Pengenalan Pada Manajemen Informasi

PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI
Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia
bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia,
material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi
dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti
halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer
semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi
sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Manajemen Informasi
Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin,
dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)
1. Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang
semakin besar terhadap manajemen informasi.
1.1 Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat
1. Pengaruh Ekonomi Internasional
2. Persaingan Dunia
3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat
4. Batas waktu yang Singkat
5. Kendala kendala Sosial
1.2 Kemampuan komputer yang semakin baik
2. Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah
berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki
beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.
2.1.
Keahlian Manajemen
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 1
Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang
mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.
2.1.1 Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.
Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala.
Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau
fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.
2.1.2 Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah
pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk ,
karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk
meraih
kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau
mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu
yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan
masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam
pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa
alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah
dipilih.
2.2
Pengetahuan manajemen
Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen
informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.
Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup
pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan
kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 2
Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi
diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
2.3 Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang
organisasinya sebagai suatu sistem.
2.3.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau
area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan,
Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.
2.3.2 Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan
dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)
Tujuan
Mekanisme
Pengendalian
Input
Sistem Informasi Manajemen
Transformasi
Minggu ke-1
Output
Halaman 3
2.3.3 Subsistem dan Supersistem
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem
adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut disebut
subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem.
2.3.4 Jenis-jenis Sistem
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan
(tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan
sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system).
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya
disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan
dengan lingkungannya disebut sistem tertutup (close system).
Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem
konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan
informasi untuk mewakili sistem fisik.
2.4 Sistem Perusahaan
Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai
tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan
bekerja sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem,
yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya.
Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih
besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub
sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuantujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 4
Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen
kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan
lingkungannya melalui arus sumber daya.
Pandangan Sistem ini,
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan
rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya
dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
3. Data dan Informasi
Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber
daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka
yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information
processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem
koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer
dan kombinasinya.
4.
Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan
komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem
Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 5
organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses,
menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik
(Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering
dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya
tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
o Perangkat keras (hardware)
o Perangkat lunak (software)
o Prosedur
o Orang
o Basisdata
o Jaringan komputer dan komunikasi data
5.
Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
5.1 Fokus Awal pada Data
Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer
hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi
akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data
processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk
menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA
menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi.
5.2 Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan
proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi
komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen
disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.
5.3 Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi
pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 6
disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS
adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang
harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer
tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana
pun dan dalam area fungsional apa pun.
5.4. Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer
yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan
komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja
kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
5.5. Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau
artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah
bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis
yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert
system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem
yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem
pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama
seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen.
Pertanyaan :
1. Sebutkan sumber daya fisik dan konseptual perusahaan.
2. Materi ini menyebutkan dua keahlian dasar yang harus dimiliki seorang
manajer. Sebutkan.
3. Jelaskan perbedaan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
4. Apakah mekanisme kontrol dari suatu perusahaan
5. Apakah yang dimaksud dengan manajemen Informasi ?
6. Jelaskan perbedaan data dan informasi serta berikan contoh.
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 7
7. Setiap bulannya, kantor telepon, mencetak ribuan tagihan . Apakah tagihantagihan tersebut data atau informasi ?
8. Sebutkan apa saja tujuan manajer memiliki alasan pandangan sistem
9. Apa saja lima subsistem CBIS ? cocokkan subsistem dengan satu dari istilahistilah berikut; data, konsultasi, komunikasi, informasi, masalah spesifik.
10. Adakah perbedaan antara Sistem Informasi dengan Sistem Informasi
Manajemen ? Jelaskan.
Daftar Bacaan
1.
Abdul Kadir, Pengenalan Informasi, Andi Jogyakarta, 2003, Bab1, Bab 3, Bab 4
2.
E.S Margianti, D. Suryadi H.S, Sistem Informasi Manajemen, Gunadarma, 1994, Bab 1
3.
Jogiyanto, Pengenalan Komputer, Andi Jogyakarta, 1999, Bab 20
4.
McLeod, Management Information System, Prentice-Hall, 1998, Chapter 1
Sistem Informasi Manajemen
Minggu ke-1
Halaman 8