MODUL PERKULIAHAN INTERPERSONNAL COMMUNICATION SKILL PEMAHAMAN MEMBERI UMPAN BALIK DAN MEMBUJUK Fakultas Program Studi Ilmu Komunikasi Advertising & Marketing Communications Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh 04 MK43029 Sari Widuri, SE, MSi. Abstract Kompetensi Modul ini membahas tentang kemampuan memberi umpan balik dan membujuk. Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa dapat memahami pentingya memiliki kemampuan memberi umpan balik dan membujuk; menjelaskan cara memberi umpan balik dan membujuk yang terukur dan mengaplikasikannya dalam berbagai kesempatan di kehidupan dunia kampus dan dunia kerja serta kehidupan sehari-hari. UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI Komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan manusia,karena dengan berjalan intensifnya sebuah komunikasi, maka akan membuat lebih baik suatu kualitas,baik dalam hubungan kedekatan dengan orang lain maupun hubungan dalam pekerjaan dan pendidikan yang lebih baik. Dibawah ini akan dijelaskan pengertian komunikasi,apa itu sebuah komunikasi dan bagaimana komunikasi itu bisa terjadi. Komunikasi adalah keterampilan yang sangat penting dalam kehidupan manusia, dimana dapat kita lihat komunikasi dapat terjadi pada setiap gerak langkah manusia. Manusia adalah makhluk sosial yang tergantung satu sama lain dan mandiri serta saling terkait dengan orang lain dilingkungannya. Satu-satunya alat untuk dapat berhubungan dengan orang lain dilingkungannya adalah komunikasi baik secara verbal maupun non verbal (bahasa tubuh dan isyarat yang banyak dimengerti oleh suku bangsa). Komunikasi merupakan hal yang pasti dilakukan oleh manusia dalam kehidupannya, demikian juga dengan hewan. Komunikasi merupakan salah satu kebutuhan pokok manusia dalam menjalani kehidupannya. Dalam kehidupan sehari-hari kita sering berkomunikasi dan tanpa sadar terus menerapkan prinsip-prinsip berkomunikasi. Bahkan seorang bayi pun sudah dapat melakukan komunikasi, seperti ketika ia menangis itu bisa jadi menandakan bahwa ia sedang lapar atau tidak nyaman. Maka jelaslah bahwa komunikasi adalah hal penting yang harus dipelajari dan dipahami. Setiap perilaku dapat menjadi komunikasi bila kita memberi makna terhadap perilaku orang lain atu perilaku kita sendiri. Setiap orang akan sulit untuk tidak berkomunikasi karena setiap perilaku berpotensi untuk menjadi komunikasi untuk ditafsirkan. Pada saat seseorang tersenyum maka itu dapat ditafsirkan sebagai suatu kebahagiaan, ketika orang itu cemberut maka dapat ditafsirkan bahwa ia sedang ngambek. Ketika seseorang diam dalam sebuah dialog itu bisa diartikan setuju, malu, segan, marah, atau bahkan malas atau bodoh. Dalam kehidupan sehari-hari kita sering berkomunikasi dan tanpa sadar terus menerapkan prinsipprinsip berkomunikasi. Komunikasi pada dasarnya dapat terjadi dalam berbagai konteks kehidupan. ‘13 2 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut. Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi. Komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain. Dari pengertian komunikasi sebagaimana diutarakan di atas, adanya sejumlah komponen atau unsur yang dicakup, yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi. Komponen-komponen tersebut sebagaimana yang sudah diuraikan di atas terdiri dari : komunikator (orang yang menyampaikan pesan), pesan (pernyataan yang didukung oleh lambang), komunikan (orang yang menerima pesan), media (sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya), efek (dampak sebagai pengaruh dari pesan). ‘13 3 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Bagan 02: Komponen Komunikasi 1. Source / Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan, anjuran, dan sebagainya. Pernyataan tersebut dibawakan oleh lambang, umumnya bahasa. Dikatakan bahwa umumnya bahasa yang dipergunakan untuk menyalurkan pernyataan itu, sebab ada juga lambang lain yang dipergunakan, antara lain adalah gerakan anggota tubuh - gambar, warna, dan sebagainya. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas. 2. Encoding Message / Simbol/ Isyarat Pesan Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu. Melambaikan tangan, mengedipkan mata, mencibirkan bibir, atau menganggukkan kepala adalah lambang untuk menunjukkan perasaan atau pikiran seseorang. Gambar, apakah itu foto, lukisan, sketsa, karikatur, diagram, grafik, atau lainlainnya, adalah lambang yang biasa digunakan untuk menyampaikan pemyataan seseorang. ‘13 4 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Demikian pula warna, seperti pada lampu lalu lintas: merah berarti berhenti, kuning berarti siap, dan hijau berarti berjalan; kesemuanya itu lambang yang dipergunakan polisi lalu lintas untuk menyampaikan instruksi kepada para pemakai jalan. 3. Channel / Media Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb. Di antara sekian banyak lambang yang biasa digunakan dalam komunikasi adalah bahasa, sebab bahasa dapat menunjukkan pemyataan seseorang mengenai hal-hal, selain yang kongkret juga yang abstrak, baik yang terjadi saat sekarang maupun waktu yang lalu dan masa yang akan datang. Tidak demikian kemampuan lambang-lambang lainnya.Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. 4. Mengartikan kode/isyarat Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya. 5. Penerima pesan Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk kode/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim 6. Respons (feedback) Respons adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Arti harfiah kata ini adalah “memberi makan kembali”, tapi makna yang sebenarnya adalah “memberi masukan kembali”. Tanpa respons seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si penerima pesan. Respons dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Respons yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan respons langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak. Respons yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi respons terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi respons menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Respons bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi ‘13 5 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga respons dapat memperjelas persepsi. Keberhasilan komunikasi ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi. Seseorang menerima umpan balik dari pesan orang tersebut. Jadi, umpan balik (feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk penilaian. Dengan mengetahui umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai komunikator, kita akan dapat langsung mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau tidak. Apakah umpan balik itu berupa respon negatif ataupun respon positif. Umpan balik umumnya disampaikan dalam bahasa verbal dan non verbal. Bahasa verbal adalah rangkaian kata atau kalimat yang kita sampaikan kepada komunikator untuk memberi respon atas pesan yang disampaikan oleh komunikator. Komunikator yang efektif mestilah menjadi peka terhadap semua tanda yang diberitahukan kepadanya, karena umpan balik bersifat meminta klarifikasi tentang arti pesan yang diterima. Memberi masukan tentang prilaku tertentu (Prilaku positif atau negatif). Dengan kata lain Umpan balik yang efektif Fokus terhadap feedback pada pesan atau prilaku spesifik. Fokus pada pesan atau prilaku, bukan pada orangnya (pada what bukan who), pada hal-hal yang masih bisa diperbaiki atau dirubah, dan dilakukan sesegera mungkin serta menJaga privacy jika memberikan feedback tentang prilaku negatif. ‘13 6 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Umpan balik merupakan setiap bentuk komunikasi yang disampaikan kepada seseorang dengan tujuan agar orang tersebut mengetahui dampak perilakunya terhadap Anda atau orang lain. Beberapa tips pemberian umpan balik: a) Fokuskan pada perilaku yang spesifik. Hindarkan kalimat seperti ini : “ Perilakumu sangat jelek” atau “Saya sangat terkesan pada pekerjaan Anda”. Lebih baik jika kita katakan: “Kemarin Anda terlambat sepuluh menit” atau “Laporan keuangan yang Anda susun mudah dimengerti”. b) Jaga agar tetap bersifat “impersonal”. Upayakan, walaupun Anda dalam situasi marah sekali pun, jangan mengkritik kepribadian seseorang. Misalnya: “Dasar pemalas, pembohong” atau kata-kata yang menunjukkan sifat seseorang. Lebih baik kritik tindakannya, misalnya: “Dalam satu minggu ini Anda sudah dua hari tidak masuk tanpa pemberitahuan”. c) Segera Umpan-balik akan sangat bermakna bagi pihak penerima, jika dilakukan segera setelah perilaku tertentu ditampilkan. Misalnya: memberikan tepuk tangan atas tampilan pembicara, atau teguran sopan atas pelanggaran yang dilakukan seseorang. d) Dimengerti Pihak yang diberi umpan balik harus mengerti isi dari umpan balik yang dilontarkan kepadanya. Dengan penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa fungsi feedback adalah sebagai mekanisme kendali untuk mengetahui apakah perilaku komunikasi seorang komunikator telah efektif untuk mencapai sasarannya. JENIS UMPAN BALIK Umpan balik dapat juga positif atau negatif. Seseorang yang mendapat umpan balik dapat mempertahankan sikapnya yang positif dan dapat merubah yang negatif menjadi lebih baik. Dalam memberi umpan balik, hindari umpan balik yang bersifat evaluasi dan nasehat. ‘13 7 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Jenis – jenis feedback yang perlu diketahui yaitu : Feedback Positif – Feedback Negatif Feedback positif adalah isyarat / gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan perlawanan / pertentangan. Contohnya : komunikan mengangguk-angguk, memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya. Feedback negative adalah isyarat atau gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan bahwa ia / mereka memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif adalah feedback negatif. Contohnya : sikap acuh tak acuh, melakukan hal lain yang tidak ada hubungannya dengan yang sedang dibahas, mengobrol, mengganggu orang lain, nyeletuk, memotong pembicaraan / interupsi secara tidak sopan, atau keluar ruangan / walk- out tanpa izin dari komunikator, dan sebagainya. Feedback Netral – Feedback Zero Feedback Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat / gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau negatif. Contohnya : perilaku diam ketika ditanya mengerti atau tidak, … Feedback Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator. Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat / gejala yang muncul dari komunikan. ‘13 8 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Contohnya : ada yang tertawa ketika komunikator tidak sedang menyampaikan hal yang lucu, tiba-tiba ada yang menangis, dan sebagainya. Feedback Internal – Feedback Eksternal Feedback Internal adalah yang menunjukkan sumber dari isyarat / gejala yang menjadi feedback. Bila itu muncul dari dalam diri komunikator, maka itu disebut feedback internal. Maksudnya, misalnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri komunikator. Feedback Eksternal adalah feedback yang munculnya berasal dari komunikan. Dalam hal ini komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu, gerakgerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi tengah berlangsung. Feedback Verbal – Feedback Non-Verbal Feedback Verbal menunjuk pada bentuk atau wujud dari apa yang disampaikan komunikan sebagai reaksinya pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang berlangsung. Contoh dari feedback verbal misalnya adalah interupsi (memotong pembicaraan), nyeletuk (menyampaikan komentar secara spontan ketika komunikator sedang menyampaikan pesannya), atau dapat pula berupa secarik kertas yang ditulisi yang mengatakan sesuatu kepada yang sedang berbicara agar ia segera berhenti karena waktu untuknya sudah habis. Harap diingat pengertian verbal di sini. Pesan komunikasi yang verbal adalah yang bentuknya merupakan wujud dari penggunaan bahasa. Artinya, bisa berupa lisan atau tulisan. Feedback Non-Verbal adalah yang wujudnya bukan berupa lisan atau tulisan, seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, cara duduk, cara berdiri, cara menatap, bentuk senyuman, isyarat tangan, dan sebagainya. Feedback sangat penting dalam Komunikasi sehari-hari. Nilai pentingnya bukan saja pada kemampuan komunikator bagaimana ia bisa menafsirkan isyarat atau gejala yang ditunjukkan kemudian mengambil tindakan yang memperbaiki keadaan, namun juga dari sisi ‘13 9 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id komunikan, di mana seringkali muncul kebutuhan untuk menyampaikan feedback secara sengaja. Kemampuan menyampaikan feedback secara sengaja kita perlukan pada saat kita menghadapi situasi di mana yang seharusnya dikatakan tidak bisa dikatakan begitu saja. PERSUADING – MEMBUJUK Komunikasi tatap muka yang dilakukan dengan sengaja oleh seseorang dengan tujuan agar pihak lain mau mengikuti dengan sukarela kehendak seseorang tadi. Strategi dan taktik membujuk Strategi dan taknik membujuk Ada tiga strategi yang umumnya dilakukan dalam membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu. 1. Kredibilitas (anda bisa dipercaya) 2. Nalar (isinya masuk akal) 3. Sentuhan emosional (memunculkan perasaan suka) Taktik Pembujukan Memberikan kemudahan secara aktif (active facilitative) . Kita harus melakukan persiapan matang guna meyakinkan pihak yang akan kita bujuk. Misalnya dengan mempersiapkan data atau informasi yang diperlukan. Memberikan kemudahan pasif (passive facilitative) . Kadang, justru tidak melakukan tindakan apa pun, upaya membujuk seseorang akan lebih berhasil. Tenang, sabar menunggu, memberikan kesempatan berpikir. Keterampilan Menbujuk 1. Membangun kredibilitas. Kembangkan pengetahuan anda di bidang pekerjaan yang memerlukan bantuan orang lain. ‘13 o Jaga hubungan dekat dan akrab o Sajikan informasi yang dapat diandalkan. o Kembangkan rasa saling percaya o Lakukan presentasi yang dinamis o Minta bantuan pihak ketiga 10 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id Gunakan pendekatan positif dan bijaksana. Kita harus berasumsi bahwa pihak yang akan kita bujuk adalah orang yang pintar dan dewasa. Jangan meremehkannya. Hormat, sopan, dan bijak. 2. Jelaskan dengan baik maksud kita. Kita harus mengerti sekali sekali apa yang kita inginkan. Persiapkan dan pelajari secara cermat apa yang menjadi tujuan kita yang sebenarnya. Gunakan pendekatan positif dan bijaksana Kita harus berasumsi bahwa pihak yang akan kita bujuk adalah orang yang pintar dan dewasa. Jangan meremehkannya. Hormat, sopan, dan bijak. 3. Jelaskan dengan baik maksud kita. Kita harus mengerti sekali sekali apa yang kita inginkan. Persiapkan dan pelajari secara cermat apa yang menjadi tujuan kita yang sebenarnya. Sajikan bukti yang kuat guna mendukung permintaan kita. Kita harus mampu menjelaskan mengapa permintaan kita penting, dengan cara memberikan bukti yang mendukung 4. Sesuaikan alasan permintaan kita dengan karakteristik orang yang kita bujuk. Jika orang yang kita bujuk termasuk orang yang cerdas dan rasional, alasan yang harus dikemukakan juga harus bisa logis (diterima oleh akal). Perhatikan kepentingan pihak yang sedang kita bujuk. Kita harus memperrtimbangkan keuntungan apa yang bisa diperoleh pihak yang kitabujuk, jika dia bersedia memenuhi permintaan kita. 5. Sentuh aspek emosionalnya. Kadang alasan rasional dan obyektif belum cukup, maka sentuh hal-hal yang bisa membangkitkan luapan emosi pihak yang kita bujuk. ‘13 11 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id DAFTAR PUSTAKA 1. Ubaedy An, Interpersonal Skill : bagaimana anda membangun, mempertahankan, dan mengatasi konflik hubungan, 2008 2. Winarti Euis, Pengembangan kepribadian, Graha Ilmu, 2008 3. Amit, A, Mengupas Kepribadian Anda. Karisma Publishing Group: Jakarta 4. Aw, S. 2012. Komunikasi Sosial Budaya. Yogyakarta: Graha Ilmu 5. De Janasz, S.C.2011. Interpersonal Skills in Organizations 4thed. McGraw-Hill. 6. Harefa,A.2004.Menata Karier. Jakarta: Kompas Group. 7. Kasali, R. 2007. Sukses Melakukan Presentasi Jakarta: Indeks Gramedia. 8. Lothar, S. 2004. Mengatur Waktu Secara Efektif. Jakarta. Gramedia. 9. Mulyana. D. 2004. Komunikasi Efektif. Bandung: Rosda Karya. 10. Effendy, Onong Uchjana, Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:Grasindo.Rosdakarya 11. Cangara, Hafidz,2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta:PT RajaGrafindo Persada 12. Littlejohn, Stephen W. 2001. Theories of Human Communication. USA: Wadsworth Publishing. 13. Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: Rosda. 14. Ruben, Brent D,Stewart, Lea P, 2005, Communication and Human Behaviour,USA:Alyn and Bacon ‘13 12 Integrated Marketing Communications 2 Sari Widuri, Se, Msi. Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id