tugas dan peran human resources department dalam upaya
advertisement
BAB III TUGAS DAN PERAN HUMAN RESOURCES DEPARTMENT DALAM UPAYA PENINGKATAN PROFESIONALISME MANAJEMEN HOTEL AZIZA SYARIAH SOLO A. Tugas Dan Peran Human Resources Department Hotel Aziza Syariah Solo Human Resources Department Hotel Aziza Syariah Solo mengelola 45 karyawan kontrak dan 15 daily worker/casual (harian/tidak tetap). Karyawan kontrak merupakan karyawan yang bekerja di hotel dengan kesepakatan waktu satu tahun dengan manajemen hotel, dengan masa percobaan 3 bulan. Daily worker/casual merupakan karyawan dengan bayaran harian dan tidak terikat kontrak selama satu tahun. Dari banyaknya karyawan tersebut HRD memiliki tugas untuk mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia yang kompeten sehingga dapat memberikan pengaruh baik untuk masa depan hotel. Human Resources Department (HRD) Hotel Aziza Syariah Solo memiliki andil besar dalam menyediakan dan mengolah sumber daya manusia yang efektif dan efisien bagi hotel. Karena satu-satunya penggerak suatu perusahaan adalah sumber daya manusia. Bila penerapan manajemen sudah tertata secara sistematis dan terencana dengan baik, tentunya akan menghasilkan peningkatan mutu kualitas sang karyawan. HRD Hotel Aziza Syariah Solo memiliki beberapa peran dalam pengelolaan sumber daya manusia 49 hotel, yaitu : 50 1. Merencanakan sumber daya manusia Sebagai penyedia sumber daya manusia yang tugasnya melakukan perencanaan, penarikan dan seleksi terhadap karyawan hotel. 2. Mengarahkan sumber daya manusia Sebagai pengarah tujuan dan cita-cita manajemen hotel lewat pengembangan kualitas sumber daya manusia. 3. Mengkoordinasi sumber daya manusia Sebagai penghubung dan pembagi tugas kerja (job desk) seluruh karyawan. 4. Mengendalikan sumber daya manusia Sebagai pengendali peraturan dan kebijakan perusahaan yang diberlakukan kepada karyawan hotel. B. Kegiatan Yang Dilakukan HRD Dalam Dalam Upaya Peningkatan Profesionalisme Manajemen Hotel Aziza Syariah Solo 1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Baru Salah satu cara untuk memperoleh sumber daya manusia yang berkualitas adalah dengan sistem rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen dimulai setelah adanya pencarian sumber daya manusia baru yang diperlukan, dan berakhir dengan lamaran yang diserahkan kepada perusahaan untuk diseleksi. Seleksi karyawan baru merupakan tahap kelanjutan dari rekrutmen karyawan, yang bertujuan untuk memilih calon karyawan dari beberapa calon yang dianggap layak memenuhi salah satu jabatan di perusahaan. Seleksi karyawan 51 baru memiliki beberapa tahap untuk mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kriteria perusahaan, yaitu : a. Screening lamaran, b. Tes mengisi formulir lamaran, c. Tes kemampuan dan pengetahuan, dan d. wawancara. Rekrutmen dan seleksi karyawan (staff), supervisor dan manajer dipilih sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan yang dipenuhi juga sesuai oleh karyawan tersebut. Contohnya seorang pelamar dengan latar belakang pekerjaan house keeping maka pelamar terbut akan diseleksi dengan pengetahuan dan ilmu house keeping departemen. Spesifikasi pegawai untuk bisa menjadi seorang karyawan di Hotel Aziza Syariah Solo memenuhi beberapa ketentuan, yaitu : a. Lulusan SMA/SMK jurusan Perhotelan/Pariwisata b. Lulusan D3 jurusan Perhotelan/Pariwisata c. Memiliki kemampuan dibidang hotel (house keeping/front dibidang hotel (house keeping/front office/fnb/administrasi) d. Memiliki pengalaman office/fnb/administrasi) e. Memiliki tinggi badan minimal 160 (untuk front office dan waitress) f. Sehat jasmani dan rohani g. Bebas obat-obatan terlarang dan minuman beralkohol h. Memiliki penampilan menarik, rapi, dan bersih. 52 Rekrutmen dan seleksi dilakukan saat hotel membutuhkan karyawan untuk mengisi posisi yang masing kosong di dalam organisasi hotel. Selain melalui tahap-tahap seleksi yang diberikan oleh bagian HRD, pelamar/calon karyawan diharuskan memenuhi standar yang telah ditentukan oleh bagian HRD yang kemudian akan dinilai kurang/cukup/baik sang pelamar untuk menempati posisi kerja yang kosong tersebut. Standar tersebut antara lain : a. Penampilan Fisik Sebagai seorang hotelier penampilan menjadi salah satu aset diri yang sangat perlu dijaga. Penampilan fisik yang dimaksud tidak hanya untuk daerah wajah saja, tetapi keseluruhan penampilan (grooming) yang meliputi kerapihan pakaian yang dipakai, kebersihan diri, sikap ramah dan sopan, dan juga kepribadian yang baik. b. Pengetahuan Umum Mengenai Pekerjaan Yang Dilamar Pengetahuan umum mengenai pekerjaan yang dilamar merupakan salah satu syarat penting dari seleksi wawancara lisan yang dijalani pelamar. Bukan hanya pengetahuan teori saja melainkan pengetahuan praktek kerja yang dikuasai. Pengetahuan tersebut mengenai pekerjaan seperti cara kerja, kondisi hotel, fasilitas apa saja yang tersedia, serta informasi hotel yang berguna bagi tamu yang menginap. c. Pengalaman Dalam Lingkup Kerja Terkait Pengalaman kerja dalam bidang pekerjaan yang dilamar menjadi salah satu nilai lebih pelamar tersebut. Secara poin penting 53 seleksi tahap awal dirinya dianggap lebih kompeten, lebih tahu, dan lebih bisa diandalkan dibanding calon karyawan yang belum memiliki pengalaman kerja tersebut. d. Motivasi Beprestasi dan Tujuan Karir Calon karyawan hotel dalam bekerja setidaknya memiliki pandangan kearah depan guna terus meningkatkan kinerja pelayanan terhadap tamu hotel. Motivasi yang dibangun akan menghasilkan sebuah hal positif yang berupa prestasi bekerja di ruang lingkup pekerjaannya. Dengan hal tersebut bukan hal yang tidak mungkin jenjang karirnya meningkat karena sikap positif yang diberikan kepada hotel ke arah yang lebih baik. e. Daya Tangkap dan Problem Solving Daya tangkap seorang karyawan sangat diperlukan dalam pekerjaan. Pelamar harus diuji bagaimana ketepatan daya tangkapnya. Kemudian kepada calon karyawan hotel yang melamar untuk jabatan supervisor, HRM (human resources manager) harus menguji bagaimana calon karyawan tersebut menanggapi semua pertanyaan dan tes-tes yang ia berikan, apakah pelamar kompeten dibidang yang posisinya masih kosong, apakah pelamar cakap dan tangkap, apakah pelamar mampu memecahkan sebuah permasalahan apabila terjadi perselisihan antar anggota satu departemen. f. Konsep Berpikir Konsep berpikir seorang calon karyawan juga merupakan syarat diterima atau tidaknya dirinya di hotel yang dilamar. Ini 54 berkaitan dengan pemikiran individu dan pemikiran manajemen hotel, apakah pikirannya menuju ke arah positif atau menuju ke arah yang kurang menguntungkan bagi hotel. g. Kemampuan Komunikasi Seorang karyawan hotel harus mampu berkomunikasi dengan baik. Karena seorang hotelier dituntut untuk selalu dapat memberikan pelayanan prima dan informasi hotel yang diperlukan oleh para tamu yang menginap. h. Kepercayaan Diri Dalam memberikan pelayanan terhadap tamu, seorang karyawan hotel seringkali mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Oleh karena itu dirinya harus memiliki kepercayaan diri untuk mengambil sebuah keputusan yang telah dibuat. i. Kemampuan Bahasa Inggris Sebagai calon karyawan hotel, kemampuan bahasa inggris maupun bahasa asing lainnya sangat diperlukan. Sebab bahasa adalah alat komunikasi dengan para tamu, dan bahasa inggris sebagai penunjang berkomunikasi dengan tamu-tamu mancanegara. j. Kemampuan Bekerja Mandiri, Kemampuan Bekerja Dibawah Tekanan, Kemampuan Bekerja Di Dalam Kelompok Skill seorang calon karyawan juga harus diuji dalam kemampuannya bekerja secara mandiri atau individu, karena setiap karyawan tidak dapat tergantung pada karyawan lain mengingat masing-masing karyawan sudah mendapat bagian kerja/job desk 55 mereka. Kemudian kemampuan calon karyawan bekerja dibawah tekanan atasan supervisor maupun manajer, mengenai perilaku dan kelancaran kinerja mereka setelah diberlakukannya sistem kerja yang dibuat, pembagian shift jam kerja, dan perintah yang diberikan. Serta kemampuan bekerja didalam kelompok calon karyawan tersebut, apakah mereka mampu membaur, menjalin kerjasama yang baik serta berbagi tugas dalam kelompok satu departemen atau dengan departemen lainnya secara adil dan bijak, agar tidak terjadi penyimpangan tugas dan tugas yang berat sebelah. k. Kepemimpinan/Training Skill (Manager/Spv) Dalam seleksi pencarian manager/supervisor, kemampuan calon karyawan dalam bidang kepemimpinan perlu diuji untuk mengetahui calon karyawan tersebut mampu atau tidak menjadi pemutus kebijakan permasalahan internal. Sebagai konselor didepartemen dirinya berada untuk berbuat adil kepada seluruh bawahan. Siap menjadi instruktur dalam pelatihan (training) yang disiapkan HRD. Serta mampu atau tidaknya calon karyawan menggerakan orang lain dengan memimpin, membimbing dan mempengaruhi orang lain untuk melakukan sesuatu, agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan. (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah Solo tahun 2014) 56 2. Medical Check Sebagai pengelola sumber daya manusia di Hotel Aziza Syariah, untuk para karyawan baru mempunyai syarat untuk memiliki jasmani dan rohani yang sehat. HRD menyarankan untuk melakukan cek kesehatan di Rumah Sakit Kustati atau rumah sakit langganan karyawan untuk kontrol kesehatan secara berkala. Fungsinya untuk mengetahui kesehatan fisik dan mental karyawan yang sehat dan prima. Serta hasil kesehatan yang mungkin beresiko terserang penyakit ringan atau berat, yang kemudian menjadi pertimbangan kebijakan perusahaan untuk masuk kedalam beban perusahaan di masa depan. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Leli Triana selaku Training Coordinator/Admin HRD) 3. Pelatihan Karyawan Untuk meningkatkan kualitas kerja dan pelayanan prima sumber daya manusia, HRD Hotel Aziza Syariah mengadakan pelatihan karyawan. Pelatihan karyawan merupakan salah satu bentuk pengembangan bakat (skill), pengetahuan (knowledge), dan keahlian (ability) karyawan. Tidak ada perbedaan antara pelatihan karyawan hotel syariah dengan hotel konvensi. Hanya secara fasilitas dan penampilan sedikit berbeda. Pelatihan tetap diperlukan bagi sumber saya manusia hotel untuk meningkatkan dengan peningkatan kualitas kerja secara intelektual dan profesional dalam pelaksanaan kerja kearah positif. Program pelatihan berfokus pada kemungkinan dan peluang perbaikan kinerja masa depan untuk 57 memunculkan perubahan menyesuaikan kemampuan dan keterampilan peserta pelatihan dengan kebutuhan masa terkini. Gambar 4. Pelatihan Karyawan (Sumber : Dokumen Cyndi Rahayu P) Program pelatihan karyawan diberikan kepada karyawan baru, karyawan lama, dan juga siswa magang. Pemilihan karyawan baru sebagai subjek pelatihan dikarenakan belum cukupnya pengetahuan secara penuh tentang informasi hotel dan pelatihan bagi karyawan baru merupakan hal penting untuk menanamkan visi/misi dan tujuan Hotel Aziza Syariah, yang diharapkan dapat memberikan hasil yang baik setelah pelatihan diadakan. Pemilihan karyawan lama sebagai subjek pelatihan diharapkan setelah diberi pelatihan, dapat memperkecil keinginan karyawan lama untuk berpindah kerja ke tempat atau perusahaan lain. HRD tidak hanya merencanakan adanya sebuah pelatihan bagi karyawan dan siswa magang tetapi penetapan waktu, lokasi, jumlah peserta dan instruktur/pemateri harus dipersiapkan sedemikian rupa. Penetapan waktu pelatihan harus disiapkan sebaik mungkin agar menghindari terganggunya aktivitas 58 pekerjaan hotel yang sedang berlangsung. Pelatihan yang diadakan tiap departemen dilakukan paling tidak 1 bulan sekali. Banyaknya jumlah peserta yang terlibat dalam pelatihan harus sinkron dengan data HRD maupun HOD (head of departmen/kepala departemen) supaya ketersediaan peralatan yang dibutuhkan tidak kekurangan ataupun kelebihan. Instruktur pelatihan merupakan seorang yang dinilai lebih paham, lebih mampu, dan lebih kompeten dalam pielatihan terkait yang harus pula disiapkan oleh pihak HRD atau HOD (head of departmen/kepala departemen) sesuai dengan tema pelatihan yang dibuat. Berikut adalah jenis-jenis pelatihan yang biasanya diakan oleh HRD Hotel Aziza Syariah diantaranya : a) Pelatihan Grooming Pelatihan grooming (penampilan) merupakan pelatihan dasar penampilan luar karyawan hotel. Bukan hanya cara bersolek rupa saja tetapi juga meliputi tata cara berpakaian yang sesuai atau yang sudah ditetapkan, kerapihan dan kebersihan diri, cara berkomunikasi dengan tamu, dan sikap saat memberikan pelayanan terhadap tamu. Pelatihan grooming dilakukan saat hotel memiliki karyawan (staff) baru bukan manajer. b) Pelatihan Product Knowledge Pelatihan product knowledge (pengetahuan produk) merupakan pelatihan yang harus diberikan dari pihak HRD atau manajemen kepada karyawan yang baru bergabung dengan hotel. Fungsinya sebagai dasar pengetahuan dan pengenalan karyawan 59 dengan sejarah hotel, lingkungan hotel, fasilitas yang tersedia, perkembangan hotel dan manajemen. c) Pelatihan Bulanan Yang Diadakan HRD Hotel Aziza Syariah setiap bulannya diharuskan mengagendakan training karyawan atau menjadi penyedia pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan serta menyiapkan kebutuhan pelatihan yang diminta oleh kepala departemen lain. Pelatihan bulanan yang diadakan yaitu pelatihan profesi terkait departemen, refresh standar operasional perusahaan (SOP) untuk beberapa skala waktu tertentu setelah terjadi pembaharuan SOP oleh manajemen dan pelatihan bahasa asing untuk kemudahan berkomunikasi dengan tamu mancanegara. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Prapti Handayani selaku HRM) d) Pembuatan Report Pelatihan (Training Report) Setelah pelatihan dilakukan pihak HRD harus membuat laporan atau report pelatihan (training) terkait dengan jangka waktu akhir bulan hingga awal bulan. Traning Report kemudian dilaporkan kepada pihak PT. Managemen Golden Metropolitan (MGM) yang nantinya akan mereview pelatihan apa saja yang sudah dilaksanakan Hotel Aziza Syariah Solo. e) Pelatihan Mahasiswa Magang HRD memiliki kuasa atas pengolahan dan pengembangan sumberdaya manusia di hotel. HRD harus menyadari bahwa akan adanya regenerasi dari calon-calon sumber daya manusia. Karena 60 fungsi lain dari hotel adalah sebagai sarana pembelajaran kerja siswa sekolah dan mahasiswa. Tetapi tidak asal jurusan, hanya jurusan yang berkaitan dengan bagian operasional maupun administratif hotel. Hotel menjadi salah satu tempat belajar kerja untuk mengasah diri guna bekal kerja setelah lulus dari sekolah. Dengan adanya hal tersebut, HRD berkewajiban melakukan kerjasama dengan sekolah-sekolah pariwisata agar para siswa dapat melakukan latihan praktek kerja dan diharapkan dapat turut membantu kelancaran proses operasional dan administratif. 4. Memenuhi Hak Karyawan Setiap karyawan memiliki perbedaan yang disebabkan lingkungan, pengalaman, dan pendidikan. Namun pada hakikatnya seluruh karyawan memiliki kesamaan kehendak dalam mendapatkan hak kekaryawanannya. Hak karyawan merupakan hal wajib yang harus dilaksanakan oleh HRD. Hak karyawan harus dituruti oleh manajemen, sebab berhubungan dengan kelangsungan kesejahteraan karyawan hotel. Hal-hal tersebut adalah : a. Gaji yang Sesuai Gaji yang sesuai dengan segala apa yang telah dikerjakan oleh karyawan merupakan hak pokok karyawan untuk dipenuhi. Gaji karyawan tetap non manager sebesar umk yang telah ditetapkan pemerintah Kota Solo yaitu Rp 1.418.000,-. Sedangkan gaji untuk kepala departemen/head of department ditentukan oleh manajemen yang besarnya dirahasiakan oleh perusahaan. Daily 61 worker/casual upah perharinya sebesar Rp 50.000,-. Jika terdapat penambahan jam kerja (extend) maka karyawan mendapatkan tambahan sebesar Rp 12.500 per 2 jamnya. b. Diperlakukan Secara Adil Karyawan harus diperlakukan secara adil, karena karyawan yang diperlakukan secara tidak adil akan menimbulkan sifat negatif dan kinerja yang setengah-setengah, hal tersebut nantinya akan memberikan dampak buruk ke hotel (seperti demo, mogok kerja, pengunduran diri). c. Tunjangan Pakaian Pakaian karyawan atau seragam kerja mencerminkan pribadi perusahaan, maka dari itu Hotel Aziza Syariah menyiapkan pakaian kerja/seragam sebanyak 3 stel dalam 1 tahun sesuai dengan kemampuan perusahaan untuk setiap karyawan. d. Jaminan Sosial Asuransi Kesehatan dan Keselamatan Kerja Bagi seluruh karyawan yang tergabung dengan hotel akan mendapat jaminan sosial sesuai dengan kebijakan manajemen hotel. Hotel Aziza Syariah bekerjasama dengan BPJS untuk menjamin asuransi kesehatan dan keselamatan kerja. Dengan adanya hal tersebut, kinerja karyawan akan tetap baik tanpa megkhawatirkan sulitnya prosedur pendaftaran dan terutama dalam hal keuangan. 62 e. Tunjangan Hari Raya Tunjangan hari raya (THR) wajib diberikan kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan tergabung dengan hotel. Dalam satu tahun kepada karyawan yang telah bekerja hingga 12 bulan atau lebih mendapatkan 1x gaji. Dan untuk pekerja yang kurang dari 12 bulan, maka akan dihitung banyaknya bulan masa kerja dibagi 12 kemudian dikalikan 1 (bulan) gaji. Contohnya, Pram merupakan front desk agent di Hotel Aziza Syariah Solo yang sudah bekerja kurang lebih selama satu setengah tahun sebagai karyawan tetap. Pada lebaran tahun ini terhitung sudah 19 bulan bekerja, maka Pram berhak mendapatkan THR sebesar 1x gaji (Rp 1.418.000,-). Kasus tersebut berbeda apabila Pram baru terhitung bekerja selama 5 bulan atau kurang dari satu tahun, maka Pram tidak berhak mendapatkan THR dari Hotel Aziza Syariah Solo. f. Hari Bebas Kerja dan Cuti 1) Cuti Tahunan Cuti diberikan kepada karyawan yang telah memiliki masa kerja selama 12 bulan berturut-turut, dan berhak mendapat cuti tahunannya sebanyak 12 hari kerja dan tetap mendapatkan gaji penuh. 63 2) Pemberian Hak cuti atau Istirahat : Hamil, Melahirkan, Keguguran, Dan Haid Karyawan perempuan yang akan melahirkan berhak atas cuti hamilnya selama 3 bulan penuh yaitu H-1,5 bulan dan H+1,5 bulan dan tetap mendapatkan gaji penuh. Gugur kandungan masa istirahatnya ditentukan oleh dokter yang merawat, masa cuti diberikan paling lama 1,5 bulan dan tetap mendapat gaji penuh. Bagi karyawan perempuan yang sedang dalam masa haid, merasa sakit dan diharuskan lapor kepada atasan, tidak wajib bekerja pada hari 1 dan 2 pada waktu haid. 3) Cuti insidentil Cuti insidentil merupakan pemberian izin pimpinan perusahaan untuk meninggalkan pekerjaannya sesuai dengan alasan/keterangan yang diberikan dan tetap mendapat gaji penuh. Tabel 3. Cuti Insidentil Keterangan Jumlah hari/ cuti Menikah 3 hari Pernikahan anak karyawan 2 hari Khitanan anak karyawan 2 hari Istri karyawan melahirkan 2 hari Suami/istri/anak/orangtua/mertua/menantu meninggal dunia Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah 2014) 2 hari 1 hari 64 4) Cuti Ibadah Umrah/Haji Ketentuan mengambil cuti umrah/haji : 1. Telah memiliki masa kerja minimal 1 (satu) tahun. 2. Untuk ibadah umrah diberikan cuti istimewa selama 10 hari. 3. Untuk ibadah haji diberikan cuti istimewa selama 40 hari. (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah Solo tahun 2014) 5. Pendampingan Dalam menjalin hubungan antar karyawan hotel, HRD berupaya keras untuk menumbuhkan sikap saling menghargai dan menghormati agar terjalin hubungan baik antar sesama karyawan. Jika hubungan baik sudah terjalin maka komunikasi kerja dapat dibangun secara baik pula. HRD bertugas sebagai pendamping untuk mengontrol kegiatan karyawan di area hotel. Tidak hanya sebagai pendamping dan pengontrol saja tetapi HRD bertugas sebagai penyalur komunikasi yang harus siap menerima masukan dan saran dari karyawan maupun atasan. HRD bersifat sebagai wadah aspirasi karyawan hotel. Secara penuh HRD diwajibkan memiliki ide dan solusi untuk semua permasalahan kekaryawanan. Oleh karena itu HRD perlu memberikan sebuah wadah silaturahmi untuk membina hubungan baik dengan karyawan. HRD memiliki beberapa program yang dinilai mampu mempererat tali kekeluargaan karyawan hotel. Program tersebut diantaranya : 65 a. Konseling Dalam perannya HRD bertindak sebagai konsultan internal yang nanti bertugas mengumpulkan informasi, menentukan saran dan solusi dari masalah yang ada. Pemberian saran dan solusi bisa diterima atau juga ditolak karyawan. Saran dan solusi yang diberikan HRD sifatnya tidak mengikat. Hal tersebut tergantung dari keputusan karyawan menyikapi permasalahan yang terjadi. Yang terpenting HRD sudah melakukan kewajiban untuk menjadi pendengar dan pemberi saran. Sebagai contoh, Astuti yang merupakan siswa magang di departemen food and baverage (fnb) service mengalami beberapa kendala. Pada saat jam kerja dimulai Astuti tidak terlalu aktif dalam melaksanakan tugasnya sebagai waitress. Kemudian atas laporan dari kepala departemen food and baverage service, HRD memanggil Astuti dan memberikan beberapa pertanyaan kepada Astuti. Astuti mengakui bahwa dirinya kurang merasa nyaman berada di fnb service, hal tersebut dikarenakan jurusan Astuti adalah tata boga yang harusnya berada di kitchen tidak direstoran. Sesuai kesepakatan awal Astuti dulu menyetujui untuk berada di fnb service karena fnb product sudah dipenuhi mahasiswa magang dari sekolah lain. Di alasan lain Astuti bilang bahwa jarak rumahnya dan hotel juga sangat jauh, orang tuanya pun sering memarahinya karena pulang terlambat akibat jarak yang jauh. Dari kesimpulan alasan-alasan astuti tersebut, HRM akhirnya membuat keputusan untuk menyudahi kegiatan magang Astuti di Hotel 66 Aziza Syariah Solo atas permintaan Astuti sendiri yang sudah berkonsultasi kepada gurunya disekolah. b. Corporate Social Responsibility (CSR) CSR merupakan hasil-hasil pemotongan uang service karyawan Hotel Aziza Syariah Solo dengan alasan keterlambatan masuk jam kerja. Kisaran besar nilai service charge yang umum adalah 10 % tergantung pemasukan Hotel dan dibagikan sama rata kepada seluruh karyawan tetap yang sudah bekerja lebih dari 3 bulan. Service charge dikenakan pada saat terjadi transaksi penjualan seperti penjualan kamar, makanan dan minuman, laundry, kolam renang, dan lain-lain yang ditetapkan oleh manajemen. Jadi besarnya uang service bisa selalu berubah. Secara otomatis para karyawan yang terlambat masuk kerja/jam shift nya maka harus merelakan sebagian dari uang service yang didapat setiap bulan. Awalnya pemotongan uang service yang sudah terkumpul akan dibagikan kepada karyawan yang tidak mengalami keterlambatan, namun hal tersebut dirasa kurang adil, kemudian atas persetujuan para karyawan dibuatlah CSR agar pemotongan uang service setiap bulannya dapat terorganizir untuk hal yang lebih bermanfaat seperti sumbangan tambahan untuk karyawan lain dan membeli perlengkapan yang berkaitan dengan karyawan. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Leli Triana selaku Training Coordinator/Admin HRD) 67 c. Unit Kesejahteraan Karyawan (UKK) UKK merupakan unit kesejahteraan karyawan yang sesuai namanya bertujuan untuk mensejahterakan karyawan Hotel Aziza Syariah Solo. UKK merupakan bentuk sederhana dari koperasi karyawan yang biasanya tersedia di kantor umum lain. Hanya saja UKK di dalam Hotel Aziza Syariah Solo ini tidak secara resmi dinyatakan sebagai koperasi karyawan, tetapi menjadi salah satu tempat yang bisa digunakan untuk simpan pinjam karyawan, atau sebagai sumbangan antar karyawan hotel misalnya, melahirkan, menikah, sakit, kecelakaan, duka cita, dan atau hal yang berkaitan dengan kondisi karyawan lainnya. Besar sumbangan yang biasanya dikeluarkan oleh perusahaan sebesar Rp 200.000,- untuk tiap pengajuan pencairan dana ukk. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Prapti Handayani selaku HRM) d. Pengajian Untuk memenuhi kebutuhan rohani karyawan Hotel Aziza Syariah, pihak HRD memberikan program khusus untuk karyawan dengan diadakannya pengajian. Pengajian diadakan secara rutin setiap hari Jumat sore setelah waktu sholat Ashar. Pengisi ceramah pangajian tiap minggunya selalu berganti dikarenakan jadwal penceramah yang tidak hanya mengisi acara di Hotel Aziza Syariah. Tema pengajian biasanya disiapkan oleh penceramah, namun sebelum hari jumat tiba karyawan juga boleh melakukan permintaan tema yang dia inginkan. Pengajian rutin diharapkan mampu menjadi penyejuk rohani karyawan dan 68 semakin mempererat hubungan karyawan yang berkumpul dalam satu ruangan. Gambar 5. Pengajian Rutin Hari Jumat (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah tahun 2014) e. Berbagi Nasi dan Sukarela Hari Jumat Gambar 6. Program Berbagi Nasi (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah tahun 2014) Berbagi nasi dan sukarela hari jumat merupakan salah satu program dari pendekatan dengan karyawan. Berbagi nasi ini ditujukan kepada orang-orang yang kurang mampu, para pengemis, atau orang- 69 orang yang telah bekerja keras dengan bersusah payah dijalan-jalan (tukang becak, kuli panggul, pengamen, tukang bersih jalan). Tiap pembagian disiapkan 25 porsi termasuk minumnya. Berbagi nasi dinilai bisa memperat nilai kekeluargaan karyawan, karena saat membagikan nasi bisa berasal dari departemen manapun yang membagikan. Manfaat lain dari adanya program berbagi nasi, karyawan dapat lebih bersyukur atas apa yang telah dirinya dapatkan serta menikmati rasanya berbagi dengan orang lain terutama orang yang membutuhkan. Pembagian nasi dilakukan di banyak tempat, tapi di pasar legi juga cukup sering dilakukan karena banyaknya kuli panggul. Para kuli sangat antusias dengan program berbagi nasi sehingga saat mobil Hotel Aziza Syariah datang mereka langsung mengantri. Sukarela hari jumat yaitu program kolektif keuangan HRD yang tidak selalu mewajibkan karyawan untuk selalu memberikan sedikit uangnya dihari Jumat. Dengan brand Syariah yang dibawa oleh Hotel Aziza Syariah Solo, HRD menilai cukup dengan adanya sukarela oleh karyawan di hari jumat. Sukarela ini nantinya difungsikan untuk membeli nasi untuk program berbagi nasi dan beberapa kebutuhan yang digunakan untuk kepentingan karyawan seperti membeli obatobatan untuk p3k atau sumbangan karyawan yang sakit. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Leli Triana selaku Training Coordinator/Admin HRD) 70 6. Peraturan Karyawan Peraturan dibuat agar menciptakan karyawan yang disiplin, sehingga tidak mengganggu proses kinerja hotel dan manajemen. Tata tertib disusun yang kemudian disetujui oleh manajemen merupakan rambu-rambu yang harus dipenuhi oleh seluruh karyawan. Peraturan tersebut diantaranya : a. Peraturan jam masuk, pulang, dan jam isirahat. Peraturan dasar sebelum masuk dan pulang kerja karyawan wajib melakukan finger scan yang telah disediakan manajemen dengan menggunakan uniform lengkap. Setiap karyawan berkewajiban masuk kerja pada waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yang diperintahkan oleh pimpinannya sebagaimana mestinya. Waktu kerja yang diberlakukan sebagai berikut : 1) Untuk Back of the House (Kantor Belakang) a) Hari Senin s/d Kamis Dengan waktu istirahat b) Hari Jumat Dengan waktu istirahat c) Hari Sabtu Dengan waktu istirahat : Jam 08.00 WIB s/d 16.00 WIB : Jam 12.00 WIB s/d 13.00 WIB : Jam 08.00 WIB s/d 16.00 WIB : Jam 11.00 WIB s/d 13.00 WIB : Jam 08.00 WIB s/d 14.00 WIB : Jam 12.00 WIB s/d 13.00 WIB 2) Untuk bagian operasional diberlakukan 5 hari kerja 1 hari libur dengan dibagi menjadi 3 shift dengan detail sebagai berikut : Shift 1 : Jam 07.00 WIB s/d 15.00 WIB 71 Dengan waktu istirahat 1 jam Shift 2 : Jam 15.00 WIB s/d 23.00 WIB Dengan waktu istirahat 1 jam Shift 3 : Jam 23.00 WIB s/d 07.00 WIB Dengan waktu istirahat 1 jam Karyawan diwajibkan berada dilokasi kerja 15 menit sebelum dimulainya jam kerja. Setiap karyawan yang terlambat wajib melapor kepada atasan, bagi karyawan yang berhalangan hadir karena suatu alasan yang dapat dipertanggungjawabkan harus memberikan keterangan secara tertulis atau melalui telepon, dan apabila karyawan tersebut sakit maka diwajibkan memberikan surat keterangan dokter dan memberikannya ke HRD Hotel Aziza Syariah Solo. Keterlambatan datang kerja dan ketidakhadiran pada jam kerja yang ditentukan, tanpa dipertanggungjawabkan memberi (alasan yang alasan yang layak/dapat dapat diterima pimpinan perusahaan) merupakan pelanggaran terhadap Peraturan Perusahaan. Apabila karyawan melanggar maka karyawan harus memenuhi panggilan HRD untuk ditegur dan menerima SP I. 72 b. Peraturan dasar tentang berpakaian, dan bertingkah laku dalam pekerjaan. Gambar 7. Karyawan Hotel Aziza Syariah Solo (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah Solo tahun 2014) Karyawan diwajibkan mengenakan seragam lengkap dengan tanda pengenal selama menjalankan tugas dan harus selalu tampak sopan, rapih dan bersih. Merawat dan memelihara pakaian kerja yang telah diberikan adalah kewajiban karyawan dan tidak diperbolehkan untuk pinjam meminjam atau menukar pakaian kerja dengan karyawan lain. Selama karyawan tersebut bebas tugas atau tidak pada jam bekerja, karyawan tersebut dilarang menggunakan pakaian kerja. Untuk seluruh karyawan tanpa terkecuali diharuskan menggunakan sepatu kerja warna hitam, tertutup dan memakai kaos kaki. Setiap karyawan wajib menjaga ketertiban, kerapihan dan kebersihan dirinya maupun tempat/ruangan/lingkungan kerja. Kepala departemen bertanggung jawab atas standar penampilan karyawan di lingkungan kerjanya. 73 1) Karyawan Pria a) Dilarang berambut gondrong/panjang, rambut harus terpangkas dan tersisir rapi diatas kerah, tidak diperkenankan menggunakan pewarna rambut selain warna alami. b) Kumis, jambang, janggut pada saat bertugas harus tercukur rapi dan bersih. c) Kuku harus senantiasa dijaga bersih, pendek dan rapih. d) Selalu memakai pewangi badan / deodorant dan aftershave dengan aroma tidak menyengat. e) Karyawan pria tidak diperkenankan memakai anting, gelang dan atau cincin (kecuali cincin kawin) pada saat bertugas. f) Tidak diperkenankan memakai jam tangan atau ikat pinggang yang berwarna-warni. 2) Karyawan wanita 1. Memakai jilbab yang warna dan panjangnya akan ditentukan manajemen. 2. Memakai riasan wajah agar terlihat menarik dan segar. 3. Tidak diperkenankan memelihara kuku panjang, kuku jari dijaga agar senantiasa bersih, pendek dan digunting dengan rapi dan hanya diperbolehkan menggunakan pewarna kuku bening. 4. Selalu memakai pewangi badan denga aroma lembut. 5. Tidak diperkenankan memakai cincin dan gelang secara berlebihan. 74 6. Tidak diperbolehkan memakai jam tangan dan ikat pinggang warna-warni. Selama bertugas karyawan dilarang tidur/tidur-tiduran, merokok, memakan permen karet dan mengenakan kaca mata hitam, karena hal-hal tersebut mengganggu kenyamanan tamu Jika dalam tugasnya memaksa adanya perubahan jadwal kerja, maka karyawan diharuskan meminta persetujuan dari kepala departemen. Setiap karyawan dilarang meninggalkan tempat tugasnya tanpa ijin, sebab hal tersebut dapat mempersulit aktivitas kerja hotel yang harusnya mudah dan cepat menjadi sulit dan lama. Sesuai pengelolaan pembagian waktu kerja, karyawan yang bertugas dilarang pulang sebelum waktu kerjanya berakhir, kecuali melalui cara yang telah ditetapkan oleh Pimpinan Perusahaan. (Sumber : Dokumen Hotel Aziza Syariah Solo tahun 2014) 7. Reward dan Punishment Di dalam pengelolaan sumber daya manusia di Hotel Aziza Syariah, HRD dan management memberikan sebuah penghargaan (reward) bagi karyawan teladan dan sanksi (punishment) bagi karyawan yang melanggar peraturan hotel. Reward adalah penghargaan yang diberikan atas perilaku baik dan keteladanan selama bekerja. Hotel memilih beberapa karyawan yang kemudian menjadikan satu karyawan untuk menjabat sebagai Employee of the Month atau Employee of the Year. Dengan keteladanan selama bekerja, hotel memberikan hadiah dan pemberian insentive yang diharapkan dapat 75 memberikan manfaat bagi karyawan. Besar dari insentive ditentukan oleh manajemen yang bersifat rahasia. Punishment bentuknya yaitu sebuah surat peringatan tertulis ke I, II, III dan masing-masih peringatan tertulis memiliki jangka waktu 6 bulan. Adanya disiplin kerja dengan pemberian hukuman bertujuan untuk memberikan kesempatan, mendidik, dan mengarahkan agar karyawan yang melanggar dapat kembali menjadi karyawan baik, berprestasi dan berdedikasi terhadap pekerjaan/hotel. Apabila peringatan tertulis yang terkahir/III sipelanggar tidak menggunakan kesempatan untuk memperbaiki diri, bahkan melakukan pelanggaran lagi, maka yang bersangkutan sudah tidak dapat diperbaiki dan karenanya cukup alsan Perusahaan untuk memutuskan hubungan kerjanya sesuai dengan ketentuan Undang Undang No. 13 tahun 2003. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Prapti Handayani selaku HRM) 8. Evaluasi Kinerja Evaluasi kerja karyawan Hotel Aziza Syariah diperlukan guna mereview kinerja sumber daya manusia hotel selama beberapa periode waktu. HRD hanya mengevaluasi karyawan (staff), supervisor, dan manajer/kepala departemen. Dalam pengelolaan karyawan di Hotel Aziza Syariah Solo menggunakan sistem kontrak, jadi setiap taunnya harus ada evaluasi terkait masing-masing karyawan kontrak yang tergabung. Hal ini dilakukan agar mengetahui sejauh mana karyawan telah melaksanakan pekerjaannya. Apakah sudah sesuai dengan tujuan dan harapan organisasi 76 dan manajemen atau belum?. Dalam hal ini evaluasi kerja memiliki beberapa tahap yang diperlukan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan dari karyawan tersebut. Bukan hanya dari peningkatan dan penurunan kinerja tetapi juga sikap dan juga tingkah laku karyawan, masih bisa dipertahankan atau harus dilepaskan. Penilaian karyawan dilakukan dengan menilai dan mangamati sikap serta tingkah laku karyawan saat bekerja, dan hubungan mereka dengan sesama karyawan atau hubungan dengan sang atasan (HOD/Kepala Departemen dan General Manager). Menurun atau meningkatnya semangat kerja dapat mempengaruhi hasil pelayanan yang diberikan terhadap tamu, hal ini perlu diamati oleh supervisor dan HOD (head of departmen/kepala departemen) terkait. Sebelum HRD memutuskan rencana perpanjangan kontrak, HRD perlu mendikusikan dengan HOD (head of departmen/kepala departemen) yang selama ini mengawasi karyawan tersebut. Kemudian akan menghasilkan keputusan diperpanjangnya kontrak atau dilakukannya pemutusan kontrak kerja. Perpanjangan kontrak kerja didasari atas keseluruhan penilaian terhadap karyawan sebelum habis masa kontraknya. Perpanjangan kontrak karyawan di Hotel Aziza Syariah adalah selama 1 tahun, kemudian dilakukannya evaluasi untuk mengetahui kinerja keseluruhan karyawan tersebut. Dalam hal perpanjangan kontrak ini pihak HRD harus benarbenar memikirkan dampak yang ditimbulkan setelah perpanjangan kontrak karyawan tersebut. Pemutusan kontrak kerja adalah akhir dari penilaian evaluasi kerja. Pemutusan kontrak kerja dianggap sebagai jalan terakhir 77 yang diambil oleh pihak HRD karena merupakan keputusan final yang diputuskan bersama. Pemutusan kontrak kerja bisa berupa penjelasan tentang alasan tidak dilanjutkannya kontrak kerja yang kemudian dilanjutkan dengan karyawan melakukan pengunduran diri, atau dengan jalan phk (pemutusan hubungan kerja) yang dilakukan oleh pihak HRD karena tingkah laku buruk karyawan yang sudah tidak bisa ditolerir lagi. (Sumber : Wawancara dengan Ibu Prapti Handayani selaku HRM) 7. Kendala yang Dihadapi HRD dan Solusi Penanganan Masalah Sumber Daya Manusia Hotel Aziza Syariah Solo Dalam upaya memanajemen sumber daya manusia di Hotel Aziza Syariah Solo, HRD berusaha untuk terus meningkatkan pelayanan karyawan dan program pengembangan karyawan. Namun disisi lain dari upaya kegiatan manajemen sumber daya manusia, ada beberapa kendala yang dihadapi oleh HRD. Kendala tersebut bisa berasal dari beberapa sumber yang muncul sebagai asal permasalahan. Tabel 4. Kendala dan Solusi Masalah Sumber Daya Manusia Hotel Aziza Syariah Solo No 1. Kendala Seringnya keterlambatan dalam penerapan jam kerja. Solusi karyawan Memberikan ketegasan atas peraturan yang telah dibuat demi kelancaran administrasi dan operasional hotel. 2. Permasalahan yang kadang timbul antar Memberikan karyawan. arahan kepada seluruh karyawan untuk selalu 78 menciptakan kekeluargaan, suasana atau membuat acara khusus seperti keakraban karyawan diluar jam kerja. 3. Berkurangnya aktivitas kerja yang Mengkaji kembali produktif karena mengikuti program diadakannya pelatihan. tujuan pelatihan serta menecocokan jam kerja dan jam pelatihan agar karyawan tetap dapat melakukan aktivitas kerja yang produktif. Pelatihan diberikan kepada karyawan yang masih membutuhkan pengetahuan dan informasi lebih, sehingga masih tersisa karyawan dengan kapasitas lebih baik untuk menghandle pekerjaan saat pelatihan berlangsung. 4. Biaya yang tinggi untuk menambah Memperhatikan dan melakukan karyawan perhitungan sistem perekrutan dan keperluan karyawan baru dengan cara efektif dan efisien 5. Turn over karyawan. HRD lebih memperhatikan dan merencanakan dengan matang : 79 a. Pemilihan karyawan baru b. Perhitunga sistem perekrutan dan keperluan karyawan, dan c. Melakukan sistem gugur karyawan casual/casual on call (pekerja tidak tetap/saat ada panggilan) menyeleksi karyawan casual lewat tingkah laku selama bekerja dan kesiapan menerima panggilan bekerja dihotel. Seberjalannya waktu maka akan terlihat casual yang bisa diajukan sebagai karyawan kontrak di Hotel Aziza Syariah Solo. 6. Adanya karyawan yang kurang jujur. Mengadakan Contoh kasus : si A adalah driver baru emosional, pelatihan terkait pendekatan secara di Hotel Aziza Syariah Solo. Pada suatu berkelanjutan persamaan cita-cita hari A mendapat tugas untuk dan pandangan perusahaan dan menjemput tamu dari bandara. Si A karyawan, untuk mengurangi sifat meminta uang sebesar Rp 50.000 untuk buruk yang diciptakan karyawan biaya penjemputan. Sang tamu tidak saat melaksanakan pekerjaan. mengetahui bahwa penjemputan hotel tidak dibebankan biaya akhirnya 80 memberikan uang kepada si A. Kemudian dari pihak tamu bertanya kepada pihak hotel apakah benar penjemputan dibebankan biaya, dan setelah terjadi penelusuran pihak hotel, si A tidak mengakui dan berbalik mengatakan bahwa uang yang dia terima adalah pemberian tamu tersebut. 7. Perilaku karyawan yang kurang baik Memberikan sanksi yang dapat terhadap tamu. Contoh kasus : si B membuat jera karyawan yang merupakan driver lama di Hotel Aziza melanggar aturan dan kebijakan Syariah Solo. Suatu hari hotel tengah hotel. diramaikan dengan kegiatan olimpiade matematika yang diikuti banyak siswa siswi SMA. Lalu, HRD menerima kabar bahwa salah satu panitia olimpiade meminta untuk dijemput di bandara, atas permintaan tersebut HRD mengiyakan dengan memberikan berita bahwa driver yang tersedia hanya 1 dan sedang membantu panitia membagi snack. Driver yang siaga hanya si B maka HRD memberikan tugas untuk melakukan penjemputan setelah si B 81 menyelesaikan tugasnya lokasi tes olimpiade. Karena emosi yang tidak stabil, si B kemudian datang ke hotel dengan penuh amarah kepada HRD dan berbicara kurang sopan didepan tamu, karena dirinya merasa bahwa HRD telah melakukan seharusnya. memberikan hal Padahal yang HRD pengertian tidak sudah untuk menyelesaikan tugasnya dahulu baru melakukan penjemputan, namun si B justru emosi dan berkata yang kurang baik didepan tamu.
