Perubahan dan Pendekatan Kontingensi dalam

BAB 1
Masalah Perubahan
Materi kuliah Pengembangan Organisasi
Dr. Ali Rokhman, M.Si
Jurusan Ilmu Administrasi Negara
FISIP – UNSOED Purwokerto
Sumber: Manajemen Perubahan (Management of Change)
Prof. Dr. J. Winardi, SE
Pendahuluan
• Panta Rei (everything changes)
• Perubahan mengandung makna : Beralihnya
keadaan sebelumnya (the before condition)
menjadi keadaan setelahnya (the after condition)
• Transisi dari kondisi awal hingga kondisi kemudian
memerlukan transformasi
• Salah satu sasaran dari manajemen perubahan
ialah “mengupayakan agar proses transformasi
tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif
cepat dengan kesulitan-kesulitan seminimal
mungkin”
Aneka macam kekuatan yang membantu dan
menghalangi perubahan keorganisasian
(George/Jones, 2002: 645-646)
Kekuatan yang Membantu
Kekuatan yang Menghalangi
Kekuatan-kekuatan yang kompetitif
Kendala-kendala keorganisasian kekuasaan
dan konflik
Kekuatan ekonomi dan politik
Perbedaan-perbedaan dalam orientasi
fungsional
Struktur mekanistik
Kekuatan-kekuatan global
Kultur keorganisasian
Kekuatan-kekuatan demografik dan
kekuatan-kekuatan sosial
Kendala-kendala kelompok
Norma-norma kelompok
Kohesivitas kelompok
Kekuatan-kekuatan etikal
Pemikiran kelompok dan eskalasi komitmen
Kendala-kendala individual
Ketidakpastian dan Perasaan tidak aman
Persepsi selektif dan retensi kebiasaan
Sifat dari Perubahan Keorganisasian
(Schermerhorn, Hunt, Osborn, 1991: 494-495)
• Dalam proses perubahan ada yang disebut agen
perubahan (a change agent).yaitu seorang atau
kelompok yang bertanggung jawab untuk
mengubah pola perilaku yang ada pada orang
tertentu atau sistem sosial tertentu.
• Ada dua konsep perubahan
1. Perubahan yang direncanakan (Planned Change)
2. Perubahan yang tidak direncanakan (Unplanned
Change)
Target-target Keorganisasian yang dapat diubah, dan metodemetode untuk Menghadapinya
Target
Metode-metode perubahan yang dapat di terapkan
Tujuan-tujuan
dan sasaransasaran
Jelaskan misi secara keseluruhan; laksanakan modifikasi sasaran-sasaran
yang ada; terapkan asas manajemen berdasarkan sasaran-sasaran
Kultur
Laksanakan klarifikasi, modifikasi, dan atau ciptakan keyakinan-keyakinan
inti dan nilai-nilai guna membantu membentuk perilaku individu-individu
dan kelompok-kelompok
Strategi
Modifikasi rencana-rencana strategik; modifikasi rencana-rencana
operasional, modifikasi kebijakan-kebijakan serta prosedur-prosedur
Tugas-tugas
Modifikasi desain pekerjaan; terapkan perkayaan pekerjaan (job
enrichment) dan kelompok-kelompok kerja otonomi
Teknologi
Perbaiki peralatan serta fasilitas-fasilitas; perbaiki metode-metode dan
arus pekerjaan
Orang-orang
Modifikasi kriteria seleksi, modifikasi praktek-praktek rekruiting, terapkan
program-program pelatihan dan pengembangan; klarifikasi peranan dan
ekspektasi-ekspektasi
Struktur
Modifikasi uraian pekerjaan, modifikasi desain keorganisasian, sesuaikan
mekanisme-mekanisme koordinasi; modifikasi penyebaran otoritas
Fase Proses Perubahan (Kurt Lewin)
Fase I
Pencairan :
Fase II
Mengubah :
Menciptakan
Kebutuhan akan
perubahan.
Meminimasi
tantangan
terhadap
perubahan
Mengubah orangorang (individu dan
kelompok).
tugas-tugas
struktur.
teknologi
Fase III
Pembekuan
Kembali
Memperkuat hasilhasil.
Mengevaluasi hasilhasil.
Membuat modifikasimodifikasi
konstruktif
Pandangan Stephen P Robbins Tentang Perubahan
(Robbins, 1991: 632-644)
Ada enam macam kekuatan yang bekerja
sebagai stimulan bagi perubahan yakni:
1. Sifat angkatan kerja yang berubah
2. Teknologi
3. Kejutan-kejutan ekonomi
4. Tren sosial yang berubah
5. Politik dunia baru
6. Sifat persaingan yang berubah
Tentangan atau Penolakan Individu
terhadap Perubahan
Faktor-faktor
ekonomi
Pemrosesan
informasi
secara selektif
Perasaan takut
terhadap halhal yang tidak
diketahui
Kebiasaan
Penolakan
Individual
Kepastian
Tentangan Keorganisasian
(organizational Resistance)
Ancaman terhadap
alokasi sumbersumber daya yang
berlaku
Inertia Struktural
Ancaman terhadap
hubunganhubungan
kekuasaan yang
sudah mapan
Fokus perubahan
yang terbatas
Tentangan
Keorganisasian
Ancaman bagi
ekspertis
Inertia kelompok
Sejumlah Target Perubahan
(Jones, 1998; 512-513)
Perubahan keorganisasian yang terencana
ditujukan kearah upaya perbaikan kinerja pada
salah satu diantara tingkatan berikut:
• Tingkat Sumber daya manusia
• Tingkat sumber-sumber daya fungsional
• Tingkat kemampuan teknologi
• Tingkat kemampuan keorganisasian
Sejumlah cara untuk mengatasi
tentangan terhadap perubahan
(Robbins, 1991: 643-644)
Ada enam macam taktik yang dapat diterapkan oleh
agen perubahan yaitu
1. Pendidikan dan komunikasi
2. Partisipasi
3. Fasilitas dan bantuan
4. Negosiasi
5. Manipulasi dan kooptasi (kooptasi merupakan
sebuah bentuk manipulasi dan partisipasi)
6. Paksaan (Coercion)
Aneka macam tipe Perubahan
(Jones 1998; 513-515)
• ada dua macam kategori perubahan
1. Perubahan yang bersifat gradual, inkremental
dan yang terfokuskan secara khusus
2. Perubahan yang bersifat revolusioner, yang
bersifat mendadak, drastis dan mencakup
seluruh organisasi.
Perubahan revolusioner mencakup upaya untuk
meningkatkan efektivitas bekerjanya suatu
organisasi sedangkan Perubahan evolusioner
berupaya mencari cara-cara baru untuk menjadi
efektif
Lanjutan...
Ada beberapa cara yang dapat diterapkan
organisasi untuk menimbulkan hasil-hasil secara
cepat
1. Re-engineering
2. Restrukturisasi
3. Inovasi
Konsep Gemba Kaizen
(Imai, 1997)
• Tahun 1986 terbit sebuah buku yang berjudul:
Kaizen; the key to Japan’s competitive succes.
• Kini istilah Kaizen menjadi istilah kunci dalam
manajemen.
• Kaizen berarti “perbaikan secara
berkesinambungan”
• Kaizen merupakan konsep pokok yang
memayungi istilah dalam lingkungan industri
jepang seperti Total Quality Control (TQC),
Quality Circle, (Gugus kendali mutu), Zero Defect,
Just in Time (JIT) Management, Sugestion System.
Lanjutan...
Komitmen
(Motivasi)
Efektivitas
Kompetensi
(keterampilan)
Kooridnasi
(perilaku)
Siklus Perubahan yang Saling Memperkuat
Organisasi Pembelajaran
(The Learning Organization)
• Menurut Ikujiro Nonaka, Keberhasilan perusahaanperusahaan jepang bukanlah karena keahlian mereka
dalam bidang produksi, atau karena mereka dapat
mencapai modal murah, memiliki hubungan dekat
dengan pelanggan, rekanan ataupun pemerintah tetapi
karena keterampilan mereka dalam hal “ menciptakan
Pengetahuan Keorganisasian”.
• Yaitu kemampuan sebuah perusahaan secara
keseluruhan untuk menciptakan pengetahuan baru,
kemudian meyebarkannya melalui seluruh organisasi
tersebut dan memasukannya ke dalam produk-produkservis-servis-serta sistem-sistem.
Tahapan-tahapan perkembangan
• Menurut Nonaka, satu-satunya sumber yang
dapat diandalkan bagi tercapainya keunggulan
kompetitif yaitu pengetahuan.
Penciptaan Pengetahuan
Inovasi Berkelanjutan
Keunggulan Kompetitif
Kongruensi Lingkungan-Nilai-nilaiSumber-sumber Data (Thompson,1993)
Makin besar kongruensi yang terjadi, makin besar kemungkinan
organisasi yang bersangkutan memanaje sumber-sumber
dayanya secara efektif, guna menyesuaikan diri dengan faktorfaktor keberhasilan utama, yang ditetapkan oleh lingkungan.
Model Pendekatan Sistem 3 Lingkaran dalam
konteks manajemen Perubahan (Winardi, 2002)
• Setiap proses perubahan senantiasa diawali
dengan kondisi yang berlaku (das sein) yang
syarat dengan aneka macam problem.
• Maka pihak manajemen perlu mencari penyebab
masalah dengan analisis medan kekuatan (Force
Fields Analysis) atau analisis SWOT.
• Kemudian tahapan berikutnya dinamakan fase die
ubergang. Diterapkan aneka macam tindakan
korektif untuk mengatasi masalah-masalah yang
muncul pada fase awal (das sein).
• Fase ketiga disebut fase kondisi yang dicitacitakan (Das Sollen)
Perubahan dan Pendekatan Kontingensi
dalam Manajemen
(Contingency Approach in Management)
• Sejumlah pendekatan manajemen (Koontz, Weihrich, 1988:
38-39)
Pendekatan Empirikal atau Pendekatan Kasus
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Dipelajarinya pengalaman
melalui kasus-kasus,
diidentifikasinya keberhasilankeberhasilan serta kegagalankegagalan.
Semua situasi berbeda, tidak
adanya upaya untuk
mengidentifikasi prinsip-prinsip.
Hampir tiada manfaatnya untuk
mengembangkan teori
manajemen
Pendekatan Perilaku Antar Perorangan
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Pusat perhatian adalah pada
perilaku antar perorangan,
kepemimpinan dan motivasi. Ia
berlandaskan psikologi individual
Diabaikannya perencanaanpengorganisasian-dan
pengawasan. Pelatihan
psikologikal tidak cukup untuk
menjadi seorang manajer efektif
Pendekatan Perilaku Kelompok
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Dititikberatkannya perilaku orangorang di dalam kelompokkelompo. Ia berlandaskan
sosiologi dan psikologi sosial. Ia
terutama mempelajari pola-pola
perilaku kelompok. Studi tentang
kelompok-kelompok besar sering
kali dinamakan “perilaku
organisasi”.
Ia seringkali tidak terintegrasi
dengan konsep-konsep atau
prinsip-prinsip- teori-teori dan
teknik-teknik manajemen.
Diperlukan adanya integrasi lebih
dekat dengan desain struktur
organisasi-staffing-perencanaan
dan pengawasan.
Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosial kooperatif
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Diperhatikannya aspek-aspek
antar perorangan dan perilaku
kelompok yang menyebabkan
timbulnya sebuah sistem
kerjasama (kooperasi). Konsep
yang diperluas, mencakup setiap
kelompok kooperatif dengan
tujuan jelas
Bidang yang terlampau luas untuk
studi tentang manajeme. Ia
mengabaikan banyak konsepkonsep- prinsip-prinsip-teknikteknik manajemen.
Pendekatan-pendekatan sistem-sistem sosioteknial
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Sistem teknikal menimbulkan
dampak besar atas sistem sosial
(sikap-sikap pribadi-perilaku
kelompok). Fokus perhatian
ditujukan pada produksi-operasioperasi perkantoran dan bidangbidang lain yang memiliki
keeratan kuat antara sistem yang
ada dengan orang-orang.
Titik berat hanya diletakan pada
para karyawan teknikal (blue
collar)dan karyawan perkantoran
tingkat bawah. Diabaikannya
sebagian besar dari pengetahuan
manajerial.
Pendekatan teori keputusan
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Fokus perhatian diletakan pada
pengambilan keputusan, orangorang atau kelompok-kelompok
yang mengambil keputusan dan
proses pengambilan keputusan.
Ada ahli-ahli teori tertentu yang
menggunakanpengambilan
keputusan sebagai batu loncatan
untuk mempelajari segala
kegiatan perusahaan. Batasbatas studi tidak lagi terumuskan
dengan jelas.
Kegiatan managing lebih dari
sekedar mengambil keputusankeputusan. Fokus pada waktu
bersamaan terlampau sempit dan
terlampau luas.
Pendekatan sistem (atau sistematik)
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Konsep-konsep sistem memiliki
bidang penerapan luas. Sistemsistem memiliki batas-batastetapi mereka juga berinteraksi
dengan lingkungan eksternal:
maksudnya organisasi-organisasi
merupakan sistem-sistem
terbuka. Sangat menekankan
pentingnya upaya mempelajari
keterkaitan antara perencanaanpengorganisasian-dan
pengawasan di dalam sebuah
organisasi, maupun pada
berbagai subsistem yang ada.
Analisis tentang keterkaitan
sistem-sistem dan subsistemsubsistem, maupun interaksi
organisasi-organisasi dengan
lingkungan eksternal mereka. Hal
tersebut tidak dapat dianggap
sebagai sebuah pendekatan baru
dalam bidang manajemen.
Pendekatan matematikal atau pendekatan management
science
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Kegiatan manajemen dianggap
sebagai proses-proses, konsepkonsep, simbol-simbol, serta
model-model matematikal
menganggap manajemen
sebagai sebuah proses yang
logikal murni, yang dinyatakan
dalam simbol-simbol dan
hubungan-hubungan matematikal
Sangat mementingkan modelmodel matematikal. Banyak aspek
dalam kegiatan manajemen tidak
dapatdi modelkan. Matematika
merupakan sebuah alat yang
berguna, tetapi tidak dapat
dianggap sebagai sebuah mazhab
atau pendekatan terhadap
manajemen.
Pendekatan kontingensi atau pendekatan situasional
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Praktek manajerial tergantung
dari situasi dan kondisi yang
berlaku (yakni sebuah
kontingensi atau situasi tertentu).
Teori kontingensi memahami
pengaruh dari solusi-solusi
tertentu atas pola-pola perilaku
keorganisasian.
Para manajer sejak lama
mengetahui bahwa tiada cara
tunggal terbaik untuk
melaksanakan pekerjaan. Timbul
kesulitan dalam hal
mendeterminasi semua faktor
kontingensi dan untuk menunjukan
hubungan-hubungan mereka.
Tugas dapat menjadi teramat
kompleks.
Pendekatan peranan manajerial
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Studi orisinil terdiri dari studi
tentang lima orang eksekutif
puncak. Berdasarkan studi
tersebut diidentifikasi sepuluh
macam peranan manajerial dan
mereka dikelompokan dalam
peranan:
1. Antar perorangan
2. Informasional
3. keputusan
Sampel orisinil sedikit sekali,
kegiatan tertentu tidak bersifat
manajerial. Kegiatan-kegiatan
merupakan bukti tentang
perencanaan- pengorganisasianstaffing- memimpin dan
pengawasan. Tetapi beberapa
kegiatan diabaikan.
Pendekatan operasional
Karakteristik/ Kontribusi
Keterbatasan-keterbatasan
Pendekatan ini menyatakan
konsep-konsep, prinsip-prinsipteknik-teknik, dan pengetahuan
dari bidang-bidang lain, dan
pendekatan-pendekatan
manajerial. Disini upaya
dilakukan untuk
mengembangkan ilmu (science)
dan teori dengan penerapan
praktikal. Ia membedakan
pengetahuan manajerial dan
pengetahuan nonmanajerial.
Dikembangkannya sistem
klasifikasi yang dibentuk sekitar
fungsi fungsi manajerial tentang
perencanaan-pengorganisasianstaffing-memimpin dan
mengawasi.
Pendekatan ini tidak seperti halnya
penulis tertentu, mengidentifikasi
koordinasi sebagai fungsi terpisah.
Koordinasi misalnya adalah esensi
dari managership dan tujuan dari
managing.
Teori Kontingensi
•...contingency theory, The idea that managers
choice of organizational strucutres and control
systems depends on-is contingent oncharacteristics of the external environment in
which the organizational operates. (Jones, George,
Hill, 2000:62)
• Setiap organisasi yang beroperasi di dalam
lingkungan tertentu, perlu menyesuaikan diri
dengan (tuntutan-tuntutan) lingkungan
eksternal dimana ia berada.
Teori Kontingensi Desain Keorganisasian
Karakterisitik
Lingkungan
Tetapkan desain
struktur suatu
organisasi dan
sistem-sistem
kontrol
Organisasi-organisasi dalam
lingkungan struktu
mekanistik (otoritas yang
desentralisasi-arus
komunikasi vertikal kontrol
melalui peraturan-peraturan
serta prosedur-prosedur
ketat)
Organisasi-organisasi pada
lingkungan yang berubah
memilih struktur organik
( otoritas yang
didesentralisasi-arus
komunikasi horisontal-kerja
sama silang antar
departemen)
Teori Kontingensi (lanjutan)
(Putti, Koontz, Weihrich, 1998: 60-61)
• Menurut teori kontingensi, strategi yang dipilih
guna menghadapi situasi tertentu, tergantung
pada tipe situasi yang dihadapi, atau ia bersifat
kontingen pada situasi yang ada.
• Menurut teori kontingensi tugas seorang manajer
ialah mengidentifikasi metode mana, dalam
situasi tertentu, dan pada waktu tertentu, dapat
memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian
tujuan-tujuan keorganisasian.
• Menurut pendekatan kontingensi “situasi-situasi
yang berbeda memerlukan reaksi-reaksi
manajerial yang berbeda”.
Karakteristik-karakteristik Kontingensi
(Kreitner 1992: 58-59)
1. Sebuah Perspektif Sistem Terbuka: untuk memahami
bagaimana subsistem-subsistem keorganisasian
terkombinasi untuk berinteraksi dengan sistem-sistem
sosial-politikal- dan ekonomi.
2. Sebuah Orientasi Riset Praktikal: para periset
kontingensi berupaya untuk menerjemahkan hasil
penemuan mereka menjadi peralatan dan
penghalusan-penghalusan situasional guna
membantu manajemen menjadi lebih efektif.
3. Pendekatan Multivariat: merupakan sebuah teknik
riset yang dimanfaatkan guna mengetahui,
bagaimana suatu kombinasi variabel-variabel
berinteraksi, guna menimbulkan hasil khusus tertentu.
Sejumlah Pelajaran yang Dapat Diperoleh
dari Pendekatan Kontingensi (Kreitner, 1992: 60)
• Pendekatan kontingensi merupakan sebuah
alat yang bermanfaat bagi pemikiran
manajemen, karena ditekankannya ketepatan
situasional (situational appropriateness)
• Pemikiran kontingensi merupakan perluasan
praktikal dari pendekatan sistem
• Pemikiran sistem (sistemik) merupakan
sebuah kekuatan sintetik dalam pemikiran
manajemen, maka pendekatan kontingensi
memberikan arah praktikal.
Determinan-determinan Produktivitas Menurut Sutermeister
Pemikiran Sistem dan Pemikiran Kontingensi
Pemikiran Sistem
Kausa
Masalah yang
terdapat dalam
kondisi-kondisi
environmental
Tindakan
Dampak yang
dikehendaki dan
yang tidak
dikehendaki
Pemikiran sistem mencakup sejumlah asumsi
sebagai berikut
 Terdapat adanya sebuah problem atau masalah
 Problem tersebut berada pada situasi tertentu
 Problem tersebut memerlukan suatu solusi atau
pemecahan
 Problem tersebut akan menimbulkan dampak terlepas dari
dampak yang diinginkan atas problem tersebut
 Perlu diupayakan untuk mengantisipasi dampak demikian
 Solusi yang disajikan dapat dievaluasi dengan jalan
mengidentifikasi serta menimbang bauran (the Mix)
dampak yang diinginkan dan dampak yang tidak diinginkan.
 Solusi yang diterapkan tidak akan bersifat “menetap”mengingat bahwa situasi akan berubah (Hampton, 1977:
23-24
Pemikiran Kontingensi
“...the key contribution of the contingency perspective
may best be summed up in the observation that there
is no one best way to manage and there are no
universally applicable plans, organizational strucutre,
leadership styles or controls”.
TindakanTindakan
Manajemen
(bersifat
kontingen)
Karakteristikkarakteristik
Situasional
untuk
Hasil-hasil
keorganisasian
Pendekatan Kontingensi Dalam Bidang
Organisasi dan Manajemen
(Hicks, Gullet, 1981: 425-426)
• Pendekatan sistem terhadap teori organisasi dibentuk
berdasarkan kontribusi-kontribusi para ahli teori klasik,
termasuk didalamnya: Scientific Managementbureaucracy-dan administrative management
• Masukan adisional ke dalam konsep sistem, muncul
dari para ahli humanistik neoklasik, maupun dari para
teoritis kuantitatif dan ekonomi
• Pandangan kontingensi muncul dari konsep-konsep
sistem. Pendekatan kontingensi berarti bahwa
lingkungan-lingkungan yang berbeda, memerlukan
hubungan-hubungan keorganisasian yang berbeda.
Perkembangan teori-teori tentang organisasi dan manajemen
Bureaucracy
Administrative
Theory
Scientific
Management
Neoclasical
Theory
Behavioral and
Social Science
Technical and
Quantitative
Science
General
Systems Theory
Modern
System
Theory
CONTINGENCY
Theory of
Contingency
Pendekatan universal versus Pendekatan Kontingensi
(Van Vleet,1988:89)
Pendekatan Universal
Satu-satunya cara terbaik
Masalah atau situasi
yang berlaku
Solusi atau arah
tindakan-tindakan
• Pada gambar diatas, digunakan premis bahwa
sebuah masalah tertentu, atau situasi tertentu
dapat dipecahkan, dengan satu-satunya cara
terbaik
Pendekatan Kontingensi
Solusi atau
tindakan A
Masalah atau
situasi yang
berlaku
Kontingensikontingensi
penting
Solusi atau
tindakan B
Solusi atau
tindakan C
• Pendekatan kontingensi menyatakan bahwa hanya sedikit
sekali cara terbaik dalam bidang manajemen, mengingat
bahwa kompleksitas perilaku manusia dan sistem-sistem
sosial seperti misalnya organisasi-organisasi menyebabkan
setiap situasi menjadi unik