11 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Apakah yang anda
advertisement
11 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Komunikasi Apakah yang anda pikirkan bila mendengar kata komunikasi ? Jawabatan atas pertanyaan ini amat beraneka ragam, mulai dari berdoa , bersendagurau, hingga penggunaan alat-alat elektronik, atau komputer canggih. Komunikasi adalah suatu topik yang amat penting diperbicarakan, bukan saja dikalangan ilmuan komunikasi, melainkan juga dakalangan awam, sehingga kata komunikasi itu sendiri memiliki banyak arti yang berlainan. Arti kata komunikasi itu sendiri menurut Communication Dictionary adalah suatu proses penyampaian pesan dari sumber kepada penerima melalui suatu saluran atau media. Proses komunikasi melalui media adalah proses penyampaian pesanpesan yang mengandung arti lewat media seperti surat kabar, radio, televisi, film, dan sebagainya. Secara terminologis atau menuurut asal katanya komunikasi berasal dari bahasa latin “ Communicatio “ yang berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain.5 Ilmu komunikasi merupakan ilmu yang mempelajari, menelaah dan meneliti kegiatan-kegiatan komunikasi manusia yang luas ruang lingkup ( scope )nya dan banyak dimensinya. Banyak para mahasiswa seringkali mengklasifikasikan aspek5 Onong Uchjana Effendy. 1994. Ilmu komunikasi dan praktek. Bandung. Remaja roda Karya. Hal 10. 12 aspek kedalam jenis-jenis yang satu dan yang lainya berbeda konteksnya. Yang dimaksudkan dengan komunikasi berdasarkan bidang atau konteksnya adalah disini dalam bidang kehidupan manusia, dimana diantara jenis kehidupan yang satu dengan jenis kehidupan yang lain terdapat perbedaan yang khas, dan kekhasan ini menyangkut pula proses komunikasi berdasarkan bidangnya komunikasi meliputi jenis-jenis berikut6 : 1. 2. 3. 4. 5. Komunikasi Sosial ( Social Communications ) Komunikasi Organisasi ( Organizations Communications ) Komunikasi Politik ( Political communications ) Komunikasi Internasional ( International Communications ) Komunikasi Antar budaya ( Intercultural Communications ) Menurut, Everret M. Rogers dan D. Lawrence Kincaid “Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam”.7 Sedangkan menurut Shannon dan Weaver “Komunikasi adalah bentuk interaksi manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya, sengaja atau tidak sengaja. Tidak terbatas pada bentuk komunikasi menggunakan bahasa verbal, tetapi juga dalam hal ekspresi muka, lukisan, seni, dan teknologi”. Selain itu menurut Gerald R. Miller “ Komunikasi trejadi ketika suatu sumber menyampaikan suatu pesan kepada penerima atau lebih, dengan maksud untuk mempengaruhui perilaku penerima.” Faktor yang harus diingat sebelum menjalankan kegiatan komunikasi dan proses komunikasi adalah tujuan melakukan komuikasi itu sendiri. Tujuan komunikasi menurut Onong Uchjana adalah menimbulkan : 6 Onong Uchjana Effendy.Ilmu, Teori&Filsafat komunikasi. PT. Citra Aditya Bakti, Bandung.2003. Hal 45 7 Hafied Cangar. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta. Raja Grafindo Persada.2004. Hal 20 13 1. 2. 3. 4. Perubahan Sikap ( attitude change ) Perubahan Pendapat ( opinion change ) Perubahan Sosial ( social change ) Perubahan Perilaku ( bahavior change ) Selalin tujuan komunikasi, faktor yang harus diingat dalam komunikasi adalah fungsi komunikasi, yang terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 2.2. Menyampaikan informasi ( to inform ) Mendidik ( to educate ) Menghibur ( to entertain ) Mempengaruhi ( to influence ) Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif interatif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Proses interaksi tersebut tidak mencerminkan organisasi, ia adalah organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam prose situ bertransaksi dan memberi makna atas apa yang terjadi. Menurut Goldhaber ( 1986 ) yang dikutip Muhammad Arni “ Organizations communications is the process of creating and exchanging messages within a netword of interdependent relationship to cope with environmental uncertainty”. Atau dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah – ubah .8 8 Goldhaber, 1986, dalam Muhammad Arni. Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara. Jakarta. 2007. Hal. 67 14 Komunikasi organisasi lebih dari sekedar apa yang dilakukan orang – orang, Komunikasi organisasi adalah suatu disiplin studi yang dapat mengambil sejumlah arah yang sah dan bermanfaat. Tantangan besar dalam komunikasi adalah bagaimana menyampaikan informasi dan bagaimana menerima informasi. Didalam komunikasi organisasi aliran informasi merupakan proses yang rumit dapat menciptakan efisiensi, dan dapat menentukan iklim dan moral organisasi. Didalam komunikasi organisasi memiliki arus komunikasi yang meliputi komunikasi vertical dan komunikasi horizontal : a) Arus komunikasi Vertikal 1. Downward communications, komunikasi berlangsung ketika orang – orang yang berada pada tatanan manajemen mengirim pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas kebawah ini adalah : a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan c. Penyampaian informasi mengenai peraturan – peraturan yang berlaku d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik 2. Upward Communications, terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah keatas adalah : a. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan 15 b. Penyampaian informasi tentang persoalan – persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaiakan oleh bawahan c. Penyampaian saran – saran perbaikan dari bawahan d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. b) Arus Komunikasi Horizontal Komunikasi ini berlangsung diantara karyawan ataupun bagian lain yang memiliki kedudukan yang setara,. Adapun fungsi arus horizontal ini adalah : a. Memperbaiki koordinasi tugas b. Indikasi Upaya pemecahan masalah c. Saling berbagi informasi d. Membina hubungan melalui kegiatan bersama Efektivitas dalam organisasi dipengaruhi oleh berbagai factor khusus. Ada empat factor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi organisasi yaitu: 1. Saluran Komunikasi Formal mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat – tingkat organisasi. 16 2. Struktur Organisasi, mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektivitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak – pihak yang bekomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. 3. Spesialisasi Jabatan, biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok – kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelompok kerja yang sama cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompo – kelompok yang sangat berbeda akan cenderung dihambat. 4. Pemilik Informasi, Menurut R. Wayne F. Faulus pemilik informasi berarti bahwa mempunyai khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan – pekerjaan mereka. Individu – individu yang memiliki informasi – informasi khusus ini dapat berfungdi lebih efektif daripada lainnya,dan banyak diantara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.9 Komunikasi informal adalah juga bagian penting dalam komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan meksud, yang meliputi antara lain, Pertama, Pemuasan kebutuhan – kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain. Kedua, penerimaan terhadap pengaruh – pengaruh yang 9 monoton atau membosankan. Ketiga, pemenuhan T. Hani Handoko. Manajemen. BPEE. Yogyakarta. 1984. Hal 278 keinginan untuk 17 mempengaruhi perilaku orang lain. Keempat, pelayanan sebagai sumber informasi hubungan yang tidak disediakan saluran – saluran komunikasi formal. 2.2.1. Fungsi Komunikasi dalam Organisasi Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu : 1. Fungsi informative Organisasi dapat dipandang sebagai suatu system pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang – orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosialdan kesehatan, izin cuti dan sebagainya. 2. Fungsi Regulatif 18 Fungsi regulative ini berkaitan dengan peraturan – peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulative ini, yaitu : 1. atasan atau orang – orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah – perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada : 1. keabsahan pimpinan dalam penyampaian perintah 2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi 3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi 4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan. 5. berkaitan dengan pesan atau message. Pesan – pesan regulative pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan – peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi Persuasif 19 Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar disbanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, bulletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keiginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi. 2.3. Komunikasi Internal Karena adanya komunikasi internal dan eksternal maka kegiatan humas mengatur hubungan di dalam dan di luar perusahaan. Di dalam menyangkut hubungan antara pimpinan dan karyawan, karyawan dan pimpinan, serta antar 20 pimpinan dengan karyawan. Sedangkan keluar menyangkut hubungan dengan pihak pemerintah, klien, dan masyarakat sekitarnya. F. Rahmadi menjelaskan bahwa Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang di pikirkan oleh karyawan.10 Hubungan internal menurut S.K Bonar dalam bukunya berjudul Hubungan Masyarakat Modern dan Hubungan karyawan atau employee Relations. Mengatur hubungan khusus antara manajemen dan pekerja agar selalu dalam kadaan baik.11 Pernyataan tersebut mengungkap bahwa hubungan karyawan adalah mengusahakan dan berbagai macam usaha dan program – program untuk mencapai pengertian kepercayaan,Bantu membantu dan bekerja sama antar kedua belah pihak. Menurut Onong Uchjana Effendy, mengatakan bahwa komunikasi internal adalah sebagai berikut, “komunikasi internal adalah komunikasi antara manajer dengan komunikan yang berada dalam organisasi terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan yang di pimpin, maka dalam manajemen tidak terjadi komunikasi antara pegawai yang sama status atau pangkatnya, tetapi juga karyawan yang memimpin dan yang dipimpin.”12 Tujuannya adalah untuk mempererat hubungan antara pimpinan dengan karyawannya, antara atasan dengan bawahannya, antara sesame karyawan ataupun semua yang terlibat dengan pihak intern, sehingga menimbulkan kepuasan kerja dalam hal ini dapat diciptakan dengan jalan terus – menerus. 10 F. Rahmadi, Public Relations Dalam Teori dan Praktek, Jakarta, Gramedia, 1997, hal 5 S.K. Bonar, Hubungan Masyarakat Modern, Bandung, Madar Maju, 1993, hal 55 12 Onong Uchjana Effendy, Human Relations, Bandung, Bandar Maju, 1993, hal 31 11 21 Komunikasi internal di definisikan oleh Lawrence D. Brennan sebagai : Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jabatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jabatan tersebut lengkap dengan struktur yang khas(organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam perusahaan atau jabatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). Dari definisi Lawrence terdapat dua dimensi yaitu secara komunikasi vertical dan horizontal yang dimaksud dengan komunikasi vertical adalah komunikasi dari atas kebawah dan dari bawah keatas, adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbale balik. Dalam komunikasi vertical pimpinan memberikan instruksi – instruksi, petunjuk – petunjuk, informasiinformasi itu. Sedangkan bawahan memberikan laporan – laporan, saran – saran, pengaduan – pengaduan dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika satu saja dari pimpinan kepada bawahan, roda organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Sedangkan dimensi yang kedua adalah komunikasi horizontal, komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan sesama karyawan, dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertical yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja. Dua aspek public Internal yang melekat dan hakiki atau tidak bisa tidak ada, adalah sebagai berikut : 22 Pertama : Sasaran public internal adalah (internal public) dan public eksternal (eksternal publick) public internal adalah orang – orang yang berada di dalam atau tercakup dalam suatu organisasi yaitu seluruh karyawan dari staf sampai dengan karyawan terbawah. Publik eksternal adalah orang - orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya dengan organisasi tersebut. Kedua : Kegiatan humas adalah komunikasi duaarah atau timbale balik. Ini berarti bahwa dalam penyampaian informasi, baik kepada public internal maupun eksternal harus menjadi umpan balik. Dengan demikian ia melakukan kegiatan tersebut mengetahui opini public sebagai efek komunikasi yang dilakukan. Opini public yang menyenangkan dan diharapkan demi kepentingan kedua belah pihak. Jadi, kegiatan komunikasi dalam humas itu ditujukan kepada masyarakat yang ada di dalam dan masyarakat yang ada dalam organisasi dan masyarakat luar organisasi. Kita akan membahas terlebih dahulu tentang komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan kedalam dua jenis,yaitu : 1. Komunikasi personal atau pribadi 2. Komunikasi kelompok Komunikasi personal tatap muka berlangsung secara dialogis sehingga bisa berlangsung kontak pribadi dan disebut jyga komunikasi antar pribadi. Komunikasi personal lewat media adalah komunikasi dengan menggunakan alat, misalnya telepon, memorandum, dan masih banyak lagi yang lain.Karena melalui alat, di antara kedua orang tersebut tidak terdapat kontak pribadi sedangkan 23 tatap muka merupakan jenis komunikasi yang efektif untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku. Dengan kontak pribadi memungkinkan komunikator untuk mengetahui memahami dan menguasai hal – hal berikut : 1. Kerangka referensi komunikan selengkapnya 2. Kondisi fisik dan mental komunikan sepenuhnya 3. Sasaran lingkungan pada saat terjadi komunikasi 4. Tanggapan komunikan secara langsung13 2.4. Public Relations Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun non komersial. Kehadiran itu tidak dapat dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak. Kita tidak bisa memutuskan untuk menghadiri atau sebaliknya meniadakan PR. Sebenarnya, PR terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak denganya.14 Menurut Cutlip and Center mendefinisikan : “ Public Relations sebagai fungsi manajemen yaitu mendefinisikan, memantapkan, serta membina hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publiknya baik dalam keadaan sukses maupun gagal”. Kemudian Grunig mengembangkan definisi tesebut menjadi manajemen komunikasi antara organisasai dengan publiknya. 13 14 Sr. Maria Assumpta Rumanti OSF, Dasar – dasar Public Relations, HAL 89 - 90 Frank Jefkins. Public Relations. Jakarta. 2002. Hal 1 24 Selain itu Lawrence W. Long dan Vincent Hazelton : “ Public Relations fungsi komunikasi melalui adaptasi organisasi, mengubah atau membina hubungan dengan lingkungan dengan tujuan bersama-sama mencapai tujuan dari organisasi”. Pendekatan ini menggambarkan bahwa public relations adalah lebih sekedar mempersuasi melainkan juga membantu mengembangkan kondisi komunikasi terbuka, saling pengertian/saling memahami dengan di dasari ide bahwa organisasai juga mau berubah ( dalam proses berperilaku dan bersikap ) tidak hanya sebagai sasaran khalayak saja. Dapat dikatakan bahwa perusahaan dimungkinkan mengubah kebijakan sebagai hasil tindak lanjut dari dialog dengan lingkungannya. 2.4.1. Peran Humas Dari waktu ke waktu, praktisi menyesuaikan pola perilakunya untuk menangani situasi yang senantiasa terjadi dalam pekerjaan mereka dan mengakomodasi ekspektasi orang lain tentang apa yang seharusnya dilakukan. Peran Humas dalam suatu lembaga departemen baik itu profit maupun non profit sangat diperlukan. Mengingat kegiatan Humas sangat dibutuhkan dan mempunyai peranan penting dalam suatu lembaga baik itu lembaga pemerintah maupun lembaga organisasi. Adapun peran Humas itu, menjalin hubungan baik, baik itu dengan masyarakat, pemerintah maupun dengan organisasi lainnya. Memberikan pengertian dan penerangan tentang kebijakan serta kegiatan yang diadakan oleh seorang Humas. Melakukan publikasi atas kegiatan dan kebijakan dari kegiatan seorang Humas. 25 Memberikan informasi kepada masyarakat tentang kebijakan dan kegiatan seorang Humas melalui Conference Press. Selain itu public relations merupakan fungsi timbal balik keluar dan kedalam, keluar seorang PR harus mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambar (image) masyarakat yang positif terhadap segala tindak dan kebijakan organisasi atau lembaganya. Kedalam seorang PR harus berusaha mengenali, mengidentifikai hal – hal yang dapat menimbulkan sikap dan gambaran negative (kurang menguntungkan) dalam masyarakat sebelum suatu tindakan atau kebijakan itu dijalankan. Peranan menurut Frida Kusumastuti yang mengutip Dozier bahwa peranan petugas humas dapat dibedakan menjadi beberapa bagian yakni, peranan : 1. Communication Technicion Kebanyakan praktisi Humas menyediakan layanan teknis komunikasi, khususnya jurnalistik yangberkaitan dengan menulis news letter, press release, mengelola website dan membina hubungan dengan media. Praktisi Humas biasanya tidak berperan aktif, mereka dapat memberikan motivasi, disisi lain mereka tidak terlibat dalam mengambil keputusan – keputusan atau kebijakankebijakan baru tapi yhumas harus menjelaskan keputusan – keputusan atau kebijakan – kebijakan tersebut kepada karyawan perusahaan. 2. Expert Presciber Praktisi Humas mampu membantu manjemen dengan pengalaman dan keterampilan mereka untuk mencari solusi bagi penyelesaian masalah yang dihadapi organisasi, manajemen percaya bahwa ahli praktisi humas yang 26 sedang dihadapinya, se4hingga manjemen pasif dan menerima apa yang telah diusulkannya oleh humas. 3. Communication fasilitator Praktisi humas membantu manajemen dengan penciptaan kesempatan – kesempatan untuk mendengar apa kata public dan menciptakan peluang agar publikpenting mendengar apa yang diharapkan manajemen. Peranan humas sebagai penyedia atau sumber informasi dan sebagai mediator antara perusahaan dengan public. 4. Problem Solving Fasilitator Ketika para praktisi mengambil peran sebagai fasilitator pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan para manajer lain untuk mendefinisikan atau berdiskusi mengenai masalah – masalah perusahaan. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaan yang strategis. Para praktisioner pemecah masalah membantu hubungan masyarakat untuk memecahkan masalah – masalah yang terjadi didalam organisasi.15 Humas dalam melaksanakan tugasnya membutuhkan bantuan dari berbagai pihak, baik itu pihak dari dalam organisasi maupunn dari pihak luar organisasi, selain itu humas membutuhkan media dalam menjalankan tugasnya, media tersebut dapat berupa media cetak, elektronik, media massa, maupun melalui media tradisional. Pada dasarnya konsep peranan melihat praktek humas dari capaian – capaian yang telah di peroleh humas dalam setiap organisasinya. Peran Humas dalam 15 Frida Kusumastuti, Dasar – dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta : 2002 Hal.24 27 organisasi merupakan salah satu kunci penting untung pemahaman fungsi Humas dan komunikasi organisasi, peranan Humas juga merupakan salah satu kunci untuk pengembangan pencapaian professional. 2.4.2. Kegiatan Humas Suatu perusahaan yang tumbuh dan berkembang di dalam suatu masyarakat akan selalu menghadapi tekanan, baik yang berasal dari luar perusahaan itu sendiri maupun dari dalam. Namun demikian unsur – unsur tersebut tidak terlalu menekan perusahaan. Adakalanya unsur – unsur itu malah memberi peluang yang justru akan membesarkan perusahaan. Tugas praktisi Humas dalam hal ini adalah membina hubungan baik dengan pihak – pihak tersebut melalui proses komunikasi. Pihak – pihak tersebut adalah khalayak sasaran kegiatan Humas, dan disebut stakeholder. Stakeholder adalah setiap kelompok yang berada di dalam maupun di luar perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Secara umum, stakeholder dapat dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu stakeholder internal dan stakeholder eksternal. Stakeholder internal antara lain adalah pemegang saham, manajemen dan top executive serta karyawan dan keluarga karyawan. Sedangkan Stakeholder eksternal antara lain adalah konsumen, penyalur, pemasok, bank, pemerintah pesaing, pers, dan lembaga swadaya masyarakat. 28 Kegiatan Humas adalah merawat dan mengembangkan kepercayaan pihak pihak dalam unsur stakeholder eksternal dan internal. Sehingga kepercayaan dari pemerintah, konsumen dan atau stakeholder lainnya yang menguntungkan perusahaan. Unsur – unsur dalam lingkungan eksternal cenderung lebih kompleks dan sulit dikendalikan perusahaan. Untuk itulah diperlukan penanganan khusus maka lahirlah spesies Humas seperti Communication Relations, Industrial Relations, Financial Relations, Press Relations, dan sebagainya. Dalam melakukan kegiatannya Public Relations merencanakan program kerjanya terlebih dahulu. 2.5. Persepsi Persepsi adalah proses internal komunikasi yang memungkinkan kita memilih, mengorganisasikan, dan juga menafsirkan rangsangan dari lingkungan kita, dan proses tersebut mempengaruhi perilaku kita. Persepsi bagi setiap orang pasti mempunyai pengertian yang berbeda – beda, antara orang yang satu dan lainnya. Contohnya seperti persepsi mengenai Public Relations, tidak semua orang atau masyarakat bahkan mengetahui tentang profesi Public Relations tersebut sehingga menimbulkan persepsi bagi yang mengetahui dan juga yang tidak mengetahuinya. 16 Persepsi atau cara pandang seseorang terhadap sesuatu pasti akan berbeda, begitu pula mengenai persepsi terhadap profesi Public Relations. Sebagian masyarakat masih banyak yang keliru mengenai pengertian antara tentang profesi 16 Deddy Mulyana, Ilmu komunikasi suatu pengantar, PT Remaja Rosda Karya, 2005, hal 167 29 Public Relations dan periklanan. Maka sebagai seorang PR harus mampu memberikan penjelasan kepada mereka yang keliru sehingga mereka dapat mengerti dan tidak salah membuat persepsi tentang profesi Public Relations. Persepsi adalah pengalaman tentang objek, peristiwa, atau hubungan – hubungan yang diperoleh dengan menyimpulkan informasi dan menafsirkan pesan. Persepsi ialah memberikan makna pada stimuli inderawi ( sensory stimuli). Sensasi adalah bagian dari persepsi. Meski begitu, menafsirkan makna informasi inderawi tidak hanya melibatkan sensasi, tetapi juga atensi, ekspektasi, motivasi, dan memori.17 Pendapat lain mengatakan Persepsi merupakan penerimaan pembandingan, pembedaan dan pengelompokkan individu terhadap rangsangan internal dan eksternal menjadi satu kesatuan yang bermakna melalui proses sensasi. Jadi persepsi merupakan suatu pemaknaan, persepsi individu sangat berbeda satu sama lain terhadap rangsangan - rangsangan atau stimuli yang sama sekalipun. Pengharapan, kebutuhan system nilai, kepribadian dan ilusi merupakan faktor uatama yang menentukan perbedaan antar individu.18 Persepsi adalah proses yang di gunakan untuk menginterpretasikan data – data sensory. Data sensory sampai kepada kita melalui lima indera kita.Hasil penelitian mengidentifikasi dua jenis pengaruh dalam persepsi, yaitu : 1. 17 18 Pengaruh Struktural Drs. Jalaluddin Rakhmat, M. Sc, Psikologi Komunikasi, PT Remaja Rosda Karya, 2004, hal 51 Sarlito Wirawan, Pengantar Umum psikologi, Jakarta, Penerbit Bulan Bintang, 1976, hal 24 30 Yaitu pengaruh pada persepsi yang berasal dari aspek – aspek fisik rangsangan yang terpapar pada kita kebutuhan, pengalaman masa lalu dan hal – hal lain yang termasuk apa yang kita sebut sebagai factor – faktor personal.Yang menentukan persepsi bukan jenis atau bentuk stimuli, tetapi karakteristik orang yang memberikan respon pada stimuli itu. 2. Pengaruh Fungsional Yaitu merupakan faktor – faktor psikologis yang mempengaruhi persepsi, dan karena itu membawa pula subjektifitas kedalam proses.19 Persepsi manusia pada umumnya terbagi menjadi dua, yaitu : 1. Persepsi terhadap objek yakni melalui lambang – lambang fisik, sedangkan persepsi terhadap orang melalui lambang – lambang verbal dan non verbal. 2. Persepsi terhadap objek menanggapi sifat –sifat luar, sedangkan persepsi terhadap orang menanggapi sifat –sifat luar dan dalam.20 Persepsi adalah proses pemberian arti (cognitive) terhadap lingkungan oleh seseorang. Karena setiap orang memberi arti kepada stimulus, maka individu yang berbeda akan “melihat” hal yang sama dengan cara yang berbeda – beda. Persepsi juga bertautan dengan cara mendapatkan pengetahuan khusus tentang objek atau kejadian pada saat tertentu, maka persepsi terjadi kapan saja stimulus 19 Werner J. Severin dan James W. Tankard Jr, Teori komunikasi sejarah, metode dan terapan didalam media massa, Ed 5, 2001, PT Prenada Media, hal 85. 20 Deddy Mulyana, Ilmu komunikasi suatu pengantar, PT Remaja Rosda Karya, 2005, hal 171 31 menggerakan indera. Persepsi mencakup kognisi (pengetahuan). Jadi persepsi mencakup penerimaan stimulus, pengorganisasian stimulus, dan penterjemahan atau penafsiran stimulus yang telah diorganisasi dengan cara yang dapat mempengaruhi perilaku dan pembentukan sikap. Setiap orang memilih berbagai macam isyarat yang mempengaruhi persepsinya terhadap orang, objek dan tanda. Karena faktor – faktor ini dan karena kemungkinan terjadinya ketidakseimbangan antar faktor – faktor ini, maka orang sering salah persepsi terhadap orang lain, kelompok, atau objek. Orang dapat cenderung menafsirkan perilaku orang lain sesuai dengan keadaannya sendiri. Persepsi sosial meliputi rangkaian empat tahap proses informasi. (dengan demikian, disebut “proses informasi sosial”). Tiga tahap dalam model ini adalah perhatian yang selektif/pemahaman (selective attention/comprehension), pengkodean dan penyederhanaan, serta penyimpanan dan ingatan menjelaskan bagaimana informasi sosial diamati dan disimpan di dalam ingatan. Tahap keempat dan terakhir, mendapatkan kembali dan respons atau tanggapan (retrival and respons),yang mengakibatkan pengembalian representasi mantal ke dalam penilaian dan keputusan dalam dunia nyata.21 Persepsi pada hakikatnya adalah proses kognitif yang dialami oleh setiap orang didalam memahami informasi tentang lingkungannya, baik lewat penglihatan, pendengaran, penghayatan, perasaan, dan penciuman. Kunci untuk memahami persepsi adalah terletak pada pengenalan bahwa persepsi itu merupakan suatu 21 Robert Kreitner, Angelo Kinicki, Perilaku Organisasi (Organizational Behavior), Jakarta , Salemba Empat, 2003, Hal 208-209 32 penafsiran yang unik terhadap situasi, dan bukannya suatu pencatatan yang benar terhadap situasi.22 Peneliti mengambil kesimpulan bahwa, didalam persepsi terdapat adanya : 1. Stimuli atau situasi yang hadir. Apakah stimuli itu menarik perhatian atau tidak menarik perhatian sesesorang. 2. Registrasi, Apakah stimuli itu tersimpan di dalam ingatan seseorang yang dipengaruhi oleh kemampuan fisik untuk mendengar atau melihat informasi terkirim padanya. 3. Interpretasi, adalah penilaian seseorang tentang baik atau buruknya sesuatu, atau positif dan negatifnya sesuatu yang tergantung dari pendalaman, motivasi, dan kepribadian orang yang melakukannya. 4. Feed back, adalah sikap pengambilan keputusan dari seseorang. Sifat – sifat persepsi adalah sebagai berikut. 1. Persepsi adalah pengalaman Untuk mengartikan makna dari seseorang, objek atau peristiwa, kita harus memiliki dasar atau basis untuk melakukan interpretasi. Dasar itu biasanya kita temukan pada pengalaman masalalu kita dengan orang, objek atau peristiwa tersebut. Atau dengan hal – hal yang menyerupainya, tanpa landasan pengalaman sebagai pembanding tidak mungkin kita dapat 22 Miftah Thoha, Perilaku Organisasi Konsep dasar dan aplikasinya, Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada, 2007, hal 141-142 33 mempersepsikan suatu makna. Sebab hal ini akan membawa kita pada suatu kebingungan. 2. Persepsi adalah Selektif Ketika mempersepsikan sesuatu kita melakukan seleksi hanya pada karakteristik tertentu dari suatu objek. Biasanya kita mempersepsikan apa yang kita inginkan atas dasar sikap, nilai, dan keyakinan yang ada dalam diri kita. Bahkan, terkadang mengabaikan karakteristik yang telah relevan atau berlawanan dengan nilai dan keyakinan tersebut. Keterbatasan otak menyebabkan kita hanya dapat mempersepsi sebagian karakteristik dari objek. 3. Persepsi adalah penyimpulan Proses psikologis dari persepsi mencakup penarikan kesimpulan melalui suatu proses induksi secara logis. Interpretasi yang dihasilkan melalui persepsi pada dasarnya adalah penyimpulan atas informasi yang tidak lengkap. Melalui penyimpulan, kita berusaha untuk mendapatkan gambaran yang lebih lengkap mengenai objek yang kita persepsikan atas dasar sebagian karakteristik yang kita tangkap dari objek tersebut. 4. Persepsi adalah tidak akurat Setiap persepsi yang kita lakukan akan mengandung kesalahan dalam kadar tertentu. Hal ini bisa disebabkan pengaruh pengalaman masa lalu, selektivitas, dan penyimpulan. Biasanya ketidak akuratan ini terjadi karena penyimpulan yang terlalu mudah untuk menyamaratakan sesuatu. 34 Ada kalanya persepsi tidak akurat karena orang menganggap sama, sesuatu yang sebenarnya hanya mirip. Semakin jauh jarak antara orang yang mempersepsi dengan objeknya, semakin tidak akurat persepsinya. 5. Persepsi tidak evaluatif Persepsi merupakan proses kognitif psikologis yang ada di dalam diri kita. Karenanya, persepsi bersifat subjektif. Suatu hal yang tidak terpisahkan dari interpretasi subjektif adalah evaluasi sangat langka kita dapat mempersepsikan sesuatu dengan netral. Kita cenderung untuk mengingat hal-hal yang memiliki nilai tertentu bagi diri kita dan sesuatu yang sifatnya sangat baik maupun buruk. Jika hal-hal yang bersifat subjektif (misalnya : pengalaman) tersebut muncul mendasari persepsi yang kita buat, tidak dapat dihindari proses evaluasi harus dilakukan. 2.6. Publik Internal (Karyawan) 2.6.1. Pengertian Publik Internal Publik internal adalah kelompok yang berada didalam suatu badan instansi atau perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan perusahaan atau instansi, yaitu seluruh karyawan dari staff sampai dengan karyawan terbawah. Karyawan merupakan bagian dari khalayak internal perusahaan yang memiliki kedudukan penting bagi kelangsungan instans, sehingga dapat dikatakan bahwa roda perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar terletak pada karyawan. Tanpa adanya kedudukan karyawan, instansi akan sulit berjalan, 35 keberadaan humas di dalam perusahaan dapat di jadikan sebagai komunikastor atau mediator dalam mempertemukan kepentingan instansi dengan karyawan. Karyawan adalah orang – orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan struktur. Ia adalah karyawan biasa di bawah komando supervisor atau kepala seksi atau kepala subseksi. Umumnya mereka hanyalah tamatan sekolah menengah atas atau dibawahnya, namun ada juga yang sampai mengenyam pendidikan di universitas23. Karyawan salah satu bagian terpenting bagi keberhasilan manajemen perusahaan hendaknya turut mendapat perhatian ekstra walaupun demikian pada kenyataannya di lapangan tidak semua perusahaan menyadari kepentingan karyawan sebagai tenaga kerja yang berpotensi. Menurut Cutlip & Center, Pengertian Publik Internal adalah orang atau karyawan yang bekerja dalam suatu organisasi baik sebagai pimpinan dan karyawan yang bekerja dalam perusahaan.24 Dari definisi diatas, penulis mencoba menarik kesimpulan bahwa karyawan adalah pihak pekerja sebagai bawahan dalam menjalankan kewajiban – kewajiban tugas – tugasnya, termasuk memberikan laporan hasil pekerjaan. Perintah – perintah tersebut datangnya dari pihak atasan (pimpinan). 23 Onong Uchjana Effendy, Dimensi – dimensi Komunikasi Alumni, Bndung, 1993, hal 54 Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan aplikasi), Jakarta, PT. Raja Grafindo Persada, 1999, hal 20 24 36 2.6.2. Internal Relations (Publik Internal) Peranan Humas dalam organisasi adalah sebagai jembatan komuniksi atau kepentingan organisasi dengan publiknya baik yang internal dan eksternal. Program, komunikasi dalam organisasi tentu saja akan berjalan efektif apabila terdapat kondisi sebagai berikut : a. Keterbukaan pihak manajemen b. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti pentingnya komunikasi. c. Keberadaan praktisi Humas yang ahli dan berpengalaman. d. Adanya sumber – sumber daya teknis yang modern sebagai pendukung. Untuk mempermudah pelaksanaan program komunikasi, maka setiap organisasi perlu mengidentifikasi public sasarannya yaitu pihak Internal dan Publik Eksternal. Adapun ruang lingkup tugas Humas dalam sebuah organisasi lembaga antara lain meliputi aktivitas25. 1. Membina hubungan kedalam (Publik Iinternal) Publik Internal adalah publiK yang menjadi bagian dari unit badan/ perusahaan atau organisasi itu sendiri. Publik internal dalam setiap organisasi beragam namun pada umumnya adalah : a. Karyawan 25 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Edisi Revisi, Jakarta, 2003, Raja Grafindo, Hal 23. 37 b. Keluarga karyawan c. Pemegang saham d. Top manajemen 2. Membina hubungan keluar (publik eksternal) Publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. Sasaran Humas adalah publik, yakni suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Publik ini dikelompokkan menjadi dua, yakni publik internal dan publik eksternal. Publik internal meliputi karyawan, yakni mereka yang bekerja dalam organisasi/lembaga dengan karakteristik kepentingan berupa kesejahteraan (penghasilan), promosi jabatan atau penghargaan prestasi kerja. Publik pemegang saham yang memiliki karakteristik kepentingan investasi yang aman, terjaganya asset, publik pngelola, yang memiliki kepentingan terhadap peningkatan kinerja organisasi/lembaga26. Pegawai (anggota) suatu organisasi merupakan khalayak Humas yang meliputi semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi, yakni mulai dari pucuk pimpinan (pihak manajemen) dan para eksekutif, petugas gudang, pabrik, dan laboratorium, staff kantor atau administrasi umum, staff pada divisi pelayanan dan 26 Frida Kusumastuti, Dasar – dasar Humas, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2002, Hal. 17 38 penjualan, staff di bagian transportasi dan sebagainya. Variasi jabatan tersebut juga disertai dengan variasi , status soSial, etnik, dan unsur – unsur primordial lainnya27. 2.6.3. Kegiatan Internal Humas Hubungan internal (internal relations) itu sama pentingnya dengan Humas eksternal. Hubungan dengan sesama pegawai pada suatu perusahaan (Staff Relations) atau sesama anggota disebuah organisasi lebih berfokus pada aspek – aspek manusiawi, sehingga hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan – hubungan industri (industrial Relations). Komunikasi internal (lebih lanjut akan disebut komunikasi pegawai atau employee communication). Komunikasi internal ada tiga macam. Yang pertama adalah komunikasi kebawah (download communication) yakni dari pihak manajemen/pimpinan perusahaan kepada para pegawai (dari atas kebawah). Yang kedua adalah kebalikannya, yakni komunikasi keatas (upload communication) yakni dari pegawai ke pihak atasan dari bawah keatas. Adapun yang ketiga adalah komunikasi sejajar (sideway communication) yakni berlangsung antara sesama pegawai28. Kegiatan Internal humas dapat berbagai macam jenisnya, seperti menjalin komunikasi yang baik dengan karyawam, menjaga iklim komunikasi, menerbitkan media internal, membuat annual report dan sebagainya, yang menyangkut 27 28 M. Linggar Anggoro, Teori dan Profesi kehumasan, Jakarta, Bumi Aksara, 2001, Hal 21 Ibid hal 211 39 kelangsungan kinerja perusahaan itu sendiri beserta dengan para anggota organisasinya. Kegiatan humas sebenarnya tidaklah berwujud berupa perekayasaan atau pemolesan publisitas guna memunculkan suatu citra yang lebih indah dari aslinya atau pengumpulan klipping Koran yang semata – mata memuat pujian atas organisasi kita. Dibutuhkan sebuah kreatifitas dan kedisiplinan yang tinggi untuk menjalankan kegiatan Humas internal ini, karena seorang Humas haruslah dapat menjadi panutan/icon bagi karyawan maupun bagi pimpinan perusahaan dalam membentuk sebuah kinerja maupun komunikasi yang baik dalam sebuah organisasi. Yang dibutuhkan seorang humas harus percaya diri serta mampu untuk memPR kan dirinya terlebih dahulu sebagai suatu cara yang patut ditiru.
