ppm manajemen

N
JE
M
E
SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM
A
N
A
MANAGING WORK EFFECTIVELY
P
P
M
M
BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI
M
E
N
SASARAN PELATIHAN
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :
JE
1. Mengidentifikasi fungsi dan Peran Manajerial dalam
A
organisasi dan memahami fungsi dan peran pekerjaannya,
N
serta kontribusinya terhadap pencapaian sasaran organisasi
A
2. Memahami komponen, proses & sistem manajemen secara
M
menyeluruh dalam organisasi dan pengaruhnya terhadap
pencapaian sasaran organisasi
P
P
M
3. Mengidentifikasi masalah-masalah manajemen didalam unit
kerja masing-masing
JE
M
E
N
POKOK BAHASAN
Fungsi dan Peran Manajemen & kepemimpinan dalam
organisasi
2
Proses Manajemen
3
Analisa Manajemen dan Organisasi
4
Mengembangkan Improvement Plan untuk meningkatkan
kinerja proses manajemen di unit kerja masing-masing
P
P
M
M
A
N
A
1
55
66
P
M
P
A
N
A
M
M
E
JE
N
N
M
E
JE
A
N
TARGET
A
HARAPAN
P
M
M
GAP?
STAKEHOLDERS
P
PEMENUHAN
HARAPAN
AKTUAL
77
88
P
M
P
A
N
A
M
M
E
JE
N
M
E
N
A
N
A
JE
P
L
A
N
N
I
N
G
ORGANIZING
P
P
M
M
CONTROLLING
A
C
T
U
A
T
I
N
G
99
10
10
P
M
P
A
N
A
M
M
E
JE
N
N
M
E
P
P
M
M
A
N
A
JE
MENURUT ANDA, MANA YANG MERUPAKAN
KEGIATAN PERENCANAAN DI DALAM
SIMULASI TADI?
11
11
JE
M
E
N
WHY PLANNING..??
A
1 Untuk meminimalkan ketidakpastian;
3 Untuk memberikan tolok ukur atau
acuan
P
P
M
M
A
N
2 Untuk memudahkan pemanfaatan
sumberdaya organisasi dengan efisien;
12
12
N
JE
M
E
ORGANIZING (Pengorganisasian)
A
1 Proses menata pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran
organisasi dan mengalokasikan pekerjaan-pekerjaan itu di antara anggota
organisasi (manajer, karyawan non manajerial);
M
A
N
2 Struktur Organisasi adalah kerangka kerja formal yang menunjukkan tugastugas, yang dikelompokkan dalam pekerjaan-pekerjaan, dan bagaimana
kelompok-kelompok pekerjaan itu dikoordinasikan.
P
P
M
3 Organigram adalah ekspresi struktur organisasi dalam bentuk gambar/bagan
13
13
M
E
N
CONTOH ORGANIGRAM
A
JE
DIREKTUR UTAMA
2
DIREKTUR
OPERASI
N
DIREKTUR UMUM,
SDM DAN KEUANGAN
A
M
MANAJER OPERASI
PABRIK SURABAYA
Struktur Organisasi
Pekerjaan disusun dan
dikoordinasikan secara FUNGSIONAL
P
P
M
MANAJER OPERASI
PABRIK JAKARTA
DIREKTUR
PEMASARAN
14
14
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
N
CONTOH ORGANIGRAM
15
15
Manufacturing
Manajer Proyek B
R&D
Specialist
R&D
Specialist
A
R&D
Specialist
Manufacturing
Specialist
Finance
HR
Specialist
Finance
Specialist
Manufacturing
Specialist
Marketing
Specialist
HR
Specialist
Finance
Specialist
Manufacturing
Specialist
Marketing
Specialist
HR
Specialist
Finance
Specialist
M
P
M
HR
Marketing
Specialist
A
Manajer Proyek A
Marketing
N
R&D
P
Manajer Proyek C
JE
President
M
E
N
STRUKTUR ORGANISASI MATRIX
16
16
N
M
E
WHY ORGANIZING….??
M
A
N
A
JE
1 Membagi dan mengelompokkan pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok
pekerjaan yang sejenis (departemen, divisi, direktorat);
2 Membagi pekerjaan dan kelompok pekerjaan kepada penanggung jawab
(karyawan non manajerial, supervisor, manajer fungsional, general
manager, direktur);
3 Mengkoordinasikan kelompok-kelompok pekerjaan agar sasaran organisasi
dapat dicapai dengan efisien dan efektif :
P
P
M
Kejelasan hubungan antar individu, kelompok, dan unit kerja;
Kejelasan otoritas formal antar para penanggung jawab;
Kejelasan alokasi sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai
sasaran individu, kelompok, unit kerja, dan organisasi.
17
17
JE
M
E
N
ACTUATING/ LEADING (Memimpin)
N
A
Leading atau memimpin adalah bagian utama dari
peran seorang manajer, yang melibatkan bekerja
dengan dan melalui orang lain dalam rangka mencapai
sasaran organisasi.
P
P
M
M
A
KEMAMPUAN MEMIMPIN seorang manajer -- adalah
kemampuan memotivasi, mempengaruhi,
mengarahkan, dan berkomunikasi dengan bawahan –
akan menentukan efektivitas seorang manajer
membawa kelompok/unit kerjanya mencapai sasaran
dengan efektif dan efisien.
18
18
N
JE
M
E
CONTROLLING (Pengendalian)
P
P
M
M
A
N
A
Proses untuk memastikan
bahwa kegiatan yang
dilakukan sesuai dengan
yang direncanakan
19
19
N
JE
P
P
M
M
Komponen Unit Kerja :
Nama Unit Kerja
Fungsi dan Tugas
Struktur Organisasi
Proses Bisnis
A
N
A
Unit Kerja : bagian organisasi yang
menjalankan fungsi dan tugas yang
spesifik dalam rangka mencapai
tujuan organisasi
M
E
UNIT KERJA
20
20
M
E
N
DESKRIPSI UNIT KERJA
A
JE
Nama Unit Kerja biasanya menggunakan terminologi
fungsional, misalnya : Operation Department, Human
Resource Division, Finance and Accounting Section.
A
N
Fungsi dan Tugas Unit Kerja biasanya tidak berubah,
diambil dari job description.
Proses bisnis adalah urutan aktivitas dalam menjalankan
fungsi dan tugas Unit Kerja (Input – Proses – Output)
P
P
M
M
Struktur organisasi memperlihatkan hirarki tanggung jawab
dari pemegang fungsi dan tugas dalam sebuah Unit Kerja
21
21
N
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
CONTOH DESKRIPSI UNIT KERJA
22
22
N
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
CONTOH BISNIS PROSES
23
23
M
E
N
LATIHAN : Deskripsi Unit Kerja
P
P
M
M
A
N
A
JE
Deskripsikan Unit Kerja Anda,
Proses Bisnis dan Struktur
Organisasi Unit Kerja
24
24
N
JE
M
E
APA ARTI STAKEHOLDERS
N
A
Pihak yang mempunyai kepentingan dan pengaruh
terhadap organisasi / perusahaan
P
P
M
M
A
Seorang atau kelompok orang yang punya pengaruh
signifikan terhadap proses pembuatan keputusan
stratejik, atau terhadap implementasinya
25
25
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
N
APA HARAPAN STAKEHOLDERS..??
26
26
N
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
CONTOH STAKEHODERS UNIT KERJA
27
27
N
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
CONTOH HARAPAN STAKEHODERS UNIT KERJA
28
28
N
JE
M
E
LATIHAN :
STAKEHODERS UNIT KERJA SAYA
P
P
M
M
A
N
A
Identifikasi Stakeholders Unit
Kerja Anda dan Harapannya.
29
29
N
M
E
GAP
KENYATAAN
P
P
M
M
A
N
A
JE
HARAPAN
STAKEHOLDERS
30
30
N
GAP = TARGET – AKTUAL
P
P
M
M
A
N
A
JE
M
E
CONTOH IDENTIFIKASI GAP
31
31
P
M
P
A
N
A
M
M
E
JE
N