Modul Komunikasi Organisasi

MODUL PERKULIAHAN
PENDEKATAN
KLASIK DAN
HUMAN RELATIONS
Pokok Bahasan
1. Pendekatan Klasik
2. Pendekatan Human Relations
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
03
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Abstrak
Kompetensi
Pendekatan klasik lebih
menekankan pada struktur
organisasi. Sementara,
pendekatan human relations lebih
menekankan pada interaksi antar
anggota organisasi
Mampu menerangkan konsep mengenai
berbagai pendekatan dalam komunikasi
organisasi
Pembahasan
PENDEKATAN DALAM TEORI-TEORI KOMUNIKASI ORGANISASI
Telah dibahas pada modul sebelumnya, bahwa ada dua cara pandang terhadap
sebuah organisasi, yaitu objektif dan subjektif. Pandangan objektif menekankan arti
pentingnya struktur pada organisasi. Sementara, pandangan subjektif menekankan pada
interaksi manusia. Kedua pandangan terhadap organisasi ini mempengaruhi perkembangan
teori dalam komunikasi organisasi. Teori klasik dalam komunikasi organisasi adalah teoriteori merupakan teori dengan pandangan objektif murni. Teori klasik membedakan antara
struktur organisasi sosial dan struktur organisasi formal. Adapun teori-teori transisional lebih
menekankan pada hubungan manusia (human relations) melalui interaksi antara anggota
organisasi.
PENDEKATAN KLASIK
Pendekatan objektif melihat organisasi sebagai sesuatu yang bersifat fisik dan
konkret, dan merupakan sebuah struktur dengan batas-batas yang pasti. Organisasi adalah
wadah. Organisasi eksis seperti sebuah keranjang, dan semua unsur yang membentuk
organisasi tersebut ditempatkan dalam wadah. Lebih lanjut, kaum objektivis beranggapan
organisasi sebagai struktur adalah sesuatu yang stabil. Metafora yang merefleksikan suatu
pendekatan objektif adalah metafora „mesin‟. Mesin adalah konkret dan berbagai bagiannya
dapat diamati secara langsung.
a. Teori Birokrasi
Kata birokrasi berasal dari kata: legal-rasional. Organisasi disebut rasional dalam hal
penetapan tujuan dan perancangan.Organisasi disebut legal karena wewenangnya berasal
dari seperangkat aturan, prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas. Birokrasi
adalah model organisasi normatif, yang menekankan struktur dalam organisasi, contoh:
organisasi pemerintahan, sekolah dan lainnya. Teori birokrasi diperkenalkan oleh Max
Weber (1910) menekankan pada pembagian kerja sebagai faktor utama dalam organisasi.
Ciri-ciri dari sebuah organisasi birokrasi meliputi:

Hubungan ditetapkan antar jabatan: suatu organisasi terdiri dari hubunganhubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan seperti penyelia, masinis,
letnan, dosen, pelatih, dan sebagainya.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Tujuan organisasi terbagi dalam tugas: tujuan atau rencana organisasi terbagi ke
dalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan
sebagai kewajiban resmi. Ketentuan kewajiban dan tanggung jawab melekat
pada jabatan.

Hirarki
wewenang
dirumuskan
berdasarkan jabatan: kewenangan
untuk
melaksanakan kewajiban diberikan berdasarkan jabatan.

Terdapat konsep komunikasi berdasarkan garis kewenangan dan jabatan: hirarki
organisasi pada umumnya membentuk alur komunikasi berbentuk piramida.
Konsep-konsep komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah mencerminkan
konsep kewenangan yang ada.

Terdapat aturan dan regulasi yang tegas: organisasi menetapkan aturan dan
regulasi secara formal.

Prosedur organisasi bersifat formal dan impersonal: peraturan-peraturan
organisasi berlaku bagi setiap orang. Sementara itu mereka yang memegang
jabatan harus mengabaikan pertimbangan pribadi dan tidak mudah terpengaruh.

Terdapat sistem disiplin yang ketat: agar individu dapat bekerja dengan efisien,
mereka harus memiliki ketrampilan dan menerapkan ketrampilan secara rasional
dan energik.

Misahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi: anggota organisasi harus
memisahkan kehidupan pribadi dengan kehidupan organisasi.

Pegawai dipilih berdasarkan kualifikasi.

Kenaikan abatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.
Ciri-ciri organisasi birokrasi akan menghasilkan pengambilan keputusan yang
rasional dan efisiensi administratif.
b. Teori Administrasi
Teori Administrasi dikembangkan oleh Henri Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa;
Mooney dan Railey dari Amerika sekitar tahun 1900-an. Teori ini menekankan pada
koordinasi sebagai faktor utama dalam organisasi. Ada tiga prinsip organisasi dalam teori
administrasi, yaitu:
2016

Prinsip koordinasi, kombinasi usaha unt mencapai tujuan organisasi

Prinsip hirarkis, ada pembagian tugas atas derajat kewenangan dan tanggung jawab

Prinsip fungsional, adanya pembedaan di antara macam-macam tugas.
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
c. Teori Manajemen Ilmiah Taylor
Teori Weber
berfokus terutama pada
pengorganisasian;
teori
administrasi
menekankan pada koordinasi sebagai faktor utama dalam organisasi; sementara teori
Taylor melakukan penekanan pada pembagian kerja atau spesialisasi.
TIANG DASAR TEORI ORGANISASI FORMAL
1. Pembagian Kerja: merupakan tiang dasar yang paling penting di antara empat tiang
dasar teori organisasi klasik.
Ada empat tiang dasar pada teori klasik, yaitu
pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur, dan rentang kekuasaan.
2. Proses hirarkis dan fungsional: proses2 ini adalah proses pertumbuhan vertikal dan
horizontal organisasi. Proses hirarkis adalah mengenai perkembangan rantai
perintah. Proses ini dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.
Melalui proses hirarkis, organisasi tumbuh vertikal dari satu menjadi tingkat tingkat
dan seterusnya. Proses fungsional adalah cara organisasi berkembang horizontal.
Dinamika proses fungsional adalah pembagian tanggung jawab.
3. Struktur: hubungan antara berbagai kegiatan berbeda yang dilaksanakan di dalam
suatu organisasi. Tujuan struktur adalah menyediakan/memberi wadah pada fungsifungsi organisasi, agar tujuan organisasi tercapai dengan efektif.
4. Rentang
Kendali:
berhubungan
dengan
berapa
banyak
atasan
dapat
„mengendalikan‟ bawahan secara efektif. Dapat bersifat mendasar (struktur flat) atau
menunjang (struktur tall).
PENDEKATAN HUMAN RELATIONS
Teori klasik menunjukkan keteraturan, rasionalitas, dan regulasi atas perilaku
manusia. Lebih lanjut, menurut teori-teori klasik bila setiap orang mengetahui peranan,
tanggung jawab, dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, maka organisasi
dapat berjalan dengan baik.
Pertanyaan yang timbul terkait teori-teori klasik adalah bagaimana jika perilaku
manusia adalah inefisien, tidak teramalkan, irasional, tidak kompeten, bebal dan
berprasangka? Teori-teori transisional yang notabene adalah teori-teori dengan pendekatan
subjektif
menjawab
pertanyaan
tersebut.
Teori-teori
dengan
pendekatan
subjektif
memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang. Organisasi terdiri dari
tindakan-tindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang. Organisasi diciptakan
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus berubah yang dilakukan oleh orangorang di dalam organisasi. Perilaku orang-orang dalam organisasi akan membentuk
organisasi.
Lebih
lanjut,
pendekatan
subjektif
menganggap
organisasi
sebagai
pengorganisasian perilaku.
a. Teori Hubungan Manusia Elton Mayo
Teori hubungan manusia menekankan pada pentingnya individu dan hubungan
sosial dalam kehidupan organisasi. Teori hubungan manusia diperkenalkan oleh Elton Mayo
(1933). Teori ini diawali dengan penelitian Hawthorne yang berlangsung selama tiga tahun
sejak tahun 1924. Penelitian mempelajari efek perubahan cahaya pada waktu bekerja
terhadap kemampuan kerja pekerja.
Ada tiga implikasi kunci dari studi Hawthorne yang menjadi dasar bagi
pengembangan teori hubungan manusia. Pertama, hasil penelitian memperlihatkan bahwa
komunikasi berpengaruh terhadap tingkah laku anggota organisasi. Kedua, komunikasi dari
bawah kepada atasan, dan sebaliknya, merupakan aktivitas yang berguna. Ketiga, suatu
struktur informal hubungan sosial memang ada dibalik struktur organisasi yang formal.
b. Teori Motivasi
Motivasi, berkaitan dengan alasan-alasan mengapa orang mencurahkan tenaga dan
mental
untuk
melakukan
suatu
pekerjaan.
Kemauan
orang
berbeda-beda
untuk
mencurahkan energi dan antusiasme dalam bekerja. Semakin besar energi yang dicurahkan
untuk bekerja, semakin cenderung seseorang mempunyai motivasi. Motivasi berada pada
diri, walaupun ada faktor eksternal yang dapat memotivasi diri
Teori motivasi terbagi atas tiga kelompok, yaitu: 1) berdasarkan kebutuhan: teori
hierarki (maslow, 1943,1954), teori ERG (Alderfer, 1972), teori kesehatan-motivator
Herzberg, 1966); 2) berdasarkan harapan dalam lingkungan: teori harapan (vroom, 1964); 3)
berdasarkan persepsi pada tempat kerja (Pace, 1993).
1. Berdasarkan kebutuhan
a. Teori Hierarki Maslow
Menurut teori hierarki kebutuhan manusia ada lima kategori: fisiologis, keselamatan
atau keamanan, rasa memiliki (belongingness), penghargaan, dan aktualisasi diri. Maslow
menegaskan bahwa kebutuhan-kebutuhan ini berkembang dalam suatu urutan hirarkis, dari
kebutuhan fisiologis yang merupakan kebutuhan paling kuat hingga kebutuhan aktualisasi
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
diri. Kebutuhan ini mempunyai pengaruh pada kebutuhan lainnya, selama kebutuhan
tersebut tidak terpenuhi. Kebutuhan pada urutan lebih rendah tidak perlu terpenuhi secara
lengkap sebelum kebutuhan berikutnya yang lebih tinggi menjadi aktif.
b. Teori ERG Alderfer
Bila
Maslow
mengemukakan
lima
kebutuhan
manusia,
maka
Alderfer
mengemukakan tiga kategori kebutuhan. Ketiga kebutuhan itu adalah existence (E) atau
eksistensi, relatedness (R) atau keterkaitan, dan growth (G) atau pertumbuhan. Eksistensi,
meliputi kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar, rasa haus, dan seks. Keterkaitan, meliputi
kebutuhan keterkaitan menyangkut hubungan dengan orang-orang yang penting bagi diri,
seperti anggota keluarga, sahabat, penyelia di tempat kerja. Pertumbuhan, meliputi
keinginan untuk produktif dan kreatif dengan mengerahkan segenap kesanggupan diri.
Teori ERG, merupakan penghalusan dari sistem kebutuhan Maslow, namun berbeda
dalam 2 aspek, yaitu (1) tidak ada hierarki kebutuhan. Bila satu kebutuhan belum terpenuhi,
kategori kebutuhan lainnya bisa berperan dalam mengarahkan perilaku untuk mencapai
tujuan; (2) meski suatu kebutuhan telah terpenuhi, kebutuhan itu tetap akan berlangsung
terus memotivasi tindakan.
c. Teori Kesehatan-Motivator
Teori Motivator-Kesehatan/Kepuasan-Ketidakpuasan diperkenalkan oleh Herzberg,
(1966). Menurut teori ini kebutuhan manusia ada dua kategori, yaitu (1) kebutuhan yang
berkaitan dengan kepuasan kerja, (2) kebutuhan yang berkaitan dengan ketidakpuasan
kerja.
Pada organisasi dimana kebutuhan anggotanya telah terpenuhi maka motivasi untuk
kepuasan kerja tetap harus diperhatikan. Faktor-faktor yang memengaruhi kepuasan kerja
disebut
MOTIVATOR,
berkaitan
dengan
pekerjaan
itu
sendiri,
meliputi
prestasi,
penghargaan, tanggung jawab, promosi, potensi bagi pertumbuhan diri. Untuk memotivasi
pegawai, organisasi harus menemukan cara agar memberikan pegawai lebih banyak
kebebasan, dan tanggung jawab dalam melakukan pekerjaan.
Di sisi lain, manakala organisasi belum dapat memuaskan anggotanya maka
motivasi dilakukan terkait ketidakpuasan yang ada. Hal ini dilakukan untuk menjaga agar
anggota organisasi tetap berada dalam organisasi. Faktor-faktor yang berkaitan dengan
ketidakpuasan
disebut
FAKTOR2
PEMELIHARAAN/KESEHATAN,
meliputi
gaji,
pengawasan, keamanan kerja, kondisi kerja, administrasi, kebijakan organisasi, hubungan
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
antarpribadi Untuk memotivasi pemeliharaan pegawai, organisasi harus menciptakan
hubungan antarpribadi yang positif.
Kesimpulan yang dapat ditarik dari teori Motivator-Kesehatan ini adalah untuk
memelihara atau tetap memiliki anggota organisasi, organisasi harus memusatkan perhatian
pada faktor2 kesehatan (baik phisk maupun mental). Dan, untuk membuat anggota
termotivasi bekerja lebih keras, organisasi harus memusatkan perhatian pada motivator.
2. Berdasarkan harapan
Teori Harapan diperkenalkan oleh Vroom (1964. Teori ini ) menyatakan bahwa
anggota organisasi akan termotivasi bila ia percaya bahwa (1) suatu perilaku/tindakan
tertentu akan menghasilkan hasil tertentu; (2) hasil tersebut akan mempunyai nilai positif
bagi diri pribadi; (3) hasil tersebut dapat dicapai dengan usaha yang akan dilakukan oleh diri
pribadi.
Lebih lanjut, teori harapan menegaskan bahwa motivasi adalah keputusan untuk
mencurahkan usaha. Dalam hal ini, individu akan bersedia mencurahkan energi
(termotivasi) untuk mencapai tugas, manakala dirasakan akan menghasilkan hasil positif
dengan usaha yang akan dilakukan. Bila individu merasa tidak punya kemampuan, maka
suatu tindakan tidak layak dilakukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Untuk memperoleh motivasi maksimal, maka individu harus memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut:

Pastikan jenis hasil atau ganjaran mempunyai nilai bagi pegawai berdasarkan
analisis kebutuhan pegawai

Definisikan secara cermat apa yang diinginkan pegawai dalam bentuk perilaku yang
diamati dan diukur. Misal: “menulis tiga makalah semester” daripada” jadilah
mahasiswa yang baik”

Pastikan bahwa hasil dapat dicapai oleh pegawai.

Kaitkan hasil yang diinginkan dengan tingkat kinerja yang diinginkan. Motivasi terjadi
hanya bila seseorang melihat hubungan ant ganjaran dan harapan.
2016

Pastikan ganjaran cukup besar untuk memotivasi perilaku yang penting.

Temukan sebuah sistem ganjaran yang adil bukan yang sama rata.
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Berdasarkan persepsi pada tempat kerja
Teori Persepsi (Pace, 1993) menyatakan motivasi mempunyai arti bagaimana
anggota organisasi menafsirkan lingkungan kerja mereka. Ada empat (4) hal yang potensial
untuk dipersepsikan: seberapa baik harapan terpenuhi, peluang apa yang tersedia,
seberapa banyak pemenuhan yang terjadi, dan seberapa baik peranan-peranan organisasi
(kinerja) bermanfaat dilaksanakan.
Keempat hal tersebut diatas merupakan gambaran harapan-harapan yang terbentuk
saat seseorang memulai sebuah pekerjaan. Melalui pekerjaan yang didapat, individu akan
berupaya untuk melihat peluang-peluang yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan
hidupnya. Kemajuan yang dicapai dalam kerja mengkonfirmasi bahwa harapan yang ada
dapat terpenuhi. Bila selama bekerja segala sesuatunya berjalan dengan baik, maka
individu akan yakin bahwa organisasi adalah tempat yang tepat untuk memenuhi harapan.
Namun, bila dalam bekerja segala sesuatu berjalan diluar harapan, maka individu akan
berpikir bahwa organisasi adalah bukan tempat yang tepat untuk mengejar harapan masa
depan.
Uraian dari keempat asumai utama terkait vitalitas kerja adalah sebagai berikut:

Harapan: pegawai yang menemukan harapan mereka atas janji-janji yang gagal
akan cenderung menjadi tidak puas, kecewa, frustasi, marah, defensif, dan merasa
tidak aman dan nyaman

Peluang: menggambarkan suatu situasi atau kondisi yang menyenangkan untuk
mencapai tujuan tertentu. Tanpa peluang yang dipersepsikan, pegawai akan menjadi
putus asa

Pemenuhan:
pemenuhan
dan
harapan
bergandengan
erat.
Pemenuhan
menunjukkan bahwa apa yang diharapkan sesuai dengan yang diterima

Kinerja: bagaimana seseorang melakukan segala sesuatu yang berhubungan
dengan suatu pekerjaan, jabatan, atau peranan dalam organisasi. Ada 2 jenis
perilaku/tugas: tugas fungsional dan tugas perilaku. Tugas fungsional: berkaitan
dengan seberapa baik seorang pegawai menyelesaikan seluk beluk pekerjaan.
Tugas perilaku: berkaitan dengan seberapa baik pegawai menangani kegiatan
antarpesona dengan anggota lain dalam organisasi termasuk mengatasi konflik,
mengelola waktu, memberdayakan orang lain bekerja dalam sebuah kelompok, dan
bekerja secara mandiri.
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
PROSES KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Proses komunikasi diawali dengan pembentukan (encoding) pesan oleh sumber atau
komunikator. Pesan disampaikan kepada penerima (receiver)/komunikan melalui saluran
tertentu yang kemudian penerima akan menginterpretasikannya (decoding). Apabila
penerima mempunyai tanggapan, maka proses selanjutnya adalah membentuk pesan baru
yang akan disampaikan kepada lawan bicaranya melalui sistem yang dipilihnya. Dalam
prakteknya, komunikasi antar sumber dan penerima ada kalanya tidak berlangsung dengan
baik karena adanya gangguan (noice). Gangguan antara lain bisa menimbulkan tidak dapat
diterimanya pesan secara utuh atau salah interpretasi.
Dengan demikian, komunikasi merupakan rangkaian tindakan atau peristiwa yang
terjadi secara berurutan serta unsur-unsur yang terdapat di dalamnya berkaitan satu sama
lainnya dalam kurun waktu tertentu. Unsur-unsur dimaksud antara lain mencakup pelaku
atau peserta, pesan, saluran, waktu, tempat, hasil atau akibat yang terjadi, serta situasi atau
kondisi pada saat berlangsungnya proses komunikasi. Proses komunikasi berlanjut secara
bergantian. Karena merupakan proses, maka komunikasi bersifat tidak statis, tetapi dinamis
yang selalu mengalami perubahan dan berlangsung terus-menerus. Apabila proses
komunikasi terurai diatas dikaitkan dengan teori-teori komunikasi organisasi maka akan
dapat dipetakan sebagai berikut:
1. Pada teori-teori klasik (berdasarkan pada pendekatan objektif), komunikasi bergerak dari
atas ke bawah. Dalam hal ini sumber menyampaikan pesan/informasi kepada
komunikan. Komunikasi yang terjalin berdasarkan struktur, yaitu komunikasi formal. Hal
ini sesuai dengan pandangan kaum objektivitis bahwa manusia akan berperilaku sesuai
dengan ketentuan, peraturan, struktur yang ada dalam sebuah organisasi.
2. Pada teori-teori transisional (berdasarkan pada pendekatan subjektif), komunikasi
bergerak dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas. Dalam penyampaian
pesan/informasi, komunikan menyampaikan pesan, dan bawahan dapat melakukan
umpan balik pada atasannya. Komunikasi yang terjalin tidak saja berdasarkan struktur
tapi juga di luar struktur. Komunikasi informal diperhatikan untuk menguatkan
komunikasi formal yang ada.
Hal ini sesuai dengan pandangan kaum subjektivis
terhadap organisasi, yaitu bahwa perkembangan organisasi akan sangat ditentukan oleh
interaksi para anggota organisasi. Perilaku pegawai merupakan tanggapan dari perilaku
manajer. Komunikasi informal dibutuhkan untuk menjaga kesempurnaan komunikasi
pada sebuah organisasi.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. Arni. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id