MODUL PERKULIAHAN Sistem Informasi & Pengendalian Internal Sistem Informasi dalam Kegiatan Bisnis saat ini Modul Standar untuk digunakan dalam Perkuliahan di Universitas Mercu Buana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Magister Akuntansi Tatap Muka 01 Kode MK Disusun Oleh 55026 Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, Pre-MSc, MM, CMA Abstract Kompetensi Sistem Informasi dalam kegiatan bisnis saat ini 1. Memahami dan menyepakati kontrak perkuliahan. 2. Memahami konsep dasar SIM dan implementasinya dalam kegiatan bisnis saat ini Dafar Isi 1. Pengantar TI dan Sistem Informasi ; a. Pengertian Sistem, b. Karakteristik Sistem, c. Klasifikasi Sistem d. Informasi, e. Manajemen, f. Sistem Informasi dan g. Sistem Informasi Manajemen 2. Peranan Sistem Informasi pada Saat ini 3. Perspektif Dalam Sistem Infromasi 4. Pendekatan Kontemporer terhadap Sistem Informasi 5. Praktik Pneggunaan SIM 1. Pengantar Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen a. Pengertian Sistem, ‘15 2 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 1) Sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu (Ludwig, 1997). 2) Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan (A. Rapoport, 1997). 3) Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi (L. Ackof, 1997). 4) Sistem merupakan bagian-bagian yang beroperasi secara bersama-sama untuk mencapai beberapa tujuan (Gordon B. Davis, 1995). 5) Sistem yaitu sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan (Raymond McLeod, 2001). 6) Menurut Ryans (1968) ”System is any identifiable assemblage of element (object, person, activities, information records, etc) which are interrelated by process or structure and which are presumed to function as an organizational entity generating an observable (or sometimes merely inferable) product”. 7) William A. Shorde (1995) dalam bukunya Organization and Management menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi korelasi, memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan. 8) Menurut Budi Sutedjo (2002) sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. 9) Hapzi Ali, 2011, Sistem :Kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling berkerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal. b. Karakteristik Sistem, ‘15 3 components boundary environments interface goal Process Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id c. Klasifikasi Sistem Informasi, Jenis sistem secara umum terdiri dari sistem terbuka dan sistem tertutup (OpenLoop and Closed-Loop System). Sistem terbuka adalah sistem yang tidak memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik. Sedangkan sistem yang tertutup, yaitu sebuah sistem yang memiliki sasaran, pengendalian mekanis, dan umpan balik (Raymond McLeod, Jr., 2001). ‘15 4 Kedua jenis sistem ter-sebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini: Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Open Loop System & Close Loop System • Dari kedua jenis sistem tersebut dapat dibedakan secara jelas bahwa sistem terbuka tidak memiliki sasaran, kontrol mekanis, maupun umpan balik. Sebaliknya, untuk jenis sistem tertutup masing-masing memiliki sasaran yang jelas, pengen-dalian mekanis, dan umpan balik. • Sistem informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Keandalan suatu sistem informasi dalam sebuah lembaga/organisasi terletak pada keterkaitan atar komponen yang ada sehingga dapat menghasilkan aliran informasi yang berguna, akurat terpercaya, detail, cepat, relevan bagi kepentingan lembaga tersebut. d. Informasi 2. Informasi, yaitu data yang telah diproses ke da-lam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat men-datang (Gordon B. Davis, 1995). 3. Informasi menurut Budi Sutedjo (2002:168) merupakan hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi ben-tuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibu-tuhkan dalam pemahaman fakta yang ada. ‘15 5 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 4. Informasi yaitu sebuah pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (suatu objek atau konsep) sehingga manusia dapat membedakan sesuatu dengan lainnya (Samuel Elion, 1992). 5. Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah, baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas. 6. Informasi : adalah Hasil dari pemrosesan data (data processing) menjadi suatu bentuk yang penting bagi pemakai (user/end user) dan mempunyai nilai (value) serta bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Decision Making) (Hapzi Ali, 2011) Quality of Information ‘15 6 • accuracy • Perfect (sempurna) • Up to date • Relevant • Easy • Cheap (murah) Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Sumber dan bentuk informasi • Sumber informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer (top manager) cenderung lebih banyak dari luar organisasi. • Semakin rendah tingkat manajerial seseorang maka lebih banyak dibutuhkan sumber informasi dari internal organisasi • Pimpinan yang menduduki posisi top manajemen semakin banyak untuk mencari sumber informasi dari eksternal organisasi. • Hal ini diperlukan untuk pengembangan organisasi,, mencari strategi baru untuk inovasi demi peningkatan kapabilitas organisasi. • Bentuk informasi yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan (top manager) cenderung bentuk informasi yang diterima lebih singkat karena kemampuan pimpinan pada posisi top manajemen diharapkan memiliki kemampuan yang tinggi dalam menerjemahkan bentuk informasi yang berasal dari eksternal maupun internal. • Semakin rendah posisi manajerial seseorang, bentuk informasi harus lebih terperinci karena kemampuan menerjemahkan informasi manajement tingkat menengah maupun tingkat bawah lebih kearah operasional lembaga pendidikan tersebut sehingga bentuk informasi harus lebih jelas dan detail misalnya instruksi atau pemberitahuan kepada para kayawan. ‘15 7 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id e. Manajemen, Teori & Pengertian Management Author Theory James AF. Stoner Manajemen adalah proses (process) perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usahausaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan Manajemen adalah suatu proses (process) atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata Para manager mencapai tujuan-tujuan organisasi/perusahaan dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yg diperlukan atau dengan kata lain dengan tidak melakukan pekerjaanpekerjaan itu sendiri. Manajemen sebagai penggunaan perencanaan, pengorganisasian, pengerjaan, pengarahan, dan fungsi pengendalian dalam cara tujuan yang paling efisien. Manajemen adalah Seni (Art) dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain Sebuah proses (process) yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. Suatu Ilmu, Proses dan Seni untuk mencapai tujuan organisasi secara bersama-sama atau melalui orang lain dengan proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengawasan G.R. Terry Marry Parker Pollet Skinner & Ivancevich Follet,1997 Nickels, McHugh & McHugh,1997 Ernie & Kurniawa, 2005 Hapzi, 2011 ‘15 8 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id f. Sistem Informasi dan Sistem Infromasi adalah Suatu sistem yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi dalam upaya pengambilan keputusan SI : Komputerisasi / otomatisasi IT : adalah salah satu sub sistem terpenting dari Sistem Infromasi Information Technology (IT) IT adalah Sutu Teknologi yang memanfaatkan : Computer Internet Telecommunication IT digunakan untuk memproses informasi dalam sistem informasi berbasis komputer , terdiri dari: Hardware Software Database Brain ware Dilihat dari Sistemnya maka , Sistem Informasi Keandalan suatu sistem informasi dalam organisasi terletak pada keterkaitan antar komponen sistem yang ada, sehingga dapat dihasilkan dan dialirkan suatu informasi yang berguna. Kalau dilihat perangakt yang digunakan maka Sistem Infromasi adalah suatu totalitas terpadu yang terdiri dari : – Hardware, – Software, – Database – Brainware, – Communication – Organization saling ketergantungan dan saling menentukan dalam rangka menyediakan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan. ‘15 9 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Computer System • Hardware : Komputer (CPU), Printer, Monitor, Digitizer, Plotter • Software : • – Operating System : windows Linux, Macintosh – Aplikasi : MS. Office, Corel, Photo Shop, SI-MSDM, SI- BISNIS…….. Database : PHP, Java S, Oracle, MS. Access, dll g. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) mengirimkan data ke garis depan sistem, seperti sistem pemrosesan transaksi ke dalam informasi yang berguna bagi para manajer. Tipe modul SIM adalah software penulisan laporan, dan model yang dapat mensimulasi operasi perusahaan. Informasi dari SIM digunakan oleh jajaran pengambil keputusan sebagai tujuan dalam pengambilan keputusan, lihat gambar 1.9 Perusahaan juga dapat berhubungan dengan inter organizational information systems (IOS), dimana SIM menyediakan informasi untuk anggota IOS seperti halnya pemakai perusahaan. ‘15 10 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id • Informasi : Data yang telah diperoleh sehingga memiliki arti dan fungsi yang dapat memberikan nilai informasi untuk orang tertentu dan sesuai dengan informasi yang dibutuhkannya tersebut. • Sistem Informasi : Suatu kumpulan manusia, prosedur, dan sumber daya yang dikumpulkan dirubah dan menghasilkan informasi dalam organisasi. • Sistem Informasi Menejemen : Suatu wilayah sistem informasi yang dibuat untuk mendukung informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh Menejer. Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada ‘15 11 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 2. Peranan Sistem Informasi pada saat ini SI & TI telah menjadi komponen vital dalam keberhasilan dan keberlangsungan bisnis dan organisasi. Gambar 1. Investasi Modal Teknologi Sistem Informasi Jumlah Pengguna Internet ‘15 12 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Bagaimana Sistem Informasi Mengubah Bisnis ? • Lihat perubahan cara Perusahaan mengelola bisnis sekarang. Semakin banyak data telepon seluler VS telepon konvensional Perangkat HP, Blackberry, Smart phone,Ipad, email, Blog, teleconference menjadi sangat penting • Tahun 2011-> >2,267,233,742 Pengguna Internet didunia 5 Juta Orang Amerika membeli sesuatu di Internet setiap hari 19 Juta orang melakukan riset produk di internet E-commerce dan Iklan via internet mengalami ledakan. Pengguna internet di Indonesia sudah mencapai 55 Juta orang tahun 2011 Tujuan Bisnis Strategis Sistem Informasi • Keunggulan Operasional • Produk, Jasa dan Model Bisnis Baru • Hubungan Pelanggan dan Pemasok • Pengambilan Keputusan yang Semakin Baik • Keunggulan Kompetitif • Kelangsungan Usaha dari hari ke hari ‘15 13 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Beberapa kegunaan atau fungsi sistem informasi dalam Kegiatan Bisnis antara lain adalah sebagai berikut: 1) Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2) Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis 3) Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4) Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi 5) Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi 6) Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 7) Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. Fungsi dan Manfaat SI/SIM dalam Kegiatan Bisnis diantaranya : 1) Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung Pengambilan Keputusan. Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing. 2) Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen. Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. 3) Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional. Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif ‘15 14 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. 4) Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi. Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis. 5) Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis. Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan. 3. Persfektif Dalam Sistem Informasi PERSPEKTIF TEKNIS • Mengumpulkan, meyimpan dan menyebarkan informasi dari lingkungan organisasi dan operasi internal untuk menunjang fungsi organisasi dan pengambilan keputusan • Mengubah data menjadi informasi melalui input, proses dan output PERSPEKTIF BISNIS • Memberikan solusi dan memberikan nilai ekonomis nyata bagi perusahaan. ‘15 15 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id ‘15 16 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 4. Pendekatan Kontemporer terhadap Sistem Informasi PENDEKATAN TEKNIS • Menekankan model matematika untuk mempelajari sistem informasi, serta penekanan pada teknologi secara fisik dan kemampuan dari sistem tersebut. • Disiplin Ilmu -> Ilmu komputer, Metode kuantitatif dan Riset Operasional PENDEKATAN PERILAKU • Melibatkan isu perilaku yang muncul dalam pengembangan dan pengelolaan jangka panjang dari sistem informasi seperti : integrasi bisnis strategis, perancangan, implementasi, penggunaan dan manajemen. • Disiplin Ilmu -> Sosiologi, Psikologi dan Ekonomi ‘15 17 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id 5. Praktik dan Penggunaan Sistem Informasi Manajmen 1) Sistem Infromasi Akuntasi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan. 2) Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 3) Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems). 4) Sistem informasi personalia (personal information systems). 5) Sistem informasi distribusi (distribution information systems). 6) Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). 7) Sistem informasi kekayaan (treasury information systems). 8) Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems). 9) Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems). 10) Sistem informasi analisis software 11) Sistem informasi teknik (engineering information systems). ‘15 18 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Daftar Pustaka 1. Kenneth C Laudon and Jane P. Laudon, 2012, Management Information System : Managing The Digital Firm. 2. Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart, 2008, Accounting Information System. Global Edition 3. James A. Hall, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, edisi 5,Salemba Empat, Jakarta 4. Krismiaji, 2013 Sistem Informasi Akuntansi, edisi 4, YKPN, Yogyakarta. Anjuran : 1. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Sistem Informasi Bisnis “SI-Bis” Dalam Prospektif Keunggulan Kompetitif, Baduose Media 2. Hapzi Ali & Tonny Wangdra, 2010, Techopreneurship, Dalam Perspektif Bisnis Online, Baduose Media. 3. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi, Hasta Cipta Mandiri, Jogyakarta,. 4. HM. Jogiyanto, 2002, Analisis & Disain Sistem Infromasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Jogyakarta : Penerbit ANDI. 5. James A. Brain, 2005, Introduction to Information System, Perspektif Bisnis dan Managerial (terjemahah), Salemba Empat. ‘15 19 Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Prof, Dr, Ir. H. Hapzi Ali, MM Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id