Analisis Biaya Proyek

Manajemen biaya proyek
(Project Cost Management)
Analisis Biaya Proyek
Drs. Antok Supriyanto, MMT.
1-33
Pendahuluan
• Pengembangan SI merupakan suatu investasi seperti
halnya investasi proyek yang lain.
• Investasi berarti dikeluarkan sumber-sumber daya
untuk mendapatkan manfaat dimasa men-datang
• Sebagai hasilnya, SI akan memberikan manfaat yang
dapat berupa penghematan / manfaat baru.
• Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari
sumberdaya yagn dikeluarkan, maka SI ini dikatakan
tidak bernilai. Oleh karena itu sebelum SI dikembangkan perlu dihitung kelayakan ekonominya.
• Tidak semua dapat diukur dengan uang,
misal:peningkatan pelayanan
2-33
• Para professional teknologi informasi paham
bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk
proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhankebutuhan proyek, sehingga diakhir proyek
pastilah terjadi pembengkakan biaya.
• Perkiraan lain terjadinya pembengkakan biaya
adalah kebanyakan proyek teknologi informasi
menggunakan teknologi atau proses bisnis baru.
Teknologi maupun proses bisnis yang masih
baru kebanyakan belum teruji dan beresiko.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut
dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek
yang lebih baik.
3-33
• Manajemen biaya proyek meliputi aktivitasaktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan
proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran
yang disetujui. Manajer proyek harus
memastikan bahwa proyek didefinisikan
dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan
biaya yang akurat, memiliki biaya yang
realistis pada saat persetujuan dibuat.
4-33
4 (empat) aktivitas utama dalam
manajemen biaya proyek
1.Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber
daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta
jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan
untuk melakukan aktivitas proyek.
2.Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau
perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan proyek.
3.Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan
perkiraan biaya pada satuan kerja untuk
membangun dasar (baseline) untuk mengatur
performa.
4.Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan5-33
perubahan pada anggaran proyek.
Komponen Biaya
• Diperlukan dua komponen, yaitu :
– Komponen biaya
– Komponen efektifitas
• Komponen Biaya dapat diklasifikasikan :
–
–
–
–
Biaya pengadaan
Biaya persiapan operasi
Biaya proyek
Biaya operasi dan perawatan
6-33
Biaya Pengadaan
Semua biaya yang terjadi sehubungan dengan
memperoleh perangkat keras.
1. Biaya konsultasi pengadaan keras (H/W)
2. Biaya pembelian atau sewa beli H/W
3. Biaya instalasi perangkat keras
4. Biaya ruangan utk perangkat keras
5. Biaya modal untuk pengadaan H/W
6. Biaya yang berhubungan dengan manajemen
dan staff untuk pengadaan perangkat keras.
7-33
Biaya Persiapan Operasi
Berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.
Biaya persiapan awal terdiri dari:
1. Biaya pembelian perangkat lunak
2. Biaya instalasi peralatan komounikasi
3. Biaya persiapan personil
4. Biaya reorganisasi
5. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan
dalam kegiatan persiapan operasi
8-33
Biaya Proyek
Berhubungan dengan biaya untuk mengembangkan
sistem termasuk penerapannya.
Biaya proyek terdiri dari:
1. Biaya dalam tahap analisis sistem
a. biaya untuk mengumpulkan data
b. biaya dokumentasi (kertas, fotocopy dll)
c. biaya rapat
d. biaya staff analis
e. biaya manajemen yg berhubungan dg tahap
analis sistem.
9-33
Biaya proyek……...
2. Biaya dalam tahap disain sistem.
a. biaya dokumentasi
b. biaya rapat
c. biaya staff analis
d. biaya staff pemrogram (programmer)
e. biaya pembelian perangkat lunak aplikasi
f. biaya manajemen yang berhubungan
dengan tahap disain sistem.
10-33
Biaya proyek……...
3. Biaya dalam tahap penerapan sistem
a. biaya pembuatan formulir baru
b. biaya konversi data
c. biaya latihan personil
d. biaya manajemen yang berhubungan dengan
tahap penerapan sistem
Catatan:
bila sistem dikembangkan oleh konsultan di luar
perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya
pengembangan yg lain, yaitu biaya utk konsultan.
11-33
Biaya Operasi dan Perawatan
• Biaya operasi (on going cost) adalah biayabiaya yang dikeluarkan utk mengoperasikan
sistem supaya sistem dapat beroperasi.
• Biaya perawatan (maintenance cost) adalah
biaya yang dikeluarkan untuk merawat
sistem dalam masa operasinya.
12-33
Yang termasuk biaya operasi &
perawatan adalah:
1. Biaya personil (operator, adm, pustakawan data,
pengawas data)
2. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi,
keamanan, suplies)
3. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service)
4. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi
program, penambahan modul )
13-33
biaya operasi & perawatan
(lanjutan…)
5. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.
6. Biaya manajemen yg terlibat dalam operasi
7. Biaya kontrak utk konsultan selama operasi
8. Biaya depresiasi (penyusutan)
14-33
Komponen Manfaat
Manfaat yang didapat dari sistem informasi
dapat diklasifikasikan sbb:
1. Manfaat mengurangi biaya
2. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan
3. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
4. Manfaat meningkatkan perencanaan dan
pengendalian manajemen.
15-33
Keuntungan
tangible & intangible
Manfaat dari sistem informasi dapat juga dikla
sifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud
(tangible) dan keuntungan tidak berujud
(intangible).
Keuntungan berujud merupakan keuntungan
yang berupa penghematan-penghematan atau
peningkatan-peningkatan didalam perusahaan
yang dapat diukur secara kuantitas dalam
bentuk satuan nilai uang.
16-33
Keuntungan tangible
Keuntungan berujud diantaranya adalah
1. Pengurangan-pengurangan biaya operasi
2. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses
3. Pengurangan biaya telekomunikasi
4. Peningkatan penjualan
5. Pengurangan biaya persediaan
6. Pengurangan kredit tak tertagih
17-33
Keuntungan intangible
Keuntungan tak berujud adalah keuntungankeuntungan yang sulit atau tidak mungkin
diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan tak berujud diantaranya:
1. Peningkatan pelayanan pada pelanggan
2. Peningkatan kepuasan kerja personil
3. Peningkatan pengambilan keputusan
manajemen yang lebih baik
18-33
Perhitungan keuntungan
intangible
Karena keuntungan tak berujud sulit diukur
dalam satuan nilai uang maka pengukurannya
dilakukan denga taksiran.
Sebagai contoh: berapa pengaruh pelayanan
kurang baik terhadap nilai penjualan?
19-33
METODE ANALISIS BIAYA /
MANFAAT
• Analisis biaya / manfaat dapat dilakukan
untuk apakah proyek sistem informasi ini
layak atau tidak.
• Terdapat dua aliran kas, yaitu:
– kas keluar (cash outflow)
– kas masuk (cash inflow)
20-33
Metode analisis biaya / manfaat
1. Metode periode pengembalian (payback period)
2. Metode pengembalian investasi (return on
investment)
3. Metode nilai sekarang bersih (net present value)
4. Metode tingkat pengembalian internal (internal
rate of return)
21-33
Metode periode pengembalian
(payback period)
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar
lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan
aliran-aliran kas masuk.
Contoh:
suatu proyek sistem informasi senilai
Rp15.000.000 proceed tiap tahun adalah sama,
yaitu sebesar Rp.4.000.000. Maka periode
pengembalian (payback period) adalah?
22-33
Perhitungan payback period
• Periode pengembalian investasi ini:
Rp. 15.000.000
Rp. 4.000.000
= 3 3/4 tahun
• berarti proyek investasi sistem informasi
akan tertutup dala waktu 3 tahun
23-33
Metode pengembalian investasi
( return on investment )
Digunakan untuk mengukur prosentase
manfaat yang dihasilkan oleh proyek
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Total manfaat - total biaya
ROI = ---------------------------------total biaya
24-33
Contoh perhitungan ROI
• Total manfaat senilai Rp. 394.500.000
• Total biaya senilai Rp. 231.550.000
394.500.000 - 231.550.000
ROI = ----------------------------------- x 100%
231.550.000
= 70,373%
Suatu proyek investasi yang mempunyai ROI lebih besar
dari 0 adalah proyek yang dapat diterima.
Karena proyek ini akan memberikan keuntungan
sebesar 70,373 % dari biaya investasinya
25-33
Metode Nilai Sekarang Bersih
( Net present Value / NPV )
Metode ini memperhatikan nilai waktu dan
uang (time value of money).
Nilai satu rupiah sekarang lebih berharga
dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari
Proceed 1 proceed 2
proceed n
NPV = - nilai proyek + ------------- + ----------- + … -----------1
n
2
(1+i)
(1+i)
(1+i)
NPV = net present value
I
= tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n
= umur proyek investasi
26-33
Contoh
• Seorang karyawan meminjam uang di bank
sejumlah Rp 1 jt dengan bunga 12% per
tahun dan akan dikembalikan sekali dalam 5
tahun mendatang.
• (a) Berapa jumlah yg haru dikembalikan
• (b) gambarkan aliran kasnya
27-33
Faktor Nilai sekarang dari
Pembayaran tunggal
(mencari P bila diketahui F)
•
•
•
•
•
P = F (P/F, i%, n)
P = nilai sekarang
F = nilai pada waktu mendatang
i = tingkat suku bunga
n = lamanya waktu
28-33
contoh
Hitung berapa banyaknya uang yang
harus didepositokan saat ini agar 5
tahun lagi bisa menjadi Rp 10 jt,
bila diketahui tingkat suku bunga
yg berlaku adalah 18%
29-33
Tingkat pemajemukan deret seragam
(mencari F bila diketahui A)
• Contoh:
Bila seseorang menabung Rp 100.000 /bulan
selama 25 bulan dengan bunga 1% per
bulan.
Berapa yang akan dimiliki tahun akhir bulan
ke 25?
30-33
• Seorang pengembang sistem informasi, menawarkan
sistem kepada perusahaan dan mengatakan bahwa SI
yang ditawarkan ini bisa meningkatkan efisiensi
sebesar 20% lebih tinggi dari sistem yang lama. Sistem
tersebut ditawar oleh perusahaan dengan 2 alternatif
pembayaran yaitu dibayar total sekarang seharga Rp
50 juta atau dibayar setiap tahun sebesar Rp 10 juta
dalam 7 tahun pertama dan sisanya sebesar Rp 3 juta
dalam 8 tahun berikutnya.
• Cara pembayaran mana yang harus dipilih bila ia
menganalisa dengan tingkat suku bunga sebesar 15%.
31-33
Tugas :
• Nim ganjil: Buatlah usulan anggaran proyek
pengembangan sistem informasi layanan
kesehatan dengan network Puskesmas
• Nim genap: Buatlah usulan anggaran
proyek pengembangan sistem informasi
Sistem informasi manajemen pengelolaan
TKI dan penanganan darurat berbasis SMS
32-33
Sampai disini dulu
TERIMA KASIH
please be happy forever
33-33