Knowledge Management Pada Telkom, Tbk
advertisement
Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB TUGAS TERSTRUKTUR MATA KULIAH TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN PENGETAHUAN OLEH : AHMAD BURHANUDIN P056101331.46 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011 Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Organisasi merupakan kumpulan manusia yang tumbuh, berkembang, berubah, bergabung dan membagi untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan. Artinya suatu organisasi ingin mendapatkan tujuan tertentu dengan cara mengerjakan segala sesuatu secara bersam-sama. Secara teoritis organisasi terdiri dari 3 bagian, yaitu perilaku, struktur dan proses. Perilaku organisasi yaitu penelahaan tentang individu dan kelompok dalam lingkungan organisasi. Struktur organisasi adalah suatu cetak biru organisasi yang menunjukkan bagaimana manusia dan pekerjaan dikelompokkan bersama. Sedangkan proses adalah aktivitas yang memberikan nafas kehidupan bagi struktur organisasi. (Gibson et al.1985) Memasuki dunia bisnis dan menjalankan suatu usaha membutuhkan kemampuan dalam mengatur segala aspek yang terkait dengan bisnis yang akan dijalankan agar tujuan yang dinginkan dapat terwujud. Dalam hal ini adalah keinginan untuk meraih keberhasilan yanng disertai dengan besarnya keuntungan yang diperoleh. Namun, saat ini menjalankan bisnis merupakan suatu hal yang tidak mudah untuk dilakukan, mengingat tingginya tingkat persaingan yang ditandai dengan semakin banyaknya pelaku bisnis, walaupun bidang bisnis itu sendiri juga semakin meluas. Berbagai upaya dan strategi yang dilakukan oleh pelaku bisnis( perusahaan) agar mampu bertahan dalam dunia bisnis bahkan berupaya agar menjadi perusahaan dengan penguasaan terbesar. Knowledge atau pengetahuan merupakan aset yang tak ternilai yang dimiliki oleh setiap individu. Pengetahuan yang dimiliki setiap individu pun berbeda-beda tergantung dari banyaknya informasi yang dimiliki individu tersebut. Pencapaian strategi bisnis suatu perusahan bisa berhasil jika terjadi pertukaran pengetahuan yang dilakukan dalam organisasi sehingga dengan bertambahnya pengetahuan diantara karyawan dalam suatu perusahaan kinerja karyawan dalam melakukan pekerjaannya berjalan dengan baik. Pertukaran Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB pengetahuan ini akan berjalan dengan baik jika dikelola melalui knowledge management. PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (TELKOM) merupakan perusahaan penyelenggara informasi dan telekomunikasi (InfoComm) serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi secara lengkap (full service and network provider) yang terbesar di Indonesia. TELKOM menyediakan jasa telepon tidak bergerak kabel (fixed wire line), jasa telepon tidak bergerak nirkabel (fixed wireless), jasa telepon bergerak (cellular), data & internet dan network & interkoneksi baik secara langsung maupun melalui perusahaan asosiasi. PT telkom merupakan BUMN yang berhasil menerapkan knowledge management di dalam organisasinya. Hal ini terbukti dari beberapa penghargaan yang diperoleh PT Telkom atas keberhasilannya dalam mengelola knowledge management. PT telkom menerapkan knwoledge management dimulai tahun 2003 sehingga PT Telkom mampu melakukan inovasi-inovasi baru. B. Tujuan 1. Makalah ini bertujuan untuk mengetahui tentang aplikasi knowledge management yang diterapkan oleh PT Telkom (Tbk). II. TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi manajemen pengetahuan Manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah proses bagaimana organisasi menghasilkan kemakmuran dari sisi intelektual atau knowledge base assets, yakni sesuatu yang bernilai tanpa dimensi fisik yang melekat pada orang, atau diperoleh dari proses, sistem dan budaya yang berkaitan dengan organisasi, merek, pengetahuan individu, hak kekayaan inteektual (intelectual property), lisensi serta pengetahuan organisasi (pangkalan data, pemahaman mengenai proses-proses organisasi dan relationship). Kemakmuran dapat diperoleh jika organisasi dapat menggunakan pengetahuan untuk menciptakan proses yang lebih efektif dan efisien. Selain itu juga, perusahaan mampu menggunakan pengetahuan untuk menciptakan nilai atau manfaat bagi Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB konsumen dengan mendorong inovasi pengembangan produk yang unik (Djohar, 2000). Di lain pihak, Nonaka ( 1995) mengungkapkan bahwa manajemen pengetahuan adalah usaha mengumpulkan, mengorganisasi, menciptakan pengetahuan baru, menyebarkannya ke organisasi dan memanfaatkan pengetahuan tersebut dalam teknologi dan produk yang baru. Manajemen pengetahuan merupakan proses yang terus menerus harus dilakukan oleh perusahaan, sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya organisasi yang akan membentuk organisasi yang berbasis pengetahuan. Pengetahuan organisasi perpaduan pengetahuan individu dan pengetahuan kelompok yang dikelola menjadi keunggulan organisasi. Ketidakmampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan dapat mengakibatkan gagalnya organisasi melakukan inovasi berkelanjutan. Keterlibatan manajemen pengetahuan bersumber pada hambatan penciptaan pengetahuan individu dan hambatan organisasi yang terkait dengan paradigma perusahaan. Kerangka manajemen pengetahuan melibatkan sumberdaya manusia, informasi dan teknologi. Faktor penting yang berhubungan dengan sumberdaya manusia antara lain adalah mengetahui dengan pasti apa yang membuat komunitas tertarik, mengidentifikasi pengetahuan penting bagi sumberdaya manusia dan Jenis penerapan knowledge management ada dua, yaitu: 1. Tacit Knowledge Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al., 2004). Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan). Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi experience yang diambil dari kamus bahasa Inggris adalah the process of gaining knowledge or skill over a period of time through seeing and doing things rather than through studying. Yang artinya proses memperoleh pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal daripada dengan belajar. Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB 2. Explicit knowledge Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent. Explicit knowledge dalam penelitian ini adalah job procedure dan technology. Job procedure adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure. Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja, dimana tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan dan tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untuk proses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. B. Tantangan Dan Manfaat Manajemen Pengetahuan Keefektifan manajemen dan kajian pengetahuan yang ada dalam organisasi memerlukan pandangan yang menyeluruh mengenai organisasi tersebut. Manajemen pengetahuan mencakup aspek sumberdaya manusia, budaya organisasi dan infrastruktur organisasi. Pengetahuan bukan hanya data atau pun informasi, tetapi juga pengalaman dan pendapat para pakar. Data merupakan kumpulan fakta tentang kejadian yang bersifat objektif dan diskret. Pengetahuan berdasarkan sudut pandangnya dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan yang ada pada diri seseorang dan relatif sulit untuk diformalkan atau diterjemahkan, sehingga masih Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB ada hambatan untuk dikomunikasikan dengan individu lainnya. Pengetahuan tacit bersifat subyektif, intuisis, terkait erat dengan aktifitas dan pengalaman individu serta idealisme, nilai dan emosi ( Natarajan dan Sekhar,2001). Pengetahuan tacit memiliki dua elemen, yaitu kognitif dan teknik. Kognitif berkaitan dengan pikiran, sehingga dikenal dengan mental model. Mental model merupakan suatu kerangka atau pola pikir dalam melihat atau menganalisa suatu fenomena. Elemen kedua, yaitu teknis, berkaitan dengan keterampilan psikomotor seseorang, keahlian atau kecakapan seseorang yang berkaitan dengan know-how (Endaryono, 2004). Pengetahuan eksplisit addalah pengetahuan yang dapat dikemukakan dalam bentuk data, formulasi, spesifikasi produk, manual dan prinsip-prinsip umum. (Natarajan dan Shekhar, 2001). Dalam organisasi, terdapat hubungan antara pengetahuan individu kolektif dan pengetahuan eksplisit-tacit (gambar). bentuk pertama pengetahuan eksplisit individu yang diinterpretasikan dengan kecakapannya dan pengetahuan yang terdapat dalam individu tersebut dapat dengan mudah diajarkan atau dituliskan. Bentuk kedua adalah pengetahuan tacit individu yang merupakan pengetahuan yang melekat pada individu yang berupa kerangka berpikir, keahlian, kebiasaan dan pengetahuan abstrak dan tidak diartikulasi. (Lyles dan Schwenk dalam Endaryono, 2004). Bentuk yang ketiga adalah pengetahuan kolektif eksplisit adalah pengetahuan yang berada di tingkat organisasi yang dapat dengan mudah diajarkan atau didokumentasikan. Pengetahuan tersebut merupakan manifestasi di dalam standar prosedur operasional, dokumentasi, sistem informasi dan peraturan ( Brown dan Duguid dalam Endaryono, 2004). Bentuk yang keempat merupakan pengetahuan tacit kolektif yang terdapat dalam ruitnitas organisasi, budaya perusahaan dan corporate mindset (Chua,2002). individu Pengetahuan eksplisit individu Pengetahuan tacit individu Pengetahuan eksplisist kolektif Pengetahuan tacit kolektif kolektif Eksplisit Tacit Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB Pengetahuan diciptakan dan dikonversi, pengetahuan merupakan interaksi pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit, yang dapat digambarkan sebagai empat model yang berbeda (gambar), yaitu dari pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit yang disebut dengan sosialisasi, dari pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit, yang disebut dengan eksternalisasi, dari pengetahuan eksplisit ke pengetahuan eskplisit yang disebut kombinasi dan dari pengetahuan eksplisit ke pengetahuan tacit yang disebut dengan internalisasi. Sosialisasi merupakan proses berbagi pengalaman, baik mental maupu keterampilan teknik. Eksternalisasi merupakan proses menerjemahkan pengetahuan tacit ke dalam konsep yang eksplisit, seperti buku, laporan dan lain sebagainya, dengan menggunakan analogi dan model, sedangkan kombinasi merupakan sistematika proses perubahan pengetahuan menjadi sistem pengetahuan dapat dilakukan melalui berbagai macam media, seperti dokumen, rapat, percakapan telepon atau pun jaringan komputer. Internalisasi adalah proses penyerapan pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit, berhubungan erat dengan proses belajar sambil bekerja (learning by doing) (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Pengetahuan tacit ke pengetahuan eksplisit Pengetahuan tacit Sosialisasi Dari Symphatized knowledge Conceptual knowledge Pengetahuan eksplisit Internalisasi Operational knowledge Ektsernalisas Kombinasi Systematic knowledge Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB III. PEMBAHASAN A. Gambaran Umum PT Telkom (Tbk) PT TELKOM, Tbk adalah Suatu Badan Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa Telekomunikasi. PT TELKOM menyediakan sarana dan jasa layanan Telekomunikasi dan informasi kepada masyarakat luas sampai kepelosok daerah di seluruh Indonesia. Sejarah PT. TELKOM di Indonesia pertama kali berawal dari sebuah badan usaha swasta penyediaan layanan pos dan telegrap yang didirikan kolonial Belanda pada tahun 1882. Pada tahun 1905 pemerintah kolonial Belanda mendirikan perusahaan Telekomunikasi sebanyak tiga puluh delapan perusahaan. Kemudian Pada tahun 1906 pemerintah Hindia Belanda membentuk suatu jawatan Pos, Telegrap dan Telepon (Post, Telegraph en Telephone Dienst/ PTT). Pada tahun 1961 status jawatan diubah menjadi perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Kemudian pada tahun 1965 pemerintah memisahkannya menjadi perusahan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) dan perusahaan Negara Telekomunikasi (PN Telekomunikasi). Pada tahun 1974 Perusahaan Negara Telekomunikasi disesuaikan menjadi perusahaan Umum Telekomunikasi (PERUMTEL) yang menyelenggarakan jasa Telekomunikasi Nasional dan Internasional. Pada tahun 1980 Indonesia mendirikan suatu badan usaha untuk jasa Telekomunikasi Internasional yang bernama PT. Indonesian Satelite Corporation (INDOSAT) yang terpisah dari PERUMTEL. Pada tahun 1989 pemerintah Indonesia mengeluarkan UU No.3/ 1989 mengenai Telekomunikasi, yang isinya tentang peran swasta dalam penyelenggaraan Telekomunikasi. Pada tahun 1991 PERUMTEL berubah bentuk menjadi perusahaan perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia berdasarkan PP No.25/ 1991 sampai sekarang. Perubahan di lingkungan PT. TELKOM Indonesia, Tbk terus berlanjut mulai dari perusahan jawatan sampai perusahaan public. Perubahan-perubahan besar terjadi pada tahun 1995 meliputi (1) Restrukturisasi Internal; (2) Kerjasama Internal; (3) Intial Publik Offering (IPO). Jenis usaha PT. TELKOM Indonesia, Tbk adalah Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB penyelenggara jasa Telekomunikasi dalam negeri dan bidang usaha terkait seperti jasa sistem Telepon Bergerak (STBS) sirkuit pelanggan, teleks, penyewaan transpoder satelit, VSAT (Verry Small Apenture Terminal) dan jasa nilai tambah tertentu. Pada tanggal 1 Juli 1995 organisasi PT. TELKOM Indonesia, Tbk berhasil menrekstruktur jenis jasa Telekomunikasi menjadi tujuh divisi regional dan satu divisi network yang keduanya mengelola bidang usaha utama. Divisi regional sebagai pengganti struktur WITEL yang memiliki daerah teritorial tertentu, namun hanya menyelenggarakan jasa telepon lokal dan mendapat bagian dari jasa SLJJ dan SLI. Divisi network menyelenggarakan jasa Telekomunikasi jarak jauh. Unit-unit bisnis PT. TELKOM Indonesia, Tbk terdiri dari Divisi, Centre, Yayasan dan Anak Perusahaan. Adapun divisi yang tersedia di PT. TELKOM yaitu: 1. Divisi Long Distance 2. Carrier dan Interconnection Service 3. Divisi Multimedia 4. Divisi Fixed Wireless Network 5. Enterprise Service 6. Divisi Regional I – Sumatera 7. Divisi Regional II – Jakarta 8. Divisi Regional III – Jawa Barat 9. Divisi Regional IV – Jawa Tengah dan Yogyakarta 10. Divisi Regional V- Jawa Timur 11. Divisi Regional VI - Kalimantan 12. Divisi Regional VII – Kawasan Timur Indonesia 13. Maintenance Service Centre 14. Training Centre 15. Carrier Development Support Centre 16. Management Consulting Centre 17. Construction Centre 18. I/ S Centre 19. R and D Centre Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB 20. Community Development Centre (CDC) B. Knowledge Management Pada PT Telkom Telkom menjadikan knowledge management sebagai salah satu strategi untuk menciptakan nilai, meningkatkan efektivitas dan produktivitas organisasi, serta keunggulan kompetitif organisasi. Diharapkan dari strategi tersebut dapat menjaga keberlangsungan organisasi dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat. Kinerja dan prestasi tinggi yang ditampilkan Telkom adalah untuk mendapatkan positioning yang kuat di benak stakeholder. Salah satu aplikasi knowledge management yang diterapkan Telkom sendiri yaitu melalui Sharing Knowledge and oleh PT Vision yang diselenggarakan atas inisiatif Human Resource Center (HRC) dan Direktorat NWS TELKOM bersama-sama dengan Learning Center dan R&D Center, dimana mengundang seluruh senior leader TELKOM yang memiliki konstelasi strategis dan pekerjaan dalam implementasi IMS. IMS adalah sebuah sebuah platform dimana semua layanan dapat dikonvergensikan pada 3 layer yang digunakan, yaitu application/service layer, IMS layer, dan transport layer. Dalam hal ini, IMS juga tidak melupakan bahwa sistem harus mengakomodasi legacy system, sehingga ada fungsi interworking dengan sistem sebelumnya. IMS ini dikembangkan karena services yang semakin berkembang dan bisa didistribusikan ke pelanggan dengan satu access device yang sama, tidak perlu berbeda-beda lagi. Satu device bisa menangani semua services. Konvergen. Semua jadi satu, mulai dari smart phone, PDA, radio, tv receiver, GPS dalam satu genggam tangan manusia. Untuk komunikasi dengan device A, mendengar berita kemacetan di radio dengan device A, browsing internet juga dengan device A. Tentunya data yang mengalir ke satu device ini menggunakan satu platform infrastruktur. Low cost infrastructure. Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB Sharing knowledge yang dilakukan oleh PT Telkom tersebut berupa Conference & Workshop. Pada tahap ini proses knowledge management yang diterapkan yaitu proses eksternalisasi yang dilakukan pembicara terhadap peserta, kemudian peserta melakukan internalisasi dari pengetahuan eksplisit yang dimiliki oleh pembicara ke pengetahuan tacit seseorang. Adanya kegiatan sharing knowledge ini diharapkan karyawan akan semakin kreatif dan inovatif sehingga kemampuannya dalam menghasilkan produk atau melakukan pelayanan akan meningkat. Selain itu Telkom juga selalu melakukan pelatihan-pelatihan kepada karyawan untuk menambah kemampuan karyawan dalam bekerja. Efisiensi penggunaan teknologi informasi dalam knowledge management atau biasa disebut Km tools adalah sarana untuk mempercepat proses penyimpanan, pengolhan, pencarian data, serta informasi. Bahkan, knowledge itu sendiri untuk menghasilkan knowledge yang baru. Teknologi informasi dogunakan untuk mengatasi berbagai hambatan sosial, jarak, ruang dan waktu untuk melakukan kolaborasi dan komunikasi yang sangat diperlukan dalam knowledge management. Teknologi informasi dapat mengatasi kendala, yakni waktu proses. Karena jika dilakukan secara manual akan memakan waktu lama. Telkom sendiri dalam hal penggunaan knowledge management tools sudah baik, karena Telkom sudah memiliki situs resmi human capital & general affairs untuk memfasilitasi komunikasi antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. Situs web ini memberi akses kepada karyawan untuk mencari kebijakan-kebijakan serta informasi lain yang terkait dengan SDM serta melakukan tanya jawab seputar masalah yang terkait dengan kebijakan SDM dan pelaksanaannya. Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Bentuk knowledge management yang dilakukan oleh PT Telkom yaitu sharing knowledge dalam bentuk conference dan workshop serta pelatihanpelatihan bagi karyawan, hal tersebut dilakukan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam melakukan pelayanan atau menghasilkan suatu produk. Dari sisi penggunaan teknologi untuk penerapan knoledge management , PT Telkom sudah melakukannya dengan baik hal itu bisa terlihat dari adanya situs human capital & general affairs untuk memfasilitasi komunikasi antara pembuat kebijakan, pengelola SDM dan karyawan. B. Saran PT Telkom,Tbk harus tetap mempertahankan knowledge management yang telah dilakukan karena telah terbukti memperbaiki kinerja Telkom sebagai salah satu BUMN di Indonesia. Knowledge Management Pada PT Telkom,Tbk Ahmad Burhanudin P056101331.46 MB-IPB DAFTAR PUSTAKA Carrillo, P., Robinson, H., Al-Ghassani, A., Anumba, C. (2004). Knowledge management in UK construction: Strategies, resources and barriers. Project Management Journal. Chua. A. 2002. Taxonomy of organizational knowledge. Singapore management review, 24, 2, 2002. Djohar, S. (2000, Juli). Knowledge management.Majalah manajemen . Donelly, J.H., M.Ivanceich, dan J.L. Gibson., 1985, organisasi, terjemahan, edisi kelima, Erlangga, Jakarta. Endaryono, t. 2004. Inovasi dan manajemen alur pengetahuan. Forum manajemen prasetya mulya. Tahun ke-XVIII, no.83, agustus 2004. Nonaka. I dan H. Takeuchi. 1995. The knowledge creating company. Oxford university press. Natarajan. G dan S.Shekhar.2001. knowledge management. Enabling business growth. Mc-graw-hill international edition. Universitas Indonesia. 2011. Implemntasi Knowledge Management di PT Telkomm Tbk. http://www.scribd.com/doc/54936449/ImplementasiKnowledge-Management-di-Telkom diakses tanggal 29 september 2011 Universitas sumatera utara .2011. Gambaran umum PT Telkom, Tbk. http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/17345/3/Chapter%20II.pdf. Diakses tanggal 30 September 2011
