sistem akuntansi persediaan barang ud kartika motor di banjarmasin
advertisement
SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG UD KARTIKA MOTOR DI BANJARMASIN Hj. Imawaty Yousida STIE Pancasetia Banjarmasin Email : ABSTRAK UD Motor Kartika merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan alat-alat sparepart mobil . aktivitas perdagangan yang dilakukan oleh UD Motor Kartika semakin maju sesuai dengan perkembangan akan meningkatnya kebutuhan akan barang tersebut. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui system pengendalian intern persediaan barang yang telah dijalankan selama ini oleh UD Kartika Motor Banjarmasin dan untuk menerapkan sistem pengendalian intern terhadap persediaan barang dagangan pada UD Kartika Motor di Banjarmasin yg seharusnya. Hasil penelitiaan menunjukkan bahwa selama ini dimana struktur organisasi adanya rangkap jabat antara administrasi dengan kasir, dimana kasir kadang membantu pekerjaan bagian administrasi. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan. Selama ini hanya ada pencatatan pada bagin penjualan tanpa ada proses dari bagian penjualan ke gudang untuk mencocokan jumlah barang, terjadinya pencatatan secara acak dan hanya mencatat transaksinya saja tanpa mengurut mana yang diterima atau dikeluarkan. Kecakapan atas karyawan terhadap bidangnya semua sudah sesuai dengan keahlian di bidang masing-masing walau pun hanya lulusan SMK. Saran agar UD Kartika Motor sebaiknya menambah bagian keuangan dan membawahi bagian kasir sehimgga pertanggungjawaan masing-masing bidang sesuai. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan, dan menambahkan dokumen bagian gudang dan bagian penjualan. Dan membuatkan system pencatatan yang menggunakan kartu pencatatan persedian FIFO. yang akan lebih memudahkan bagian gudang untuk mengetahui dan mengontrol jumlah masing-masing barang setiap saat. Dan sebaiknya melakukan pencatatan secara teratur baik untuk penomoran maupun data persediaan yang ada. Kecakapan atas karyawan terhadap bidangnya sudah sesuai dengan keahlian Kata Kunci : Sistem Pengendalian Intern persediaan ABSTRACT UD Motor Kartika is a company engaged in trading of automobile spare parts tools . trading activities undertaken by UD Motor Kartika getting ahead in accordance with the development of the increasing demand for such goods . This study aims to determine the inventory system of internal control that has been executed so far by UD Kartika Motor Banjarmasin and to implement a system of internal control of inventory of merchandise at UD Kartika Motor in Banjarmasin who should .The results showed that during this penelitiaan organizational structure where the presence of the double handshake between the administration of the cash register, where the cashier sometimes help the work of the administration . Systems and Procedures Purchasing Merchandise . During this time there were only recording on bagin sale without any process from the warehouse to the sales department to match the number of items , the random recording and only record the transaction without which 101 102 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 the sort received or issued . Prowess over the field all employees are in accordance with expertise in their respective fields while it only vocational school graduates . Suggestion that UD should add Kartika Motor finance and supervise the cashier sehimgga pertanggungjawaan each corresponding field . Systems and Procedures Purchasing Merchandise , and add a document warehouse and parts sales . And make the recording system using FIFO inventories registration cards . which will make it easier to find parts warehouse and control the amount of each item at any time . And you should keep records on a regular basis both for numbering and existing inventory data . Skills of employees to their field of expertise is in conformity with Keywords : Internal Control Systems supplies PENDAHULUAN Dalam perkembangan dunia usaha sekarang ini dituntut lebih meningkatkan kinerjanya. Bebagai aspek yang mendukung kinerja perusahaan harus diberdayakan seoptimal mungkin agar mampu meberikan peranan yang lebih besar dalam pembangunan pada era globalisasi sekarang agar dapat bersaing pada era perdagangan bebas ASEAN nanti. Untuk mencapai semua itu, pemerintah telah melakukan usaha dengan memberikan fasilitas kepada badan usaha. Fasilitas tersebut antara lain : memberikan pelayanan cepat oleh aparatur pemerintah, penyederhanaan prosedur perizinan, pemberian kredit dengan syarat-syarat ringan dan lainlain. Semua fasilitas tersebut dimaksudkan untuk membantu suatu perusahaan untuk dapat mempertahankan kelangsungan hidup dan mengembangkan arah usahanya ke arah yang lebih maju. Faktor lain yang juga membantu suatu perusahaan dan badan usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya adalah melaksanakan kegiatan sesuai dengan system yang ditetapkan pada perusahaan tersebut. Biasanya system yang berlaku pada satu perusahaan tidak sama dengan sistem yang berlaku pada perusahaan lain, walaupun perusahaan itu sejenis. Hal ini disebabkan situasi dan kondisi dari satu perusahaan dengan perusahaan lain berbeda. Perbedaan itu baik dalam hal yang besar kecilnya perusahaan tersebut, luas sempitnya kegiatan usahanya, struktur organisasi perusahaan, jumlah tenaga kerja, produk yang dipasarkan serta situasi perusahaan dan gaya kepemimpinan dari pimpinan. Salah satu sistem yang sangat penting dalam perusahaan adalah sistem akuntansi pada persediaan. Sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedurprosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan dengan suatu usaha perusahaan. Tujuan dari sistem akuntansi ini adalah untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya. Sedangkan persediaan adalah salah satu jenis aktiva yang relative aktif perubahannya bagi perusahaan yang merupakan bagian terbesar dari aktiva lancar atau bahkan dari jumlah seluruh aktiva. Jenis-jenis persediaan yang ada pada perusahaan biasanya berbeda-beda tergantung pada jenis perusahaannya. Misalnya pada perusahaan manufaktur jenis persediaan yang ada pada perusahaan adalah persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, persediaan barang jadi dan persediaan bahan penolong. Sedangkan jenis persediaan yang ada pada perusahaan 103 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 dagang adalah persediaan barang dagangan dan persediaan lain-lain. UD Kartika Motor di Banjarmasin yang merupakan obyek dari penelitian ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan sparepart mobil , jadi sistem persediaan barang dagang di UD Kartika di Banjarmasin ya Usaha masih menggunakan sistem tradisional, dengan cara pada saat barang pemesanan datang pada distributor, barang pemesanan tidak melakukan tahap pemeriksaan sesuai sistem akuntansi yang telah ditetapkan sehingga mengakibatkan perselisihan barang baik jumlah barang yang ada digudang maupun stock barang pada data admnistrasi dan juga data pada bagian gudang, sehingga pada saat barang keluar atau terjual, ditemukan perselisihan barang (kekurangan/kelebihan). Dari uraian tersebut dapat dikatakan bahwa sistem akuntansi persediaan barang dagangan sangat penting untuk memperlancar usaha perusahaan tersebut. Dari uraian tersebut maka penulis merumuskan suatu permasalahan yang ada kaitannya dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan yaitu : 1. Bagaimanakah sistem pengendalian Intern atas persediaasn barang dagangan pada UD Kartika Motor di Banjarmasin selama ini? 2. Bagaimanakah Sistem pengendalian intern persediaan barang dagangan pada UD Kartika Motor di Banjarmasin yang seharusnya? Tujuan penulis melakukan penelitian mengenai sistem akuntansi persediaan barang dagangan ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui pengendalian intern persediaan yang dihadapi oleh UD Kartika Motor di Banjarmasin bila ditinjau dari segi sistem akuntansi persediaan barang dagangan. 2. Untuk menerapkan sistem pengendalian intern terhadap persediaan barang dagangan pada UD Kartika Motor di Banjarmasin yg seharusnya Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat dalam membantu pengembangan bidang akuntansi khususnya yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan, menambah wawasan sebagai penunjang dibidang sistem akuntansi persedian barang dagangan dan memberikan masukan bagi UD Kartika Motor di Banjarmasin dalam menganalisa sistem akuntansi persediaan barang dagangan sehingga kontinuitas operasional perusahaan dapat dijalankan dengan baik TINJAUAN PUSTAKA Sistem merupakan serangkaian fungsi untuk melakukan tugas utama di dalam suatu perusahaan atau untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, sedangkan prosedur adalah fungsi yang lebih menyeluruh yang menyangkut beberapa orang atau bagian untuk pelaksanaan transaksi dalam perusahaan. Sistem dan prosedur tidak bisa dipisahkan karena keduanya merupakan rangkaian dari satu kesatuan yang sangat erat hubungannya dengan sistem akuntansi. Menurut Anastasia Diana/Lilis Setiawati dalam buku Sistem Informasi Akuntansi penerbit (Andi Yogyakarta), Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode ( 2011 ) mendefinisikan Sistem Akuntansi sebagai berikut : Sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatam-catatam, prosedurprosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak yang 104 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Dalam hubungannya dengan sistem akuntansi, formulir dan dokumen adalah blanko-blanko yang digunakan untuk melakukan pencatatan dari suatu transaksi seperti faktur penjualan, voucher, formulir, rekening dan lain-lain. Dalam setiap sistem yang disusun harus direncanakan adanya formulir dan dokumen yang cukup yang akan digunakan dalam pencatatan. Formulir dan dokumen sangat penting peranannya dalam suatu sistem akuntansi. Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen dalam sistem akuntansi Menurut Anastasia Diana/Lilis Setiawati dalam buku Sistem Informasi Akuntansi penerbit (Andi Yogyakarta), Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode ( 2011 ) adalah sebagai berikut : 1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan. 2. Untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga diketahui saldo masingmasing rekening. 3. Untuk memerintah mengerjakan suatu pekerjaan Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barangbarang yang dibutuhkan. 4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana. Fungsi Sistem Akuntansi Persediaan Barang. Untuk memperoleh keuntungan yang diperoleh dengan cara pesanan maupun cara pembelian langsung atau dengan adanya penyerahan barang dari supplier kepada pihak pembeli dengan jumlah, kualitas dan harga yang telah disepakati. Elemen-elemen Sistem Akuntansi Sistem akuntansi terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan, atau dapat juga dikatakan terdiri dari prosedur-prosedur yan berhubungan. Cecil Gillespie dalam buku Zaki Baridwan, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan Metode ( 2005 ; 5 ) meyatakan Sistem Akuntansi terdiri dari : 1. Sistem Akuntansi Utama : a. Klasifikasi rekening riel dan nominal b. Buku besar ( umum dan pembantu ) c. Jurnal d. Bukti transaksi 2. Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang : a. Order penjualan, perintah pengiriman dan pembuatan faktur ( penagihan ) b. Distribusi penjualan c. Piutang d. Penerimaan uang dan pengawasan kredit 3. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Uang : a. Order pembelian dan laporan penerimaan barang b. Distribusi pembelian dan biaya c. Utang ( voucher ) d. Prosedur pengeluaran uang 4. Sistem Pencatatan Waktu dan Penggajian : a. Personalia b. Pencatatan waktu c. Penggajian d. Distribusi gaji dan upah 5. Sistem Produksi dan Biaya Produksi a. Order produksi b. Pengawasan persediaan 105 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 c. Akuntansi biaya Arti Persediaan dan Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan Persediaan didalam akuntansi adalah meliputi semua barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu, dengan tujuan untuk dijual atau dikonsumsikan dalam siklus operas perusahaan, jenis dan kompsisi persediaan yang dimilik oleh perusahaan berbeda-beda tergantung pada sifat dan tujuan dari perusahaan yang bersangkutan. Biasanya barang dalam perusahaan dagang jenis persediaanya adalah sebagai berikuat : 1. Persediaan barang dagangan yaitu untuk menyatakan barang-barang yang dimiliki perusahaan dengan tujuan akan dijual kembali dimasa yang akan dating. Persediaan ini secara fisik tidak akan berubah sampai dengan barang tersebut dijual. 2. Persediaan lain-lain yaitu seperti supplies, kantor, alat-alat pembungkus dan lain sebagainya. Barang-barang ini biasanya digunakan atau dipakai dalam waktu yang retalif pendek dan akan dibebankan dalam biaya administrasi dan umum. Dari jenis persediaan yang ada pada perusahaan dagang, maka yang terpenting adalah barangbarang yang siap untuk dijual karena kegiatan utama dari perusahaan dagang adalah jual beli barang dagangan. Dilihat dari arti persediaan diatas maka dapat disimpulkan bahwa persediaan dalam suatu perusahaan sangatlah berpengaruh terhadap siklus atau kegiatan perusahaan. Jadi setiap perusahaan harus dapat mengelola persediaan pada tingkat yang optimum adalah perlu untuk menentukan kualitas persediaan yang wajar untuk memenuhi kebutuhan konsumen atas suatu dasar yang dijadwalkan dan sesuai dengan order pelanggan. Banyak pertimbangan dalam pengelolaan persediaan karena persediaan merupakan harta yang sensitif terhadap kekunoan, penurunan harga pasar, pencurian, pemborosan, kerusakan dan kelebihan biaya penyimpanan sebagai akibat salah urus. Prosedur Pembelian Barang Dagangan Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa sampai barang yang dibeli diterima. Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, bagian penerimaan barang dan bagian gudang. Fungsi dari bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pembelian Bagian pembelian berfungsi untuk melakukan pembelian barangbarang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Untuk melaksanakan fungsi ini bagian pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa : 2. Bagian Penerimaa Barang Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli perusahaan. Pada waktu menerima barang bagian ini harus melaksanakan perhitungan fisik atas barangbarang yang diterima baik dengan cara menghitung, menimbang atau denga cara-cara yang lain. 106 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 Disamping itu bagian penerimaan juga harus mengadakan pemeriksaan kualitas barangbarang yang diterima. Untuk barang-barang yang ditolak karena cacat atau tidak sesuai dengan order pembelian, bagian penerimaan barang membuat berita acara penolakan barang yang diserahkan kepada bagian pembelian. Barang-barang yang ditolak oleh bagian penerimaan barang diserahkan kepada bagian pengiriman yang bertugas mengembalikan barang tersebut kepada penjual. 3. Bagian Gudang Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan. Penyimpanan barang dalam gudang harus disusun sedemikian rupa supaya memudahkan pada waktu dibutuhkan. Untuk mengawasi barang gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Catatan ini hanya menunjukkan kuantitas tanpa jumlah rupiah. Formulir yang Digunakan Dalam prosedur pembelian dan penerimaan barang, digunakan formulir-formulir sebagai berikut : 1. Permintaan Pembelian ( Purchase requisition ) Merupakan formulir yang ditulis oleh kepala bagian yang membutuhkan barang atau gudang atau bagian buku pembantu persediaan yang isinya meminta kepala bagian pembelian untuk membeli barang-barang seperti yang tercantum pada formulir tersebut. Formulir ini dibuat rangkap 2 ( dua ), yang asli untuk bagian pembelian dan tembusnya untuk bagian yang meminta pembelian. 2. Permintaan Penawaran Harga Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta daftar harga dan penjual. 3. Order Pembelian Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan dikirimkan pada penjual barang. Formulir ini berisi permintaan kepada penjual untuk mengirim barang tertentu. Tembusan yang dibuat dari formulir order pembelian ini adalah sebagai berikut : a. Tembusan pemberitahuan ( advice copy ) Tembusan ini diberikan pada bagian yang meminta pembelian. Kadang-kadang penjual diberi 2 lembar order pembelian, yang satu lembar akan dikembalikan sebagai pemberitahuan pesanan diterima. b. Tembusan penerimaan ( receiving copy ) Tembusan ini diberikan pada bagian penerimaan. Dalam blind receiving procedure, tembusan ini dapat ditiadakan, atau kolom jumlah pesanan ditutup dengan tinta hitam, dengan maksud agar bagian penerimaan betulbetul menghitung barang yang diterima. c. Tembusan untuk arsip Tembusan ini bisa dibuat dua lembar, yang satu lembar digunakan untuk mengawasi pesanan yang belum diterima barangnya. Tembusan ini disebut unfilled order copy dan disimpan urut nomor order 107 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 pembelian dan digunakan untuk mengawasi orderorder yang dikeluarkan, disebut journal / register copy. d. Tembusan posting atau distribusi Tembusan ini diserahkan pada pemegang buku pembantu yang akan dicatat dalam kolom “ dipesan “ dalam kartu persediaan. Tembusan ini dapat juga digunakan untuk membuat stastistik order pembelian. 4. Laporan Penerimaan Barang ( receiving report ) Merupakan formulir yang dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan barang-barang yang diterima. Laporan penerimaan barang ini dibuat 2 lembar, yang asli untuk bagian pembelian, tembusannyaa disimpan dalam arsip urut nomor. 5. Formulir Persetujuan Faktur Merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan bahwa harga, perkalian dan penjumlahan dalam faktur sudah betul, dan bahwa yang diterima sesuai dengan yang dipesan. 6. Memo Debit / Kredit Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian untuk menunjukkan barang-barang yang dikembalikan pada penjual. Memo kredit merupakan formulir yang diisi oleh bagian pembelian apabila barang dikirim melebihi jumlah pesanan dan kelbihanitu belum diperhitungkan dalam faktur penjualan. Kalau kelebihanbarang tersebut tidak diperlukan, maka barangbarangnya dikembalikan dan dibuat memo debit. Tapi bila kelebihan tersebut dapat disetujui maka dibuatkan memo kredit. Untuk melengkapi prosedur pembelian barang dagangan menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan Metode ( 2005 ; 183 ) adalah sebagai berikut : ( lihat bagian 4 ) 1. Pada saat persediaan barang dagangan menunjukkan batas minimum, bagian gudang menulis surat permintaan pembelian dalam rangkap tiga, ketiganya ditandatangani oleh kepala gudang. Surat permintaan pembelian didistibusikan ke bagian pembelian lembar 1, bagian utang lembar 2 dan lembar 3 sebagai arsip. 2. Berdasarkan surat permintaan pembelian, maka bagian pembelian menulis surat permintaan penawaran harga kepada beberapa pemasok. 3. Jawaban dari pemasok merupakan penawaran harga, diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan pemasok mana yang paling menguntungkan. 4. Setelah menerima penawaran harga, bagian pembelian menulis surat order pembelian dalam rangkap 6. Surat order pembelian ini didistribusikan ke pemasok lembar 1 dan 2, lembar 3 untuk bagian utang, lembar 4 untuk bagian gudang, lembar 5 bagian penerimaan, dan lembar 6 sebagai arsip dan digabung dengan lembar 2 yang dikembalikan oleh pemasok. 5. Barang dari pemasok diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian barang tersebut dihitung dan diperiksa 108 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 kualitasnya. Bila barang sesuai dengan pesanan, maka bgian penerimaan membuat laporan penerimaan barang dalam rangkap 3 dan didistribusikan ke bagian pembelian lembar 1, bagian gudang lembar 2 bersama barang dan lembar 3 sebagai arsip. 6. Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan dengan order pembelian kemudian distempel persetujuan. Faktur kemudian diserahkan ke bagian utang. 7. Bagian utang memeriksa faktur pembelian, mencocokkan dengan order pembelian, laporan penerimaan barang dan surat permintaan pembelian. Prosedur Penjualan Barang Dagangan Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan yang diterima pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur ( penagihan ), dan pencatatan penjualan. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan, bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman dan bagian billing. Fungsi dari tiap-tiap bagian itu adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pesanan Penjualan ( Sales Order Department ) Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan. Untuk kedua keadaan tersebut, bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi sebagai berikut : 2. Bagian Kredit Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberkan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap lengganan mengenai jarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. 3. Bagian Gudang Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan kembali. 4. Bagian Pengiriman Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barangbarang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. 5. Bagan Billing ( pembuatan faktur atau penagihan ) Tugas bagian pembuatan faktur adalah : - Membuat ( menerbitkan ) faktur penjualan dan tembusantembusannya. - Menghitung biaya kirim penjualan dan pajak pertambahan nilai. - Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam faktur. 109 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 Formulir Yang Digunakan Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintah pengiriman ( shipping order ) dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Formulir yang digunakan dalam prosedur pembuatan faktur adalah faktur ( invoice ) beresrta tembusantembusannya. 1. Surat Perintah Pengiriman ( Shipping Order ) Surat perintah pengiriman dan tembusan-tembusannya mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Tembusan Pengiriman ( shipping copy atau stock request copy ) Yaitu tembusan yang dikirim ke bagian gudang agar dipersiapkan barang-barang yang akan dikirim. Barangbarang dan tembusan ini dari bagian gudang diserahkan ke bagian pengiriman. b. Tembusan kredit ( credit copy ) Yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit. c. Tembusan permberitahuan ( advice atau ledgment copy) Yaitu tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan. d. Tembusan surat pengangkutan ( bill of lading copy ) Yaitu tembusan yang berisi informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan surat perintah pengiriman atau dibuat terpisah. e. Tembusan barang ( packing slip ) Yaitu tembusan yang dimasukkan dalam bungkusan barang yang dikirim pada pembeli. f. Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi ( unfilled copy ) Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad nama beli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan ( mengetahui ) pesanan-pesanan mana yang belum dapat dipenuhi. 2. Faktur ( Invoice ) Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembusan yang masingmasing mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Tembusan untuk pelanggan Yaitu lembar pertama dari satu atau dua tembusan, tergantung pada permintaan pembelian. b. Tembusan piutang Yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar ( media ) untuk mendebit rekening buku pembantu piutang. c. Tembusan distribusi Yaitu tembusan yang dihunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya, menghitng harga pokok penjualan dan menghitung komisi salesman. d. Tembusan pemberitahuan ( advice copy ) Yaitu tembusan yang diberikan pada salesma sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga salesma dapat menghitung berapa komisi yang akan diterima. Arti dan Unsur-unsur Pengendalian Intern Sedangkan unsur-unsur pengendalian intern dalam buku Sistem Akuntansi Pendekatan Manajerial ( Samsul dan Mustafa, 2007 ; 80 ) memberikan unsur-unsur suatu sistem pengendalian intern mencakup hal-hal sebagai berikut : 1. Suatu struktur organisasi yang didalamnya terdapat pemisahan 110 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 yang sesuai diantara berbagai tanggung jawab fungsional. 2. Suatu sistem pengotorisasian ( pemberi wewenang ) dan prosedur pencatatan yang baik, untuk memungkinkan pengendalian akuntansi terhadap harta perusahaan termasuk pendapatan dan biaya. 3. Praktek-praktek yang sehat harus ditetapkan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masingmasingmasing bagian organisasi. 4. Kualitas sumber daya manusia khususnya yang dimiliki karyawan perusahaan harus disesuaikan dengan tanggungjawab mereka. Pengendalian Intern Persedian Barang Dagangan Persediaan merupakan suatu kekayaan perusahaan yang paling vital, sehingga peluang terjadinya kekurangan dan penyimpangan bila tidak didukung oleh sistem pengendalian intern yang baik terhadap persediaan barang perusahaan. Pengawasan terhadap persediaan tersebut terdiri atas tiga bagian yaitu : 1. Pengawasn Fisik Masalah pengawas fisik penting sekali karena persediaan terdiri dari benda fisik. Agar tidak terjadi pencurian terhadap persediaan, maka perlu disimpan pada suatu tempat yang cukup baik dan terkunci. Biasanya pada perusahaan cukup besar, pada tempat penyimpanan atau gudang sering dipekerjakan orang-orang tertentu untuk menjaganya. 2. Pengawasan Akuntansi Pengawasan ini timbul karena pencatatan jumlah persediaan dalam kartu persediaan yang langsung diambil dari laporan penerimaan barang. Sehingga apa yang terjadi dalam gudang akan tercermin pula dalam kartu persediaan. Dengan demikian bila kartu persediaan menunjukkan sisa tertentu, maka dengan asumsi bahwa tidak ada kekeliruan dalam pencatatan, seharusnya sisa tersebut cocok dengan sisa barang fisiknya digudang. 3. Pengawasan Jumlah Yang Dibutuhkan Pengawasan ini penting untuk menjaga agar tidak terjadinya kecurangan atau kelebihan barang dagangan. Prinsip-prinsip Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan Maka dapat kita simpulkan bahwa tujuan dari pengendalian intern terhadap persediaan barang dagangan adalah : 1. Untuk menjaga keamanan harta perusahaan khususnya persediaan barang degangan dari pencurian ataupun kecurangan. 2. Untuk memperlancar kegiatan operasi perusahaan. Maksudnya adalah agar persediaan barang dagangan yang akan dijual selalu tersedia di gudang, ataupun untuk menghindari agar janga sampai terjadi kelebihan persediaan. Untuk mencapai tujuan tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain yaitu : a. Memelihara tempat yang aman bagi persediaan, terlebih terhadap persediaan yang nilainya tinggi, maka harus mendapatkan perhatian khusus. b. Pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lain harus dilakukan sesuai dengan persetujuan manajemen, dan dikeluarkan harus berdasarkan atas bon permintaan yang telah disetujui oleh yang berwenang. 111 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 METODE PENELITIAN Data yang di gunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif dan kuantitatif a. Data Kuantitatif Data kuantitatif data yang bisa diselidiki secara langsung dan bisa dihitung dengan menggunakan alat ukur sederhana. Dengan kata lain, data kuantitatif merupakan tandatanda kebenaran (fakta) yang nyata dan dapat ditangkap oleh panca indera. Misalnya, jumlah pegawai, besarnya gaji, lamanya pendidikan, dan lain-lain. b. Data Kualitatif Data kualitatif data yang tidak dapat diteliti secara langsung. Data ini menunjukkan kualitas atau mutu dari sesuatu yang ada berupa keadaan, proses, kejadian/peristiwa, dan lain-lain yang dinyatakan dalam bentuk pernyataan (perkataan). Misalnya, data mengenai intelegensi, keterampilan, aktivitas sosiabilitas, kejujuran, dan lain-lain sumber data diperoleh dari data primer dan data skunder yang di peroleh langsung dari perusahaan , yang berhubungan dengan masalah sistem akuntansi persediaan barang dagangan. a. Data Primer Yaitu data yang didapat langsung dari objek penelitian dan diolah sendiri oleh penulis. b. Data Sekunder Yaitu data yang didapat dari objek penelitian yang merupakan data pendukung, seperti data penjualan, target penjualan, sejarah perusahaan, struktur organisasi, jumlah karyawan dan sebagainya yang tidak diolah kembali oleh penulis. Penelitian ini dengan mengamati pelaksanaan sistem dan prosedur persediaan barang dagangan UD Kartika Motor membandingkan dengan teori sistem akuntansi dan menerapkan sistem tersebut dengan menambahkan dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai saran pada evaluasi tersebut Untuk memperoleh data guna penulisan ini, penulis melakukan penelitian di Jalan Pramuka di Banjarmasin. Penelitian ini dlaksanakan selama 2 ( dua) bulan bulan lebih Hasil Penelitian UD Kartika Motor di Banjarmasin merupakan usaha penjualan sparepart dan service motor yang dimiliki oleh Bapak Hidayat. Karena semakin banyak barang dan semakin banyak permintaan konsumen maka membangun sebuah ruko yang lebih besar agar dapat menampung barang barang yang semakin hari semakin banyak, tahun ketahun perkembangannya sangat pesat dan mempunyai pendapatan yang sangat bagus. Adapun misi dari UD Kartika Motor di Banjarmasin adalah” melayani dan memberi manfaat bagi masyarakat”. Bagan dari pelaksanaan struktur organisasi pada UD Kartika Motor di Banjarmasin adalah sebagai berikut : Direktur Wakil Direktur Administrasi Kepala Gudang Keuangan Gambar 1 : Struktur Organisasi Sumber : UD.Kartika Dalam pendistribusian barang PT UD Kartika Motor di Banjarmasin melakukan pemesanan agen Surabaya selaku cabang pusat untuk wilayah indonesia bagian timur termasuk wilayah banjarmasin guna memenuhi permintaan konsumen 112 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 1 Sistem Pencatatan Prosedur Akuntansi Persedian Barang Dagangan Pada ud Kartika Motor Banjarmasin 1. Dokumen yang dipakai UD Kartika Motor di Banjarmasin PERMINTAAN PEMBELIAN No. : Tanggal : Order Pembelian Gudang Penjualan Kepada Yth. Bagian Pembelian Harap dibelikan barang-barang berikut ini. Barang-barang ini dibutuhkan tanggal : Gambar 2 Proses Pencatatan Persedian Sumber : UD. Kartika NO a. Order Pembelian Karena adanya permintaan barang pembelian dari toko-toko dan kurangnya stock dalam gudang maka dilakuanlah pengorderan barang pembelian. b. Gudang Bagian gudang hanya menerima dan memasukan barang yang sudah dibeli ke dalam gudang 2. Sistem dan prosedur Akutansi Persediaan Barang Dagangan Pada UD. Kartika Banjarmasin Bersarkan penjelasan dan uraian tentang sistem dan prosedur akuntansi persediaan barang dagangan yang ada pada UD Kartika Motor Banjarmasin serta landasan teoritis yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka dapata diketahui masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan dalam menjalankan usahanya yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang ada pada perusahaan tersebut. Nama Jumlah Barang Kode Barang Faktur Penjualan UD Kartika Motor di Banjarmasin Faktur Penjualan Nomor : Tanggal : Lama Kredit Jatuh Tempo : Nomor Order : Telp 3357952, Fax : 3351138 Kepada yth Kode Prod Nama Produk Jumlah Barang Free Good Harga Jual Jumlah Disc Special Pembahasan 1. Evaluasi Sistem pengendalian intern Persediaan Barang Dagangan Yang Dijalankan selama ini. a. Struktur Organisasi Selama ini adanya rangkap jabat antara administrasi dengan kasir, dimana kasir kadang membantu pekerjaan bagian administrasi. Sebaiknya ditambahkan bagiankeuangan yang mana kasir dibawahi oleh bagian keuangan. Disc Promo 113 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 b. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan Selama ini hanya ada pencatatan pada bagin penjualan tanpa ada proses dari bagian penjualan ke gudang untuk mencocokan jumlah barang. c. Praktek yang sehat Sering terjadinya pencatatan secara acak dan hanya mencatat transaksinya saja tanpa mengurut mana yang diterima atau dikeluarkan. d. Kecakapan atas karyawan terhadap bidangnya. Semua sudah sesuai dengan keahlian di bidang masing-masing walau pun hanya li8ulusan SMK 2. Evaluasi Sistem pengendalian intern Persediaan Barang Dagangan Yang Disarankan a. Struktur Organisasi sebaiknya menambah bagian keuangan dan membawahi bagian kasir, dimana kasir . sehimgga pertanggungjawaan masing-masing bidang sesuai. b. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan Sebaiknya UD Kartika Motor di Banjarmasin menambahkan dokumen bagian gudang dan bagian penjualan. Dan membuatkan system pencatatan yang menggunakan kartu pencatatan persedian FIFO. Diharapkan dengan adanya kartu gudang ini akan lebih memudahkan bagian gudang untuk mengetahui dan mengontrol posisi, letak dan jumlah masing-masing barang setiap saat. c. Praktek yang sehat Sebaikanya melakukan pencatatan secara teratur baik untuk penomoran maupun data persediaan yang ada. d. Kecakapan atas karyawan terhadap bidangnya. Semua sudah sesuai dengan keahlian di bidang masing-masing walau pun hanya lulusan SMK. Implikasi Hasil Penelitian Dengan adanya perbaikanperbaikan yang disarankan oleh penulis terhadap prosedur pambelian dan penjualan barang dagangan pada UD Kartika Motor Di Banjarmasin maka diharapkan pengaruh-pengaruh yang bersifat merugikan perusahaan dapat dihindari atau dihilangkan, agar kegiatan operasi perusahaan berjalan dengan lancar. Adapun pengaruhpengaruh yang perlu diperbaiki dari prosedur pembelian dan perjualan Kesimpulan 1. Evaluasi Sistem pengendalian intern Persediaan Barang Dagangan Yang Dijalankan selama ini. Struktur organisasi Selama ini adanya rangkap jabat antara administrasi dengan kasir, dimana kasir kadang membantu pekerjaan bagian administrasi. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan selama ini hanya ada pencatatan pada bagin penjualan tanpa ada proses dari bagian penjualan ke gudang untuk mencocokan jumlah barang ,Praktek yang sehat sering terjadinya pencatatan secara acak dan hanya mencatat transaksinya saja tanpa mengurut mana yang diterima aytau dikeluarkan. Kecakapan atas karyawan terhadap bidangnya semua sudah sesuai dengan keahlian di bidang masing-masing walau pun hanya lulusan SMK. 2. Sistem pengendalian intern Persediaan Barang Dagangan Yang Disarankan Struktur Organisasi sebaiknya menambah bagian keuangan dan membawahi 114 KINDAI Volume 9 Nomor 2, April – Juni 2013 bagian kasir, dimana kasir . sehimgga pertanggungjawaan masing-masing bidang sesuai. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagangan, sebaiknya UD Kartika Motor di Banjarmasin menambahkan dokumen bagian gudang dan bagian penjualan. Dan membuatkan system pencatatan yang menggunakan kartu pencatatan persedian FIFO. Diharapkan dengan adanya kartu gudang ini akan lebih memudahkan bagian gudang untuk mengetahui dan mengontrol posisi, letak dan jumlah masing-masing barang setiap saat. Praktek yang sehat Sebaikanya melakukan pencatatan secara teratur baik untuk penomoran maupun data persediaan yang ada. Kecakapan atas karyawan terhadap bidangnya Semua sudah sesuai dengan keahlian di bidang masing-masing walau pun hanya lulusan SMK. Saran 1. Sebaiknya menambah keuangan UD Kartika pegawai Motor bagian 2. Sebaiknya menggunakan metode pencatatan persediaan FIFO, agar didalam pencatatan tidak banyak memakan waktu dan dapat diketahui jumlahnya langsung. DAFTAR PUSTAKA Winwin Yadiati, 2008, Pengantar Akuntansi, Edisi revisi, Penerbit Prenada Media Groun. Stephen A. Ross, Randolph w. westerfield, Bradford D. Jordan, 2009, Pengantar Keuangan Perusahaan, Edisi ke-8, Penerbi Salemba Empat, Jakarta. Haryono Jusup, 2011, Dasar-dasar Akuntansi, Jilid 1, Edisi ke-7, Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta. Inriono Gitosudarmo, 2009, Perilaku Keorganisasian, Penerbit BPFE Yogyakarta. Mulyadi, 2010, Sistem Akuntansi , Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Dasanatha v. Rama, Frederick L. Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, Buku 2, Edisi 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
