9 BAB 2 LANDASAN KONSEPTUAL 2.1 Tinjauan
advertisement
BAB 2 LANDASAN KONSEPTUAL 2.1 Tinjauan Pustaka Penulis melakukan tinjauan pustaka sebagai pedoman penelitian dalam memberikan gambaran umum rumusan masalah seputar event. Berikut adalah beberapa penelitian terdahulu yang digunakan oleh penulis. Tabel 2.1 Penelitian Jurnal NO 1 PENELITI Jurnal Ilmiah JUDUL ALAT PENELITIAN ANALISIS Widya PERAN oleh T.E. Ardhoyo DAN Studi PERBEDAAN Jurnal ini membahas tentang STRATEGI HUMAS kepustakaan Peran dan fungsi utama (PUBLIC dengan Humas RELATIONS) pendekatan relations)Humas DALAM deskriptif dalam MEMPROMOSIKAN eksploratif perusahaan. Tujuan penulisan (Public berperan mempromosikan PRODUK makalah ini adalah PERUSAHAAN membahas peran dan strategi Humas untuk dalam mempromosikan produk perusahaan. Dapat disimpulkan bahwa: (1) Peran dan fungsi Humas sangat signifikan dalam mendukung manajemen mencapai tujuan perusahaan melalui strategi komunikasinya Humas (2) efektif mempromosikan Strategi dalam produk perusahaan melalui kegiatankegiatan antara publisitas, sponsorship lain; pameran, dan lain sebagainya. perbedaan dengan penelitian ini adalah penelitian 9 10 NO PENELITI JUDUL ALAT PENELITIAN ANALISIS PERBEDAAN ini memiliki fokus pada deskripsi strategi PR dalam suatu kegiatan acara yang diadakan, sedangkan jurnal tersebut membahas meluas peran tentang PR secara bagaimana dalam promosi perusahaan. 2 DINA DAN PURTANTO Kualitatif Rumusan KOMUNIKASI pendekatan penelitian jurnal ini adalah PEMASARAN deskriptif mengetahui strategi komunikasi pemasaran AGUS STRATEGI MELALUI EVENT masalah dalam DALAM melalui Event Pocari Sweat PEMBENTUKAN Futsal Championship 2013 BRAND EQUITY (PSFC 2013) dalam “Studi pembentukan Deskriptif Strategi Komunikasi Pemasaran Melalui Management. hasil SweatFutsal diketahui 2013 equity Pocari Sweat pada YGO Event EventPocari Championship brand berdasarkan penelitian dapat bahwa strategi komunikasi pemasaran (PSFC 2013) Regional melalui event yang digunakan Yogyakarta dalam Pocari Pembentukan Brand membentuk Equity Pocari Sweat terdapat pada strategi media Pada YGO Event saluran pesan personal atau Management” Sweat brand dalam equity berinteraksi secara langsung dengan konsumen dan strategi pesan. hal ini didukung dengan isi acara dan suasana yang di bangun saat event berlangsung. perbedaan jurnal dengan penelitian ini adalah jurnal ini lebih membahas 11 NO PENELITI JUDUL ALAT PENELITIAN ANALISIS PERBEDAAN bagaimana strategi komunikasi pemasaran yang dilakukan melalui suatu event yang lebih mengarah kepada pembentukan brand equity sedangkan penelitian ini lebih membahas strategi PR dalam pengelolaan event. 3 Emilsyah Nur PERAN PUBLIC Metode Penelitian ini bertujuan untuk RELATION deskriptif mengetahui bagaimana peran TERHADAP kualitatif Public Relation terhadap LOYALITAS loyalitas pelanggan dan KONSUMEN pengguna PT. Indosat Tbk INDOSAT DI KOTA dalam mempertahankan serta MAKASSAR mengembankan jaringan telekomunikasi juga layanan serta program diberikan oleh tersebut dalam baru yang perusahaan memberikan pelayanan jasa kepada para pelanggan setianya. penelitian Hasil menunjukkan bahwa peran public relations pada PT. Indosat Tbk melalui loyalitas pelanggan di Makassar masih mengalami hambatan khususnya dibidang perluasan jaringan telekomunikasi dan keluhan pelanggan terhadap layanan serta program baru yang belum diinformasikan kepada para pelanggan Indosat Tbk setia PT. 12 NO 4 PENELITI JUDUL ALAT PENELITIAN ANALISIS PERBEDAAN Nahla Osama Nassar Motivations Of Young Metode Hasil penelitian ini adalah dan acara Nashwa Talaat Volunteers In Special Deskriptif Mohamed Events (Tourismos: An Kualitatif khusus yang telah terbukti memberikan manfaat International bagi masyarakat dan relawan Mulidisciplinary muda.ini adalah yang Journal Of Tourism: memotivasi generasi muda Vol. 4(1), Spring 2009, menjadi relawan dalam acara- 145-152). acara khusus, sebabnya mereka lebih suka berada dalam kontak langsung dengan orang-orang selama acara dan tidak hanya berpartisipasi dalam pekerjaan manajerial. Perbedaan jurnal penelitian tersebut penelitian ini penelitian dengan yaitu tersebut jurnal lebih membahas tentang motivasi dari para relawan muda dalam event dan di dalam event tersebut relawan muda mempelajari fakta-fakta baru tentang kehidupan, dan belajar dalam membantu orang lain dan membentuk jiwa sosial di diri masing-masing. Sedangkan penelitian ini membahas tentang bagaimana kinerja strategi event perusahaan, PR dalam management bagaimana kontribusi PR dan tugas PR untuk kesuksesan publikasi dan terlaksananya 13 NO PENELITI JUDUL ALAT PENELITIAN ANALISIS PERBEDAAN event tersebut 5 Yorgo Pasadeos Public Relations as a Jurnal Maturing Discipline: penelitian yang membangun An Update on Research teori PR dengan memeriksa Networks by Journal of pemahaman Public mengapa organisasi berlatih Relations Research PR ini menyajikan kita seperti tentang yang lakukan mereka dan dengan mempelajari cara-cara untuk melakukan hubungan masyarakat efektif. secara lebih ini juga Hal memberikan kritik ilmiah dari praktik public relations, dan membantu untuk mengembangkan sejarah, etika, dan filsafat PR. Yang membedakan dengan penelitian ini penelitian ini lingkup adalah di membahas strategi PR dalam suatu program yaitu dalam program event managementdi perusahaan, sedangkan jurnal ini membahas tentang lingkup PR secara detil dan menyeluruh mulai dari teori, praktik, peran, sebagainya. Landasan teori digunakan untuk membantu penelitian untuk lebih fokus akan apa yang menjadi topik dan tema dari penelitian, dengan pemikiran-pemikiran para ahli komunikasi. Teori terbagi menjadi teori komunikasi, organisasi, teori Public Relation, dan konsepevent. teori komunikasi dan 14 2.2 Teori Komunikasi Komunikasi adalah salah satu dari aktivitas manusia dan suatu topik yang amat sering diperbincangkan sehingga kata komunikasi itu sendiri memiliki arti beragam. Pada bab ini untuk melanjutkan pemahaman terhadap komunikasi, penulis akan menguraikan pengertian komunikasi, elemen- elemen komunikasi,model komunikasi, tingkatan proses komunikasi , dan prinsip-prinsip komunikasi. Istilah komunikasi berasal dari bahasa inggris yaitu communication, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna. Sama makna berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan baik secara verbal dan nonverbal. (sumber: “Komunikasi Organisasi”, Poppy Ruliana, 2014). Terdapat elemen-elemen yang dapat menyebabkan terjadinya proses komunikasi : Elemen-Elemen dalam Proses Komunikasi FEEDBACK NOISE Gambar 2.1 Elemen Komunikasi Dalam kehidupan sehari-hari, proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation, yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideationini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan 15 informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda ayau lambanglambangyang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk lisan, bahasa tertulis ataupun perilaku nonverbal, seperti bahasa isyarat, ekspresi wajah, atau gambar-gambar. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang sudah di sandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar, ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alatalat untuk menyampaikan pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio, dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis, seperti: televisi, LCD, kaset video, atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk membebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. Tahap terakhir dalam proses ini komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.(sumber : “sosiologi komunikasi massa” oleh : Burhan Bungin). 2.2.1 Model Komunikasi A. Model Linear Menurut Carl I. Hovland dalam buku Pengantar Public Relations(2011)oleh Keith Butterick, ilmu komunikasi adalah upaya yang 16 sistematis untuk merumuskan secara tegas asas-asas penyampaian informasi serta pembentukan pendapat dan sikap. Definisi ini menunjukan bahwa yang dijadikan objek studi ilmu komunikasi bukan saja penyampaian informasi melainkan juga pembentukan pendapat dan sikap publik yang dalam kehidupan sosial memainkan peranan yang amat penting. Bahkan, dalam definisi khusus mengenai pengertian komunikasinya sendiri, Hovland mengatakan bahwa komunikasi adalah proses mengubah perilaku orang lain. Menurut Hovland, komunikasi untuk mengubah perilaku itulah yang dijadikan objek studi ilmu komunikasi. Yakni masalah bagaimana caranya seseorang atau sejumlah orang berperilaku tertentu, melakukan kegiatankegiatan tertentu atau melakukan tindakan tertentu. Kemudian, untuk memahami pengertian komunikasi yang lain, Harold D. Lasswell dalam karyanya The Structure and Function of Communication Society mengatakan bahwa cara yang baik untuk menjelaskan komunikasi adalah menjawab Who, Says What, In Which Channel, Whom dan What Effect. Paradigma Lasswell diatas menunjukan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban pertanyaan yang diajukan, yakni : a) Who : communication, source, sender b) Says What : message c) In Which Channel : channel. Media d) To whom : communication, communicate, receiver, recipient) e) Effect : effect, impact, influence Kelima unsur komunikasi yang dikemukakan oleh Lasswell tersebut direpresentasikan dalam bentuk model komunikasi linier seperti gambar berikut : 17 Gambar 2.2 Model Komunikasi Lasswel Komponen komunikasi yang berkolerasi secara fungsional pada paradigma Lasswell itu merupakan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. Berdasarkan paradigma Lasswel tersebut, komunikasi didefinisikan sebagai proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui suatu media yang menimbulkan efek. Model Lasswel bersifat linear (satu arah) karena lebih menekankan efek dan tidak ada Feedback (umpan balik). Efek menurut Donal K. Chaffe mengatakan bahwa ada tiga efek yang terjadi setelah individu diterpa suatu pesan, yaitu : Efek kognitif terjadi perubahan pada apa yang diketahui, dipahami, atau dipersepsi khalayak. Efek ini berkaitan dengan transmisi pengetahuan, keterampilan, dan kepercayaan. Efek afektif timbul bila ada perubahan pada apa yang dirasakan, disenangi, atau dibenci khalayak. Efek behavioral merujuk pada perilaku nyata yang dapat diamati, yang meliputi pola-pola tindakan, kegiatan atau kebiasaan berperilaku setelah diterpa pesan. B. Model Komunikasi Two Step Salah satu model komunikasi yang menarik dari perspektif PR adalah yang dikembangkan oleh Paul Lazarsfeld dan koleganya. Lazarsfel menganalisis pola pemilihan di New York tahun 1940, dan menemukan bahwa para pemilih terlihat lebih terpengaruh oleh pilihan teman-teman 18 mereka selama kampanye pemilu daripada pengaruh dari media, dengan demikian, dalam beberapa kasus, opini terbentuk secara tidak langsung. T2 T1 MEDIA T3 T4 MASSA OL Pesan tidak T5 mencapai T5 DAN T6 – Adanya T6 gangguan T : Member of target audience OL : Opinion Leader Gambar 2.3 Model komunikasi Two – Step Pesan yang didistribusikan melewati media tidak berpengaruh secara langsung. Namun melewati komunikasi interpersonal dan dari sinilah Lazarsfeld mengembangkan Two-Step-Communication yang memiliki pengaruh signifikan pada pemahaman kita terhadap peran media massa. Berdasarkan model komunikasi ini, informasi terkirim dari media massa ke opinion leader dalam komunitas dan dari mereka ke orang yang dikenalnya yang menerima informasi mereka melalui tangan kedua maupun tangan ketiga. Dengan demikian, pandangan orang tentang dunia dipengaruhi oleh orang lain. Dalam buku yang mereka tulis di tahun 1955 berjudul personal influence, Paul Lazarsfeld dan Elihu Katz mengembangkan two-step flow theory dengan mengidentifikasi peran yang dimainkan dalam penyebaran informasi oleh orang yang mereka identifikasi sebagai opinion leader yang ada di semua kelompok sosial dan masyarakat. Mereka menerima informasi dari media dan kemudian menyampaikannya kepada semua anggota kelompok yang menjadi teman-temannya. 19 Secara praktis, kita telah memahami bagaimana Model Komunikasi Two-Step berfungsi ketika seseorang bertanya demikian: “apakah kamu melihat program TV kemarin malam?” jika kamu tidak melihatnya, mereka akan menceritakan padamu tentang apa yang terjadi. Opini dan persepsimu tentang isi dan bahkan kualitas dari program akan dibentuk oleh opini mereka dan apa yang dipilih mereka untuk disampaikan kepadamu. Internet telah memunculkan dimensi baru dalam komunikasi antarpribadi, dimana pengguna memiliki akses terhadap berbagai macam sumber informasi melalui fasilitas seperti chat rooms, message boards, Myspace, YouTube, dan Blog dan perkembangannya mengarahkan pada kekayaan dan keberagaman opini. Ini adalah model yang berguna untuk PR dan menggambarkan bagaimana teori dapat membantu kampanye praktis, cukup menggunakan media massa untuk memperoleh pesan yang tidak mungkin lagi atau sesuai. Sebuah kampanye yang canggih perlu ditargetkan dan berdasarkan pemahaman yang tepat di mana audiens kunci mereka menerima informasi, dan yang mungkin tidak melalui salah satu gerai tradisional.( sumber : Pengantar Public Relation : Keith Butterick. 2011). 2.2.2 Tingkatan Proses Komunikasi Konteks-konteks yang terjadi dalam proses komunikasi, mengutip dari Mulyana dalam buku Ilmu Komunikasi (2005), ada lima indikator yang paling umum untuk mengklarifikasikan konteksnya atau tingkatannya berdasarkan jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi, yaitu: 1. Komunikasi intrapribadi Yaitu, komunikasi dengan diri sendiri, contohnya berpikir. Komunikasi intrapribadi adalah landasan komunikasi antarpribadi. Sebelum kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya berkomunikasi dengan diri sendiri, mempersepsi dan memastikan makna pesan orang lain, hanya saja caranya sering tidak kita sadari. Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan komunikasi kita dengan diri sendiri. 20 2. Komunikasi antarpribadi Komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap angkap reaksi orang lain secara langsung, baik verbal maupun nonverbal. 3. Komunikasi kelompok Komunikasi yang berlangsung diantara anggota suatu kelompok yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama (adanya saling kebergantungan). Umpan balik komunikasi kelompok masih bisa diidentifikasi dan ditanggapi oleh para peserta lainnya. 4. Komunikasi publik Komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang atau khalayak. Contohnya: pidato, ceramah, kampanye, dan sebagainya. 5. Komunikasi organisasi Terjadi dalam suatu organisasi bersifat formal ataupun informal dan berlangsung yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Oleh karena itu, organisasi sering diartikan kelompok dari kelompokkelompok. Komunikasi organisasi kerap juga melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan ada kalanya komunikasi publik. 6. Komunikasi massa Komunikasi dengan menggunakan media massa, baik media cetak maupun media elektronik. Pesannya bersifat umum dan disampaikan secara cepat, serentak dan selintas (khususnya media elektronik). Komunikasi massa dapat diidentifikasikan sebagai suatu jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah audiens yang tersebar, heterogen, dan anonim melalui media massa cetak atau elektronik sehingga pesan yang sama dapat dapat diterima secara serentak dan sesaat. 2.2.3 Prinsip-Prinsip Komunikasi Terdapat 12 prinsip komunikasi yang dikemukakan Mulyana dalam buku Ilmu Komunikasi (2005) Sebagai penjabaran lebih jauh dari definisi dan hakikat komunikasi. 21 Tabel 2.2 Prinsip-prinsip komunikasi Komunikasi adalah sesuatu yang bersifat dinamis, PRINSIP 1: Komunikasi adalah suatu sirkular dan tidak berakhir pada suatu titik, tetapi proses simbolik terus berkelanjutan PRINSIP 2 : Pada Setiap saat orang tidak bermaksud perilaku mengkomunikasikan sesuatu, tetapi dimaknai oleh mempunyai potensi orang lain, maka orang tersebut sudah terlibat dalam komunikasi proses komunikasi. Gerak tubuh, ekspresi wajah (komunikasi nonverbal) seseorang dapat dimaknai oleh orang lain menjadi suatu stimulus. Setiap pesan komunikasi mempunyai dimensi isi PRINSIP 3 : Komunikasi mempunyai dimana dimensi isi dari dimensi isi tersebut kita bisa dan memprediksi dimensi hubungan yang ada di antara hubungan pihak-pihak yang melakukan proses komunikasi PRINSIP 4 : Setiap tindakan komunikasi yang dilakukan oleh Komunikasi itu seseorang bisa terjadi mulai dari tingkat kesengajaan berlangsung dalam yang rendah artinya tindakan komunikasi yang tidak berbagai tingkat direncanakan (apa yang akan dikatakan atau apa saja kesengajaan yang akan dilakukan secara rinci dan detail). PRINSIP 5 : Pesan komunikasi yang dikirimkan oleh komunikan Komunikasi terjadi baik secara verbal maupun nonverbal disesuaikan dalam konteks ruang dan dengan tempat. Dimana proses komunikasi itu waktu berlangsung PRINSIP 6 : Tidak dapat dibayangkan jika orang melakukan Komunikasi melibatkan tindakan komunikasi di luar norma yang berlaku di prediksi komunikasi peserta masyarakat.jika kita tersenyum maka kita dapat memprediksi bahwa pihak penerima akan membalas dengan senyuman. PRINSIP 7 : Dalam diri setiap orang mengandung sisi internal Komunikasi itu bersifat yang dipengaruhi oleh latar belakang budaya, nilai, sistemik adat, pengalaman dan pendidikan. Bagaimana seseorang berkomunikasi dipengaruhi oleh beberapa hal internal tersebut. Sisi internal seperti lingkungan keluarga dan lingkungan dimana dia bersosialisasi memengaruhi bagaimana dia melakukan tindakan komunikasi 22 Jika dua orang melakukan komunikasi berasal dari PRINSIP 8 : Semakin mirip latar suku yang sama, pendidikan yang sama, maka ada belakang sosial budaya kecenderungan dua pihak tersebut mempunyai efektiflah bahan yang sama untuk saling dikomunikasikan. semakin komunikasi Kedua pihak mempunyai makna yang sama terhadap simbol-simbol yang saling dipetukarkan Proses PRINSIP 9 : Komunikasi komunikasi bersifat nonsekuensial nonsekuensial berarti bersifat sirkular berlangsung satu atau arah. Melibatkan respon atau tanggapan sebagai bukti bahwa pesan yang dikirimkan itu diterima dan dimengerti. Konsekuensi dari prinsip bahwa komunikasi adalah PRINSIP 10 : Komunikasi proses, bersifat sebuah proses adalah komunikasi itu dinamis dan dinamis dan transaksional. Ada proses saling memberi dan transaksional menerima informasi di antara pihak-pihak yang melakukan komunikasi. Setiap orang yang melakukan proses komunikasi PRINSIP 11 : Komunikasi bersifat tidak dapat mengontrol sedemikian rupa terhadap irreversible efek yang ditimbulkan oleh pesan yang dikirimkan. Komunikasi tidak dapat ditarik kembali, jika seseorang sudah berkata menyakiti orang lain, maka efek sakit hati tidak akan hilang begitu saja pada diri orang lain tersebut. Dalam arti bahwa komunikasi bukan satu-satunya PRINSIP 12 : Komunikasi bukan obat mujarab yang penasihat untuk menyelesaikan masalah. dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai masalah 2.3 Komunikasi Organisasi Menurut Burhan Bungin di bukunya “sosiologi komunikasi massa” (2009) mengutarakan Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat di dalamnya guna mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks, antara lain adalah dalam lingkup organisasi (Organizational communication). Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa- 23 peristiwa komunikasi yang terjadi di dalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan ataupun bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan pada atasan , memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan, merupakan contoh sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek yang penting dalam suatu organisasi, baik organisasi profit maupun nonprofit. 2.3.1 Organisasi dan Komunikasi Beserta fungsi Istilah organisasi berasal dari bahasa latin organizare yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung diantara para ahli ada yang menyebut paduan sistem, ada juga yang menamakannnya sarana.organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. Menurut Liliweri dalam bukunya Sosiologi dan Komunikasi Organisasi (2014), ada dua fungsi komunikasi organisasi yaitu yang bersifat umum dan khusus. Dibawah ini akan dijabarkan dua fungsi tersebut. A. Fungsi Umum 1. Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan atau memberikan informasi kepada individu atau kelompok tentang bagaimana melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan kompetensinya. Contoh : deskripsi pekerjaan 2. Komunikasi berfungsi untuk menjual gagasan dan ide, pendapat, dan fakta. Termasuk juga menjual sikap organisasi dan sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan. Contoh : Public Relations, pameran, expo, dan lain-lain. 3. Komunikasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan, agar mereka bisa belajar dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain tentang apa yang dijual atau yang diceritakan orang lain tentang organisasi. 4. Komunikasi berfungsi untuk menentukan apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan atau siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan, dan besaran kekuasaan dan kewenangan, serta menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana 24 memanfaatkan sumber daya manusia, dan mengalokasikan manusia, mesin, metode dan teknik dalam organisasi. B. Fungsi Khusus 1. Membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkan ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah komando atau perintah. 2. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antar sesama bagi peningkatan produk organisasi. 3. Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani dan mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti. Sehubungan dengan fungsi komunikasi organisasi diatas, ada dua fungsi komunikasi organisasi, yaitu fungsi komando dan fungsi relasi yang mendukung organisasi dalam pengambilan keputusan, terutama ketika organisasi menghadapi situasi yang kurang menentu. Untuk lebih memahami bagaimana fungsi komando dan fungsi relasi tersebut dapat dilihat dalam tabel dibawah ini : Tabel 2.3 Fungsi Komunikasi Organisasi FUNGSI KOMANDO Mengarahkan dan FUNGSI RELASI membatasi Menciptakan dan melanjutkan sifat tindakakn impresional dalam organisasi Menangani dan memelihara tampilan Membuat yang dekat melalui umpan balik koordinasi antar unit kegiatan Menggunakan publikasi dan instruksi Menentukan dan mendefinisikan peran organisasi Sumber : Charles Conrad (dalam Liliweri, 2014:374) 2.3.2 Pendekatan komunikasi organisasi Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu : 25 1. Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang ngan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti : a. Memproses informasi dan lingkungan b. Mengadakan identifikasi c. Melakukan tujuan organisasi 2. Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti : a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan b. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok c. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi d. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan e. Komunikasi untuk mengetahui kepuasan kerja dalam organisasi 3. Pendekatan Individual Berpusat pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual: a. Berbicara pada kelompok b. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat c. Menulis dan mengonsep surat d. Berdebat untuk suatu usulan 2.4 Teori Public Relations Penelitian komunikasi dan teori PR yang berkembang fokus pada hubungan antara pengirim informasi dan penerimanya dan dalam beberapa kasus hal itu memunculkan definisi paling dasar dari PR. 26 2.4.1 Definisi Public Relations Rex Harlow, akademisi Amerika Serikat, mengklaim telah menghasilkan definisi atas rangkuman semua definisi PR untuk pertama kalinya. Penelitiannya mengidentifikasi sebanyak 472 definisi yang telah dihasilkan kemudian ia merangkumnya menjadi satu definis global yaitu : PR adalah fungsi manajemen yang unik yang membantu membangun dan memelihara jalur komunikasi, memunculkan pemahaman, kerja sama antara organisasi dan publiknya; melibatkan manajemen permasalahan dan isu, membantu manajemen untuk terus menginformasikan dan tanggap terhadap opini publik, mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan umum, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, melayani sebagai sistem peringatan dini untuk membantu mencegah kecenderungan negatif, dan menggunakan penelitian yang sehat dan etika komunikasi sebagai alat utamanya. (Harlow. Dalam “pengantar publict relations” Keith Butterick. 2011:7). Adapun menurut The Mexico Definition : Public Relations adalah seni dan ilmu sosial yang menganalisis tren, memprediksi konsekuensi dari tren tersebut, memberikan masukan, bagi para pemimpin organisasi, dan mengimplementasikan tindakan dari program yang direncanakan, yang akan melayani organisasi dan kepentingan publik. Kunci penting dari definisi diatas adalah usaha untuk mengembangkan kredibilitas PR dengan menghubungkannya pada ilmu sosial dan menegaskan bahwa PR adalah sebuah pengetahuan ilmiah yang objektif. Pengertian PR di atas bisa dibilang cukup panjang. Pada perkembangannya muncul juga pengertian yang dibuat James Grunig dan Todd Hunt yang membuat definisi lebih fokus “PR adalah manajemen komunikasi antara organisasi dengan publiknya” (Grunig and Hunt, 1984). Definisi lain dengan penekanan yang berbeda dikemukakan oleh Public Relations Society of America (PRSA) yaitu: Public Relations membantu suatu organisasi dan publiknya untuk beradaptasi satu sama lain. Public Relations adalah upaya organisasi untuk meraih kerja sama dengan sekelompok orang. Public Relations membantu organisasi 27 berinteraksi dan berkomunikasi secara efektif dengan publik utama mereka. 2.4.2 Tujuan Public Relations Praktik PR bertujuan untuk membentuk dan mempertahankan perasaan, serta perilaku positif masyarakat luas terhadap organisasi, lembaga, atau perusahaan. Selain itu, tujuan praktik PR (Public Relations) membuat publik dan organisasi, lembaga, atau perusahaan saling mengenal baik kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Menurut Scott M. Cultip & Allen H. Centerdalam buku Effective Public Relations (2006) bahwa dari sekian banyak hal yang dijadikan tujuan PR sebuah perusahaan, beberapa hal yang pokok, antara lain : 1. Untuk mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai. 3. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telahdicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangkamemperoleh pengakuan. 4. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakatluas, serta membuka pasar-pasar baru. 5. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakatbursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkansaham baru atau saham tambahan. 6. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itudengan khalayaknya, sehubungan telah terjadinya suatuperistiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atausalah paham di kalangan khalayak terhadap niat baikperusahaan. 7. Untuk mendidik para pengguna atau konsumen agar merekalebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan. 8. Untuk meyakinkan khalayak bahwasannya perusahaannyamampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinyasuatu krisis. 9. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahananperusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan(take over) oleh pihak lain. 10. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru. 11. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas danpartisipasi para pemimpin perusahaan, organisasi dalamkehidupan sosial sehari-hari. 28 12. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagaisponsor dari suatu acara. 13. Untuk memastikan bahwasannya para politisi benar-benarmemahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yangpositif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dariperaturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yangmerugikan. 14. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telahdilakukan perusahaan agar masyarakat luas mengetahuibetapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalamberbagai hal. Menurut penulis bahwa tujuan Public Relations adalah menjalin hubungan antara publik dan perusahaan saling pengertian dan memberikan loyalitas masing-masing baik dari kepentingan, kebutuhan, harapan, maupun budaya yang dimiliki oleh masing-masing pihak sehingga perusahaan mampu membangun dan meningkatkan citra perusahaan/organisasi yang bersangkutan, dan hubungan perusahaan dan publik terjalin dengan baik. 2.4.3 Strategi Public Relations 2.4.3.1 Definisi Strategi Menurut J L Thompson yang dikutip dari Oliver dalam buku Strategi Public Relations (2007:2) mendefinisikan strategi sebagai cara untuk mencapai sebuah hasil akhir: hasil akhir menyangkut tujuan dan sasaran organisasi dan strategi kompetitif untuk masingmasing aktivitas.Menurut penulis definisi strategi adalah suatu taktik yang terstruktur dan terencana untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran objek penelitian tertentu melalui beberapa tahap-tahap Public Relations profesional dalam pengelolaan sasaran/target yang hendak dicapainya melakukan pengadopsian teknik-teknik Management of Objective (MBO) dan Management by Objective of Result (MOR) untuk membantu kualitas nilai Public Relations dalam suatu organisasi. MBO dapat memberikan profesional Public Relations dengan sumber umpan yang sangat kuat. MBO dan MOR berhubungan dengan hasil-hasil Public Relations untuk penentuan target awal manajemen. Adapun kunci penggunaan MBO secara 29 efektif dalam tugas Public Relations dapat di pecah ke dalam tujuan tahap secara kritis: 1. Memiliki batasan dan misi kerja. 2. Menetapkan kunci areal keberhasilan (hasil) dalam jangka waktu tertentu, berupaya dan berkepribadian. 3. Identifikasi faktor-faktor menentukan tindakan pada target yang telah ditentukan. 4. Meletakan target/menetapkan hasil yang akan dicapai. 5. Persiapan perencanaan secara taktis untuk mencapai target khusus,termasuk: a. Pemrograman untuk memantapkan suatu rangakaian tindakan untuk mengikutinya. b. Penjadwalan waktu yang dibutuhkan bagi setiap tahapan c. Penganggaran untuk menugaskan sumber daya yang dperlukan bagi pencapaian tujuan d. Pemantapan pertanggung jawaban secara individu untuk pencapaian target/sasaran e. Pengkajian dan rekonsiliasi (perdamaian) melalui suatu prosedur testing untuk membawa kemajuan. 6. Pemantapan keputusan dan peraturan untuk mengikutinya. 7. Pemantapan prosedur untuk menangani pekerjaan Dalam buku Effective Public Relations, berikut ini adalah penjelasan mengenai teori empat langkah proses Public Relations (Cutlip, dan Brom, 2006). 1. Mendefinisi masalah atau peluang (analisis situasi) langkah pertama ini mencakup penyelidikan dan pemantauan pengetahuan, opini, sikap. Dan perilaku mereka yang peduli dan terpengaruh oleh tindakan dan kebijakan organisasi. Intinya ini merupakan fungsi kecerdasan organisasi. Langkah ini memberi landasan bagi semua langkah proses pemecahan lainnya dengan menentukan “apa yang sedang terjadi saat ini?” 2. Membuat rencana dan program (strategi) Informasi yang terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk membuat keputusan tentang publik program, tujuan, tindakan, serta 30 strategi, taktik, dan tujuan komunikasi. Untuk itu penemuan dari langkah pertama harus dijadikan faktor kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua dari proses ini menjawab, “berdasarkan situasi yang telah kita pelajari, apa yang sebaiknya kita ubah, lakukan, dan katakan?”. 3. Bertindak dan berkomunikasi (penerapan) Langkah ketiga mencakup pelaksanaan program tindakan dan komunikasi yang dirancang untuk mencapai tujuan spesifik bagi setiap publik demi mencapai tujuan program. Pertanyaan dalam langkah ini adalah, “siapa yang harus melakukan dan mengatakannya, serta kapan, di mana dan bagaimana?”. 4. Mengevaluasi program (penilaian) Langkah keempat dari proses ini mencakup penilaian persiapan, pelaksanaan, dan hasil program. Saat program sedang dilaksanakan, dibuat penyesuaian berdasarkan evaluasi umpan balik tentang bagaimana program berjalan atau tidak berjalan. Program diteruskan atau dihentikan setelah mempelajari, “bagaimana kita sekarang atau dulu?”. Menurut penulis, strategi yang tepat untuk dijalankan oleh seorang PublicRelations adalah menspesifikasikan tujuan-tujuan perusahaan, apa yang harus dicapai, mengkoordinasi proses-proses untuk pencapaian tujuan tersebut, dan mengkoordinasi kerja sama antara pimpinan dan para staf perusahaan demi menyepakati seluruh spesifikasi tujuan yang telah direncanakan secara terstruktur dan konsisten pada perusahaan, sehingga terjadi kemajuan proses untuk pencapaian tujuan yang telah disepakati. Selain itu, Penulis memilih teori empat langkah proses Public RelationsCutlip, Center, Broom karena menurut penulis teori ini sangat efektif dan cocok untuk strategi dan proses kerja PR dalam perusahaan. Bahwa, seorang PR harus menemukan dulu fakta dan menganalisis situasi untuk manajemen krisis atau ingin merencanakan suatu program agar tidak terjadi out focus dan terkoordinasi. Dalam buku “Mengenal Ilmu Komunikasi” fact finding adalah mencari dan 31 mengumpulkan fakta yang dapat digunakan sebagai data atau informasi untuk melakukan kegiatan komunikasi. (Rosmawaty, 2010 : 23). Kemudian membuat planning untuk strategi PR adalah sebuah langkah baik sebagai batu loncatan dalam pelaksanaan program- program yang akan diadakan oleh Public Relation Officer di perusahaan agar semua program terfokus untuk tujuan utama Public Relations. Planning adalah suatu upaya merencanakan atau membuat rencana tentang beberapa hal, baik tentang isi pesan yang akan disampaikan, cara mengkomunikasikannya, dan sebagainya. (Rosmawaty, Mengenal Ilmu Komunikasi, 2010). Selanjutnya pelaksanaan program yang sudah terencana, seorang PR harus bisa mengkomunikasikannya untuk direalisasikan sehingga pelaksanaan program yang sudah terstruktur akan berjalan sukses atau dalam manajemen krisis PR akan dapat menemukan solusi untuk penyelesaian dan klarifikasi. Setelah program terlaksanakan, Seorang PR akan melakukan kegiatan evaluasi sebagai cerminan untuk program-program selanjutnya, seperti apa saja kekurangan dan kendala dalam program terdahulu dan bagaimana mengatasi kekurangan dan kendala tersebut agar untuk program-program selanjutnya Public Relation Officer bisa mendapatkan kesuksesan. Strategi tersebut cocok diterapkan dalam perusahaan HERWORLD Magazine dalam Event “Herworld Chinese New Year” karena hal ini akan membantu untuk program dan event-event yang diadakan oleh HERWORLD dan akan membantu untuk strategi pengelolaan event. 2.5 Konsep Event Event adalah sebuah tipe lain dalam promosi yang dalam tahun-tahun belakangan ini sering digunakan dalam pemasaran. Event adalah tipe promosi yang sering digunakan perusahaan atau menguhubungkan sebuah merek pada suatu acara atau sebuah pesta yang tematik yang mana dikembangkan dengan tujuan untuk menciptakan suatu pengalaman bagi konsumen dan mempromosikan suatu produk atau jasa tersebut.(Belch, Advertising and Promotion, 2009). 32 2.5.1 Event Management Event management didefinisikan sebagai koordinasi dalam sebuah organisasi untuk melakukan beberapa kegiatan yang dikelola secara sistematis, profesional, efektif dan efisien. Kegiatan yang dilakukan meliputi konsep perencanaan, pelaksanaan dan supervisi. Dalam event management setiap anggota organisasi harus turut mengambil peran dan saling berkontribusi untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan rencana dan harapan. Kekompakan dalam tim event management akan sangat berpengaruh dalam pelaksanaan kegiatan. Menurut Goldblatt dalam bukunya Special Event, Twenty First Century Global Event management(2008) menyatakan Event Management adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni, serta bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan. Menyelenggarakan sebuah kegiatan merupakan sebuah kebutuhan yang tidak dapat dipungkiri bagi sebuah perusahaan komersial maupun non komersial kegiatan-kegiatan tersebut bertujuan untuk menunjang kegiatan Public Relations (PR) dalam menciptakan citra positif perusahaan dimata internal stakeholder maupun external stakeholder. Selain itu kegiatan-kegiatan tersebut tak dapat dilepaskan dari kegiatan marketing communication di perusahaan, terutama dalam kegiatan-kegiatan below the line. Pada mulanya, semua kegiatan perusahaan terutama yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan baik internal (seperti: training untuk karyawan, family/employee gathering, pertemuan,dll) maupun eksternal (pameran, kegiatan dengan sponsorship, seminar, product launching, dll) secara langsung dilaksanakan oleh PR atau Marketing Communication Division. Sementara itu di masyarakat, kegiatan-kegiatan semacam itu dilakukan dengan membentuk semacam kepanitiaan yang ditugaskan menyelenggarakan sebuah acaraa atau kegiatan tersebut. Dalam bukuSpecial Events, Twenty First Century Global Event Management, Joe Goldblatt menyatakan bahwa lima W membantu menentukan apakah sebuah event layak, bertahan, dan berkembang. Prinsip dalam membuat kegiatan 5W. 33 Tabel 2.4 Prinsip 5W WHY WHO WHEN WHERE WHAT Penjelasan Nasional, Jadwal Keunikan Jelaskan manfaat regional, tujuan event audiens lokal Latar belakang Bidang profesi Waktu penyelenggaraan Kenyamanan audiens Ungkapkan harapan-harapan event Gunakan Ketepatan event Jumlah Akses Jelaskan pendekatan bagi audiens hari/mingu perjalanannya programnya Kemukakan Tingkat Jumlah/tahun Ketersediaan Kaji kebutuhan pengalaman alat prinsip “siapa?” terhadap event (tidak transportasi berpengalaman lokal individu s/d prinsip- sangat berpengalaman 2.5.2 Pendekatan dan Karakteristik Event Menurut Hoyle Leonard, H dalam bukunya Event Marketing (2006), terdapat tiga pendekatan yang harus diperhatikan dalam menyelenggarakan sebuah event, yang dikenal dengan “3E” yaitu: a. Entertainment Kunci keberhasilan pemasaran event adalah mampu menyediakan hiburan yang menarik audiens untuk keluar dari rumahnya dan mencoba sesuatu yang tidak bisa mereka peroleh di rumah. b. Excitement Hal ini adalah kunci agar event yang diselenggarakan selalu dikenang, mengesankan dapat diciptakan dengan memberi penghormatan (award) sebagai perusahaan terbaik, pengenalan logo baru, atau perayaan ulang tahun perusahaan. Setiap event harus dirancang untuk memberi kesan mendalam, dan harus menjadi bagian dalam pemasaran. Jadi event apapun yang dipasarkan, buatlah agar “mengesankan”. 34 c. Enterprise Enterprise diartikan sebagai kesiapan untuk menanggung resiko atau mencoba sesuatu yang belum pernah dicoba. Event yang menuntut pengembangan akal, berlayar tanpa diberi petunjuk arah, mengubah caracara yang biasa menjadi cara yang lebih imajinatif. Inilah kreativitas dan inovasi yang harus selalu ada dalam event. Menurut Any Noor (2009:13) menyatakan event memiliki beberapa karakterisitik karena setiap penyelenggaraan event harus memiliki ciri tersendiri. Bagaimanapun karakteristik event hampir sama dengan pelayanan yang diberikan oleh industri pelayanan lainnya. Berikut adalah karakteristik yang mendasari dari evaluasi event: a. Keunikan Kunci utama suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide, maka event yang diselenggarakan akan memiliki keunikannya tersendiri. b. Perishability Setiap event diselenggarakan tidak pernah sama, apabila event yang sama diselenggarakan lagi, akan tetapi event yang dihasilkan tidak akan sama persis seperti event sebelumnya. c. Intangibility Setelah menghadiri event, yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang telah didapatkan dari penyelenggaraan event. Hal tersebut merupakan proses perubahan dari tangible menjadi intangible. d. Suasana dan Pelayanan Suasana dan pelayanan merupakan karakteristik yang penting pada saat keberlangsungan event. Event yang dilaksanakandengan suasana dan pelayanan yang tepat akan menciptakan event yang sukses. e. Interaksi personal Interaksi personal dari pengunjung merupakan kunci sukses penyelenggaraan event, karena pengunjung akan merasa menjadi bagian dalam event tersebut. Menurut peneliti, pendekatan dan karakteristik pada event harus diterapkan secara unik dan berbeda dari yang lain. Keunikan adalah suatu hal yang akan diingat oleh manusia, maka dari itu jika sebuah perusahaan 35 mengadakan sebuah event hal itu harus dikemas semenarik mungkin sehingga kepuasan konsumen pun didapat. Event yang menarik dan unik akan mudah diingat dan tidak mudah dilupakan. 2.6 Kerangka Teori KOMUNIKASI KOMUNIKASI ORGANISASI STRATEGI PUBLIC RELATIONS PENDEKATAN Entertainment, excitement, enterprise Teori Public Relations Cutlip, Center, Broom EVENT Herworld Chinese New Year Gambar 2.4 Kerangka Teori Pada kerangka teori diatas, penulis menjelaskan secara singkat teori-teori yang akan digunakan pada penelitian “Analisis Strategi Public Relations dalam Event Management Perusahaan”, teori terdiri dari teori komunikasi, teori komunikasi organisasi, teori Public Relations, dan teori event. Teori-teori tersebut saling berkaitan dan akan membantu untuk memfokuskan penelitian secara jelas. 36 2.7 Kerangka Pemikiran Strategi PR Cutlip, Center, Broom Gambar 2.5 Kerangka Pemikiran
