Tugas SIA Naftali Napo

Nama
: Naftali Napo
Tugas Ujian SIA
1. Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi dalam toko buku tersebut
adalah:












Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
Untuk mengirim produk tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada
konsumen
Untuk membuat tagihan atas produk secara tepat waktu dan akurat
Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan
akurat
Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
Untuk menjaga keamanan produk
Untuk menjaga kas perusahaan
Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan internal
Memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggungjawaban perusahaan
Menghemat biaya dan lebih efisen waktu dimana penggunaan SIA tidak
membutuhkan banyak kertas dalam melakukan pencatatan transaksi yang
terjadi selain itu sistem teknologi informasi akuntansi memudahkan
pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu (lebih cepat)
Mendukung kegiatan operasional perusahaan
2. Pengguna Output Sistem Informasi Akuntansi dalam toko buku tersebut,
berarti merupakan pihak internal /pihak-pihak dalam perusahaan (toko buku)
yang mempunyai kepentingan untuk menggunakan laporan atau output/keluaran
dari SIA. Adapun pihak-pihak tersebut adalah:




Pemilik perusahaan
Dewan Komisaris
Pimpinan perusahaan/ pihak manajemen di tiap tingkat perusahaan.
Pegawai/karyawan.
Sedangkan, pihak luar/ eksternal (output) adalah pihak-pihak yang berada di
luar organisasi yang juga berkepentingan dalam menggunakan output tersebut,
misalnya kreditur, investor/ calon investor, lembaga pemerintahan, kantor pajak,
pemasok, penduduk,/masyarakat,mahasiswa konsumen dan pelanggan .
3 . Ada 2 Laporan yang bisa dihasilkan SIA oleh Toko Buku yaitu :

Laporan Keuangan
1.
2.
3.
4.
5.
Menghasilkan Laporan Laba/Rugi Komprehensif.
Menyediakan Laporan Posisi Keuangan/Neraca.
Membuat Laporan Ekuitas/Perubahan Modal.
Menyediakan Laporan Arus Kas
Menyediakan Catatan Atas Laporan Keuangan.

Laporan Manajemen
1. Laporan Anggaran (anggaran yang ditetapkan)
2. Laporan Kinerja (kinerja yang telah dilakukan)
4. Sistem Operasional dari Toko Buku tersebut adalah :
1) Pembelian Barang Dagangan Buku
Karena toko buku tersebut telah menjalankan sistem informasi berbasis
komputer dalam operasionalnya, maka berdampak pula pada sistem pembelian
toko tersebut dari pemasok.
Dalam hal ini pemrosesan data dilakukan secara otomatis, yaitu sebagai berikut:





File persediaan akan diteliti untuk mencari buku yang jatuh dalam titik
pemesanan ulang.
Tiap buku yang harus diisi kembali dicatat dalam file permintaan
pembelian.
Permintaan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok, yang
informasinya ditarik dari file pemasok yang valid.
Dibuat pesanan pembelian dan ditambahkan dalam file pesanan
pembelian terbuka.
Daftar transaksi dikirimkan ke bagian pembelian untuk ditinjau.
Selanjutnya adalah tahap penerimaan barang yang dikirim oleh pemasok, proses
pencatan utang dagang, dan pembayaran/pengeluaran kas atas utang tersebut.
2) Penerimaan dan penyimpanan Barang Dagangan Buku
Ketika barang tiba dari pemasok, bagian penerimaan akan menghitung dan
memeriksa jumlah dan keadaan buku-buku yang diterima dari pemasok
kemudian membuat laporan penerimaan dan memberikan salinan dokumendokumen tersebut ke bagian-bagian yang terkait yaitu ke bagian gudang
(Penjaga gudang) , bagian pembelian, bagian pengendalian persediaan, dan
bagian utang usaha.
3) Pengeluaran Kas
Jika pembelian dilakukan secara tunai maka kas dibayar pada saat itu juga pada
waktu pembelian tersebut terjadi, tetapi jika pembelian dilakukan secara kredit
maka pencatatan pengeluaran kas belum dilakukan saat terjadi pembelian dan
penerimaan barang, tetapi saat perusahaan melakukan pembayaran atas
pembelian buku yang telah terjadi beberapa waktu sebelumnya.
Pada saat pembelian kredit terjadi hanya dilakukan pencatatan terhadap utang
usaha yang bertambah atas pembelian tersebut oleh bagian utang usaha, dan
untuk memudahkan pencatatan tersebut maka digunakan voucher jurnal.
4) Penjualan Barang Dagangan Buku
Karena toko buku tersebut sudah menggunakan sistem terkomputerisasi maka
dalam hal ini, secara real-time staf penjualan menerima pesanan dari konsumen
(konsumen retail maupun institusi atau toko buku lain). Secara real-time pula,
staf penjualan melakukan:



Memeriksa ketersediaan barang yang diinginkan oleh konsumen,
kemudian menelusuri data kredit konsumen dan memperbaharui file
kreditnya (untuk penjualan kredit).
Mengurangi saldo persediaan buku yang ada digudang sesuai dengan
jumlah yang terjual.
Mengirim pesan elektronik ke bagian gudang dan dokumen pengiriman
ke bagian pengiriman, dan mencatat penjualan ketika barang telah dikirim
ke konsumen.
5) Penerimaan Kas
Hal ini sama saja seperti pada saat pengeluaran kas. Jika penjualan tunai maka
kas diterima saat itu juga pada waktu penjualan tersebut terjadi, tetapi jika
penjualan secara kredit maka pencatatan penerimaan kas belum dilakukan saat
terjadi penjualan dan pengiriman barang, tetapi saat konsumen melakukan
pembayaran atas pembelian buku yang telah terjadi beberapa waktu
sebelumnya.
Pada saat penjualan kredit terjadi hanya dilakukan pencatatan terhadap piutang
usaha yang bertambah atas penjualan tersebut
5. Teknologi yang dapat diterapkan oleh Toko Buku Tersebut adalah :
1) E-commerce
Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic
Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission),
yaitu segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of
goods and service) dengan menggunakan media elektronik.
Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan toko buku tersebut dari pemanfaatan
teknologi informasi berupa e-commerce adalah :







Memperluas market place hingga ke pasar nasional dan international.
Menurunkan biaya pembuatan, pemrosesan, pendistribusian,
penyimpanan dan pencarian informasi yang menggunakan kertas.
Memungkinkan pengurangan inventory dan overhead dengan
menyederhanakan supply chain dan management tipe “pull”.
Mengurangi waktu antara outlay modal dan penerimaan produk dan jasa.
Mendukung upaya-upaya business process reengineering.
Memperkecil biaya telekomunikasi – internet lebih murah dibanding
VAN.
Akses informasi lebih cepat.
2) Internet
Yaitu sekumpulan jaringan komputer yang menghubungkan situs akademik
pemerintahan, komersial, organisasi maupun perorangan. Internet menyediakan
akses untuk layanan telekomunikasi dari sumber daya informasi untuk jutaan
pemakainyayang tersebar diseluruh dunia. Dengan menghubungkan jaringan
komputer perusahaan dengan internet, perusahaan dapat menjalin hubungan
bisnis dengan rekan bisnis atau konsumen secara lebih efisien.
Untuk melakukan pemanfaatan Internet sebagai media pemasaran dan transaksi
bisnis buku diperlukan strategi pemasaran yang berfungsi sebagai fondasi dasar
dari rencana pemasaran yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pasar dan
mencapai tujuan pemasaran.
Beberapa strategi pemanfaatan internet sebagai media pemasaran dan transaksi
bisnis penjualan buku ini meliputi pembuatan website penjualan yang berisi
tentang produk-produk buku yang disediakan untuk dijual serta halaman untuk
melakukan order dan website ini juga harus mempunyai fitur untuk melakukan
transaksi elektronik, menggunakan sistem pemasaran yang bekerjasama dengan
pemasar online atau disebut Program Affiliate marketing, kemudian
dikombinasikan dengan viral marketing untuk memudahkan pengelolaan dan
peningkatan omzet penjualan. Langkah selanjutnya yang harus dilakukan
dengan memanfaatkan media online seperti e-mail, video sharing, dan jejaring
social untuk mempromosikan produk buku-buku tersebut dengan cara membuat
artikel agar konsumen dapat mengenal produk-produk buku yang ditawarkan.
Hal terakhir yang harus dilakukan adalah mempelajari bagaimana caranya agar
website yang telah dibuat dapat tampil di halaman pertama search engine pada
kata kunci yang digunakan oleh calon pelanggan untuk mencari informasi
produk buku.
Keuntungan yang akan didapatkan dari pemanfaatan Internet sebagai media
pemasaran yaitu :




Perusahaan dapat menekan biaya pemasaran karena dengan
memanfaatkan internet anda dapat memasarkan produk secara gratis
tanpa perlu membuat iklan yang biasanya sangat memakan biaya.
Contohnya : Meggunakan media jejaring social facebook dan dan twitter
selain itu juga dapat menggunakan layanan upload video gratis di youtube
Dengan pemanfaatan internet anda dapat menjangkau seluruh segmen
pasar.
Dengan pemanfaatan internet transaksi akan lebih memudahkan
konsumen
Data para pembeli lebih aman karena disimpan di dalam database (file
master perusahaan)
6. Pengendalian yang dapat digunakan oleh toko buku tersebut adalah :
1) Pengendalian Umum

Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan
organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel
pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti
terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.





Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti
dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database,
laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan
persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan
programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan
sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian
dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer
mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
Pengendalian otorisasi. Otoritas tanggung jawab harus jelas dibagi antara
administrator sistem, manajemen jaringan, menejemen pengaman,
menejemen perubahan, pengguna, analis sistem, programmer, operasi
komputer, perpustakaan sistem informasi, dan data kontrol.
Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya
untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam
semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke
dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
2) Pengendalian Aplikasi



Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan,
pengiriman barang dan penerimaan kas.
Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut