Modul Komunikasi Organisasi

MODUL PERKULIAHAN
PENDEKATAN
HUMAN RELATIONS
DAN SISTEM
Pokok Bahasan
1. Teori berdasarkan Human Relations
2. Teori berdasarkan Sistem
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
04
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Abstrak
Kompetensi
Teori komunikasi organisasi dapat
dilihat dari pendekatan human
relations maupun sistem
Mampu menerangkan konsep mengenai
berbagai pendekatan dalam komunikasi
organisasi
Pembahasan
Teori klasik menunjukkan keteraturan, rasionalitas, dan regulasi atas perilaku
manusia. Lebih lanjut, menurut teori-teori klasik bila setiap orang mengetahui peranan,
tanggung jawab, dan kepada siapa mereka harus bertanggung jawab, maka organisasi
dapat berjalan dengan baik.
Sementara, teori-teori dengan pendekatan subjektif
memandang organisasi sebagai kegiatan yang dilakukan orang. Organisasi terdiri dari
tindakan-tindakan, interaksi, dan transaksi yang melibatkan orang. Organisasi diciptakan
dan dipupuk melalui kontak-kontak yang terus menerus berubah yang dilakukan oleh orangorang di dalam organisasi. Perilaku orang-orang dalam organisasi akan membentuk
organisasi. Pendekatan subjektif menganggap organisasi sebagai pengorganisasian
perilaku.
Teoretisi perilaku mengubah teori-teori klasik dari pertimbangan-pertimbangan
mengenai struktur murni dan tugas ke pertimbangan-pertimbangan mengenai manusia dan
moral. Meskipun teoretisi perilaku menekankan pentingnya organisasi informal, namun
tetap tidak menolak legitimasi dan predominansi organisasi formal. Organisasi informal dan
organisasi formal harus difusikan secara bersama. Organisasi informal dipandang sebagai
sesuatu yang memerlukan perhatian sehingga akan membangun kinerja organisasi formal.
TEORI BERDASARKAN PENDEKATAN HUMAN RELATIONS
Penelitian Hawthorne telah memperlihatkan bahwa hubungan anggota dalam suatu
tim kerja akan meningkatkan moral dan produktivitas terlepas dari apakah kondisi-kondisi
kerja baik ataupub buruk. Singkat kata, ada dua kesimpulan yang dapat ditarik dari studi
Hawthorne yaitu (1) perhatian terhadap individu akan mengubah sikap dan perilaku; (2)
moral dan produktivitas dapat meningkat apabila para pegawai mempunyai kesempatan
untuk berinteraksi satu sama lain.
Hal lain yang harus diakui berdasarkan studi Hawthorne adalah suatu informal
hubungan sosial memang ada di balik struktur organisasi yang formal. Yang berarti pula
banyak masalah dalam pengembangan kualitas sumber daya manusia dalam organisasi.,
tidak hanya sebatas pengembangan kualitas hubungan manusiawi.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Teori Fusi Bakke dan Argyris
Sadar akan banyaknya masalah dalam rangka mengembangkan kualitas manusia
sebagai pelaku sekaligus penggerak organisasi, Bakke (1950) menyarankan suatu proses
fusi. Ia berpendapat bahwa organisasi, hingga suatu tahap tertentu akan mempengaruhi
individu, sementara pada saat yang sama individupun akan mempengaruhi organisasi.
Hasilnya adalah suatu organisasi yang dipersonalisasikan oleh setiap individu pegawai, dan
individu pegawai akan disosialisasikan oleh organisasi.
Pada tahap awal kerja, individu pegawai akan mengikuti semua auturan yang
ditentukan oleh organisasi. Pada saat individu pegawai menduduki posisi pengambilan
keputusan maka individu-lah yang akan ”mewarnai” aturan dalam organisasi.
Salah satu rekan Bakke, Argyris (1957), mengembangkan pemikiran Bakke dengan
menegaskan bahwa ada suatu ketidaksesuaian yang mendasar antara kebutuhan pegawai
denganpersyaratan formal organisasi. Seringkali ditemukan tujuan organisasi yang
berlawanan dengan tujuan pegawai perorangan. Kondisi yang terjadi akan menimbulkan
ketidakpuasan pada diri pegawai yang berujung pada sikap apatis dan acuh tak acuh
terhadap pekerjaan. Oleh karena itu, banyak individu sadar bahwa penyesuaian diri
terhadap tuntutan-tntutan suatu organisasi formal tidaklah mudah dan tidak dapat
diharapkan berlaku secara otomatis, perlu waktu untuk beradaptasi dengan lingkungan
organisasi.
b. Teori Peniti Penyambung Likert
Salah satu masalah terkait pengembangan kualitas sumber daya manusia adalah
tumpang tindih peran yang ada dalam organisasi. Likert, memahami kondisi ini sebagai
sebagai
hubungan
antar
kelompok,
dan
bukan
sekedar
hubungan
antarpribadi.
Pengembangan pemikiran Likert menghasilkan sebuah model yang disebut model peniti
penyambung.
Konsep peniti penyambung berkaitan dengan kelompok-kelompok yang tumpan
tindih. Setiap penyelia merupakan anggota dari dua kelompok: sebagai pemimpin unit yang
lebih rendah dan anggota unit yang lebih tinggi. Penyelia berfungsi sebagai peniti
penyambung dari kelompok yang dipimpin dan kelompok diatasnya.
Organisasi dengan struktur peniti penyambung menggalakkan orientasi ke atas
daripada orientasi ke bawah; komunikasi, pengaruh pengawasan, dan pencapaian tujuan
diarahkan ke atas dalam organisasi.
2016
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Gambar: Model Peniti Penyambung
Sumber: Pace, 2005
TEORI BERDASARKAN PENDEKATAN SISTEM
Manusia tidak menanggapi lingkungannya secara otomatis. Perilaku manusia
tergantung pada bagaimana mereka berpikir dan mempersepsi lingkungannya. Manusia
adalah agen yang secara aktif menerima, menggunakan, memanipulasi, dan mengalihkan
informasi. Manusia secara aktif berpikir, membuat rencana, memecahkan masalah, dan
mengambil keputusan. Dalam sebuah organisasi, manusia adalah bagian terpenting yang
membentuk konfigurasi sistem. Semua bagian saling berhubungan dan berinteraksi satu
dengan yang lain.
Konsep sistem berfokus pada pengaturan bagian-bagian, hubungan antar bagianbagian, dan dinamika hubungan yang menumbuhkan kesatuan. Definisi terkait sistem
sangat luas, dan sulit untuk dijabarkan. Karena sebuah definisi yang sederhana akan
mengabaikan kerumitan konsep sistem, sementara penjelasan yang terinci akan
menimbulkan kepelikan yang tidak mudah dipahami.
Secara umum, sistem dapat diuraikan atas:
a. Nonsumativitas
Nonsumativitas menunjukkan bahwa suatu sistem tidak sekadar jumlah dari
bagian-bagiannya. Ketika komponen-komponen saling berhubungan satu sama
lain dalam suatu interdependensi, sistem akan memperoleh suatu identitas yang
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
terpisah-pisah dari masing-masin komponen. Nonsumativitas komponen suatu
sistem secara sistematik lebih penting daripada masing-masing unit itu sendiri.
b. Unsur-unsur struktur, fungsi, dan evolusi
Struktur merujuk kepada hubungan antarkomponen suatu sistem. Struktur
mencerminkan keteraturan. Sementara, fungsi adalah tindakan dan perilaku,
merupakan sarana mendasar untuk mengidentifikasi orang dalam suatu sistem
sosial. Adapun evolusi suatu sistem yang merupakan perubahan ataupun bukan
perubahan dalam suatu sistem akan mempengaruhi baik unsur fungsional
maupun unsur struktural.
c. Keterbukaan
Organissai adalah sistem sosial. Sistem terbuka dalam organisasi ditandai
equifinalitas, yang berarti bahwa kondisi akhir yang sama dapat dicapai dari
kondisi-kondisi yang berbeda dengan cara yang berbeda pula. Hal ini juga berarti
bahwa organisasi yag mulai dengan kondisi awal yang sama dapat memperoleh
keadaan akhir yang berbeda.
d. Hirarki
Suatu sistem mungkin merupakan suatu suprasistem bagi sistem-sistem lain
yang ada di dalamnya. Arus informasi yang melintasi batas-batas suatu sistem
dapat mempengaruhi perilaku struktural fungsional sistem yang ada. Analisis
sistematik komunikasi menyangkut subsistem, sistem, dan suprasistem akan
menyajikan suatu tingkat analisis yang berbeda.
Memandang organisasi sebagai suatu sistem sosial adalah suatu pemikiran logis
bahwa organisasi terdiri dari dimensi struktural; dimensi personal dan interaksi dimensidimensi tersebut. Pendekatan sistem menekankan tindakan bagian-bagian yang terstruktur
untuk menjaga stabilitas dan konsensus tujuan dengan menekankan proses integrasi dan
adaptasi. Pandangan subjektivis menekankan bahwa individu dan interaksi yang terjalin
diantara individu akan mengkonstruksi sistem.
a. Teori Sistem Sosial Katz dan Kahn
Sistem dalam sebuah organisasi akan dipengaruhi oleh lingkungan sosialnya. Suatu
sistem sosial, secara keseluruhan terdiri dari manusia-manusia. Sistem sosial sebenarnya
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
tidak sempurna, namun kesinambungan hubungan manusia menyebabkan organisasi dapat
bertahan terhadap tuntutan lingkungan sosialnya.
Katz dan Kahn menerangkan bahwa kebanyakan interaksi antar individu merupakan
tindakan komunikatif (verbal maupun nonverbal). Untuk itu pengembangan organisasi
memerlukan saluran komunikasi. Menurut pandangan teori sistem, komunikasi adalah
organisasi. Organisasi terdiri bagian-bagian yang berkomunikasi antara satu dengan yang
lain, menerima pesan dari luar organisasi, dan menyimpan informasi. Adanya hubungan
antara organisasi dan lingkungannya akan membuat organisasi tumbuh semakin kuat.
b. Ad-Hokrasi dan Teori Buck Rogers
Pada perkembangannya, Alvin Toffler (1970) menegaskan bahwa birokrasi akan
runtuh. Hal ini dikarenakan banyak manajer yang aktif menjadi kecewa dengan
pengorganisasian tradisional. Seiring dengan kekecewaan yang ada, struktur sosial birokrasi
akan bersifat temporer. Organisasi akan terdiri dari satuan-satuan tugas (task forces) yang
diciptakan guna mengatasi suatu problem khusus. Birokrasi baru ini disebut ad-hokrasi.
Ciri-ciri ad-hokrasi adalah bergerak cepat, kaya dengan informasi, sangat aktif, selalu
berubah, terisi dengan unit-unit bersifat sementara, dan diisi oleh indivisu-individu yang
memiliki kemampuan yang selalu bergerak.
Pada ad-hokrasi, yang menarik individu untuk bergabung bukanlah komitmen
organisasi melainkan pekerjaan, problem yang harus dipecahkan, dan tugas yang harus
dilakukan. Bahkan loyalitas yang bersifat profesional bersifat jangka pendek. Pada
umumnya, para pekerja spesialis setia pada standar mereka dan bukan pada atasan;
kepada problem mereka dan bukan pada pekerjaan. Para ad-hokrat ini menggunakan
keahlian dan bakat mereka untuk memecahkan masalah dalam kelompok dan lingkungan
temporer dalam organisasi, sejauh masalah dianggap menarik.
Lebih lanjut, para ad-hokrat biasa disebut associate, yang berarti teman sejawat,
bukan bawahan dalam organisasi. Pemakaian istilah tersebut mencerminkan pergeseran
dari hirarki vertikal ke pola-pola komunikasi lateral (ke samping).
Akibat dari perubahan birokrasi ini akan menimbulkan ketegangan sosial,
ketegangan psikologis, dan usaha individu untuk mengatasi masalah semakin bertambah
banyak karena perubahan yang cepat, kondisi kerja yang temporer, dan kurangnya
komitmen kepada organisasi. Adanya perubahan yang konstan dalam hubungan organisasi
menjadi beban yang berat bagi orang-orang untuk melakukan penyesuaian diri.
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Lebih lanjut, Toffler menyatakan bahwa birokrasi baru selain akan menimbulkan adhokrasi juga akan menciptakan pola-pola organisasi lain, seperti organisasi matriks,
organisasi proyek intermiks, organisasi agregat, maupun organisasi bentuk bebas. Adalah
teori Buck Rogers yang mengupas organisasi sebagai organisasi matriks.
Organisasi matriks adalah organisasi yang berlapiskan organisasi produk dan
organisasi fungsional yang lebih tradisional. Organisasi matriks memperkecil loyalitas dan
identifikasi kepada organisasi. Kekuatan organisasi matriks terletak dalam kemampuannya
untuk mempermudah koordinasi pada organisasi yang mempunyai suatu keragaman dari
aktivitas yang rumit dan saling tergantung. Dengan semakin besarnya suatu organisasi,
maka kapasitas pengolahan informasi akan semakin rumit. Dalam suatu birokrasi, kerumitan
mengakibatkan meningkatnya formalisasi. Melalui organisasi matriks, para spesialitas akan
dapat melakukan kontak langsung yang akan menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan
lebih fleksibel. Singkat kata, para spesialitas akan dapat lebih mudah mealkukan koordinasi
untuk mencapai penyelesaian tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Dewasa ini,
banyak organisasi modern yang sedang menghadapi kerumitan teknis dan struktural
bergerak ke arah penataan organisasi matriks.
c. Teori Pengorganisasian Weick
Dalam teori-teori terdahulu, struktur dipandang sebagai hirarki, kebijakan dan
rancangan organisasi, sedangkan Weick (1979) memandang struktur sebagai aktivitas dan
lebih spesifik, sebagai aktivitas komunikasi. Struktur organisasi ditentukan oleh perilakuperilaku yang saling bertautan. Rumusan Weick menyatakan bahwa struktur ditandai oleh
perilaku pengorganisasian, dimana komunikasi merupakan proses yang sangat penting.
Proses komunikasi menghasilkan struktur. Menurut konsep Weick, suatu sistem jelas
bersifat manusiawi. Manusia tidak hanya menjalankan organisasi; manusia merupakan
organisasi. Weick menyatakan bahwa kata organisasi adalah kata benda, kata yang
merupakan suatu mitos. Bila organisasi dicari,maka tidak orang akan menemukannya. Yang
akan ditemukan adalah sejumlah peristiwa yang terjalin bersama-sama, yang berlangsung
dalam pengaturan tempo tertentu. Dengan kata lain, terdapat proses pengorganisasian yang
menghasilkan apa yang dinamakan organisasi. Organisasi adalah suatu sistem mengenai
perilaku-perilaku yang bertautan. Yaitu, perilaku seorang bergantung pada perilaku orang
lain. Perilaku-perilaku yang saling bertautan dalam definisi Weick mewakili gagasan kunci
yang melekat dalam cara pandang subjektif.
Lebih lanjut, manusia menghadapi lingkungan yang rumit dan seringkali tidak
menentu, yang menurut Weick menjadi alasan untuk pengorganisasian. Weick tidak
2016
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
membuat pemisahan yang tajam antara organisasi dan lingkungan. Individu terlibat aktif
dalam menciptakan lingkungan. Sebagian besar lingkungan dibangun oleh masyarakat,
sehingga para anggota organisasi lebih memperhatikan suatu penciptaan daripada suatu
realitas objektif. Ada tiga tahap utama dalam proses pengorganisasian, yaitu:
a. Tahap Pemeranan
Tahapan ini merupakan penghimpunan bagian dari sejumlah pengalaman untuk
diperhatikan lebih lanjut. Secara sederhana berarti bahwa para anggota organisasi
menciptakan ulang lingkungan mereka dengan menentukan dan merundingkan
makna khusus bagi suatu peristiwa.
b. Tahap Seleksi
Tahapan ini merupakan tahapan memasukkan seperangkat penafsiran ke dalam
bagian yang dihimpun. Aturan-aturan dan siklus komunikasi digunakan pada tahapan
ini untuk mengurangi ketidakjelasan dalam organisasi. Ketidakjelasan berarti tingkat
ketidakpastian atau kesamar-samaran yang dihadapi para anggota organisasi.
Dalam hal ini pengorganisasian membantu mengurangi ketidakpastian tentang
informasi yang diperoleh para anggota ketika mereka mencoba membuat keputusan
untuk keberhasilan organisasi.
c. Tahap Retensi
Tahapan
ini
merupakan
penyimpanan
segmen-segmen
yang
sudah
diintreprestasikan. Organisasi menyimpan informasi mengenai organisasi dan cara
memberikan respons atas berbagai situasi. Strategi-strategi yang berhasil menjadi
peraturan yang dapat diterapkan pada masa mendatang.
Tahapan-tahapan dari pengorganisasian tersebut diatas saling mempengaruhi satu
sama lain. Yaitu, pengetahuan retensi dapat memandu organisasi dalam proses pemeranan
dan seleksi organisasi.
IMPLIKASI BAGI KOMUNIKASI ORGANISASI
Organisasi merupakan sistem manusia, yaitu suatu sistem dibangun oleh manusia.
Dalam sistem yang dibangun berdasarkan pemikiran Weick, kejadian-kejadian dalam sistem
manusia merupakan interaksi dinamik antara manusia. Mempelajari organisasi adalah
mempelajari perilaku pengorganisasian, dan inti perilaku tersebut adalah komunikasi. Untuk
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mengetahui apa yang dipikirkan organisasi, penting sekali memeriksa perilaku-perilaku yang
bertautan (interaksi ganda). Apa yang diperbincangkan, apa yang disahkan di antara pelaku
organisasi akan menghasilkan suatu lingkungan yang mengorganisasikan aktivitas anggota,
terutama pikiran.
Menurut Weick, orang-orang dalam organisasi memahami sesuatu melalui
pengalaman dengan bantuan pemutusan (punctuation), dan penyatuan (connection).
Pemutusan berarti pemotongan kumpulan pengalaman menjadi satuan-satuan kategori
tertentu, pemberian label/nama. Sementara itu, penyatuan meliputi penentuan hubunganhubungan, khususnya hubungan kausal diantara komponen-komponen yang terputus.
Jika
dikaitkan
dengan
komunikasi
organisasi,
sesungguhnya
teori
Weick
menegaskan bahwa dasar dari pengorganisasian adalah interaksi di antara pelaku
organisasi. Dari percakapan yang terjalin akan terbentuk pemahaman satu sama lain, yang
akan menjadi dasar pengambilan keputusan bersama. Pengesahan secara mufakat berarti
bahwa realitas organisasi muncul dari pengalaman yang dijalani bersama dan disahkan
bersama pula. Perilaku organisasi dapat digambarkan sebagai sebab akibat yang rumit,
daripada hubungan sebab akibat yang sederhana. Pendapat mengenai kasualitas timbal
balik ini menggambarkan dinamika pertumbuhan, perubahan, dan evolusi.
Lebih lanjut menurut Weick, komunikasi informal sangat perlu diperhatikan
disamping komunikasi formal dalam sebuah organisasi. Komunikasi informal amat berguna
untuk mmepertahankan kelangsungan organisasi. Organisasi dapat berupa anarki, tetapi
anarki yang diorganisasikan. Organisasi dapat berupa rangakain longgar, tetapi rangkaian
longgar yang ada dalam suatu sistem. Organisasi bisa saja mengambil keputusan dengan
memperhatikan informasi dari komunikasi informal, asalkan tetap dalam batasan yang
terbentuk dalam suatu struktur.
Organisasi dapat secara rasionalitas dipandang (1) sebagai sebuah himpunan yang
dapat berubah bila isu berubah, (2) sebagai dalih untuk menarik minat sumber daya dan
legitimasi, dan (3) sebagai proses pascatindakan yang digunakan secara restropektif untuk
menentukan alasan atas sebuah tindakan.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. Arni. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remaja
Rosdakarya.
Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Jilid 2. Jakarta: PT Prenhallindo
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Inge Hutagalung, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id