Tim Efektif - Sida LAN RI

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT II
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA - RI
NRDW-Tim Efektif
1
Kemampuan membangun tim efektif
untuk mewujudkan STRATEGI organisasi
melalui pembelajaran identifikasi
stakeholder, pemetaan nilai dan interest
stakeholder, dan strategi berkomunikasi
NRDW-Tim Efektif
2



Mengidentifikasi stakeholder dalam
mewujudkan STRATEGI ORGANISASI;
Memetakan nilai dan kepentingan
stakeholder;
Menyamakan persepsi stakeholder
NRDW-Tim Efektif
3




Kerjasama Tim Dalam Organisasi
Identifikasi stakeholder
Nilai dan interest stakeholder
Strategi berkomunikasi
NRDW-Tim Efektif
4
Kerjasama Tim Dalam Organisasi





Urgensi Kerjasama dalam Tim
Ciri-ciri Tim Efektif
Collaborative Trust and Communication
Standard of Excellence
Stage in Team Development
Identifikasi stakeholder
◦ Pengertian stakeholders
◦ Jenis-jenis stakeholders
◦ Menganalisis stakeholder yang diutamakan

NRDW-Tim Efektif
5
Nilai dan interest stakeholder
◦ Nilai-nilai individu dan organisasi
◦ Memahami Kepentingan stakeholders
◦ Menganalisis kepentingan stakeholder

Strategi berkomunikasi
◦ Pengertian komunikasi
◦ Jenis-jenis komunikasi
◦ Komunikasi yang efektif antar instansi
NRDW-Tim Efektif
6
INDIVIDUAL
(A,B,C,D)
WORK GROUP
(A+B+C+D)
TEAM
(AXBXCXD)
EXPERTISE/
KEAHLIAN
BASE ON INDIVIDUAL
- knowledge, skill,
Experience
COMBINATION
-Knowledge, skill,
experience
SYNERGI
-Leverage each
other
MOTIVATION
-personal interest
-combine tasks
-working together
-leader decision
-Commitment chieving
goal
- share motivation
ACCOUNTABILIY
to the boss and yourself
-to the boss
-to other members
-to each other.
-mutual accountability
REWARDS
Given by Boss
Given by boss base on
contribution
-share equally
MANAGERIAL
ROLES/
RESPONSIBILITIES
-personasl approach
Orchestrating ,easier
More difficult
Boss defined
role/responsibility
Defined by the boss
Defined by leader
(facilitate members)
GOALS
-Boss, individual
Set by the boss
Setting together
(leader and members)
NRDW-Tim Efektif
7
DALAM PENYUSUN BUKU:
1. INDIVIDUAL
(Penulis/Pengarang sendiri)
2. GROUP (Bunga
Rampai/kumpulan tulisan)
3. TEAM (disusun bersama)
NRDW-Tim Efektif
8
UNIT KERJA
PROYEK
SATUAN TUGAS/KOMITE
TIM KOORDINASI
TIM TEKNIS
NRDW-Tim Efektif
9
1.
2.
3.
4.
5.
A Clear, Elevating Goal
Result-Driven Structure
Competent Team Members
Unified Commitment
Collaborative Trust and
Communication
6. Standards of Excellence
7. Support and Recognition
NRDW-Tim Efektif
10
A Clear, Elevating Goal (Tujuan jelas & bernilai tinggi)
-
Tujuan Jelas: Konkrit dan Dapat diukur
Tujuan Berbobot: Penting, memotivasi kerja tim
Result-Driven Structure (Struktur berorientasi pada hasil)
-
Bentuk/struktur harus dapat berfungsi dengan baik
Ada kejelasan peran dan tugas terarah
Sistem/proses komunikasi jelas
Ada sistem monitoring kerja dan Umpan balik
Proses pengambilan keputusan harus jelas
NRDW-Tim Efektif
11
Competent Team Members
-
(Anggota Tim yg
kompeten)
Kompetensi teknis (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan)
Kompetensi sosial (komunikasi, kerjasama, inisiatif)
Keinginan untuk memberikan kontribusi
Unified Commitment (Komitmen yg sama)
-
Agree the scope of work activities
Tim Work
Cooperation
Quality
NRDW-Tim Efektif
12
Collaborative Trust and Communication ( Kolaborasi yg
-
dilandasi saling percaya dan komunikasi)
Kejujuran, Integritas, Keterbukaan, Konsisten, Saling Menghormati
Inisiatif dalam berkomunikasi
Standards of Excellence (standar keunggulan)
-
Berorientasi pada kualitas
Standar individu dan standar tim
Evaluasi (dari pimpinan, diri sendiri, teman sejawat)
NRDW-Tim Efektif
13
Tinggi
Efektivitas Kerjasama Kemitraan
Sinergy
Kompromi
DEFENSIF
Rendah
Rendah
Koordinasi dan Komunikasi
Tinggi
Tingkat terendah dalam
kerjasama Tim muncul dari
koordinasi dan komunikasi yang
rendah dengan tingkat
kepercayaan yang rendah dan
tidak saling menghargai. (Ciri:
sikap defensive, protektif dan
sering menggunakan bahasa
hukum, yang muncul menangkalah).
NRDW-Tim Efektif
14
Tinggi
Efektivitas Kerjasama Kemitraan
SINERGY
KOMPROMi
Defensif
Rendah
Rendah
Koordinasi dan Komunikasi
Tinggi
Tingkat kedua, menghindari konfrontasi
dengan koordinasi cukup baik,
komunikasi cukup intensif tapi tidak
empati, kurang menghargai dan tidak
memberikan kepercayaan;
Posisi sinergi dicapai dengan tingkat
kepercayaan yang tinggi dan saling
menghargai serta koordinasi dan
komunikasi yang intensif.
NRDW-Tim Efektif
15





Individual Standards
Peer Pressure to Perform
Consequences
Team – developed standards
Evaluation (Peers, Leader, Self)
NRDW-Tim Efektif
16



External Support and Recognition
Tangible Support vs. Philosophical Support
Tangible Rewards
NRDW-Tim Efektif
17
FORMING (PEMBENTUKAN)
NRDW-Tim Efektif
STORMING (PENCURAHAN)
NRDW-Tim Efektif
NORMING (PEMBENTUKAN NORMA)
NRDW-Tim Efektif
PERFORMING (KINERJA)
NRDW-Tim Efektif
NRDW-Tim Efektif
22
NRDW-Tim Efektif
23



Langkah pertama: mengidentifikasi siapa
stakeholder Anda.
Langkah selanjutnya: dengan mengetahui
kekuasaan, pengaruh dan kepentingan mereka,
sehingga Anda tahu kepada siapa anda harus
fokuskan.
Langkah terakhir: untuk mengembangkan
pemahaman yang lebih baik tentang stakeholder
yang paling signifikan, sehingga Anda tahu
bagaimana mereka akan merespon, dan agar
Anda bisa mengetahui bagaimana untuk
mendapatkan dukungan mereka – maka Anda
perlu merekam analisis ini di peta stakeholder.
NRDW-Tim Efektif
24
Power/Interst Grid for stakeholder prioritazation Diagram
NRDW-Tim Efektif
25
◦ Menjelaskan tentang Nilai-nilai individu dan
organisasi
◦ Meminta peserta kembali ke dalam kelompok
semula yang terkait dalam bidang kerja
◦ Menugaskan tiap kelompok memilih nilai individu
dan organisasi stakeholder
◦ Menugaskan tiap membuat bahan paparan dan
mempresentasikan
◦ Memberikan penjelasan mengenai cara memahami
kepentingan stakeholder
◦ Penjelasan mengenai menganalisa kepentingan
stakeholder
NRDW-Tim Efektif
26
Communicator
Message
Medium
Receiver
Feed back
NRDW-Tim Efektif
27

Noise
Noise
decodes
encodes
Message
sender
channel
s
•Noise
Noise
Receiver
channels
•Noise
•Noise
NRDW-Tim Efektif
28
noise
noise
noise
Communicator
Send
Responds
Decodes
And
receivers
feedback
Message
responds
channel
noise
Communicator
Send and
Decodes Receiver
noise
noise
NRDW-Tim Efektif
29
NRDW-Tim Efektif
30
R
makna yang ditangkap penerima
___ = __________________________ = 1
S
makna yang dimaksud pengirim
NRDW-Tim Efektif
31

komunikasi yang efektif, menimbulkan :

Pengertian




Kesenangan
Pengaruh pada sikap
Hubungan
Tindakan
NRDW-Tim Efektif
32
Pengajar/ Instruktur
Pembalap
Tukang Las
Dokter
SEORANG YANG KOMPETEN ADALAH ORANG YANG :.........................
• Manajemen stakeholders / para
pemangku kepentingan sangat penting
untuk keberhasilan setiap proyek/
kegiatan di setiap organisasi
• Dengan melibatkan orang yang tepat
dengan cara yang benar dalam proyek,
dapat membuat perbedaan besar
untuk keberhasilannya
NRDW-Tim Efektif
34
• Ketika Anda menjadi lebih sukses dalam
karir Anda, tindakan yang Anda ambil dan
proyek-proyek yang Anda jalankan akan
mempengaruhi lebih banyak orang
• Semakin banyak orang yang Anda
pengaruhi, semakin besar kemungkinan
bahwa tindakan Anda akan melibatkan atau
mpengaruhi orang-orang yang memiliki
kekuasaan dan pengaruh atas proyek Anda
NRDW-Tim Efektif
35


Dapat menggunakan pendapat stakeholder
penting untuk membentuk proyek
perubahan pada tahap awal. Dukungan
stakeholder juga merupakan masukan yang
dapat meningkatkan kualitas proyek
perubahan.
Mendapatkan dukungan dari stakeholder
yang kuat dapat membantu untuk
memenangkan lebih banyak sumber daya.
Hal ini membuat proyek perubahan makin
berhasil
NRDW-Tim Efektif
36


Dengan sering berkomunikasi di awal dengan
stakeholder, anda dapat memastikan bahwa
mereka memahami apa yang Anda lakukan dan
memahami manfaat dari proyek Anda - ini berarti
mereka dapat mendukung Anda secara aktif bila
diperlukan
Anda dapat mengantisipasi kemungkinan adanya
reaksi orang lain untuk proyek Anda, melalui
rencana tindakan dalam program sehingga akan
memenangkan dukungan orang lain tersebut.
NRDW-Tim Efektif
37


Melakukan brainstorming siapa stakeholder kita.
Sebagai bagian dari ini, kita memikirkan semua
orang yang terpengaruh dan terlibat pada
pekerjaan kita, yang memiliki pengaruh atau
kekuasaan di atasnya, atau memiliki kepentingan
dalam memperkirakan kesimpulan sukses atau
gagal nya.
Meskipun stakeholders adalah meliputi
organisasi dan individu, tapi yang penting kita
harus berkomunikasi dengan individu. Pastikan
bahwa kita mengidentifikasi stakeholder individu
yang benar dalam stakeholder organisasi.
NRDW-Tim Efektif
38


Memiliki daftar panjang orang-orang dan
organisasi yang mempengaruhi dan
terpengaruh oleh proyek perubahan kita
Memetakan para stakeholder pada diagram
Power/Interest pada template yang
disiapkan
NRDW-Tim Efektif
39




High power, interested people: these are the people
you must fully engage and make the greatest efforts
to satisfy.
High power, less interested people: put enough work
in with these people to keep them satisfied, but not
so much that they become bored with your message.
Low power, interested people: keep these people
adequately informed, and talk to them to ensure that
no major issues are arising. These people can often
be very helpful with the detail of your project.
Low power, less interested people: again, monitor
these people, but do not bore them with excessive
communication.
NRDW-Tim Efektif
40
You now need to know more about your key
stakeholders. You need to know how they are
likely to feel about and react to your project.
You also need to know how best to engage
them in your project and how best to
communicate with them.
NRDW-Tim Efektif
41





What financial or emotional interest do they
have in the outcome of your work? Is it
positive or negative?
What motivates them most of all?
What information do they want from you?
How do they want to receive information from
you? What is the best way of communicating
your message to them?
What is their current opinion of your work? Is
it based on good information?
NRDW-Tim Efektif
42




Who influences their opinions generally, and who
influences their opinion of you? Do some of these
influencers therefore become important
stakeholders in their own right?
If they are not likely to be positive, what will win
them around to support your project?
If you don't think you will be able to win them
around, how will you manage their opposition?
Who else might be influenced by their opinions?
Do these people become stakeholders in their
own right?
NRDW-Tim Efektif
43
NRDW-Tim Efektif
44