C. Teknik Dasar Manajemen Basis Data

MODUL PERKULIAHAN
Teknologi
Informasi Dan
Sistem Informasi
Manajemen
Manajemen Sumber Daya Data
Fakultas
Program Studi
Ekonomi Dan Bisnis
Magister Akuntansi
Abstract
MODUL
05
Kode MK
Disusun Oleh
MK
Dr. Syamsu Alam, SE., M.Si., Ak.
Kompetensi
MANAJEMEN SUMBER DAYA DATA
A. Pendahuluan
Data merupakan sumberdaya perusahaan, yang kebanyakan disimpan secara
elektronik. Manajemen data yang baik menjadi kunci ketercapaian sasaran-sasaran
bisnis.Secara internal data perusahaan akan dishare dan digunakan bersama. Data
tidak dimiliki oleh individu atau unit organisasi tertentu, tetapi oleh organisasi
seutuhnya. Data harus dikelola selayaknya aset perusahaan yang lain.
Sistem manajemen data base mengorganisasikan volume data dalam jumlah
yang besar digunakan oleh perusahaan dalam transaksi – transaksinya sehari – hari.
Data harus diorganisasikan sehingga para manajer dapat menemukan data tertentu
dengan mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan.
Meningkatnya arti penting data base sebagai sumber daya yang mendukung
pengambilan keputusan telah menghruskan para manajer mempelajari lebih jauh
perancangan dan penggunaan data base. Untuk itu perlu dilakuan manajemen data
base, yang terdiri dari proses pengumpulan, integritas pengujian, penyimpanan data,
keamanan, pemeliharaan, pengorganisasian data, serta pengambilan data yang di
butuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Manajemen data merupakan bagian dari Manajemen Sumber Daya Informasi
serta memastikan bahwa sumber daya data perusahaan mencerminkan secara akurat
system fisik yang diwakilinya. Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan
sekunder, yang dapat berbentuk berurutan (Sequential) atau akses langsung (direct
access). Pita magnetik (magnetic tape) merupakan medium penyimpanan berurutan
yang paling populer dan piringan magnetic (magnetic disk) merupakan cara utama
mencapai akses langsung. Namun, teknologi akses langsung yang baru, yaitu compact
disk, semakin populer.
Sebelum era database, perusahaan mengalami keterbatasan dalam manajemen
data mereka karena cara pengaturan data dipenyimpanan sekunder. Usaha mula-mula
untuk mengatasi kendala ini meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemprograman komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokkan catatan file, serta
indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam catatan data. Konsep database
dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara
beberapa file.
‘13
2
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Perangkat lunak yang mengelola database disebut system manajemen database
(Database Management System) – DBMS. Semua DBMS memiliki pengolah bahasa
deskripsi data (data description language processor) yang digunakan untuk
menciptakan database, serta pengelola database yang menyediakan isi database bagi
pemakai. Pemakai menggunakan manipulasi data dan query language. Orang yang
bertanggung jawab atas database dan DBMS adalah pengelola database (database
administrator), atau disingkat DBA.
Manajemen data base system tidak dapat mengeliminasi pengulangan data
dalam keseluruhan organisasi, tapi dapat membantu mengendalikan adanya pengulangan. Akses dan ketersediaan informasi dapat ditingkatkan dan biaya pengembangan dan pemeliharaan data dapat dikurangi karena penggunaan dan programer
dapat menunjukan pertanyaan ad hoc dari data dalam database. DBSM memudahkan
mengelola data secara terintegrasi, memudahkannya dan mengamankannya.DBSM
menggunakan model database yang berbeda untuk menjaga jalur kesatuan, artribut,
dan hubungan. Bussiness intelligence (BI) adalah suatu kategori aplikasi dan teknik
yang luas untuk gathering, stoting, analyzing dan penyediaan akses ke data. Membantu user-user perusahaan membuat keputusan-keputusan bisnis dan strategis lebih
baik. Aplikasi-aplikasi pokok termasuk aktivitas-aktivitas qury dan reporting, online
analytical processing. Itulah mengapa dilakukan manajemen terhadap data, yang
sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan perusahaan. Berikut ini akan
dibahas bagaimana memanajemen data base dalam perusahaan.
Data merupakan catatan atas fakta. Menurut Sumber : www.wikipedia.com, Data
adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan
adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf,
angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan
sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data base merupakan
suatu gabungan file yang saling berhubungan dan saling berkoordinasi secara
terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi
yang seharusnya dipergunakan dan dikelolah oleh seluruh bagian organisasi tersebut,
bukan hanya satu departemen saja yang melakukan fungsi tersebut.
Data yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi, pengorganisasian data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang
terorganisasi dan saling berkaitan antara satu sama lainnya merupakan Basis data
(database). Sedangkan untuk mengelola dan mengorganisasikan database yang
‘13
3
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dibangun dalam suatu Sistem dibutuhkan suatu pengelolaan database yang di sebut
dengan sistem manajemen basis data (Database management system - DBMS).
DBMS merupakan sofware yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan,
disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data,
mekanisme pemakaian data secara bersama.
Sistem manajemen basis data (SMBD), adalah suatu sistem atau perangkat
lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi
terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal SMBD adalah akuntansi,
sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, SMBD telah berkembang
menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan.
Sebagian besar perhatian sekarang diarahkan pada database yang sangat
besar, yang disebut data warehouse. Proses pengambilan, yang disebut penggalian
data (data mining), memberikan tingkat dukungan yang lebih tinggi bagi pemakai
daripada yang biasanya. DBMS menyediakan keuntungan yang nyata bagi
perusahaan yang menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi.
B. Mengelola Sumber Daya Data
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan
akurat, mutakhir, aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan
manajemen data mencakup :
a. Pengumpulan data
b. Integritas pengujian
c. Penyimpanan
d. Keamanan
e. Pemeliharaan
f. Organisasi
g. Pengambilan
a. Pengumpulan Data
Pengumpulan dapat dilakukan :
 Dilapangan
 Dari individual
 Melalui metoda manual
 Time Studies
‘13
4
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Surveys
 Observations
 Contributions dari expert
 Menggunakan instrument-instrument dan sensor2
 Transaction processing system (TPS)
 Via electronic transfer
 Dari web site (clickstream)
Sumber-sumber data
1. Sumber Data Internal umumnya disimpan dalam data base perusahaan. Data
tentang people, products, services, dan processes.
2. Data Personal adalah dokumentasi dari expertise pegawai perusahaan umumnya
dipelihara oleh pegawai, dalam bentuk :
a. Estimasi penjualan
b. Opini tentang para pesaing
c. business rules
d. Procedures
e. Dls.
3. Sumber data External dapat berasal dari database komersial ataupun laporanlaporan Pemerintahan
4. Internet dan Commercial Database Services dapat diakses melalui internet.
b. Integritas Pengujian
Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS (Data base Manajemen
system). Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian
berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang
mengakibatkan pemborosan media penyimpanan Beberapa masalah kualitas data
disebabkan oleh redudansi dann ketidakkonsistenan data yang dihasilkan oleh
lingkungan file tradisional. Masalah kualitas data seperti kesalahan dalam penulisan
nama, angka yang tertukar, atau kode yang salah atau hilang. Analisis kualitas data
dimulai dengan audit kualitas data, yaitu suatu penyelidikan terstruktur mengenai
ketetapan dan level kelengkapan data dalam sistem informasi. Data cleasing dan data
scrubbing terdiri dari aktivitas untuk mendikteksi dan mengkoreksi data dalam
database atau file yang salah, tidak lengkap belum diformat atau pengulangan data.
‘13
5
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
c. Penyimpanan Data
Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana data dan informasi
disimpan dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari.
Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam kategori berikut:
 Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang,
tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field.
 Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh,
suatu record daftar gaji karyawan, pada umumnya berisi beberapa field, seperti
nama mereka, nomor jaminan sosial, departemen/unit kerja, dan gaji.
 File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh,
suatu file daftar gaji berisi record gaji untuk semua karyawan suatu perusahaan.
 Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan.
 Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan
personil, dan ketrampilan karyawan.
Penyimpanan data meliputi :
1. Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)
 Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium enyimpanan yang terdiri
dari suatu catatan mengikuti satu atatan lain dalam suatu urutan tertentu .
 Contoh pita magnetik yg digunakan untuk menyimpan data omputer memiliki
bentuk fisik yg sama dengan pita audio.
2. Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)
 Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara
berurutan.
 DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan
digunakan sebagai media input.
d. Keamanan
Keamanan data telah menjadi bagian dari pengembangan teknologi informasi
mengingat bahwa berjuta-juta bit informasi telah dipertukarkan dalam jaringan
komputer terutama di internet. Masalah keamanan data dapat diklassifikasi kedalam
beberapa dimensi. Suatu situs komersial misalnya harus memenuhi persayaratan
berikut ini.
‘13
6
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Secrecy: kategori kemanan komputer yang meliputi perlindungan data/informasi
terhadap akses dari pihak-pihak yang tidak berhak serta masalah keaslian (autentik)
dari sumber data/informasi. Masalah secrecy berkaitan dengan proses enkripsidekripsi serta proses autentikasi.
 Integrity: kategori keamanan data yang menjamin bahwa data tidak terganggu
selama proses transfer dari sumber ke tujuan melalui saluran-saluran komunikasi.
Masalah integrity berkaitan dengan bagaimana melindungi data dari penyusup yang
berusaha masuk ke sumber data, atau menyusup dalam jaringan data, untuk
mengubah dan merusak. Masalah virus yang bisa menghancurkan data juga
menjadi bagian dari integrity.
 Availability: kategori keamanan data yang bisa mempertahankan sumber informasi
agar selalu sedia dan aktif melayani para penggunanya. Masalah availability
berkaitan dengan usaha melindungi server dari gangguan yang bisa menyebabkan
server gagal memberi pelayanan (denial of service / DOS).
Jenis Keamanan Data
Keamanan data ada beberapa macam, diantaranya Enkripsi, Firewall, Secure
Socket Layerv, Kriptografi, Pretty Good Privacy.
 Enkripsi adalah sebuah proses yang melakukan perubahan sebuah kode dari yang
bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca).
Enkripsi juga dapat diartikan sebagai kode atau chipper.
 Firewall adalah suatu keamanan yang bersifat seperti sebuah filter yang bertujuan
untuk menjaga (prevent) agar akses (ke dalam atau ke luar) dari orang yang tidak
berwenang tidak dapat dilakukan.
 Secure Socket Layerv adalah suatu bentuk penyandian data sehingga informasi
rahasia seperti nomor kartu kredit atau kontrol autentikasinya tidak dapat dibaca
atau di akses oleh pihak lain selain pemiliknya daan server (pemilik servis).
 Kriptografi adalah seni menyandikan data. Menyandikan tidak harus berarti
menyembunyikan meskipun kebanyakan algoritma yang dikembangkan di dunia
kriptografi berhu bungan dengan menyembunyikan data.
 Pretty Good Privacy adalah salah satu algoritma keamanan komunikasi data melalui
internet untuk komunikasi harian semacam electronic mail. PGP merupakan
gabungan antara sistem pembiatan digest, enkripsi simetris dan asimetris.
‘13
7
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
e. Pemeliharaan data
Pemeliharaan data perlu dilakukan untuk mencapai data yang berkualitas dan
sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini termasuk penting karena berpengaruh
pada pengambilan keputusan perusahaan.
f. Organisasi data
Perusahaan menyimpan data dalam jumlah yang besar di system informasi
berbasis computernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitru banyak
transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian
yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan,
kondep data telah di pecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil.
Konsep-konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangun yang
dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang
terorganisasi dan dapat diakses.
g. Pengambilan
Setelah dilakukan pengumpulan, pengujian, penyimpanan, keamanan, pemeliharaan, dan organisasi, langkah selanjutnya adalah pengambilan data yang di butuhkan
perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis yang sesuai.
Database telah mengalami perkembangan sejalan dengan penelitian-penelitian
para ahli, ada beberapa model database :
1. Hierarchical database.
Adalah merupakan kumpulan record yang dihubungkan satu sama lain yang
membentuk struktur pohon
2. Network Database.
Database yang terbentuk dari sekumpulan record yang membentuk relasi dalam
bentuk ring
3. Relational Database.
Berisi kumpulan tabel, dimana setiap tabel mempunyai nama dan struktur yang
unik. Dalam setiap tabel, masing-masing record data diorganisasikan dalam struktur
yang sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi penghubung antara satu
dengan lainnya.
‘13
8
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4. Web Warehause.
Data warehouse (gudang data) merupakan sebuah database dengan peralatan
pembuatan laporan dan query yang menyimpan data kini dan data historis secara
terpusat,biasanya digunakan untuk menyajikan laporan dan melakukan analisis
guna mendukung pengambilan keputusan manajerial.
Membuat Basis Data
Konsepnya, proses pembuatan sebuah data base melibatkan 3 langkah utama,
yaitu :
1. menetukan kebutuhan data, berdasarkan pendekatan yang berorientasi pada
proses dan pemodelan perusahaan.
2. menguraikan data tersebut
3. memasukkan data ke dalam basis data
Masalah-maslah dalam lingkungan File
Setiap aplikasi memerlukan file sendiri dan program komputer sendiri untuk
beroperasi. Proses ini terjadi ke berbagai file utama yang diciptakan, dipelihara, dan
dioperasikan secara terpisah oleh divisi atau departemen dan berlangsung 5 sampai
10 tahun, organisasi ini akan dipenuhi dengan ratusan program dan aplikasi yang
sangat sulit untuk dijaga dan dikelola. Masalah-masalah itu antara lain:
 Redudensi Data dan Inkonsistensi
Adalah kehadiran duplikasi data (pengulangan data) dalam berbagai file data. Jadi
beberapa data yang sama disimpan dilebih dari satu tempat atau lokasi. Hal ini
berakibat perusahaan sulit menciptakan menajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai penawaran, atau sistem perusahaan yang mengintegrasikan data dari
sumber daya yang ada.
 Ketergantungan Program Data
Ketergantungan program data berarti pasangan data yang disimpan dalam file
dengan program soecifikasi yang dibutuhkan untuk meng-update dan memelihara,
jika merubah programnya membutuhkan prubahan data.
 Kurang fleksibel
‘13
9
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sistem file tradisional tidak dapat memberikan laporan atau respon ad hoc untuk
kebutuhan informasi yang tidak terantisipasi secara tepat waktu.
C. Teknik Dasar Manajemen Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi
biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat
record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu
kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan
menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam
dalam satu record.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai
beberapa kriteria penting, yaitu :
1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis
datanya.
3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis data
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Efisiensi meliputi speed, space dan accurancy.
2. Menangani data dalam jumlah besar.
3. Kebersamaan pemakaian (Sharebility).
4. Meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.
Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data (SMBD). Komponen-komponen sistem basis data meliputi :
1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data.
2. Sistem Operasi (Operating System) atau perangkat lunak untuk mengelola basis
data.
3. Basis data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.
4. Sistem Manajemen Basis Data (SMBD).
5. Pemakai (User).
6. Aplikasi lain.
‘13
10
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Konsep Basis Data
Seperti yang dijabarkan sebelumnya DBMS atau database management system
merupakan perangkat lunak yang menyediakan akses terhadap Data base atau bisa
juga disebut sebagai system piranti lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui
elemen data mana yang dapat diakses oleh pengguna. Program pengguna mengirimkan permintaan data pada DBMS yang mengesahkan dan mengotorisasi akses ke
basis data, sesuai dengan tingkat otoritas pengguna. Jika pengguana meminta data
yang dia tidak punya otoritasnya, permintaan itu akan ditolak. Jadi prosedur untuk
menetapkan otoritas pengguna informasi disebuah organisasi merupakan masalah
pengendalian penting yang harus diperhatikan oleh seorang akuntan.
Struktur Basis Data
Perangkat untuk menjaga abstraksi data dikenal dengan sebutan data model.
Data model merupakan kumpulan konsep yang dapat digunakan untuk menggambar
struktur data. Struktur basis data meliputi tipe data, relationship, dan beberapa syarat
yang harus dipenuhi basis data.
Lima struktur database meliputi :
1. Struktur hierarkis
Membuat hubungan antar record membentuk hierarki atau struktur seperti pohon.
Semua record merupakan dependen dan diatur dalam struktur multitingkat, terdiri
dari record root dan sejumlah tingkat subordinat. Semua hubungan antar record
adalah one to many karena setiap elemen data dihubungkan ke hanya satu elemen
diatasnya.
2. Struktur jaringan
Struktur ini memungkinkan hubungan many to many antar record. Dalam Database
jaringan , record dapat dihubungkan ke lebih dari satu orang tua, memungkinkan
banyak hubungan ke banyak diantara data. Serupa dengan database hierarki, data
base jaringan menggunakan hubungan yang eksplisit, yang disebut pointer untuk
menghubungakan member dan owner. Secara fisik pointer adalah alamat panyimpanan yang mengandung lokasi dari sebuah record yang berhubungan.
3. Struktur relasional
Database relational mengguanakan susunan data berupa tabel yang terdiri dari
baris dan kolom yang konsisten dengan situasi bisnis dunia nyata. Dalam database
relational, tabel disebut relation , dan model didasarkan pada teori matematika dari
‘13
11
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
himpunan dan relasi. Dalam model ini masing-masing baris dan data ekuivalen
dengan record dan masing-masing kolom ekuivalen dengan field.
4. Struktur multidimensional
Struktur multidimensional adalah variasi dari model relasional yang menggunakan
struktur multidimensional untuk mengatur data dan menyajikan hubungan antar
data. Model ini dapat divisualisasikan sebagai data cube dan kotak dalam data
cube. Contohnya, sebuah sel dapat berisi total penjualan untuk sebuah produk
dalam suatu daerah untuk saluran penjualan tertentu dalam suatu bulan.
5. Struktur yang berorientasi pada objek
Database berorientasi objek ini ide utamanya adalah bahwa sebuah objek adalah
merupakan sejumlah kecil dari data yang terletak bersama dengan seluruh data
yang dibutuhkan agar dapat dilaksanakan suatu operasi terhadap data tersebut.
Model database yang berorientasi pada objek dianggap merupakan salah satu
teknologi penting dari generasi baru aplikasi multimedia berbasis web. Model yang
berorientasi pada objek ini juga mendukung pewarisan (inheritance) maksudnya,
objek-objek baru dapat secara otomatis dibuat dengan mereplikasi beberapa atau
semua karakteristik dari satu atau lebih objek asal (parent).
Ada beberapa definisi yang umum digunakan dalam basis data :
1. Entitas. Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya
direkam. Pada bidang administrasi siswa misalnya, siswa, buku, pembayaran.
2. Atribut. Atribut biasa disebut juga data elemen, data field, atau data item yang
digunakan untuk menerangkan suatu entitas dan mempunyai harga tertentu,
misalnya atribut dari entitas pegawai diterangkan oleh, nama, umur, alamat,
pekerjaan.
3. Data Value (Nilai Data). Data Value (Nilai Data) adalah data aktual atau informasi
yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. Atribut nama pegawai
menunjukan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai datanya
misalnya adalah Anjang, Arif, Suryo, dan lain-lain yang merupakan isi data nama
pegawai tersebut.
4. File/Tabel. File/Tabel adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang
elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.
5. Record/Tuple. Record/Tuple adalah Kumpulan elemen-elemen yang saling
berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record
mewakili satu data atau informasi.
‘13
12
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Persyaratan Basis Data
Ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan pada pembuatan file basis data agar
dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu :
a. Redudansi dan Inkonsistensi Data. Redudansi dan Inkonsistensi adalah Penyimpanan data yang sama dibeberapa tempat disebut redundansi, hal ini menyebabkan
pemborosan dan menimbulkan inkonsistensi data (data tidak konsisten) karena bila
terjadi perubahan terhadap data maka data harus dirubah dibeberapa tempat, hal ini
tentunya tidak efisien.
b. Pengaksesan Data. Pengaksesan Data adalah Data dalam basis data harus siap
diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya. Oleh karena itu perlu dibuat suatu program pengelolaan atau suatu aplikasi
untuk mengakses data yang dikenal sebagai DBMS.
c. Data Terisolasi Untuk Standarisasi. Jika data tersebar dalam beberapa file dalam
bentuk format yang tidak sama, maka akan menyulitkan dalam menulis program
aplikasi untuk mengambil dan menyimpan data, oleh karena itu data dalam satu
database harus dibuat satu format sehingga mudah dibuat program aplikasinya.
d. Masalah Keamanan (security). Tidak setiap pemakai sistem basis data diperbolehkan untuk mengakses semua data, misalnya data mengenai gaji pegawai hanya
boleh dibuka oleh bagian keuangan dan personalia, sedang bagian gudang tidak
diperkenankan untuk membukanya. Keamanan dapat diatur dan disesuaikan baik
ditingkat basis data atau aplikasinya.
e. Masalah Integritas (Integrity). Basis data berisi file yang saling berhubungan,
masalah utama adalah bagaimana kaitan antar file tersebut terjadi meski diketahui
bahwa file A terkait dengan file B, namun secara teknis ada field yang mengaitkan
kedua file tersebut oleh karena itu field kunci tidak dapat diabaikan dalam
merancang suatu basis data.
f. Multiple User. Salah satu alasan basis data dibangun adalah karena nantinya data
tersebut digunakan oleh banyak orang, baik dalam waktu berbeda maupun bersamaan sehingga kebutuhan akan basis data handal yang mendukung banyak
pemakai perlu dipertimbangkan.
g. Data Independence (Kebebasan Data). Pada aplikasi yang dibuat dengan bahasa
pemrograman seperti BASIC misalnya, apabila program telah selesai dibuat dan
ternyata terjadi perubahan terhadap struktur file maka program tersebut harus
diubah, ini artinya program tersebut tidak bebas terhadap database yang ada.
‘13
13
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Berlainan dengan paket DBMS apapun yang terjadi pada struktur file, setiap kali
hendak melihat data cukup dengan utility LIST. Ini artinya perintah DBMS bebas
terhadap database karena apapun perubahan terhadap database, semua perintah
akan stabil tanpa ada yang perlu diubah. Data independence dapat dibagi menjadi
dua bagian, yaitu :
 Phisycal Data Independence : Kebolehan untuk mengubah pola fisik database
tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada
level fisik biasanya hanya pada saat meningkatkan daya guna.
 Logical Data Independence : Kebolehan mengubah pola konseptual tanpa
mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali. Modifikasi pada level
konseptual teristimewa saat struktur logika database berubah, ditambahkan atau
dikurangi.
Tipe Basis data
Tipe-tipe basis Data dibagi 4, antara lain :
1. Database operasional
Menyimpan data terinci yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan
operasi dari suatu perusahaan. Database operasional juga disebut subject area
database (SADB), database transaksi (transaction database), dan database
produksi (production database). Contohnya, database pelanggan, database sumber
daya manusia, database persediaan, dan database-database lainnya yang berisi
data yang dihasilkan melalui operasi bisnis.
2. Database terdistribusi
Dapat bertempat dalam server jaringan di internet, intranet dan ekstranet
perusahaan atau di jaringan perusahaan lain. Contohnya, database terdistribusi
dapat berupa salinan dari database operasional atau analitis, database hipermedia,
atau jenis database lainnya.
3. Database eksternal
Akses ke informasi yang kaya dari database eksternal tersedia secara gratis dari
berbagai layanan komersial online, dan dengan atau tanpa biaya dari sumber di
internet. Contohnya, jurnal, newsletter, dan bahan lainnya yang terdapat di internet.
‘13
14
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4. Database hipermedia
Database hipermedia dapat terdiri dari berbagai halaman hiperlink dari multimedia
(teks, grafik dan gambar fotografi, klip video, segmen audio, dan lain-lain).
D. Abstraksi Data
Kegunaan utama sistem basis data adalah agar pemakai mampu menyusun
suatu pandangan abstraksi dari data. Bayangan mengenai data tidak lagi memperhatikan kondisi sesungguhnya bagaimana satu data masuk ke database disimpan
dalam sektor mana, tetapi menyangkut secara menyeluruh bagaimana data tersebut
dapat diabstraksikan mengenai kondisi yang dihadapi oleh pemakai sehari-hari.
Sistem yang sesungguhnya, tentang teknis bagaimana data disimpan dan
dipelihara seakan-akan disembunyikan kerumitannya dan kemudian diungkapkan
dalam bahasa dan gambar yang mudah dimengerti oleh orang awam.
Ada tiga kelompok pemakai dalam tingkatan abstraksi saat memandang suatu
database, yaitu :
1. Level Fisik. Level ini merupakan level abstraksi paling rendah karena menggambarkan bagaimana data disimpan dalam kondisi sebenarnya.
2. Level Konseptual. Level ini menggambarkan data apa yang disimpan dalam
database dan hubungan relasi yang terjadi antara data dari keseluruhan database.
Pemakai tidak memperdulikan kerumitan dalam struktur level fisik lagi, penggambaran cukup dengan memakai kotak, garis,dan hubungan secukupnya.
3. Level Pandangan Pemakai (View level). Level ini merupakan level abstraksi data
tertinggi yang menggambarkan hanya sebagian saja yang dilihat dan dipakai dari
keseluruhan database, hal ini disebabkan beberapa pemakai database tidak
membutuhkan semua isi database.
E. Managemen Basis Data
Pentingnya Data adalah bagi perusahaan untuk keunggulan kompetitif. Sebuah
aktifitas manajerial yg mengimplementasikan teknologi informasi seperti manajemen
database, gudang data dalam tugasnya untuk mengelola sumber data organisasi untuk
memenuhi pihak yg berkepentingan.
Proses ini biasanya menggunakan (input-proses-output) untuk mengakses dan
mengekstrak data yg releven serta mengubahnya kedalam bentuk umum. Misalnya :
beberapa anak perusahaan mencatat aktifitas menggunakan definisi data yg berbeda
‘13
15
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
sehingga hasil data kurang optimal. Pemecahan : membuat kesepakatan mengenai
definisi data untuk semua kegiatan bisnis
Hierarki Data
1. Data
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih
memerlukan adanya suatu pengolahan.
 Karakter : adalah suatu huruf, angka, symbol dsb.
 Field: sekelompok karakter yg terhubung contoh: nama Field mewakili atribut
(karakter/kualitas) dari entitas (objek, orang dsb) Contoh : database PLN
 Entitas : pelanggan, meteran, tagihan, pembayaran, penggunaan materan
 Hubungannya : tagihan dikirim ke pelanggan dan pelanggan bayar
Catatan : field data yg saling terhubung dan dikelompokkan sehingga catatan dapat
mewakili atribut
Contoh : catatan penggajian meliputi nama orang, upah, jaminan social dsb
2. File
File adalah kumpulan dari record yang saling berhubungan. Contoh : penggajian :
master karyawan vs transaksi
3. Database
Database adalah kumpulan terintegrasi dari elemen data yang secara logic saling
terhubung. Jenis Database :
 Database Operasional : berisi data operasi perusahaan berupa transaksi, produksi
dan sebagainya.
 Database terdistribusi : data yg terdapat dalam server jaringan dapat berupa copy
dari database operasional
 Database eksternal : dalam dunia maya. Contoh: database Produksi, database
SDM
Data Warehousing
Penggudangan data (data warehousing) adalah sebuah penampungan data
secara elektronik dari sebuah organisasi. Gudang data (data warehouse) dirancang
untuk memudahkan pelaporan dan analisa data.
‘13
16
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Penggudangan data yang berfokus pada penyimpanan data. Namun, cara untuk
mengambil dan menganalisis data, mengekstrak, mengubah dan mengambil data, dan
untuk mengelola kamus data juga dianggap komponen penting dari sistem pengudangan data. Banyak referensi dalam pergudangan data ini menggunakan konteks yang
lebih luas. Oleh karena itu, definisi yang diperluas untuk data pergudangan meliputi
bussiness intelegence tools, alat-alat untuk mengambil, mengubah, dan memuat data
ke dalam penampungan, dan alat-alat untuk mengelola dan mengambil metadata.
Manfaat Penggudangan Data Antara Lain
1. Penggudangan data memberikan model data umum untuk semua kepentingan
tanpa memperdulikan dari mana sumber datanya. Hal ini mempermudah untuk
membuat laporan dan menganalisis informasi dibandingkan dengan model data
yang beragam seperti faktur penjualan, kuitansi penerimaan barang, buku besar,
dan lain lain.
2. Sebelum memuat data ke dalam gudang data, segala bentuk inkonsistensi
diidentifikasi dan diselesaikan. Ini sangat mempermudah pelaporan dan analisis.
3. Informasi dalam penggudangan data yang berada di bawah kontrol penggudang
data, sehingga meskipun sistem sumber data berubah seiring waktu, informasi
dalam gudang tetap dapat disimpan dengan aman selamanya. Karena terpisah dari
sistem operasional, gudang data menyediakan media data tanpa memperlambat
sistem operasional.
4. Gudang data dapat bekerja bersama-sama karena itu dapat meningkatkan nilai
aplikasi operasional bisnis, terutama sistem manajemen hubungan pelanggan.
5. Penggudangan data dapat memfasilitasi sistem pendukung keputusan aplikasi
seperti laporan kecenderungan (misalnya, dengan barang yang paling bagus
penjualannya di wilayah tertentu dalam waktu dua tahun terakhir), melaporkan
penyelewengan, dan laporan yang perbandingan antara kinerja
sebenarnya
dengan tujuan yang telah ditetapkan.
G. Data Mining (Penggalian Data)
Data mining adalah proses penggalian pola tersembunyi dari data. Semakin
banyak data dikumpulkan, dengan jumlah data yang dua kali lipat setiap tiga tahun,
data yang menjadi semakin penting untuk mentransformasikan data menjadi informasi.
Hal ini umumnya digunakan dalam berbagai praktek pencarian keterkaitan data,
seperti pemasaran, mendeteksi penyelewengan dan penemuan ilmiah. Data Mining
‘13
17
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dapat diterapkan pada set data berukuran apapun. Namun, meskipun dapat digunakan
untuk menemukan pola-pola tersembunyi di dalam data yang telah dikumpulkan, ia
tidak dapat menemukan pola yang tidak ada dalam data, ataupun dalam data yang
belum dikumpulkan. Selama berabad-abad, manusia telah menggali informasi secara
manual dari data yang ada, tetapi semakin meningkatnya volume data dalam era
modern telah memunculkan ide untuk penggalian informasi secara otomatis.
Keuntungan DBMS
DBMS memungkinkan perusahaan maupun pemakai individu untuk:
 Mengurangi pengulangan data. Jumlah total file dikurangi dengan menghapus file-
file duplikat. Juga hanya terdapat sedikit data yang sama di beberapa file.
 Mencapai idenpendensi data. Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada
dalam tiap program aplikasi. Perubahan dapat dibuat pada struktur data tanpa
mempengaruhi program yang mengakases data.
 Mengintegrasikan data dari beberapa file. Ketika file dibentuk sehingga
menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala.
 Mengambil data dan informasi secara cepat. Hubungan-hubungan logis dan DML
serta query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan
detik atau menit, yang sebelumnya mungkin memerlukan beberapa jam atau hari.
 Meningkatkan keamanan. Baik DBMS mainframe maupun computer mikro dapat
menyertakan beberapa lapis keamanan seperti kata sandi (password) , directory
pemakai, dan bahasa sandi (encryption). Data yang dikelola oleh DBMS juga lebih
aman daripada data lain dalam perusahaan.
Kerugian DBMS
Keputusan untuk menggunakan DBMS mengikat perusahaan atau pemakai untuk :
 Memperoleh perangkat lunak yang mahal. DBMS mainframe masih sangat
mahal. DBMS berbasis computer mikro, walau biayanya hnaya beberapa ratus
dolar, dapat menggambarkan pengeluaran yang besar bagi organisasi kecil.
 Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar. DBMS sering memerlukan
kapasitas penyimpanan primer dan sekunder yang lebih besar daripada yang
diperlukan oleh program aplikasi lain. Juga, kemudahan yang dibuat oleh DBMS
dalam mengambil informasi mendorong lebih banyak terminal pemakai yang
disertakan dalam konfigurasi daripada jika sebaliknya.
‘13
18
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA. DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan
khusus ini disediakan paling baik oleh para pengelola database (DBA).
Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyaratan mutlak untuk
pemecahan masalah. Namun, mereka memberikan dasar-dasar penggunaan
komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pemakai.
Contoh kasus
Contohnya, banyak perusahaan menggunakan data mining untuk:
Melakukan “analisis berbasis pasar” agar dapat mengidentifikasi berbagai paket
produk.
Menemukan akar dari masalah kualitas atau produksi.
Mencegah penurunan pelanggan dan untuk mendapat pelanggan baru.
mendapat gambaran mengenai pelanggan dengan lebih akurat.
‘13
19
Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen
Dr. Syamsu Alam, SE, M.Si., Ak
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id