PARADIGMA BARU RMIK DAN IMPLEMENTASI “EHR” DI RUMAH SAKIT Oleh: Lily Widjaja,SKM,MM. PARADIGMA BARU RMIK A. REKAM MEDIS (tradisional) •Mengelola RM •Mengelola Data •Menyiapkan Formulir B. MIK (Paradigma baru): Manajemen Informasi Kesehatan Lily W Regulasi LAMA : Peraturan MenKes no. 749a/Menkes/PER/XII/89 Rekam Medis (Medical Record) Pasal (1) Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas bila terjadi kesalahan…….. Regulasi BARU PERMENKES RI no. 269/MENKES/PER/III/2008 REKAM MEDIS Pasal 2: (1) Rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik (2)Penyelenggaraan RM dg.menggunakan teknologi informasi elektronik diatur lebih lanjut dengan peraturan tersendiri Dokumen yang harus tertulis (Bab III Pasal 5 UU ITE) Lily W REKAM MEDIS (tradisional) MIK (Paradigma baru) 1. RUANG: UK BASIS INFORMASI 2. BTK FISIK RM DATA: Def. Item, PEMODELAN, ADMINISTRASI, AUDIT data 3. AGRGT, TAMPILAN SECARA ELEKTRONIS, SUMBER DIGUNAKAN SIMULTAN, STATISTIK, TEKNIK PEMODELAN DATA 4.FORM & DISAIN LOGICAL DATA, REKAYASA ULANG, PENGEMBANGAN & PENUNJANG APLIKASI 5. KERAHASIAAN, INFORMASI MELEPAS SEKURITAS, AUDIT, PROGRAM PENGAWASAN, NILAI RISIKO,ANALISIS, PENCEGAHAN, UKUR PENGAWASAN. Lily W DASAR HUKUM UU No.23 Tahun 1992 tentang Kesehatan UU.Praktik Kedokteran no.29/2004 UU Informasi Transaksi Elektronik no.11/2008 (25 Maret 2008) Permenkes no.269/MENKES/PER/III/2008 ttg REKAM MEDIS (12/3/08) Kepmenkes no. 377/MenKes/SK/III/2007 ttg Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Lily W UU.Praktik Kedokteran no.29/2004 Pasal 45 Persetujuan Tindakan Kedokteran dan Kedokteran gigi resiko tinggi wajib tertulis Pasal 46 Dr & Drg wajib buat RM Pasal 47 kepemilikan dan isi RM sesuai Permenkes Pasal 48 Rahasia kedokteran sesuai Permenkes Pasal 49 Kendali mutu dan kendali biaya Pasal 79 Sanksi pidana bila dr/drg dengan sengaja tidak membuat RM paling lama 1 tahun atau denda Rp. 50 juta rupiah Lily W Definisi dari UU ITE 2. Teknologi Informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi. Lily W Definisi dari UU ITE Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses,simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. Lily W Alat Bukti Hukum Yang Sah (Bab III Pasal 5 UU ITE) 1) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. 2) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. 3) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam UndangUndang ini. Lily W Dokumen yang harus tertulis (Bab III Pasal 5 UU ITE) 4) Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan surat beserta dokumennya yang menurut UndangUndang harus dibuat dalam bentuk akta notaris atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta. Lily W Dokumen yang harus tertulis (Bab III Pasal 6 UU ITE) Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. Lily W BENTUK PELAYANAN RM (Kompetensi RMIK) Pelayanan RM yang ada saat ini dapat dibagi dalam 5 bentuk pelayanan: 1. Pelayanan RM berbasis kertas RM Manual (paper based document) adalah RM yang berisi lembar administrasi dan medis yang diolah ditata/ assembling dan disimpan secara manual. Lily W BENTUK PELAYANAN RM (Kompetensi RMIK) 2. Pelayanan RM Manual dan registrasi komputerisasi RM berbasis komputerisasi, namun masih terbatas pada sistem ATD: pendaftaran (Admission), data pasien masuk (Transfer) dan pasien keluar termasuk meninggal (Discharge). Pengolahan masih terbatas pada sistem registrasi secara komputerisasi. Sedangkan lembar administrasi dan medis yang diolah secara manual. Lily W BENTUK PELAYANAN RM (Kompetensi RMIK) 3. Pelayanan MIK terbatas Pelay.RM yang diolah menjadi informasi dan pengelolaannya secara komputerisasi yang berjalan dalam satu sistem secara otomatis di unit kerja manajemen informasi kesehatan Lily W BENTUK PELAYANAN RM (Kompetensi RMIK) 4. Pelay.Sistem Informasi terpadu (Computerized Patient Record) RM dengan networking internal. Pelay.RM secara komputerisasi yang berjalan dalam satu sistem secara otomatis di unit kerja MIK dan telah mempunyai networking dengan semua bagian di inst.yankes tsb. Lily W BENTUK PELAYANAN RM (Kompetensi RMIK) 5. Pelay.RME RKE Pelay.RM secara komputerisasi , semua pemberi pelay. langsung mengentry kekomputer sehingga tidak lagi menggunakan berkas RM dalam bentuk kertas kecuali untuk hal yang terkait dengan hukum. Lily W Komputerisasi di rumahsakit 1.246 rumahsakit (50% swasta, 32% pemda) 5% 3% 92% manual komputerisasi komputerisasi canggih Jika semuanya belum dilakukan penataan RM dengan baik Lily W Jika RM manual telah dilakukan penataan RM dengan baik Lily W Jika semuanya sudah paperless entry data oleh dokter dengan komputer/ CPOE (Computerized Physician Order Entry) Lily W Jika semuanya sudah paperless entry data oleh perawat dengan komputer/ Lily W “Direct Warning “ bagi pemberi pelayanan Lily W “Pemeriksaan yang akan dilakukan” Lily W KRITERIA RKE INTEGRASI DATA PRIMARY SOURCE of INFORMATION EHR PROVIDE DECISION SUPPORT Lily W EHR Implementation Stages Determine Readiness Plan Migration Path Determine benefitcorrectenhance Select System Install Design Test Train Lily W PERSIAPAN MENUJU RKE Persiapan Intern: Kesiapan SDM: Edukasi Training Dana investasi sarana-prasarana Komputerisasi: software dan Hardware Sistem Jaringan yang terencana Sosialisasi ParadigmaKesepakatan (commitment stakeholders): Stakeholders perlu sepakat ttg konsep IT dan perubahanan paradigma baru danLilydiberi sosialisasi; W Tantangan dalam menggunakan RKE I. Legal Issues II. Adanya usaha dalam menghadapi penolakan para dokter III. Memperhatikan masalah-masalah yang berkaitan dengan pasien/ petugas yang mendukung dan menggunakannya. IV. Adanya pemimpin sebagai peran utama menjalankan RKE Lily W I. LEGAL ISSUES A. Tantangan / The Nature of Challenge 1. Keterbatasan secara teknis 2. Peraturan yang belum ada/ tidak jelas 3. Para dokter mengentry akan lebih lama dari menulis 4. Biaya terbatas 5. Keamanan dan kerahasiaan data pasien B. Perangkat Hukum: 1. 1. Sumber Hukum 2. 2. Tandatangan elektronik dan Sumber lain yang mendukung ER C. Legalitas pengeluaran Rekaman/ Legality of Records Issues Lily W II. Penolakan oleh para dokter Kunci suksesnya RKE adalah bila para dokter menggunakannya secara langsung saat memberikan asuhan pasien. 1. Melibatkan para dokter mulai dari proses pembuatan konsep sampai realisasi benefitnya. 2. Memberikan perubahan pada RK yang mereka pakai dan dokumentasikan seperti RKE . RKE menjadi lebih lengkap dan lebih dapat dipercaya daripada RK di kertas Lily W 1. Ikutan mulai dari konsep 2. Cari Pionir 3. Sosialisasi MASA PERALIHAN (Hibrid MR) merupakan RK/rekam kesehatan yang informasinya sebagian tercatat pada dokumen kertas dan elektronik Lily W 7 PERAN PROFESI MIK (Vision, AHIMA, 2002) MANAJER MIK SPESIALIS DATA KLINIS KOORDINATOR INFORMASI PASIEN MANAJER KUALITAS DATA MANAJER SEKURITAS INFORMASI ADMINISTRATOR SUMBER DATA RISET DAN SPESIALIS PENUNJANG KEPUTUSAN Lily W Tipe data dan sumber data Original data Imaging data disimpan dalam Indeks pasien/ data base Lily W Keterbatasan dalam menyelengarakan RKE 1. SDM Beberapa kelemahan EHR untuk digunakan di Indonesia: SDM yang tersedia: Masalah keterbatasan kemampuan penggunaan komputer dari Pengelola dan staf saryankes harus memahami konsep IT : Tenaga pengelola harus profesional dalam mengelola informasi kesehatan : ADMINISTRATOR MIK. Pendidikan profesional harus berkualitas !! Lily W Keterbatasan dalam menyelengarakan RKE 2. Pendidikan Bagaimana kompetensi praktisi ? Sistem teknologi informasi Keterampilan kepemimpinan dan manajemen Keterampilan mengelola data Bagaimana kualitas APIKES ? Bagaimana kualitas tenaga pendidik MIK ? Lily W Lily W Keterbatasan dalam menyelengarakan RKE 3. Hukum HUKUM ?? Perlu disesuaikan dg perkemb jaman ! Perlu kesiapan hukum untuk mendukung perubahan paradigma MIK Adanya UU Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) tgl 25/3/2008) peraturan menteri?? Adanya PERMENKES 269/MENKES/PER/III/2008 ttg RM, untuk RKE belum ada permenkes SOP/ Protokol belum ada ( ex. HL7 di Amerika) Lily W Keterbatasan dalam menyelengarakan RKE Sarana dan Prasarana sarana-prasarana Komputerisasi: software dan Hardware Sistem Jaringan yang terencana penyediaan perangkat kerasSaling berbeda ! Software dengan Bahasa berbeda: • • • • • Codes Classification Terminology, Nomenclature Vocabulary Lily W Keterbatasan dalam menyelengarakan RKE Manual berantakan, RKE? Kedisiplinan TENAGA KESEHATAN dalam pencatatan yang baik, lengkap dan jelas ????? Perlu ada mata ajaran RK di pendidikan Kedokteran dan Kedokteran Gigi??? Lily W Kewajiban PORMIKI di era yad Mempersiapkan profesionalisme anggota dengan melengkapi St.Profesi, baik st.kompetensi, st.praktek, st. kurikulum serta adanya sertifikasi Kompetensi anggota sesuai rumpun IPTEK dan luasnya profesi MIK Mengadakan Pendidikan berkelanjutan Mengikuti perkembangan yang ada baik di dalam dan luar negeri dalam era Globalisasi saat ini Lily W Kesimpulan Meningkatkan kualitas SDM dengan pendidikan yang berkualitas serta memenuhi standar kompetensi yang diharapkan untuk RKE dengan tenaga pengajar yang kompeten Pemerintah/ Menkes membuat peraturan khusus mengenai EHR berikut standar/ protokol & keamanannya sebagai peraturan pelaksana dari UU Praktek Kedokteran no.29/2004. Sosialisasi paradigma MIK sec kontinyu Tingkatkan kerjasama stakeholders intern, ekstern RS persiapkan RKE dg perencanaan yang matang dan terintegrasi dan terkoordinasi antar RS DepKes dan PORMIKI saling Lily W mengisi kebutuhan Lily W
