MOTIVASI DAN KOMUNIKASI Oleh

MOTIVASI DAN KOMUNIKASI
Oleh: Ir. Rinaldo, MM Widyaiswara Madya Pusdiklat BPS RI
PENDAHULUAN
Dalam suatu kantor/ satuan kerja, baik itu di instansi pemerintah/ swasta maupun di
organisasi kemasyarakatan, sering kita lihat para pegawai (atasan maupun bawahan) kurang
bergairah dalam menyelesaikan tugas rutin yang menjadi pekerjaanya. Apabila kita lihat kenyataan
tersebut, maka dalam benak kita akan timbul beberapa pertanyaan yang antara lain sebagai berikut:
Apa yang menyebabkan para pegawai kurang bergairah menyelesaikan tugas-tugasnya ?, Mengapa
para pegawai kurang berminat bekerja lebih keras ?, Bagaimana kinerja para pegawai dapat
diperbaiki ?, Bagaimana kehadiran (absensi) para pegawai dapat diperbaiki ?, Jenis ganjaran dan
bonus kinerja bagaimana yang paling efektif ?, Rencana pengaturan kerja bagaimana yang dapat
menghasilkan tingkat kinerja terbaik ?.
Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut kita tanyakan kepada mereka, maka akan diperoleh
jawaban yang berbeda-beda sesuai dengan tingkat kebutuhan para pegawai tersebut. Oleh karena
penyelesaian pekerjaan itu menjadi tanggungjawab para pimpinan (atasan dari para pegawai
bawahan tersebut), maka para pimpinan (tingkat atas/ menengah/ bawah) perlu melakukan suatu
upaya meningkatkan kinerja para bawahannya, agar mereka dapat bergairah dalam bekerja seharihari, terutama untuk suatu tugas pekerjaan yang langsung melayani masyarakat/ instansi lain.
Secara teori bahwa salah satu solusi terhadap permasalahan di atas, biasanya para
pimpinan akan memberikan motivasi yang kemudian dikomunikasikan kepada para bawahannya.
Dalam komunikasi ini para pimpinan akan mencoba menyakinkan para bawahannya bahwa harapan
masing-masing pegawai dapat dipenuhi. Apabila ada kesan harapan tidak dapat terpenuhi, maka
para pegawai akan merasa terasing dari lingkungannya dan kemudian tidak mau bekerja sesuai
kemampuannya. Wujud nyata dari hasil motivasi dan komunikasi yang dilakukan oleh para pimpinan
tersebut akan terbentuk dengan adanya perubahan dan perkembangan dari waktu ke waktu, yang
mengarah kepada keberhasilan dan kesuksesan suatu kantor/ instansi pemerintah maupun swasta
dalam menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya, atau dengan kata lain bahwa kinerja
organisasi dapat terpenuhi.
Para pegawai selaku sumber daya manusia suatu kantor/ satuan kerja instansi pemerintah/
swasta ataupun organisasi kemasyarakatan, pada hakekatnya adalah makhluk sosial. Dalam
realitanya, seorang pegawai tidak dapat memuaskan dirinya untuk memenuhi semua kebutuahn
yang diperlukannya. Selain itu, seorang pegawai memerlukan orang lain untuk melakukan interaksi
dan saling mempengaruhi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam interaksi dan saling
mempengaruhi inilah timbul perubahan dan perkembangan yang mengarah ke pemenuhan kinerja
suatu kantor/ satuan kerja instansi pemerintah/ swasta ataupun organisasi kemasyarakatan.
Seorang pegawai (atasan/ bawahan) dalam melakukan perubahan ke arah yang lebih baik,
memerlukan motivasi dari dalam dirinya sendiri dan juga dari orang lain, sehingga timbul adanya
dorongan dasar yang menggerakkan seorang individu pegawai tersebut untuk melakukan suatu
perbuatan. Oleh karena itu baik buruknya perbuatan seseorang sangat tergantung pada motivasi
yang mendorong perbuatan seorang pegawai tersebut, maka motivasi tersebut perlu
dikomunukasikan agar orang lain mengetahui dan mendukungnya. Biasanya tidak semua orang
sukses dalam berkomunikasi karena adanya hambatan-hambatan pada dirinya, seperti rasa gugup,
takut, panik dan cemas, yang membuatnya kurang percaya diri.
Sebenarnya di waktu-waktu tertentu, rasa kurang percaya diri ini ada pada setiap individu,
baik orang kebanyakan atau orang terkenal seperti atlet berbakat, penyanyi terkenal, aktor atau
aktris berbakat, pimpinan besar, tokoh dunia termasuk anda dan saya. Untuk menghilangkan rasa
gugup dan takut berbicara, diperlukan suatu keyakinan bahwa anda mengalami peristiwa seperti itu
tidak sendirian, dan anda harus percaya diri seperti mereka bahwa orang hebat dan sukses adalah
manusia juga seperti anda juga.
Bagi seorang pegawai baik itu pimpinan ataupun bawahan suatu ketika pernah mengalami
pada awal berkomunikasi, adanya perasaan kurang percaya diri. Kurang percaya diri ini merupakan
masalah/ hambatan yang ada pada dirinya, seperti munculnya rasa takut, khawatir, gugup, cemas
dan grogi, minder dan ragu-ragu. Salah satu cara untuk membangkitkan percaya diri seseorang
dalam berkomunikasi menurut Ikhwan Sopa, Ak, adalah dengan mengimplementasikan metode
edan (energy, dignity, anticipation, nothing ti lose). Namun bagi orang yang sukses berkomunikasi
akan mengatakan bahwa masalah/ hambatan tersebut sebagi anugerah dari Tuhan Yang Maha Esa
yang dapat dipakai untuk alat keselamatan, alat mencapai tujuan dan alat mencapai sukses.
MOTIVASI
Keinginan
Yang
Hendak
Dipenuhi
Motivasi secara umum dapat
diberikan
pengertian
sebagai
dorongan yang terdapat dalam diri
seseorang
untuk
berusaha
Umpan
Perilaku
mengadakan perubahan tingkah laku
Balik
yang lebih baik dalam memenuhi
kebutuhannya.
Dalam
motivasi
tercakup konsep-konsep, seperti
kebutuhan
untuk
berprestasi,
Tujuan
kebutuhan berafiliasi, kebutuhan
akan
keingintahuan
seseorang
terhadap sesuatu dan kebiasaan.
Adanya kebutuhan-kebutuhan tersebut menjadi tujuan yang ingin dicapainya, sehingga
menyebabkan seseorang berusaha untuk dapat memenuhinya. Untuk mencapai tujuan tersebut
diperlukan proses interaksi dari beberapa unsur seperti keinginan yang hendak dipenuhinya, tingkah
laku, tujuan dan umpan balik. Proses motivasi dasar (basic motivations process), dapat
digambarkan dengan model di atas.
Istilah motivasi berasal dari kata motif, yang dapat diartikan sebagai kekuatan (energy) yang
terdapat dalam diri manusia, yang menyebabkan setiap orang tersebut bertindak atau berbuat.
Wujud motif tidak dapat diamati secara langsung, tetapi dapat digambarkan dalam tingkah lakunya,
berupa rangsangan, dorongan, atau pembangkit tenaga munculnya suatu tingkah laku tertentu.
Pada diri manusia terdapat motif yang timbulnya tidak memerlukan rangsangan/ dorongan dari luar,
karena sudah ada dalam diri individu setiap orang, yakni yang sesuai atau sejalan dengan
kebutuhannya. Selain itu juga ada motif yang timbul karena adanya rangsangan/ dorongan dari luar
individu, misalnya dalam bidang pengembangan sumber daya manusia terdapat minat yang positif
terhadap kegiatan pendidikan dan pelatihan yang timbul karena melihat manfaatnya.
Adanya motif-motif tersebut, maka dapat diketahui bahwa perubahan perilaku seseorang
terjadi apabila dia mempunyai keinginan dan kemauan untuk melakukan suatu kegiatan/ tindakan
dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Menurut maslow bahwa pada dasarnya tujuan tertentu pada
seseorang manusia itu tidak lain adalah memenuhi kebutuhan (needs) yang belum terpuaskan.
Kebutuhan manusia secara hierarkis ada lima tingkatan yang semuanya tidak kekal dalam diri
manusia. Pertama, kebutuhan fisiologis (sandang, pangan). Kedua, kebutuhan rasa aman (bebas
bahaya). Ketiga, kebutuhan kasih sayang. Keempat, kebutuhan dihargai dan dihormati. Kelima,
kebutuhan aktualisasi diri.
Dalam dunia kediklatan, teori Maslow ini dapat diberlakukan dengan cara memenuhi
kebutuhan peserta diklat, agar penyelenggaraan diklat dapat mencapai hasil diklat yang maksimal
dan sebaik mungkin. Sebagai contoh, seorang Widyaiswara yang profesional dalam melaksanakan
tugasnya akan selalu berupaya: dapat memahami keadaan peserta diklat secara perorangan,
memelihara suasana belajar yang baik, keberadaan peserta diklat bebas dari rasa cemas, tercipta
suasana kesiapan belajar dan ada rasa aman dalam belajar, serta mengusahakan lingkungan
tempat belajar yang menyenangkan, bebas dari kebisingan atau polusi, tanpa gangguan dalam
belajar. Contoh lainnya, Seorang Widyaiswara memberitahukan sasaran yang hendak dicapai dalam
bentuk tujuan instruksional pada saat pembelajaran akan dimulai, sehingga peserta diklat dapat
menimbulkan motif keberhasilan pada dirinya dalam mencapai sasaran/ tujuan pembelajaran pada
diklat yang diikutinya.
Pemberian motivasi pada seseorang merupakan suatu mata rantai yang dimulai dari
kebutuhan, karena dengan adanya kebutuhan ini akan menimbulkan keinginan, menyebabkan tensi,
menimbulkan tindakan, menghasilkan kepuasan. Dari beberapa tahapan pemberian motivasi yang
dipaparkan di atas ada dua faktor penentu perlu tidaknya seseorang diberikan motivasi, yaitu
kebutuhan dan pengarahan perilaku.
Rangkaian kebutuhan manusia, yang
merupakan dasar pemikiran perlu tidaknya
seseorang diberikan motivasi dapat dilihat
pada gambar di sebelah ini. Setiap individu
memiliki kebutuhan yang kemudian
mendorong keinginan untuk berusaha
bagaimana caranya agar dapat memenuhi
kebutuhan tersebut. Keinginan yang belum
terpenuhi akan menaikkan tensi atau
menaikkan ketegangan. Ketegangan yang
terjadi dalam diri seseorang dapat
menimbulkan tindakan yang mengarah
pada pencapaian tujuan. Berdasarkan
tindakan yang dilakukan, individu tersebut memperoleh suatu hasil. Hasil inilah yang memberikan
kepuasan bagi seseorang. Dengan kepuasan tersebut, maka terpenuhilah kebutuhan yang
diinginkan.
KOMUNIKASI
Secara umum komunikasi dapat diberikan pengertian sebagai penyampaian pesan atau
informasi (berita, gagasan dan pengetahuan) dari suatu pihak ke pihak yang lain, melalui media
(channel) yang dapat menimbulkan efek (umpan balik tertentu). Dalam rangka hubungan antar
manusia, para pihak disini bisa berupa perseorangan atau kelompok. Satu pihak sebagai
komunikator (pengirim pesan) dan pihak yang lain sebagai komunikan (penerima pesan).
Istilah komunikasi (communication) berasal dari kata latin communicatio yang berarti sama
makna. Apabila ada dua orang terlibat dalam komunikasi dalam bentuk percakapan, maka
komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang
dibicarakan. Kesamaan bahasa yang dipergunakan dalam percakapan belum tentu menimbulkan
kesamaan makna. Karena mengerti bahasanya saja belum tentu mengerti makna kata-kata yang
terkandung dalam bahasa itu. Jadi, percakapan kedua orang tersebut dapat dikatakan komunikatif,
apabila kedua-keduanya mengerti makna dari bahan yang dipercakapan.
Dalam suatu kantor/satuan kerja di instansi pemerintah/ swasta maupun organisasi
kemasyarakatan, komunikasi tampaknya merupakan hal yang mudah dan sederhana, tetapi tidak
semua pegawai mahir berkomunikasi secara baik dan efektif dengan semua pihak. Seseorang
dikatakan mahir berkomunikasi secara baik dan efektif, apabila dia itu memiliki kemampuan untuk
berbicara didepan umum, kemampuan untuk memberikan ide atau pendapat serta menerima
pendapat orang lain, kemampuan untuk berkata tidak untuk sesuatu yang tidak diinginkan, dan
kemampuan untuk menguasai emosi saat orang lain mengkritik atau menentang pendapatnya.
Semua itu merupakan ketrampilan dalam komunikasi yang seharusnya dimiliki oleh para pegawai
termasuk Widyaiswara.
Ada pendapat dalam masyarakat kita yang mengatakan bahwa hanya orang-orang
berbakatlah yang mampu berbicara di depan umum. Namun pendapat tersebut menurut Ikhwan
Sopa, Ak. Tidak benar, sebetulnya berbicara didepan umum itu bisa dilatih kalau kita mau belajar
dan membiasakan diri. Demikian juga bagi orang-orang dengan tipe introvert atau pendiam, mereka
pun bisa melakukan komunikasi dengan baik dan efektif jikalau bersedia belajar. Apabila orangorang tipe introvert ini tidak bersedia belajar dan selalu merasa tidak mampu, ini akan merugikan
karirnya sendiri sebagai seorang pegawai.
Seorang yang berkepribadian introvert harus belajar agar memiliki kepercayaan diri. Dia
harus sadar bahwa berbicara didepan umum, seperti memimpin rapat atau mengajar didepan
peserta diklat itu bisa dilatih dan dikerjakan oleh siapapun, asalkan dia bersedia. Dia harus memiliki
satu tujuan (goal) dalam dirinya dengan mengatakan “saya harus bisa atau saya bisa, saya bisa
seperti mereka”. Dia pun harus membiasakan diri untuk selalu ramah dan suka bergaul. Bagi
pegawai yang ingin dipromosikan ke jenjang pimpinan, tentu mau tidak mau dia harus bisa bicara di
depan umum. Salah satu keahlian seorang pemimpin adalah dia pandai berbicara di depan forum,
memimpin rapat, mengatasi suatu masalah dan sebagainya.
Dalam berbicara di depan umum seorang pembicara atau komunikator perlu mengenal
presentasi yang efektif. Pembicara harus menguasai bahan yang akan dibicarakan sehingga si
pembicara memiliki rasa percaya diri dan harus antusias dengan pendengarnya. Selain itu kita perlu
memperhatikan tiga faktor penting lainnya, yaitu faktor verbal, faktor vokal dan faktor visual. Faktor
verbal menyangkut pesan yang kita sampaikan termasuk kata-kata yang kita ucapkan, pengaruhnya
terhadap keberhasilan komunikasi hanya 7 persen. Faktor vokal disini termasuk intonasi, penekanan
dan resonansi suara, pengaruhnya terhadap keberhasilan komunikasi adalah 38 persen. Sedangkan
faktor visual termasuk penampilan kita, pengaruhnya terhadap keberhasilan komunikasi adalah 55
persen.
Dengan demikian, kita dalam berkomunikasi tidak diperkenankan menyepelekan penampilan
(55 persen) dan suara (38 persen). Kalau intonasi suara kita hanya datar-datar, orang yang
mendengarkan tentu bisa mengantuk. Suasana juga akan terkesan monoton dan membosankan.
Suara kita usahakan memiliki gelombang, karena itu harus pintar mengaturnya dengan memberikan
penekanan pada hal-hal yang perlu diperhatikan. Ini sangat penting untuk menciptakan suasana
yang hidup dan dinamis dalam suatu acara presentase. Jadi, pesan atau isi pembicaraan
sebenarnya hanya 7 persen. Sementara yang sangat menentukan adalah penampilan dan cara
membawakan presentasi, termasuk intonasi dan penekanan suara. Oleh karena itu, ketiga faktor
tersebut yang harus kita pahami, apabila kita ingin berkomunikasi dengan baik dan efektif di depan
umum.
PENUTUP
Kemajuan pesat dalam ilmu pengetahuan dan informasi telah mendorong perkembangan kearah
meningkatnya kebutuhan kehidupan masa depan yang lebih baik bagi para pegawai suatu kantor/
satuan kerja di instansi pemerintah/ swasta maupun organisasi kemasyarakat. Adanya peningkatan
kebutuhan tersebut akan menimbulkan harapan-harapan baru yang dapat memotivasi para pegawai
untuk bekerja yang lebih berprestasi, sehingga tuntutan target kinerja suatu kantor/ satuan kerja
tersebut akan tercapai. Disini para pegawai akan mempunyai kepercayaan atas dirinya sendiri,
sehingga mereka menjadi aktif dan tidak apatis terhadap kemungkinan perbaikan kehidupan masa
depannya.
Pada suatu kantor/ satuan kerja tersebut, apabila ada para pegawainya merasa mendapat
peningkatan kebutuhan namun tidak ada harapan-harapan baru, maka akan menyebabkan gairah
dalam bekerja menurun atau menjadi kurang berprestasi, sehingga target kinerja suatu kantor/
satuan kerja tersebut tidak tercapai. Disini secara teori ada fungsi/ tugas pimpinan dalam jenjang
apapun untuk membantu memotivasi para bawahannya agar terjadi peningkatan kinerja dan
kepuasan bekerja, dengan langkah-langkah sebagai berikut:






Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa
mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
Pastikan ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan atau imbalan, dan setiap
hubungan semacam itu dihormati;
Pastikan semua pegawai diperlukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah obyektif;
Apabila mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak setiap pegawai
dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya.
Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan tempat kerja dan kembangkan
gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah, untuk menyesuaikan kondisi
para bawahan dan lingkungannya.
Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan
kerja, interaksi sosial diantara para pegawai, pemanas (pendingin) rungan atau penerangan
dan semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Dalam memotivasi para bawahannya, para pimpinan tersebut dituntut untuk bisa berbicara atau
berkomunikasi secara baik dan efektif, dengan memperhatikan tiga hal, yaitu: pertama, wawasan
atas materi yang akan disampaikan; kedua, cara kita menyampaikan yang meliputi gerak, intonasi
suara dan penekanannya; dan ketiga adalah penampilan kita. Ketiga hal tersebut sebenarnya dapat
dipelajari asalkan kita bersedia mempelajarinya. Oleh karena itu, tipe-tipe kepribadian tertentu tidak
dapat menjadi kendala kita untuk berkomunikasi secara baik dan efektif. Sepanjang kita memiliki
motivasi yang baik untuk maju dan berkembang, kita akan mampu mencapai keberhasilan yang kita
inginkan.
Referensi:
O’dell, Carla dan Leavitt, Paige, 2004, The Executive Role in Knowledge Management, American Productivity and
Quality Center.
Spencer, Lyle M, and Signe M, Spencer, 1993, Competency at Work: Model for Superior Performance, John Willey
& Sons, Inc.