Tantangan Perekam Medis dalam Implemetasi RKE

TANTANGAN PEREKAM MEDIS DALAM IMPLEMENTASI
REKAM MEDIS ELEKTRONIK
Widiya Oktamiyani
D3 Rekam Medis Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada
[email protected]
I.
LATAR BELAKANG
Rumah sakit adalah institusi yang menyediakan tempat tidur rawat
inap, pelayanan medis, dan pelayanan keperawatan terus-menerus untuk
diagnosis dan pengobatan oleh staf med1is yang terorganisir [1].
Setiap rumah sakit diwajibkan menyelenggarakan rekaman atau
catatan dari segala pelayanan yang diberikan kepada pasien yang disebut
rekam medis. Menurut
[1]
, rekam medis adalah rekaman atau catatan
mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang
diberikan
kepada
pasien
selama
masa
perawatan,
yang
memuat
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat
informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,
membenarkan
diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya. Berkas rekam medis
sangat menentukan terciptanya laporan kesehatan yang valid, untuk itu
proses penulisan, pengolahan, dan pelaporan rekam medis harus terjaga
kualitasnya. Dengan demikian perekam medis memegang peranan penting
sebagai pengumpul, pengolah, dan penyaji informasi kesehatan. Baik
dilakukan secara manual maupun elektronik.
Menurut
[2]
, RKE juga berarti sebagai rekaman atau informasi catatan
elektronik terkait kesehatan (health-related-information) yang mengikuti
standar interoperabilitas nasional dan dapat ditarik dari berbagai sumber,
namun dikelola, dibagi, serta dikendalikan oleh individu.
Keuntungan yang dapat diperoleh dengan sistem RKE yaitu
mencegah kejadian medical error melalui tiga mekanisme yaitu (1)
pencegahan adverse event, (2) memberikan respon cepat segera setelah
[1] Huffman, E.K., Health Information Management,. Illionis: Phsycian Record Company
Berwin, 1994.
[2] Fuad, A., “Persiapan Tenaga Medis dalam Persiapan RKE di Indonesia” dalam Makalah
dalam Seminar Sehari Rekam Kesehatan Elektronik, 2008..
terjadinya adverse event, dan (3) melacak serta menyediakan umpan balik
mengenai adverse event [2]. Menurut
[3]
, semakin lama sistem RKE menjadi
lebih banyak diterapkan di semua pengaturan kesehatan, sistem ini telah
dikembangkan dan digunakan dengan berbagai metode dokumentasi
sebagai salah satu catatan elektronik, oleh karena itu, dibutuhan
pengelolaan kualitas data, pelayanan, manajemen, dan pengukuran yang
lebih ketat/besar dari sebelumnya.
Evaluasi pelayanan rumah sakit digunakan untuk meghadapi
ancaman dan tantangan globalisasi seperti kemajuan IPTEK, adanya
perubahan sosial-ekonomi-politik, semakin kritisnya masyarakat terhadap
mutu pelayanan rumah sakit
[4] 2
. Adapun kualitas informasi tergantung dari
tiga hal yaitu:
1. Akurat, berarti informasi bebas dari kesalahan dan tidak bias.
2. Tepat waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat.
3. Relevan,
berarti
informasi
tersebut
mempunyai
manfaat
untuk
rekam
medis
[5]
pemakainya .
Ada
4
hal
yang
menjadi
keuntungan
dari
terkomputerisasi yaitu [6]:
1. Fasilitas yang lebih lengkap,
2. Dapat bergerak pada sistem inforamsi lain,
3. Sebagai alat bantu yang lengkap,
4. Sebagai bagian dari pekerjaan yang berlanjut secara otomatis.
Menurut [7], RKE harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from
multiple source);
[3] AHIMA, "Data Quality Management Model (Updated)." Journal of AHIMA 83 (7) p. 62-67,
2012 [online]. Available: http://library.ahima.org.
[4] Wiyono, D., Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Teori Strategi dan Aplikasi Vol 1.
Surabaya: Airlangga University Press, 1999.
[5] Licia, Rizka., “Evaluasi Implementasi Sistem Informasi Imunisasi Puskesmas Kota dalam di
Kabupaten Pesawaran Propinsi Lampung,” M.Si., thesis, Universitas
Gadjah
Mada,
Indonesia, 2010.
[6]
Sabarguna, B. S., Rekam Medis Terkomputerisasi, Jakarta: UI Press, 2009.
[7] Amatayakul, M. K., Electronic Health Record: A Practical, Guide for Professionals and
Organizations, Chicago: AHIMA, 2004.
2. Mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point of
care);
3. Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (Support
care giver decision making).
Dalam
[8]
menjelaskan bahwa RKE terdapat dalam sistem yang
secara khusus dirancang untuk mendukung pegguna dengan berbagai
kemudahan fasilitas untuk kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda
waspada, peringa3tan, memiliki sistem untuk mendukung keputusan klinik
dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu
lainnya.
Berdasarkan definisi International Organization for Standarisasi (ISO)
dalam
[9]
, sistem RKE berarti repositori data pasien dalam bentuk digital,
disimpan dan dipertukarkan dengan aman, dan dapat diakses oleh beberapa
pengguna yang berwenang. RKE berisi informasi retrospektif (masa lalu),
konkuren (saat ini), dan informasi prospektif (kemungkinan dimasa depan),
serta tujuan utamanya adalah untuk selalu mendukung keberlanjutan,
efisiensi dan kualitas pelayanan kesehatan yang terintegrasi.
Dalam hal ini peran perekam medis sangat menentukan. Perekam
medis harus mampu mengidentifikasi data pasien dan kelengkapan isian
data pada rekam medis elektronik secara cepat, tepat, dan akurat.
Permasalahan yang sering dihadapi oleh perkam medis antara lain:
a. Cara pengambilan data (data capture)
b.
c.
d.
e.
Input data
SIM RS error
Kelengkapan data yang dimasukkan oleh dokter
Rumitnya menggunakan SIM RS pada fasilitas pelayanan kesehatan
Tantangan tersebut harus dapat dilalui demi terciptanya suatu rekam
medis elektronik yang terintegrasi.
4
[8] Hatta, G, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan,
Jakarta: UI-Press, 2011
[9] Hayrinen, K., Saranto, K., Nykanen, P., “Definition, Structure, Content, Use and Impacts of
Electronic Health Records: A Review of The Research Literature”. International Journal of
Medical Informatics Vol. 77, p. 291–304, 2008.
II.
CARA
Cara menghadapi tantangan-tantangan tersebut adalah dengan
melakukan evaluasi terhadap implementasi rekam medis elektronik. Evaluasi
digunakan untuk mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan
digunakan sebagai bahan referensi serta kontrol untuk perubahan sistem itu
sendiri. Adapun beberapa aspek yang dapat dilihat untuk dilakukan evaluasi
adalah sebagai berikut:
a. Performance (kinerja) diperlukan untuk menilai kinerja dari sistem
informasi yang telah dirancang, terdiri dari:
1. Throughput, dimana sistem dinilai dari banyaknya kerja (output) yang
dilakukan
pada
beberapa
periode
waktu
dalam
memenuhi
kebutuhan.
2. Respon time, yaitu waktu yang diperlukan oleh sistem informasi
untuk melakukan proses kerja.
3. Audibilitas, yaitu kecocokan dimana keselarasan terhadap standar
dapat diperiksa.
4. Kelaziman komunikasi, yaitu terkait user interface yang digunakan
dalam sistem informasi dinilai dalam kemudahan untuk dipahami.
5. Kelengkapan, yaitu derajat di mana sistem informasi mempunyai
fungsi yang penuh dalam mendukung pekerjaan.
6. Toleransi kesalahan, yaitu kerusakan yang terjadi pada saat program
mengalami kesalahan.
b. Information and data (informasi dan data) yaitu untuk menilai informasi
yang dihasilkan dan data yang digunakan, terdiri dari:
1. Accuracy (akurat), dimana informasi atas hasil evaluasi hendaklah
memiliki tingkat ketepatan/ketelitian yang tinggi.
2. Relevansi informasi, dimana informasi yang dihasilkan sesuai dengan
kebutuhan.
3. Penyajian informasi, dimana informasi disajikan dalam bentuk yang
sesuai.
4. Aksesibilitas informasi, dimana informasi dapat tersedia sewaktuwaktu ketika dibutuhkan.
c. Economic (ekonomi) yaitu untuk menilai sistem informasi dari aspek
ekonomi yang terdiri dari:
1. Reusabilitas, yaitu tingkat dimana sebuah program atau bagian dari
program tersebut dapat digunakan kembali di dalam aplikasi yang
lain.
2. Sumber daya, yaitu jumlah sumber daya yang digunakan dalam
pengembangan sistem, meliputi sumber daya manusia serta sumber
daya ekonomi.
d. Control and security (kontrol dan keamanan) yaitu untuk menilai sistem
informasi dari aspek keamanan dan kontrol data yang terdiri dari:
1. Integritas, yaitu tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data
oleh orang yang tidak berhak dapat dikontrol.
2. Keamanan, yaitu mekanisme yang mengontrol atau melindungi
program dan data dalam sistem informasi.
e. Efficiency (efisiensi) yaitu untuk menilai sistem informasi dari aspek
efisiensi yang terdiri dari:
1. Usabilitas,
yaitu
usaha
yang
dibutuhkan
untuk
mempelajari,
mengoperasikan, menyiapkan input, dan menginterpretasikan output
suatu program.
2. Maintanabilitas, yaitu usaha yang diperlukan untuk mencari dan
membetulkan kesalahan pada sebuah program.
f.
Service (pelayanan), yaitu untuk mengetahui bagaimana meningkatkan
kepuasan
pelanggan,
pegawai
dan
manajemen.
Aspek
service
(pelayanan) terdiri dari:
1. Akurasi, yaitu ketelitian komputasi dan kontrol.
2. Reliabilitas, tingkat dimana sebuah program dapat dipercaya dan
diandakalkan untuk melakukan fungsi yang diminta.
3. Kesederhanaan, yaitu tingkat dimana sebuah program dapat
dipahami tanpa kesukaran.
III. SARAN
1. Perekam medis harus memenuhi kompetensi sebagai seorang
perekam medis sebelum masuk ke dunia kerja.
2. Perlu dilibatkannya pengguna dalam pengembangan sistem RKE, baik
dalam perencanaan dan implementasi, sehingga kebutuhan dan
keinginan pengguna dapat terpenuhi.
3. Sebaiknya dilakukan pembenahan kembali format input data dengan
mempertimbangkan kebutuhan pengguna apakah masih terdapat item
yang tidak disediakan dalam sistem RKE.