Modul Analisis Jabatan [TM14]

MODUL PERKULIAHAN
ANALISIS
JABATAN
Contoh Latihan Penyusunan Analisis Jabatan
(2)
Fakultas
Program Studi
PSIKOLOGI
PSIKOLOGI
Tatap Muka
14
Kode MK
Disusun Oleh
MK
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Abstract
Kompetensi
Petunjuk Penggunaan Template
Modul Standar untuk digunakan
dalam modul perkuliahan
Universitas Mercu Buana
Dosen Penyusun dapat menerapkan
dan menggunakan template modul
standar untuk modul-modul yang akan
dipergunakannya
BAB I
IDENTIFIKASI JABATAN
1. Nama
:
?.
2. Usia
:
35 tahun
3. Jabatatn
:
Departemen Sumber Daya Manusia
4. Posisi
:
Departemen Head / Manager Sumber Daya Manusia
5. Perusahaan
: X
6. Alamat
: X
7. Struktur
:
Direktur Utama
Sekretaris Perusahaan
Koord. Audit Mutu Internal
Sumber Daya Manusia
MGR
Purchasing
Finance & Accounting
Marketing
MGR
MGR
MGR
Penjelasan struktur Direksi yang menjabat direktur utama mempunyai sekretaris perusahaan
yang salah satu tegasnya mengundang rapat kerja seluruh manager dan juga ada bagian koordinator
audit mutu internal yang menganalisis perkembangan internal perusahaan. Kemudian manager SDM
punya tanggung jawab sepenuhnya kepada Direksi.Kapasitas manager SDM seimbang dengan
purchasing manager, finance & accounting manager, ataupun marketing manager. Manager SDM
punya bawahan langsung dengan struktur sebagai berikut :
2016
2
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Manager SDM
Divisi
Divisi
Divisi
Training
Recruitment
Proses Development
Officer
Admin
Admin
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Penjelasan struktur manager SDM yang mempunyai bawahan langsung 10 orang yang membantunya
dalam mengimplementasikan pekerjaan di departemen SDM.Ada tiga divisi yang masing-masing
divisi mempunyai konsentrasi kerja pada bidang training, recruitment, dan process development.Pada
bagian training dan recruitment mempunyai admin atau sekretaris. Sedangkan proses development
officer dikelola oleh satu orang. Pada divisi training punya tiga orang staff, sedangkan divisi
recruitment ada dua orang staf.Setiap divisi wajib memberi report pada manager SDM.
8. Bawahan Langsung dan Tidak Langsung
Bawahan Langsung
Bawahan Tidak Langsung
Divisi training (satu ketua, satu admin,
tiga staf 5 orang).
Divisi recruitment (satu ketua, satu
admin, dua staf 4 orang).
Bawahan tidak langsung yang
menyangkut proses analisis kinerja
karyawan
Divisi PDO satu orang
Jumlah 20 orang
Jumlah 115 orang
9. Hubungan Kerja
Internal
2016
3
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Departemen
Tujuan
SDM (divisi training)
Menyetujui program training
SDM (divisi training)
Menganalisa pengaruh training
SDM (divisi recruitment)
Menetapkan job desc & job spec
SDM (divisi recruitment)
Menyetujui penerimaan karyawan
SDM (divisi recruitment)
Mengawasi proses recruitment
SDM (divisi PDO)
Memperoleh report personal appraisal
SDM (divisi PDO)
Menganalisis rencana kerja individu
Eksternal
Departemen
Tujuan
Direksi
Menyampaikan laporan bulanan
Sekretaris perusahaan
Memasukkan data administrasi SDM
Accounting
Menerimakan karyawan
Finance
Menerimakan karyawan
Marketing
Menerimakan karyawan
KERJASAMA LAINNYA
Institusi
Badan pengembangan & penerapan teknologi (BPPT)
Direktorat
Jenderal
Pembinaan
Hubungan
Industrial
dan
Pengawasan
Ketenagakerjaan (DITJEN BINAWAS DEPNAKER).
Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Industri Bahan dan Barang Teknik
(B4T).
Badan Tenaga Atom Nasional (BATAN)
Laboratorium Penelitian (LAPI-ITB)
Institut Teknologi Sepuluh November (ITS)
Universitas Hasanudin (UNHAS)
Universitas Indonesia (UI)
Asosiasi Korosi Indonesia
10. Visi dan Misi Perusahaan
PT. X mempunyai visi dan misi yang didasarkan atas dasar pendirian dan arah pengembangan
perusahaan di masa mendatang.
VISI PERUSAHAAN
2016
4
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Menjadi perusahaan batu bara terpercaya dan terbaik dari segi kualitas produk, kualitas sumber
daya manusia dan kinerja perusahaan.
MISI PERUSAHAAN
Menjalankan usaha batu bara secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.
11. KPI (Key Performance Indikator)
STRATEGI PERUSAHAAN
 Memfokuskan pada usaha di bidang batu bara
 Meletakkan landasan komersial sebagai pertimbangan terpenting dalam semua keputusan
bisnisnya.
 Menerapkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi setara dengan perusahaan publik.
 Mempekerjakan sumber daya manusia terbaik di bidangnya
 Membangun lingkungan bisnis yang sehat bersama mitra bisnis yang professional, terpercaya
dan berintegritas.
 Melakukan investasi untuk menopang pertumbuhan, dengan kemampuan sendiri maupun
bekerjasama dengan mitra bisnis yang terpercaya.
 Membangun kemampuan teknologi, riset, dan pengembangan bersama dengan perguruan
tinggi dan lembaga ilmu pengetahuan lainnya.
SASARAN STRATEGIS
Dalam lima tahun mendatang, perusahaan berkomitmen untuk mencapai sasaran strategis sebagai
berikut :
 Memiliki pengolahan dengan tingkat kehandalan, efisiensi, dan daya saing tinggi.
 Menjadi pimpinan pasar dan memiliki jaringan infra struktur berdaya saing tinggi.
 Merupakan perusahaan yang menerapkan system informasi dan teknologi mutakhir untuk
mendorong efisiensi dan transparansi operasi, menerapkan system keselamatan dan kesehatan
kerja, dan lindung lingkungan berstandar tinggi, dan menjadi tempat bekerja pilihan bagi
SDM berkualitas.
 Menjadi pusat lingkungan bisnis yang sehat, dan pusat sumber daya batu bara dengan
kemampuan riset dan pengembangan yang tinggi.
12. Kebijakan Internal
Prinsip – Prinsip Tata Kelola Korporasi
Transparansi
2016
5
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Menyediakan dan mengungkapkan informasi yang material dan relevan,
mudah diakses dan dipahami oleh para pemangku kepentingan.
 Informasi yang harus diungkapkan meliputi, tetapi tidak terbatas pada visi,
misi, sasaran usaha, dan strategi perusahaan, system pengawasan dan
pengendalian internal, system dan pelaksanaan tata kelola korporasi dan
kejadian penting yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan.
 Pelaksana prinsip keterburukan tidak mengurangi kewajiban untuk
memenuhi ketentuan tentang kerahasiaan perusahaan.
Akuntabilitas
 Dikelola dengan benar, terukur, dan sejalan dengan kepentingan para
pemangku kepentingan secara proporsional.
 Memastikan bahwa system pengendalian internal berjalan secara efektif.
 Memiliki ukuran kinerja untuk semua jajaran yang konsisten dengan sasaran
usaha, serta memiliki system penghargaan dan sanksi.
 Berpegang pada etika bisnis dan pedoman perilaku yang telah ditetapkan.
Responsibilitas
 Mematuhi peraturan perundang-undangan, peraturan perusahaan dan
melaksanakan tanggung jawab sosial, untuk menjaga kesinambungan usaha
jangka panjang.
 Direktur utama dengan pertimbangan dewan komisaris menominasikan dan
memilih calon Direksi atas dasar profesionalitas.
Independensi
 Menghindari terjadinya dominasi oleh pihak manapun, bebas dari bantuan
kepentingan agar pengambilan keputusan dilakukan secara obyektif sematamata untuk kepentingan perusahaan.
 Dikelola secara independen termasuk dalam pengambilan keputusan bisnis,
restrukturisasi organisasi, investasi, dalam mempekerjakan sumber daya
manusia terbaik.
 Pelaksanaan prinsip independensi tidak mengabaikan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Kewajiban dan Kesetaraan
 Senantiasa memperhatikan kepentingan pemegang saham dan pemangku
2016
6
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
kepentingan lainnya berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan.
 Memberikan kesempatan yang sama kepada karyawan, dalam berakhir dan
melaksanakan tugas secara professional tanpa membedakan suku, agama,
ras, golongan, dan jenis kelamin.
Kenapa ada kebijakan di atas?Prinsip-prinsip tata kelola korporasi tersebut ada karena perusahaan
yang beracuan pada visi, misi dan upaya mencapai sasaran perusahaan sebagai realisasi strategi
perusahaan.
BAB II
JOB DESCRIPTION
A. Tugas Utama
I.
Mewujudkan sumber daya manusia yang memiliki motivasi untuk berperilaku sesuai dengan
nilai-nilai perusahaan dengan menjadi inspirator dan role model.
II. Memastikan terselenggaranya fungsi human resources, administrasi, layanan informasi, dan
data knowledge secara efektif dan efisien guna mendukung sasaran operasional perusahaan.
III. Mendukung manajemen dan kelancaran operasional perusahaan sehingga mampu secara
optimal menyediakan sumber daya untuk mendukung penyelenggaraan jasa konsultansi dan
pencapaian sasaran yang sesuai dengan visi dan misi.
IV. Mengendalikan efektivitas implementasi pengendalian intern perusahaan yang terkait dengan
SDM
serta
menciptakan
lingkungan
pengendalian
yang
mendukung
pengendalian intern perusahaan.
Tugas Operasional
2016
I.1
Memelihara, mendorong, membina, serta mengembangkan kinerja karyawan.
I.2.
Pembinaan dan penegakan disiplin mengenai jam kerja karyawan.
I.3.
Mengatur penggunaan scan finger sebagai cara untuk absen
I.4.
Menempatkan (assigning) dan memanfaatkan (utilizing) karyawan.
7
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pelaksanaan
I.5.
Penegakan disiplin karyawan seperti menegur, memberi peringatan, memberi skorsing dan
tindakan disiplin untuk dapat meningkatkan kemampuan.
II.1.
Merencanakan system dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien.
II.2.
Menyusun peraturan perusahaan untuk diajukan ke Departemen Tenaga Kerja.
II.3.
Membuat surat perjanjian kerja (karyawan kontrak, masa percobaan, pengangkatan).
II.4.
Membuat surat tugas, surat mutasi, surat referensi kerja, surat keterangan gaji.
II.5.
Memproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan.
II.6.
Pelaporan ke Jamsostek, Departemen Tenaga Kerja, dan Instansi terkait.
III.1. Menyusun Job Desription, Specification, dan Evaluation bagi seluruh jabatan sesuai
susunan organisasi, dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan.
III.2. Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi
kerjanya.
III.3. Menerapkan dan menjelaskan kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan.
III.4. Mengurus pelayanan kesehatan seperlunya bagi karyawan yang sakit/kecelakaan.
IV.1. Mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
IV.2. Memberi wewenang tertentu dalam penyelesaian pekerjaan sehingga dapat bekerja secara
efektif dan efisien.
IV.3. Membangun / membentuk tim yang solid mendasarkan kepada visi dan misi perusahaan.
IV.4. Mendorong bawahan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan waktu dan sasaran
yang telah ditentukan.
2016
8
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
IV.5. Mengembangkan situasi yang kondusif sehingga dapat merangsang bawahan untuk
mengeluarkan ide-ide dan inovasi-inovasi terbaru sehingga dapat membantu untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan hasil seoptimal mungkin.
IV.6. Berani bersikap dan bertindak tegas sesuai dengan aturan main yang ada tatkala
dihadapkan dalam situasi yang sulit.
B. Tanggung Jawab
1. Memimpin pengelolaan dan pengembangan kebijakan karporat serta pengelolaan jasa, sarana
dan fasilitas, yang mencakup kebijakan organisasi dan kesisteman, SDM, kesehatan
keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (K3LL), manajemen mutu, pengelolaan
penunjang usaha, dan security serta koordinasi transformasi sesuai strategi yang ditetapkan
Direksi.
2. Mengendalikan kegiatan Sumber Daya Manusia (SDM) termasuk melaksanakan efisiensi dan
efektivitas fungsi-fungsi umum dan jasa.
3. Memimpin dan mengarahkan penyusunan kebijakan-kebijakan korporat sesuai perencanaan
strategi korporasi.
4. Memberikan keputusan organisasi dan SDM dalam lingkup Pusat Korporat sesuai ketetapan
dan kebijakan Direksi dan steering committee organisasi.
5. Memberikan keputusan bisnis sesuai lingkup kewenangannya.
6. Memimpin dan mengarahkan pengembangan aplikasi teknologi informasi dalam IT enterprise
wide system guna mendukung inovasi bisnis termasuk koordinasi dan pengawasan proyekproyek SDM.
7. Memimpin dan mengarahkan kegiatan transformasi dan reorganisasi perusahaan dan
pembinaan pekerja sesuai pedoman yang berlaku.
C. Kewajiban
1. Merencanakan system dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien.
2. Menyusun peraturan perusahaan untuk diajukan ke departemen tenaga kerja.
3. Menyusun job description, specification, dan evaluation bagi seluruh jabatan sesuai susunan
organisasi, dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan.
4. Menyelenggarakan recruitment.
5. Membuat surat perjanjian kerja (karyawan kontrak, masa percobaan, pengangkatan).
6. Membuat surat tugas, surat mutasi, surat referensi kerja, surat keterangan gaji.
7. Memproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan.
2016
9
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
8. Pelaporan ke Jamsostek, Departemen Tenaga Kerja, dan instansi terkait.
9. Menerapkan dan menjelaskan kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan.
10. Memonitor dan mengevaluasi hasil kerja karyawan.
11. Aktif dalam memberikan informasi perkembangan, permasalahan HRD.
12. Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi
kerjanya.
13. Mengeluarkan teguran lisan atau surat peringatan bila dipandang perlu dan dengan
sepengetahuan Direksi.
14. Mengurus pelayanan kesehatan seperlunya bagi karyawan yang sakit/kecelakaan.
15. Mengurus perpanjangan STNK kendaraan operasional kantor dan Direksi.
16. Merencanakan, mengatur pemenuhan kebutuhan inventarisasi kantor.
17. Melengkapi administrasi untuk pembelian barang.
18. Membantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern perusahaan.
19. Menganani urusan dengan pengelola gedung (misal : negosiasi perjanjian sewa).
20. Membuat laporan bulanan tentang tugas dan tanggung jawab kepada Direksi.
Daftar Pustaka
2016
10
Analisis Jabatan
Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id