BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Komunikasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi
Komunikasi merupakan unsur paling penting dan menjadi dasar bagi
segala aktivitas kehidupan manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling
berhubungan satu sama lain, begitu juga hal nya bagi suatu lembaga atau
organisasi. Istilah komunikasi dalam bahasa inggris disebut dengan comunication,
berasal dari kata communication atau communis yang berarti sama maknanya atau
pengertian yang sama dengan maksud untuk mengubah pikiran, sikap, perilaku
penerima dan melaksanakan apa yang di inginkan oleh komunikator.5
Carl I. Hovland mendefinisikan komunikasi sebagai :
The Process by which an individual (the comunicator) transmits stimuli
(usually verbal symbols) to modify the behavior of othe individuals
(communicates)6
Dengan kata lain, komunikasi adalah proses individu dalam mengirim
stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang
lain. Definisi Hovland menunjukan bahwa yang dijadikan objek studi Ilmu
komunikasi bukan saja penyampaian informasi, melainkan juga pembentukan
pendapat umum (public opinion) dan sikap publik (public attitude).
Istilah komunikasi berpangkal pada perkataan latin Communis yang
artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang
5
6
Widjaja A.W. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. PT. Bumi Aksara. Jakarta, 2005, Hal. 8
Ibid.
9
10
atau lebih. Komunikasi juga berasal dari akar kata dalam bahasa latin Communico
yang artinya membagi (Cherry dalam Stuart, 1983). 7
Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pikiran
atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). 8
Menurut pakar ilmu komunikasi, Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan
Glen H. Broom, pengertian komunikasi adalah:
“Communication as intercourse by words, letters or message, interchange
of thoughts or opinion” 9
Komunikasi menurut Robert D.Ross (1977:5), bahwa komunikasi
merupakan alat yang penting dalam fungsi public relations. Publik mengakui dan
menghargai suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif, dan
sekaligus kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian publik serta tujuan
penting yang lainnya dari fungsi public relations.10
Sebuah definisi yang dibuat oleh kelompok sarjana komunikasi yang
mengkhususkan
diri
pada
studi
komunikasi
antar
manusia
(human
communication) bahwa :
“Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki
orang-orang mengatur lingkungannya dengan (1) membangun hubungan antar
7
Hafied Cangara. Pengantar Ilmu Komunikasi Edisi Revisi. PT. Rajagrafindo Persada. Jakarta.
2011. Hal 18
8
Onong Uchjana Effendi. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya. Bandung.
2009. Hal. 11
9
Cutlip, Scott M., Allen H. Center and Glen H. Broom. Effective Public Relations. International
Edition (8th Edition). Prentice Hall. New Jersey. 2000. Page 260
10
Rosady Ruslan . Manajemen Public Relations & Media komunikasi. Raja Grafindo. Jakarta, 2012,
Hal. 83
11
sesama manusia; (2) melalui pertukaran informasi; (3) untuk menguatkan sikap
dan tingkah laku orang lain; serta (4) berusaha mengubah sikap dan tingkah laku
itu’.11
Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya
program humas modern. Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar
para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan
mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan
karyawan.12
2.2 Komunikasi Organisasi
Kata komunikasi menurut Onong Uchjana Effendi (1992:3), yaitu berasal
dari perkataan bahasa latin : communicatio yang berarti (pemberitahuan) atau
“pertukaran pikiran”. Dengan demikian maka secara garis besar dalam suatu
proses komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesan maka agar terjadi suatu
pertukaran pikiran atau pengertian, antara komunikator (penyebar pesan) dan
komunikasi (penerima pesan).13
Dalam suatu proses komunikasi terdapat beberapa elemen yang saling
berkaitan satu sama lainnya. Menurut Harrold Lasswell, terdapat 5 (lima) elemen
dalam keberlangsungan proses komunikasi :
1. Who
Komunikator yang menyampaikan pesan, mempunyai maksud
berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang
yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam
bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua
pihak.
11
Hafied Cangara. Pengantar Ilmu Komuniikasi Edisi Revisi. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta.
2010. Hal 20
12
Frazier Moore. Humas (Membangun Citra Dengan Komunikasi). PT. Remaja Rosdakarya.
Bandung 2004. Hal 87
13
Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. PT
Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2003. Hal 79
12
2. Says What
Pesan yang disampaikan oleh komunikator, yaitu bagaimana pesan
disampaikan atau dibawa melalui media atau saluran baik secara langsung
maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon,
surat, e-mail ataupun media lainnya.
3. In Which Channel
Saluran komunikasi sebagai media penyampaian pesan, dalam hal ini
berbentuk newsletter/majalah.
4. To whom
Komunikasi atau penerima pesan, yang disampaikan dan menerjemahkan
isi pesan yang diterimanya kedalam bahasa yang dimengerti kedua pihak.
5. With What Effect
Memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang
dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang
dimaksud oleh si pengirim.14
Menurut Wilbur Scharamm, kondisi-kondisi yang harus dipenuhi sebagai
penunjang bagi komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat
menarik perhatian komunikan
2. Pesan harus menggunakan lambing-lambang tertuju kepada pengalaman
yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama
mengerti.
3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan
menyarankan beberapa cara untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi
yang layak bagi suatu kelompok dimana komunikan berada pada saat ia
digerakkan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki. 15
Komunikasi organisasi dalam definisi fungsional dapat diartikan sebagai
pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
14
Onong Uchjana Effendi. Ilmu Komunikasi Teori-Praktek. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2006
Onong Uchjana Effendy. Ilmu teori dan Filsafat Komunikasi. Citra Aditya Bhakti. Bandung. 2003.
Hal 41-42
15
13
komunikasi dalam hubungan-hubungan antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan,
Komunikasi organisasi terjadi di dalam organisasi maupun antar
organisasi, bersifat formal maupun informal. Semakin formal sifatnya, semakin
terstruktur organisasi ke atas, ke bawah maupun horizontal. Sedangkan
komunikasi informal adalah yang terjadi diluar struktur organisasi. Karenanya
komunikasi
organisasi
melibatkan
komunikasi
kelompok,
komunikasi
antarpribadi, komunikasi intrapribadi dan terkadang komunikasi publik juga
muncul didalamnya.16
Conrad dalam (Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga fungsi
komunikasi dalam organisasi. Fungsi-fungsi tersebut adalah :
1. Fungsi Perintah
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasinya “membicarakan
menerima, menafsirkan dan bertindak atau suatu perintah”. Dua jenis
komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengerahan
dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota
lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi di antara
sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut.
2. Fungsi Relational
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi “menciptakan dan
mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota
organisasi lain”. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja
pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara misalnya kepuasaan
kerja, aliran komunikasi kebawah maupun keatas dalam hirarki
organisasional, dan tingkat pelaksaan perintah.
3. Fungsi Manajemen Ambigu
Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat
ambigu. Misalnya motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil
akan mempengaruhi rekan kerja organisasi, demikian juga diri sendiri,
16
Dani Vardiansyah. Pengantar Ilmu Komunikasi. Ghalia Indonesia. Bogor. 2004. Hal 33
14
tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya
pilihan tersebut mungkin tidak jelas. 17
Menurut Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi
sebagai berikut:
“organizational communications is the process of creating and
exchanging message with in a network of interdependentrelationship to
cope with environmental uncertainty”.18
Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu
sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubahubah.
2.3 Public Relations
Public Relations merupakan penghubung anata organisasi dengan
publiknya, baik publik internal (top management, pemegang saham, keluarga,
karyawan) maupun publik eksternal (pemerintah, pesaing perusahaan, pers,
konsumen). PR selalu berhubungan dengan kegiatan penciptaan pemahaman
melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan muncul
perubahan yang berdampak. Dengan demikian, PR merupakan bentuk komunikasi
yang berlaku disemua jenis organisasi, baik yang bersifat komersial atau non
komersial disektor publik pemerintahan maupun swasta.
Menurut Rex Harlow, “public relations adalah fungsi manajemen yang
unik yang membantu membangun dan memelihara jalur komunikasi,
memunculkan pemahaman, kerja sama antara organisasi dan publiknya;
17
18
Khomsahrial Romli. Komunikasi Organisasi Lengkap. PT Grasindo. Jakarta. 2011. Hal 2-3
Ibid 13
15
melibatkan manajeman permasalahan dan isu; membantu manajemen untuk terus
menginformasikan dan tanggap terhadap opini publik; mendefinisikan dan
menekankan tanggung jawab manajeman untuk tetap mengikuti dan
memanfaatkan perubahan secara efektif, melayani sebagai sistem peringatan dini
untuk membantu mencegah kecenderungan negatif; dan menggunakan penelitian
yang sehat dan etika komunikasi sebagai alat utamanya”.19
Peran Pubic Relations dalam suatu organisasi dibagi menjadi 4 (empat)
Kategori yaitu sebagai berikut :
a. Communication Technician (Teknisi Komunikasi)
Beberapa praktisi memasuki dunia humas ini sebagai teknisi. Pada tahap
ini kemampuan jurnalistik dan komunikasi sangat diperlukan. Humas
diarahkan untuk berperan menulis newsletter, in house magazine, in house
jurnal, newsrelease, feature, dan lain sebagainya. Biasanya praktisi dalam
peran ini tidak hadir pada saat manajemen menemui kesulitan. Mereka
tidak dilibatkan dalam manajemen sebagai pengambil keputusan. Peran
mereka lebih kearah penelitian tools dan mengimplementasikan program.
b. Expert Prescriber (Penasehat Ahli)
Praktisi humas sebagai pendefinisi problem, pengembangan program dan
memiliki tanggung jawab penuh untuk mengimplementasikannya. Mereka
sebagai pihak yang pasif. Manajer yang lainnya menyerahkan tugas
komunikasi sepenuhnya ketangan si komunikasi ini sehingga mereka dapat
mengajarkan pekerjaan mereka yang lainnya.
c. Communication Fasilitator (Fasilitator Komunikasi)
Humas sebagai pendengar setia dan broker informasi. Mereka sebagai
penghubung, interpreter dan mediator antara organisasi dan publiknya.
Mereka menglola two way communication dengan cara membuka
rintangan komunikasi yang ada atau yang terjadi.
d. Problem Solving Facilitator (Fasilitator dalam Pemecahan Masalah)
Peranan praktisi humas dalam hal proses pemecahan persoalan humas ini,
merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi
baik sebagai penasehat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi
(keputusan) dalam mengatasi persoalan atau kritis yang tengah dihadapi
secara rasional dan professional. 20
19
Keith Butterick. Public Relations Teori dan Praktik. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2012. Hal
9
20
Rosady Ruslan. Manajemen Humas dan Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2002.
Hal 22-23
16
Karena hal itulah maka muncul kebutuhan akan wadah atau sarana yang
berfungsi menjadi media bagi perusahaan tersebut. Saat ini banyak sekali
perusahaan yang sudah menggunakan media internal yang dikelola oleh seorang
PR untuk mengatasi permasalahan serta menggunakan media internal untuk
memberikan pengetahuan serta informasi kepada karyawannya.
2.3.1 Tugas Public Relations
Tugas pokok Public Relations sehari-hari adalah sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi
secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik
mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi
b. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum
atau masyarakat
c. Memperbaiki citra organisasi
d. Tanggung jawab
sosial (Social Responsibility), Public Relations
merupakan instrument yang bertanggung jawab terhadap semua kelompok
yang berhak mendapatkan tanggung jawab tersebut.21
Tingakt efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok
yaitu :
a. Keterbukaan pihak manajemen
b. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan dinilai dan arti penting
komunikasi dengan karyawan
21
Assumpta, Sr. Maria. Dasar-dasar Public Relations: Teori dan Praktek. Grasindo. Jakarta. 2004.
Hal 39-42
17
c. Keberadaan seorang manajer komunikasi (manajer humas) yang tidak
hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber
daya teknis yang modern.22
2.4 Humas Pemerintah
Setiap lembaga atau instansi tentu ingin berhasil mencapai tujuannya,
keberhasilan tersebut tidak dapat dicapai hanya berdasarkan kemampuan yang ada
pada lembaga itu saja. Disamping itu perlu adanya pengertian, penerimaan dan
keikutsertaan publiknya. Yang dimaksud dengan publik adalah publik internal
maupun eksternal.
Adanya unit kehumasan pada setiap instansi pemerintah merupakan suatu
keharusan fungsional dalam rangka penyebaran tentang aktivitas instansi tersebut.
Humas merupakan suatu alat untuk memperlancar jalannya interaksi serta
penyebaran informasi melalui media internal maupun eskternal.
Dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi kehumasan,
sebagai aparat kehumasan pemerintah, maka berbagai kegiatan yang perlu
diperhatikan antara lain:
1. Membina pengertian pada khalayak atau publik terhadap kebijaksanaan
pimpinan, baik kepada khalayak internal maupun khalayak eksternal.
Pembinaan pengertian kepada khalayak termasuk pemberian dan pelayan
informasi.
2. Menyelenggarakan
dokumentasi
kegiatan-kegiatan
pokok
instansi
pemerintah, terutama yang menyangkut publikasi.
22
Rusadi Ruslan. Public Relations dan Komunikasi. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 1995.
Hal 271-273
18
3. Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat.
4. Mengumpulkan data dan informasi yang datang dari berbagai sumber.
5. Bentuk produk humas yang dihasilkan seperti majalah, bulletin, press
release, poster, folder, pamphlet, selembaran dan lain-lain.23
2.5 Efektivitas Media Internal
Banyaknya pilihan media komunikasi yang bisa digunakan bidang humas
untuk mendukung aktivitasnya, membuat mereka harus bisa memilah dan memilih
media apa yang paling tepat untuk menyampaikan pesan-pesannya kepada
khalayaknya.
Media internal bisa dibilang sebagai salah satu jembatan komunikasi yang
mempunyai pengaruh terhadap kelanjutan komunikasi organisasi. Namun media
yang bagaimanakah yang bisa dikatakan efektif?
Sedangkan efektivitas menurut Sondang P. Siagian di dalam bukunya yang
berjudul Audit Manajemen (2001:24) memberikan definisi efektivitas adalah
sebagai berikut:
“Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, saranan dan prasaran dalam
jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan
sejumlah barang atau jasa kegiatan yang dijalankannya”.24
Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran
yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti
makin tinggi efektifitasnya.
23
24
Widjaja H.A.W. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat. PT. Bumi Aksara. Jakarta. 2010. Hal 65
Sondang P Pasaribu. Audit Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta. 2001. Hal 24
19
Sementara itu Abdurahmat (2003:92) “Efektivitas adalah pemanfaatan
sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar
ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada
waktunya”.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu
pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan
tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Di
dalam menjalankan tugasnya, public relations perlu meninjau kembali efektivitas
dari media internal yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada
khlayaknya, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah media tersebut sudah
cukup mewakili apa yang dibutuhkan dan apa yang ingin diaspirasikan oleh
khalayak.
Menurut Hardjana di dalam bukunya Audit Komunikasi menjelaskan
tentang efektivitas sebuah media internal komunikasi adalah sebagai berikut :
1. Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima pesan yang dituju.
Penerima pesan merupakan objek yang diharapkan untuk menerima pesan
tersebut.
2. Isi : yang diterima atau ditelusuri vs yang dimaksud isi pesan yang
diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan.
3. Ketepatan waktu : sesuai jadwal vs menyimpang jadwal. Pesan yang
dimaksud sampai pada penerima pesan tepat pada waktunya. Hal ini
berarti bahwa penyampaian pesan tersebut sesuai dengan kondisi dan
situasi.
4. Media : yang dimaksud disini adalah media yang digunakan untuk
menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan dijarapkan oleh
pengirim pesan dan penerima pesan.
5. Format : struktur yang diterima vs pesan yang dikirim, terdapat kesesuaian
format antara yang dimaksud oleh pengirim dengan penerima pesan.
20
6. Sumber : orang yang melakukan sekaligus bertanggung jawab, artinya
terdapat kejelasan sumber yang dapat dipertanggung jawabkan sehingga
pesan yang disampaikan akurat.25
Jadi, sebuah media internal dikatakan efektif menurut Andre Harjana
apabila isi dari media internal tersebut cukup mewakili beberapa dimensi yang
disebutkan di atas. Mulai dari kejelasan sumber, ketepatan waktu, format maupun
isinya.
2.6 Media Internal
Media internal merupakan media yang dipergunakan untuk kepentingan
kalangan dan non komersial, serta lazim digunakan dalam aktivitas PR.26 Variasi
media internal PR sangatlah banyak, pemilihan bentuk dan metode komunikasi
disesuaikan dengan karakteristik organisasi, jumlah strata personil.
Tujuan utama media internal adalah memberikan informasi kepada publik
mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi, menstimulasi peningkatan mutu
dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik serta peranan
individual mereka dalam tujuan organisasi.
Pengertian media menurut Tony Greener adalah merupakan jalur penting
dalam kegiatan-kegiatan public relations. Pengertian media internal secara luas
dapat diartikan sebagai bahasa informasi yang diterbitkan secara teratur oleh
bagian internal perusahan atau lembaga pemerintahan. Hal ini dikarenakan
25
Ashadi, Siregar dan Rondang Pasaribu. Bagaimana Mengelola Media Komunikai Organisasi.
Cetakan Kelima. Kanisius. Yogyakarta. 2000. Hal 62
26
Frank Jefkins. Public Relations. Edisi Kedua Erlangga. 1998
21
keseluruhan proses produksi dan pengelolaan media internal tersebut sebagai
tugas pokok dan fungsi humas.27
Dalam menjalankan dan mendukung fungsi dan tugas humas, maka dari
seorang humas meembuat media internal. Menurut Rosady Ruslan dalam
Manajeman PR dan Media Komunikasi, fungsi media internal :
1. Media hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya
pencapaian pesan-pesan perusahan kepada pemilik (stakeholder), khalayak
terkait aktivitas perusahaan, manfaat produk barang dan jasa.
2. Ajang komunikasi antara karyawan. Misal : kegiatan usaha, wisata atau
kegiatan karyawan.
3. Media bagi staff PR dalam tulis menulis (menulis untuk media internal
atau eksternal).
4. Nilai tambah bagi PR dalam menerbitkan In House Journal yang bermutu,
terbit berkala dan teratur, penampilan profesional, LayOut dan isi di tata
rapih, dan Cover yang menarik. 28
Dalam melaksanakan kegiatan humas untuk mengelola media internal
terdapat beberapa jenis media internal yang diproduksi sendiri oleh perusahaan
salah satunya yaitu jurnal internal, jurnal tersebut terbagi juga menjadi beberapa
bagian diantaranya :
1. Majalah, yaitu jurnal internal dengan format majalah dan isinya
kebanyakan adalah fitur dan ilustrasi. Jurnal bisa dicetak dengan
menggunakan teknik lithografi atau photo gravure.
2. Koran, yaitu meskipun mirip dengan Koran tabloid, tapi isinya terdiri dari
berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya
lebih canggih, yakni secara offset-litho.
27
Tonny Greener. Kiat Sukses PR dan Pembentukan Citranya. PT. Bumi Aksara Citranya. Jakarta.
1993. Hal 23
28
Rosady Ruslan. Manajeman Humas Komunikasi. PT Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2002. Hal
186
22
3. Newsletter, yaitu sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat
dengan atau tanpa gambar.
4. Majalah dinding, yaitu bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan
pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk
keperluan internal maupun eksternal. 29
Media perusahaan yang biasa dipergunakan sebagai saluran atau sarana
komunikasi yang sering dipergunakan oleh praktisi public relations untuk
menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra
melalui berbagai jenis media publikasi. 30 Menurut Deddy Mulyana dalam
bukunya Metodologi Penelitian Komunikasi, jenis-jenis media publikasi
organisasi antara lain sebagai berikut :
1. Bulletin
Bulletin adalah publikasi organisasi yang menyangkut perkembangan
suatu topic atau aspek tertentu dan diterbitkan secara teratur dalam waktu
yang relatif singkat.
2. House Journal
Media internal atau In House Journal dipergunakan oleh PR untuk
keperluan publiksi atau sebagai sarana komunikasi yang ditujukan pada
kalangan terbatas ; seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah, konsumen.
Biasanya berbentuk ; Newslatter, Magazine, Tabloit, Bulletin, Company
Profile, Annual Report, Prospektus dan lain sebagainya.
3. Prited Material
Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian
pesan-pesan yang berbentuk ; Brochure, Leaflet. Booklet, Kop Surat,
Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat, Kalender dan yang lainnya.
4. Media Pertemuan (Event)
Media pertemuan secara langsung dengan para audiensnya melalui tatap
muka langsung, misalnya dengan presentasi seminar, pameran dan lain
sebagainya.
29
Frank Jefkins. Public Relations. PT. Gelora Aksara Partama (edisi kelima). Jakarta. 1998. Hal 147
Rosady Ruslan. Manajeman Public Relations & Media Komunikasi : Konsepsi dan Aplikasi
(cetakan ke7). PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta. 2006. Hal 201-202
30
23
5. Media Sarana Public Relations
Media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan
(Corporate Identity) yang merupakan simbol atau nama perusahaan, logo,
warna, standart perusahaan dan kemasan produk (Corporate and Product
Color Image), penampilan dan citra lobby kontor (front office lobby
image) dan hingga model huruf atau perusahaan (style of identity mark)
yang sekaligus merupakan citra perusahaan yang khas sebagai pembeda
dengan competitor lainnya.
6. Media Personal
Media personal ini merupakan media PR yang berkaitan dengan
kemampuan untuk mengadakan pertemuan langsung (face to face contact)
untuk maksud mengatakan pendekatan personal (personal approach) atau
melobbi dan kemudian meningkatkan untuk bernegoisasi sehingga kedua
belah pihak dapat terlibat dalam perundingan akan mencapai kata sepakat.
Artinya kemampuan dalam presentasi, melobbi, bernegoisasi dan lain
sebagainya harus dikuasai oleh seorang Public Relations yang professional
dalam perannya mewakili perusahaan.31
Humas bisa menggunakan semua hal yang tertulis tersebut, namun harus
disesuaikan dengan dana dan waktu yang diberikan oleh pimpinan untuk kegiatan
tersebut, dan hal yang paling penting sebelum memilih hal yang mana yang paling
terbaik untuk mendukung kegiatan humas, juga disesuaikan dengan khalayak
internalnya.
Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh humas dalam
pembuatan Media Internal, yaitu :
1. Readers (pembaca)
Penting untuk diketahui harus secara tahu siapa yang menjadi
target/sasaran pembacanya, apakah manajemen, eksekutif atau karyawan
kebanyakan. Pembaca akan menentukan gaya dan isi penerbitan, dan
pembaca telah mengenal serta memahami dengan seksama tentang
penerbitan komersial.
31
Dedy Mulyana. Metodologi Penelitian Komunikasi. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 2000. Hal
45
24
2. Quantity (eksemplar, tiras/oplah)
Jumlah tiras dari media cetak yang diterbitkan tentunya harus disesuaikan
dengan jumlah konsumen. Tiras akan mempengaruhi cara produksi,
kualitas bahan dan isi.
3. Frequebcy (waktu terbit/edisi)
Dari fasilitas dan biaya yang ada dapat diputuskan untuk menerbitkan
sebuah media cetak dengan waktu edisi terbit, harian, mingguan, bulanan
atau dengan waktu yang jarang, dwibulanan, tribulanan, tetapi tidak boleh
celah yang terlalu besar karena akan menghilangkan pengertian dari
keberkalaan atau kontinuitas terbit.
4. Policy (kebijakan redaksi)
Dalam pembuatan media internal kita harus menetapkan tujuan penerbitan.
Apakah sekedar memberikan informasi kepada khalayak atau pembaca
tentang perusahaan atau organisasi atau untuk membina hubungan baik
antara top manajemen dengan karyawannya. Hal terpenting adalah media
internal yang diterbitkan harus sejalan dengan program humas secara
menyeluruh sehingga tercapai sasaran yang hendak dicapai oleh suatu
organisasi atau perusahaan dalam memelihara dan miningkatkan citra
positif.
5. Title (nama media internal)
Nama, dan logo media internal termasuk dalam rancangan/desain. Hal
penting yang harus diperhatikan adalah nama itu harus mencerminkan
kekhasan atau memiliki karakteristik tersendiri, mudah diingat dan
komunikatif.
6. Proses Percetakan
Proses percetakan bisa menggunakan letterpress, photogravure atau web
offset. Proses percetakan ini ditentukan oleh faktor-faktor sebagai berikut :
bentuk dan lebarnya media internal, jumlah eksemplar/tiras, penggunaan
warna (banyak warna, sebagian atau hitam putih dan jumlah gambar/foto).
7. Style (format/gaya/bentuk)
Hal-hal yang mempengaruhi penampilan/gaya media internal adalah
ukuran halaman, berapa banyak kolom, tipografi, ilustrasi, kesimbangan
berita, feature dan artikel.32
32
Soemirat, Soleh & Ardianto, Elvinaro. Dasar-dasar Public Relations. PT Remaja Rosdakarya.
Bandung. 2007. Hal 24-26
25
2.7 Kebutuhan Informasi
Manusia sebagai mahluk sosial yang pastinya membutuhkan suatu
informasi untuk menambah wawasan pemikirannya. Menurut Philip Kotler
“Kebutuhan adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau
keinginan perwujudan tindakan tertentu”. Dengan demikian kebutuhan merupakan
perasaan kekurangan di dalam diri organisme, yang diperlukan guna memperbaiki
kehidupan dan dirinya sendiri. 33 Suatu organisasi pasti memerlukan informasi
guna memajukan organisasi tersebut sebab dengan adanya informasi maka
perusahaan dapat melihat kekurangan atau kelebihan perusahaan.
Informasi merupakan suatu proses yang memiliki arti bagi penerima dan
dapat berupa fakta-fakta, nilai-nilai yang bermanfaat. Jadi, didalamnya terdapat
suatu proses transformasi data suatu informasi. Informasi suatu menjadi hal
penting yang terdapat dalam organisasi sehingga perlu bagi semua anggota
organisasi untuk mengetahui informasi yang berhubungan dengan perusahaannya
itu sendiri. Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules, informasi adalah suatu
istilah untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukan informasi dan sering
digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi
kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis
dan data.34
Pawit M Yusup mendefiniskan kebutuhan informasi sebagai berikut:
“Kebutuhan Informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari
33
Philip Kotler. Manajemen Pemasaran. Salemba Empat. Jakarta. 1995. Hal 304
R. Wayne and Don F. Faules. Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan”. Editor Deddy Mulyana. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2006. Hal 29
34
26
suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai
objek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin
dicapai”.35
Informasi yang beredar dikalangan individu tidak selamanya langsung di
serap kepemikiran individu tersebut tentunya mereka memilih informasi yang
memang mereka butuhkan dan dianggap bisa menambah wawasan mereka dalam
memperoleh informasi. Suatu organisasi atau perusahaan sebelum memberikan
informasi kepada khalayak tentunya mereka harus mengetahui apa saja informasi
yang dibutuhkan sehingga nantinya informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk
mereka dalam mengambil keputusan.
2.8 Konsep Efektivitas
Konsep efektivitas yang dipakai adalah suatu ukuran yang menyatakan
seberapa jauh target (kuantitas, kualitas, dan waktu) telah tercapi. Semakin
besar presentase target yag tercapai semakin tinggi tingkat efektifitasnya.
Peningkatan efektifitas organisasi dinyatakan sebagi tujuan, karena pengertian
bahwa secara fungsional kinerja suatu sistem di tentukan oleh kejituan dalam
pencapaian sasaran. Pendapat lain menurut Gibson efektifitas adalah penapaian
sasaran yang telah disepakati atas usaha bersama. Konsep ini didasarkan pada
pendekatan tujuan, yang bertujuan untuk menentukan dan mengevaluasi, menurut
kamus
umum
bahasa
Indonesia,
efektifitas
adalah
suatu keadaan yang
behasil guna.
35
Pawit M Yusup. Pedoman Praktis Mencari Informasi. PT Remaja Rosdakarya. Bandung. 1995.
Hal 53
27
Sedangkan definisi efektifitas secara umum menurut Hardjana adalah
sebagai berikut :36
1. Mengerjakan hal hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya
diselesaikan dengan rencana dan aturannya.
2. Mencapaikan tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan
lawan yang lain sebagai yang terbaik.
3. Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberikan
hasil yang bermanfaat
4. Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan
hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan
5. Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang diperoleh memberi
keuntungan atau laba
6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang
dipakai telah optimal digunakan sampai tingakat maksimum
Efektifitas majalah internal dapat di ukur dengan melakukan evaluasi
terhadap media internal tersebut. Evaluasi merupakan salah satu fungsi
manajemen yang menurut steele adalah proses penilaian secara sistematis
tentang nilai, tujuan, efektifitas atau ketepatan sesuatu berdasarkan kriteria dan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Artinya dalam evaluasi kita memberi
makna, tujuan, efektifitas atau keesuain program dengan acuan pada dua hal,
yakni standart atau kriteria dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Efektifitas adalah kemampuan untuk menentukan sasaran yang tepat dan
melakukan hal-hal yang benar, mencapai tingkat atas pesaing, membawa hasil,
menangani
tantangan
masa
depan,
meningkatkan
laba
keuntungan,
mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Kriteria yang digunakan dalam
efektifitas komunikasi adalah siapa penerima atau pemakai, isi pesan,
36
Andre Hardjana Audit Komunikasi. Teori Praktek. PT Grasindo. 2000. Hal 24
28
ketepatan waktu, media komunikasi, dan sumber. Dalam penelitian ini,
efektifitas yang di maksut adalah bagaimana media internal “Majalah
Kehutanan Indonesia” dapat memenuhi media informasi karyawan
berada di lingkungan Sekretariat Jenderal Kementerian Kehutanan.
yang