yang berpengalaman atau ahli dibidang proyek yang akan dikerjakan, seperti : 1. Menentukan proses kerja 2. Pengembangan teknis dan detail perencanaan proyek 3. Menentukan sumber daya manusia dan tingkat skill yang dibuthkan dalam proyek 4.2.2.2 FACILITATION TECHNIQUES Memiliki aplikasi yang luas dalam proses manajemen proyek dan membimbing pengembangan piagam proyek. Brainstorming, resolusi konflik, pemecahan masalah adalah contoh teknik utama yang digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dan individu mencapai keberhasilan proyek. 4.2.3 DEVELOP PROJECT MANAGEMENT PLAN: OUTPUTS 4.2.3.1 PROJECT MANAGEMENT PLAN • Project management plan ini dapat berupa ringkasan tiap tahapan proyek atau detail-detailnya, dan dapat disusun dengan satu atau lebih rencana tambahan. • Suatu project management plan adalah dasar, yang mungkin bisa berubah ketika diperlukan perubahan dan disetujui melalui proses perform integrated change control. • Project management plan, mencakup: 1. Hasil implementasi dan deskripsi kerja dari tim manajemen proyek 2. Bagaimana pekerjaan akan terselesaikan dengan menyelesaikan tujuan proyek 3. Perencanaan manajemen yang terkontrol 4. Konfigurasi manajemen yang berjalan baik 5. Terjalinnya komunikasi dilingkungan proyek 6. Tinjauan manajemen yang baik 4.3 DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK Direct and manage project execution merupakan proses menjalankan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan dalam rangka memenuhi tujuan dari proyek. Dimana didalamnya terdapat beberapa aktivitas seperti : 1. Mengerjakan aktivitas project 2. Mengatur sumber daya internal (tim proyek) 3. Mencari, mengatur, dan menggunakan sumber daya yang tersedia 4. Membangun komunikasi external dan internal 5. Menggunakan metode yang telah direncanakan dan sesuai standar 6. Mengeluarkan pengajuan perubahaan DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK PROCESSES Inputs • Project management plan • Approved change requests • Enterprise environmental factors • Organizational process assets Tools & Techniques • Expert jugdement • Project management information system • Meetings Outputs • Deliverables • Work performance data • Change requests • Project management plan updates • Project document updates 4.3.1 DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK: INPUTS 4.3.1.1 PROJECT MANAGEMENT PLAN Rencana pengelolaan proyek berisi rencana anak perusahaan menyangkut semua aspek proyek. Anak perusahaan mereka berencana berhubungan dengan pekerjaan proyek termasuk: 1. Scope management plan 2. Requirements management plan 3. Schedule management plan 4. Cost management plan, dan 5. Stakeholder management plan 4.3.1.2 APPROVED CHANGE REQUESTS Permintaan perubahan yang disetujui adalah output dari Perform Integrated Change Control process dan termasuk permintaan tersebut ditinjau dan disetujui untuk dilaksanakan oleh perubahan kontrol papan (CCB). Permintaan perubahan disetujui mungkin tindakan korektif, tindakan preventif, atau perbaikan cacat. Permintaan perubahan disetujui dijadwalkan dan dilaksanakan oleh tim proyek, dan dapat berdampak setiap area proyek atau rencana manajemen proyek. Permintaan perubahan disetujui juga dapat memodifikasi kebijakan, rencana manajemen proyek, prosedur, biaya, atau anggaran atau merevisi jadwal. Permintaan perubahan disetujui mungkin memerlukan implementasi tindakan preventif atau korektif. 4.3.1.3 ENTERPRISE ENVIRONMENTAL FACTORS Enterprise environmental factors mengacu pada kondisi, yang tidak di bawah kendali tim proyek, pengaruh lainnya, kendala, atau langsung dari proyek. Proses kerja proyek langsung dan mengelola dipengaruhi oleh faktor lingkungan perusahaan yang mencakup : 1. Organisasi, perusahaan, atau budaya pelanggan dan struktur organisasi berkinerja atau sponsor; 2. 3. Infrastruktur (misalnya, fasilitas yang ada dan peralatan modal); Personil administrasi (misalnya, mempekerjakan dan memecat pedoman, ulasan kinerja karyawan, dan catatan pelatihan); 4. 5. Toleransi risiko stakeholder, misalnya allowable costover run persentase, dan Sistem informasi manajemen proyek (misalnya, suite otomatis alat, seperti perangkat lunak penjadwalan, system manajemen konfigurasi, koleksi informasi dan sistem distribusi, atau antarmuka web untuk sistem otomatis online lainnya). 4.3.1.4 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi langsung dan Mengelola ProyekProses bekerja termasuk: • Pedoman Standar dan instruksi kerja ; • persyaratan Media komunikasi diperbolehkan komunikasi , retensi rekaman,dan persyaratan keamanan mendefinisikan ; • Prosedur manajemen Issue dan cacat mendefinisikan masalah dan cacat kontrol , masalah dan identifikasi cacat dan resolusi , dan pelacakan item tindakan ; • Database pengukuran proses digunakan untuk mengumpulkan dan membuat data pengukuran yang tersedia pada proses dan produk ; • Proyek file dari proyek-proyek sebelumnya (misalnya , ruang lingkup , biaya , jadwal , baseline pengukuran kinerja , kalender proyek , jadwal proyek , diagram jaringan , daftar risiko , tindakan tanggap direncanakan , dampak risiko didefinisikan , didokumentasikan dan pelajaran dipelajari ) , dan • Isu dan cacat manajemen database yang berisi masalah sejarah dan status cacat , informasi kontrol , masalah dan resolusi cacat , dan hasil item tindakan . 4.3.2 DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK: TOOLS AND TECHNIQUES 4.3.2.1 EXPERT JUDGEMENT Expert judgement merupakan penilaian yang dapat dijadikan alat panduan untuk jalannya sebuah proyek. Expert dalam hal ini bisa seorang project manager, general manager, assosiasi pekerja, dan stakeholder. 4.3.2.2 PROJECT MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM Proyek system informasi manajemen, yang merupakan bagian dari faktor lingkungan, menyediakan akses ke alat-alat, seperti alat penjadwalan, system otorisasi kerja, system manajemen konfigurasi, koleksi informasi dan sistem distribusi, atau interface untuk sistem otomatis online lainnya. Pertemuan otomatis dan pelaporan indikator kinerja utama (KPI) dapat menjadi bagian dari system ini. 4.3.2.3 MEETINGS • Pertemuan digunakan untuk mendiskusikan dan membahas topik yang bersangkutan dari proyek ketika memimpin dan mengelola pekerjaan proyek . Peserta pada pertemuan mungkin termasuk manajer proyek , tim proyek dan stakeholder yang tepat yang terlibat atau dipengaruhi oleh topik yang dibahas . • Setiap peserta harus memiliki peran didefinisikan untuk memastikan partisipasi yang tepat.Pertemuan cenderung menjadi salah satu dari tiga jenis : 1. 2. 3. Pertukaran informasi ; Brainstorming , evaluasi pilihan, atau desain , atau Pengambilan keputusan 4.3.3 DIRECT AND MANAGE PROJECT WORK: OUTPUTS 4.3.3.1 DELIVERABLES Penyampaian adalah setiap produk yang unik dan dapat diverifikasi, hasil atau kemampuan untuk melakukan layanan yang diperlukan untuk diproduksi untuk menyelesaikan proses, fase, atau proyek. Kiriman biasanya komponen nyata diselesaikan untuk memenuhi tujuan proyek dan dapat mencakup unsur-unsur dari rencana manajemen proyek. 4.3.3.2 WORK PERFORMANCE DATA • Data prestasi kerja adalah pengamatan mentah dan pengukuran diidentifikasi selama kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Data dikumpulkan melalui pelaksanaan pekerjaan dan diteruskan ke proses pengendalian setiap area proses untuk analisa lebih lanjut. • Contoh data kinerja kerja termasuk pekerjaan yang telah diselesaikan, indikator kunci kinerja, ukuran kinerja teknis, mulai dan selesai tanggal jadwal kegiatan, jumlah permintaan perubahan, jumlah cacat, biaya yang sebenarnya, dan jangka waktu yang sebenarnya. 4.3.3.3 CHANGE REQUESTS Pengajuan perubahan dilakukan untuk melakukan update terhadap hal-hal yang telah didefinisikan didalam project management plan. Pengajuan perubahan dapat terjadi secara langsung, maupun tak langsung. Perubahan dapat terjadi karena masukan dari pihak external maupun pihak internal. Change request dapat terjadi karena beberapa hal seperti : • Langkah korektif, merupakan arahan untuk memperbaiki hal-hal yang ada dalam proyek agar dapat memberikan performansi yang lebih baik • Langkah preventif, Merupakan arahan untuk memperbaiki aktivitas-aktivitas yang terlalu beresiko dan dapat memberikan konsekuensi negatif dikemudian hari • Perbaikan kerusakan, Merupakan identifikasi dari komponen proyek yang rusak sehingga nantinya dapat diperbaiki ataupun dapat diganti • Update, Merupakan proses penambahan ataupun pengurangan ide atau konten dari sebuah proyek. 4.3.3.4 PROJECT MANAJEMEN PLAN UPDATES Bagian-bagian dalam project management plan yang dapat di update meliputi : • Requirement management plan • Schedule management plan • Cost management plan • Quality management plan • Human resource plan • Communication management plan • Risk management plan • Procurement management plan • Project baseline 4.3.3.5 PROJECT DOCUMENT UPDATES Beberapa project document yang akan diupdate : • Requirement document • Project log • Risk register • Stakeholder register 4.4 MONITOR AND CONTROL PROJECT WORK • Monitoring merupakan sekumpulan prosedur dan praktek manajemen yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang kinerja yang dicapai proyek berdasarkan ukuran kinerjanya • Controliing adalah adalah penataan sistem untuk mengukur laporan dan memperkirakan penyimpangan terhadap tujuan, anggaran dan jadwal proyek. • Monitoring dan Controling merupakan suatu tindakan yang saling timbal balik jadi saat kita melakukan tugas monitoring proyek pasti kita juga akan melakukan tugas controling terhadap proyek yang sedang kita jalankan. Inputs • Project management plan Tools & Techniques Outputs • Expert judgment • Change requests • Analytical techniques • Work performance reports • Cost forecasts • Project management information system • Project management plan updates • Validated changes • Meetings • Schedule forecasts • Work performance information • Enterprise environmental factors • Organizational process assets • Project documents updates 4.4.1 MONITOR AND CONTROL PROJECT WORK: INPUTS 4.4.1.1 PROJECT MANAGMENT PLAN • Merupakan hasil output dari pengembangan sebuah project charter. • Project managment plan merupakan semua proses pendeskripsian, pengkoordinasian, persiapan, perkiraan semua elemen yang akan terlibat pada kegiatan proyek lalu diintegrasikan pada suatu rancangan proyek. 4.4.1.2 SCHEDULE FORECAST Merupakan peramalan mengenai kapan dimulai dan diakhirinya setiap kegiatan proyek yang akan dibuat, contohnya kita meramalkan proses pemasangan pintu pada suatu asrama akan memakan waktu sekitar dua minggu dilihat dari jumlah pekerja dan ketersediaan pintu yang ada. 4.4.1.3 COST FORECAST Merupakan permalan mengenai berapa cost yang harus dikeluarkan untuk setiap kegiatan yang menyangkut pada proyek yang sedang dikerjakan, peramalan ini akan menjadi patokan dalam setiap pengeluaran yang akan dilakukan dalam suatu proyek. 4.4.1.5 WORK PERFORMANCE INDICATOR • Adalah sebuah laporan yang berisi perkembangan proyek yang sedang dikerjakan secara detail dan dilaporkan ke pemangku kepentingan dan pemimpin proyek. 4.4.1.6 ENTERPRISE ENVIROMENTAL FACTOR Merupakan segala kebijakan dan prosedur yang harus ditaati oleh pemimpin proyek agar proyek yang dilaksanakan sesuai dengan standard yang ditetapkan oleh pemerintah. 4.4.1.7 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSET Ialah asset yang dimiliki oleh kelompok proyek tersebut. Asset tersebut dilihat dari track record, prestasi dan pengalaman dari kelompok proyek yang akan menjalankan proyek 4.4.2 MONITOR AND CONTROL PROJECT WORK: TOOLS AND TECHNIQUES • 4.4.2.1 • Expert judment Merupakan keputusan yang diambil melalui hasil meeting antara pemimpin proyek beserta tim ahli. • 4.4.2.2 Analytical technique Adalah kemampuan analisis tim proyek terhadap setiap permasalah pada saat monitoring dilakukan dan setiap keputusan yang diambil saat controling proyek tersebut. Contoh teknik analisis yang digunakan dalam proyek close out adalah: Regression analysis, Grouping methods, Causal analysis, Root cause analysis, Forecasting methods (e.g., time series, scenario building, simulation), Failure mode and effect analysis (FMEA), Fault tree analysis (FTA), Reserve analysis, Trend analysis, Earned value management, and Variance analysis. 4.4.2.3 • Project managment information system Adalah metode pendistribusian segala informasi baik itu laporan harian, laporan kejadian, laporan pengeluaran apakah itu menggunakan media online seperti web ataukah berupa pembukuan dan lain lain. • 4.4.2.4 Meeting Merupakan proses pertukaran pikiran melalui diskusi antara setiap elemen proyek agar tercipta keputusan yang tepat. 4.4.3 MONITOR AND CONTROL PROJECT WORK: OUTPUTS 4.4.3.1 CHANGE REQUEST • Pengajuan perubahan dilakukan untuk melakukan update terhadap hal-hal yang telah didefinisikan didalam project management plan. • Change request dapat terjadi karena beberapa hal seperti : 1. Langkah korektif, merupakan arahan untuk memperbaiki hal-hal yang ada dalam proyek agar dapat memberikan performansi yang lebih baik 2. Langkah preventif, Merupakan arahan untuk memperbaiki aktivitas-aktivitas yang terlalu beresiko dan dapat memberikan konsekuensi negatif dikemudian hari 3. Perbaikan kerusakan, Merupakan identifikasi dari komponen proyek yang rusak sehingga nantinya dapat diperbaiki ataupun dapat diganti 4. Update, Merupakan proses penambahan ataupun pengurangan ide atau konten dari sebuah proyek. 4.4.3.2 WORK PERFORMANCE UPDATE • Adalah update mengenai sudah sejauh mana proyek berjalan, update akan dimasukkan kedalam laporan dan pembukuan. 4.4.3.3 PROJECT MANAGEMENT PLAN UPDATES Unsur-unsur rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui tetapitidak terbatas pada: 1. Scope management plan 2. Requirements management plan 3. Schedule management plan 4. Cost management plan 5. Quality management plan 6. Scope baseline 7. Schedule baseline 8. Cost baseline 4.4.3.4 WORK PERFORMANCE REPORTS • Laporan kinerja kerja adalah representasi fisik atau elektronik dari informasi kinerja disusun dalam dokumen proyek, dimaksudkan untuk menghasilkan keputusan, tindakan, atau kesadaran. Informasi proyek mungkin dikomunikasikan secara lisan dari orang ke orang. • Dalam rangka untuk menyimpan, dan kadang-kadang mendistribusikan karya informasi kinerja, representasi fisik atau elektronik dalam bentuk dokumen proyek diperlukan. • Pekerjaan laporan kinerja adalah subset dari dokumen proyek, yang dimaksudkan untuk menciptakan kesadaran dan menghasilkan keputusan atau tindakan. Metrik kinerja kerja spesifik dapat didefinisikan pada awal proyek dan termasuk dalam laporan kinerja normal diberikan kepada pemangku kepentingan utama. • Contoh laporan kinerja termasuk catatan laporan status, memo, justifikasi, informasi, rekomendasi, dan update. 4.5 INTEGRATED CHANGE CONTROL • Merupakan proses meninjau kembali semua permintaan perubahan yang terjadi dalam keputusan di dalam sebuah proyek seperti dalam organizational process asset dan project management plan. • Tujuan utama dilakukan hal ini adalah : 1. Meyakinkan bahwa perubahan itu perlu dan menguntungkan (harus ada trade-off antara waktu, biaya dan scope) 2. Menentukan bahwa perubahan telah terjadi 3. Mengelola perubahan aktual pada saat itu terjadi Alur Pengendalian Perubahan Proyek Ada tiga konfigurasi manajemen dalam integrated change control. 1. Configuration Identification. konfigurasi memberikan Seleksi dan identifikasi sebuah item dasar tentang mendefinisikan dan memverifikasikan konfigurasi produk, produk dan dokumen diberi label, perubahan dikelola, dan akuntabilitas dipertahankan 2. Configuration Status Accounting. Informasi dicatat dan dilaporkan apabila data yang sesuai tentang item konfigurasi harus disediakan. 3. Configuration Verification & audit. Konfigurasi verifikasi dan audit memastikan komposisi item konfigurasi proyek sudah benar dan perubahan yang sesuai sudah terdaftar, dinilai, disetujui, dilacak benar dilaksanakan SARAN-SARAN DALAM KONTROL PERUBAHAN • Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proseskomunikasi dan negosiasi yang konstan • • • • Rencanakan menghadapi perubahan Bentuklah sistem kontrol dan CCB Manfaatkan manajemen konfigurasi Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akanperubahan yang kecil dapat dilakukan dengan segera • • Gunakan laporan lisan dan tulisan untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak untuk memudahkan mengelola dan mengkomunikasikanperubahan. Inputs • Project management plan • Work performance reports • Change requests • Enterprise environmental factors • Organizational process assets Tools & Techniques • Expert judgment • Meetings • Change control tools Outputs • Approved change requests • Change log • Project management plan updates • Project document updates 4.5.1 INTEGRATED CHANGE CONTROL: INPUTS 4.5.1.1 PROJECT MANAGEMENT PLAN Tiga hal penting dalam project management plan yaitu : • Scope management plan yaitu seluruh lingkup rencana proyek, • Scope baseline yaitu garis besar pendefinisian proyek dan • Change management plan yaitu rencana perubahan yang akan dalam proyek. dilakukan 4.5.1.2 WORK PERFORMANCE REPORTS Work Performance Reports merupakan laporan yang berisi informasi tentang data sumber yang tersedia, jadwal dan biaya, laporan EVM (earned value management) dan grafik perkembangan proyek. 4.5.1.3 CHANGE REQUESTS Semua proses pemantauan dan pengendalian dan banyak proses yang dijalankan menghasilkan chage request sebagai output. Chage request dapat mencakup tindakan perbaikan, tindakan pencegahan dan perbaikan kesalahan. 4.5.1.4 ENTERPRISE ENVIRONMENTAL FACTORS Faktor lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi integrated change control process: manajemen proyek sistem informasi (misalnya, alat otomatis, antarmuka web, dll). Ini bukan daftar lengkap tapi harus dipertimbangkan pada kebanyakan proyek. 4.5.1.5 ORGANIZATION PROCESS ASSETS Organizational process assets adalah rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan khusus untukdan digunakan oleh organisasi yang melaksanakan proyek. Organizational process Asset dapat mempengaruhi proses Develop Project Charter, seperti: • Standar proses organisasi, kebijakan, dan penjabaran proses, • Template atau pola, dan • Informasi historis dan pelajaran yang diperoleh dari pengetahuan dasar. 4.5.2 INTEGRATED CHANGE CONTROL: TOOLS AND TECHNIQUES 4.5.2.1 EXPERT JUDGEMENT Stakeholders mungkin diminta untuk memberikan keahlian mereka dan mungkin akan diminta untuk duduk di panel kontrol perubahan. Penghakiman dan keahlian dapat diberikan oleh berbagai sumber seperti konsultan, stakeholder (pelanggan dan sponsor), asosiasi profesional dan teknis, kelompok industri, ahli materi pelajaran, kantor proyek manajemen. 4.5.2.2 MEETINGS • Rapat yang dilakukan baik secara langsung atau tidak langsung yang dihubungkan dengan laporan-laporan baik harian, mingguan dan bulanan. • Rapat cenderung menjadi salah satu dari tiga jenis: 1. Pertukaran informasi, 2. Brainstorming, evaluasi pilihan, atau desain, atau 3. Pengambilan keputusan. 4.5.2.3 CHANGE CONTROL TOOLS • Peralatan yang menjadi dasar yang dibutuhkan stakeholder dalam proyek ini yang berkaitan dengan lingkungan dan batasan-batasannya. 4.5.3 INTEGRATED CHANGE CONTROL: OUTPUTS 4.5.3.1 APPROVED CHANGE REQUEST • Perubahan permintaan diproses sesuai dengan sistem kontrol perubahan oleh manajer proyek, CCB, atau oleh anggota tim yang ditugaskan. • Permintaan perubahan yang disetujui akan dilaksanakan melalui Direct dan Mengelola Proyek Proses kerja. • Disposisi dari semua permintaan perubahan, disetujui atau tidak, akan diperbarui dalam log perubahan sebagai bagian dari update ke dokumen proyek. 4.5.3.2 CHANGE LOG • Permintaan perubahan diproses sesuai dengan perubahan sistem kontrol oleh manajer proyek atau oleh anggota tim yang ditugaskan. • Status semua perubahan, disetujui atau tidak, akan diperbarui dalam log permintaan perubahan sebagai bagian dari update dokumen proyek. 4.5.3.3 PROJECT MANAGEMENT PLAN UPDATES Unsur-unsur rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui tetapitidak terbatas pada: 1. Setiap rencana manajemen anak perusahaan 2. Baseline yang tunduk pada proses pengendalian perubahan formal 4.5.3.4 PROJECT DOCUMENT UPDATES Proyek dokumen yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses Pengendalian Perubahan terintegrasi termasuk log perubahan permintaan dan setiap dokumen yang berhubungan pada proses perubahan kontrol formal. 4.6 CLOSE PROJECT OR PHASE • Close Project or Phase merupakan proses penyelesaian seluruh aktivitas dalam pengembangan proyek yang telah dikerjakan. • Tujuan diadakan Close Project or Phase agar ada serah terima antara pemimpin proyek dan stakeholders dan sebagai pernyataan bahwa proyek telah selesai dikerjakan dan kontrak kerja pun telah selesai. • Serah terima yang dilakukan, termasuk didalamnya mengaudit dan mengecek apakah proyek yang dikerjakan sesuai dengan yang diinginkan. Kegiatan yang diperlukan untuk penutupan administratif suatu proyek adalah : • Tindakan dan kegiatan yang diperlukan untuk memenuhi penyelesaian atau kriteria untuk keluar untuk sebuah fase atau proyek • Tindakan dan kegiatan yang diperlukan untuk pemindahan produk, layanan, atau hasil dari proyek menuju fase berikutnya atau menuju produksi dan/atau operasi • Kegiatan yang diperlukan untuk mengumpulkan catatan proyek/fase, berhasil tidaknya audit proyek, mengumpulkan pelajaran yang mengarsipkan informasi proyek untuk digunakan di masa depan didapatkan, dan Inputs • Project management plan • Accepted deliverables • Organizational process assets Tools & Techniques • Expert judgment • Analytical techniques • Meetings Outputs • Final product, service, or result transition • Organizational process assets updates 4.6.1 CLOSE PROJECT OR PHASE: INPUTS 4.6.1.1 PROJECT MANAGEMENT PLAN Project management plan adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyekakan dijalankan, dipantau, dan dikendalikan. Hal tersebut terintegrasi dan menggabungkan semua rencana tambahan dan rencana baseline dari proses perencanaan. 4.6.1.2 ACCEPTED DELIVERABLES Accepted deliverables merupakan serah terima proyek yang telah diselesaikan dan dokumen-dokumen yang berisi performansi kerja proyek tersebut. 4.6.1.3 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS Proses asset organisasi yang dapat mempengaruhi pentutupan proyek yaitu: 1. Pedoman penutupan proyek atau persyaratan (misalnya, proses administrasi, audit proyek, evaluasi proyek dan kriteria transisi). 2. Informasi historis dan pelajaran basis pengetahuan (misalnya, catatan dan dokumen proyek, semua informasi dan dokumentasi penutupan proyek, informasi tentang kedua hasil proyek sebelumnya keputusan seleksi dan informasi kinerja proyek sebelumnya, dan informasi darimanajemen risiko kegiatan). 4.6.2 CLOSE PROJECT OR PHASE: TOOLS AND TECHNIQUES 4.6.2.1 EXPERT JUDGMENT Yang termasuk Expert Judgementadalah Consultants, Stakeholders, termasuk konsumen, sponsor, Professional and technical associations, Industry groups, Subject matter experts (SMEs), dan Project management office (PMO). 4.6.2.2 ANALYTICAL TECHNIQUES Analytical technique merupakan teknik yang digunakan untuk meramalkan atau memprediksi keberhasilan proyek dan ketahanannya dengan analisis regresi atau dengan analysis trend. Contoh teknik analisis yang digunakan dalam penutupan proyek adalah: 1. Analisis regresi, dan 2. Analisis Trend. 4.6.2.3 MEETINGS • Pertemuan secara face-to-face, virtual, formal, maupun informal • Termasuk dalam anggota tim proyek dan para pemangku kepentingan lainnya, terlibat atau terkena proyek. Jenis pertemuan termasuk, namun tidak terbatas pada pelajaran, obral, kelompok pengguna, dan pertemuan ulasan. 4.6.3 CLOSE PROJECT OR PHASE: OUTPUTS 4.6.3.1 FINAL PRODUCT, SERVICE, ATAU RESULT TRANSITION Keluaran ini mengacu kepada transisi dari produk akhir, layanan, atau hasil dari proyek yang diperbolehkan untuk memproduksi 4.6.3.2 ORGANIZATIONAL PROCESS ASSETS UPDATES • • Project file : dokumentasi yag dihasilkan dari kegiatan di dalam proyek. Project or phase closure document : terdiri dari dokumentasi formal yang menandakan telah selesainya suatu proyek dan pengiriman proyek yg sudah selesai ke lainnya. • Historical information : informasi bersejarah dan pelajaran yg didapat ditransfer ke pelajaran berbasis npengetahuan untuk digunakan di masa depan.
