faktor- faktor penyebab keterlambatan pengiriman dokumen rekam
advertisement
FAKTOR- FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGIRIMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DARI FILING KE POLIKLINIK DI RSUD RA KARTINI JEPARA TAHUN 2016 Karya Tulis Ilmiah (KTI) Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar diploma (Amd. RMIK) dari progam studi Dlll RMIK Oleh : ELMA FITRIANA D22.2013.01391 PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATANUNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2016 HALAMAN HAK CIPTA © 2016 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Penulis HALAMAN PERSEMBAHAN Dengan segala puja dan puji syukur kepada Tuhan yang Maha Esa dan atas dukungan dan do’a dari orang-orang tercinta, akhirnya KTI ini dapat dirampungkan dengan baik dan tepat pada waktunya. Oleh karena itu, dengan rasa bangga dan bahagia saya khaturkan rasa syukur dan terimakasih saya kepada: Tuhan YME, karena hanya atas izin dan karuniaNyalah maka KTI ini dapat dibuat dan selesai pada waktunya. Puji syukur yang tak terhingga pada Tuhan penguasa alam yang meridhoi dan mengabulkan segala do’a. Bapak dan Ibu saya, yang telah memberikan dukungan moril maupun materi serta do’a yang tiada henti untuk kesuksesan saya, karena tiada kata seindah lantunan do’a dan tiada do’a yang paling khusuk selain do’a yang terucap dari orang tua. Ucapan terimakasih saja takkan pernah cukup untuk membalas kebaikan orang tua, karena itu terimalah persembahan bakti dan cinta ku untuk kalian bapak ibuku. Pak Arif, Pak Jaka dan Bu Kriswi selaku pembimbing, dan penguji, yang selama ini telah tulus dan ikhlas meluangkan waktunya untuk menuntun dan mengarahkan saya, Terimakasih banyak. Kakak mas rokis, mas yus, dan adiku yang paling ganteng wahyu dan adit, yang senantiasa memberikan dukungan, semangat, senyum dan do’anya untuk keberhasilan ini, cinta kalian adalah memberikan kobaran semangat yang menggebu, terimakasih dan sayang ku untuk kalian. Sahabat dan Teman Tersayang Tika w, Rini, Pasukan Nakula raya no 4, Aman, Nita, tanpa semangat, dukungan dan bantuan kalian semua tak kan mungkin aku sampai disini, terimakasih untuk canda tawa, tangis, dan perjuangan yang kita lewati bersama dan terimakasih untuk kenangan manis yang telah mengukir selama ini. Dengan perjuangan dan kebersamaan kita pasti bisa! Semangat!! Terimakasih yang sebesar-besarnya untuk kalian semua, akhir kata saya persembahkan KTI ini untuk kalian semua, orang-orang yang saya sayangi. Dan semoga karya tulis ilmiah ini dapat bermanfaat dan berguna untuk di masa yang akan datang, Aamiinnn. RIWAYAT HIDUP Nama : Elma Fitriana Tempat, Tanggal Lahir : Jepara, 01 Maret 1995 Jenis Kelamin : Perempuan Agama : Islam Alamat : Karang panggung, Mayong lor Rt. 4/ 6 Mayong Jepara Riwayat Pendidikan 1. TK Ngudi Utomo Mayong Lor, tahun 2000 2. SD Negeri Mayong Lor 3, tahun 2001 3. SMP Negeri 01 Pecangaan, tahun 2007 4. SMA Negeri 1 Pecangaan, tahun 2010 5. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013 KATA PENGANTAR Puji syukur kami penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkah rahmat dan hidayah-NYA sehingga penulis mampu menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul “Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pengiriman Dokumen Rekam Medis dari Filing ke Poliklinik RSUD RA Kartini Jepara Tahun 2016 “. Karya Tulis Ilmiah ini disusun guna sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Penulis menyadari Karya Tulis Ilmiah ini tidak akan berjalan dengan lancar tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Karya Tulis Ilmiah ini. Ucapan terima kasih ini penulis berikan kepada : 1. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang. 2. Arif Kurniadi, M.Kom selaku Ketua Program Studi D3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang dan sebagai dosen pembimbing Karya Tulis Ilmiah. 3. Drg. Kusnarto M.Kes selaku Direktur RSUD RA Kartini Jepara. 4. Edy Mulyono, Amd.PK, S.KM selaku kepala bagian Rekam Medis. 5. Segenap staf Rekam Medis RSUD RA Kartini Jepara dan semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan laporan praktik ini. Dalam pembuatan laporan ini, penulis menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini masih banyak terdapat kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis berharap pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang baik dan bersifat membangun agar penulisan ini dapat menjadi lebih baik lagi. Semarang, Juli 2016 Penulis Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2016 ABSTRAK ELMA FITRIANA FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGIRIMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DARI FILING KE POLIKLINIK RSUD RA KARTINI JEPARA TAHUN 2016 xix + 73 hal + 8 tabel + 4 gambar + 12 lampiran Baik buruknya pelayanan di TPPRJ dapat menjadi acuan bagi pasien dalam menilai kualitas pelayanan rumah sakit. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat serta nyaman. Filing dituntut untuk menyediakan setiap dokumen rekam medis yang dikehendaki secara cepat dan tepat memperhatikan kebijakan yang berlaku. Berdasarkan survei awal pada bulan April 2016 di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara, sebanyak 10 pelayanan dokumen terdapat 10 pelayanan dokumen yang terlambat (100%) karena melebihi batas waktu pelayanan dokumen yaitu 10 menit. Setiap pengambilan satu dokumen membutuhkan waktu 28.76 menit. Salah satu faktor terlambatnya pengiriman dokumen ke poliklinik karena dokumen tidak terdapat di tempatnya (Missfile) sehingga waktu pencarian semakin lama. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dan pendekatan Cross Sectional. Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Subyek penelitian adalah kepala rekam medis, 2 kurir pendaftaran, dan 6 petugas filing. Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur tetap pendaftaran di RSUD RA Kartini belum merinci tentang batas waktu penyediaan dokumen rekam medis ke poliklinik, dan memberikan tracer dengan menyelipkan di rak penyimpanan. Kepala Rekam Medis, petugas filing dan petugas kurir mendapat skor > rata– rata. Petugas tidak tahu tentang prosedur tetap dan batas waktu pelayanan dokumen. Sistem penomoran menggunakan unit numbering system (UNS), sistem penjajaran yaitu Terminal Digit Filing (TDF), filing rawat jalan tidak mengunakan tracer dan buku ekspedisi. Oleh karena itu disarankan memberikan pengarahan tentang penggunaan tracer, dan mengadakan revisi ulang terhadap prosedur mengenai pendaftaran rawat jalan, dan pengambilan dokumen rekam medis, melakukan kontrol terhadap kinerja petugas, menambah buku ekspedisi untuk poliklinik. Kata Kunci : Pengetahuan, Protap, Sistem Penomoran, Sistem Penjajaran, sarana Kepustakaan : 15 ( 1991 – 2010 ) The Diploma Program on Medical Records and Health Information Faculty of Health Dian Nuswantoro University Semarang 2016 ABSTRACT ELMA FITRIANA FACTORS THAT CAUSED DELAYS THE DELIVERY OF MEDICAL RECORD FROM FILING TO CLINIC IN HOSPITAL OF RA KARTINI JEPARA YEAR 2016 xix + 73 pages + 8 tables + 4 pictures + 12 appendix The bad service at TPPRJ can be the reference for patients in assessing quality of hospital services. Excellence of medical record service and quality reflected in the friendly service, fast and convenient. Filing required to provide any desired document quickly and accurately take into account the policy. Based on initial survey in April 2016 in RA Kartini hospital Jepara, as many as 10 service of documents showed that 10 documents were late (100%) because the time limit of document service more than 10 minutes. Every document taken 28.76 minutes. One of delayed factors of documents delivery to the clinic because the document did not exist in its place (missfile) so that it need much longer time to search. This type of research was descriptive and a cross sectional approach. The methods were observation and interview. Subjects were the chief of medical record unit, 2 of courier of registration and 6 filing officers. The results showed that standard procedure of registration in hospital of RA Kartini did not detail about the time limit of documents provision to the clinic, and provide the tracer by tucking into storage racks. Chief of Medical Record Unit, filing officer and the courier got a score more than average. The officer did not know about the procedure and the deadline of documents service. The numbering system was unit numbering system (UNS), the alignment system was Terminal Digit Filing (TDF), outpatients filing did not use tracer and expedition book. Therefore suggested to provide guidance on the use of tracer, and held repeated revisions of procedures for the registration of outpatient, and document retrieval, to perform control to the officer, adding expedition book for clinic. Keywords Bibliography : Knowledge, Standard Operating Procedure, Numbering System, Alignment System, tool : 15 ( 1991 – 2010 ) DAFTAR ISI Halaman Judul................................................................................................... i Halaman Hak Cipta............................................................................................ ii Persetujuan Laporan Tugas Akhir.................................................................... ii Halaman Pengesahan Dewan Penguji ............................................................. iii Keaslian Penelitian............................................................................................ iv Persetujuan Publikasi...................................................................................... v Halaman Persembahan..................................................................................... vii Riwayat Hidup.................................................................................................... viii Kata Pengantar.................................................................................................. ix Abstrak............................................................................................................... xi Daftar Isi............................................................................................................. xiii Daftar Tabel...................................................................................................... xvi Daftar Gambar................................................................................................... xvii Daftar Lampiran................................................................................................. xviii Daftar Singkatan................................................................................................ xix BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang ......................................................................................1 B. Rumusan Masalah ................................................................................3 C. Tujuan Penelitian ..................................................................................3 D. Manfaat Penelitian ................................................................................4 E. Ruang Lingkup ......................................................................................5 F. Keaslian Penelitian ................................................................................5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit...........................................................................................10 B. Pengertian Rekam Medis ......................................................................11 1. Tujuan Rekam Medis .......................................................................12 2. Kegunaan Rekam Medis ................................................................12 C. Pendaftaran / Penerimaan Pasien ..........................................................13 D. Filing ......................................................................................................14 E. Sistem Penjajaran Rekam Medis ...........................................................18 F. Sistem Penomoran .................................................................................22 G. Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pendistribusian DRM (5M) ............................................................................................. 25 H. Sarana ..................................................................................................25 I. Prosedur Tetap (Protap) ........................................................................26 J. Petunjuk Keluar atau Tracer ...................................................................27 K. Pengertian Pengetahuan .......................................................................27 L. Kerangka Teori ......................................................................................29 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep ..................................................................................30 B. Jenis Penelitian ....................................................................................31 C. Variabel Penelitian ................................................................................31 D. Definisi Operasional ..............................................................................32 E. Populasi dan Sampel Penelitian ............................................................33 F. Pengumpulan Data ................................................................................33 G. Pengolahan Data ..................................................................................34 H. Analisis Data .........................................................................................35 BAB IV HASIL PENGAMATAN A. Gambaran Umum RSUD RA Kartini Jepara ..........................................36 B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis RSUD RA Kartini Jepara ...........42 C. Protap Pelayanan Dokumen Rekam Medis ...........................................49 D. Pengetahuan Petugas ...........................................................................54 E. Sistem Penomoran di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara ...............60 F. Sistem Penjajaran di Filing RSUD RA Kartini Jepara ............................60 G. Sarana Pelayanan Dokumen Rekam Medis ..........................................60 BAB V PEMBAHASAN A. Protap Pelayanan Dokumen Rekam Medis ............................................61 B. Pengetahuan Petugas ...........................................................................63 C. Sistem Penomoran di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara ...............66 D. Sistem Penjajaran di Filing RSUD RA Kartini Jepara ............................66 E. Sarana Pelayanan Dokumen Rekam Medis ..........................................68 BAB VI SIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ...........................................................................................71 B. Sarana Pelayanan Dokumen Rekam Medis ..........................................72 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Keaslian Penelitian................................................................................. 5 Tabel 3.1 Definisi Operasional............................................................................... 32 Tabel 4.1 Karakteristik Kepala RM petugas filing dan kurir.................................... 54 Tabel 4.2 Hasil Wawancara Kepala RM…………………....................................... 55 Tabel 4.3 Hasil skor Wawancara Petugas filing..............…………………………… 56 Tabel 4.4 Hasil Wawancara Petugas filing.....................…………………………… 56 Tabel 4.5 Hasil skor Wawancara Petugas Kurir.............…………………………… 58 Tabel 4.6 Hasil wawancara petugas kurir.......................…………………………… 58 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.2 Kerangka Teori................................................................................... 29 Gambar 3.1 Kerangka Konsep............................................................................... 30 Gambar 4.1 Struktur Organisasi URM RSUD RA Kartini Jepara........................... 43 Gambar 4.2 Gambar Alur pasien RSUD RA Kartini Jepara……………......……… 47 DAFTAR LAMPIRAN 1. Pedoman Observasi 2. Lembar Wawancara 3. Lembar Observasi 4. Surat Ijin Penelitian 5. Hasil Observasi 6. Hasil Wawancara 7. Dokumentasi 8. Standar Operasiona Prosedur Pendaftaran Rawat Jalan 9. Standar Operasiona Prosedur Penyimpanan DRM 10. Standar Operasiona Prosedur Peminjaman DRM 11. Standar Operasiona Prosedur Pengembalian DRM RI 12. Standar Operasiona Prosedur Pengembalian RJ DAFTAR SINGKATAN 1. DRM : Dokumen Rekam Medis 2. KIB : Kartu Identitas Berobat 3. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien 4. MDF : Midle Digit Filing 5. Protap : Posedur Tetap 6. RMIK : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 7. RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah 8. SIM RS : Sistem Informasi Menejemen Rumah Sakit 9. SNF : Straight Numbering Filing 10. SNS : Serial Numbering System 11. SOP : Standar Operasional Prosedur 12. SUNS : serial Unit Numbering System 13. TDF : Terminal Digit Filing 14. TPPGD : Tempat Pendaftaram Pasien Gawat Darurat 15. TPPK : Tempat Pendaftaran Pasien Khusus 16. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Rawat Jalan 17. TPPRI : Tempat Pendaftaran Rawat Inap 18. TPPPP : Tempat Pendaftaran Pasien Pemeriksaan Penunjang 19. UNS : Unit Numbering system 20. URJ : Unit Rawat Jalan 21. URI : Unit Rawat Inap BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit merupakan salah satu unit kesehatan masayarakat yang digunakan sebagai rujukan yang mempunyai fungsi utama menyediakan dan menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan, perawatan, pemulihan, pengobatan, serta pendidikan dan pelatihan. Diantaranya melalui penyelenggaraan rekam medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan di rumah sakit. Menurut permenkes No: 269/Menkes/per/III/2008 yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien(1). Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan merupakan kontak pertama kali antara petugas rekam medis dengan pasien rawat jalan atau keluarganya. Oleh karena itu, baik buruknya pelayanan di TPPRJ dapat menjadi acuan bagi pasien dalam menilai kualitas pelayanan rumah sakit. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat serta nyaman. Apabila pasien sudah mendapatkan pelayanan yang baik ketika proses pelayanan terjadi maka pasien akan dengan senang hati untuk kembali ke rumah sakit tersebut. Filing berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penyediaan dokumen rekam medis untuk kegiatan pelayanan kesehatan terlebih untuk pasien 1 2 poliklinik.(2) Dalam kaitannya dengan penyediaan dokumen rekam medis lama untuk pelayanan rawat jalan. Filing dituntut untuk menyediakan setiap dokumen rekam medis yang dikehendaki secara cepat dan tepat memperhatikan kebijakan yang berlaku. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10 menit dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap adalah 15 menit (3) . RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara masih terdapat pasien yang komplain kepada petugas bagian pendaftaran karena Dokumen rekam medis yang belum tersedia di poliklinik yang mereka kunjungi saat mereka dipanggil di poliklinik. Hal tersebut apabila didiamkan terus menerus tanpa ada perbaikan maka akan berdampak berkurangnya jumlah kunjungan poliklinik, serta berdampak buruk terhadap kepercayaan pasien atas pelayanan pasien. Berdasarkan survei awal pada bulan April 2016 di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara, peneliti mengambil sampel pelayanan dokumen rekam medis (DRM) sebanyak 10 pasien Rawat Jalan. Dari 10 pelayanan DRM yang telah diamati terdapat 10 pelayanan DRM yang terlambat 100% karena melebihi batas waktu pelayanan DRM yaitu 10 menit untuk pasien poliklinik. Dari data tersebut setiap pengambilan satu DRM membutuhkan waktu 28.76 menit. Di RSUD RA Kartini Jepara dalam pendaftaran untuk pasien lama, pasien terlebih dahulu mendaftar di bagian pendaftaran pasien lama yang memakai sistem barcode selama kurang lebih 1 menit dan dipandu oleh satpam rumah sakit. Kemudian pasien yang menggunakan jaminan, menuju ke pendaftaran loket untuk mengurus syarat- syarat, baru setelah itu menuju 3 ke poliklinik sesuai rujukan. Sedangkan pasien yang tidak menggunakan jaminan (pasien umum), pasien ke kasir terlebih dahulu, baru kemudian ke poliklinik. Pada pendaftaran yang memakai sistem barcode, satpam mendapat tugas mendaftarkan pasien lama dan mencetak tracer. Tracer yang sudah tercetak ditunggu terkumpul banyak kemudian baru diambil dan dinaikkan ke filing oleh petugas pengantar DRM. Hal ini menjadi salah satu faktor terlambatnya pengiriman DRM ke poliklinik. Selain itu keterlambatan pelayanan DRM juga di akibatkan ketika pengambilan DRM tidak terdapat di tempatnya (Missfile) sehingga membuat petugas kesulitan dalam mencari dokumen rekam medis milik pasien yang sedang berkunjung. Dengan adanya kendala yang berpengaruh terhadap pelayanan penyediaan DRM dipoliklinik RSUD RA Kartini Jepara sehingga peneliti tertarik untuk mengambil judul “Faktor – Faktor Penyebab Keterlambatan Pengiriman DRM dari Filing ke Poliklinik di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara tahun 2016”. B. Rumusan Masalah Apa saja faktor – faktor yang menyebabkan keterlambatan pengiriman DRM dari filing ke poliklinik di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara tahun 2016 ? C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mendeskripsikan faktor – faktor penyebab keterlambatan pengiriman DRM dari filing ke poliklinik di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara tahun 2016. 4 2. Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan prosedur tetap tentang pelayanan dokumen rekam medis di RSUD RA Kartini Jepara tahun 2016. b. Mendeskripsikan pengetahuan kepala rekam medis petugas Kurir dan filing tentang pelayanan dokumen rekam medis di RSUD RA Kartini Jepara tahun 2016. c. Mendeskripsikan sistem penomoran di pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara tahun 2016. d. Mendeskripsikan sistem penjajaran di Filing RSUD RA Kartini Jepara tahun 2016. e. Mendeskripsikan sarana yang digunakan dalam proses pelayanan DRM di TPPRJ RSUD RA Kartini Jepara tahun 2016. D. Manfaat penelitian 1. Bagi Peneliti Menambah pengetahuan, pengalaman, wawasan dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang diajarkan dengan keadaan yang ditemui. 2. Bagi Akademik Sebagai bahan referensi dan sarana untuk mengevaluasi kemampuan dan pengetahuan mahasiswa. 3. Bagi Rumah Sakit Dapat menjadi masukan bagi rumah sakit akan pentingnya analisis faktor penyebab keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis guna menunjang pelayanan yang baik. 5 E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan adalah rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Materi yang diambil adalah faktor- faktor keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis ke poliklinik. 3. Lingkup Lokasi Penelitian dilakukan di TPPRJ dan filing RSUD RA Kartini Jepara. 4. Lingkup Metode Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara. 5. Lingkup Objek / Sasaran Prosedur pelayanan DRM di TPPRJ dan Filling RSUD RA Kartini Jepara. 6. Lingkup Waktu Penelitian dilaksanakan pada bulan Juni 2016. F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 Keaslian Penelitian No 1. Nama Penel iti Reno Rizky Andhi ka Judul penelitia n Sistem distribusi berkas rekam medis untuk keperlua n rawat jalan di rs. Hermina pandana ran Metode Penelitian Variabel Hasil Penelitian Perbeda an Jenis penelitian deskriptif Metode penelitian observasi dan wawancar a. 1. Fungsi petugas filling sebagai pelacak keberadaan BRM 2. Kebijakan distribusi BRM 3. SPO distribusi BRM Berdasarkan hasil penelitian di RS. Hermina pandanaran Semarang belum mempunyai petugas tetap dibagian filing. Pembagian tugas di 1. Lokas i peneli tian 2. Wakt u peneli tian 3. Varia bel 6 semaran g tahun 2015. 2. Nur Aini Ariya nti Prosedur Pelayana n DRM di TPPRJ RSUD Sunan Kalijaga Demak tahun 2013 Metode observasi dan wawancar a dengan mengguna kan pendekata n cross sectional. 4. Sarana Distribusi BRM 5. Distribusi BRM untuk keperluan rawat jalan instalasi rekam medis masih saling merangkap, sudah ada kebijakan yang mengatur tentang distribusi BRM dan petugas sudah sesuai prosedur. 1. Prosedur pendaftara n pasien di TPPRJ 2. Sistem penomoran 3. Formulir dalam pelaksanaa n pelayanan DRM di TPPRJ 4. Dokumen dalam pelaksanaa n pelayanan DRM di TPPRJ 5. Anggaran dalam pelaksanaa n pelayanan DRM di TPPRJ 6. Alat dalam pelaksanaa n pelayanan DRM di TPPRJ Hasil penelitian yang diperoleh yaitu KIB yang ada di bagian pendaftaran tidak langsung diberikan kepada pasien setelah mendaftar, tetapi diberikan pada saat pasien selesai diperiksa oleh dokter. Sistem penomoran menggunaka n UNS, formulir yang digunakan untuk menunjang proses pelayanan DRM.alat yang digunakan 1. Lokas i peneli tian 2. Wakt u peneli tian 3. Varia bel 7 3. Ross Upasi ana Faktor – faktor penyeba b keterlam batan pengemb alian dokumen rekam medis rawat jalan ke Filling di RS Mardi Waluyo Metro Lampung periode Bulan Februari tahun 2013 Jenis penelitian deskriptif Metode penelitian observasi dan wawancar a Mengguna kan pendekata n crosssecci onal 1. Sumber daya Manusia 2. Prosedur tetap pengembali an dokumen rekam medis rawat jalan ke filling 3. Kebijakan pengembali an dokumen rekam medis rawat jalan ke Filing 4. Sarana dan prasarana ketepatan pengembali an dokumen rekam medis rawat jalan ke filing. untuk menunjang proses pelayanan yaitu komputer dan printer. Berdasarkan hasil penelitian Pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan ke filing selama periode tanggal 01 s.d 07 Februari tahun 2013 diperoleh prosentase 4,65% (55 dokumen) dari jumlah dokumen yang harus kembali ke filing yaitu 1184 dokumen. Sedangkan dalam pendistribusi an ke setiap poliklinik yang ada serta pengembalia n dokumen ke filing tidak menggunaka n ekspedisi, sehingga petugas tidak dapat memonitor dokumen yang telah 1. Lokas i peneli tian 2. Wakt u peneli tian 3. variab el 8 dikembalikan . Dan tidak adanya protap dan kebijakan yang tertulis yang menyebabka n petugas bekerja hanya karena kebiasaan saja 4. Eltina Lupita Sari Dewi Tinjauan prosedur pelayana n dokumen rekam medis poliklinik dari filling RSUD Tugurejo Semaran g tahun 2014 Metode Observasi dan wawancar a dengan mengguna kan pendekata n cross seccional 1. pengetahua n petugas filing 2. Sarana 3. Prosedur pengembali an DRM 4. Prosedur penyimpan an DRM Prosentase pengetahuan petugas yaitu 83,75% petugas tahu dan 16,25 petugas tidak tahu dari 10 responden dengan beberapa pertanyaan yang peneliti ajukan. RSUD Tugurejo semarang menggunaka n sarana yang baik bahkan dapat mengemban gkan penggunaan sarana yang lebih baik. Dalam prosedur pengambilan DRM di RSUD Tugurejo semarang sudah sesuai dengan teori hanya belum 1. Lokas i peneli tian 2. Wakt u peneli tian 3. Varia bel 9 disiplin mengenai waktu pengembalia nnya. Sedangkan pada prosedur pelayanan DRM, petugas tidak langsung mendistribusi kan DRM ke masing – masing poliklinik. 5. Yedid a Nike Wula n Janu Faktorfaktor penyeba b keterlam batan pelayana n Dokume n Rekam Medis pasien rawat jalan dari bagian Filing RS Panti Wilasa Citarum Semaran g tahun 2013 Jenis penelitian Deskriptif Metode Observasi mengguna kan metode cross sectional 1. Sistem penyimpan an dokumen rekam medis 2. Man ( Petugas filing ) 3. Money ( Rencana anggaran belanja filing) 4. Material (Formulir dan Dokumen 5. Methods (Protap ) 6. Mechine (Alat yang digunakan difiling ) Faktor- faktor penyebab keterlambata n pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan disebabkan oleh tidak adanya protap, tumpukan dokumen rekam medis dikoding rawat jalan, tumpukan dokumen rekam medis dibagian asembling, keterlambata n pengembalia n dokumen rekam medis dari rawat inap. 1. Lokas i peneli tian 2. Wakt u peneli tian 3. Varia bel BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rumah Sakit 1. Pengertian Rumah Sakit Menurut American Hospital Association 1974 dalam (Azwar,1996) Rumah sakit adalah suatu organisasi yang tenaga medis profesional secara terorganisir serta sarana kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien. Menurut Wolfer dan Pena, Rumah Sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan berbagai tenaga profesi lainnya. (4) 2. Klasifikasi Rumah Sakit Rumah sakit juga diandalkan untuk memberikan pengayoman medik (pusat rujukan) untuk pusat pelayanan yang ada disuatu wilayah kerja. Sifat pengayoman sangat erat kaitannya dengan klasifikasi rumah sakit. Berdasarkan klasifikasinya Rumah Sakit di Indonesia terbagi menjadi 4 jenis, antara lain : a. Rumah Sakit kelas A, mempunyai pelayanan kesehatan yang spesialistik dan sub spesialistik terdaftar. b. Rumah Sakit kelas B, mempunyai pelayanan kesehatan minimal sebelas spesialistik dan sub spesialistik terdaftar. 10 11 c. Rumah Sakit kelas C, mempunyai pelayanan kesehatan spesialistik paling sedikit 4 spesialistik dasar yaitu bedah, penyakit dalam, kebidanan, dan kesehatan anak. d. Rumah sakit kelas D, tempat pelayanan dasar. Di Indonesia juga dikenal 3 jenis rumah sakit menurut kepemilikannya antara lain : a. Rumah Sakit Pemerintah. b. Rumah Sakit BUMN. c. Rumah Sakit Swasta.(5) B. Rekam Medis 1. Pengerian Rekam Medis Menurut Edna K. Huffman, Rekam Medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan lain yang diperolehnya serta memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta rekam hasilnya.(6) Sedangkan menurut Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medik No.78 tahun 1991 tentang penyelenggaraan Rekam Medis, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan, diagnosis, pengobatan, 12 tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat dirumah sakit, puskesmas dan sarana pelayanan kesehatan lain yang dilakukan di unit-unit rawat jalan, termasuk unit gawat darurat dan unit rawat inap. (7) 2. Tujuan Rekam Medis Tujuan Rekam Medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Tanpa di dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.(8) 3. Kegunaan Rekam Medis Melihat dari pentingnya catatan rekam medis dan kegunaan rekam medis disingkat menjadi ALFRED yaitu : 1. Administration (Administrasi) Data dan Informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan, manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan berbagai sumber. 2. Legal (Hukum) Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi pasien provider kesehatan serta, (dokter, perawat, dan kesehatan lainnya) pengelolaan dan pemilik sarana kesehatan. 13 3. Finansial (keuangan) Untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien, serta untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan. 4. Research (penyelidikan) Berbagai macam penyakit yang telah tercatat dalam dokumen rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan penelitian. 5. Education (pendidikan) Peneliti (mahasiswa dan pelajar) dapat belajar dan mengembangkan ilmunya dengan menggunakan Dokumen Rekam Medis. 6. Dokumentation (dokumentasi) Rekam medis sebagai dokumen rahasia karena memiliki sejarah medis seseorang. (3) C. Pendaftaran / Penerimaan Pasien Tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) merupakan pintu masuk pertama dalam penerimaan dan pendaftaran pasien rawat jalan karena dimana setiap pasien yang akan berobat dirumah sakit harus terlebih dahulu mendaftar di TPPRJ. TPPRJ mempunyai beberapa fungsi antara lain : 1. Pencatatan identitas pasien dalam formulir rekam medis rawat jalan, sebagai data dasar pasien, Kartu Identitas Berobat (KIB) , Kartu Indeks 14 Utama Pasien (KIUP) dan buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan. 3. Penyedia dokumen rekam medis baru untuk pasien baru. 4. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama melalui bagian filing. 5. Penyimpanan dan penggunaan KIUP. 6. Penditribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan. 7. Penyedia informasi jumlah kunjunagan pasien rawat jalan. Adapun tugas pokok TPPRJ yaitu: 1. Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi). 2. Menyediakan formulir-fomulir rekam medis dalam folder / dokumen rekam medis bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama). 3. Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poliklinik yang sesuai keluhannya. 4. Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit atau puskesmas yang bersangkutan. D. Filing 1. Pengertian Filing Filing adalah kegiatan penataan berkas disebuah tempat khusus sehingga untuk kebutuhan referensi dapat dilakukan pengambilan 15 (retrieve) kembali dengan cepat dan mudah. Filing aktif (records storage-active), yaitu filing yang menyimpan berkas yang masih digunakan untuk referensi di ruang penyimpanan. Untuk menentukan eruang penyimpanan dan system retrieve harus memperhatikan macam-macam ukuran, pertimbangan harga, dan konfigurasinnya. Beberapa faktor yang mempengaruhi spesifikasi dari ruang penyimpanan yang perlu dipertimbangkan sebagai berikut : a. Formulir- formulir ( berkas ) rekam medis. b. Ruang penyimpanan. c. Frekuensi penggunaan. d. Personel yang mengguanakan berkas. e. Ruang sisa untuk kepadatan berkas (Space requerement or limitation ). f. Perlindungan dan keamanan ( protection and scurity ). g. Lama waktu penyimpanan ( length of storage time ). 2. Tugas pokok dan fungsi bagian filling Unit rekam medis bagian filling mempunyai tugas pokok yaitu : a. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan DRM. b. Mengambil kembali ( retrive ) DRM untuk berbagai keperluan. c. Menyusutkan ( meretensi ) DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan penyimpanan DRM aktif dan DRM in-aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Menyimpan DRM yang dilestarikan ( diabadikan ) 16 g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. Sedangkan untuk fungsi dari bagian filing itu sendiri adalah sebagai berikut : a. Penyimpanan DRM. b. Penyedia DRM untuk berbagai Keperluan. c. Pelindung arsip - arsip DRM terhadap bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. 3. Deskripsi pokok kegiatan filing dalam pelayanan rekam medis a. Menerima kartu kendali dan DRM yang sudah lengkap dan sudah di beri kode dari fungsi koding / indeksing. b. Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medisnya. c. Menggunakan halaman sebaliknya kartu kendali yang sudah tidak terpakai untuk digunakan sebagai formulir tracer. d. Menyediakan DRM dengan langkah – langkah sebagai berikut : 1) Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna untuk keperluan tertentu. 2) Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer tersebut. 3) Menyelipkan tracer pada DRM yang sudah ditemukan. 4) Mengambil DRM yang sudah ditemukan. e. Mencatat penggunaan DRM pada buku catatan penggunaan DRM ( bon pinjam DRM ) 17 f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima DRM pada buku catatan pengguna DRM. g. Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan langkah – langkah sebagai berikut : 1) Melihat kode warna yang pada kelompok nomer atau section pada rak Filing. 2) Bila dijumpai nomor yang tidak sesuai, DRM diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai. h. Melakukan retensi DRM. i. Bersama Tim Pemusnah Rekam Medis melaksanakan kegiatan pemusnahan. j. Menghitung tingkat pengguaan DRM per bulan atau per tribulan. k. Menghitung tingkat kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi DRM per bulan (Deliquent Medical Record) l. Menghitung tingkat kehilangan DRM. 4. Formulir, catatan, atau laporan yang digunakan dibagian filing untuk pelayanan rekam medis. a. Tracer yang dapat digunakan untuk petunjuk keberadaan filing yang diambil dar rak filing dan penghitungan tingkat penggunaan DRM b. Catatan penggunaan DRM untuk bukti serah terima peminjaman DRM dari filing dan srbagai alat kontrol penggunaan tracer. c. Folder DRM kosong untuk mengganti folder yang sudah rusak. (2) 18 E. Sistem Penjajaran Rekam Medis 1. Terminal Digit Filing System (TDF) Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama. Dimulai dengan angka 00 akhir dan diakhiri dengan angka 99. Untuk itu pertama kita kebagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka catatan numerik sesuai dengan digit. 50 50 Angka ketiga 50 angka kedua Angka pertama Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka- angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok angka - angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua. Kemudian rekam medis disimpan didalam urutan sesuai kelompok angka ketiga. Sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor - nomor pada kelompok angka ketiga ( tertiary digits ) yang selalu berlainan. Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif dan efisien. Berikut contohnya : 46-52-02 98-05-26 98-99-30 47-52-02 99-05-26 99-99-30 48-52-02 00-06-26 00-00-31 19 49-52-02 01-06-26 01-00-31 50-52-02 02-06-26 01-00-31 Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka akhir seperti ini : a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok ( bagian/ wilayah ), di dalam rak penyimpanan. Petugas- petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakdesakkan disuatu tempat ( bagian/ wilayah ), dimana rekam medis disimpan dirak. b. Petugas- petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya 4 petugas masing- masing diserahi : Bagian 00-24, bagian 25-49, dan bagian 75- 99. c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap pertugas rata- rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian. d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru dibagian tersebut. e. Jumlah rekam medis untuk tiap - tiap section tercontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak- rak kosong. f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan. g. Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam 20 memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka. 2. Midle Digit Filing System ( MDF ) Dalam Sistem angka tengah menggunakan enam digit, dimana tiga nomor bagian sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder dan tersier. Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder dan tersier pasangan kanan. Misalnya : 04 89 23 Sekunder Primer Tersier Berikut contohnya : 58-78-96 99-78-96 58-78-97 99-78-97 58-78-98 99-78-97 58-78-99 99-78-98 58-78-00 00-79-00 59-79-01 00-79-01 Pada contoh diatas terlihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis (58-78-00) sampai dengan (58-78-99) berada dalam urutan langsung. Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini : a. Memudahkan pengambilan 100 buah nomornya berurutan. rekam medis yang 21 b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem angka langsung kesistem angka akhir. c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah. d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.. e. Petugas penyimpanan dapat dibagi untuk bertugas pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat dicegah. Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah : a. Memerlukan latiahan dan bimbingan yang lebih lama. b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih lama dari angka. 3. Straight Numbering Filing System (SNF) Bentuk yang paling sederhana adalah sistem angka langsung, setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan. Urutan dalam sistem angka langsung yaitu sebagai berikut 46-50-23 46-50-24 46-50-25 Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu yang 22 diminta untuk keperluan pendisikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif. Mungkin 1 hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan- kelemahan yang tidak dapat dihindarkan.(9) F. Sistem Penomoran 1. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System) Pemberian nomor secara seri adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang datang maupun berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis kepada setiap pasien yang mau berobat ulang. Selain pemberian nomor rekam medis, dibuatkan juga dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut. Keuntungannya : bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang akan lebih cepat dilayani karena pasien langsung memperoleh nomor rekam medis serta dokumen rekam medisnya. Selain itu, pasien tidak perlu membawa KIB serta pasien tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP. Kerugiannya : a. Terhadap pasien, untuk pasien lama informasi medis yang tercatat didalam dokumen rekam medis pada kunjungan sebelumnya tidak dapat terbaca pada kunjungan berikutnya. Hal ini menyebabkan tidak ada kesinambungan informasi. 23 b. Terhadap penyimpanan dokumen rekam medis, tempat penyimpanan dokumen rekam medis akan cepat bertambah sehingga beban penyimpanan cepat penuh 2. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) Pemberian nomor secara unit adalah satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Demikian pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut hanya ada 1 folder DRM atas nama pasien yang bersangkutan. Untuk mempermudah pengertian, 1 pasien memperoleh nomor rekam medis dan dokumen rekam medis hanya 1 kali seumur hidup selama menjalankan pelayanan disarana kesehatan yang bersangkutan. Dalam pemberian nomor cara unit KIB dan KIUP sangat berarti. Kelebihan : bagi pasien yaitu informasi hasil- hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu, dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pembayaran yang diberikan terdapat dalam 1 folder dokumen rekam medis. Kekurangannya : pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding dengan cara SNS. Hal ini dikarenakan petugas harus menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut terlebih dahulu. Apabila pasien tidak membawa KIB akan lebih lama pelayanan. 24 3. Pemberian nomor cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering System) Pemberian nomor cara seri unit adalah satu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan unit, yaitu setiap pasien yang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut di cari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis dicari di filing, setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan 1, sedangkan nomor rekam medis yang dijadikan patokan adalah nomor rekam medis lama. Nomor rekam medis baru atas nama pasien tersebut dicoret dan diganti nomor rekam medis lama selanjutnya nomor baru itu dapat digunakan oleh pasien lain. Dokumen rekam medis yang telah dijadikan 1 tersebut dikembalikan sesuai dengan nomor rekam medis lamanya. Kelebihannya adalah pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih antara pasien lama dan pasien baru, semua pasien yang datang seolah olah dianggap menjadi pasien baru. Kekurangannya adalah petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan. Informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak berkesinambungan. (10) 25 G. Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Pendistribusian DRM (5 M) 5 M adalah istilah yang merujuk pada faktor produksi utama yang dibutuhkan oleh suatu organisasi agar dapat beroprasi secara maksimal. Dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah Model 5 M. Isi dari model 5 M : 1. Man (Manusia), merujuk pada manusia sebagai tenaga kerja. 2. Mechines (Mesin), merujuk pada mesin sebagai fasilitas/ alat penunjang kegiatan perusahaan baik operasional maupun non operasional. 3. Money (Uang/Modal), merujuk pada uang sebagai modal untuk pembiayaan seluruh kegiatan perusahaan. 4. Method (Metode/Prosedur), merujuk pada metode/ prosedur sebagai panduan pelaksanaan kegiatan perusahaan. 5. Materials ( Bahan Baku), merujuk pada bahan baku sebagai unsur utama untuk diolah sampai menjadi produk akhir untuk diserahkan pada konsumen.(11) H. Sarana Sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan kedalam layanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Pengertian diatas jelas memberi arah bahwa sarana prasarana adalah merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses 26 kegiatan baik alat tersebuat merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai. Fungsi sarana prasarana adalah mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu, hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin, menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang- orang yang berkepentingan, menimbulkan rasa puas pada orangorang yang berkepentingan yang mempergunakannya. (12) I. Prosedur Tetap (Protap) Prosedur adalah sebuah rangkaian dari mendesain tugas- tugas untuk menyelesaikan pekerjaan pada tempat yang rutin. Kepala bagian rekam medis bertanggung jawab untuk merencanakan dan memikirkan sebagian besar dari prosedur departemen, yang berisi standar dari tugastugas. Penelitian yang cermat dari tata kerja menghasilkan hasil pekerjaan yang besar dengan waktu dan usaha yang sedikit. Pada saat prosedur dalam departemen telah direncanakan dan diuji adalah penting untuk mencatat tata kerja tersebut dalam tulisan, menggambarkan setiap langkah secara rinci. Beberapa pekerjaan harus dapat mengikuti penjelasan dan dengan pertanyaan yang minim dalam melaksanakan setiap tata kerja, menunjang hal tersebut tidak perlu pengetahuan teknis yang banyak adalah penting untuk menampilkan pekerjaan. (13) 27 J. Outguides ( Tracer ) Outguides merupakan cara kontrol penggunaan catatan yang penting. Mereka digunakan untuk mengganti catatan yang telah dikeluarkan dari file. Tanda ini tetap berada didalam file sampai catatan yang dipinjam telah dikembalikan dan diarsipkan. Folder atau kartu sigout dengan kantong untuk menyimpan requitsition slip cukup populer untuk tujuan ini. Penggunaan outguide berwarna sangat membantu petugas dalam menemukan lokasi yang tepat untuk pengarsipan catatan kembali. Outguide dengan kantong plastik besar dapat digunakan untuk tempat laporan lepas atau laporan yang datang kemudian sampai catatan dikembalikan kefile. Karena outguide akan digunakan berkali- kali konstruksinya yang kuat merupakan hal yang penting. (14) K. Pengertian Pengetahuan 1. Definisi pengetahuan Pengetahuan adalah hasil “tahu” dan ini terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengindraan terjadi melalui panca indra manusia, indra penglihatan, penciuman, pendengaran, rasa dan raba. Sebagian besar pengetahuan diperoleh melalui mata dan telinga. Pengetahuan atau kognitif merupakan domain yang sangat penting untuk terbentuknya tindakan seseorang (over behavior). 2. Faktor- faktor yang Mempengaruhi Pengetahuan Adapun faktor yang mempengaruhi pengetahuan sebagai berikut : 28 a. Usia Semakin cukup usia, tingkat kematangan seseorang akan lebih tinggi pada saat berfikir dan bekerja. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan kematangan jiwa. b. Pendidikan Pendidikan adalah suatu proses belajar yang berarti terjadi proses pertumbuhan, perkembangan atau perubahan kearah lebih dewasa, lebih baik atau lebih matang kearah individu , keluarga dan masyarakat. Makin banyak pengetahuan sehingga makin banyak pula pengetahuan yang dimiliki oleh orang tersebut. c. Persepsi Persepsi yaitu mengenal dan memilih objek sehubungan dengan tindakan yang akan diambil d. Motivasi Motivasi merupakan suatu dorongan keinginan dan tenaga penggerak yang berasal dalam diri seseorang untuk melakukan sesuatu dengan mengesampingkan hal- hal yang kurang bermanfaat. Agar motivasi muncul diperlukan rangsangan dari dalam dan dari luar individu. e. Sumber informasi Paparan wisatawan. informasi mempengaruhi tingkat pengetahuan 29 Paparan informasi yang diperoleh oleh wisatawan dari berbagai sumber, antara lain buku cerita, media masa, seperti koran, majalah, ataupun televisi serta saling bertukar informasi. (15) L. Kerangka Teori Protap Pengetahuan Petugas Sistem Penomoran Keterlambatan waktu pengiriman drm ke poliklinik Sistem penjajaran Sarana Gambar 2.1 Kerangka Teori Mutu pelayanan BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Kerangka Konsep Protap Pelayanan DRM Pengetahuan Kepala Rekam Medis Petugas Kurir dan Petugas Filing: - Umur Masa kerja Pendidikan Pelatihan Keterlambatan waktu pelayanan DRM Sistem penomoran Mutu pelayanan Sistem penjajaran Sarana : - Komputer - Tracer - Buku ekspedisi Gambar 3.1 Kerangka Konsep 30 31 B. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah deskriptif, yaitu menggambarkan data sesuai dengan obyek yang diteliti. Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Observasi yakni suatu usaha untuk mengumpulkan data yang dilakukan secara sistematis, dengan prosedur standar. dan Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab yang dilakukan secara langsung kepada responden. Dengan pendekatan Cross Sectional adalah penelitian yang dilakukan pada satu waktu terhadap beberapa kelompok. C. Variabel Penelitian Faktor- faktor keterlambatan pengiriman DRM dari Filing ke poliklinik meliputi : f. Protap tentang pelayanan DRM g. Pengetahuan Kepala Rekam Medis, Petugas Kurir dan Filing h. Sistem penomoran di TPPRJ i. Sistem penjajaran di Filing j. Sarana yang digunakan dalam proses pengiriman DRM 32 D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Definisi Operasional No Variabel Devinisi Operasional 1. Pengetahuan Petugas Pengetahuan Petugas adalah Hasil pemahaman petugas dari informasi yang telah didapat dari orang lain. - Umur adalah rentang waktu kehidupan orang maupun benda yang diukur dengan tahun. - Masa kerja adalah lama waktu petugas Filing dan petugas Kurir bekerja di RSUD RA Kartini Jepara. - Pendidikan adalah pembelajaran dengan menambah wawasan dan pengetahuan seseorang. - Pelatihan adalah usaha untuk memperbaiki kinerja pekerja pada suatu pekerjaan tertentu. 2. Protap Protap adalah tata cara dalam menyelesaikan suatu pekerjaan yang telah ditulis atau didokumentasikan. 3. Sistem Penomoran Sistem penomoran adalah Tata-cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat 33 sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. 4. Sistem penjajaran DRM Pelaksanaan pengelolaan DRM pada Filing dengan menyimpan DRM secara sejajar bukan menumpuk. 5. Sarana Sarana adalah suatu benda atau alat yang dipakai untuk membantu menyelesaikan tugas. Sumber data : Data primer E. Populasi dan Sampel Penelitian Dalam penelitian ini populasi yang digunakan adalah pelayanan dokumen rekam medis pasien poliklinik dari filing RSUD RA Kartini Jepara tahun 2016. Subyek penelitian yang ditetapkan oleh peneliti adalah kepala rekam medis, 2 petugas kurir pendaftaran, dan 6 petugas filing. F. Pengumpulan Data 1. Jenis dan sumber data a. Data primer 1) Observasi : Pedoman observasi 2) Wawancara : Wawancara kepada Kepala Rekam Medis, petugas Filing, dan petugas Kurir. b. Data sekunder : Protap pendaftaran, penyimpan Peminjaman DRM, Pengembalian DRM rawat inap. DRM, 34 2. Metode pengumpulan data Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi. Wawancara merupakan kegiatan tanya jawab yang dilakukan secara langsung kepada responden mengenai pengolahan dokumen rekam medis. Sedangkan observasi dilakukan dengan mengamati prosedur pelayanan DRM dan pendistribusian. 3. Instrumen penelitian a) Pedoman wawancara terhadap Kepala Rekam Medis, petugas kurir pendaftaran dan Filing. b) Checklist merupakan instrument yang membantu dalam penelitian. Checklist digunakan untuk melihat sarana yang digunakan dalam pelayanan dokumen rekam medis. c) Pedoman observasi digunakan untuk mendapatkan data 1) Sarana untuk menunjang dalam pengendalian keterlambatan pengiriman DRM. 2) Sistem penjajaran dokumen rekam medis di bagian Filing. 3) Sistem penomoran DRM yang digunakan di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara. 4) Protap dan Kebijakan di Filing dan pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara. G. Pengolahan Data Metode yang digunakan : 1. Editing Editing yaitu melakukan koreksi kembali tentang kelengkapan, kejelasan dan kesesuaian antara jawaban satu dengan yang lainnya. 35 2. Tabulating Mengolah data yang diperoleh dengan memasukkan data kedalam tabel untuk memudahkan proses pengolahan data yang dilakukan sehingga data yang ada menjadi informative. H. Analisis Data Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan dengan menggambarkan serta membandingkan teori yang ada. menganalisa, BAB IV HASIL PENELITIAN A. Gambaran Umum RSUD RA Kartini Jepara 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Keberadaan Rumah Sakit di Jepara berawal dari sebuah Balai Pengobatan kecil yang memfungsikan bangunan sekolah untuk anakanak Belanda, ningrat dan priyayi termasuk RA Kartini, RA Kardinah dan RA Rukmini. Bangunan yang terletak di sebelah timur alun-alun Jepara tersebut kosong karena telah terbangun gedung sekolah baru di sebelah barat alun-alun (sekarang SMP Negeri 1 Jepara) karena Balai Pengobatan tersebut merupakan satu-satunya lembaga pelayanan kesehatan di Jepara, sehingga banyak pengunjungnya, terutama menderita malaria maka Balai Pengobatan tersebut ditingkatkan menjadi Consultatic Buereau atau sejenis Rumah Sakit. Pada awalnya Rumah Sakit dipimpin oleh dokter asing (Belanda, India, dan Italia), kemudian dipercayakan pada dr. Soeleman, lalu dr. Soenardi hingga awal kemerdekaan pada tahun 1962 Rumah Sakit dipimpin oleh putra daerah yaitu dr. Hamidun yang harus kerja keras karena dengan peralatan yang sangat sederhana dan hanya dibantu oleh petugas non medis yang sangat kurang. Kemudian kepemimpinan silih berganti dengan direktur dr. Ang Swie Giem, dr. Budiman, dr. Suyudi, dr. Kuncoro, dr. Sri Murtanto, dan dr. Agustinus Subandijo. Pada tahun 1978 Rumah Sakit dipindahkan ke lokasi baru yang lebih prospektif di Jl. Wachid Hasyim Kelurahan 36 37 Bapangan Kecamatan Jepara. Semula Rumah Sakit ini hanya bernama Rumah Sakit Umum Daerah Tingkat II. Sejak peringatan satu abad hari lahirnya RA Kartini yaitu tanggal 21 April 1979, berubah menjadi Rumah Sakit Umum Daerah RA Kartini Kabupaten Daerah Tingkat II Jepara. Awal pemberian nama dari RSUD menjadi RSUD RA Kartini Jepara muncul dari pihak Rumah Sakit sendiri dengan alasan untuk mengenang jasa Pahlawan Nasional Wanita asal Jepara Raden Ajeng Kartini sekaligus meneruskan perjuangaannya Rumah Sakit Umum Daerah RA. Kartini Jepara adalah Rumah Sakit Umum Daerah tipe B non pendidikan ditetapkan dengan Surat keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 499/MENKES/SK/III/2000 tanggal 30 Maret 2000. Kedudukan, Susunan Organisasi dan tugas pokok RSUD RA Kartini Jepara ditetapkan berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Jepara Nomor 10 Tahun 2008, kemudian diperbaharui dengan Peraturan Daerah Kabupaten Jepara Nomor 18 Tahun 2010 tanggal 6 Agustus 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis daerah Kabupaten Jepara dan Peraturan Bupati Jepara Nomor Nomor 58 Tahun 2010 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi RSU Kartini Kabupaten Jepara. Status BLUD RSUD RA Kartini Jepara ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 61 Tahun 2007 tentang Pedoman teknis Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah, serta dengan Surat Keputusan Bupati Jepara Nomor 267 Tahun 2008 tanggal 31 Desember 2008 tentang penetapan RSU Kartini Jepara sebagai Satuan Kerja Perangkat 38 Daerah yang menerapkan pola Pengelolaan euangn Badan Layanan Umum Daerah (PK-BLUD). 2. Visi, Misi, dan Motto RSUD RA Kartini Jepara Sebagai upaya untuk mencapai tujuan dan menggerakkan roda organisasi Rumah Sakit, maka RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara memiliki visi dan misi sesuai dengan Keputusan Bupati Jepara Nomor 209 Tahun 2009 tentang penetapan Visi dan Misi RSU RA Kartini Jepara sebagai berikut : a. Visi “Menjadi Rumah Sakit Pertam dan Utama” b. Misi 1) Menyelenggarakan pelayanan prima Misi pertama berfokus memberikan pelayanan kesehatan yang diberikan secara paripurna dan terpadu kepada lapisan masyarakat termasuk pasien tidak mampu sehingga pasien akan merasa puas dengan pelayanan Rumah Sakit. 2) Mengembangkan profesionalisme Sumber Daya Manusia Misi kedua merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan pelayanan sehinggadapat meningkatkan kepercayaan terhadap pelayanan Rumah Sakit akan meningkatkan kesejahteraan, maka perlu upaya pengembangan sumber daya manusia. 3) Melengkapi sarana prasrana sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi 39 Misi ketiga berfokus pada pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tersebut sebagai acuan untuk meningkatkan kinerja Rumah Sakit sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. 4) Meningkatkan kerjasama lintas sektor Misi keempat difokuskan pada peningkatan kerjasama dengan unit kerja yang terkait dengan unit kerja yang terkait dengan tujuan agar unit kerja terkait ( pihak ketiga ) dapat menanamkan modal usaha atau jasanya menguntungkan kedua pihak. c. Motto “Mitra Anda Menjadi Sehat” 3. Deskripsi Lingkungan a. Status Kepemilikan : Pemerintah Kabupaten Jepara b. Kelas Rumah Sakit : Kelas B Non Pendidikan c. Luas Tanah : 30.225 m² d. Luas Bangunan : 16059 m² e. Fasilitas Listrik Lt I : 12.909 m² Lt. II : 3.150 m² : - PLN 618 KVA 1) Generator 500 KVA f. Fasilitas Air g. Fasilitas Gas : Sumur Artetis negatif 6 unit : Sentral Oksigen (sebagian) h. Fasilitas PengolahanLimbah : - Incenerator (berfungsi baik) sehingga 40 2) i. Komunikasi IPAL (baru/berfungsi) : 1 (satu) unit PABX - 3 Nomor saluran telepon lokal (0291)591175, 591118, 593286 j. Peralatan - No.Saluran Fax. 0291591145 - Email : [email protected] : Peralatan medik dan non medik k. Transportasi : 4 Ambulance, 1 mobil jenazah, 3 mobil Operasional dan 8 sepeda motor. 4. Jenis Pelayanan RSUD RA Kartini Jepara a. IGD b. Rawat Jalan 1) Poliklinik Obsgyn 2) Poliklinik Bedah 3) Poliklinik Penyakit Dalam 4) Poliklinik Paru 5) Poliklinik Saraf 6) Poliklinik Kulit dan Kelamin 7) Poliklinik Gigi 8) Poliklinik Mata 9) Poliklinik Anak 10) Poliklinik THT 11) Poliklinik Jiwa 12) Poliklinik Matahari 13) Poliklinik Gizi 41 c. 14) Poliklinik Orthopedi 15) Hemodialisa 16) Psikologi 17) Fisioterapi 18) Okupasi 19) Terapi Wicara Rawat Inap 1) VIP 2) ICU 3) Ruang Cempaka 4) Ruang Dahlia 5) Ruang Anyelir 6) Ruang Mawar 7) Ruang Melati 8) Ruang Flamboyan 9) Ruang Bougenvile 10) Ruang Anggrek 11) Ruang Teratai 12) Ruang Kenanga 13) Ruang Seruni 14) Ruang Kemuning 42 B. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS RSUD RA KARTINI JEPARA 1. Bagian Unit Rekam Medis RSUD RA Kartini Kab. Jepara a. Unit Rawat Jalan Pelayanan rekam medis di Unit Rawat Jalan bertujuan untuk menyediakan informasi hasil anamnesa, pemeriksaan fisik, diagnosis, terapi dan tindakan rawat jalan, waktu pelayanan dan penanggung jawab pemberi pelayanan rawat jalan. b. Unit Gawat Darurat Pelayanan Rekam Medis di UGD bertujuan menyediakan informasi hasil anamnesa, pemeriksaan fisik, diagnosis, terapi, tindakan gawat darurat, waktu pemberian pelayanan dan penanggung jawab pemberi pelayanan gawat darurat. c. Unit Rawat Inap Ruang Rawat Inap sering disebut Ruang Perawatan, Ini merupakan inti kegiatan rumah sakit. Unit rawat inap biasanya diberi nama ruang berlainan satu dengan yang lainnya yang berguna untuk memudahkan pelayanan. Unit rawat inap memiliki sejumlah tempat tidur. 43 2. Struktur organisasi unit rekam medis STRUKTUR ORGANISASI UKRM RSUD R.A KARTINI JEPARA Direktur RSUD RA Kartini Jepara Kepala Ins. Rekam Medis Koord. Pendaft aran poliklini k Koord. Pendaft aran 24 jam Koord. Coding/ indexin g Koord. Analisin g& reportin g Koord. Assembl ing Koord. Filing Pelaksa na Pelaksa na Pelaksa na Pelaksa na Pelaksa na Pelaksa na Koord. SEP & Entrian Pelaksa na Gambar 4.1 Struktur Organisasi Unit Rekam medis 3. Tugas Pokok dan Fungsi Petugas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah RA Kartini Jepara Kab. Jepara a. Kepala Instalasi Rekam Medis 1) Membuat perencanaan kegiatan di instalasi Rekam Medis 2) Menyusun jadwal kegiatan instalasi Rekam Medis 3) Membagi tugas di Instalasi Rekam Medis 4) Meneliti kebenaran isi Rekam Medis 44 5) Membuat, menyajikan data dan grafik kegiatan pelayanan Rekam Medis 6) Melaporkan hasil Kegiatan kepada Direktur 7) Membuat laporan umpan balik pada unit pelayanan di rumah sakit 8) Mengevaluasi hasil kerja yang ada di Instalasi Rekam Medis 9) Melaksanakan tugas- tugas lain yang diberikan oleh pimpinan b. Koordinator Pendaftaran 24 jam 1) Membantu kepala instalasi rekam medis mengkoordinir dan memonitoring kinerja staf pendaftaran 2) Mencatat pendaftaran pasien yang masuk dari UGD 3) Membuat dokumen rekam medis bagi pasien UGD yang akan di rawat inap 4) Menyusun jadwal TPPGD/ TPPRI 5) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan c. Koordinator Koding/ Indeksing 1) Mengkoordinir tugas – tugas pengolahan dokumen 2) Menerima formulir kendali pasien asuransi rawat jalan dari poliklinik 3) Menerjemahkan diagnosa penyakit kedalam bentuk kode berdasarkan ICD 10 4) Menerjemahkan diagnosa tindakan kedalam bentuk kode berdasarkan ICD 9 5) Menganalisa lembar – lembar formulir kendali pasien asuransi rawat jalan untuk menentukan kode yang tepat 45 6) Menyerahkan lembar formulir kendali pasien asuransi rawat jalan ke bagian verifikator internal 7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan d. Koordinator Filing 1) Mengkoordinir tugas – tugas di bagian filing 2) Mencari Dokumen Rekam Medis pasien lama dan pasien baru rawat jalan 3) Menata dan memasukkan Dokumen Rekam Medis rawat jalan ke rak filing 4) Menerima pengembalian Dokumen Rekam Medis dari poliklinik setelah pelayanan 5) Mendistribusikan Dokumen Rekam Medis ke poliklinik 6) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan e. Koordinator Analising/ Reporting 1) Mengkoordinasi semua pelaporan Rekam Medis baik laporan intern maupun ekstern 2) Membuat laporan mingguan ( Laporan Mingguan Wabah ) yang dikirim ke DKK Kab. Jepara 3) Membuat laporan mingguan DHF yang dikirim ke DKK kab. Jepara 4) Membuat laporan mingguan diare (GE) yang dikirim ke DKK kab. Jepara 5) Membuat laporan bulanan Penyakit Tidak Menular (PMT), lapran Infeksi Nosokomial (INOS), laporan Penyakit Sexual Transmited 46 Disease (STD) yang dikirim ke DKK kab. Jepara dan Dinas Kesehatan Provinsi 6) Mengarsipkan surat keluar dan suirat masuk 7) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Instalasi Rekam Medis 47 4. Alur pelayanan Pasien RSUD RA Kartini Jepara Start Konsul / opnam? Pasien Rawat Jalan? y TPPRJ Kasir IRJA TPPRI IRNA Apotik TPPRD IGD Kasir T y Rawat Inap? T y Rawat Darurat? T Pemeriksaan y TPPP penunjang? T y Pemeriksaan Khusus? T End TPPK Keterangan: TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap Gambar 4.2 Alur pasien RSUD RA Kartini Jepara 48 Alur pelayanan pasien di RSUD RA Kartini Jepara a. Pasien datang 1) Jika pasien TPPRJ a) Pasien menuju ke TPPRJ untuk melakukan pendaftaran b) Setelah mendaftar pasien menuju ke kasir untuk melakukan pembayaran. c) Pasien menunggu antrian di poliklinik atau unit rawat jalan. Kemudian setelah pemeriksaan pasien pulang 2) Jika pasien TPPRI a) Pasien menuju ke TPPRI untuk melakukan pendaftaran b) pasien menuju ke ruangan setelah pasien melakukan pendaftaran c) kemudian pasien di rawat inap setelah pasien sembuh pasien menuju ke apotik untuk menebus obat. d) Pasien menuju ke kasir 3) Jika pasien rawat Darurat a) Pasien menuju ke rawat darurat untuk melakukan pendaftaran. b) Pasien menuju ke intalasi rawat darurat untuk melakukan pemeriksaan. c) Kemudian menuju ke apotik untuk mengambil obat d) Pasien menuju ke kasir 4) Jika pasien kepemeriksaan penunjang a) Pasien mendaftar ke TPPPP telebih dahulu untuk melakukan pendaftaran 49 b) Setelah itu melakukan pemeriksaan penunjang c) Kemudian ke kasir 5) Jika pasien ke TPPK a) Pasien mendaftar ke TPPK terlebih dahulu untuk melakukan pendaftaran b) Setelah melakukan pendaftaran pasien melakukan pemeriksaan khusus c) Kemudian pasien menuju ke kasir untuk melakukan pembayaran. C. Protap Pelayanan Dokumen Rekam Medis Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas filing RSUD RA Kartini Jepara sudah mempunyai protap tentang pelayanan dokumen rekam medis tetapi protap tersebut tidak terpasang dalam ruang filing dan tidak disosialisasikan kepada petugas filing. Berdasarkan hasil observasi dibagian filing RSUD RA Kartini Jepara protap tentang pendaftaran pasien poliklinik, penyimpanan dokumen rekam medis, peminjaman dokumen rekam medis, dan pengembalian dokumen rekam medis adalah sebagai berikut a. Protap pendaftan rawat jalan RSUD RA Kartini Jepara 1) Petugas pendaftaran mewawancarai calon pendaftar, sebagai berikut : - Selamat pagi / siang, apa yang dapat kami bantu? - Sudah pernah mendaftar sebelumnya disini? Dan atau, - Sudah pernah dirawat sebelumnya disini? 50 - Jika sudah pernah tanyakan Kartu Identitas Pelanggan ( KIP )? - Jika tidak bawa KIP tanyakan identitas lainnya dan atau tanya nama yang akan didaftarkan, kemudian cari dikomputer sistem ( SIMRS ) dengan pernyataan sebagai berikut; “Boleh ditunjukkan Kartu Identitas Pelanggan (KIP) RSU RA Kartini Jepara”, - Jika calon pendaftar tidak bawa KIP tanyakan identitas lainnya dan atau tanya nama yang akan didaftarkan, sebagai berikut; “Mungkin ada identitas lainnya KTP/SIM/Kartu lainnya yang syah atau mungkin nama panggilan , alamat, umur, jenis kelamin sehingga dapat membantu kami mencari data anda dikomputer sistem, tunggu sebentar kami akan mencoba mencarinya,” kemudian cari dikomputer sistem (SIMRS). - Khusus pasien baru lakukan perekaman data pasien sesuai dengan identitas yang berlaku atau tanpa identitas, kemudian jenis poli/ spesialis yang akan dituju pada komputer sistem dan atau formulir pendaftaran pasien rawat jalan ( bon pinjam dok. RM / Tracer ),dengan percakapan sebagai beriku, “Maaf kelihatannya anda mengalmi kesulitan biar kami bantu mengisinya”.kemudian tanyakan beberapa hal sebagai berikut, “tolong sebutkan nama yang akan didaftarkan, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, nomor telepon jika ada, poli yang akan dituju, baik akan saya ulang nama... dan seterusnya ( ulang wawancara tadi dan pastikan sudah benar menurut calon pendaftar/ identitas yang berlaku)” setelah selesai perekaman 51 pengisian formulir tersebut jangan lupa arahkan pasien untuk menanda tanganinya, sebagai berikut “Mohon anda tanda tangani formulir ini”. - Berikan kopi formulir pendaftaran pasien dan nomor urut antrian kepada pendaftar kemudian arahkan untuk menuju poli yang dituju, sebagai berikut, “anda nomor urut antri ...... silakan anda menuju ke poli ....... (sesuai poli yang dituju), mohon bersabar dan tunggu sebentar sampai ada petuga poli yang memanggil nomor urut anda, terima kaasih dan selamat pagi/siang”, (Catatan : arahkan ke poli yang memungkinkan dengan antrian tidak terlalu padat, contoh : apabila pasien menggunakan 2 pelayanan poli dalam nomor antrian 90 dan gigi nomor antri 9, maka arahkan dahulu ke poli gigi baru kemudian ke poli dalam dan atau melanjutkan proses administrasi lainnya, sebagai berikut, “sebaikknya anda antri dipoli gigi dahulu, kemudian anda dapat menuju poli dalam mungkin itu jauh baik, atau terserah mana yang akan anda dahuukan”. 2) Khusus pendaftar pasien dengan Kunjungan Baru, siapkan dokumen baru rawat jalan, kemudian bon pinjam (Kopi formulir pendaftaran pasien /Tracer) diarsip untuk barang bukti bahwa dokumen sedang dipinjam keluar, 3) Khusus pendaftar dengan kategori pasien Kunjungan lama, cari berdasarkan petunjuk nomor rekam medis pada penjajaran dokumen di rak dokumen rawat jalan dan atau rawat inap, setelah 52 dokumen diketemukan kemudian bon pinjam (kopi formulir pendaftaran pasien/ tracer sebagai pendaftaran pasien/ tracer), kemudian buatkan surat pengantar bahwa dokumen sedang dipinjam/ keluar, tracer kemudian diketemukan letakkan kopi formulir pendaftaran pasien / tracer sebagai penanda dokumen tersebut sedang dipinjam. 4) Bila dokumen tidak diketemukan catat dalam buku catatan dokumen rekam medis rawat jalan yang bermasalah (Misfile, Delequent/Bad doc/ bandel) sebagai solusi ganti dengan dokumen baru dengan nomor RM sesuai formulir pendaftaran (kopi formulir pendaftaran pasien / tracer), kemudian buatkan surat pengantar bahwa dokumen belum ditemukan pada formulir surat keterangan dokumen belum ditemukan. 5) Apabila pendaftar menghendaki untuk menggunakan lebih dari 1 spesialis maka dapat langsung bertransaksi pada saat mendaftar atau setelah mendapat pelayanan perlakuan seperti poin 1. Misal : poli dalam dengan bedah. 6) Perlakuan dokumen rekam medis rawat jalan dengan pelayanan lebih dari satu poli/ spesialis dokumen tersebut untuk kecepatan pelayanan maka akan diantar oleh petugas poli atau menggunakan jasa kurir pendaftaran bila memungkinkan. Catatan : Dokumen rekam medis dilarang dibawa oleh pasien sendiri. 53 b. Penyimpanan dokumen rekam medis Prosedur : 1) Penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan a) Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan menerima dokumen rekam medis rawat jalan dari poliklinik b) Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan mencocokkan jumlah dokumen rekam medis rawat jalan yang disetor dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi c) Petugas penyimpanan meneliti kelengkapan dokumen rekam medis rawat jalan d) Petugas dokumen rekam medis mengelompokkan dokumen rekam medis rawat jalan sesuai kategori nomor rekam medisnya e) Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan memasukkan dokumen rekam medis rawat jalan sesuai urutan alokasi tempat dengan model penyimpanan menggunakan system penjajaran langsung. c. Peminjaman dokumen rekam medis Prosedur : a. Peminjam mengajukan bon pinjam/ pernyataan peminjaman dokumen rekam medis kepada petugas b. Peminjam mengisi buku pinjam dengan menulis tanggal pinjam, nama peminjam, ruang / bagian, keperluan, tanggal kembali dan paraf peminjam. 54 c. Pengembalian dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas penyimpanan, dengan menulis tanggal pinjam, nama peminjam, keperluan dan tanggal kembali pada sampul dokumen d. Pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis Prosedur : a. Setelah pasien pulang / meninggal / pulang paksa, dokter yang merawat dan petugas yang berwenang mengisi dan melengkapi dokumen rekam medis harus segera mengisi dan melengkapi dokumen rekam medis pasien rawat inap yang pulang / meninggal / pulang paksa. b. Dokter yang merawat juga harus memeriksa kebenaran diagnose, isi resume medis dan isi resume keperawatan pasien yang pulang, / meninggal / pulang paksa. c. Setelah terisi lengkap dan benar, tidak lebih dari 2x 24 jam petugas ruang rawat inap harus segera menyerahkan / mengembalikan dokumen rekam medis pasien pasien tersebut dengan menggunakan buku serah terima / buku ekspedisi. D. Pengetahuan Petugas Tentang Pelayanan Dokumen Rekam Medis Tabel 4.1 Karakteristik petugas filing dan kurir No 1 Karakteristik petugas Umur 20-30 tahun 31-40 tahun 41-50 tahun >50 tahun Jumlah (%) 1 1 6 1 11% 11% 67% 11% 55 2 Pendidikan terakhir SMA D3 RMIK D3 Non Kesehatan S1 Kesehatan S1 non Kesehatan Lama Kerja ≤ 20 tahun >20 tahun 3 7 1 1 78% 11% 11% 3 6 33% 67% Berdasarkan tabel diatas paling banyak responden berusia 41-50 tahun (67%), berpendidikan SMA (78%), dan mempunyai lama kerja >20 (67%). a. Kepala Rekam Medis Tabel 4.2 hasil wawancara kepala rekam medis Responde n Kepala RM umur pendidi kan Lama Kerja 38 th S1 14 tahun Pertanyaan 1 2 3 1 1 1 Skor 3 Berdasarkan tabel diatas, kepala Rekam Medis memiliki pengetahuan yang baik tentang protap pelayanan dokumen rekam medis karena memiliki skor 3. Responden mengetahui pertanyaan yang telah diberikan yaitu prosedur tetap tentang pelayanan Dokumen rekam medis, ketentuan rumah sakit tentang batas waktu maksimal pelayanan DRM pasien rawat jalan dan sanksi. Menurut kepala rekam medis penyebab keterlambatan dokumen rekam medis ke poliklinik adalah karena dokumen rekam medis yang tidak ditemukan dirak, dikarenakan belum dikembalikan oleh perawat dari ruang rawat inap. Dalam pelaksanaan tugas pada masing masing bagian apabila belum sesuai 56 dengan protap tidak diberikan sanksi tetapi mengingatkan petugas sesuai dengan protap yang ada di RSUD RA Kartini Jepara. b. Petugas Filing Tabel 4.3 Hasil skor wawancara petugas Filing Responden Pendidikan 1 2 Petugas 1 SMA 1 0 Petugas 2 SMA 1 0 Petugas 3 SMA 1 0 Petugas 4 S1 Non Kes 1 1 Petugas 5 SMA 1 0 Petugas 6 SMA 1 0 jumlah 6 1 Rata-rata Pertanyaan 3 4 5 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 6 6 6 1 1 1 1 1 1 6 7 0 1 0 0 0 0 1 8 1 1 1 1 1 1 6 Skor Kategori 5 6 5 6 5 5 32 5 Baik Baik Baik Baik Baik Baik Berdasarkan tabel 4.3 semua responden (100%) memiliki pengetahuan tentang pelayanan dokumen rekam medis karena memiliki skor nilai > rata-rata yaitu >5. Tabel 4.4 Hasil wawancara petugas filing No Pertanyaan 1 Apakah tugas pokok dan fungsi petugas filing? Bagaimana prosedur peminjaman dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit? Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam hal penyediaan dokumen? Menurut anda faktor 2 3 4 Jawaban Benar Jawaban Salah 6 (100%) 0 (0%) 1 (17%) 5 (83%) 0 (0%) 6 (100%) 6 (100%) 0 (0%) 57 5 6 7 8 apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer? Bagaimana cara yang biasa dilakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? Bagaimana prosedur pengembalian DRM sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? 6 (100%) 0 (0%) 6(100%) 0 (0%) 1 (17%) 5 (83%) 6 (100%) 0 (0%) Berdasarkan tabel 4.4 pertanyaan yang tidak dapat dijawab oleh petugas adalah protap pengambilan dokumen rekam medis, batas waktu pelayanan dokumen rekam medis, dan pengembalian dokumen rekam medis dari rawat inap. Menurut petugas filing yang menyebabkan keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis adalah tracer yang tidak segera dinaikkan ke filing oleh petugas kurir yang yang bertanggung jawab mengambil tracer di pendaftaran. Penyebab keterlambatan yang lain adalah dokumen tidak ditemukan dirak filing karena tidak adanya tracer sebagai petunjuk keluar, sehingga petugas filing kesulitan dalam mencari keberadaan dokumen tersebut. Dalam mencari dokumen biasanya petugas mengecek di assembling, di koding, dan di komputer 58 yang berada di filing untuk mengetahui data pasien yang baru pulang dari bangsal rawat inap, setelah ditemukan petugas mengecek dibuku ekspedisi rawat inap baru keruangan untuk mengecek dan mengambil dokumen rekam medis. Apabila dokumen tidak ditemukan petugas akan membuatkan dokumen rekam medis yang baru dengan nomor rekam medis sesuai dengan tracer pendaftaran. Jika suatu saat dokumen rekam medis yang lama sudah ditemukan dokumen yang baru akan digabung menjadi 1 map dengan dokumen yang lama. c. Petugas Kurir Pendaftaran Tabel 4.5 Hasil skor wawancara Petugas Kurir Pendaftaran Responden Pendidikan 1 Petugas 1 SMA 1 Petugas 2 SMA 1 Jumlah 2 Rata - rata 2 0 0 0 Pertanyaan 3 4 1 1 1 1 2 2 5 1 1 2 Skor 4 4 8 4 Kategori Baik Baik Dari tabel hasil skor wawancara yang telah dilakukan kepada 2 petugas Kurir di RSUD RA Kartini Jepara didapatkan rata – rata skor 4, skor tertinggi dan terendah 4. Sehingga kategori untuk petugas dengan pengetahuan baik bila skor ≥ 4 di dapatkan sebanyak 100% dan kategori petugas dengan pengetahuan yang masih kurang bila skor < 4 yaitu 0%. Tabel 4.6 hasil wawancara petugas kurir Pendaftaran No Pertanyaan Bisa Menjawab Tidak bisa menjawab 1 Apakah tugas pokok dan fungsi petugas 2 (100%) 0 (0%) 59 Kurir di pendaftaran? Apakah ada batas waktu pengiriman dokumen rekam medis? sebutkan Apakah anda tahu bahwa dokumen rekam medis akan digunakan bagi pasien yang akan berobat kembali? Apakah anda tahu bahwa keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis dapat membuat pasien kurang puas sehingga pasien komplain atas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit? Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? 2 3 4 5 0 (0%) 2(100%) 2(100%) 0 (0%) 2(100%) 0 (0%) 2(100%) 0 (0%) Berdasarkan tabel 4.6 pertanyaan yang tidak dapat dijawab oleh petugas antara lain batas waktu pelayanan dokumen rekam medis. Dan pertanyaan yang dapat dijawab antara lain tugas pokok dari petugas kurir yaitu mengambil tracer di pendaftaran barcode, menaikkan tracer ke filing, dan mengantar dokumen rekam medis ke poliklinik. Menurut petugas kurir kendala yang menyebabkan keterlambatan dokumen rekam medis adalah dokumen rekam medis yang tidak ditemukan di rak filing sehingga membuat pelayanan dokumen rekam medis menjadi terhambat. Tetapi berdasarkan pengamatan yang peneliti lakukan petugas kurir dalam mengambil tracer dipendaftaran barcode menunggu tracer terkumpul banyak baru diambil dan dinaikkan ke ruang filing rata-rata dalam pengambilan tracer berjumlah 28 tracer dalam menaikkan tracer juga tidak segera dinaikkan ke filing oleh 60 petugas kurir, terkadang tracer dibiarkan di meja ruang kurir yang tepatnya dibawah filing, ketika petugas kurir sudah selesai dengan pekerjaan yang lain baru tracer dinaikkan. E. Sistem Penomoran di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara Sistem penomoran di RSUD RA Kartini jepara menggunakan Unit Numbering System (UNS) yaitu dengan memberikan nomor rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan digunakan pada kunjungan berikutnya atau 1 pasien hanya akan mendapat satu nomor rekam medis untuk seumur hidup selama menjalankan pelayanan di RSUD RA Kartini Jepara. F. Sistem Penjajaran di Filing RSUD RA Kartini Jepara Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan peneliti, sistem penjajaran yang diterapkan dibagian filing RSUD RA Kartini Jepara yaitu Terminal Digit Filing (TDF) atau disebut juga sebagai sistem angka akhir yaitu dokumen disejajarkan berdasarkan dua digit akhir sebagai angka primer, dua digit depan sebagai angka skunder, dan dua digit tengah sebagai angka tersier. G. Sarana Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di RSUD RA Kartini Jepara sarana yang digunakan sebagai penunjang pelayanan pengiriman DRM pasien rawat jalan untuk pasien lama ke poliklinik adalah tracer dan komputer. 1. Komputer 61 Di RSUD RA Kartini Jepara sudah menggunakan komputerisasi untuk pelayanan pedaftaran pasien rawat jalan dan Filing. Di pendaftaran pasien rawat jalan komputer digunakan untuk menginput data pasien yang hendak melakukan pemeriksaan rawat jalan dan rawat inap. Sedangkan Filing komputer digunakan untuk mencari data dokumen rekam medis yang dicari tidak diketemukan sehingga perlunya menggunakan komputer karena data dokumen rekam medis pasien terekam di komputer sehingga memudahkan petugas dalam pencarian. 2. Tracer RSUD RA Kartini penggunaannya Jepara tracer tidak sudah tedapat dimaksimalkan, tracer. Dalam tracer hanya dinaikkan ke filing untuk mencari dokumen rekam medis ketika dokumen rekam medis sudah ditemukan, tracer tidak diselipkan sebagai penanda dokumen rekam medis telah dipinjam tetapi diturunkan kembali bersama dokumen rekam medis tersebut. 3. Buku Ekpedisi Dalam peminjaman dokumen rekam medis dan pengembalian dokumen rekam medis di filing RSUD RA Kartini Jepara tidak menggunakan buku ekspedisi untuk rawat jalan. Buku ekspedisi hanya digunakan untuk peminjaman dokumen rawat inap. 62 BAB V PEMBAHASAN A. Protap Pelayanan Dokumen Rekam Medis Prosedur adalah sebuah rangkaian dari mendesain tugas- tugas untuk menyelesaikan pekerjaan pada tempat yang rutin. Kepala bagian rekam medis bertanggung jawab untuk merencanakan dan memikirkan sebagian besar dari prosedur departemen, yang berisi standar dari tugastugas. Penelitian yang cermat dari tata kerja menghasilkan hasil pekerjaan yang besar dengan waktu dan usaha yang sedikit. (13) Berdasarkan observasi yang telah dilakukan oleh peneliti di RSUD RA Kartini Jepara terhadap protap tentang pelayanan dokumen rekam medis yaitu protap pendaftaran, protap penyimpanan, protap pengembalian dokumen rekam medis dari rawat inap dan protap peminjaman dokumen rekam medis didapatkan pembahasan sebagai berikut : 1. Prosedur pendaftaran pasien poliklinik Rincian atau langkah langkah yang diterapkan oleh Direktur Rumah sakit dalam prosedur pendaftaran paien poliklinik belum sesuai dengan teori. Untuk menunjang pelayanan dokumen rekam medis pasien ke poliklinik seharusnya mencantumkan standar waktu pelayanan dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh direktur sehingga petugas akan lebih jelas dalam melaksanakan prosedurnya. Namun didalam protap pendaftaran sudah memuat tata cara peminjaman dokumen rekam medis. 61 62 2. Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis Rincian atau langkah langkah yang diterapkan oleh Direktur Rumah sakit dalam prosedur penyimpanan DRM sudah sesuai dengan teori. Dengan adanya protap tersebut petugas filing menjadi lebih tertib sehingga prosedur penyimpanan DRM bukan merupakan penyebab terjadinya keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis. 3. Prosedur pengembalian dokumen rekam medis dari rawat inap Rincian atau langkah langkah yang diterapkan oleh Direktur Rumah sakit dalam prosedur pengembalian DRM dari rawat inap sudah sesuai dengan teori. Didalam protap pengembalian dokumen rekam medis sudah terdapat standar waktu pengembalian dokumen rekam medis yaitu 2x24 dengan adanya protap tersebut petugas filing menjadi lebih tertib sehingga prosedur penyimpanan DRM bukan merupakan penyebab terjadinya keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis. 4. Prosedur peminjaman dokumen rekam medis Rincian atau langkah langkah yang diterapkan oleh Direktur Rumah sakit dalam prosedur peminjaman DRM belum sesuai dengan teori. Seharusnya dalam peminjaman dokumen rekam medis bon pinjam/ tracer diselipkan kedalam rak penyimpanan ketika pengambilan DRM, dan tracer diambil ketika DRM sudah kembali untuk menghindari adanyanya missfile dan ketika terdapat dokumen yang belum kembali keberadaannya mudah dilacak melalui tracer tercebut. Namun dalam prosedur peminjaman dokumen rekam medis, tidak memuat tentang hal tersebut sehingga selama ini tracer hanya digunakan untuk 63 mencari no rekam medis dan bukan digunakan sebagai pelacak keberadaan DRM. Dengan demikian tracer bukan merupakan fungsi yang utama. Dengan tidak adanya tracer dirak filing tidak diketahui keberadaan DRM, apabila DRM belum kembali dari pelayanan sehingga hal tersebut menyebabkan keterlambatan penyediaan DRM bila pasien berobat kembali. B. Pengetahuan Petugas tentang Pelayanan Dokumen Rekam Medis Pengetahuan adalah hasil “tahu” dan ini terjadi setelah orang melakukan pengindraan terhadap suatu objek tertentu. Pengindraan terjadi melalui panca indra manusia, indra penglihatan, penciuman, pendengaran, rasa dan raba. Sebagian besar pengetahuan diperoleh melalui mata dan telinga. (15) Pengetahuan petugas juga di pengaruhi oleh beberapa faktor yaitu faktor Usia semakin tua petugas akan semakin bijaksana, semakin banyak informasi dan semakin banyak hal yang dikerjakan sehingga menambah pengetahuan. Berdasarkan tabel 4.1 di RSUD RA Kartini Jepara untuk petugas filing dan kurir pendaftaran yang berusia 20 - 30 tahun dengan jumlah 1 petugas (11%), usia 21-40 tahun berjumlah 1 petugas dengan prosentase 11%, usia 41 – 50 tahun berjumlah 6 petugas dengan prosentase 67%, dan usia > 50 berjumlah 1 petugas dengan prosentase 11%, tetapi jika dilihat dari kinerja, petugas yang berumur semakin tua kinerjanya akan semakin lambat. Kemudian pendidikan juga mempengaruhi pengetahuan petugas karena ketika pendidikan seseorang semakin tinggi maka semakin banyak pula pengetahuan yang dimiliki oleh orang tersebut. Berdasarkan tabel 4.1 di RSUD RA Kartini jepara paling 64 banyak petugas berpendidikan SMA yang berjumlah 7 petugas dengan prosentase 78%, 1 berpendidikan terakhir sarjana tetapi bukan rekam medis sehingga tidak mempunyai pengetahuan yang sesuai dan 1 lagi berpendidikan S1 kesehatan sehingga sudah mempunyai pengetahuan tentang pelayanan dokumen rekam medis. Dan yang terakhir lama kerja, lama kerja dapat meningkatkan pengalaman dan pengetahuan tentang pekerjaan yang dilakukan, sehingga dapat mencari solusi terhadap suatu masalah berdasarkan pengalaman pada tugas terdahulu. Pengalaman juga akan mempengaruhi peningkatan pengetahuan seseorang karena semakin banyak seseorang mendengar, melihat dan melakukan tindakan tertentu, maka semakin bertambah pengetahuannya tentang pekerjaan tersebut. Di RSUD RA Kartini Jepara 9 petugas yaitu 6 petugas filing dan 1 kurir pendaftaran mempunyai masa kerja >20 tahun. Kemudian yang mempunyai masa kerja <20 tahun berjumlah 2 petugas. Berdasarkan tabel 4.2 wawancara yang telah dilakukan kepada kepala rekam medis, petugas filing dan petugas kurir sudah sesuai / sudah baik karena memiliki skor > rata – rata. Untuk kepala rekam medis mendapat skor 3 (100%) pertanyaan yang dapat dijawab yaitu prosedur tetap tentang pelayanan Dokumen rekam medis, standar waktu pelayanan dokumen rekam medis dan sanksi apabila petugas tidak melaksanakan sesuai protap. Untuk petugas filing 4 petugas mendapat skor 5 dan 2 petugas mendapat skor 6. Hasil dari wawancara untuk tugas dan fungsi 6 (100%) petugas filing menjawab benar, untuk protap peminjaman DRM 1 (17%) petugas menjawab benar dan 5 (83%) petugas menjawab salah, untuk batas waktu pelayanan DRM 6 petugas menjawab salah (100%), 65 untuk faktor yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM 6 (100%) petugas menjawab benar, untuk pengambilan DRM menggunakan tracer 6 (100%) petugas menjawab benar, untuk cara menelusuri DRM jika tidak ditemukan dalam rak filing 6 (100%) petugas menjawab benar untuk protap pengembalian DRM 1 (17%) ptugas menjawab benar dan 5 (83%) menjawab salah, untuk unit rekam medis yang berhubungan dengan pengembalian DRM 6 (100%) petugas menjawab benar dan 0 petugas menjawab salah. Untuk pengetahuan petugas kurir tentang pelayanan dokumen rekam medis sudah sesuai karena 2 petugas mendapatkan skor > rata –rata yaitu 4. Dari pertanyaan tentang tugas pokok dan fungsi 2 (100%) petugas menjawab benar, untuk batas waktu pelayanan DRM 2 (100%) petugas menjawab salah, untuk DRM digunakan bagi pasien berobat kembali 2 (100%) menjawab benar, untuk keterlambatan DRM dapat menyebabkan pasien kurang puas 2 (100%) menjawab benar, dan untuk faktor – faktor yang menjadi kendala dalam pelayanan dokumen rekam medis 2 (100%) petugas menjawab salah. Rata – rata seluruh petugas filing dan kurir tidak dapat menjawab tentang batas waktu pelayanan DRM dan protap, dengan ketidak tahuannya petugas tentang batas waktu pelayanan DRM untuk pasien poliklinik rawat jalan sehingga petugas tidak mempunyai target dalam melaksanakan pelayanan dokumen rekam medis. Kemudian ketidak tahuan petugas tentang protap juga dapat mempengaruhi pelayanan DRM karena dengan petugas tidak tahu tentang protap pet.gas menjadi tidak maksimal dalam melakukan tugasnya sehingga hal tersebut dapat mempengaruhi pelayanan dokumen rekam medis 66 C. Sistem Penomoran di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara sistem penomoran yang digunakan sudah sesuai. Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara menggunakan Unit Numbering System (UNS) atau disebut juga pemberian nomor secara unit yaitu satu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang datang berobat dan nomor rekam medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Demikian pula dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut hanya ada 1 folder DRM atas nama pasien yang bersangkutan. dengan digunakannya sistem secara unit sehingga informasi hasil- hasil pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu ke waktu, dan dari tempat pelayanan ke tempat pelayanan lain karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pembayaran yang diberikan terdapat dalam 1 folder dokumen rekam medis.(10) Namun UNS bisa menjadi penyebab keterlambatan bila DRM tidak ditemukan dirak filing. DRM yang tidak ditemukan di rak filing maka pasien akan dibuatkan dokumen rekam medis yang baru dengan nomor rekam medis yang sama kemudian ketika sudah ditemukan, dokumen rekam medis baru dan lama akan digabung menjadi satu. D. Sistem Penjajaran di RSUD RA Kartini Jepara Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di Filing RSUD RA Kartini Jepara sudah sesuai, sistem penjajaran yang diterapkan yaitu Terminal Digit Filing (TDF) atau disebut juga sebagai sistem angka akhir yaitu dokumen disejajarkan berdasarkan dua digit akhir sebagai angka 67 primer, dua digit depan sebagai angka skunder, dan dua digit tengah sebagai angka tersier. Dengan digunakannya sistem penjajaran TDF sehingga Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok ( bagian/ wilayah ), di dalam rak penyimpanan. Sehingga petugas tidak akan terpaksa berdesak- desakkan disuatu tempat ( bagian/ wilayah ) ketika pengambilan dokumen rekam medis. Dalam bekerja untuk mempermudah petugas- petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya 5 petugas masing- masing diserahi : Bagian ekor 1 dan 2, bagian ekor 3 dan 4, bagian 5 dan 6 bagian ekor 7 dan 8, dan yang terakhir bagian ekor 9 dan 0. Sehingga pekerjaan menjadi terbagi rata mengingat setiap pertugas rata- rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru dibagian tersebut. Jumlah rekam medis untuk tiap - tiap section tercontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak- rak kosong. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan. Kekeliruan penyimpanan (missfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.(9) Di filing RSUD RA Kartini Jepara juga menggunakan kode warna dengan adanya kode warna maka dapat menghindari terjadinya misfile sehingga pelayanan tidak akan terhambat. 68 E. Sarana Pelayanan Dokumen Rekam Medis (DRM) Sarana merupakan salah satu komponen yang penting dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan, khususnya dalam pelayanan dokumen rekam medis. Semua pelayanan medis membutuhkan alat atau sarana yang berguna untuk menyimpan hasil pelayanan kesehatan. Dalam hal pelayanan dokumen rekam medis dibutuhkan sarana yang berfungsi untuk memantau serta mengendalikan keberadaan dan pemakaian dokumen rekam medis. Pelaksanaan pelayanan pengiriman dokumen rekam medis membutuhkan komputer, tracer, dan buku ekspedisi. Komputer digunakan untuk untuk menginput data pasien yang hendak melakukan pemeriksaan rawat jalan dan rawat inap dan untuk mencari data dokumen rekam medis yang dicari tidak diketemukan sehingga perlunya menggunakan komputer karena data dokumen rekam medis pasien terekam di komputer sehingga memudahkan petugas dalam pencarian. Tracer merupakan cara kontrol penggunaan catatan yang penting. Mereka digunakan untuk mengganti catatan yang telah dikeluarkan dari file. Tanda ini tetap berada didalam file sampai catatan yang dipinjam telah dikembalikan dan diarsipkan.(14) Akan tetapi dalam pelaksanaannya penggunaan tracer belum difungsikan secara maksimal di filing tracer hanya dinaikkan ke filing untuk mencari dokumen rekam medis ketika dokumen rekam medis sudah ditemukan, tracer tidak diselipkan sebagai penanda dokumen rekam medis telah dipinjam tetapi diturunkan kembali bersama dokumen rekam medis tersebut. Dengan demikian ketika pengembalian dokumen rekam medis dari poliklinik maupun rawat inap 69 akan memungkinkan terjadinya kesalahan letak sehingga dapat menyebabkan ketelambatan pelayanan dokumen rekam medis. Buku ekspedisi digunakan untuk penyerahan, untuk mencatat dokumen rekam medis yang diserahkan dan mengetahui keberadaan dokumen rekam medis itu sendiri. Di Filing RSUD RA Kartini jepara pelaksanaannya belum sesuai, untuk pasien rawat jalan buku ekspedisi tidak digunakan oleh petugas ketika penyerahan dokumen rekam medis ke pihak peminjam. Penyerahan dokumen rekam medis harus menggunakan buku ekspedisi yang bertujuan agar keamanan terjamin bila dijumpai kehilangan dokumen rekam medis dan sebagai bukti serah terima dokumen rekam medis. Dengan tidak digunakannya buku ekspedisi apabila dokumen rekam medis hilang sehingga petugas harus membuatkan dokumen rekam medis yang baru dan dikhawatirkan pelayanan kesehatan pasien kurang maksimal karena data pasien yang lama tidak ditemukan. BAB VI SIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Setelah melakukan proses analisa data terhadap faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Protap di RSUD RA Kartini Jepara dibuat oleh direktur rumah sakit, tetapi ada beberapa hal yang belum dijelaskan didalam protap tersebut yaitu batas waktu penyediaan dokumen rekam medis ke poliklinik di protap pendaftaran, dan memberikan tracer dengan menyelipkan di rak penyimpanan di protap peminjaman dokumen rekam medis. 2. Pengetahuan Kepala RM, petugas filing dan petugas kurir di RSUD RA Kartini sudah sesuai karena petugas mendapat skor > rata – rata. Tetapi karena petugas tidak dapat menjawab pertanyaan tentang protap dan batas waktu pelayanan dokumen rekam medis sehingga hal tersebut dapat menyebabkan keterlambatan dokumen rekam medis. 3. Sistem penomoran di pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara menggunakan unit numbering system (UNS) yaitu dengan memberikan nomor rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan digunakan pada kunjungan berikutnya atau 1 pasien hanya akan mendapat satu nomor rekam medis untuk seumur hidup selama menjalankan pelayanan di RSUD RA Kartini Jepara 71 72 4. Sistem penjajaran yang diterapkan dibagian filing RSUD RA Kartini Jepara yaitu Terminal Digit Filing (TDF) atau disebut juga sebagai sistem angka akhir yaitu dokumen disejajarkan berdasarkan dua digit akhir sebagai angka primer, dua digit depan sebagai angka skunder, dan dua digit tengah sebagai angka tersier. 5. Tidak digunakannya tracer dapat menyebabkan petugas kesulitan dalam mencari dokumen yang tidak berada di rak filing, selama ini menggunakan buku ekspedisi dan komputer untuk melacak dokumen yang dipinjam oleh raat inap tetapi untuk rawat jalan tidak menggunakan buku ekspedisi. Petugas akan kesulitan dalam pencarian dokumen untuk pasien rawat jalan yang tidak ada di tempatnya, sehingga hal tersebut dapat menghambat pelayanan. B. Saran 1. Memberikan pengarahan untuk menggunakan tracer secara benar dengan menyelipkan tracer ketika pengambilan DRM di rak filing. 2. Unit rekam medis perlu mengadakan revisi ulang terhadap prosedur mengenai pendaftaran rawat jalan, pengambilan dokumen rekam medis, & penggunaan tracer. 3. Memasang kebijakan mengenai batas waktu pelayanan dokumen rekam medis di filing dan rungan kurir. 4. Memberikan sanksi untuk petugas apabila tidak sesuai dengan peraturan yang sudah ditetapkan. 73 5. Melakukan kontrol untuk kinerja petugas. 6. Menambahkan buku ekspedisi untuk pasien poliklinik. DAFTAR PUSTAKA 1. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Permenkes 269/Menkes/III. Mengenai Rekam medis dan Informasi Kesehatan.2008 2. Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan RI. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta, 1991. 3. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I. Jakarta: Dirjen Yanmed. 1997 4. Azwar, Azrul. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Jakarta : Binarupa Aksara. 1996 5. Wijoyo, Djoko. “Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan.” Airlangga University. Surabaya, 1999 6. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pelayanan Medic No. 78 tahun 1991. Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis. 7. Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pelayanan Medic , Petunjuk Teknis Pelayanan Rekam Medis / Medical Record Rumah Sakit, jakarta 1993 8. Huffman. E.K, “Health information Management” Physican Company, Berwyn, Illions, 1994. 9. Terry.G.R. and Rue, R. W., Dasar- dasar Manajemen, Bumi aksara. Jakarta 10. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan, 2010. Hatta, Gemala R, Editor Jakarta, UI Press. 11. Masaki Imai. Genba Keizen :Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya rendah pada Manajemen. Jakarta, pustaka Brinaman Pressindo. 1998 12. Dhamanti, Inge. 2003. Analisis Faktor yang mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan RSU Haji Surabaya. Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Surabaya. 13. Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Pedoman catatan Medik, Jakarta, Desember, 1997 14. Huffman, Edna K Health Information Management Physician Record Company. Browyn. Linois. 1991 15. Notoatmojo, Soekidjo. Metodologi Penelitian Kesehatan Jakarta. Rineka Cipta. 2010 LAMPIRAN PEDOMAN OBSERVASI 1. Melakukan pengamatan terhadap sarana untuk menunjang dalam pengendalian keterlambatan pengiriman DRM 2. Melakukan pengamatan terhadap pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis di bagian Filing RSUD RA Kartini Jepara 3. Melakukan pengamatan terhadap sistem penomoran DRM yang digunakan di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara 4. Melakukan pengamatan terhadap Protap di Filing dan pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis RSUD RA Kartini Jepara Identitas Kepala Rekam Medis Nama : Umur : Lama kerja : Pertanyaan 1. Apakah rumah sakit mempunyai Protap tentang pelayanan dokumen rekam medis (DRM) di TPPRJ? Ya, Jelaskan ! Tidak 2. Adakah standart rumah sakit dalam waktu pelayanan DRM di TPPRJ? Ya, Jelaskan ! Tidak 3. Adakah sanksi apabila pelaksanaannya tidak sesuai dengan Protap? Ya, Jelaskan ! Tidak Pedoman Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas : Umur : Pendidikan terakhir : Lama kerja : Pertanyaan 1. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? 2. Bagaimana prosedur peminjaman dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan? 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? 5. Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? 7. Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? 8. Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Pedoman Wawancara Petugas Kurir RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas kurir Nama petugas : Umur : Pendidikan terakhir : Lama kerja : Pertanyaan 1. Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? 2. Menurut anda apakah ada batas waktu pengiriman dokumen rekam medis? 3. Apakah anda tahu bahwa dokumen rekam medis akan digunakan bagi pasien yang akan berobat kembali? 4. Apakah anda tahu bahwa keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis dapat membuat pasien kurang puas sehingga pasien komplain atas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit? 5. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? Lembar Observasi di RSUD RA Kartini Jepara Sarana yang digunakan dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan Tabel checklist penggunaan sarana di RSUD RA Kartini Jepara No Sarana Ada Tidak Ada Keterangan Hasil Observasi di RSUD RA Kartini Jepara 1. Sarana yang digunakan dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan Tabel checklist penggunaan sarana di RSUD RA Kartini Jepara No Sarana Ada 1. Tracer v 2. Komputer v 3. Buku ekspedisi 2. Tidak Ada V Keterangan Traser tersedia tetapi tidak diselipkan ke rak Tersedia di filing dan pendaftaran Tersedia untuk rawat inap untuk rawat jalan tidak tersedia Sistem Penomoran di Pendaftaran RSUD RA Kartini Jepara Sistem penomoran di RSUD RA Kartini jepara menggunakan Unit Numbering System (UNS) yaitu dengan memberikan nomor rekam medis bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam medis tersebut akan digunakan pada kunjungan berikutnya atau 1 pasien hanya akan mendapat satu nomor rekam medis untuk seumur hidup selama menjalankan pelayanan di RSUD RA Kartini Jepara. 3. Sistem Penjajaran di Filing RSUD RA Kartini Jepara Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan peneliti, sistem penjajaran yang diterapkan dibagian filing RSUD RA Kartini Jepara yaitu Terminal Digit Filing (TDF) atau disebut juga sebagai sistem angka akhir yaitu dokumen disejajarkan berdasarkan dua digit akhir sebagai angka primer, dua digit depan sebagai angka skunder, dan dua digit tengah sebagai angka tersier. 4. Protap pelayanan DRM Ke poliklinik a. Protap pendaftan rawat jalan RSUD RA Kartini Jepara 1) Petugas pendaftaran mewawancarai calon pendaftar, sebagai berikut : - Selamat pagi / siang, apa yang dapat kami bantu? - Sudah pernah mendaftar sebelumnya disini? Dan atau, - Sudah pernah dirawat sebelumnya disini? - Jika sudah pernah tanyakan Kartu Identitas Pelanggan (KIP)? - Jika tidak bawa KIP tanyakan identitas lainnya dan atau tanya nama yang akan didaftarkan, kemudian cari dikomputer sistem ( SIMRS ) dengan pernyataan sebagai berikut; “Boleh ditunjukkan Kartu Identitas Pelanggan (KIP) RSU RA Kartini Jepara”, - Jika calon pendaftar tidak bawa KIP tanyakan identitas lainnya dan atau tanya nama yang akan didaftarkan, sebagai berikut; “Mungkin ada identitas lainnya KTP/SIM/Kartu lainnya yang syah atau mungkin nama panggilan , alamat, umur, jenis kelamin sehingga dapat membantu kami mencari data anda dikomputer sistem, tunggu sebentar kami akan mencoba mencarinya,” kemudian cari dikomputer sistem (SIMRS). - Khusus pasien baru lakukan perekaman data pasien sesuai dengan identitas yang berlaku atau tanpa identitas, kemudian jenis poli/ spesialis yang akan dituju pada komputer sistem dan atau formulir pendaftaran pasien rawat jalan ( bon pinjam dok. RM / Tracer ),dengan percakapan sebagai beriku, “Maaf kelihatannya anda mengalmi kesulitan biar kami bantu mengisinya”.kemudian tanyakan beberapa hal sebagai berikut, “tolong sebutkan nama yang akan didaftarkan, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, nomor telepon jika ada, poli yang akan dituju, baik akan saya ulang nama... dan seterusnya ( ulang wawancara tadi dan pastikan sudah benar menurut calon pendaftar/ identitas yang berlaku)” setelah selesai perekaman pengisian formulir tersebut jangan lupa arahkan pasien untuk menanda tanganinya, sebagai berikut “Mohon anda tanda tangani formulir ini”. - Berikan kopi formulir pendaftaran pasien dan nomor urut antrian kepada pendaftar kemudian arahkan untuk menuju poli yang dituju, sebagai berikut, “anda nomor urut antri ...... silakan anda menuju ke poli ....... (sesuai poli yang dituju), mohon bersabar dan tunggu sebentar sampai ada petuga poli yang memanggil nomor urut anda, terima kaasih dan selamat pagi/siang”, (Catatan : arahkan ke poli yang memungkinkan dengan antrian tidak terlalu padat, contoh : apabila pasien menggunakan 2 pelayanan poli dalam nomor antrian 90 dan gigi nomor antri 9, maka arahkan dahulu ke poli gigi baru kemudian ke poli dalam dan atau melanjutkan proses administrasi lainnya, sebagai berikut, “sebaikknya anda antri dipoli gigi dahulu, kemudian anda dapat menuju poli dalam mungkin itu jauh baik, atau terserah mana yang akan anda dahuukan”. 2) Khusus pendaftar pasien dengan Kunjungan Baru, siapkan dokumen baru rawat jalan, kemudian bon pinjam (Kopi formulir pendaftaran pasien /Tracer) diarsip untuk barang bukti bahwa dokumen sedang dipinjam keluar, 3) Khusus pendaftar dengan kategori pasien Kunjungan lama, cari berdasarkan petunjuk nomor rekam medis pada penjajaran dokumen di rak dokumen rawat jalan dan atau rawat inap, setelah dokumen diketemukan kemudian bon pinjam (kopi formulir pendaftaran pasien/ tracer sebagai pendaftaran pasien/ tracer), kemudian buatkan surat pengantar bahwa dokumen sedang dipinjam/ keluar, tracer kemudian diketemukan letakkan kopi formulir pendaftaran pasien / tracer sebagai penanda dokumen tersebut sedang dipinjam. 4) Bila dokumen tidak diketemukan catat dalam buku catatan dokumen rekam medis rawat jalan yang bermasalah (Misfile, Delequent/Bad doc/ bandel) sebagai solusi ganti dengan dokumen baru dengan nomor RM sesuai formulir pendaftaran (kopi formulir pendaftaran pasien / tracer), kemudian buatkan surat pengantar bahwa dokumen belum ditemukan pada formulir surat keterangan dokumen belum ditemukan. 5) Apabila pendaftar menghendaki untuk menggunakan lebih dari 1 spesialis maka dapat langsung bertransaksi pada saat mendaftar atau setelah mendapat pelayanan perlakuan seperti poin 1. Misal : poli dalam dengan bedah. 6) Perlakuan dokumen rekam medis rawat jalan dengan pelayanan lebih dari satu poli/ spesialis dokumen tersebut untuk kecepatan pelayanan maka akan diantar oleh petugas poli atau menggunakan jasa kurir pendaftaran bila memungkinkan. Catatan : Dokumen rekam medis dilarang dibawa oleh pasien sendiri. b. Penyimpanan dokumen rekam medis Prosedur : 1) Penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan a) Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan menerima dokumen rekam medis rawat jalan dari poliklinik b) Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan mencocokkan jumlah dokumen rekam medis rawat jalan yang disetor dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi c) Petugas penyimpanan meneliti kelengkapan dokumen rekam medis rawat jalan d) Petugas dokumen rekam medis mengelompokkan dokumen rekam medis rawat jalan sesuai kategori nomor rekam medisnya e) Petugas penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan memasukkan dokumen rekam medis rawat jalan sesuai urutan alokasi tempat dengan model penyimpanan menggunakan system penjajaran langsung. c. Peminjaman dokumen rekam medis Prosedur : 1) Pemimpin mengajukan bon pinjam/ pernyataan peminjaman dokumen rekam medis kepada petugas 2) Peminjam mengisi buku pinjam dengan menulis tanggal pinjam, nama peminjam, ruang / bagian, keperluan, tanggal kembali dan paraf peminjam. 3) Pengembalian dokumen rekam medis dilakukan oleh petugas penyimpanan, dengan menulis tanggal pinjam, nama peminjam, keperluan dan tanggal kembali pada sampul dokumen d. Pengembalian dokumen rekam medis rawat inap ke bagian rekam medis Prosedur : 1) Setelah pasien pulang / meninggal / pulang paksa, dokter yang merawat dan petugas yang berwenang mengisi dan melengkapi dokumen rekam medis harus segera mengisi dan melengkapi dokumen rekam medis pasien rawat inap yang pulang / meninggal / pulang paksa. 2) Dokter yang merawat juga harus memeriksa kebenaran diagnose, isi resume medis dan isi resume keperawatan pasien yang pulang, / meninggal / pulang paksa. 3) Setelah terisi lengkap dan benar, tidak lebih dari 2x 24 jam petugas ruang rawat inap harus segera menyerahkan / mengembalikan dokumen rekam medis pasien pasien tersebut dengan menggunakan buku serah terima / buku ekspedisi. Hasil Wawancara Kepala Rekam Medis RSUD RA Kartini Jepara Identitas Kepala Rekam Medis Nama :A Umur : 38 tahun Pendidikan terakhir : sarjana kesehatan masyarakat Lama kerja : 14 tahun 1. Apakah rumah sakit mempunyai Protap tentang pelayanan dokumen rekam medis (DRM) di TPPRJ? Ada, Sudah tertuang diprotap semua, dari dokumen keluar di filing sampai ke poliklinik. 2. Adakah standart rumah sakit dalam waktu pelayanan DRM di TPPRJ? Ya, Jelaskan ! Ada, 10 menit untuk pasien lama 3. Adakah sanksi apabila pelaksanaannya tidak sesuai dengan Protap? Ya, Jelaskan ! Tidak, review dan audit Hasil Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas :B Umur : 50 tahun Pendidikan terakhir : SMA Lama kerja : 28 tahun Pertanyaan 1. 2. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? - Mencari dokumen rekam medis di rak filing - Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing - Mengurutkan dokumen rekam medis berdasarkan nomor ekor Bagaimana prosedur peminjaman dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Dokumen rekam medis naik kemudian dicarikan sesuai nomor rekam medis, jika sudah ditemukan di antar oleh petugas kurir ke poliklinik yang dituju 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam hal penyediaan dokumen? Ada, 2 menit 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? - Pengembalian dokumen rekam medis yang lama dari bangsal rawat inap 5. Dokumen rekam medis tidak ditemukan Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer Belum, alasannya rak penyimpanan terlalu sesak sehingga petugas kesulitan dalam menyelipkan tracer 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? Dengan mengecek komputer, kemudian cek buku ekspedisi pasien rawat inap baru keruangan untuk mengecek dokumen rekam medis tersebut 7. Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Dikembalikan jika sudah selesai pelayanan pasien 8. Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Poliklinik, bangsal rawat inap, asembling, koding Hasil Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas :C Umur : 49 tahun Pendidikan terakhir : SMA Lama kerja : 28 tahun Pertanyaan 1. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? - Menyediakan dokumen rekam medis di rak filing - Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing - Meretensi DRM yang terakhir berobat lebih dari 5 tahun - Mengurutkan DRM berdasarkan nomor ekor supaya lebih mudah dalam pengembalian 2. Bagaimana prosedur peminjaman dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Ketika dokumen rekam medis naik kemudian dicarikan sesuai nomor rekam medis pasien, jika sudah diambil dari rak petugas kurir mengantar ke poliklinik yang tertera di tracer 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan? Ada, 5 menit 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? - Pengembalian dokumen rekam medis yang lama dari bangsal rawat inap 5. - Dokumen rekam medis tidak ditemukan - Dari petugas kurir waktu menaikkan tracer sudah lama Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer Belum, alasannya jika menggunakan tracer pencariannya mencadi lama karena harus menyelipkan terlebih dahulu 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? - cek komputer - cek buku ekspedisi pasien rawat inap untuk mengetahui keberadaan DRM 7. cek ruang rawat inap Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Rawat jalan - Petugas poliklinik mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien di buku register 8. - Petugas poliklinik mengembalikan dalam waktu 1 x 24 jam - Mencocokkan dengan buku ekspedisi - Menandatangani dibuku ekspedisi Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Poliklinik, bangsal rawat inap, asembling, koding Hasil Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas :D Umur : 51 tahun Pendidikan terakhir : sarjana hukum Lama kerja : 32 tahun Pertanyaan 1. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? - Menyediakan dokumen rekam medis di rak filing - Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing - Mengurutkan DRM berdasarkan nomor ekor supaya lebih mudah dalam pengembalian 2. Bagaimana prosedur tetap pelayanan dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? - Untuk pasien baru rawat jalan dibuatkan dokumen rekam medis baru dan Bon pinjam / tracer diarsipkan - Untuk pasien lama, dicarikan berdasarkan nomor rekam medis yang tertera di bon pinjam rak filing setelah ditemukan, bon pinjam diarsipkan - Jika tidak ditemukan dibuatkan dokumen baru dengan no RM yang sama. Baru diantar ke poliklinik oleh petugas kurir 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan? Ada, 5 menit 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? - Pengembalian dokumen rekam medis yang lama dari bangsal rawat inap 5. - Terlambatnya petugas kurir dalam menaikkan tracer - Dokumen rekam medis tidak ditemukan atau terselip Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer Belum, alasannya rak terlalu penuh 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? Mengecek komputer terlebih dahulu, apabila sudah ditemukan cek buku ekspedisi dan mengecek ruangan bangsal 7. Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Setelah selesai pelayanan poliklinik 8. Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Poliklinik, bangsal rawat inap, asembling, koding Hasil Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas :E Umur : 51 tahun Pendidikan terakhir : sarjana hukum Lama kerja : 32 tahun 1. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? - Menyediakan dokumen rekam medis di rak filing - Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing - Mengurutkan DRM berdasarkan nomor ekor supaya lebih mudah dalam pengembalian 2. Bagaimana prosedur tetap pelayanan dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? - Untuk pasien baru rawat jalan dibuatkan dokumen rekam medis baru dan Bon pinjam / tracer diarsipkan - Untuk pasien lama, dicarikan berdasarkan nomor rekam medis yang tertera di bon pinjam rak filing setelah ditemukan, bon pinjam diarsipkan - Jika tidak ditemukan dibuatkan dokumen baru dengan no RM yang sama. Baru diantar ke poliklinik oleh petugas kurir 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan? Ada, 5 menit 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? - Pengembalian dokumen rekam medis yang lama dari bangsal rawat inap 5. - Terlambatnya petugas kurir dalam menaikkan tracer - Dokumen rekam medis tidak ditemukan atau terselip Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer Belum, alasannya rak terlalu penuh 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? Mengecek komputer terlebih dahulu, apabila sudah ditemukan cek buku ekspedisi dan mengecek ruangan bangsal 7. Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Setelah selesai pelayanan poliklinik 8. Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Poliklinik, bangsal rawat inap, asembling, koding Hasil Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas :I Umur : 49 tahun Pendidikan terakhir : SMA Lama kerja : 30 tahun Pertanyaan 1. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? - Menyediakan dokumen rekam medis di rak filing - Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing - Meretensi DRM yang terakhir berobat lebih dari 5 tahun - Mengurutkan DRM berdasarkan nomor ekor supaya lebih mudah dalam pengembalian 2. Bagaimana prosedur peminjaman dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Ketika dokumen rekam medis naik kemudian dicarikan sesuai nomor rekam medis pasien, jika sudah diambil dari rak petugas kurir mengantar ke poliklinik yang tertera di tracer 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan? Ada, 5 menit 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? - Pengembalian dokumen rekam medis yang lama dari bangsal rawat inap 5. - Dokumen rekam medis tidak ditemukan - Dari petugas kurir waktu menaikkan tracer sudah lama Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer Belum, alasannya jika menggunakan tracer pencariannya mencadi lama karena harus menyelipkan terlebih dahulu 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? - cek komputer - cek buku ekspedisi pasien rawat inap untuk mengetahui keberadaan DRM 7. cek ruang rawat inap Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Dikembalikan jika sudah selesai pelayanan pasien 8. Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Poliklinik, bangsal rawat inap, asembling, koding Hasil Wawancara Petugas Filing RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Filing Nama petugas :H Umur : 49 tahun Pendidikan terakhir : SMA Lama kerja : 23 tahun Pertanyaan 1. Sebagai petugas Filing, Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? - Menyediakan dokumen rekam medis di rak filing - Mengembalikan dokumen rekam medis ke rak filing - Meretensi DRM yang terakhir berobat lebih dari 5 tahun - Mengurutkan DRM berdasarkan nomor ekor supaya lebih mudah dalam pengembalian 2. Bagaimana prosedur peminjaman dokumen rekam medis yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Ketika dokumen rekam medis naik kemudian dicarikan sesuai nomor rekam medis pasien, jika sudah diambil dari rak petugas kurir mengantar ke poliklinik yang tertera di tracer 3. Apakah ada batas waktu pelayanan dokumen rekam medis dalam pelayanan dokumen rekam medis rawat jalan? Ada, 5 menit 4. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? - Pengembalian dokumen rekam medis yang lama dari bangsal rawat inap 5. - Dokumen rekam medis tidak ditemukan - Dari petugas kurir waktu menaikkan tracer sudah lama Apakah dalam pengambilan DRM dari rak sudah menggunakan tracer? Apabila tidak jelaskan alasan tidak digunakannya tracer Belum, alasannya jika menggunakan tracer pencariannya mencadi lama karena harus menyelipkan terlebih dahulu 6. Bagaimana cara yang biasa anda lakukan dalam menelusuri DRM yang tidak berada pada tempatnya? - cek komputer - cek buku ekspedisi pasien rawat inap untuk mengetahui keberadaan DRM 7. cek ruang rawat inap Bagaimana prosedur pengembalian DRM yang anda ketahui sesuai dengan kebijakan rumah sakit ? Dikembalikan jika sudah selesai pelayanan pasien 8. Menurut anda bagian / unit rekam medis mana saja berhubungan dalam pengembalian dokumen rekam medis? Poliklinik, bangsal rawat inap, asembling, koding Hasil Wawancara Petugas Kurir DRM RSUD RA Kartini Jepara Nama petugas :F Umur : 26 tahun Pendidikan terakhir : SMA Lama kerja : 5 tahun 1. Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? mengirim DRM ke poli, mengambil tracer di pendaftaran layar sentuh dan pendaftaran loket 2. Menurut anda apakah ada batas waktu pengiriman dokumen rekam medis? Tidak ada 3. Apakah anda tahu bahwa dokumen rekam medis akan digunakan bagi pasien yang akan berobat kembali? Tahu 4. Apakah anda tahu bahwa keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis dapat membuat pasien kurang puas sehingga pasien komplain atas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit? Tahu 5. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? Dokumen terselip Hasil Wawancara Petugas Kurir DRM RSUD RA Kartini Jepara Identitas Petugas Pengirim DRM Nama petugas :G Umur : 49 tahun Pendidikan terakhir : SMA Lama kerja : 30 tahun 1. Apakah tugas pokok dan fungsi anda ? Mendistribusikan DRM, mengambil tracer di pendaftaran 2. Menurut anda apakah ada batas waktu pengiriman dokumen rekam medis? Tidak ada 3. Apakah anda tahu bahwa dokumen rekam medis akan digunakan bagi pasien yang akan berobat kembali? Tahu 4. Apakah anda tahu bahwa keterlambatan pengiriman dokumen rekam medis dapat membuat pasien kurang puas sehingga pasien komplain atas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit? Tahu 5. Menurut anda faktor apa sajakah yang menjadi kendala dalam pelayanan DRM? Dokumen belum dikembalikan dari rawat inap DOKUMENTASI Pendaftaran pasien lama Pendaftaran layar sentuh untuk pasien lama Rak Filing Lift Petugas Kepala Rekam Medis Lift DRM
