LECTURE NOTES Information System Concept Week 1 Information to Information System & Organizational Strategy, Competitive Advantage, and Information System ISYS6299– Information System Concept LEARNING OUTCOMES Tujuan Pembelajaran : 1. Menjelaskan mengapa menjadi seorang “informed user” sangat penting sekarang ini. 2. Menjelaskan beberapa tipe dari Computer-Based Information Systems 3. Menjelaskan pengaruh IT bagi manajer dan non-manajer 4. Menjelaskan dampak sosial baik positif maupun negatif terhadap penggunaan teknologi informasi Pengantar Sistem Informasi Mengapa harus mempelajari sistem informasi Sekilas mengenai Computer-Based Information Systems Dampak IT terhadap organisasi Pentingnya sistem informasi bagi masyarakat Tujuan Pembelajaran : 1. Menjelaskan cara-cara dimana sistem informasi memungkinkan cross-functional business processes dan proses bisnis untuk satu area fungsional. 2. Menjelaskan definisi proses bisnis, pengukuran, dan analisis. 3. Membandingkan business process improvement, business process reengineering, dan business process management dalam hal kekurangan dan kelebihan masing-masing. 4. Menjelaskan respon TI yang efektif untuk berbagai jenis tekanan bisnis. 5. Menjelaskan strategi yang digunakan organisasi untuk mengatasi lima tekanan kompetitif dari model porter 6. Menjelaskan karakteristik efektif dari keselarasan bisnis dan teknologi informasi. Chapter Outline Proses Bisnis Business Process Improvement, Business Process Reengineering, dan Business Process Management Tekanan bisnis, respon organisasi, dan dukungan teknologi informasi Keunggulan bersaing dan sistem informasi strategis Kesejajaran strategi bisnis dan teknologi informasi ISYS6299– Information System Concept Chapter 1 Introduction to Information Systems Mengapa Harus Mempelajari Sistem Informasi. Silakan buka “http://www.technologyreview.com/featuredstory/406015/homoconexus/“ dari MIT Technology Review yang menuliskan tentang Homo Conexus. Perkembangan teknologi sangat pesat sekali sangat berbeda jauh dengan kondisi dua puluh tahun yang lalu. Tahun 2009, YOGYAKOMTEK mengusung thema “CONNECTIVITY”. Apa makna dari CONNECTIVITY? Tidak lain karena TECHNOLOGY CONVERGENCE. Itu yang telah terjadi sekarang. The MIT Technology Review (Rainer & Turban, 2009) menyebut manusia sekarang sebagai HOMO CONEXUS karena merupakan generasi yang terkoneksi dalam sejarah, di mana manusia sekarang dikelilingi oleh jaringan informasi personal/mobile. Batasan antara manusia dan manusia lain sudah tidak ada lagi (anytime and anywhere). Kemampuan teknologi untuk menghampiri ruang hidup dan tingkah laku manusia tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Oleh karena itu, Mobilitas menjadi ciri utama konvergensi antara manusia dan teknologi, it’s a lifestyle ! (Sumber: http://apkomindodiy.org/two-thumbs-up-for-yogyakomtek-2010/) Informed user yaitu orang yang memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan teknologi informasi. Ada beberapa keuntungan sebagai informed user antara lain dapat dengan segera menempati posisi yang direkomendasikan (mendapatkan peluang yang lebih besar dalam berkarir), keuntungan lainnya dapat dilihat dari buku teks. IT menawarkan peluang karir antara lain Chief Information Officer, IS Director, Information Center manager, Applications Development Manager, Project Manager, System Manager, Operations Manager, Programming Manager, Systems Analyst, Business Analyst, Systems Programmer, Applications Programmer, Emerging Technology Manager, Network Manager, Database Administrator, Auditing or Computer Security Manager, Webmaster, Web Designer. Banyak karir baru bermunculan dengan semakin berkembangnya teknologi informasi. Silakan mempelajari table 1.1 dari buku teks tentang masing-masing deskripsi pekerjaan tersebut. Terdapat perubahan peranan departemen sistem informasi pada organisasi modern sekarang ini dibandingkan dengan beberapa waktu lampau (fungsi tradisional departemen sistem informasi dengan fungsi baru (consultative) dari departemen sistem informasi. Silakan mempelajari table 1.2 dari buku teks untuk mempelajari perbedaannya. Sekilas mengenai Computer-Based Information Systems Data items refer to an elementary description of things, events, activities, and transactions that are recorded, classified, and stored but are not organized to convey any specific meaning. Singkatnya data merupakan fakta-fakta mentah yang belum diolah yang belum memiliki arti yang khusus. Information refers to data that have been organized so that they have meaning and value to the recipient. Informasi merupakan data yang telah diolah sehingga memiliki arti dan bernilai bagi yang menerimanya. ISYS6299– Information System Concept Knowledge consists of data and/or information that have been organized and processed to convey understanding, experience, accumulated learning, and expertise as they apply to a current business problem. Berarti pengetahuan terdiri dari data dan atau informasi yang telah diorganisir dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman, akumulasi pembelajaran, dan keahlian. Pengetahuan ini diterapkan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan bisnis yang ada. A Computer-based information system is an information system that uses computer technology to perform some or all of its intended tasks. Dapat diartikan Computer-based information system adalah sistem informasi yang menggunakan atau berbasis teknologi komputer untuk melakukan tugas-tugasnya. Komponen-komponen computer-based information systems ini adalah hardware, software, database, network, procedures dan people. An application program is a computer program designed to support a specific task, a business process, or another application program. Berdasarkan kalimat di atas maka program aplikasi adalah program komputer yang dirancang untuk mendukung tugas tertentu, proses bisnis, atau program aplikasi lain. Program aplikasi ini merupakan bagian dari computer-based information system. kemampuan utama dari sistem informasi (Major Capabilities of Information Systems), terutama karena berbasis teknologi komputer maka mampu melakukan perhitungan dengan kecepatan tinggi, menghitung dalam jumlah yang sangat banyak, akurat, dapat berkolaborasi baik di dalam maupun di luar organisasi, dan lain-lain. Silakan mempelajari table 1.3 dari buku teks tentang kemampuan utama dari sistem informasi. Tabel 1.4. Types of Organizational Information Systems Type of System Function Supports the activities within specific Functional area IS functional area. Transaction Processes transaction data from business processing system events Enterprise resource Integrates all functional areas of the planning organizations. Office automation Supports daily work activities of individual system and groups. Produces reports summarized from Management transaction data, usually in one functional information system area. Decision support Provides access to data and analysis tools system Mimics human expert in a particular area Expert system and makes decisions. Presents structured, summarized Executive dashboard information about aspects of business important to executives. Supply chain Manages flows of products, services, and management system information among organizations. Example System for processing payroll. Walmart checkout pointof-sale terminal. Oracle, SAP system. Microsoft ® Office Report on total sales for each customer “What-if” analysis of changes in budget. Credit card approval analysis. Status of sales by product. Walmart Retail Link system connecting suppliers to Walmart. Electronic commerce Enables transaction among organizations www.dell.com system and between organizations and customers. ISYS6299– Information System Concept Information Systems Inside an Organization Information Systems Among Organizations Dampak IT terhadap organisasi Dampak IT terhadap manajer dalam organisasi: IT dapat mengurangi jumlah manajer menengah. IT akan menyediakan informasi yang real-time kepada manajer, sehingga manajer akan cepat membuat keputusan. IT akan meningkatkan kemungkinan manajer dapat mengawasi karyawan dan tim yang berada dalam geografis yang tersebar. ISYS6299– Information System Concept Dampak IT terhadap pekerja nonmanagerial dalam organisasi: IT dapat menghilangkan pekerjaan. IT dapat menyebabkan karyawan mengalami kehilangan identitas. IT dapat menyebabkan stres kerja dan masalah fisik, seperti cedera stres yang berulang. Pentingnya Sistem Informasi Bagi Masyarakat Dampak social yang positif bagi masyarakat karena penggunaan teknologi informasi : IT dapat memberikan kesempatan bagi para penyandang cacat untuk melakukan aktifitas atau pekerjaan. IT dapat memberikan fleksibilitas seseorang dalam melakukan pekerjaannya (misalnya, bekerja dari mana saja, kapan saja). Robot akan mengambil alih tugas-tugas yang dikerjakan manusia sehingga lebih efektif dan efisien. IT akan memungkinkan perbaikan dalam perawatan kesehatan. Dampak social yang negatip bagi masyarakat karena penggunaan teknologi informasi : IT dapat menyebabkan masalah kesehatan bagi individu. IT dapat menempatkan karyawan pada panggilan terus menerus. IT berpotensi dapat memberi informasi yang salah kepada pasien tentang masalah kesehatan mereka. ISYS6299– Information System Concept Chapter 2 Organizational Strategy, Competitive Advantage, and Information Systems Proses Bisnis A business process is a collection of related activities that produce a product or a service of value to the organization, its business partners, and/or its customers. Bisnis proses berdasarkan kalimat di atas adalah sekumpulan aktifitas-aktifitas yang saling berkaitan yang menghasilkan suatu produk atau jasa yang bernilai bagi organisasi, mitra bisnis, dan/atau pelanggan. A cross-functional business process is one in which no single functional area is responsible for its execution. Sedangkan cross-functional business process (proses bisnis lintas fungsional) adalah tidak hanya satu fungsional area saja yang bertanggung jawab untuk pelaksanaan proses bisnis tetapi seluruh fungsional area yang berkaitan. Contoh dari proses bisnis dalam akunting, marketing, sumber daya manusia, keuangan, produksi / operasional, sistem informasi manajemen dapat dilihat pada table 2-1 (examples of Business Processes) dalam buku teks. Di bawah ini merupakan contoh proses bisnis pada bidang travel. Silakan mempelajari aktifitas-aktifitas apa saja yang terdapat dalam proses bisnis tersebut mulai dari awal sampai dengan akhir. Apa yang menjadi tujugan proses bisnis ini? Siapa saja yang terkait di dalam proses bisnis ini? Apa yang terjadi bila proses bisnis ini tidak berjalan dengan baik? Pihakpihak mana saja yang dirugikan? Bila berjalan dengan baik, efektif dan efisien, pihak-pihak mana saja yang diuntungkan? Apa saja yang harus diperhatikan supaya proses bisnis ini berjalan sesuai dengan tujuannya? Business Process Improvement, Business Process Reengineering, and Business Process Management Keunggulan dalam melaksanakan proses bisnis secara luas diakui sebagai dasar yang mendasari untuk semua langkah yang signifikan dari kinerja kompetitif dalam suatu organisasi. Pertimbangan pengukuran-pengukurannya, misalnya: ISYS6299– Information System Concept Kepuasan pelanggan: Hasil mengoptimalkan dan menyelaraskan proses bisnis untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Pengurangan biaya: Hasil mengoptimalkan operasional dan proses pasokan. Pengurangan Siklus dan pemenuhan waktu: Hasil mengoptimalkan proses manufaktur dan logistik. Kualitas: Hasil mengoptimalkan proses desain, pengembangan, dan produksi. Diferensiasi: Hasil mengoptimalkan proses pemasaran dan inovasi. Produktivitas: Hasil mengoptimalkan proses kerja masing-masing individu. Business Process Reengineering (BPR) is a radical redesign of an organization’s business process that is intended to improve the efficiency and effectiveness of these processes. Business Process Reengineering adalah desain ulang secara radikal proses bisnis organisasi dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis. Karena BPR terbukti sulit untuk diterapkan maka organisasi berpaling ke Business Process Improvement. Business Process Improvement (BPR) adalah sebuah pendekatan incremental untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari sebuah proses, BPI lebih tidak beresiko dan lebih murah dibandingkan dengan BPR. BPI bergantung pada pendekatan terstruktur (define (mendefinisikan), measure (mengukur), analyze (menganalisa), improve (memperbaiki), and control (mengontrol), or DMAIC), dan banyak metodologi lain seperti Six Sigma, yang digunakan untuk mendukung langkah-langkah yang diperlukan. • • • • • • Berikut perbedaan antara BPI dan BPR: BPI BPR Low risk / low cost • High risk / high cost Incremental change • Radical redesign Bottom-up approach • Top-down approach Takes less time • Time consuming Quantifiable results • Impacts can be overwhelming All employees trained in BPI • High failure rate Business Process Management (BPM) adalah sebuah teknik manajemen yang mencakup metode dan alat untuk mendukung dokumentasi, desain, analisis, implementasi, manajemen, dan optimalisasi proses bisnis. BPM mengkoordinasikan kegiatan BPI individu dan menciptakan sebuah pusat penyimpanan (repository) dari proses perusahaan, umumnya dengan memanfaatkan software seperti BPMS. Komponen penting dari BPM: Pemodelan Proses Teknologi Web Business Activity Monitoring (BAM) Business Process Management Suite (BPMS) merupakan sebuah aplikasi terintegrasi yang digunakan untuk BPM. Munculnya trend BPM sosial yaitu teknologi yang memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi antar fungsi internal dan eksternal menggunakan alat media sosial. ISYS6299– Information System Concept Tekanan bisnis, respon organisasi, dan dukungan teknologi informasi Tekanan Bisnis (Business pressures): Market Pressures (Economic) Global economy and strong competition (Globalization) Need for real-time operations The Changing Nature of the Workforce Powerful customers Technology Pressures Technological innovations and obsolescence Information overload Societal / Political / Legal Pressures Social responsibility Compliance with government regulations and deregulations Protection against Terrorist Attacks Ethical Issues Tahapan Globalisasi (Dari Thomas Friedman dalam The World is Flat) Globalisasi 1.0 (1492-1800) World went from large to medium-size All about countries and muscles Key agents of change: brawn and horsepower Globalisasi 2.0 (1800-2000) World has shrunk from medium to small-size Key agent of change: multinational companies First half: global integration powered by falling transportation costs (steam engine and railroad) Second half: global integration powered by falling telecommunications costs (telephone, PC, satellites, fiber-optic cable) ISYS6299– Information System Concept Globalisasi 3.0 (2000 - sekarang) World is now tiny (everyone is everyone else’s close neighbor) Competitive playing field is being leveled Key agent of change: software, in conjunction with the global fiber-optic network Enabling people to collaborate and compete globally Tahapan Globalisasi (From Thomas Friedman in The World is Flat) dari Table 2.2 – Friedman’s Ten Flatteners Kejatuhan Tembok Berlin pada 9 November 1989. Netscape go public pada 9 Agustus 1995. Pengembangan work-flow software. Uploading Outsourcing Offshoring Supply Chaining Insourcing Informing The Steroids Respon Organisasi (Organizational Responses) Sebuah Strategic Systems (sistem strategic) yaitu sistem yang memberikan keuntungan yang memungkinkan organisasi untuk meningkatkan pangsa pasar dan/atau keuntungan, untuk lebih memudahkan bernegosiasi dengan pemasok, atau mencegah pesaing-pesaing memasuki pasar mereka. Organisasi melakukan customer focus, make-toorder, mass customization, e-business dan e-commerce. Customer Focus (fokus pada pelanggan) perbedaan antara menarik dan mempertahankan pelanggan dengan menyediakan layanan pelanggan yang luar biasa untuk mencegah hilang atau beralihnya mereka kepada pelanggan. Make-to-Order adalah strategi menghasilkan produk dan layanan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Mass Customization adalah strategi memproduksi sejumlah besar tetapi tetap dapat menyesuaikan sesuai dengan keinginan setiap pelanggan. Reebok and Bodymetrics merupakan contoh dari mass customization. E-business dan E-commerce: membeli dan menjual produk dan jasa secara elektronik. E-Business merupakan konsep yang lebih luas daripada e-commerce. Keunggulan Bersaing dan Sistem Informasi Strategis Competitive Advantage (Keunggulan Bersaing) adalah sebuah keunggulan yang melebihi pesaing dalam beberapa ukuran seperti biaya, kualitas, atau kecepatan, penguasaan pasar dan melebih keuntungan di atas rata-rata. ISYS6299– Information System Concept Strategic Information Systems (Sistem Informasi Strategik) merupakan sistem informasi yang memberikan suatu keunggulan bersaing yang membantu organisasi untuk melaksanakan tujuan strategis dan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas. Porter’s Competitive Forces Model Porter’s Competitive Forces Model: Threat of entry of new competitors Ancaman masuknya pesaing baru tinggi bila pesaing mudah untuk memasuki pasar dan rendah ketika ada hambatan yang signifikan untuk memasuki pasar. Bagi kebanyakan organisasi, Internet meningkatkan ancaman pesaing baru akan memasuki pasar. The bargaining power of suppliers Daya tawar pemasok tinggi ketika pembeli memiliki beberapa pilihan dan rendah ketika pembeli memiliki banyak pilihan. Internet memudahkan pembeli mendapatkan informasi. Pembeli dapat menemukan alternative pemasok dan membandingkan harga lebih mudah, hal ini mengurangi kekuatan daya tawar pemasok. Di sisi lain, perusahaan menggunakan Internet untuk mengintegrasikan rantai pasokan mereka, sehingga pemasok dapat mengunci pelanggan. The bargaining power of buyers Kekuatan daya tawar pembeli tinggi ketika pembeli memiliki banyak pilihan dan rendah ketika pembeli memiliki beberapa pilihan. Akses Internet memudahkan pembeli mendapatkan informasi, hal ini meningkatkan daya tawar pembeli. Internet mengurangi biaya peralihan (switching cost), yaitu biaya, dalam uang dan waktu, untuk membeli di tempat lain. Hal Ini juga meningkatkan daya tawar pembeli. The threat of substitute products or services Ancaman produk atau jasa pengganti tinggi ketika ada banyak pengganti untuk produk atau jasa yang dihasilkan organisasi dan rendah di mana hanya ada beberapa pengganti. ISYS6299– Information System Concept Industri yang berbasis Informasi berada dalam bahaya terbesar dari ancaman ini (misalnya, musik, buku, perangkat lunak). Internet dapat menyampaikan informasi digital dengan cepat dan efisien. The rivalry among firms in an industry Persaingan antar perusahaan dalam industri yang sama tinggi ketika ada persaingan sengit dan rendah bila tidak ada. Porter’s Value Chain Model Primary activities (kegiatan utama) adalah kegiatan usaha yang berhubungan dengan produksi dan distribusi dari produk dan jasa perusahaan, sehingga menciptakan nilai bagi pelanggan sehingga bersedia membayar atas produk dan jasa tersebut. Support activities (kegiatan pendukung) adalah kegiatan yang tidak langsung menambah nilai pada produk dan jasa perusahaan, tetapi mendukung kegiatan utama. Silakan mempelajari buku teks halaman 49; Figure 2.4 Porter’s Value Chain Model. Strategies for Competitive Advantage (Strategi untuk Keunggulan Kompetitif) : Cost Leadership (Kepemimpinan dalam biaya). Menghasilkan produk dan/atau jasa dengan biaya terendah dalam industry tersebut. Differentiation (Diferensiasi). Menawarkan produk yang berbeda, fitur produk dan jasa yang berbeda. Innovation (Inovasi). Memperkenalkan produk dan layanan baru, menambahkan fitur baru untuk produk dan jasa yang ada atau mengembangkan cara-cara baru untuk menghasilkan produk dan jasa. Operational Effectiveness (Efektivitas Operasional). Meningkatkan cara di mana menjalankan proses bisnis internal sedemikian rupa sehingga suatu perusahaan melakukan kegiatan serupa lebih baik dari para pesaingnya. Customer-orientation (Berorientasi pada pelanggan). Berkonsentrasi untuk membuat pelanggan senang. ISYS6299– Information System Concept Business – Information Technology Alignment Business-Information Technology alignment adalah integrasi yang kuat dari fungsi Teknologi Informasi (TI) dengan strategi, misi dan tujuan organisasi. Ada enam karakteristik penyelarasan efektif: Organisasi melihat IT sebagai mesin inovasi yang terus-menerus mengubah bisnis. Organisasi melihat pelanggan dan layanan pelanggan sebagai hal yang amat penting. Organisasi melibatkan bisnis dan profesional TI di seluruh departemen dan fungsi pekerjaan. Organisasi memberikan kejelasan, tujuan yang menyeluruh bagi seluruh karyawan. Organisasi memastikan bahwa karyawan TI memahami bagaimana perusahaan membuat (atau kehilangan) uang. Organisasi menciptakan budaya perusahaan yang hidup. ---O0O--- ISYS6299– Information System Concept DAFTAR PUSTAKA 1. Introduction to Information Systems. Rainer, Prince, Cegielski, 5th edition (2014). John Willey & Sons, Inc.Michigan. ISBN: 978-1-118-80855-9 ISYS6299– Information System Concept
