BAB II

6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Tinjauan Teori
Perbaikan Proses Bisnis ( Business Process Improvement ) adalah Perubahan
yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang sifatnya bertahap melakukan
perbaikan untuk membuat organisasi dan perusahaan memiliki kinerja yang lebih
baik dibandingkan dengan sebelumnya, atau bahkan memiliki performance yang
lebih baik dibandingkan pesaingnya. Penyebab atau alasan organisasi atau perusahaan
melakukan perbaikan proses bisnis, tujuan akhirnya adalah untuk mempertahankan
atau memperbaiki posisinya dalam pasar.
Business Process Improvement ( BPI ) yang terjadi atau dilakukan oleh
perusahaan merupakan aktivitas yang harus dilakukan terus menerus. Artinya ,
selama organisasi atau perusahaan itu ada maka harus secara terus menerus atau
berkelanjutan melakukan perbaikan dan peningkatan terhadap kinerja proses
bisnisnya, karena dalam perjalanan hidup organisasi atau perusahaan akan secara
terus mengalami hambatan dan tantangan yang memerlukan respon dari perusahaan
untuk menjawab tantangan tersebut melalui strategi yang direalisasikan dalam proses
bisnisnya.
Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan. Informasi adalah data- data yang telah diproses dan dianalisis secara
7
formal dan melalui proses pemikiran yang tajam sehingga hasilnya dapat bermanfaat
baik pengguna infomasi.
Sistem Informasi
dan
Administrasi
Keuangan
Rumah
Sakit
yang
terkomputerisasi sangat dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang digunakan
oleh tenaga medis, non medis, pasien atau penjamin pasien, sehingga penyediaan
informasi harus relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman.
Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan merupakan sistem yang mendukung
sistem kerja dalam organisasi layanan kesehatan. Dalam organisasi layanan kesehatan
sistem informasi Administrasi dan Keuangan harus mampu memproses dan
menganalisis secara formal dan melalui proses pemikiran yang tajam dari sistem
informasi manajemen menjadi suatu informasi yang efisien.
Penyediaan Informasi merupakan proses mengumpulkan, mengatur, memformat dan
menyajikan informasi untuk para pemakai informasi yang berguna memiliki
karakteristik relevan, tepat waktu, akurat, lengkap dan merupakan rangkuman.
Dalam menentukan solusi perbaikan sistem dibutuhkan beberapa persyaratan sistem
yaitu Persyaratan Output, persyaratan unsur data, persyaratan input, Persyaratan
Proses Pengolahan Data, Kebijakan Manajemen.
Istilah Teknologi Informasi (TI) baru mulai digunakan secara popular sejak
pertengahan tahun 1980-an. Dapat dikatakan bahwa komputer merupakan cikal bakal
bentuk teknologi informasi, yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi
informasi. Menggunakan TI berarti harus sering berpikir secara terbalik, yaitu
induktif yakni mengembangkan kemampuan pertama-tama untuk mengenali cara
solusi yang ampuh dan kemudian baru mencari jenis masalah apa yang dapat
8
dipecahkan dengan cara solusi tersebut, masalah-masalah yang barangkali perusahaan
tidak pernah tahu kalau memilikinya.
Proses Bisnis
Adm dan Keu RI
yang dapat menghasil
kan laporan yang akurat
Perbaikan Proses Bisnis Administrasi dan
Keuangan RI yang sesuai dengan
organisasi
Analisis dan Perbaikan proses bisnis dalam
pelaporan pendapatan RI
BPI
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Sistem Informasi
Teknologi Informasi
9
2.2
Perbaikan Proses Bisnis ( Business Process Improvement )
Proses bisnis adalah sejumlah aktivitas yang mengubah inputs menjadi sejumlah
outputs ( barang atau jasa ) untuk orang-orang lain atau proses yang menggunakan
orang dan alat. Semua orang melakukan hal ini, dan dengan satu atau lain cara
memerankan peran supplier atau customer.
Proses bisnis seperti itu dapat dilukiskan secara sederhana seperti segitigasegitiga pada Gambar 2.1. Tujuan dari model ini adalah untuk menggambarkan
supplier,proses input, proses ouput, proses customer, dan customer dengan output
lain yang terkait. Juga ditunjukkan feedback atau umpan balik dari customers.
Gambar 2.1 Proses Bisnis Sederhana.
Sumber: www.prosci.com/intro.htm
Perbaikan Proses Bisnis ( Business Process Improvement ) adalah Perubahan
yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan yang sifatnya bertahap melakukan
perbaikan untuk membuat organisasi dan perusahaan memiliki kinerja yang lebih
baik dibandingkan dengan sebelumnya, atau bahkan memiliki performance yang
lebih baik dibandingkan pesaingnya. Perbaikan secara bertahap dapat didorong oleh
beberapa hal, seperti keinginan dari pemilik, tuntutan dari para pelanggan, dorongan
10
dari para pesaing, dorongan dari peraturan dan pemerintah, kondisi ekonomi dan
politik, dan sebagainya. Penyebab atau alasan organisasi atau perusahaan melakukan
perbaikan proses bisnis, tujuan akhirnya adalah untuk mempertahankan atau
memperbaiki posisinya dalam pasar.
Business Process Improvement ( BPI ) yang terjadi atau dilakukan oleh
perusahaan merupakan aktivitas yang harus dilakukan terus menerus. Artinya ,
selama organisasi atau perusahaan itu ada maka harus secara terus menerus atau
berkelanjutan melakukan perbaikan dan peningkatan terhadap kinerja proses
bisnisnya, karena dalam perjalanan hidup organisasi atau perusahaan akan secara
terus mengalami hambatan dan tantangan yang memerlukan respon dari perusahaan
untuk menjawab tantangan tersebut melalui strategi yang direalisasikan dalam proses
bisnisnya. Jika perusahaan sudah bangkrut atau tutup, maka baru tidak ada lagi
rangkaian aktivitas yang dilakukan.
Banyak perusahaan yang melakukan perbaikan ini dengan model perbaikan secara
biasa, yaitu secara terus menerus atau disebut Continuous Improvement Model (CPI ).
Model ini mencoba untuk mengukur dan
memahami proses yang sekarang
dilakukan, dan melakukan perbaikan sesuai dengan pemahaman pengukuran tersebut.
Model memperbaiki proses bisnis seperti ini memang dapat dilakukan secara efektif
untuk mendapatkan perbaikan yang bersifat gradual dan bertahap.
Proses atau model semacam ini biasa dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1. Mencatat dan memperhatikan apa yang dilakukan sekarang.
2. Mengukur proses tersebut berdasarkan apa yang dikehendaki oleh para
pelanggan.
11
3. Melakukan proses kembali berdasarkan kebutuhan dan kehendak para
pelanggan tersebut.
4. Mengukur hasil dengan proses yang baru tersebut, yang telah dicapai
berdasarkan asumsi kehendak para pelanggan tadi.
5. Mencatat serta meneliti perbaikan yang telah dilakukan
6. Selanjutnya lingkaran tindakan ini diulang-ulang lagi sampai dicapai titik
kepuasan tertentu.
Langkah – langkah dalam model tersebut dapat digambarkan seperti terlihat pada
gambar 2.2.
Gambar 2.2 CPI Model
Sumber: www.prosci.com/intro.htm
Prinsip BPR bertumpu pada pemikiran yang berbeda sama sekali dengan
model CPI. Secara ekstrim dapat dikatakan bahwa BPR
menganggap dan
mengandaikan bahwa proses yang digunakan sekarang sudah tidak relevan lagi, tidak
layak lagi, sudah kadaluwarsa, jadi harus dilupakan dan ditinggalkan saja dan mulai
lagi dari permulaan, dan proses bisnis yang dilakukan tidak terikat lagi pada proses
yang lama, namun dapat terfokus pada proses yang sama sekali baru.
Model pendekatan semacam ini dapat digambarkan pada gambar 2.3 .
12
Gambar 2.3 Breakthrough Reengineering Model
Sumber: www.prosci.com/intro.htm
Bagi CEO, BPI dan BPR dapat diibaratkan driver dan putter bagi para golfer.
BPI adalah Putter-nya dan BPR adalah driver-nya. Mereka memang sangat berbeda,
tetapi saling diperlukan dan bersifat saling melengkapi. Keduanya dibutuhkan untuk
dapat menang dalam persaingan perusahaan.
Persamaan dari kedua bentuk model perubahan ini adalah :
1. Menekankan pada kepuasan para pelanggan
2. Menggunakan
ukuran
perbaikan kinerja ( performance improvement
measures ) dan teknik pemecahan masalah ( problem solving technique ).
3. Memfokuskan pada proses bisnis
4. Menggunakan tim dan kerja sama tim ( teamwork )
5. Melakukan perubahan dalam nilai dan kepercayaan ( bilamana berhasil )
6. Mendorong proses pengambilan keputusan dari tingkat yang paling atas
sampai pada lapisan yang paling bawah dalam organisasi perusahaan.
7. Memerlukan komitmen para manajer senior dan pengelolaan atau manajemen
perubahan (change management ) agar dapat berhasil.
Namun, kedua cara atau pendekatan tersebut juga mempunyai perbedaan-perbedaan
yang cukup banyak dan cukup signifikan, antara lain digambarkan pada gambar 2.3
berikut ini,
13
Breadth
Depth
Effect
Goals
Leadership
Method
Style
Continuous Improvement
Small Processes
Existing Business Process
Way of work life
Incremental (5-20 % )
Empower / support
Detailed Analysis
Improve existing process
Supposition
Healthy Process
Reengineering
Large Processes
Entire Business System
Disruptive
Awesome ( at least 50 % )
Contract / do / direct
Iterative design and testing
Clean Sheet redesign around
result
Flawed Process
Gambar 2.4. Perbedaan Continous Improvement dan Reengineering.
Sumber: Indrajit & Djokopranoto ,Konsep dan Aplikasi BPR pp.7
2.3 Sistem Informasi
Menurut Widjayanto (2001 pp 25), sistem adalah sesuatu yang memiliki
bagian yang sangat berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan
yaitu input, proses dan output.
Dari teori diatas dapat disimpulkan bahwa sesuatu dapat disebut sistem apabila
memenuhi dua syarat yaitu, pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling
berinteraksi dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bagian-bagian itu
disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya sebagai prosedur. Kedua, suatu
sistem harus memiliki tiga unsur yaitu input, proses dan output.
Menurut Austin (1998 pp 354) informasi adalah data-data yang telah diproses
dan dianalisis secara formal dan melalui proses pemikiran yang tajam sehingga
hasilnya dapat berguna bagi dokter dan manajer.
Dari kedua teori diatas, sistem informasi merupakan suatu kerangka kerja
dimana terjadi suatu proses pengolahan data dari beberapa subsistem untuk
14
menghasilkan informasi yang berguna dan telah melalui proses pemikiran yang tajam
dan analisis secara formal.
Penyediaan
Informasi
merupakan
proses
mengumpulkan,
mengatur,
memformat dan menyajikan informasi untuk para pemakai informasi yang berguna
memiliki karakteristik akurat, tepat waktu dan relevan.
Relevan
Isi sebuah laporan mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk
tiap-tiap pengguna berbeda.
Tepat waktu
Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya.
Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.
Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi
merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai
informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan
teknologi – teknologi muktahir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material dan tidak bias atau
menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan ( noise ) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut. Seringkali informasi yang sempurna tidak
dapat disediakan dalam kerangka waktu keputusan pemakai oleh karena itu desainer
15
sistem harus mampu mencari keseimbangan antara informasi seakurat mungkin,
tetapi tetap cukup tepat waktu agar berguna.
Dalam menentukan solusi perbaikan sistem
dibutuhkan beberapa
persyaratan sistem yaitu Persyaratan Output, persyaratan unsur data, persyaratan
input, Persyaratan Proses Pengolahan Data, Kebijakan Manajemen.
1.
Persyaratan Output , dalam persyaratan output ini hal yang harus
diperhitungkan adalah: muatan informasi, bentuk laporan, frekuensi
penyajian, nama dan nomor, pihak yang menerima. Bentuk tampilannya
berupa laporan tercetak atau display terminal.
2.
Persyaratan Unsur Data , dalam persyaratan unsur data ini yang harus
diperhatikan adalah : media penyimpanan, muatan data, metode pembuatan
data, nama dan nomor. Bentuk tampilannya manual atau dalam bentuk
record.
3.
Persyaratan Input, dalam persyaratan input ini hal yang harus diperhatikan
adalah : pihak yang membuat, estimasi volume input, metode konversi data,
nama dan nomor dokumen. Bentuk tampilannya adalah berupa dokumen atau
entry data secara langsung.
4.
Persyaratan
Proses Pengolahan Data, dalam persyaratan ini hal yang
harus diperhatikan adalah : sumber data, output yang dihasilkan,
pengendalian intern. Bentuk tampilannnya adalah berupa prosedur dan
program komputer.
5.
Kebijakan Manajemen, dalam beberapa hal, agar sistem berjalan dengan
baik, diperlukan kebijakan khusus dari manajemen. Kebijakan tersebut pada
16
dasarnya bertujuan agar proses pengolahan data dapat dilaksanakan dengan
tertib dan efisien, sehingga perlu dipertimbangkan apakah pada suatu system
yang baru diperlukan kebijakan khusus. Dalam hal ini bentuk tampilannya
ditetapkan oleh manajemen.
2.4 Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan
Peningkatan kompetisi dan regulasi pemerintah, Organisasi Pelayanan
Kesehatan harus memiliki informasi Keuangan yang tepat waktu dan akurat untuk
memonitor operasional pelayanan. Administrator merupakan hal yang penting dalam
Sistem Manajemen Keuangan.
Kegunaan Aplikasi Manajemen Keuangan adalah:
1. Menyediakan kepada manajemen data kuantitatif untuk membuat keputusan
investasi.
2. Membangun subsistem operasional keuangan yang efektif dan efisien.
3. Menyediakan informasi untuk pengawasan dan evaluasi terhadap operasional.
4. Menganalisis histori dan aktivitas keuangan yang rutin.
5. Memberikan gambaran kebutuhan keuangan yang akan datang
Sistem Informasi administrasi dan keuangan membutuhkan input dari sistem
proses transaksi, sumber luar dan rencana strategi perusahaan. Sistem proses transaksi
mencatat aktivitas rutin organisasi, mengumpulkan
informasi dari subsistem
administrasi lainnya yaitu gaji, hutang, piutang, buku besar dan pengawasan
persediaan. Transaksi-transaksi ini merupakan dasar untuk laporan keuangan yang
17
dibutuhkan manajemen untuk mendukung keputusan keuangan yang efektif. Sistem
informasi administrasi dan keuangan juga memerlukan informasi luar seperti statistik
pemerintah, inflasi dan informasi mengenai pangsa pasar.
2.5 Teknologi Informasi Dalam Business Process Improvement
Istilah Teknologi Informasi (TI) baru mulai digunakan secara popular sejak
pertengahan tahun 1980-an. Dapat dikatakan bahwa komputer merupakan cikal bakal
bentuk teknologi informasi, yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi
informasi.
TI memegang peranan penting dalam BPI, tetapi TI dalam arti yang lengkap dan
sesungguhnya. Membanjiri perusahaan dengan komputer tidak sama dengan TI.
Kesalahan manajer dalam hal TI ialah kebiasaan untuk berpikir secara deduktif, yaitu
mereka biasa
mendefinisikan problem yang ada dan kemudian mencari,
menganalisis, dan memutuskan berbagai cara pemecahannya. Menggunakan TI
berarti harus sering berpikir secara terbalik, yaitu induktif yakni mengembangkan
kemampuan pertama-tama untuk mengenali cara solusi yang ampuh dan kemudian
baru mencari jenis masalah apa yang dapat dipecahkan dengan cara solusi tersebut,
masalah-masalah yang barangkali perusahaan tidak pernah tahu kalau memilikinya.
Menurut Goyal (1993 pp 128) komputer merupakan alat yang mudah digunakan
dan memiliki fungsi yang sangat penting. Alat ini dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensi dalam fungsi menajerial. Perlu diketahui pula bahwa komputer dalam suatu
organisasi merupakan alat yang penting dalam memecahkan masalah. Rumah sakit
18
selalu mengalami perubahan yang dramatik. Banyak teknologi baru yang
diperkenalkan, pertemuan antara rumah sakit dengan komputer banyak membawa
perubahan dengan cara dan fungsi-fungsi dalam rumah sakit. Dari awal pasien datang
kerumah sakit dan mendaftarkan diri untuk menjadi pasien rumah sakit, mendapatkan
perawatan, mendapatkan informasi mengenai seluruh tindakan medik dan non-medik
sampai pelunasan biaya perawatan diatur dalam teknologi komputer.
Kategori aplikasi khusus dalam aktivitas rawat inap rumah sakit adalah sebagai
berikut :
1. Indeks Pasien Dokter
2. UGD
3. Radiologi
4. Instalasi Farmasi
5. Laboratorium
6. Bedah
7. Rehabilitasi Medik
8. Diagnostik
9. Check Up
10. Rekam Medik
11. Rawat Inap
12. Laporan Dokter
13. Manajemen Keuangan.
Alasan-alasan penting penggunaan komputer dirumah sakit adalah:
19
1. Untuk meningkatkan efisiensi organisasi dalam mengurangi keseluruhan
biaya pelayanan kesehatan
2. Dapat memberikan informasi yang bermanfaat, akurat, lengkap dan tepat
waktu untuk memenuhi kebutuhan berbagai bagian yang membutuhkan data.
3. Untuk meningkatkan efektifitas manajerial dalam perencanaan, alokasi dan
pengaturan sumber daya yang langka dan mahal dalam rumah sakit.
4. Untuk meningkatkan pelayanan medik dan menjamin kualitas pelayanan
kesehatan yang baik dengan pelayanan yang sesuai.
5. Untuk meningkatkan kinerja pegawai.
6. Untuk meningkatkan sistem informasi manajemen.
7. Untuk mengurangi waktu atau efisiensi waktu.
Kategori penting dalam sistem informasi rumah sakit adalah :
1.
Klinik atau sistem informasi kesehatan yang sering digunakan untuk
membantu pasien dalam aktivitas kesehatan di rumah sakit
2.
Sistem administrasi operasional yang dibuat untuk membantu meningkatkan
pelayanan Administrasi keuangan dan manajemen dalam aktivitas layanan
kesehatan.
3.
Perencanaan manajemen dan sistem pengendalian, sering disebut sistem
informasi manajemen, membantu dalm keputusan kebijakan stratejik seperti
perencanaan, pengendalian dan evaluasi aktivitas.
4.
Sistem informasi menjadikan sistem-sistem diatas sebagai database sistem
manajemen, yang mengumpulkan penyimpanan data-data penting, program
yang independent dimana penggunaan data dan bentuk umum untuk
20
memperoleh dan memformulasikan laporan-laporan khusus, misalnya
Riwayat Penyakit Pasien dan Status Administrasi Pasien.