Fungsi Komunikasi Organisasi Kehumasan

KIAT-KIAT MEMPUBLIKASIKAN KINERJA
KEMENTERIAN DAN LEMBAGA
Disampaikan oleh:
Asdep Pengembangan Sistem Administrasi Umum Pemerintahan
Dra. Widiastuti
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
Reformasi Birokrasi merupakan
transformasi segenap aspek
dalam manajemen pemerintah
menuju pemerintah berkelas
dunia
AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI
Organisasi
Tatalaksana
• Organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing)
• Sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien,
terukur, dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governance
Peraturan Perundang-undangan
• Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih, dan kondusif
Sumber Daya Manusia Aparatur
• SDM aparatur yang berintegritas, netral, kompeten, capable,
profesional, berkinerja tinggi dan sejahtera
Pengawasan
• Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan
bebas KKN
Akuntabilitas
• Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi
Pelayanan Publik
Pola Pikir (mind set) dan Budaya
Kerja (culture set) Aparatur
• Pelayanan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat
• Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi
3
REFORMASI BIROKRASI
Program, Kegiatan, dan Hasil Yang Diharapkan Pada Tingkatan
Mikro (2010 – 2014)
PROGRAM DAN KEGIATAN
HASIL YANG DIHARAPKAN
1.
Pembentukan tim manajemen perubahan Tim manajemen perubahan K/L dan Pemda
K/L dan Pemda yang terdiri dari para agen
perubahan
2.
Penyusunan strategi manajemen
perubahan dan strategi komunikasi K/L
dan Pemda termasuk rencana
implementasinya
Strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi K/L
dan Pemda termasuk rencana implementasinya
3.
Sosialisasi dan internalisasi
Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta
keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi
birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai pada K/L dan Pemda
4
STRATEGI KOMUNIKASI
Tingkat Keterlibatan & Rasa memiliki Yang
Dibutuhkan
Perjalanan Manajemen Perubahan
Membangun keterlibatan dan rasa memiliki para pemangku
kepentingan dengan membangun pengetahuan/kesadaran,
pemahaman, buy-in, komitmen dan keterlibatan dalam
bentuk tindakan
TINDAKAN
Berpartisipasi dalam
memfasilitasi perubahan,
perilaku atau prosedur untuk
mendukung proses
perubahan
KOMITMEN
Mengartikulasikan
kepemilikan atas perubahan
AKTIVITAS KOMUNIKASI
Berfokus pada pembangunan
pengetahuan/kesadaran, pemahaman, dan
buy-in
BUY-IN
Memiliki kesediaan bekerja
menuju perubahan
PEMAHAMAN
Menerima sifat & tujuan
perubahan
PENGETAHUAN KESADARAN
Menyadari bahwa perubahan
harus segera dilakukan
PELATIHAN DAN DUKUNGAN
UNTUK BERHASIL akan
memperkuat komitmen dan
mengarahkan pada keterlibatan
yang lebih besar untuk bertindak
5
STRATEGI KOMUNIKASI
Faktor-faktor yang
komunikasi, adalah:
harus
Kegiatan
diperhatikan
dalam
pengembangan
strategi
• jenis kegiatan apa yang akan dikomunikasikan?
Sumber daya (resources)
• berapa banyak anggaran yang dibutuhkan untuk mensosialisasikan
kegiatan reformasi birokrasi ini? Sarana dan prasarana komunikasi
apa yang diperlukan? Ketrampilan apa yang harus dimiliki untuk
mengkomunikasikan kegiatan reformasi birokrasi ini?
Timing
• berapa lama jangka waktu yang diperlukan untuk
mengkomunikasikan? Event atau kesempatan khusus apa yang bisa
digunakan sebagai media komunikasi?
Pesan kunci
• pesan apa yang akan disampaikan pada audience – terkait problem
yang dihadapi dan solusi yang ditawarkan dari reformasi birokrasi
ini.
Evaluasi
• bagaimana mengukur keberhasilan strategi komunikasi, termasuk
bentuk perilaku apa yang diubah?
Sasaran
• siapa yang menjadi sasaran komunikasi?
Komunikator
Media komunikasi
• siapa yang akan menyampaikan pesan dalam komunikasi?
• bagaimana kegiatan dan hasil reformasi birokrasi akan
dipromosikan dan disosialisasikan? media komunikasi apa yang
paling tepat untuk menjangkau audience?
6
MODEL KEHUMASAN
Reformasi birokrasi menuntut transparansi dan
akuntabilitas informasi. Untuk itu, diperlukan komunikasi
yang lebih interaktif dengan mempergunakan model
komunikasi dua arah timbal balik yang simetris.
Tujuan model ini adalah untuk menciptakan komunikasi
dua arah dengan pengaruh yang seimbang.
7
KEBIJAKAN KEHUMASAN
2013 - 2014
Konseptualisasi
2011-2012
Kehumasan
Transformasi
Kehumasan
2007- 2010
Revitalisasi
Kehumasan
8
2007- 2010
Revitalisasi Kehumasan
Kesepakatan Bersama Tiga
Menteri (MENKOMINFO,
MENDAGRI, dan MENPAN)
Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor:
PER/12/M.PAN/08/TAHUN
2007
Lima Pedoman Umum
Kehumasan
•
•
•
•
NOMOR : 41 Tahun 2007
NOMOR : 373/M.KOMINFO/08/2007
NOMOR : KB/01/M.PAN/08/2007
tentang Revitalisasi Fungsi Humas pada Instansi Pemerintah,
Kesekretariatan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, dan Badan
Usaha Milik Negara
• tentang Pedoman Hubungan Masyarakat di lingkungan instansi
Pemerintah
• PerMenPAN dan RB No. 27 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Audit Komunikasi di Instansi Pemerintah
• PerMenPAN dan RB No. 28 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Komunikasi Organisasi di Instansi Pemerintah
• PerMenPAN dan RB No. 29 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Pengelolaan Komunikasi Krisis di Instansi Pemerintah;
• PerMenPAN dan RB No. 30 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Tata Kelola Kehumasan di Instansi Pemerintah;
• PerMenPAN dan RB No. 31 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Infrastruktur Hubungan Masyarakat di Instansi
Pemerintah.
9
2011-2012
Transformasi Kehumasan
Pedoman
Umum (2011)
Pedoman
Umum (2012)
PerMenPAN dan RB Nomor
54 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum
Pemetaan Pemangku
Kepentingan di Lingkungan
Instansi Pemerintah
Pedoman Umum
Pemanfaatan Media Sosial
di Instansi Pemerintah
PerMenPAN dan RB Nomor
55 Tahun 2011 tentang
Pedoman Umum
Hubungan Media di
Lingkungan Instansi
Pemerintah
Pedoman Umum Penulisan
dan Presentasi Humas di
Instansi Pemerintah
10
2013 - 2014
Konseptualisasi Kehumasan
Aktualisasi
Implementasi
Konseptualisasi
Kehumasan
Akselerasi
Inovasi
11
2013 - 2014
Konseptualisasi Kehumasan
Pedoman Umum
Opini Publik Instansi
Pemerintah
Pedoman Umum
Mekanisme Hak
Jawab Instansi
Pemerintah
Pedoman Umum
Manajemen Even
Instansi Pemerintah
Pedoman Umum
Keterampilan Lobi
dan Negosiasi
Instansi Pemerintah
Pedoman Umum
Manajemen Citra
dan Reputasi
Instansi Pemerintah
12
HUMAS PEMERINTAH
PARADIGMA LAMA
PARADIGMA BARU
RESPONSIBLE
PROACTIVE
REACTIVE
PAST
PRESENT
FUTURE
BAGAN PARADIGMA LAMA DAN BARU
13
TUGAS HUMAS PEMERINTAH
Melaksanakan komunikasi timbal balik antara instansi pemerintah dan publik
yang terencana untuk menciptakan saling pengertian dalam mencapai tujuan,
demi memperoleh manfaat bersama
Meningkatkan kelancaran arus informasi dan aksesibilitas publik
Meningkatkan koordinasi dalam penyebarluasan informasi tentang kebijakan
pemerintah
Membangun citra dan reputasi positif
14
PERAN HUMAS PEMERINTAH
Komunikator
Prescriber
Katalisator
PERAN
HUMAS
PEMERINTAH
Konselor,
Advisor, dan
Interprator
Diseminator
Fasilitator
15
PERAN HUMAS PEMERINTAH
Komunikator
Katalisator
•Humas pemerintah berperan membuka akses dan saluran komunikasi dua
arah, antara instansi pemerintah dan publiknya, baik secara langsung
maupun tidak langsung, melalui sarana kehumasan.
•Humas pemerintah berperan dalam melakukan berbagai pendekatan dan
strategi guna mempengaruhi sikap dan pendapat publik untuk
menyelaraskan kepentingan pemerintah dengan publik.
Diseminator
•Humas pemerintah berperan dalam pelayanan informasi terhadap internal
organisasi dan publiknya, baik langsung maupun tidak langsung, mengenai
kebijakan dan kegiatan masing-masing instansi pemerintah.
Fasilitator
•Humas pemerintah berperan menyerap perkembangan situasi dan aspirasi
publik untuk dijadikan masukan bagi pimpinan instansi pemerintah dalam
pengambilan putusan.
Konselor, Advisor, dan
Interprator
Prescriber
•Humas merupakan konsultan, penasihat, dan penerjemah kebijakan
pemerintah.
•Humas berperan sebagai salah satu instrumen strategis pemimpin puncak
penentu kebijakan.
16
KONDISI YANG DIHARAPKAN
citra yang baik dan bereputasi (good image)
itikad baik (goodwill)
saling memahami (mutual understanding)
saling percaya (mutual confidence)
saling menghargai (mutual appreciation)
saling bertoleransi (mutual tolerance)
17
PERMASALAHAN
Dinamika instansi atau
perusahaan semakin
besar dan berkembang.
Masyarakat semakin
kritis dan mereka tidak
mau kepentingannya
terganggu.
Persaingan antarinstansi
semakin ketat.
Tuntutan, keinginan, dan
harapan masyarakat
terhadap pelayanan
pemenuhan kebutuhan
informasi makin tinggi.
Perkembangan teknologi
komunikasi sangat luar
biasa.
Besarnya pengaruh opini
publik terhadap citra dan
reputasi positif, sikap,
perilaku, dan
kelembagaan.
Besarnya pengaruh sosial
ekonomi dan budaya
terhadap perubahan
masyarakat.
18
PERMASALAHAN
Besarnya pengaruh media massa dan
media sosial (facebook, twitter, blog,
web) terhadap pembentukan opini
publik.
Kecanggihan teknologi (cetak jarak
jauh), dampak media siar baru, dan
pengaruh teknologi multimedia dapat
membentuk opini menjadi kekuatan
media dan publik.
Peledakan informasi (kuantitas,
kualitas, dan kecepatan informasi)
yang berpotensi menciptakan krisis
dan perbedaan persepsi.
Tuntutan perubahan pola pikir
(mindset), pola budaya (cultural-set),
etika, dan kode etik kehumasan, yaitu
• perubahan pola pikir, sikap, dan tindakan;
• perubahan budaya kerja;
• penegakan etika penyelenggara negara; dan
• perubahan paradigma lama ke paradigma baru
(paradigm shift).
19
S.E.R.A
• Proses kerja yang
rumit, disederhanakan
(simplification)
S
• Proses kerja yang belum ada,
diciptakan (reengineering)
E R
• Proses kerja yang tidak
perlu, dieliminasi
(elimination)
A
• Proses kerja yang ada
diintegrasikan dengan
teknologi (automation)
20
20
Strategic Communication Planning Guide
Overall goals
Identify goals and outcome
Develop vision and mission
statement
Integrate values
Critical elements of a
communications plan
Ongoing activities
Identify target audience
Ensure positive Media
coverage
Conduct research
Source editorial Endorsements and
Columnist support
Develop messages
Identify and train spoke
people
Produce materials
Build media partnership
Asses resources
Be mindful of internal
communications
Write work plan
Consider advertising
Develop crisis control and
backlash plan
Sumber:Heather Dowey, 2007
Conduct evaluations 21
Jenis Komunikasi
komunikasi
intrapribadi
komunikasi online
komunikasi
nonmassa
komunikasi
antarpribadi
komunikasi
massa
komunikasi
organisasi;
komunikasi
kelompok;
22
Komunikasi Organisasi
Salah satu fungsi yang esensial dalam pelaksanaan reformasi birokrasi adalah fungsi
komunikasi organisasi.
Komunikasi organisasi merupakan salah satu kegiatan reformasi birokrasi di bidang
kehumasan dalam upaya mewujudkan tata kelola kehumasan yang baik menuju pada
peningkatan kualitas pelayanan publik dan penciptaan kesejahteraan masyarakat
23
Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan
dan saling menukar pesan organisasi dalam satu
jaringan hubungan yang saling tergantung satu
sama lain, baik formal maupun non formal, untuk
mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu
berubah-ubah di dalam rangka mencapai visi,
misi, dan tujuan instansi pemerintah.
24
Fungsi Komunikasi Organisasi Kehumasan
informatif
instruktif/koersif
edukatif
• yaitu memahami pedoman komunikasi organisasi kehumasan;
• yaitu mewajibkan seluruh aparat humas untuk menggunakan pedoman
komunikasi organisasi kehumasan;
• yaitu memberikan panduan bagi proses pembelajaran aparat humas dalam
menjalankan komunikasi organisasi;
persuasif
• yakni mendorong dan memberikan alternatif bagi aparat humas untuk
menggunakan pedoman komunikasi organisasi kehumasan;
regulatif
• yatu menjalankan komunikasi organisasi sesuai dengan peraturan
perundang-undangan dan etika humas
integratif
• yaitu menyatukan kesamaan persepsi, komitmen, rasa memiliki, dan
tanggung jawab aparat humas terhadap pengelolaan komunikasi organisasi;
jembatan komunikasi
• yakni melakukan mediasi antarinstansi dalam pengelolaan komunikasi
organisasi.
25
Iklim Organisasi
• Ada lima dimensi penting dalam iklim
komunikasi:
Membangun
kepercayaan,
dapat dipercaya,
dan dapat
menyimpan
rahasia
Saling
mendukung
Partisipasi
dalam membuat
keputusan
Tujuan kinerja
dikomunikasikan
dengan jelas.
Keterbukaan
dan transparansi
26
Audit komunikasi adalah analisis yang lengkap atas sistemsistem komunikasi internal dan eksternal instansi pemerintah
Audit Komunikasi Kehumasan adalah kajian tentang kebutuhan
dan praktik komunikasi kehumasan, dengan menggunakan
metode penelitian untuk melakukan analisis atas tujuan-tujuan
organisasi dan menghubungkan tujuan-tujuan tersebut dengan
kegiatan komunikasi yang berlangsung
27
penghargaan
dan sanksi.
proses
penyampaian
pesan;
kepemimpinan
dan
kewenangan;
model
komunikasi
yang diterapkan
antara instansi
pemerintah
dengan
publiknya;
gaya
komunikasi;
saluran
komunikasi;
norma-norma
yang
digunakan;
pemecahan
masalah dan
pembuatan
keputusan;
peran dan
fungsi masingmasing anggota
instansi
pemerintah
dalam berbagai
kelompok;
media
komunikasi;
Dimensi Audit
Komunikasi
ketepatan
waktu;
frekuensi
komunikasi;
umpan balik
publik;
partisipasi
anggota
instansi
pemerintah dan
publik;
keterbukaan
dan kejujuran;
kejelasan arti
pesan;
28
Komunikasi organisasi yang berjalan
dengan baik mampu membantu
pengelolaan, penyediaan, dan pelayanan
informasi yang cepat, akurat dan
berkualitas.
29
Kompetensi
keterampilan
(skill)
Kompetensi
manajerial
Kompetensi
penguasaan
wawasan
(knowledge)
Kompetensi
profesionalisme
30
TERIMA KASIH
31